Moduł bs4-mail - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.
Transkrypt
Moduł bs4-mail - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.
Moduł bs4-mail CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę Spis treści Wstęp....................................................................................................................................................3 Podstawowe zasady pracy z modułem: ...............................................................................................3 Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku.............................................................................................4 Inne, standardowe funkcjonalności:.....................................................................................................7 Powiązania z innymi modułami:..........................................................................................................8 Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty:.................................................................8 bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 2 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę Wstęp Moduł bs4 mail pozwala czytać i obrabiać e-maile bezpośrednio w programie CRM. Umożliwia automatycznią archiwizowizację w systemie bs4-CRM e-maili przychodzących i wychodzących, przyporządkowywanych do poszczególnych kartotek kontrahentów. Jego wykorzystanie oznacza szybszą pracę i bardziej niezawodną obsługę Klienta. Podstawowe zasady pracy z modułem: ➢ E-maile przegląda się poprzez stronę internetową będącą częścią programu bs4-intranet. ➢ Program odbiera e-maile z dowolnej ilości kont poprzez protokół POP3 lub IMAP, współpracując z niemal wszystkimi providerami internetowymi (ISP). Grafika nr 1 – widok oknaodbioru poczty z możliwośćią zarejestrowania wcześniej zdefiniowanego zdarzenia ➢ E-maile wysyła się z kartotek kontrahentów. ➢ Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 3 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku ➢ System sprawdza czy są wiadomości i pobiera je na serwer firmowy od providera internetowego. Na podstawie reguł ustala adresata (pracownika). ➢ Pracownik widzi nowe wiadomości na stronie odbioru poczty (informacja wyświetla się również w oknie głównym bs4-intranet). Grafika nr 2 – zestawienie wiadomości e-mail powiązanych z kontrahentem, z poziomu jego kartoteki ➢ System próbuje rozpoznać nadawcę maila porównując jego adres e-mail z bazą adresów w bs4-CRM i powiązać wiadomość z kartoteką kontrahenta. ➢ Jeśli jest to pierwsza wiadomość od danego klienta a w bazie CRM nie było wprowadzonego jego adresu e-mail, pracownik musi ręcznie wskazać nadawcę e-maila w bazie CRM lub go dodać wpisując nazwę firmy. ➢ Pracownik musi dla każdej otrzymanej wiadomości potwierdzić przeczytanie kliknięciem, odpowiedzieć na nią lub skasować ją. Dopóki nie wykona żadnej z tych operacji wiadomość pozostaje w folderze wiadomości otrzymanych. ➢ Otrzymany e-mail można rejestrować jako jedno z predefiniowanych zdarzeń (np. nowe zapytanie ofertowe, reklamacja itp.). Zarejestrowane zdarzenia mogą powodować skutki przewidziane w bs4-intranet (procedury, powiadomienia, rozliczenia itp.). bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 4 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę ➢ W momencie kliknięcia „Przeczytano” lub „Odpowiedz” system rejestruje zdarzenie w historii kontrahenta z treścią wiadomości. ➢ Po zarejestrowaniu zdarzenia użytkownik może kliknąć na linki prowadzące do kartoteki firmy z którą był powiązany e-mail, strony edycji zlecenia, transakcji itp. Pozwala to szybko uzupełnić szczegóły lub nadać dalszy bieg sprawie. ➢ Sysytem umożliwia otwieranie zleceń i transakcji na podstawie e-maila lub powiązywanie z istniejącym zleceniem / transakcją. ➢ Korzystając z szblonów odpowiedzi możemy w szybki sposób odpowiedzieć klientam na e-maile ➢ Przekazując otrzymaną wiadomość innym pracownikom mamy możliwość dopisywania komentarzy, z zachowaniem oryginalnego nadawcy i oryginalnej treści. Grafika nr 3 – redagowanie e-maila z użyciem szablonu, z poziomu edycji transakcji bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 5 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę Konfiguracja. ➢ W specjalnym konfiguratorze należy zdefiniować konta e-mail z których program ma czytać wiadomości. Definiowane są reguły przetwarzania wiadomości – do kogo je przekazywać, jakie zdarzenie rejestrować. Grafika nr 4 – okno konfiguracyjne konta e-mail użytkownika ➢ Reguły automatycznego przekazywania e-maila do odpowiedniego pracownika, opiekuna handlowego klienta lub osoby wylosowanej z grupy pracowników, zależnie od treści wiadomości. bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 6 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę ➢ Opcja definiowania autoresponderów, które w określonych okolicznościach (np. dniach nieobecności pracownika) wysyłają klientowi automatyczną odpowiedź zanim jeszcze ktokolwiek przeczyta wiadomość. Grafika nr 5 – okno ustawień reguł dla konta Inne, standardowe funkcjonalności: ➢ Odpowiadając na e-mail klienta system może w treści redagowanej wiadomości umieszczać oryginalną treść lub temat. ➢ Odpowiadając można wybrać spod jakiego adresu e-mail wysyłamy – własnego czy adresu na który oryginalny e-mail klienta był wysłany (jeśli różne). ➢ Skasowane e-mail są definitywnie usuwane z systemu poprzez automatyczny proces sprzątający. bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 7 CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę Powiązania z innymi modułami: ➢ Zlecenia – otwieranie nowych zleceń z poziomu strony odbioru poczty lub powiązywanie z istniejącymi zleceniami. ➢ Produkty – powiązywanie e-maila z produktem. ➢ Procedury – rejestrowane zdarzenie z e-mailem może startować procedurę. ➢ Baza Wiedzy – przy odpowiadaniu na e-mail moża wstawić FAQ z modułu Baza wiedzy. Treść redagowanego e-maila można dodać do FAQ. Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty: ➢ Kontrola. Moduł informuje, które e-maile pozostały bez reakcji. ➢ Wsparcie zarządzania dla kierowników. Uprawnione osoby w firmie mogą czytać pocztę innych osób, przekazywać e-maile pomiędzy osobami w firmie. Grafika nr 6 – okno skrzynki e-mailowej z możliwością podglądu poczty pracowników ➢ Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji. ➢ Wygoda. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań. ➢ Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej ukraść lub wynieść z firmy np. na notebooku pracownika. bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000 8