Program certyfikacji PN-N-/OHSAS 18001

Transkrypt

Program certyfikacji systemów zarządzania BHP
według oceny zgodności z PN-N-18001:2004 lub OHSAS 18001:2007
w DEKRA Certification Sp. z o.o.
Spis treści:
1. Informacje ogólne ................................................................................................. 2
2. Podstawy prawne i normatywne certyfikacji ...................................................... 2
3. Definicje i skróty ................................................................................................... 2
3.1 Definicje ........................................................................................................... 2
3.2 Skróty ............................................................................................................... 2
4. Odpowiedzialności ............................................................................................... 3
5. Opis procesów udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofania
certyfikacji systemów zarządzania BHP ................................................................. 3
5.1 Udzielanie certyfikacji ..................................................................................... 3
5.1.1 Zgłoszenie do certyfikacji ........................................................................ 3
5.1.2 Certyfikacja ............................................................................................... 4
5.2 Rozszerzanie lub ograniczanie certyfikacji .................................................. 6
5.3 Zawieszanie certyfikacji ................................................................................. 6
5.4 Cofanie certyfikacji ......................................................................................... 7
5.5 Odwołania ........................................................................................................ 7
7. Dokumentacja związana....................................................................................... 7
V-090-x03pl Program certyfikacji BHP
Rev. 05/01/17
Strona 1 z 7
DEKRA Certification Sp. z o.o., Plac Solny 20, 50-063 Wrocław, Telefon: 71/780 47 77, Fax: 71/780 47 79, www.dekra-certification.com.pl/
1. Informacje ogólne
Niniejszy Program certyfikacji systemów zarządzania BHP opisuje sposób postępowania i zakres
odpowiedzialności w zakresie przygotowywania i przeprowadzania certyfikacji według wymagań
normy PN-N-18001:2004 lub OHSAS 18001:2007.
Program certyfikacji systemów zarządzania BHP opiera się na zasadach systemu zarządzania
wspólnych z zasadami systemów zarządzania jakością, określonych w normach serii ISO 9000, oraz
w normach systemu zarządzania środowiskowego określonych w normach serii ISO 14000.
System zarządzania BHP może być certyfikowany w organizacji z uwzględnieniem istniejących
elementów innych systemów zarządzania organizacją, np. systemu zarządzania jakością lub systemu
zarządzania środowiskowego jako zintegrowany system zarządzania.
2. Podstawy prawne i normatywne certyfikacji
PN EN ISO/IEC 17021-1:2015
PN -N-18001:2004
OHSAS 18001:2007
DACS -01
Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących
auditowanie i certyfikację systemów zarządzania.
Systemy Zaradzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy. Wymagania
Occupational health and safety management systems – Guidelines for
the implementation of OHSAS 18001:2007
Akredytacja jednostek certyfikujących systemy zarządzania.
Wymagania szczegółowe.
3. Definicje i skróty
3.1 Definicje
System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy – …część ogólnego systemu zarządzania
organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności, zasady
postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania,
1
przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy…
Audit systemu bezpieczeństwa i higieny pracy - …systematyczne i niezależne badanie, mające na
celu określenie czy działania podejmowane w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem i
higiena pracy oraz osiągnięte rezultaty odpowiadają planowanym ustaleniom i czy te ustalenia zostały
skutecznie wdrożone oraz czy są odpowiednie do realizacji polityki BHP, a także do osiągnięcia celów
1
organizacji w tym zakresie…
3.2 Skróty
ZZ
ZP
KBHP
MSR
PH
certyfikacja 18001
Zespół ds. Zarządzania i Certyfikacji
Zespół ds. Planowania i Nadzorowania
Koordynator BHP
Pełnomocnik ds. Zarządzania
Menedżer regionu, Przedstawiciel Regionalny,
Przedstawiciel Handlowy
Odnosi się do PN-N-18001:2004 lub do
OHSAS:18001:2007 – umowa z klientem określa
dokument, który stanowi kryterium oceny
podczas procesu certyfikacji
Rev. 05/01/17
Strona 2 z 7
4. Odpowiedzialności
Personel stały jednostki (w tym również auditorzy etatowi) pracuje w oparciu o umowy o pracę.
