doc1. Podręcznik użytkownika
download 
Reklamacja Transkrypt
1. Podręcznik użytkownika
Aplikacja zarz dzania dokumentacj i prac grupow z interfejsem WWW Sławomir Kokłowski [email protected] SPIS TRE CI PODR CZNIK U YTKOWNIKA ..................................................................4 1. 1.1. Wymagania.....................................................................................................4 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Instalacja ........................................................................................................4 Logowanie ......................................................................................................7 Okno aplikacji ................................................................................................7 Konfiguracja ..................................................................................................9 USTAWIENIA ........................................................................................................9 IKONY ................................................................................................................10 1.6. Zarz dzanie u ytkownikami........................................................................11 EDYCJA WŁASNEGO PROFILU ..............................................................................13 PROFIL U YTKOWNIKÓW ....................................................................................13 GRUPY U YTKOWNIKÓW ....................................................................................15 WYSZUKIWANIE U YTKOWNIKÓW ......................................................................19 1.1. Wiadomo ci osobiste ....................................................................................19 1.2. Projekty ........................................................................................................23 PROJEKT ............................................................................................................25 FORUM DYSKUSYJNE ..........................................................................................28 1.3. Dokumenty ...................................................................................................29 WERSJE DOKUMENTÓW ......................................................................................32 WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW I WERSJI ............................................................34 SPIS ILUSTRACJI RYSUNEK 1. FORMULARZ INSTALACYJNY .......................................................................5 RYSUNEK 2. ZAKO CZENIE INSTALACJI ..........................................................................6 RYSUNEK 3. FORMULARZ LOGOWANIA ...........................................................................7 RYSUNEK 4. KOMUNIKATY LOGOWANIA .........................................................................7 RYSUNEK 5. OKNO APLIKACJI .........................................................................................8 RYSUNEK 6. FORMULARZ USTAWIE ............................................................................10 RYSUNEK 7. FORMULARZ NOWEJ IKONY .......................................................................11 RYSUNEK 8. ZESTAWIENIE IKON I TYPÓW PLIKÓW .........................................................11 RYSUNEK 9. FORMULARZ REJESTRACYJNY ....................................................................12 RYSUNEK 10. PROFIL U YTKOWNKA.............................................................................14 RYSUNEK 11. ZESTAWIENIE GRUP U YTKOWNIKÓW ......................................................15 RYSUNEK 12. FORMULARZ NOWEJ GRUPY .....................................................................16 RYSUNEK 13. PROFIL GRUPY ........................................................................................17 RYSUNEK 14. FORMULARZ NOWEGO CZŁONKA GRUPY ..................................................18 RYSUNEK 15. FORMULARZ WYSZUKIWANIA U YTKOWNIKÓW .......................................19 RYSUNEK 16. SKRZYNKA WIADOMO CI OSOBISTYCH ....................................................20 RYSUNEK 17. FORMULARZ WYSZUKIWANIA WIADOMO CI .............................................20 RYSUNEK 18. WIADOMO OSOBISTA ...........................................................................21 RYSUNEK 19. EDYTOR .................................................................................................21 RYSUNEK 20. PROJEKTY...............................................................................................24 RYSUNEK 21. STRUKTURA PROJEKTU............................................................................26 RYSUNEK 22. PROFIL PROJEKTU ...................................................................................26 RYSUNEK 23. KOMUNIKATY USUWANIA PRZYPISA PROJEKTU ......................................27 RYSUNEK 24. FORMULARZ PRZYPISANIA DO PROJEKTU .................................................28 RYSUNEK 25. TEMATY FORUM......................................................................................28 RYSUNEK 26. TEMAT FORUM ........................................................................................29 RYSUNEK 27. PROFIL DOKUMENTU ...............................................................................31 RYSUNEK 28. RAPORT HISORII WERSJI DOKUMENTU ......................................................33 RYSUNEK 29. OSTRZE ENIE O NIEAKTUALNEJ WERSJI DOKUMENTU ...............................33 RYSUNEK 30. FORMULARZ WYSZUKIWANIA DOKUMENTÓW I WERSJI .............................34 -3- – Podr cznik u ytkownika – 1. Podr cznik u ytkownika Aplikacja „Zarz dzanie dokumentacj i prac grupow ” jest systemem, który wspomaga prac w