Praca wieloodziałowa Konfiguracja modułu Handel cz.I

Praca wieloodziałowa Konfiguracja modułu Handel cz.I

_________________________________________________________________________________________
Praca wieloodziałowa
Konfiguracja modułu Handel cz.I
(wersja 1.0)
Soneta Sp z o.o.
ul. Wadowicka 8a, wejście B
31-415 Kraków
tel./fax +48 (12) 261 36 41
http://www.enova.pl
e-mail: [email protected]
1
Spis treści
1
Wprowadzenie ............................................................................................................................3
1.1
2
Aspekt techniczny (infrastruktura) .......................................................................................3
Oddziały ......................................................................................................................................4
2.1
Definiowanie oddziałów ......................................................................................................4
3
Kasy i rachunki bankowe .............................................................................................................5
4
Magazyny....................................................................................................................................6
4.1
5
Widoczność danych z innych magazynów ............................................................................6
Ograniczanie list słownikowych ...................................................................................................8
5.1
Asortyment towarów...........................................................................................................8
5.2
Lista kontrahentów ............................................................................................................ 10
6
Ustawienia operatora................................................................................................................ 11
7
Podsumowanie ......................................................................................................................... 12
2
1 Wprowadzenie
System enova coraz częściej trafia do dużych firm, posiadających oddziały w wielu miastach, bądź po
prostu kilka punktów sprzedaży (sklepów).
Niniejsze opracowanie ma na celu wskazanie podstawowych aspektów konfiguracji systemu enova
w takich firmach – skupiając się na części handlowej systemu. Wielooddziałowość w pozostałych
modułach będzie tu rozpatrywana tylko w takim zakresie, w jakim ma związek z pracą w module
handlowym (a więc np. powiązanie ewidencji dokumentów z oddziałami, czy definiowanie kas dla
oddziałów).
1.1 Aspekt techniczny (infrastruktura)
W przypadku pracy wielooddziałowej (a więc konieczności pracy na systemie w kilku lokalizacjach)
pojawiają się dwa zasadnicze modele pracy:

On-line – gdzie pracownicy w różnych lokalizacjach pracują na wspólnej bazie danych

Off-line – gdzie w każdej lokalizacji pracownicy pracują na własnej bazie danych, a dane są
okresowo przesyłane między oddziałami.
W przypadku pracy wielooddziałowej w systemie enova należy stosować model on-line (i tylko takim
będziemy zajmować się w niniejszym dokumencie). enova nie wspiera pracy wieloodziałowej off-line
– poza modelem w którym z dokumenty handlowe są przesyłane do księgowości – ale taki sposób
pracy należałoby raczej nazwać modelem „Klient – Biuro rachunkowe” (ewentualnie „Sprzedaż –
Księgowość”).
Z kolei w modelu on-line można wyróżnić kilka podejść:

Serwer aplikacji i tzw. „cienki klient”. Ponieważ enova nie wspiera takiej architektury, nie
będziemy tego modelu szerzej omawiać.

Model z „grubym klientem” zainstalowanym w lokalizacji zdalnej i łączącym się z serwerem
bazy danych zainstalowanym centralnie. W takim przypadku połączenie aplikacji do serwera
jest wykonane poprzez Internet i wszystkie dane są przesyłane poprzez sieć. Takie podejście
wymaga dość specyficznego sposobu napisania aplikacji – tak, aby minimalizować ilość
danych przesyłanych przez sieć. Zazwyczaj w aplikacjach tego typu wszelkie listy są
minimalistyczne (zawierają niewielkie ilości danych) lub w ogóle rezygnuje się z przeglądania
list i wyboru danych z listy, na rzecz podawania przez użytkownika jakiego zapisu poszukuje
(numer dokumentu, NIP kontrahenta) i wyświetlaniu szczegółowych danych tylko dla
wskazanego zapisu. enova skonstruowana jest w taki sposób, aby użytkownikowi pozwolić na
wygodne „poruszanie się” pośród danych – a więc możliwość dowolnego definiowania
zawartości list, przeglądania list, filtrowania zapisów itp. Dlatego system enova przy takim
sposobie zainstalowania będzie działać niewydajnie (ze względu na konieczność przesyłania
dużych ilości danych poprzez sieć Internet).