Auditorzy, eksperci techniczni powołani jako personel zewnętrzny jednostki wykonują swoje obowiązki
w ramach umowy pomiędzy DEKRA Certification a auditorem / ekspertem D-060-09pl Warunki
realizacji auditów.
Powołanie auditorów / ekspertów odbywa się w oparciu o procedurę powołania: V-060-x01pl
Powołanie i ocena auditorów i ekspertów. Każdy auditor w powołaniu posiada wyznaczone obszary
(kody EA), w których samodzielnie może realizować audit, jeżeli posiada status Auditora Wiodącego.
Zakres obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności reguluje procedura V-010-x03pl Opis
stanowisk pracy.
5. Opis procesów udzielania, utrzymywania, rozszerzania, zawieszania i cofania
certyfikacji systemów zarządzania BHP
5.1 Udzielanie certyfikacji
Certyfikacja systemu zarządzania BHP prowadzona w DEKRA Certification Sp. z o.o. jest w równym
stopniu dostępna dla wszystkich organizacji, zgodnie z określonym systemem oceny zgodności.
Organizacja zainteresowana uzyskaniem certyfikatu w DEKRA Certification Sp. z o.o. powinna
skontaktować się z naszą jednostką m.in. korzystając z danych adresowych zawartych na naszej
stronie internetowej. Pracownicy DEKRA Certification Sp. z o.o. udzielają informacji na temat
wymagań dotyczących procesu certyfikacji i o dokumentach stosowanych w procesie.
5.1.1 Zgłoszenie do certyfikacji
W odpowiedzi na zapytanie bądź ogłoszenie o przetargu publicznym dotyczącym procesu certyfikacji,
DEKRA Certification przesyła do zainteresowanej organizacji dokument C-039-x01pl_dane o kliencie
18001. Wypełniony formularz i podpisany przez upoważnioną osobę po złożeniu do DEKRA
Certification stanowi wniosek organizacji o przeprowadzenie certyfikacji.
Wnioski o certyfikację, wraz z dokumentami wyszczególnionymi we wniosku, przyjmowane są przez
biuro jednostki jak również przez właściwych Przedstawicieli Regionalnych, którzy potwierdzają
wpłynięcie wniosku do bazy i przekazują go biura jednostki (do Zespołu Planowania).
Kompletny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami składany jest Koordynatorowi ds. BHP do
oceny.
5.1.1.1 Przegląd wniosku
Koordynator ds. BHP dokonuje analizy i przeglądu otrzymanych dokumentów pod względem
informacji zawartych we wniosku od klienta i możliwości realizacji procesu certyfikacji 18001.
Koordynator BHP ocenia oraz decyduje czy w odniesieniu do posiadanych zasobów, certyfikacja ta
może zostać przeprowadzona.
Jeżeli tak, wniosek jest rejestrowany a dokumentacja jest
przekazywana do komórki ZP. W przypadku, gdy z powodów formalnych (np. brak akredytacji na daną
branżę) wniosek nie może zostać przyjęty, wnioskodawca jest o tym pisemnie zawiadamiany.
Rev. 05/01/17
Strona 3 z 7
5.1.1.2 Rejestracja wniosku
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o certyfikację przez Koordynatora ds. BHP, właściwy
Przedstawiciel Regionalny jednostki rejestruje wniosek w bazie, przygotowuje na przeprowadzenie
procesu certyfikacji i przekazuje ją organizacji wnioskującej.
Wniosek o certyfikację jest rejestrowany z datą wpływu. W przypadku braku formularza C-039x01pl_dane o kliencie 18001 – wyznaczony zostaje termin jego uzupełnienia. Jeżeli w wyznaczonym
terminie dokumentacja nie zostanie uzupełniona proces certyfikacji zostanie przerwany.
Zainteresowana organizacja zostanie o tym pisemnie powiadomiona.