zespołach projektowych nad wspólnymi projektami oraz porz dkuje dokumentacj elektroniczn dowolnego typu w wielodost pnym i bezpiecznym repozytorium plików. Ułatwia zarz dzanie procesem projektowym jako cało ci oraz organizacj pracy projektantów. Usprawnia przepływ pracy i zapewnia spełnienie wymaga , które s konieczne przy wdra aniu norm jako ci ISO. Jednocze nie sprawia, e zadania projektowe s realizowane szybciej i efektywniej. Integruje odległe oddziały firmy, a tak e umo liwia zatrudnianie pracowników w trybie pracy zdalnej, pracuj cych tak samo efektywnie i wydajnie, jak w warunkach tradycyjnych. Wspomaga wymian do wiadcze pomi dzy pracownikami, dzi ki czemu opracowane rozwi zania s bardziej innowacyjne, a przy tym powstaj szybciej i zawieraj mniej bł dów. System daje mo liwo dokładniejszego planowania i harmonogramowania procesów projektowych oraz lepsz konserwacj opracowanych rozwi za , dzi ki automatycznemu zarz dzaniu wersjami dokumentów. Wspomaga wielokrotne wykorzystywanie raz opracowanych dokumentów, a nawet całych projektów, dzi ki wbudowanemu mechanizmowi zaawansowanego wyszukiwania oraz przypisa . Zachowuje hierarchiczn struktur produktu, dzi ki czemu wspiera np. procesy produkcyjne oraz monta u. Przy wszystkich tych zaletach, wymagania sprz towe i programowe systemu nie s wygórowane, a wi c jego uruchomienie nie b dzie si wi zało z du ymi nakładami pieni nymi ani konieczno ci zatrudniania wykwalifikowanego zespołu konserwatorów. 1.1. Wymagania Do prawidłowego funkcjonowania aplikacji wymagane s nast puj ce składniki: 1. Serwer HTTP – np. Apache, 2. Moduł PHP 4.2.0 lub nowszy – mo e by uruchomiony w trybie bezpiecznym, 3. Baza danych MySQL 3.23 lub nowsza, z utworzon baz danych i nadanymi prawami dost pu do nast puj cych operacji: SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE, CREATE. 1.2. Instalacja Aby zainstalowa system, nale y najpierw utworzy baz danych za pomoc dowolnego administratora zarz dzaj cego lub wykorzystuj c wiersz polece . Nast pnie trzeba przekopiowa na konto FTP wszystkie pliki wraz z katalogami, dostarczone w -4- – Podr cznik u ytkownika – wersji instalacyjnej aplikacji. Kiedy zostanie to uczynione, nale y wczyta w przegl darce WWW, za po rednictwem serwera, dokument pod nazw install.php, z głównego katalogu aplikacji, np. http://localhost/pdm/install.php. Na ekranie powinien si wy wietli nast puj cy formularz: Rysunek 1. Formularz instalacyjny Składa si on z dwóch zasadniczych cz ci: 1. Dane konta bazy danych – tutaj wpisujemy informacje potrzebne do nawi zania poł czenia z serwerem MySQL: Host – zwykle jest to komputer lokalny, jednak czasami mo e zaj konieczno instalacji systemu na innym komputerze ni serwer bazy danych. Wtedy trzeba poda nazw domeny (lub IP) serwera baz danych. Nazwa bazy – nazwa utworzonej wcze niej bazy danych, która b dzie przechowywała wszystkie dane aplikacji. Prefiks nazw tabel – je eli w tej bazie znajduj si ju inne tabele lub chcemy zainstalowa dwie kopie systemu w jednej bazie danych, nale y dla ka dej z nich poda odr bny prefiks. Wszystkie nazwy tabel instalowanej aplikacji b d poprzedzone tym prefiksem, dzi ki czemu nie wyst pi adne konflikty. Nale y jednak pami ta , e nazwa prefiksu musi spełnia te same wymagania, co nazwy tabel bazy danych. U ytkownik – nazwa u ytkownika, który posiada dost p do bazy danych. Hasło – hasło u ytkownika, który posiada dost p do bazy danych. 2. Dane konta administratora – podstawowe informacje potrzebne do utworzenia pierwszego konta administratora systemu, za pomoc którego -5- – Podr cznik u ytkownika – b dzie mo na po zako czeniu skonfigurowa aplikacj : procesu instalacji zalogowa si i Login – login pierwszego administratora systemu, Hasło – hasło pierwszego administratora systemu, Potwierd hasło – jak wy ej, E-mail – adres poczty e-mail administratora (nieobowi zkowe). Po wypełnieniu wszystkich danych i klikni ciu przycisku „Instaluj”, rozpocznie si proces instalacji. Je eli wszystkie informacje konta bazy danych zostały wprowadzone poprawnie i podany u ytkownik posiada odpowiednie dost pu do wskazanej bazy, a ponadto podano wszystkie obowi zkowe dane w formularzu, to po chwili powinien wy wietli si komunikat o zako czeniu procesu instalacji: Rysunek 2. Zako czenie instalacji Nale y niezwłocznie (zanim nie wyga nie sesja) klikn przycisk „Pobierz plik konfiguracyjny” i skopiowa go do głównego katalogu aplikacji na koncie FTP. Na koniec ze wzgl dów bezpiecze stwa mocno zaleca si usuni cie pliku install.php z serwera FTP. W przypadku decyzji o przechowywaniu plików bezpo rednio na dysku zamiast w bazie danych (metoda pewniejsza i mniej obci aj ca system), nale y otworzy plik includes/constants.php i ustawi tam odpowiedni cie k dost pu do katalogu, gdzie maj by kopiowane pliki. Uwaga: ten katalog powinien by niedost pny z zewn trz, tzn. znajdowa si powy ej katalogu roboczego! Najcz ciej trzeba dodatkowo pami ta o nadaniu mu odpowiednich praw dost pu (zwykle 0777). -6- – Podr cznik u ytkownika – 1.3. Logowanie Aby zalogowa si do systemu, nale y wpisa adres URL, gdzie aplikacja została zainstalowana, np. http://localhost/pdm/. Na ekranie wy wietli si formularz logowania: Rysunek 3. Formularz logowania Je eli podamy nieprawidłowe dane albo spróbujemy zalogowa si na konto, które zostało administracyjnie zablokowane, na ekranie wy wietl si stosowne komunikaty: Rysunek 4. Komunikaty logowania 1.4. Okno aplikacji Po pomy lnym logowaniu, zostanie wy wietlone główne okno aplikacji. Ró ni si ono nieco pod wzgl dem ilo ci dost pnych funkcji, w zale no ci od uprawnie globalnych u ytkownika. Jednak jego budowa pozostaje zawsze niezmienna: -7- – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 5. Okno aplikacji Składa si ono z trzech zasadniczych cz ci: 1. Górne menu u ytkownika – tutaj znajduj si przyciski, daj ce