regulaminem korzystania z faktur w formie elektronicznej

regulaminem korzystania z faktur w formie elektronicznej

Regulamin korzystania z faktur w formie elektronicznej w
POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.
§1 Postanowienia ogólne.
1. Niniejszy regulamin określa zasady i warunki techniczne, wystawiania, przesyłania i przechowywania
faktur w formie elektronicznych w POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. (zwana
dalej „Polcan”).
2. Wystawcą faktur w formie elektronicznych jest POLCAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
S.K.A. z siedzibą w 05-850 Ożarów Mazowiecki, ul. Poznańska 218.
3. Pod pojęciem „Klient” rozumie się firmę która prowadzi współprace handlową z Polcan, jest
zarejestrowany w systemie e-SKLEP i ma do niego dostęp.
4. Podstawa prawna wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest art.2 okt.31 i 32 oraz
art. 106n Ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług ( tekst jedn.: Dz. U. z 2011r.
Nr 177, poz. 1054; zm.: Dz. U. z 2012r. poz. 1342, poz. 1448, poz. 1529, poz. 1530; z 2013r. poz.
35, poz. 1027, poz. 1608; z 2014r. poz.312) , zwanej dalej Ustawą o Vat
5. Każdy Klient korzystający z możliwości otrzymywana faktur w formie elektronicznej zobowiązany jest
do zapoznania się z niniejszym Regulaminem przed wypełnieniem formularza „Zgoda na
otrzymywanie faktur w formie elektronicznej” oraz przestrzegania jego postanowień.
6. W
kwestiach
nieuregulowanych
niniejszym
Regulaminem
zastosowanie
mają
przepisy
Rozporządzenia.
§2 Warunki wystawiania faktur elektronicznych.
1. Spółka wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich
pochodzenia oraz integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w
rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r.
Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu.
2. Warunkiem rozpoczęcia otrzymywania faktur elektronicznych przez Klienta jest:
a. Posiadanie przez Klienta aktywnego dostępu do systemu sprzedaży e-SKLEP,
1
b. Złożenie przez Klienta na formularzu „Zgoda na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej”
udostępnionym przez Polcan i wskazanie w nim adresu e-mail do doręczania faktur w formie
elektronicznej.
3. Formularz zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej powinien zawierać dane
pozwalające zidentyfikować Klienta oraz zostać poświadczony jego podpisem.
4. Akceptacja nie wyłącza prawa Spółki do wystawiania i przesyłania faktur w formie papierowej w
przypadkach przewidzianych przez prawo.
5. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w
którym Polcan otrzymał prawidłowo wypełniony formularz akceptacji, pod warunkiem, że faktura
będzie mogła zostać skutecznie doręczona w konsekwencji podania przez Klienta prawidłowego
adresu e-mail.
6. Niezwłocznie po wystawieniu przez Polcan faktury w formie elektronicznej zostanie wysłana
wiadomość na wskazany przez Klienta adres e-mail wraz z fakturą w formie elektronicznej w postaci
załącznika.
7. Za moment doręczenia faktury w formie elektronicznej uznaje się wysłanie wiadomości e-mail wraz
załączonym dokumentem faktury w formie elektronicznej. Faktura w formie elektronicznej jest też
dostępna w systemie e-SKLEP po wcześniejszym podaniu prawidłowego loginu i hasła.
8. Klient zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie
elektronicznej, w sposób określony w art.112a Ustawy o Vat
9. Formatem faktury w formie elektronicznej jest PDF (Portable Document Format).
10. Do podglądu oraz weryfikacji przesłanej faktury w formie elektronicznej służy bezpłatne
oprogramowanie „Adobe Acrobat Reader", które Klient pobierze i zainstaluje we własnym zakresie.
Oprogramowanie dostępne do pobrania na stronie http://get.adobe.com/reader/.
§3 Zmiana adresu e-mail i rezygnacja z faktury w formie elektronicznej
1. Klient jest uprawniony do wycofania zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W
przypadku odwołania/anulowania akceptacji, Klient powinien powiadomić o tym Polcan.
2. Wycofanie akceptacji wymaga podania w formie pisemnej danych identyfikacyjnych Klienta zgodnie
ze wzorem formularza „Wycofanie akceptacji faktur w formie elektronicznej” udostępnionego przez
Polcan.
3. Ponowna aktywacja możliwości otrzymywania faktur w formacie elektronicznym wymaga ponownego
złożenia oświadczenia, o którym mowa w §2 ust.3 pkt. b. niniejszego Regulaminu.
4. Klient ma możliwość zmiany adresu -mail, na który przesyłane będą faktury w formie elektronicznej.
2
5. Zmiana adresu e-mail, na który przesyłane będą faktury w formie elektronicznej może być dokonana
przez Klienta w sposób pisemny przy wykorzystaniu formularza „Zmiana adresu e-mail do przesyłania
faktury elektronicznej” udostępnionego przez Polcan.
§4 Postanowienia końcowe
1. Polcan zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Wszelkie zmiany będą publikowane na
stronie
internetowej
www.polcan.pl
oraz
w
systemie
sprzedaży
e-SKLEP
pod
adresem
http://esklep.polcan.pl.
2. Regulamin i jego zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej
www.polcan.pl oraz w systemie sprzedaży e-SKLEP pod adresem http://esklep.polcan.pl.
3. Polcan jest administratorem danych osobowych Klienta, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.). Dane
osobowe Klienta będą przetwarzane przez administratora w celu realizacji usługi, o której mowa w
niniejszym dokumencie. Klientowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz
prawo ich poprawiania.
4. Formularze: „Zgoda na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej”, „Wycofanie akceptacji faktur w
formie elektronicznej” oraz „Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktury elektronicznej” stanowią
integralną część regulaminu.
3