Koszty postępowania certyfikacyjnego ustalane są w oparciu o A-099-x04pl kalkulacja 18001_pl i
przedstawione w przygotowanej ofercie do wiadomości organizacji wnioskującej.
5.1.1.3 Zawarcie umowy
Każda certyfikacja wykonywana jest na podstawie umowy zawartej z klientem. Przez umowę
rozumiemy zaakceptowane i podpisane zlecenie na certyfikację i nadzór dostarczone do DEKRA
Certification Sp. z o.o. przez zainteresowaną organizację w dowolny sposób (fax, poczta, skan).
Dokument „zlecenie na certyfikację” jest każdorazowo dołączony do oferty. Umowa na certyfikację
może być również pobrana ze SIWZ.
Nie dokonujemy certyfikacji na podstawie umów zawartych ustnie.
Zlecenie stanowi część oferty złożonej organizacji, która o taką ofertę wystąpiła. Załącznikiem oferty
zawsze są Ogólne Warunki Handlowe, Ogólne Warunki Certyfikacyjne. Są to dokumenty, w których
DEKRA Certification Sp. z o.o. określa wszystkie wymagania dotyczące certyfikacji. Akceptacja
zlecenia przez wnioskodawcę rozumiana jest również jako akceptacja Ogólnych Warunków
Handlowych/Ogólnych Warunków Certyfikacyjnych.
Umowy ze strony DEKRA Certification Sp. z o.o. mogą podpisywać:
Roman Zadrożny
- Prezes Zarządu
oraz upoważnione na podstawie właściwych pełnomocnictw wydanych przez Zarząd Spółki osoby.
5.1.2 Certyfikacja
5.1.2.1 Informacje ogólne
Zlecenie przeprowadzenia certyfikacji systemu musi być złożone do DEKRA Certification Sp. z o.o. przez
organizacje wnioskującą najpóźniej na 4 tygodnie przed planowanym terminem auditu. Proces certyfikacyjny
zostanie przeprowadzony na miejscu u Wnioskodawcy w dwóch fazach (etapach) przez wyznaczony zespół
auditowy.
Auditorzy realizują proces auditowania wyłącznie na podstawie zlecenia auditu otrzymanego z działu ZP w
oparciu o procedurę V-090-x60pl Realizacja auditów.
Dokumentację auditową odpowiednią dla każdego rodzaju auditu oraz dla każdego rodzaju standardu
auditorzy mają do dyspozycji na platformie internetowej po zalogowaniu na swoje konto.
1 Faza auditu (1 etap)
Celem pierwszej fazy auditu jest ocena dokumentacji systemu zarządzania BHP, określenie gotowości
do drugiego etapu auditu, zebranie niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu
zarządzania, uzgodnienie z klientem szczegółów drugiego etapu.
Zespół auditorów dokonuje przeglądu dokumentacji systemu zarządzania BHP. Przegląd obejmuje
ocenę zgodności systemu z kryteriami auditu (np. PN-N-18001, wymagania prawne). Zapisy z
przeglądu dokumentacji prowadzone są na F-092-x50_pl_raport z przeglądu dokumentacji. Gdy
przedstawiona dokumentacja spełnia wymagania, personel organizacji jest kompetentny w zakresie
Rev. 05/01/17
Strona 4 z 7
systemu zarządzania BHP oraz w trakcie auditu, auditor stwierdza zgodność danych zawartych w
zleceniu z obserwacjami z auditu, wówczas podejmuje decyzję o przystąpieniu do certyfikacji
Obserwacje z auditu, które w drugiej fazie auditu mogą prowadzić do niezgodności, dokumentowane
są w analizie gotowości organizacji do certyfikacji F-099-81_pl_18001_Analiza gotowości.
Auditor Wiodący przekazuje raport z przeglądu dokumentacji oraz analizę gotowości do zespołu ZP,
który przesyła je następnie do organizacji.
2 Faza auditu (2 etap)
Celem drugiej fazy auditu jest ocena spełnienia wymagań systemu zarządzania BHP w organizacji
klienta, a także ocena usunięcia niezgodności z pierwszej fazy auditu, o ile nie zostały one jeszcze
zamknięte.