Wykorzystanie usług terminalowych. W takim modelu zarówno serwer bazy danych jak
i serwer terminali zainstalowane są w jednej lokalizacji (zwykle w centrali), system enova
zainstalowany jest na serwerze terminali, a użytkownicy korzystają z enova łącząc się z sesją
3
zdalną na serwerze. Oczywiście w takim wypadku możliwe jest, że osoby pracujące
w lokalizacji, gdzie zainstalowane są serwery mogą korzystać z enova zainstalowanej na
lokalnych komputerach. Taki model pracy – z wykorzystaniem usług terminalowych – jest
jedynym zalecanym sposobem pracy enova w wielu lokalizacjach.
W tym punkcie omówiliśmy podstawowe aspekty techniczne związane z modelem pracy
wieloodziałowej. Osoby zainteresowane bardziej szczegółowymi informacjami o wykorzystaniu
serwerów terminali dla pracy enova zachęcam do zapoznania się z artykułami poświęconymi temu
tematowi, publikowanymi na naszych stronach w sekcji dla Partnerów.
2 Oddziały
W przypadku pracy wieloodziałowej, oczywistym jest konieczność zdefiniowania oddziałów
w systemie enova. Należy tu jednak zaznaczyć, że z punktu widzenia modułu handlowego
najważniejsze jest właściwe skonfigurowanie magazynów. Skonfigurowanie oddziałów ma znaczenie
związane głównie z właściwym zakwalifikowaniem dokumentów w księgowości (w ewidencji
dokumentów).
2.1 Definiowanie oddziałów
Aby uzyskać możliwość definiowania oddziałów, należy w opcjach programu zaznaczyć parametr
Obsługa firm wieloodziałowych. Parametr ten jest dostępny na zakładkach Handel/Ogólne oraz
Księgowość/Ogólne.
Po jego włączeniu w gałęzi Firma pojawia się zakładka Oddziały firmy, służąca do zdefiniowania
oddziałów.
Po włączeniu oddziałowości na liście oddziałów zawsze utworzony jest jeden oddział o nazwie
Centrala. Zapis ten ma zaznaczony status Centrala, tzn. jest oddziałem głównym. Oddział ten można
4
modyfikować, natomiast nie można go skasować ani wyłączyć mu statusu Centrala. Oddziały w wersji
złotej programu enova mają strukturę „płaską” (tzn. nie można stworzyć struktury oddziałów
podrzędnych i nadrzędnych) – jak wspomniano wcześniej jeden oddział jest wyróżniony jako oddział
główny.
Na formularzu oddziału znajduje się szereg zakładek – poniżej omówione zostaną te, które są istotne
z punktu widzenia pracy w module handlowym:

Ogólne – w tym miejscu definiujemy nazwę i symbol oddziału oraz jego adres. Symbol może
być wykorzystany do numeracji dokumentów w księgowości. Natomiast nazwa i adres są
istotne ze względu na drukowanie na fakturach. Jeżeli włączona jest wielooddziałowość
i magazyny są przypisane do oddziałów, wówczas na wydruku faktury pojawi się pod nazwą
firmy informacja o oddziale w którym wystawiono fakturę.

Ewidencje środków pieniężnych – zawiera listę kas i rachunków bankowych przypisanych do
oddziału. Przypisania ewidencji środków pieniężnych do oddziału dokonuje się na od strony
formularza EŚP (będzie to omówione w dalszej części).

Magazyny – zawiera listę magazynów przypisanych do oddziału. Przypisania magazynu do
oddziału dokonuje się na od strony formularza magazynu (będzie to omówione w dalszej
części).

Prawa danych – w tym miejscu można dokonać standardowego przypisania praw danych
operatorów do oddziału. Należy przy tym pamiętać, że z punktu widzenia prawa wystawiania
dokumentów handlowych i magazynowych podstawowe znaczenie ma prawo do magazynu
na którym powstaje dokument. Prawo operatora do oddziału jest niezbędne, aby dokument
trafił do ewidencji dokumentów we właściwym oddziale. Tak więc operator, który wystawia
dokumenty magazynowe na magazynie należącym do danego oddziału musi mieć przyznane
prawo zarówno do magazynu, jak i do oddziału. Natomiast operator, który wprowadza
wyłącznie dokumenty zamówień (które nie trafiają do ewidencji dokumentów i nie generują
płatności) musi mieć nadane prawo do magazynu, ale nie musi mieć prawa do oddziału.
3 Kasy i rachunki bankowe
W przypadku pracy w wielu oddziałach czy wielu lokalizacjach (np. sklepach) zazwyczaj każda
lokalizacja posiada swoją kasę (lub kilka kas). Jeśli chodzi o rachunki bankowe, to mamy do czynienia
z różnymi przypadkami – oddziały mogą prowadzić własne rachunki albo może istnieć jeden wspólny
rachunek bankowy dla całej firmy.
W ewidencji środków pieniężnych (Opcje\Ewidencja SP\Ewidencje) należy zdefiniować odpowiednią
liczbę kas i rachunków bankowych wg potrzeb danej organizacji. Jeżeli dana ewidencja powiązana
jest z konkretnym oddziałem, należy na formularzu kasy/rachunku wskazać oddział. Oczywiście
niezbędne jest przypisanie praw operatorów do poszczególnych ewidencji.
5
4 Magazyny
Przy pracy w wielu lokalizacjach w module handlowym jednym z najważniejszych aspektów jest
skonfigurowanie magazynów. Oczywiście wielomagazynowość nie musi być związana tylko
i wyłącznie z wieloodziałowością (firma nie posiadająca oddziałów również może mieć
wyodrębnionych wiele magazynów), ale – jak już wspomniano w rozdziale o definiowaniu oddziałów
– praca wieloodziałowa w module handlowym wymaga przede wszystkim odpowiedniego
zdefiniowania magazynów (z uwzględnieniem praw do magazynów).
Magazyny definiowane są na zakładce Opcje\Handel\Magazyny. Po zainstalowaniu programu zawsze
utworzony jest jeden magazyn Firma, ze statusem Standardowy. Istnieje oczywiście możliwość
modyfikacji (edycji) parametrów takiego magazynu, natomiast magazynu Firma nie można skasować
ani odznaczyć mu statusu Standardowy. Magazyn ten jest zwykle traktowany jako magazyn główny.
Definiując kolejne magazyny w firmie wielooddziałowej, należy pamiętać, że:

Na formularzu magazynu określamy jego przynależność do oddziału. Do jednego oddziału
może być przypisanych wiele magazynów, ale jeden magazyn nie może przynależeć do wielu
oddziałów.

Magazyn może nie mieć przypisania do oddziału, ale wówczas dokumenty handlowe
i magazynowe powstające na takim magazynie będą trafiać do ewidencji dokumentów bez
ustawionego oddziału.

Prawa do tworzenia dokumentów w danym magazynie wynikają z praw do magazynu.
Natomiast prawa do oddziału, do którego należy magazyn, są niezbędne przy zatwierdzaniu
dokumentów trafiających do ewidencji dokumentów. Prawa do magazynów nie są w żaden
sposób „dziedziczone” z praw do oddziałów (tzn. z posiadania bądź nie posiadania prawa do
oddziału nie wynikają prawa do magazynów) – czyli prawa do oddziałów i magazynów należy
określić operatorowi niezależnie.
Zdarza się, że w danym oddziale lub sklepie dostępna jest jedynie część asortymentu firmy (dany
sklep ma w ofercie tylko jeden rodzaj asortymentu – czy mówiąc inaczej jedną grupę towarów). Do
ograniczania listy towarów dostępnych w danym magazynie służy pole Filtr towaru – zostanie ono
szczegółowo omówione w rozdziale Ograniczanie list słownikowych.
4.1 Widoczność danych z innych magazynów
Przy definiowaniu praw do magazynów mamy możliwość ustawienia dla operatora 3 poziomów:

Pełne prawo – ta opcja jest dość oczywista. Operator może widzieć stany w magazynie
i wystawiać dokumenty operujące na tym magazynie (oczywiście tylko te, do których ma
prawo ustawione na definicji dokumentu).

Tylko odczyt – działanie tej opcji jest uzależnione od ustawienia na roli prawa
Handel\Dokument handlowy\Simple\Widoczne dokumenty:
o Jeżeli prawo Widoczne dokumenty ma status Pozwolenie wówczas operator ma na
takim magazynie dostęp do informacji o stanach magazynowych oraz dostęp do
6
podglądu dokumentów operujących na tym magazynie (nie może dodawać ani
modyfikować dokumentów).
o Jeżeli prawo Widoczne dokumenty ma status Zakaz wówczas operator ma na takim
magazynie dostęp do informacji o stanach magazynowych, ale nie widzi żadnych
dokumentów dotyczących tego magazynu. Jest to ustawienie stosowane wówczas,
gdy operator nie powinien widzieć dokumentów wystawionych w innych
magazynach, ale chcemy, żeby mógł sprawdzić dostępność towaru (np. w innym
sklepie).

