Formularz PEFS

Formularz PEFS
Instrukcja wypełniania
1. Co to jest?
Formularz PEFS to plik w formacie MSEXCEL, ułatwiający prawidłowe wprowadzanie
danych o beneficjentach ostatecznych projektów. Jego działanie w większości opiera się
na makrach, zatem waŜne jest by w ustawieniach EXCELa zaznaczyć opcję
umoŜliwiającą uruchamianie makr. Formularz PEFS pozwala na zbieranie danych w
zakresie przewidzianym w załączniku 11 Poradnika dla beneficjentów EFS.
2. Czemu to słuŜy?
Zebrane dane posłuŜą do szczegółowej ewaluacji Sektorowego Programu Operacyjnego
Rozwój Zasobów Ludzkich i przyczynią się do lepszej alokacji środków pomiędzy
poszczególne grupy wymagające wsparcia w przyszłych okresach programowania.
Posiadając rzetelne dane o beneficjentach ostatecznych moŜliwe będzie dotarcie do nich w
sześć miesięcy od zakończenia ich udziału w danym projekcie i sprawdzenie jaka jest
wówczas ich sytuacja na rynku pracy. Ankietowanie reprezentatywnej próby
beneficjentów ostatecznych pozwoli tym samym na ocenę skuteczności udzielonego
wsparcia oraz oszacowanie oddziaływania projektów SPO RZL.
3. Kto go wypełnia?
Jednym z obowiązków Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) SPO RZL jest
wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o beneficjentach
ostatecznych do Beneficjentów Końcowych (instytucji wdraŜających). Formą
akceptowalną przez Beneficjentów Końcowych (instytucje wdraŜające) jest właśnie
formularz PEFS.
4. Który formularz naleŜy wypełnić?
Zgodnie z UP wsparcie z SPO RZL mogą otrzymywać instytucje, pracownicy lub osoby
niepracujące i w trudnej sytuacji. Wybór formularza, który będzie wypełniany przez
Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) jest uzaleŜniony od typu projektu oraz określonego
we „Wniosku beneficjenta o dofinansowanie projektu” rodzaju beneficjenta ostatecznego.
Jednocześnie, w ramach niektórych Działań SPO RZL (np. Działanie 1.1, 2.2, 2.3)
beneficjentem ostatecznym mogą być zarówno instytucje jak i pracownicy tych instytucji.
W takiej sytuacji, przyjmuje się, iŜ podstawowym formularzem do wypełniania jest „Dane
instytucji”, które otrzymują wsparcie w ramach EFS.
Wyjątkiem od tej zasady są następujące Działania:
Działanie 2.3 schemat a) - beneficjentem ostatecznym pomocy jest nie tylko
przedsiębiorstwo ale równieŜ jego pracownicy;
Działanie 2.2 schemat c) – beneficjentem ostatecznym pomocy moŜe być
zarówno szkoła, jak i nauczyciele pracujący w tej szkole.
dla których wypełniany jest zarówno formularz: „Dane instytucji” jak i formularze „Dane
osób pracujących”.
5. Kiedy formularz jest wypełniany?
Część danych zbierana jest w momencie rozpoczęcia udziału beneficjenta ostatecznego w
projekcie (np. dane teleadresowe), pozostałe dane muszą być uzupełnione po zakończeniu
udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie. Trzeba mieć świadomość, iŜ większość
zbieranych danych statystycznych bazuje na deklaracjach beneficjenta ostatecznego.
1
6. Kiedy formularz jest przekazywany?
Ostateczny Odbiorca (beneficjent) składa formularz (elektroniczną wersję) wraz ze
sprawozdaniami kwartalnymi i sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu. Wersja
papierowa nie jest wymagana.
Formularz, który składany jest przez Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) wraz ze
sprawozdaniem kwartalnym zawierać powinien dane tylko o tych beneficjentach
ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w danym kwartale, natomiast
formularz składany wraz ze sprawozdaniem końcowym powinien zawierać dane o tych
beneficjentach ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w okresie od ostatniego
sprawozdania kwartalnego do sprawozdania końcowego z realizacji projektu.