dost p do wszystkich funkcji systemu, 2. Boczne okno drzewa – wy wietla struktur projektów lub dokumentów w postaci drzewa, którego gał zie mo na rozwija i zwija , 3. Główne okno zawarto ci – wy wietla si w nim wła ciwa tre . Ilo opcji w górnym menu u ytkownika mo e si ró ni , w zale no ci od uprawnie dost pu. Mo na wyró ni nast puj ce pozycje: Otwiera w bocznym oknie drzewa zestawienie wszystkich projektów, do których u ytkownik posiada dost p. Daje dost p do skrzynki wiadomo ci osobistych u ytkownika. Wyszukiwarka dokumentów i wersji dokumentów. Wyszukiwarka u ytkowników zarejestrowanych w systemie. -8- – Podr cznik u ytkownika – Zestawienie wszystkich grup u ytkowników, które zostały utworzone. Rejestracja nowego u ytkownika. Dost pne wył cznie dla administratora. Ustawienia rozpoznawanych typów plików (ikon). Dost pne wył cznie dla administratora. Ogólne ustawienia konfiguracyjne. Dost pne wył cznie dla administratora. Edycja własnego profilu. Wylogowanie. W celach bezpiecze stwa, opcji tej nale y bezwzgl dnie u ywa zawsze po zako czonej pracy lub kiedy odchodzimy od komputera! 1.5. Konfiguracja Wszystkie ustawienia systemowe s dost pne wył cznie dla administratora. Dzi ki temu mo na łatwo wyznaczy osob , która jest za to odpowiedzialna oraz nie dopu ci do sytuacji, kiedy zbyt wielu u ytkowników zmienia ustawienia, które maj wpływ na działanie całego systemu. Ustawienia Aplikacja posiada pewien zestaw ogólnych ustawie konfiguracyjnych, dzi ki którym administrator systemu (i tylko on) mo e okre li jej podstawowe funkcjonowanie. -9- – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 6. Formularz ustawie Pola j zyk i strefa czasowa odpowiadaj za domy lne ustawienia systemu. Ka dy u ytkownik mo e odr bnie ustawi sobie inne warto ci, które b d działały tylko dla jednego konta. Maksymalny rozmiar zdj cia okre la wymiary w pikselach najwi kszej grafiki, jak u ytkownicy mog umieszcza we własnych profilach. Wszystkie zdj cia, które b d wi ksze, zostan przez aplikacj automatycznie dopasowane podczas ich wysyłania na serwer. Trzeba jednak pami ta , e ta funkcja nie działa wstecz, to znaczy nie wpływa na wcze niej umieszczone zdj cia. Maksymalna ilo wiadomo ci w skrzynce okre la, ile wiadomo ci mo e by przechowywane w skrzynce odbiorczej wiadomo ci osobistych u ytkowników. U ytkownicy nie mog samodzielnie usuwa adnych wiadomo ci, a s one usuwane automatycznie, kiedy ich ilo przekracza dopuszczalne granice. Pole wierszy na stron okre la ogólne ustawienia dotycz ce wy wietlanych na jednej stronie ró norodnych pozycji, takich jak wyniki wyszukiwania, tematy forum i inne. Natomiast postów na stron dotyczy tylko i wył cznie forum oraz komentarzy dokumentów. Ikony W aplikacji zaimplementowano elastyczny system rozpoznawania typów plików. Dzi ki temu u ytkownicy widz w drzewie dokumentów odpowiednie ikony, wi c od razu mog si zorientowa , np. jakiego programu b d potrzebowa , aby otworzy dany plik. Informacja ta mo e by równie pomocna podczas wyszukiwania dokumentów i wersji. Dost p tych ustawie ma oczywi cie tylko administrator systemu. Aby doda now ikon i okre li typ pliku, nale y klikn przycisk „Nowa ikona”, znajduj cy si w oknie zawarto ci. Spowoduje to wy wietlenie formularza: - 10 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 7. Formularz nowej ikony Aby umo liwi swobodne dodawanie typów plików, których rozszerzenie mo e zawiera kolejne liczby, zastosowano znak specjalny *. Przykładowo, je eli jako rozszerzenie pliku podamy asm.*, b dzie to pasowało do: asm.1, asm2, asm.3 itd. Po dodaniu nowej ikony, pojawi si ona w zestawieniu w oknie zawarto ci. Mo liwa jest zmiana dowolnych danych wcze niej wprowadzonej ikony albo ewentualnie jej usuni cie. Słu do tego „Operacje” wy wietlane w zestawieniu: Rysunek 8. Zestawienie ikon i typów plików 1.6. Zarz dzanie u ytkownikami Najwa niejszym elementem opisywanego systemu s oczywi cie ludzie, którzy z niego korzystaj . U ytkownika trzeba najpierw zarejestrowa , tworz c jego osobiste konto. Mo e to zrobi tylko administrator, co zapewnia wi ksz kontrol nad obsługiwanymi kontami. Ka dy zarejestrowany u ytkownik posiada tzw. „profil”, który jest zestawem danych osobowych, kontaktowych i innych, dzi ki którym łatwo mo na zidentyfikowa u ytkownika w systemie. Ponadto u ytkowników mo na ł czy w grupy projektowe. Ka dy u ytkownik mo e nale e do kilku takich grup. - 11 - – Podr cznik u ytkownika – Rejestrowanie nowych u ytkowników Funkcja rejestrowania nowych u ytkowników systemie jest dost pna wył cznie dla administratora. W tym celu nale y z górnego menu wybra opcj „Zarejestruj”. Spowoduje to wy wietlenie w oknie zawarto ci, formularza rejestracyjnego: Rysunek 9. Formularz rejestracyjny Pola login oraz hasło s obowi zkowe. Ponadto w systemie nie mo e istnie dwóch u ytkowników z takim samym loginem. Je eli tak miałoby si sta , system o tym zakomunikuje. Po wypełnieniu wszystkich danych i klikni ciu „Wy lij”, konto nowego u ytkownika zostanie utworzone. Ponadto pewnego wyja nienia mo e wymaga ustawienie pola dost p. S tam mo liwe do ustawienia nast puj ce pozycje, które odzwierciedlaj globalne uprawnienia nadawane u ytkownikowi: Brak - Natychmiastowa blokada konta. U ytkownik - Zwykły u ytkownik. Moderator - Moderator projektów. Mo e tworzy , edytowa , blokowa , przypisywa i usuwa projekty. Mo e usuwa dokumenty i wersje oraz - 12 - – Podr cznik u ytkownika – przypisywa dokumenty z innych projektów. Mo e edytowa i usuwa wszystkie tematy i posty na forum oraz komentarze dokumentów. Administrator - Administrator systemu. Mo e tworzy , edytowa , blokowa i usuwa projekty. Mo e rejestrowa , edytowa i blokowa konta u ytkowników. Mo e tworzy , edytowa i usuwa grupy u ytkowników. Mo e edytowa ustawienia systemu. Mo e edytowa i usuwa wszystkie tematy i posty na forum oraz komentarze