Zakaz dostępu – ta opcja powoduje całkowity zakaz dostępu do danych w magazynie (dostęp
do stanów magazynowych i do dokumentów). Istnieje jednakże wyjątek od tej reguły,
dotyczący dokumentów MM. Jeżeli operator wystawia dokument MM pomiędzy
Magazynem 1 (do którego musi posiadać prawo – bo wydaje z niego towar) a Magazynem 2
(do którego nie powinien mieć dostępu – bo jest to magazyn, za który odpowiedzialność
ponosi inna osoba), wówczas na definicji dokumentu MMP należy zaznaczyć parametr
Pozostałe\Pozwól na nieuprawniony magazyn. W takim wypadku operator będzie mógł
wystawić MM z Magazynu 1 (do którego ma prawa) do Magazynu 2 (do którego nie ma praw)
7
– przy czym dokument MMP w Magazynie 2 będzie miał status Bufor (musi go zatwierdzić
inny operator – taki, który posiada pełne prawa w Magazynie 2).
5 Ograniczanie list słownikowych
5.1 Asortyment towarów
Bardzo częstą sytuacją w firmach wielooddziałowych jest sprzedaż w danym oddziale (lub po prostu
w sklepie) ograniczonego asortymentu. Odwołując się do asortymentu sportowego – jak w bazie
demo enova – firma zajmuje się handlem szeroko rozumianym sprzętem sportowym, ale jeden ze
sklepów ma w ofercie wyłącznie odzież sportową.
W takim przypadku pożądane jest, aby w danym oddziale czy sklepie widoczne były wyłącznie towary
z określonej grupy (lub kilku wybranych grup) – przede wszystkim po to, aby uniknąć pomyłek, ale
również po to, aby ograniczyć pracownikom danego sklepu dostęp do informacji o asortymencie
w innych oddziałach bądź sklepach.
Oczywiście takie powiązanie asortymentu z jednostką organizacyjną w firmie ma sens nie tylko
w przypadku firm wieloodziałowych. Przykładowo w firmie produkcyjnej pożądane będzie, żeby na
magazynie surowców nie było dostępu do kartotek produktów gotowych – i na odwrót – na
magazynie wyrobów gotowych nie wyświetlać kartotek surowców.
W enova takie ograniczenie asortymentu jest realizowane poprzez filtr towaru na magazynie.
Przypisanie asortymentu odbywa się więc nie do oddziału, ale do konkretnego magazynu. Jeżeli dany
8
oddział posiada kilka magazynów, na których powinien być dostępny ten sam asortyment, wszystkie
magazyny w tym oddziale powinny mieć skonfigurowany odpowiednio filtr towarów.
Aby zawęzić asortyment dostępny w danym magazynie, należy na formularzu tego magazynu wpisać
odpowiednie wyrażenie w polu Filtr towaru. Najczęściej do filtrowania wykorzystuje się podział
towarów na grupy (cechy grupujące). Przykładowo, mając cechę grupującą Asortyment
o następującej strukturze wartości:
Aby dla danego magazynu przypisać wyłącznie sprzęt narciarski (a więc towary z grupy Sprzęt
narciarski i z wszystkich podgrup), należy w polu filtr towaru wprowadzić wyrażenie:
[Features.Asortyment] Like '\Zimowy\Sprzęt narciarski\%'
9
Najprostszą metodą stworzenia poprawnego wyrażenia filtrującego, jest skorzystanie z mechanizmu
do tworzenia filtrów w Organizatorze listy, a następnie skopiowanie utworzonego w ten sposób
wyrażenia:
5.2 Lista kontrahentów
Rzadko zdarza się, że w przypadku firm wielooddziałowych występuje przyporządkowanie
kontrahenta (klienta) do danego oddziału. Jeżeli klient dokonał zakupu w jednym oddziale i zostały
zapisane jego dane, to zwykle chcemy, aby ten sam klient kupując w innym oddziale czy sklepie nie
musiał ponownie podawać swoich danych w celu założenia odrębnej kartoteki.
Jeżeli jednak taka funkcjonalność jest potrzebna klientowi, należy na kartotekach kontrahentów
wypełniać pole Oddział. W takim wypadku operator nie będzie miał dostępu do kartotek
kontrahentów, którzy należą do oddziałów do których operator ma ustalony zakaz. Inaczej mówiąc –
operator będzie widział tych kontrahentów, którzy nie mają przypisanego żadnego oddziału, lub
którzy są przypisania do oddziałów do których operator ma dostęp.
Natomiast w przypadku firm prowadzących sprzedaż poprzez przedstawicieli handlowych, często
występuje ścisłe przyporządkowanie klientów do handlowca. Jeżeli dodatkowo chcemy, aby
poszczególni przedstawiciele handlowi nie mieli dostępu do informacji o klientach obsługiwanych
przez innego handlowca, możemy do tego celu wykorzystać filtr kontrahentów na kartotece