W przypadku projektów których beneficjentami ostatecznymi są nie tylko instytucje, ale
takŜe pracownicy [Działanie 2.2 schemat c) oraz Działanie 2.3 schemat c)] formularz:
„Dane instytucji” powinien być przekazywany przez Ostatecznego Odbiorcę
(Beneficjenta) po zakończeniu udziału danej instytucji w projekcie;
„Dane osób pracujących” powinny być przekazywane wraz ze
sprawozdaniami kwartalnymi, analogicznie do pozostały Działań SPO RZL
(przekazywane są informacje o pracownikach, którzy zakończyli udział w
projekcie w danym kwartale).
UWAGI:
1) W przypadku gdy konkretny beneficjent ostateczny uczestniczy w kilku formach
wsparcia w ramach danego projektu (np. cyklu szkoleń) i jest to wiadome w momencie
przyjęcia do projektu lub przed końcem danej formy wsparcia (np. pod koniec szkolenia
beneficjent ostateczny zostaje poinformowany, iŜ będzie uczestniczył w kolejnym
szkoleniu w ramach trwającego projektu), Ostateczny Odbiorca (beneficjent) wypełnia
tylko jeden formularz EXCEL i przekazuje go do Beneficjenta Końcowego (instytucji
wdraŜającej) po zakończeniu ostatniej formy wsparcia (np. ostatniego szkolenia)
udzielonego beneficjentowi ostatecznemu.
2) W przypadku gdy konkretny beneficjent ostateczny objęty wcześniej wsparciem (jego
dane juŜ zostały przesłane wraz z jednym z wcześniejszych sprawozdań), pojawi się
ponownie w projekcie naleŜy wypełnić nowy (za bieŜący kwartał) formularz EXCEL. W
formularzu naleŜy uwzględnić wszystkie formy wsparcia, z których korzystał beneficjent
ostateczny [wcześniejsze te, które juŜ wcześniej zostały zgłoszone do PEFS oraz nowe
wraz z pozostałymi danymi]. Tak przesłane dane zaktualizują (podmienią) poprzednio
przesłane do Beneficjenta Końcowego (instytucji wdraŜającej) dane.
7. Po co są listy rozwijane i co zrobić w przypadku, gdy nie ma liście jakiejś
pozycji/opcji?
Listy rozwijane standaryzują sposób wprowadzania danych, tak by moŜna je później
przetwarzać i wyciągać wioski.
Część punktów (większość list rozwijanych) stworzona jest na podstawie słowników,
istnieje zatem moŜliwość ich modyfikacji i uzupełniania. Jeśli jakaś wartość (opcja) nie
znajduje się na liście naleŜy wpisać ją (o ile jest to moŜliwe) w pole „Inne” i zgłosić
Beneficjenta Końcowego (instytucji wdraŜającej) brak danej wartości (opcji).
8. Informacje techniczne
Formularz moŜna uruchamiać w aplikacji MSExcel w wersji 97 i nowszych. Dla
prawidłowego działania formularza makra w MSExcel muszą mieć ustawiony poziom co
najwyŜej średni a podczas uruchamiania naleŜy wyrazić zgodę na uruchamianie makr.
2
Po uruchomieniu formularza naleŜy kliknąć przycisk „Uzupełnij dane”. Pojawia się okno
z dostępnymi opcjami:
- „Dane projektu” – wprowadzanie informacji naleŜy rozpocząć od tego menu; naleŜy
wprowadzić informacje zgodnie z opisami pól;
- „Instytucjonalny beneficjent ostateczny” – tu wprowadzane są informacje o instytucjach
otrzymujących wsparcie i o instytucjach, w których zatrudnione są osoby otrzymujące
wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich;
- „Indywidualny beneficjent ostateczny (pracownik)” – tu wprowadzane są informacje o
pracownikach, którzy otrzymują wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego
Rozwój Zasobów Ludzkich;
- „Indywidualny beneficjent ostateczny (bezrobotny)” – tu wprowadzane są informacje o
pracownikach, którzy otrzymują wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego
Rozwój Zasobów Ludzkich.
Formularz umoŜliwia równieŜ importowanie danych ze specjalnie przygotowanego pliku
tekstowego. Sposób przygotowania takiego pliku opisany został w odrębnym dokumencie.
Podstawowe informacje dotyczące wypełniania formularza (kwestie techniczne).