dokumentów. Uwaga: nie przewidziano fizycznej mo liwo ci usuni cia raz utworzonego konta. Zdecydowano si na to, aby w ka dej sytuacji zachowa histori działa u ytkowników systemu. Je eli dane konto nie jest ju potrzebne, nale y go zablokowa za pomoc pola dost p. Edycja własnego profilu Ka dy u ytkownik systemu posiada tzw. „profil”, czyli zestaw danych osobowych, kontaktowych i innych. Wszyscy u ytkownicy maj dost p do edycji własnego profilu, gdzie mog np. zmieni hasło dost pu itp. Aby to zrobi , trzeba wybra przycisk „Profil” z górnego menu aplikacji. Spowoduje to wy wietlenie formularza edycyjnego, podobnego jak w przypadku rejestrowania nowych u ytkowników. Pola login oraz dost p mo e modyfikowa wył cznie administrator systemu. W polu j zyk jest dost pna lista wszystkich zainstalowanych w systemie plików j zykowych. Zmieniaj c to ustawienie, ka dy u ytkownik mo e dopasowa j zyk interfejsu aplikacji do tego, którym na co dzie si posługuje. Specjalne znaczenie ma równie strefa czasowa. Zmiana tej opcji spowoduje automatyczne przeliczanie wszystkich dat i godzin z systemu na czas lokalny, który u ytkownik ustawił w profilu. Oczywi cie nie spowoduje to fizycznej zmiany dat, a jedynie zmian sposobu ich wy wietlania dla konkretnego u ytkownika. Profil u ytkowników Ka dy u ytkownik mo e zmieni dane dotycz ce własnego profilu w systemie, ponadto administrator mo e dodatkowo modyfikowa profil ka dego innego u ytkownika, który jest zarejestrowany. W tym celu najpierw w dowolnym miejscu aplikacji, takim jak np. wyszukiwarka u ytkowników, forum, czy dane odno nie projektu lub dokumentu, nale y odszuka pozycj , w której znajduje si hiperł cze, b d ca jednocze nie loginem danego u ytkownika. adnych dwóch u ytkowników w - 13 - – Podr cznik u ytkownika – systemie nie mo e mie takiego samego loginu, wi c identyfikuje on osob jednoznacznie. Po klikni ciu takiego hiperł cza, na ekranie wy wietl si dane profilowe u ytkownika: Rysunek 10. Profil u ytkownka Jednocze nie zostan wy wietlone dodatkowe przyciski: Umo liwia wysłanie wiadomo ci osobistej do u ytkownika (wewn trz systemu). Dost pny tylko dla administratora. Umo liwia edycj profilu dowolnego u ytkownika systemu i np. natychmiastowe zablokowanie konta. - 14 - – Podr cznik u ytkownika – Grupy u ytkowników Główn jednostk organizacyjn w systemie s grupy. Do jednej grupy mo e nale e wielu u ytkowników, a jednocze nie jeden u ytkownik mo e nale e do dowolnej liczby grup. Przypisywaniem członków grup projektowych zajmuje si administrator systemu, natomiast pozostali u ytkownicy maj jedynie wgl d do zestawienia wszystkich grup oraz informacji o nich i ich członkach. Rysunek 11. Zestawienie grup u ytkowników Bezpo rednio pod zestawieniem wszystkich grup u ytkowników funkcjonuj cych w systemie, mo e si wy wietli wykaz grup, które nie s przypisane do adnego projektu. Daje to administratorowi i moderatorom projektów rozeznanie, które grupy mo na przypisa do zakładanych nowych projektów, a jednocze nie zapewnia efektywniejszy podział pracy. Now grup mo e utworzy tylko administrator systemu, u ywaj c do tego celu przycisku „Nowa grupa”. Zostanie wy wietlony formularz, który umo liwi wykonanie tej czynno ci: - 15 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 12. Formularz nowej grupy Nazwa grupy musi by unikalna dla całego systemu, tzn. nie mog istnie dwie grupy z tak sam nazw . Opis grupy nie mo e przekracza 255 znaków. Ka da grupa mo e, cho wcale nie musi, mie tzw. moderatora, czyli osob , która jest bezpo rednim zwierzchnikiem dla członków grupy, tzn. przydziela zadania itd. Komunikacja, dotycz ca realizowanych projektów, powinna si odbywa wła nie za po rednictwem moderatora grupy. Zapewnia to lepszy przepływ pracy. Moderatorem grupy mo e zosta dowolny zarejestrowany u ytkownik systemu i nie musi posiada adnych specjalnych globalnych uprawnie dost pu. Otrzymuje on pełne prawa dost pu grupy do projektu, w którym uczestniczy, jednak s to mniejsze uprawnienia ni te, które posiada administrator systemu czy moderator projektu. Mo e on edytowa prawa dost pu członkom grupy. Mo e edytowa i usuwa wszystkie tematy i posty na ka dym forum grupy. Jest to minimalny zestaw uprawnie , który zapewnia mo liwo swobodnej realizacji swojej funkcji w procesie projektowym. Aby przejrze bardziej szczegółowe informacje o grupie u ytkowników, nale y klikn jej nazw w zestawieniu grup. Spowoduje to wy wietlenie profilu grupy oraz listy wszystkich jej członków: - 16 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 13. Profil grupy Poni ej podstawowych informacji profilowych grupy znajduje si lista wszystkich jej członków wraz z wykazem zezwole , które posiadaj . Aby przejrze dokładniejsze informacje o tych u ytkownikach, wystarczy klikn odpowiednie hiperł cze w kolumnie „Login” – spowoduje do przej cie do profilu wybranego u ytkownika. Administrator poza tym ma mo liwo edytowania zezwole oraz usuwania członków grupy za pomoc „operacji”, wy wietlanych przy ka dym członku. Administrator systemu ma dost p do edycji informacji profilowych grupy (analogicznie jak przy tworzeniu nowej grupy) oraz mo e zupełnie usun grup z systemu. Nie spowoduje to jednak fizycznego usuni cia u ytkowników, którzy byli jej członkami. Zostan jedynie usuni te przypisania, a tym samym u ytkownicy tacy strac dost p do projektów, których opracowaniem zajmowała si grupa, chyba e b d członkami innej grypy, która nadal posiada taki sam dost p. Ponadto administrator (i tylko on) mo e przypisywa nowych u ytkowników do grupy. Klikn cie przycisku „Dodaj u ytkownika”, spowoduje wy wietlenie odpowiedniego formularza: - 17 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 14. Formularz nowego członka grupy Znaczenie tzw. zezwole odnosi si do uprawnie członka grupy do dokumentów projektu, w którym grupa uczestniczy: Odczyt – pobieranie