dockodeks postępowania - Advanced Accelerator Applications
download 
Reklamacja Transkrypt
kodeks postępowania - Advanced Accelerator Applications
KODEKS POSTĘPOWANIA Spis treści 1. Nasza spółka, jej działalność i środowisko............................................................................ 4 a. Relacje biznesowe z innymi........................................................................................................ 4 b. Bezpieczeństwo produktu i monitorowanie bezpieczeństwa produktu...................................... 4 c. Badania kliniczne........................................................................................................................ 5 d. Dobra praktyka działań promocyjnych....................................................................................... 5 e. Jakość informacji udostępnianych publicznie............................................................................ 6 f. Dokładność danych finansowych firmy........................................................................................ 6 g. Przechowywanie dokumentacji................................................................................................... 6 h. Kontakty ze społecznością lokalną............................................................................................. 6 i. Relacje z przedstawicielami służby zdrowia................................................................................ 7 j. Wspieranie finansowe celów politycznych i działalność polityczna............................................. 7 2. Przestrzeganie prawa............................................................................................................... 8 a. Przestrzeganie przepisów prawa i wewnętrznych zasad AAA........................................................ 8 b. Informacje poufne i ich wykorzystywanie...................................................................................... 8 c. Prawo antymonopolowe i zwalczania nieuczciwej konkurencji....................................................... 9 d. Łapówki i korupcja....................................................................................................................... 9 3. Ochrona uczciwości zawodowej naszych pracowników......................................................11 a. Higiena i bezpieczeństwo pracy.................................................................................................. 11 b. Różnorodność, równe szanse zatrudnienia i dyskryminacja........................................................ 11 c. Molestowanie i znęcanie się....................................................................................................... 11 d. Poufność danych osobowych.................................................................................................... 12 4. Uczciwość osobista................................................................................................................ 13 a. Szacunek dla innych.................................................................................................................. 13 b. Zapobieganie konfliktom interesu............................................................................................... 13 c. Zakaz konkurencji z AAA............................................................................................................ 14 d. Zaangażowanie polityczne......................................................................................................... 14 5. Ochrona majątku firmy........................................................................................................... 15 a. Ochrona i właściwe korzystanie z majątku firmy.......................................................................... 15 b. Ochrona informacji poufnych...................................................................................................... 16 c. Prawo własności intelektualnej................................................................................................... 16 6. Obowiązywanie i raportowanie niezgodności z Kodeksem Postępowania........................ 