W formularzu występuje pięć typów pól:
- pole tekstowe – w pole to moŜna wpisywać dowolne znaki alfanumeryczne (litery, cyfry,
znaki ‘-‘, ‘/’, itd.);
- pole liczbowe – w pole to naleŜy wpisywać wyłącznie liczby całkowite, bez Ŝadnych
przypadkowych i zamierzonych spacji, kropek, przecinków i innych znaków (wszelkie
wartości naleŜy zaokrąglać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami);
- pole listy – naleŜy wybrać z listy jedną z opcji; nie naleŜy dopisywać w liście Ŝadnych
liter czy wyrazów; w przypadku wybrania opcji ‘Inne’ obok listy znajduje się pole na
dokładniejsze wprowadzenie odpowiedniego zapisu;
- pole wyboru ‘TAK’ lub ‘NIE’ – pierwotnie to pole znajduje się w tzw. zawieszeniu
(zaznaczone jest szarym kolorem); naleŜy wybrać odpowiednią opcję; zaznaczenie pola
odpowiada udzieleniu odpowiedzi ‘TAK’ na pytanie, natomiast odznaczenie – udzielenie
odpowiedzi ‘NIE’;
- pole radiowe – naleŜy wybrać jedną spośród dostępnych opcji.
Na formularzach dotyczących indywidualnych beneficjentów ostatecznych występuje
równieŜ przycisk „Szczegóły wsparcia”. Po kliknięciu pojawia się okno z polami do
wpisania odpowiednich informacji. W przypadku gdy dany beneficjent korzystał z kilku
rodzajów wsparcia, kaŜde kolejne naleŜy wprowadzać za pomocą przycisku „Dodaj”.
Wszelkie informacje o kwotach naleŜy podawać w pełnych złotówkach, bez Ŝadnych
dopisków w postaci „zł”, „PLN”, itd. (czyli zgodnie z zasadami wpisywania informacji do
pól liczbowych).
Dane dotyczące beneficjentów ostatecznych jednego projektu mogą być wypełniane na
kilku formularzach (oczywiście w kaŜdym z plików znajdować się będą informacje o
róŜnych grupach osób). Po przesłaniu kilku plików do instytucji wdraŜającej dane z tych
plików zostaną połączone z jednym projektem, zgodnie z numerem projektu
zamieszczonym w kaŜdym z tych plików (numer projektu powinien być identyczny dla
kaŜdego z takich plików).
3
9. Podpowiedzi do poszczególnych punktów formularza:
Dane osób niepracujących i w trudnej sytuacji, które otrzymują wsparcie w ramach
EFS
[dotyczy następujących Działań SPO RZL: 1.2, 1.3, 1.4; 1.5; 1.6]
Lp.
1
2
3
Dane
podstawowe
4
5
6
7
8
Adres
zamieszkania
9
10
11
12
13
Dane
kontaktowe
14
15
Nazwa
Imię (imiona)
[pole tekstowe]
Nazwisko
[pole tekstowe]
Płeć
[lista rozwijana]
Wiek
NaleŜy podać wiek beneficjenta ostatecznego na dzień zbierania danych do
formularza, lub (w przypadku gdy posiada się juŜ takie dane z innego
źródła) na dzień wypełniania formularza
[pole liczbowe]
PESEL
[pole tekstowe]
Ulica
NaleŜy podać adres korespondencyjny, tzn. taki adres, który umoŜliwi
dotarcie do beneficjenta ostatecznego w przypadku kiedy zostanie on
wylosowany do udziału w ankiecie prowadzonej w 6 miesięcy po
zakończeniu udziału w projekcie
[pole tekstowe]
Nr domu
jw.
[pole tekstowe]
Nr lokalu
jw.
[pole tekstowe]
Miejscowość
jw.
[pole tekstowe]
Miasto/wieś
NaleŜy wskazać czy miejscowość wymieniona w punkcie 9 to miasto czy
wieś
[pole radiowe]
Kod pocztowy
jak w punkcie 6
[pole tekstowe]
Województwo
Jw.