wcze niej wprowadzonych plików, Modyfikowanie – wprowadzanie nowych wersji dokumentów, Tworzenie – dodawanie nowych dokumentów (ale nie wersji), Blokowanie – czasowe zamykanie dokumentów do modyfikacji. Trzeba zauwa y , e brak uprawnienia do odczytu nie powoduje, e u ytkownik nie ma wcale dost pu do dokumentów projektu. Nie mo e natomiast pobra adnej wersji dokumentu na swój dysk. Trzeba równie pami ta , e nadanie zezwole do tworzenia nowych dokumentów nie powoduje automatycznie umo liwienia wprowadzania nowych wersji – za to odpowiadaj odr bne zezwolenia do modyfikowania. Blokowanie dokumentów uniemo liwia wprowadzanie nowych wersji. Odblokowa dokument mo e tylko ten sam u ytkownik, który go zablokował (musi nadal posiada uprawnienia do blokowania) albo ewentualnie administrator czy moderator systemu. Blokowanie dokumentów mo e by przydatne w dwóch przypadkach: 1. Kiedy u ytkownik zaczyna prac nad now wersj dokumentu, powinien go zablokowa . Dzi ki temu nie zajdzie sytuacja, kiedy dwóch projektantów opracowuje w tym samym czasie ten sam dokument. 2. Kiedy uznano, e dokument został ju ostatecznie opracowany i nie powinien si zmienia . - 18 - – Podr cznik u ytkownika – Wyszukiwanie u ytkowników W aplikacji zaimplementowano elastyczn wyszukiwark zarejestrowanych u ytkowników. Mo e si to odbywa na podstawie wielu kryteriów, które odnosz si do odpowiednich danych profilowych u ytkowników. Domy lnie wyszukiwane s profile u ytkowników, spełniaj ce wszystkie podane kryteria. Istnieje jednak opcja, której wybranie, spowoduje zmian trybu wyszukiwania na: „Spełniony przynajmniej jeden warunek”. Rysunek 15. Formularz wyszukiwania u ytkowników Ponadto zaraz po wy wietleniu wyszukiwarki, poni ej wy wietla si lista wszystkich u ytkowników, którzy obecnie nie s przypisani do adnej grupy projektowej. Dzi ki temu administratorzy systemu maj natychmiastowy podgl d, którzy pracownicy obecnie nie maj przydzielonego adnego zadania. 1.1. Wiadomo ci osobiste W celu wsparcia procesu komunikacji pomi dzy u ytkownikami, został wprowadzony spójny system wiadomo ci osobistych. Działa on podobnie jak tradycyjna poczta elektroniczna, jednak z t ró nic , e informacje „nie wyciekaj ” poza system. Dodatkow zalet wiadomo ci osobistych jest mo liwo sprawdzenia, czy adresat, do którego wysłali my wiadomo , ju j przeczytał. Odbywa si to za pomoc kontroli tzw. „statusu” wiadomo ci. Status jest symbolizowany przez specjalne ikony: - 19 - – Podr cznik u ytkownika – Nieprzeczytane – wiadomo nie została jeszcze otwarta przez adresata. Przeczytane – adresat przeczytał wiadomo . Odpowiedziano – wiadomo nadawcy. została przeczytana i wysłano odpowied do Wszystkie wiadomo ci osobiste u ytkownika s zorganizowane w postaci skrzynki odbiorczej (wiadomo ci przysłane u ytkownikowi) oraz skrzynki wiadomo ci wysłanych (zawiera wiadomo ci, które u ytkownik wysłał do innych). Rysunek 16. Skrzynka wiadomo ci osobistych Zarówno w skrzynce odbiorczej, jak i w skrzynce wiadomo ci wysłanych, znajduje si szybka wyszuiwarka, która pozwala odnale okre lon wiadomo : Rysunek 17. Formularz wyszukiwania wiadomo ci Rozpoznaje ona tzw. frazy, czyli wyra enia uj te w cudzysłowy. Nale y je u ywa , je eli chcemy odszuka podane wyra enie, w którym wyst puje spacja. W normalnych warunkach spacja jest separatorem wyrazów, wi c odszukane by były wiadomo ci, które zawieraj podane wyrazy, ale niekoniecznie obok siebie. Ponadto rozpoznawane s równie wyra enia logiczne. Postawienie przed wyrazem lub fraz znaku „+”, spowoduje odszukanie wiadomo ci, w której znajduje si ka dy z takich wyrazów lub fraz. Analogicznie postawienie znaku „–”, odszuka wiadomo ci, w których nie b dzie znajdował si aden z takich wyrazów ani fraz. Wyrazy i frazy bez adnych znaków specjalnych na pocz tku, s traktowane w ten sposób, e w odszukanej wiadomo ci mo e si znale przynajmniej jeden taki wyraz b d fraza. Przykładowo je eli wpiszemy: - 20 - – Podr cznik u ytkownika – Spowoduje to odszukanie wiadomo ci, które: zawieraj lub i jednocze nie zawieraj oraz i jednocze nie nie zawieraj ani Rysunek 18. Wiadomo osobista Wiadomo ci osobiste s równie wykorzystywane przez wewn trzny system automatycznych powiadomie . W takim przypadku wiadomo nie posiada bezpo redniego nadawcy. Podczas pisania nowej wiadomo ci, u ytkownik ma dost p do pewnego zestawu przycisków formatuj cych edytora, dzi ki którym mo na wprowadzi do tworzonej tre ci pewne elementy formatowania tekstu: Rysunek 19. Edytor - 21 - – Podr cznik u ytkownika – Na pocz tku widnieje wykaz tzw. „emotikon”, czyli specjalnych ikon, wyra aj cych emocje autora. Mo na je wstawi do pola edycyjnego wiadomo ci, po prostu klikaj c wybran ikon myszk . Dalej znajduj si przyciski formatuj ce, których klikni cie wstawia do pola edycyjnego wiadomo ci specjalne kody formatuj ce, podobne w działaniu do znaczników j zyka (X)HTML. Pojedyncze klikni cie przycisku formatuj cego, wstawi do pola edycyjnego znacznik otwieraj cy. Jednocze nie na samym przycisku wy wietli si gwiazdka, co przypomina u ytkownikowi o konieczno ci zamkni cia znacznika. Aby to zrobi , wystarczy powtórnie klikn przycisk – wtedy gwiazdka zniknie. Zestaw dost pnych kodów formatuj cych edytora jest nast puj cy: [b]...[/b] Czcionka wytłuszczona. [i]...[/i] Kursywa. [u]...[/u] Podkre lenie. [s]...[/s] Przekre lenie. [code]...[/code] Kod ródłowy. Tekst uj ty w te znaczniki b dzie zapisany czcionk monotypiczn (o stałej szeroko ci znaków). Znaki tabulacji oraz kilka nast puj cych po sobie spacji, b dzie normalnie wy wietlone na ekranie. Inne kody formatuj ce oraz ikony emocji wstawione w tym znaczniku, nie działaj . [size=7]...[/size] [size=24]...