operatora (zakładka Filtrowanie). Zasada tworzenia filtra kontrahentów jest analogiczna, jak
w przypadku filtra towarów na kartotece magazynu.
Do przypisywania klientów do poszczególnych przedstawicieli handlowych można również
wykorzystać mechanizm tzw. opiekunów. Na kartotece kontrahenta, w zakładce CRM/Opiekunowie
można zdefiniować operatora, do którego dany kontrahent jest przypisany. Zakładka ta zawiera listę
operatorów (opiekunów), ale należy pamiętać, że w danym czasie tylko jeden operator jest
opiekunem głównym. Oprócz opiekuna głównego można zdefiniować również zastępcę – a więc
osobę, która np. podczas nieobecności głównego opiekuna będzie realizować zadania związane z tym
klientem. Dodatkowo na zakładce zapisana jest historia zmian opiekuna.
10
Żeby mechanizm opiekunów zadziałał w pełni, należy dodatkowo ustalić prawa na roli w gałęzi
CRM/Opiekun kontrahenta/Simple. Prawa te ograniczają dostęp do danych kontrahentów, dla
których aktualnie zalogowany operator nie jest opiekunem. Przykładowo – włączenie praw jak na
załączonym zrzucie ekranowym oznacza, że operator będzie widział kartoteki kontrahentów
przypisanych do innych operatorów, ale nie będzie ich mógł modyfikować, oraz nie będzie miał
dostępu do dokumentów tych kontrahentów.
6 Ustawienia operatora
Prawa dostępu operatorów do poszczególnych obiektów w programie („obiektów” rozumianych jako
oddział, magazyn, kasa, rachunek bankowy itp.) dostępne są z reguły od dwóch stron – od strony
11
obiektu do którego ustalamy prawa (np. formatka magazynu, zakładka Prawa danych), oraz od strony
formatki operatora.
Prawa z punktu widzenia poszczególnych obiektów (szczególnie magazynu) zostały omówione
w punktach poświęconych tym obiektom, natomiast w tym punkcie zajmiemy się krótkim
podsumowaniem praw operatora, oraz innymi ustawieniami na formularzu operatora, na które
należy zwrócić uwagę podczas konfigurowania pracy w firmie wielooddziałowej.
Zakładka Ewidencja dokumentów – zawiera domyślny oddział firmy dla ewidencji dokumentów.
Z punktu widzenia wystawiania dokumentów handlowych czy magazynowych to ustawienie nie ma
istotnego znaczenia – w tym wypadku oddział, do którego trafia dokument w ewidencji wynika
z powiązania magazynu z oddziałem.
Zakładka Ewidencje ŚP – zawiera domyślną kasę i domyślny rachunek bankowy dla operatora.
W przypadku posiadania przez firmę wielu rachunków bankowych lub wielu kas (co jest oczywiste
w firmie wielooddziałowej), w tym miejscu wskazujemy kasę w której operator będzie domyślnie
tworzył dokumenty KP i KW, oraz rachunek bankowy do którego będą domyślnie trafiały operacje
niegotówkowe. Domyślny rachunek bankowy ma również wpływ na drukowanie numeru rachunku
na fakturach – jeżeli więc w każdym oddziale powinien na fakturach pojawiać się inny numer
rachunku do wpłat, należy pamiętać o tym ustawieniu. Oczywiście operator powinien posiadać prawa
do kasy i rachunku, które są dla niego ustawione jako domyślne.
Zakładka Filtrowanie – pozwala na wprowadzenie filtra dla listy kontrahentów, omówionego
w poprzednim punkcie.
Zakładka Handel – na tej zakładce ustawiamy m.in. domyślny magazyn, który będzie podpowiadany
podczas przeglądania list dokumentów czy stanów magazynowych. Oczywiście operator powinien
posiadać prawa do magazynu, który jest ustawiony jako domyślny.
Okno Uprawnienia, na zakładce Prawa obiektowe zawiera listę wszystkich obiektów (oddziałów,
magazynów, kas itp.) wraz z ustawieniem praw operatora do tych obiektów. Tak więc prawo
operatora do magazynu może być ustawione zarówno z poziomu formatki magazynu na zakładce
Prawa dostępu, jak i na okienku Uprawnienia na zakładce Prawa obiektowe. Z poziomu formatki
magazynu możemy sprawdzić, którzy operatorzy mają prawa do danego magazynu, a z formatki
Uprawnienia widać uprawnienia danego operatora do wszystkich obiektów w bazie danych.
7 Podsumowanie
W artykule omówiono podstawowe aspekty dotyczące konfiguracji modułu enova Handel do pracy
wielooddziałowej, związane z infrastrukturą oraz konfiguracją oddziałów, magazynów i praw
dostępu. W kolejnym artykule zostaną omówione pozostałe elementy – przede wszystkim
wykorzystanie praw do cen, które jest nową funkcjonalnością w wersji enova 8.0.
12