17 a. Wejście w życie.......................................................................................................................... 17 b. Odstąpienie i nowelizacje postanowień....................................................................................... 17 c. Zgłaszanie nieprzestrzegania Kodeksu Postępowania................................................................. 18 KODEKS POSTĘPOWANIA 2 Nienaganne postępowanie w działalności biznesowej jest ważne dla nas wszystkich Naszym celem w AAA jest wypełnienie tradycyjnej luki między wynikami badań naukowych a ich praktycznym zastosowaniem w poprawie jakości życia, ze szczególnym naciskiem na szybko rozwijające się badania w sektorze medycyny molekularnej. Naszą ambicją jest bycie liderem w rozwoju medycyny molekularnej/nuklearnej, tworzenie predykcyjnych, profilaktycznych, spersonalizowanych narzędzi i procedur radykalnie przeobrażających zarządzanie w służbie zdrowia, zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pacjentów. Pragniemy także zapewnić naszym udziałowcom ponadprzeciętne zyski z zainwestowanego kapitału, nagradzając tym samym finansowe zaangażowanie w naszą firmę. Jesteśmy przekonani, że sposób, w jaki realizujemy cele AAA, ma fundamentalne znaczenie. Nasi udziałowcy oczekują od nas właściwych działań i jesteśmy im to winni. Niniejszy Kodeks Postępowania wyraża nasze poglądy na temat tego, jak powinniśmy wszyscy prowadzić działalność w imieniu AAA. Jest niezbędnym źródłem informacji dla wszystkich pracowników i integralną częścią warunków zatrudnienia w AAA. Oczekujemy bezwzględnego przestrzegania Kodeksu. Naruszenie zasad w nim zawartych nie będzie tolerowane. Ważne jest, aby każdy członek personelu zapoznał się z Kodeksem Postępowania. W razie wątpliwości co do prawidłowego zachowania w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, prosimy zwrócić się o poradę do współpracowników lub przełożonych. Wyższa kadra kierownicza i Zarząd AAA formalnie zatwierdziły Kodeks Postępowania i wspierają wszelkie inicjatywy mające na celu zapewnienie wdrażania go, tak aby stał się częścią codziennego życia AAA. Claudio Costamagna Prezes AAA Spis treści Stefano Buono Dyrektor Wykonawczy AAA KODEKS POSTĘPOWANIA 3 1. Nasza spółka, jej działalność i środowisko a. Relacje biznesowe z innymi W AAA wszyscy ponosimy odpowiedzialność za zrozumienie istotnych aspektów prawnych i etycznych, które zasadniczo wpływają na naszą działalność i są odpowiedzialne za postępowanie zgodne z zasadami uczciwości zawodowej i osobistej. Uczciwość oznacza więcej niż przestrzeganie prawa. To jedna z podstawowych wartości AAA. Stanowi odzwierciedlenie tego, kim jesteśmy jako firma i jako jednostki. Uczciwe zachowanie pozwala nam zdobyć zaufanie i szacunek ludzi, z którymi mamy do czynienia. Na swoją reputację pracujemy codziennie. Jest ona indywidualnym wynikiem decyzji podejmowanych przez pracowników w małych i dużych sprawach. Podczas, gdy nasza branża i świat wokół nas stają się coraz bardziej złożone, podjęcie właściwej decyzji nie zawsze jest oczywiste ani proste. Dlatego też przedstawiamy Państwu niniejszy Kodeks Postępowania. Kodeks określa podstawowe zasady etyczne prowadzenia działalności, służąc jako przewodnik dla pracowników i innych osób działających w naszym imieniu. Jego celem jest pomóc każdemu z nas w podjęciu właściwej decyzji przy zetknięciu z kwestiami natury etycznej. Uczciwe, szczere i etycznie nienaganne prowadzenie działalności na rzecz AAA zapewni nam stały rozwój i powodzenie, pomoże nam zachować dobre imię, osiągnąć nasze cele strategiczne i założenia korporacyjne. b. Bezpieczeństwo produktu i monitorowanie bezpieczeństwa produktu Bezpieczeństwo pacjenta ma fundamentalne znaczenie dla zdrowia i dobra osób korzystających z naszych produktów i jest nieodzownym warunkiem sukcesu naszej firmy. Stosowanie każdego leku przynosi nie tylko korzyści, ale jest też związane z ryzykiem, nawet jeżeli nie każdy doświadcza skutków ubocznych. Ważne jest, aby identyfikować, oceniać i minimalizować zagrożenia dla bezpieczeństwa, tak aby upewnić się, że korzyści zażywania danego