[/size] Rozmiar czcionki (mo na poda równie inne rozmiary). [list][*]Punkt1 [*]Punkt2 [*]Punkt3[/list] Wypunktowanie. [list=1][*]Punkt1 [*]Punkt2 [*]Punkt3[/list] Numerowanie. Dost pne s nast puj ce style numerowania: 1, 2, 3... (domy lnie) - 22 - – Podr cznik u ytkownika – a, b, c... A, B, C... I, II, III... i, ii, iii... [url]http://www.w3.org[/url] Hiperł cze bezpo rednie. [url=http://www.w3.org]...[/url] Hiperł cze z tekstem opisowym. [email][email protected][/email] Adres e-mail bezpo redni. [[email protected]]...[/email] Adres e-mail z tekstem opisowym. [quote]...[/quote] Cytat. [quote="Autor"]...[/quote] Cytat z podaniem autora. [color=#ff0000]...[/color] Kolor czcionki. [font="Times New Roman"]...[/font] Krój czcionki. 1.2. Projekty Główn jednostk , w której s zgrupowane wszystkie zadania realizowane przez u ytkowników systemu, s projekty. Wszystkie projekty s uło one w strukturze drzewiastej, która dobrze odzwierciedla ich powi zania. Ponadto jeden projekt, mo e by przypisany do wielu projektów nadrz dnych, co ułatwia wielokrotne wykorzystywania raz opracowanych rozwi za . - 23 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 20. Projekty Na li cie projektów wy wietlaj si tylko te, do których u ytkownik posiada dost p. Je eli pracownik nie ma dost pu do jakiego projektu, w ogóle nie wie o jego istnieniu, poniewa jego nazwa nie pojawi si nigdzie w systemie, a nie tylko bezpo rednio na tej li cie. Pozwala to realizowa wiele zada projektowych w jednym rozległym systemie, niekoniecznie daj c do nich dost p wszystkim u ytkownikom. Je eli jaki projekt jest zamkni ty, przed jego nazw widnieje ikona kłódki. Oznacza to, e dokumenty takiego projektu mo na odczytywa , ale nie mo na wprowadza nowych. Klikni cie znaku „+” przy wybranej gał zi drzewa, spowoduje jej rozwini cie, czyli ukazanie projektów podrz dnych. Natomiast klikni cie nazwy projektu, spowoduje przej cie do niego. W oknie drzewa projektów wy wietlaj si równie dwa dodatkowe przyciski. U ycie przycisku „Od wie ” jest przydatne w przypadku, kiedy wiemy, e drzewo projektów mogło ulec zmianie, a chcemy mie aktualny przegl d sytuacji. Natomiast przycisk „Nowy projekt” (dost pny tylko dla administratora i moderatora projektów) otwiera formularz dodawania nowego projektu. Zawiera on nast puj ce pola: Zablokuj – zamyka projekt, uniemo liwiaj c wprowadzanie nowych wersji dokumentów. Nazwa – nazwa projektu, która musi by unikalna w całym systemie, to znaczy adne dwa projekty nie mog mie takiej samej nazwy, Opis – dowolnie długi opis zało e projektu, w którym mo na u ywa kody formatuj ce oraz ikony emocji (dost pne poprzez edytor). Koniec – zaznaczenie tej opcji i ustawienie odpowiedniej daty w przyszło ci, okre li wymagany termin zako czenia prac nad projektem. Po jego upłyni ciu, do u ytkownika który zało ył projekt, zostanie wysłane automatyczne powiadomienie. - 24 - – Podr cznik u ytkownika – Moderator – osoba odpowiedzialna za projekt. Otrzymuje pełne prawa dost pu do projektu. Mo e edytowa dokumenty innych. Mo e usuwa dokumenty i wersje oraz przypisywa dokumenty z innych projektów, w których posiada takie same uprawnienia. Mo e edytowa i usuwa wszystkie tematy i posty na forum projektu oraz komentarze dokumentów projektu. Zezwolenia – globalne zezwolenia do projektu: odczyt, modyfikowanie, tworzenie, blokowanie dokumentów. Normalnie do projektów maj dost p tylko grupy u ytkowników, które zostały do nich przypisane. Jednak ustawienie zezwole globalnych spowoduje, e ka dy u ytkownik systemu otrzyma do niego takie wła nie prawa dost pu. W projektach tego typu mo na np. przechowywa ogóle formularze i kwestionariusze firmowe itp., jak równie przeznaczy miejsce na dyskusj pomi dzy wszystkimi pracownikami firmy. Projekt Projekt jest zbiorem dokumentów, wersji, komentarzy i tematów forum, zgrupowanych w jednym miejscu, w celu ułatwienia grupowej pracy nad wspólnym zadaniem. Do ka dego projektu mo e by przypisana dowolna liczba grup u ytkowników. Wszyscy członkowie takich grup dostaj do niego dost p. Ostateczne zezwolenia u ytkowników s wypadkow , wynikaj c ze wszystkich mo liwych przypisa u ytkownika do projektu. Na przykład ten sam u ytkownik mo e by przypisany do jednego projektu za po rednictwem kilku grup, których jest członkiem, a w ka dej takiej grupie, mo e posiada ró ne zezwolenia. Zezwolenia wynikowe s sum wszystkich składowych. Elementy nale ce do projektu s przechowywane w strukturze drzewiastej. Ka dy projekt posiada przynajmniej jeden projekt nadrz dny. Ich lista wy wietla si w drzewie projektu. W ka dym projekcie jest automatycznie tworzone przynajmniej jedno forum dyskusyjne, gdzie u ytkownicy mog wymienia swoje do wiadczenia. Oprócz jednego wspólnego forum, w projekcie s automatycznie tworzone dodatkowe – po jednym dla ka dej grupy, która jest przypisana do realizacji zadania. Ka dy uczestnik projektu ma dost p do wszystkich tematów forum dyskusyjnego, jednak fora grupowe s bardzie przeznaczone na wymian informacji wewn trz konkretnych grup. Mog by równie wykorzystywane przez moderatora projektu do zlecania zada ka dej grupie projektowej. - 25 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 21. Struktura projektu Po klikni ciu nazwy projektu na szczycie drzewa, zostanie wy wietlony jego profil: Rysunek 22. Profil projektu - 26 - – Podr cznik u ytkownika – W profilu projektu wy wietla si lista projektów podrz dnych oraz grup przypisanych do niego. Administrator i moderator ma mo liwo usuni cia przypisa , poprzez klikni cie hiperł czy z napisem „Usu ”, bezpo rednio obok wybranego projektu podrz dnego albo grupy. Zostanie usuni te tylko i wył cznie samo przypisanie, a nie cała grupa b d projekt. Rysunek 23. Komunikaty usuwania przypisa projektu Ponadto w profilu projektu wy wietlony zostanie zestaw przycisków steruj cych: Jest to jedyny przycisk dost pny dla zwykłego u ytkownika. Dzi ki niemu mo na wy wietli zawsze aktualne drzewo projektu. Funkcja ta jest przydatna szczególnie w przypadku, kiedy do