Audit nadzoru
Audity nadzoru powinny być przeprowadzane w pierwszym i drugim roku po podjęciu decyzji o
certyfikacji. Data pierwszego auditu nadzoru po certyfikacji początkowej nie powinna być późniejsza
niż 12 miesięcy od daty podjęcia decyzji o certyfikacji.
Audity nadzoru powinny być przeprowadzane raz w roku kalendarzowym (z wyjątkiem lat w których
ma być przeprowadzona ponowna certyfikacja/re certyfikacja). Audit nadzorujący ma na celu
weryfikację skuteczności systemu zarządzania w organizacji klienta.
Działania korygujące w stosunku do małych niezgodności z poprzedniego auditu podlegają weryfikacji
i udokumentowaniu na kartach niezgodności.
Wytyczne wyszczególnione na liście kontrolnej do auditów nadzorujących podlegają auditowaniu
podczas każdego auditu nadzorującego.
Audit recertyfikujący
Audit recertyfikujący ma na celu weryfikację skuteczności systemu zarządzania w organizacji klienta.
Działania korygujące w stosunku do małych niezgodności z poprzedniego auditu podlegają weryfikacji
i udokumentowaniu na kartach niezgodności.
W wyjątkowych sytuacjach może być konieczne przeprowadzenie pierwszej fazy audity np. w
przypadku znacznych zmian w systemie zarządzania BHP organizacji albo zmiany w ustawodawstwie.
Audit dodatkowy
W przypadku auditu dodatkowego weryfikacji podlega usunięcie niezgodności lub w organizacji
klienta. Auditor otrzymuje oddzielne zlecenie od DC na przeprowadzenie auditu dodatkowego.
Procedura specjalna
W przypadku organizacji złożonych, np. wieloodziałowych zastosowanie ma procedura macierzowa
lub kompleksowa, która zawarta jest w V-090-x60pl Realizacja auditów
Audity zintegrowane
DEKRA Certification Sp. z o.o. prowadzi zintegrowaną certyfikację PN-N-18001 np. z ISO 9001:2008
na wniosek klienta. Certyfikacja zintegrowana jest dwufazowa. Proces certyfikacji zintegrowanej jest
analogiczny do certyfikacji systemu zarządzania BHP.
Rev. 05/01/17
Strona 5 z 7
5.1.2.2 Weryfikacja dokumentacji auditowej
Kompletna dokumentacja auditowa przedstawiana jest Komitetowi Certyfikacyjnemu celem oceny
kompletności oraz poprawności zapisów zawartych w dokumentacji.
5.1.2.3 Decyzja certyfikacyjna
Komitet Certyfikacyjny wydaje decyzję o: certyfikacji, utrzymaniu, rozszerzaniu, wznowieniu,
zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu. Wszelkie uwagi Komitetu wpisywane są na decyzji: F-090-x03pl
Decyzja Komitetu Certyfikacyjnego PCA.
Niekompletna dokumentacja bądź dokumentacja z wadami zwracana jest Auditorowi Wiodącemu do
uzupełnienia braków bądź do usunięcia wad.
Klientowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji, zgodnie z V-013-x01pl Odwołania i skargi –
postępowanie.
Decyzja - pismo przewodnie do klienta określa również wymagane terminy dla auditów nadzoru, w
przypadku pozytywnej decyzji Komitetu Certyfikacyjnego.
5.1.2.4 Certyfikat
Certyfikaty wydawane przez DEKRA Certification są rejestrowane w odpowiednim rejestrze, który jest
nadzorowany przez zespół ZZ. W rejestrze DEKRA Certification Sp. z .o.o. jednoznacznie
zidentyfikowane są wszystkie wydane, cofnięte i zawieszone certyfikaty.
Osobą która podpisuje certyfikaty oraz pismo przewodnie dla klienta jest Prezes Zarządu lub inny
upoważniony przez Zarząd przedstawiciel DEKRA Certification Sp. z o.o.