[lista rozwijana]
Telefon domowy
[pole tekstowe]
Telefon komórkowy
[pole tekstowe]
Adres poczty elektronicznej
[pole tekstowe]
4
Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
16
UWAGA:
Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.4
[lista rozwijana]
Rodzaj niepełnosprawności
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
17
Dane
dodatkowe
18
19
20
21
22
Informacje o
osobie
bezrobotnej
23
24
Szczegóły
wsparcia
25
UWAGA:
Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.4
[lista rozwijana]
Wykształcenie
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[lista rozwijana]
Kategoria społeczna
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
UWAGA:
Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.5 i 1.6
[lista rozwijana]
Opieka nad dziećmi do lat 7
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[pole wyboru]
Opieka nad osobą zaleŜną
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[pole wyboru]
Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnego w ciągu ostatniego roku (w
miesiącach)
Okres liczony wstecz (1 rok) od daty rozpoczęcia udziału beneficjenta
ostatecznego w projekcie, niezaleŜnie od liczby rejestracji w urzędzie
[pole liczbowe]
Liczba miesięcy pozostawania bezrobotnym w ciągu dwóch ostatnich
lat
Okres liczony wstecz (przez ostatnie 2 lata) od daty rozpoczęcia udziału
beneficjenta ostatecznego w projekcie (niezaleŜnie od ilości rejestracji w
urzędzie, dodając wszystkie miesiące, kiedy beneficjent był zarejestrowany
jako bezrobotny)
UWAGA:
dokonujemy zaokrąglenia do pełnego miesiąca: jeśli beneficjent
pozostawał zarejestrowany jako bezrobotny do dnia 15-ego danego
miesiąca zaokrąglenie w dół; od 16-ego danego miesiąca zaokrąglenie w
górę
[pole liczbowe]
Zawód wykonywany (wcześniej lub obecnie)
Ostatni wykonywany zawód przez beneficjenta ostatecznego przed
rozpoczęciem udziału w projekcie
[rozwijana lista]
Rodzaj przyznanego wsparcia
NaleŜy podać rodzaj wsparcia przyznany beneficjentowi, przy czym istnieje
moŜliwość przyporządkowania kilku rodzajów wsparcia do jednego
beneficjenta ostatecznego
UWAGA:
Jeśli lista nie zawiera formy wsparcia, która została udzielona
beneficjentowi ostatecznemu naleŜy ja wpisać w polu oznaczonym: [Wpisz
wsparcie jeśli inne]
[lista rozwijana]
5
26
27
28
29
30
Wartość przyznanego wsparcia (ogółem)
Informacja uzupełniana jest na ekranie głównym i jest to suma oszacowań
z pozycji [Wartość przyznanego wsparcia (w odniesieniu do rodzaju
wsparcia)] wpisanych w ekranie „szczegóły wsparcia” (np. koszt szkolenia
+ koszt staŜu, bo te dwie formy wsparcia były udzielone danej osobie),
związanych z udzieleniem wsparcia danemu beneficjentowi ostatecznemu.
Wartość przyznanego wsparcia jest sumą oszacowań wszystkich kosztów
brutto związanych z udzieleniem wsparcia beneficjentowi ostatecznemu
UWAGA:
obliczając wartość przyznanego wsparcia (np. koszt szkolenia) naleŜy
wziąć pod uwagę wszystkie środki finansowe jakie zostały wykorzystane
przy organizacji tej formy wsparcia (np. środki przekazane jednostce
szkoleniowej tytułem zapłaty za szkolenie, środki Funduszu Pracy itd.)
[pole liczbowe]
Wartość przyznanego wsparcia (w odniesieniu do rodzaju wsparcia)
Informacja uzupełniana jest na ekranie „szczegóły wsparcia” dla kaŜdego
rodzaju udzielonego wsparcia (przybliŜone oszacowanie wszystkich
kosztów związanych z udzieleniem danej formy wsparci, np. szkolenie =
pensja prowadzącego, koszty energii, wynajem sali – w miarę dokładnym
przybliŜeniu). MoŜliwa jest zatem sytuacja, iŜ wszyscy beneficjenci danej
formy wsparcia, mają podaną identyczną wartość przyznanego wsparcia
UWAGA:
obliczając wartość przyznanego wsparcia dla kaŜdego rodzaju wsparcia
(np. koszt szkolenia) naleŜy wziąć pod uwagę wszystkie środki finansowe
jakie zostały wykorzystane przy organizacji tej formy wsparcia (np. środki
przekazane jednostce szkoleniowej tytułem zapłaty za szkolenie, środki
Funduszu Pracy itd.)
[pole liczbowe]
Rodzaj przyznanego wsparcia towarzyszącego
Podobnie jak w punkcie 32.
UWAGA:
Wsparcie towarzyszące rozumiane jest zgodnie z UP SPO RZL.