profilu projektu trafili my po rednio, a nie poprzez jego drzewo. Dost pne tylko dla administratora i moderatora. Pozawala przypisa now grup do projektu. Dost pne tylko dla administratora i moderatora. Przypisuje istniej cy projekt i czyni go podrz dnym dla bie cego. Dost pne tylko dla administratora i moderatora. Wy wietla formularz edycji, analogiczny jak podczas tworzenia nowego projektu. Dzi ki niemu mo na np. zało y blokad na uko czony projekt. Dost pne tylko dla administratora i moderatora. Usuwa całkowicie projekt (wcze niej wy wietla stosowny komunikat, w którym prosi o potwierdzenie zamiaru). Nale y by maksymalnie ostro nym przy u ywania tej funkcji, poniewa wszystkie dokumenty podrz dne, które nie s przypisanie bezpo rednio do innych projektów ani dokumentów nadrz dnych w innych projektach, zostan równie całkowicie usuni te! Podczas przypisywania grupy b d projektu podrz dnego, nale y posłu y si ich nazw . Nazwa jednoznacznie identyfikuje grup i projekt, poniewa w systemie nie mog istnie dwie grupy ani dwa projekty o tych samych nazwach: - 27 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 24. Formularz przypisania do projektu Forum dyskusyjne Jak ju wspomniano, w ka dym projekcie jest tworzone automatycznie forum dyskusyjne, słu ce wzajemnej wymianie do wiadcze . Ka dy u ytkownik, który ma dost p do projektu, mo e zało y na forum temat. S trzy rodzaje tematów: 1. Normalny – opcja dost pna dla wszystkich, 2. Przyklejony – tylko dla administratora i moderatora projektu (na forum grupy, równie dla moderatora grupy), 3. Ogłoszenie – tylko dla administratora (na forum grupy, równie dla moderatora projektu). Tematy przyklejone oraz głoszenia wy wietlaj si zawsze na szczycie listy, podczas gdy pozostałe s sortowane w kolejno ci daty wysłania ostatniego postu: Rysunek 25. Tematy forum Tre postów mo e by dowolnie długa. Mo na w niej równie u ywa kodów formatuj cych edytora oraz ikon emocji – podobnie jak w przypadku wiadomo ci osobistych. Klikni cie dowolnego tematu forum, spowoduje wy wietlenie jego zawarto ci w postaci „postów”. Posty, czyli wypowiedzi u ytkowników, s sortowane w porz dku rosn cym, tzn. od najstarszego do najmłodszego. Ka dy u ytkownik mo e edytowa własne posty. Natomiast administrator i moderator mog dodatkowo edytowa i usuwa równie posty innych. Usuni cie wszystkich postów, usuwa równie cały temat. Edycja - 28 - – Podr cznik u ytkownika – pierwszego postu w temacie umo liwia zmian jego tytułu, a w przypadku administratora lub moderatora, równie zmian typu tematu (normalny, przyklejony, ogłoszenie). Rysunek 26. Temat forum Zarówno na forum, jak i w poszczególnych tematach, znajduje si specjalny przycisk o nazwie „Powiadamiaj”. Je eli u ytkownik go kliknie, b dzie automatycznie powiadamiany o nowych postach w danym temacie (których sam nie wysłał) lub nowych tematach na wybranym forum. Aby zrezygnowa z powiadomie , trzeba ponownie klikn ten przycisk w tym samym miejscu. B dzie on wtedy opisany jako „Nie powiadamiaj”. 1.3. Dokumenty Dokument jest podstawow jednostk , która przechowuje efekty pracy członków zespołów projektowych. Dokument mo e posiada wersje, czyli fizyczne pliki, wprowadzane przez u ytkowników. Natomiast dokumenty bez adnej wersji staj si - 29 - – Podr cznik u ytkownika – folderami w strukturze drzewa. Mo na je wykorzystywa do tematycznego grupowania innych dokumentów oraz tworzy kategorie, czyli ró ne zestawienia dokumentów, w zale no ci od ich charakteru, typu itp. Pojedynczy dokument mo e nale e do kilku takich kategorii, dzi ki czemu b dzie go mo na łatwiej odszuka . Dokumenty z wprowadzonymi wersjami, czyli przechowuj ce fizyczne dane, równie mog posiada przypisane inne dokumenty podrz dne. Odzwierciedla to struktur produktu, w celu wsparcia np. procesu monta u zespołu. Jeden dokument mo e by przypisany do dowolnej ilo ci innych dokumentów oraz projektów, ale fizycznie w bazie danych b dzie zapisany tylko raz. Dzi ki temu oszcz dza si miejsce na dysku oraz zapobiega anomaliom i nieporozumieniom podczas operowania na dokumentach. Prawa dost pu do dokumentów s wyznaczane na podstawie zezwole u ytkownika do projektu, w którym dokument si znajduje. S przy tym brane pod uwag wszystkie poziomy drzewa, tzn. dokument nie musi by bezpo rednio przypisany do projektu, ale przez inne dokumenty nadrz dne z jego gał zi drzewa. Je eli dokument nale y do kilku projektów, wypadkowe zezwolenia s sum składowych. Ka dy dokument zało ony w systemie posiada swój własny profil. Aby go wy wietli , nale y klikn nazw dokumentu w drzewie projektu. W profilu znajduj si „metadane”, tzn. dodatkowe informacje wpisywane przez u ytkownika, dzi ki którym łatwiej mo na odszuka potrzebne dokumenty za pomoc wyszukiwarki systemowej. Dokumenty, inaczej jak inne elementy systemu, nie s identyfikowane za pomoc nazwy, ale specjalnego numery identyfikacyjnego, który jest nadawany przez aplikacj automatycznie podczas ich tworzenia. Dzi ki takiej koncepcji mo na wygodnie ustala nazwy dokumentów, bez obawy o zaistnienie konfliktów i problemów z brakowaniem wolnych nazw przy obszernej bazie danych. Ponadto dla ka dego dokumentu mo na okre li dat wymaganego zako czenia opracowania. Po upłyni ciu takiego terminu, do u ytkownika który zało ył dokument, zostanie wysłane automatyczne powiadomienie. W profilu dokumentu wy wietlaj si ponadto listy projektów bezpo rednio nadrz dnych (tzn. takich, w których wprost na pierwszym poziomie drzewa zawiera si dokument) oraz dokumentów podrz dnych (tzn. takich, które zawieraj si w aktualnym). Administrator b d moderator otrzyma ponadto dost p do specjalnych hiperł czy „Usu ”, dzi ki którym b dzie mógł usun przypisania dokumentu z projektu nadrz dnego albo jednego z wybranych przypisa dla dokumentów, które zawieraj si wewn trz aktualnego (podrz dne). Nale y jednak by