5.2 Rozszerzanie lub ograniczanie certyfikacji
Ograniczanie certyfikacji następuje, gdy:
 wnioskuje o to organizacja, która posiada certyfikat DEKRA Certification;
Decyzję dotyczącą ograniczenia certyfikacji podejmuje Komitet Certyfikacyjny analogicznie do 5.1.2 w
oparciu o wniosek klienta.
5.3 Zawieszanie certyfikacji
W przypadku zawieszenia certyfikatu, certyfikat na zgodność z PN-N-18001 lub OHSAS 18001 jest
czasowo nieważny. Organizacja zmuszona jest zaprzestać powoływania się na certyfikację oraz
zaprzestać stosowania znaków DEKRA Certification. Powyższe wymagania przedstawione są każdej
organizacji w Ogólnych Warunkach Handlowych
Po upływie okresu zawieszenia, organizacja powinna poddać się auditowi z krótkim terminem
powiadamiania przeprowadzony przez wyznaczony zespół auditorów, mający na celu sprawdzenie,
czy przyczyny zawieszenia certyfikatu ustały i czy organizacja może ponownie używać certyfikatu . W
przypadku odmowy poddania się auditowi lub w przypadku, gdy przeprowadzony audit nie zakończy
się wynikiem pozytywnym DEKRA Certification ma prawo podjąć decyzję o odebraniu certyfikatu
(cofnięciu certyfikacji).
Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Komitet Certyfikacyjny.
Rev. 05/01/17
Strona 6 z 7
5.4 Cofanie certyfikacji
Cofnięcie certyfikatu następuje wtedy, gdy przestają być spełniane warunki, na których został on udzielony,
w szczególności:
- gdy nie odbył się audit nadzoru z przyczyn leżących po stronie klienta,
- gdy wynik auditu jest negatywny a stwierdzone niezgodności nie zostały usunięte;
- gdy Zleceniodawca nie poddał się auditowi dodatkowemu, który był wymagany lub gdy wynik tego
auditu jest negatywny;
- Zleceniodawca nie zastosuje się do poleceń lub spostrzeżeń o których mowa w Ogólnych Warunkach
Handlowych;
- organizacja używa certyfikatu niezgodnie z ogólnymi warunkami handlowymi;
- organizacja odmówiła poddania się lub uniemożliwiła DEKRA Certification przeprowadzenia auditu z
krótkim terminem powiadamiania;
- nie zostały spełnione wymagania finansowe wobec DEKRA Certification Sp. z o.o.
- wnioskodawca zgłasza rezygnację z certyfikatu
5.5 Odwołania
Każdy klient ma prawo odwołać się od decyzji podjętej przez DEKRA Certification
Sp. z o.o. Opis postępowania przy rozpatrywaniu odwołań dostępny jest publicznie na stronie
WWW.dekra-certification.pl. Przyjęcie każdego odwołania jest potwierdzane składającemu odwołanie.
Odwołanie powinno zostać rozpatrzone w okresie 30 dni od dnia gdy odwołanie wpłynęło a decyzja
komisji jest formalnie przekazana składającemu odwołanie.
O sposobie rozpatrzenia odwołania informuje się klienta na piśmie.
7. Dokumentacja związana
C-039-x01pl_dane o kliencie 18001
A-099-x04pl kalkulacja 18001_pl
D-031-x09pl_oferta na certyfikację systemu zarządzania BHP
V-090-x60pl Realizacja auditów
V-010-x03pl Opis stanowisk pracy
D-033-x01pl Ogólne Warunki Handlowe
D-030-x17pl Ogólne Warunki Certyfikacyjne
D-060-09pl Warunki realizacji auditów
V-013-x01pl Odwołania i skargi - postępowania
Rev. 05/01/17
Strona 7 z 7

Program certyfikacji PN-N-/OHSAS 18001

Transkrypt

Podobne dokumenty

CER T_pla_9_13 - CK Marine Agency

System zarządzania energią ISO 50001 Uznanie moŜliwości i

ISO 14001:2015 - DEKRA Certification