[rozwijana lista]
Wartość przyznanego wsparcia towarzyszącego
podobnie jak w punkcie 34
[pole liczbowe]
Liczba godzin otrzymanego wsparcia (na jedną osobę)
NaleŜy wpisać przybliŜoną liczbę godzin udzielonego wsparcia
beneficjentowi ostatecznemu [np. w przypadku subsydiowanego
zatrudnienia, jeśli osoba pracuje 40 godzin na tydzień to jest iloczyn 40 i
liczby tygodni staŜu]
UWAGA:
czas poświęcony na pośrednictwo pracy i doradztwo zawodowe wliczany
jest w przypadku, gdy we wniosku aplikacyjnym te formy wsparcia były
wliczane do ogólnej liczby godzin przewidywanego wsparcia
[pole liczbowe]
6
31
Data rozpoczęcia udziału w projekcie
NaleŜy wpisać pierwszy dzień udziału beneficjenta ostatecznego w
projekcie [np. szkolenia lub dzień, kiedy po raz pierwszy udzielone zostało
osobie poradnictwo zawodowe]
UWAGI:
1) Jeśli beneficjentowi ostatecznemu udzielane jest kilkakrotne wsparcie w
ramach projektu (formularz EXCEL wypełniany jest ponownie) za datę
rozpoczęcia udziału w projekcie przyjmowany jest moment pierwszego
wejścia do projektu (przy ponownym wypełnianiu formularza EXCEL ta
data nie ulega zmianie).
2) W przypadku beneficjenta ostatecznego, który otrzymał jednorazowe
środki na podjęcie działalności gospodarczej, data rozpoczęcia udziału w
projekcie to data podpisania przez beneficjenta ostatecznego deklaracji
uczestnictwa w projekcie
[data]
Data zakończenie udziału w projekcie
NaleŜy wpisać ostatni dzień udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie
(np. szkolenia) uwzględniając obowiązki tej osoby wobec projektodawcy,
wynikające z udziału w projekcie (np. gdy bezrobotny musi przedłoŜyć
sprawozdanie z przebiegu staŜu, datą zakończenia udziału w projekcie
będzie data złoŜenia sprawozdania)
UWAGI:
32
33
Projekt
34
35
36
1) Jeśli beneficjent ostateczny uczestniczy kilkakrotnie w projekcie
(formularz EXCEL wypełniany jest ponownie) za datę zakończenia udziału
w projekcie przyjmowany jest moment ostatniego wyjścia z projektu (przy
ponownym wypełnianiu formularza EXCEL ta data kaŜdorazowo ulega
zmianie).
2) W przypadku beneficjenta ostatecznego, który otrzymał jednorazowe
środki na podjęcie działalności gospodarczej, data zakończenia udziału w
projekcie to dzień podjęcia przez beneficjenta ostatecznego działalności
gospodarczej
[data]
Zadowolenie ze wsparcia
NaleŜy wypełnić na ekranie „szczegóły wsparcia” na podstawie deklaracji
beneficjenta ostatecznego
[pole wyboru]
Status na rynku pracy w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[rozwijana lista]
Ostatnie zatrudnienie:
odpowiedź odnieść do zawodu wskazanego w punkcie 24
a) wg sektorów ekonomicznych
[rozwijana lista]
b) wg sektorów własności
[rozwijana lista]
c) wg statusu zatrudnienia
[rozwijana lista]
Status na rynku pracy w momencie zakończenia udziału w projekcie
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego,
korzystając z rozwijanej listy (niezaleŜnie od tego, czy beneficjent
ostateczny zakończył udział w projekcie w przewidywanym terminie, czy teŜ
przerwał udział wcześniej, nie kończąc projektu)
[rozwijana lista]
7
37
38
39
40
Udział osoby do końca projektu?
NaleŜy zaznaczyć, czy beneficjent ostateczny zakończył udział w projekcie
zgodnie z przewidywanym terminem czy teŜ przerwał projekt wcześniej z
jakiegoś powodu wymienionego w punkcie 38
[pole wyboru]
Powody wycofania się z proponowanej formy wsparcia przed
zakończeniem projektu?
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[rozwijana lista]
Czy osoba, która zakończyła uczestnictwo w projekcie, uwaŜa iŜ
przyniósł jej on korzyści? [w PEFS ikonka „projekt adekwatny”]
NaleŜy wypełnić na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego
[pole wyboru]
Dyplomy, świadectwa, zaświadczenia uzyskane w wyniku udziału
w projekcie
NaleŜy podać uzyskane lub przewidziane do uzyskania, w wyniku udziału w
projekcie, dyplomy itp.
[pole tekstowe]
8