maksymalnie ostro nym przy wykonywaniu tej czynno ci, poniewa je eli dokument, którego przypisanie usuwamy, nie jest przypisany do adnego innego dokumentu ani bezpo rednio do dowolnego projektu, zostanie całkowicie usuni ty wraz ze wszystkimi - 30 - – Podr cznik u ytkownika – jego dokumentami podrz dnymi, które nie s przypisane do innych dokumentów ani projektów! Rysunek 27. Profil dokumentu W profilu dokumentu znajduj si nast puj ce przyciski steruj ce: Pozawala pobra fizyczny plik dokumentu, a ci lej ostatni (najnowsz ) jego wersj . Dost pne tylko je eli dokument posiada jakie wersje, a u ytkownik ma zezwolenia do odczytu. Pozwala wprowadzi now wersj dokumentu. Dost pne tylko je eli dokument nie jest zablokowany przez innego u ytkownika oraz je eli u ytkownika pozsiada zezwolenia do modyfikowania. Pozawala zablokowa b d odblokowa dokument do zapisu. Dost pne tylko je eli u ytkownik posiada zezwolenia do blokowania. Zablokowany dokument mo e odblokowa ta sama osoba lub ewentualnie administrator czy moderator. Wy wietla raport w postaci informacji o wszystkich dotychczasowych wersjach dokumentu. Wysyła automatyczne powiadomienie do u ytkownika zawsze wtedy, gdy kto wprowadzi now wersj dokumentu. - 31 - – Podr cznik u ytkownika – Wy wietla list wszystkich komentarzy, które u ytkownicy dodali do tego dokumentu. Działa podobnie jak tematy forum. Pozwala równie ustawi automatyczne powiadomienia na okoliczno pojawienia si nowego komentarza. Oprócz tego w profilu dokumentu znajduj si inne standardowe przyciski: „Nowy dokument” (u ytkownicy z zezwoleniami do tworzenia), „Dodaj dokument” (administrator i moderator projektu), „Edytuj” (zało yciel) i „Usu ” (administrator i moderator), które s dost pne tylko dla osób uprawnionych. Trzeba ponownie doda , aby zachowa szczególn ostro no przy usuwaniu dokumentów, poniewa usuni te zostan równie wszystkie dokumenty podrz dne ze wszystkich poziomów i gał zi drzewa! S dwie drogi do zało enia nowego dokumentu. Pierwsza polega na klikni ciu przez osob z uprawnieniami do tworzenia dokumentów przycisku „Nowy dokument”, który znajduje si w bocznym oknie drzewa projektu. Taki dokument zostanie przypisany bezpo rednio do wybranego projektu na pierwszym poziomie. Drugi sposób, to klikni cie takiego samego przycisku, ale w profilu innego dokumentu. Wtedy dokument zostanie doł czony jako dokument podrz dny do wybranego. Analogicznie istniej dwie drogi na przypisanie istniej cego dokumentu. Pierwsza polega na przypisaniu bezpo rednio do wybranego projektu za pomoc przycisku „Dodaj dokument”, który znajduje si w bocznym oknie drzewa projektu. Druga metoda, to klikni ciu takiego samego przycisku w profilu innego dokumentu – wtedy przypiszemy dokument podrz dny. Podczas przypisywania istniej cych dokumentów, nale y posługiwa si numerem identyfikacyjnym, a nie nazw . Dokumenty s przypisywane ł cznie ze wszystkimi gał ziami drzewa dokumentów podrz dnych. Dzi ki temu w ka dej sytuacji utrzymuje si spójno struktury. Wersje dokumentów Wersje dokumentów s fizycznymi danymi, przechowywanymi w sposób trwały w bazie danych. Ka dy dokument mo e posiada dowoln ilo wersji. Wysłanie nowej wersji nie usuwa i nie nadpisuje wcze niej istniej cych. Dzi ki temu mo liwe jest powrócenie do wcze niejszych rozwi za , np. w przypadku kiedy zarzucimy obrany kierunek rozwoju dokumentu, poniewa uznamy go za niesatysfakcjonuj cy albo kiedy zajdzie potrzeba wykorzystania poprzednich wersji dokumentów w przypadku konserwacji czy modernizacji starszego systemu, który zawiera poprzednie wersje plików. Poszczególne wersje dokumentu mo e usuwa tylko administrator lub moderator projektu. - 32 - – Podr cznik u ytkownika – Rysunek 28. Raport hisorii wersji dokumentu Ka da wersja posiada profil z informacjami podobnymi jak w przypadku dokumentów. „Metadane”, które s tam zawarte pozwalaj przeszukiwa baz danych bardziej wydajnie. W opisach kolejnych wersji zaleca si podawa zmiany, które zostały wprowadzone w stosunku do poprzedniej wersji. W systemie s przechowywane równie starsze wersje dokumentów, a wi c mo na je w ka dej chwili pobra . Jednak aby nie powodowa nieporozumie , które mog powsta , kiedy u ytkownik pracuje na nieaktualnych wersjach dokumentu, zawsze kiedy u ytkownik pobiera tak wersj , jest o tym wyra nie ostrzegany: Rysunek 29. Ostrze enie o nieaktualnej wersji dokumentu Podczas pobierania plików, na bie co s kontrolowane prawa dost pu do nich. Niemo liwe jest zatem pobranie wersji dokumentu, do którego u ytkownik jest nieuprawniony. Nie jest mo liwe równie w jaki sposób odgadni cie adresu, pod którym znajduj si pliki, poniewa s one przechowywane w miejscu niedost pnym dla u ytkowników z zewn trz, tzn. bezpo rednio w bazie danych albo w katalogu, do którego nie ma zewn trznego dost pu (powy ej katalogu z plikami udost pnianymi przez serwer). - 33 - – Podr cznik u ytkownika – Wyszukiwanie dokumentów i wersji Aplikacja udost pnia u ytkownikom wygodn wyszukiwark dokumentów oraz wersji, które zostały wprowadzone do systemu. S przy tym uwzgl dniane prawa dost pu, tzn. u ytkownik który nie posiada zezwole do jakiego dokumentu, nie mo e go odszuka za pomoc wyszykiwarki. Rysunek 30. Formularz wyszukiwania dokumentów i wersji Podobnie jak w przypadku wyszukiwania wiadomo ci osobistych, równie i tutaj obsługiwane s frazy oraz wyra enia logiczne. Mo liwe jest przeszukiwanie bazy według fizycznej nazwy pliku, u ywaj c przy tym znanych dobrze znaków specjalnych * oraz ?. Mo na równie zaznaczy opcj „Spełniony przynajmniej jeden warunek”, co rozszerzy zakres poszukiwania. Ponadto zaznaczenie „Szukaj starszych wersji” spowoduje przeszukanie nie tylko dokumentów (jako „opakowa ” dla wersji), ale równie wszystkich wersji dokumentów, które znajduj si w systemie. Oczywi cie mo na si spodziewa , e przedłu y to proces wyszukiwania. - 34 -