leku przeważają nad potencjalnym ryzykiem. Dążymy do zabezpieczenia interesów pacjenta przez szybkie wykrywanie potencjalnych zagrożeń związanych z korzystaniem z naszych produktów, efektywne komunikowanie się z organami nadzoru umożliwiające wykonanie oceny, podjęcie decyzji i odpowiednich działań. • Powołaliśmy do życia specjalne wewnętrzne zespoły nadzoru farmaceutycznego. Ich zadaniem jest monitorowanie, przegląd, ocena kwestii bezpieczeństwa i regularne informowanie o nich organów nadzoru. • Bezpieczeństwo produktu jest oceniane przed jego zatwierdzeniem, podczas badań klinicznych, a także po akceptacji, gdy produkt jest stosowany przez wielu pacjentów. • Członkowie personelu wszystkich jednostek spółki, w tym działu badań i rozwoju oraz sprzedaży, powinni zgłaszać wykryte przez siebie niepożądane zdarzenia. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 4 c. Badania kliniczne Celem badań klinicznych jest osiągnięcie poprawy zdrowia pacjentów. AAA, jako sponsor badań klinicznych, dąży do uzyskania wysokiej jakości danych na temat chorób i ich leczenia, jak również opracowania skutecznych i bezpiecznych terapii. Badania kliniczne muszą być prowadzone zgodnie z zasadami etycznymi opartymi na Deklaracji Helsińskiej Światowego Stowarzyszenia Lekarzy, a także z dobrą praktyką kliniczną oraz obowiązującymi wymogami regulacyjnymi. Przed przystąpieniem do badań należy porównać przewidywalne ryzyko i niedogodności z przewidywanymi korzyściami dla poszczególnych uczestników badań i ogółu pacjentów. Prawa, bezpieczeństwo i dobro uczestników badań są najważniejsze i muszą być traktowane, jako nadrzędne wobec interesu nauki i naszej spółki. Zgodnie z dobrymi praktykami i w celu zapewnienia transparentności badań klinicznych sponsorowanych przez AAA, wszystkie informacje dotyczące etapów od II do IV są systematycznie zamieszczane na publicznie dostępnej witrynie internetowej Rejestru Badań klinicznych pod adresem: www.clinicaltrials.gov i w bazie danych badań klinicznych EudraCT. Nasze badania kliniczne powinny: • Respektować prawo pacjenta do prywatności i informacji. • Wszyscy pacjenci (i/lub rodzice/opiekunowie) powinni być dokładnie informowani o obowiązkach, korzyściach i zagrożeniach uczestnictwa w badaniach przed rejestracją i powinni podpisać formularz świadomej zgody. • Każdy pacjent może się wycofać z badań z dowolnego powodu bez jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. • Odpowiednia kontrola bezpieczeństwa będzie sprawowana przez sponsora w trakcie badań. Opieka medyczna nad uczestnikami badań i decyzje medyczne podjęte w ich imieniu powinny zawsze należeć do obowiązków wykwalifikowanego lekarza. d. Dobra praktyka działań promocyjnych We wszystkich działaniach mających na celu promocję lub reklamę naszych produktów zobowiązani jesteśmy do: • Zastosowania najwyższych standardów etycznych do użytych materiałów i udostępnienia aktualnych, dokładnych, obiektywnych i niewprowadzających w błąd materiałów, a także dostatecznie szczegółowych, aby umożliwić właściwą ocenę jakości produktu i prawidłowe ich zastosowanie; • Zapewnienia, że cały materiał promocyjny i informacje produktowe oparte są na wynikach zweryfikowanych naukowo; • Spełnienia oczekiwań odnośnie transparentności stosunków między AAA a pracownikami służby zdrowia, grupami pacjentów, dostawcami i klientami. Dokładniej, w naszych stosunkach z przedstawicielami służby zdrowia będziemy postępować zgodnie z: • Obowiązującymi przepisami prawa w kraju przedstawicieli służby zdrowia i kraju, w którym odbywa się wydarzenie, konferencja, kongres, czy spotkanie naukowe; • Zasadami dystrybucji, śledzenia i rozpatrywania próśb o przesłanie próbki produktu leczniczych oraz zwrotów takich próbek; • Kodeksem Międzynarodowej Federacji Producentów i Stowarzyszeń Farmaceutycznych (IFPMA), • Kodeksem etycznym Stowarzyszenia Producentów i Dostawców Sprzętu do Obrazowania (AIPES) oraz regionalnymi i krajowymi kodeksami obowiązującymi w krajach, w których prowadzimy promocję naszych wyrobów dla służby zdrowia. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 5 e. Jakość informacji udostępnianych publicznie Ponosimy odpowiedzialność za zapewnienie inwestorom informacji, które dają prawidłowy obraz naszej firmy i działalności. Dlatego też każda nasza informacja przekazana instytucjom państwowym lub komunikat publiczny powinny być dokładne, kompletne, aktualne i zrozumiałe. Ten obowiązek dotyczy wszystkich pracowników, do których zadań należy przygotowanie, aktualizacja, podpisywanie i/lub zatwierdzanie takich raportów. Będziemy otwarcie podawać informacje na temat naszej działalności, chroniąc jednak firmowe informacje zastrzeżone i poufne. f.Dokładność danych finansowych firmy Decyzje podejmujemy w oparciu o informacje zapisywane na każdym szczeblu spółki. Niekompletne lub niedokładne informacje mogą prowadzić do błędnych decyzji i ich negatywnych konsekwencji. Na przykład: • Skutkiem nieprawidłowego zapisu przychodów i kosztów spółki jest niewłaściwe przedstawienie jej sytuacji finansowej i jako takie jest niezgodne z prawem. • Niekompletna lub niedokładna dokumentacja producenta może zagrozić dostawom produktu i naruszyć obowiązujące przepisy. Mamy obowiązek rejestrować wszystkie informacje uczciwie i zgodnie z prawdą. Dotyczy to m.in. wydatków, przychodów, wyników badań, danych nt. produkcji i jakości danych oraz pozostałych informacji firmowych. Wszystkie transakcje finansowe i płatności powinny być autoryzowane i rejestrowane. Oczekuje się ścisłego przestrzegania metod księgowania i współdziałania z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Pytania dotyczące właściwego księgowania transakcji finansowych można kierować do swojego kontrolera finansowego, księgowego lub departamentu audytu. g. Przechowywanie dokumentacji Wszystkie dokumenty należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami i zasadami AAA. Sporządzanie fałszywych, wprowadzających w błąd lub niekompletnych zapisów lub dokumentacji uzupełniających jest zabronione. Niedozwolone jest zakładanie w jakimkolwiek celu nieujawnionych lub niewykazanych funduszy, czy kont. h. Kontakty ze społecznością lokalną AAA jest zobowiązane do aktywnego angażowania się w wspieranie społeczności lokalnych, w których prowadzimy działalność. W duchu współpracy będziemy: • Chronić zdrowie i bezpieczeństwo ludzi pracujących dla nas i z nami, a także sąsiadujących z nami społeczności lokalnych; • Wspierać nasze społeczności lokalne; • Dążyć do zminimalizowania negatywnego wpływu naszej działalności na środowisko, ludzi i zwierzęta; • Odpowiedzialnie prowadzić działania o charakterze politycznym; • Współpracować z lokalnymi władzami na terenach, na których prowadzimy działalność. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 6 i. Relacje z przedstawicielami służby zdrowia Nasze relacje z przedstawicielami służby zdrowia mają na celu przynoszenie korzyści pacjentom i usprawnienie praktyki medycznej. Oparte o zasady etyczne i zawodowe stosunki z przedstawicielami służby zdrowia są kluczowe dla naszej misji pomagania pacjentom przez opracowywanie i wprowadzanie na rynek nowych leków. AAA rozumie pojęcie „przedstawiciela służby zdrowia” jako osoby, w której zakres obowiązków wchodzi nabywanie, przepisywanie lub wpływanie na przepisywanie naszych produktów, np. lekarz, pielęgniarka, aptekarz, asystent lekarza, czy przedstawiciel zrzeszeń zawodów medycznych. • AAA zapewnia dostateczne szkolenia i wiedzę naukową swoich przedstawicieli medycznych i pozostałych pracowników prowadzących promocję naszych produktów, umożliwiające im udzielanie precyzyjnych i właściwych informacji o proponowanych przez siebie produktach. • Przedstawiciele medyczni i pozostali pracownicy prowadzący promocję naszych produktów są zobowiązani do stosowania odpowiednich wymogów obowiązujących kodeksów, przepisów ustawowych i prawnych. • Podczas każdej wizyty przedstawiciele medyczni i pozostali pracownicy prowadzący promocję naszych produktów są zobowiązani przedstawić na żądanie zatwierdzoną ulotkę informacyjną dla każdego przedstawionego przez siebie produktu. • Przedstawicielom medycznym i pozostałym pracownikom prowadzącym promocję naszych produktów nie wolno uciekać się do niezgodnych z prawem zachęt lub wybiegów w celu uzyskania