Regulamin usługi e-faktura

Regulamin przesyłania faktur VAT
w formie elektronicznej przez
ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
§1
Wstęp
1.
Niniejszy Regulamin określa zasady przesyłania faktur VAT, w formie elektronicznej („usługa e-faktura”).
2.
Usługa e-faktura realizowana jest przez ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. („ERIF”) lub
upoważniony przez ERIF podmiot zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012
r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu
udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Dz.U. z 29.12.2012 r., poz.
1528 („Rozporządzenie”).
3.
Danymi osobowymi administruje ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie przy
Placu Bankowym 2. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Przysługuje
Pani/Panu prawo dostępu do przetwarzanych danych i ich poprawiania, a także prawo żądania
zaprzestania przetwarzania danych i wniesienia sprzeciwu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Udzielenie zgody na przesyłanie
faktur w formie elektronicznej jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych
osobowych w związku z realizacją usługi.
§ 2.
Zgoda na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej przez
ERIF BIG S.A.
1.
Obsługa usługi e-faktury jest dostępna dla Klientów ERIF, którzy wyrazili zgodę („Zgoda”) na przesyłanie
dokumentów w formie elektronicznej przez ERIF BIG S.A.
2.
Klient może wyrazić Zgodę:
a.
w
formie
elektronicznej
–
wypełniając
formularz
elektroniczny
na
stronie
http://info.erif.pl/oferta/e-faktura/index.php
b.
w formie elektronicznej dla obecnych Klientów – wyrażając zgodę poprzez zakreślenie
odpowiednich pól w serwisie Klienckim ERIF na https://system.erif.pl
c.
w formie klauzuli – w umowie zawieranej z ERIF BIG S.A.
str. 2
d.
w formie papierowej – wypełniając formularz pobrany ze strony www.erif.pl oraz przesyłając
oryginał na adres:
ERIF BIG S.A.
58 - 310 Szczawno Zdrój
Ul. Szczawieńska 2
Centrum Obsługi Klienta
e.
3.
w innej formie dopuszczanej Rozporządzeniem.
Zgoda oznacza rezygnację z otrzymywania faktur w formie papierowej i dotyczy wszystkich umów
zawartych pomiędzy ERIF, a Klientem z zastrzeżeniem możliwości technicznych generowania faktur w
formie elektronicznej przez systemy fakturujące ERIF.
4.
Po otrzymaniu Zgody w formie papierowej, ERIF dokona jej weryfikacji i rozpocznie Obsługę e-faktury w
ciągu maksymalnie 5 dni roboczych od daty otrzymania Zgody.
5.
Po otrzymaniu Zgody w formie elektronicznej (serwis http://system.erif.pl), ERIF rozpocznie Obsługę
e-faktury natychmiast.
6.
Jako potwierdzenie aktywacji usługi e-faktura Klient otrzyma mail potwierdzający ten fakt. Informacja
ta jest wysyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez Klienta w formularzu
Zgody dla klienta w obsłudze lub w umowie dla klienta nowego.
7.
Klient jest uprawniony do wycofania Zgody zgodnie z § 3 Rozporządzenia. W tym celu Klient może po
zalogowaniu do serwisu pod adresem https://system.erif.pl oznaczyć odpowiednią opcję bądź wypełnić
formularz pobrany ze strony www.erif.pl oraz przesłać jego skan za pośrednictwem poczty
elektronicznej na adres e-mail: [email protected] lub faksem na numer telefonu 71 7902957 bądź
przesyłając oryginał na adres:
ERIF BIG S.A.
58 – 310 Szczawno Zdrój
Ul. Szczawieńska 2
Centrum Obsługi Klienta
str. 3
8.
ERIF zaprzestaje przesyłania faktur w formie elektronicznej najwcześniej w następnym dniu roboczym
po otrzymaniu powiadomienia od Klienta o wycofaniu Zgody jednak nie później niż w ciągu 30 dni
kalendarzowych. Od tego momentu kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.
9.
Zmiana adresu e-mail odbywa się poprzez formularz zmiany, wysyłany jako skan elektronicznie za
pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: [email protected] lub faksem na numer telefonu:
71 7902957. Centrum Obsługi Klienta potwierdzi zmianę adresu elektronicznie w ciągu 5 dni roboczych
od daty otrzymania formularza zmiany.
§3
Obsługa oraz udostępnianie e-faktury
1.
Każda wystawiona e-faktura jest udostępniona Klientowi w serwisie https://system.erif.pl po
zalogowaniu. Jednocześnie Klient otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie poprzez pocztę
elektroniczną na adres wskazany w umowie/Zgodzie Klienta. W załączeniu do powiadomienia przesyłana
jest wystawiona e-faktura.
2.
Nie wystawia się duplikatów dla e-faktur. e-faktura jest dostępna w serwisie z możliwością
wielokrotnego pobrania.
§4
Serwis ERIF
1.
Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta w Serwisie pod adresem https://system.erif.pl
2.
Dostęp do konta jest zabezpieczony indywidualnym loginem oraz hasłem.
3.
Klient jest odpowiedzialny za utrzymanie hasła w tajemnicy.
4.
Klient ma możliwość podglądu oraz pobrania e-faktur w ramach indywidualnego konta w serwisie.
5.
Dostęp do e-faktur jest możliwy w trybie 24/7. ERIF zastrzega jednak, że dostęp może być czasowo
ograniczony z przyczyn technicznych.
6.
Klient jest odpowiedzialny za pobranie dokumentów i ich przechowywanie oraz udostępnianie organom
podatkowym lub organom kontroli skarbowej przez okres zgodny z przepisami prawa i w zgodzie z
Rozporządzeniem.
str. 4
§5
Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności e-faktury
1.
e-faktury są udostępnione w formacie PDF.
2.
Sprawdzenie autentyczności oraz integralności dokumentu zapewniają audytowane procedury
wewnętrzne wystawcy tj. ERIF Biura Informacji Gospodarczej S.A.
str. 5