dostępu do przedstawicieli służby zdrowia. • Przedstawiciele medyczni i pozostali pracownicy prowadzący promocję naszych produktów są zobowiązani wykonywać swoje zadania w odpowiedzialny i etyczny sposób. Każdy oddział AAA powinien powołać dział informacji medycznej/naukowej, którego zadaniem będzie udzielanie informacji na temat swoich produktów. j. Wspieranie finansowe celów politycznych i działalność polityczna Poczucie odpowiedzialności społecznej nakazuje nam wystrzegać się niesprawiedliwego lub niezgodnego z prawem wywierania wpływu na wydarzenia o charakterze politycznym w społecznościach, w których prowadzimy działalność. Z uwagi na złożoność i różnorodność przepisów ustawowych i prawnych regulujących działalność polityczną firm, finansowe wspieranie celów politycznych i pokrewne działania dozwolone są wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody naszego działu prawnego. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 7 2.Przestrzeganie prawa a. Przestrzeganie przepisów prawa i wewnętrznych zasad AAA Respektowanie i przestrzeganie prawa jest bezwzględnym wymogiem obowiązującym AAA i wszystkich jego pracowników. Od każdego pracownika oczekujemy znajomości przepisów prawa dotyczących jego/jej funkcji i zakresu obowiązków, a także zwrócenia się w razie potrzeby o poradę prawną. Kierownictwo udzieli niezbędnych instrukcji i wskazówek. Ponadto pracownicy są zobowiązani postępować zgodnie z polityką wewnętrzną AAA mającą zastosowanie w danej sytuacji. Taka polityka może wykraczać poza to, co wymagane jest przez prawo. b. Informacje poufne i ich wykorzystywanie Pracownikom nie wolno korzystać ani ujawniać komukolwiek (także członkom rodziny, czy znajomym) poufnych informacji. Informacje poufne to takie, które inwestor uznałby za istotne przy podejmowaniu decyzji o nabywaniu lub sprzedaży udziałów bądź innych instrumentów finansowych będących przedmiotem obrotu (np. Informacje, które udostępnione publicznie prawdopodobnie wpłynęłyby w znaczny sposób na cenę takich instrumentów finansowych). Informacje i dane dostępne publicznie nie stanowią informacji poufnych. Pracownicy posiadający dostęp do informacji poufnych o AAA lub spółce, z którą AAA rozważa przeprowadzenie transakcji biznesowej, nie mogą sprzedawać, nabywać, ani w inny sposób być zaangażowani w ewentualny obrót instrumentami finansowymi AAA lub innej spółki, ani ujawniać takich informacji wobec innych osób Naruszenie tych zasad może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej i /lub karnej dla AAA i / lub pracownika. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 8 c. Prawo antymonopolowe i zwalczania nieuczciwej konkurencji Prawo antymonopolowe i zwalczania nieuczciwej konkurencji (tu nazywane razem prawem antymonopolowym) chroni przedsiębiorczość i wolną konkurencję. Prawo to jest złożone, trudne do skrótowego przedstawienia i znacznie się różni w poszczególnych krajach. Przepisy te zakazują działań mających na celu zapobieganie, ograniczanie lub zakłócanie konkurencji, np. zmowy cenowe i podział rynków lub klientów. Od pracowników AAA mających do czynienia, w ramach obowiązków służbowych, z kwestiami dotyczącymi konkurencji, oczekuje się zrozumienia ogólnych zasad prawa antymonopolowego (np. przepisów regulujących przetargi), w szczególności tych, które mają zastosowanie w ich krajach, a także rozumienia znaczenia przestrzegania tych przepisów. W razie wątpliwości dotyczących tych przepisów i ich stosowania pracownikom AAA zaleca się zwrócić o pomoc. AAA stanowczo zabrania: • Rozmów lub kontaktów z konkurencją na temat cen, kosztów lub warunków sprzedaży; • Rozmów lub kontaktów z dostawcami i klientami, prowadzącymi do niesprawiedliwego ograniczenia handlu lub wyłączenia konkurencji z rynku; • Uzgadniania z konkurentami podziału rynków lub klientów; • Uzgadniania z innymi bojkotu klientów lub dostawców. Kary za naruszanie prawa antymonopolowego mogą być poważne, powodujące ogromne szkody finansowe i mogą niszczyć reputację AAA. Pracownicy angażujący się w praktyki antykonkurencyjne będą podlegać karom. d. Łapówki i korupcja W ostatnich latach walka z korupcją uległa nasileniu i zyskała wymiar globalny, w dużej mierze dzięki zaostrzeniu międzynarodowych traktatów i krajowych przepisów. Celem odpowiednich regulacji ustawowych jest zapobieganie i karanie korupcji zarówno w międzynarodowym handlu, jak i relacjach prywatnych. Są one wymierzone w: • Aktywną korupcję, w postaci oferowania lub obiecywania nielegalnych korzyści (pieniędzy, prezentów, usług itd.) w celu nakłonienia funkcjonariuszy publicznych lub innych osób do podjęcia, zaniechania lub ułatwienia określonych działań w ramach pełnionej przez nich funkcji. • Pasywną korupcję, gdy funkcjonariusz publiczny lub inna osoba żąda lub otrzymuje oferty bądź obietnice przekazania pieniędzy, prezentów, usług lub korzyści w zamian za podjęcie, zaniechanie lub ułatwienie określonych działań w ramach pełnionej przez siebie funkcji. Ustawy dotyczą nie tylko bezpośredniej korupcji, ale także pośredniej korupcji (której się dopuszczają osoby trzecie w imieniu lub na rzecz spółki lub osoby fizycznej). Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 9 Dwie z nich to Ustawa o praktykach korupcyjnych za granicą (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) w Stanach Zjednoczonych i brytyjska Ustawa antykorupcyjna (Bribery Act, UKBA). Wprawdzie są to ustawy krajowe USA i Wielkiej Brytanii, mają one jednak zastosowanie do AAA, ponieważ prowadzimy działalność w obu krajach i mogą dotyczyć działań AAA w dowolnym kraju świata. Ponadto międzynarodowa działalność AAA może podlegać także innym międzynarodowym i krajowym przepisom antykorupcyjnym. AAA powinna respektować wszystkie międzynarodowe i krajowe przepisy antykorupcyjne, nawet jeżeli panuje wrażenie, że miejscowe władze niezbyt poważnie podchodzą do ich egzekwowania. Korupcja i łapówkarstwo są nie do przyjęcia jako praktyki biznesowe. AAA jest w pełni zaangażowana w zdecydowane zwalczanie wszystkie formy korupcji w każdym kraju, w którym prowadzi działalność. Naruszenie stosownych przepisów może prowadzić do wymierzenia sankcji przewidzianych prawem cywilnym lub karnym, m.in. wysokich grzywien i kar więzienia. Z uwagi na eksterytorialne zastosowanie niektórych przepisów, uprawianie praktyk korupcyjnych w jednym kraju może prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego i karnego także w innych krajach. Pracownikom AAA, kontrahentom i podmiotom trzecim, z którymi AAA zawarła transakcje, surowo zabrania się oferować, płacić, obiecywać lub upoważniać do wręczania łapówek urzędnikom państwowym, politykom, partiom politycznym lub innym osobom czy organizacjom, pośrednio czy bezpośrednio, za pośrednictwem osób trzecich czy członków rodziny. W razie wątpliwości dotyczących tych przepisów i ich stosowania, pracownikom AAA zaleca się zwrócić o pomoc i poradę. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 10 3.Ochrona uczciwości zawodowej naszych pracowników a. Higiena i bezpieczeństwo pracy W naszych działaniach przykładamy najwyższą wagę do bezpieczeństwa i zdrowia pracowników i ogółu ludności oraz ochrony środowiska. Każdy z nas jest odpowiedzialny zarówno za przestrzeganie zasad i przepisów bezpieczeństwa, jak i podejmowanie niezbędnych środków ostrożności w celu ochrony siebie, współpracowników i środowiska. Należy zgłaszać wszystkie wypadki i obrażenia doznane podczas pracy i podejmować kroki w celu zmiany niebezpiecznych praktyk lub warunków, aby w ten sposób stale dążyć do coraz większej wydajności pracy. W AAA dążymy do zapewnienia środowiska pracy wolnego od używania substancji szkodliwych dla zdrowia i samopoczucia współpracowników, a tym samym dla dobra naszej spółki. Stosowanie narkotyków i nadużywanie alkoholu, niezgodne z przeznaczeniem zażywanie leków na receptę i bez recepty w miejscu pracy jest zabronione. Miejsce pracy obejmuje dowolne miejsce, w którym pracownik prowadzi działalność w imieniu AAA niezależnie od czasu i lokalizacji. b. Różnorodność, równe szanse zatrudnienia i dyskryminacja AAA działa jako międzynarodowe przedsiębiorstwo i zatrudnia ludzi różnych narodowości, kultur i o różnym stopniu wykształcenia. Różnorodność uważamy za niezbędny warunek do osiągania najwyższej wydajności przedsiębiorstwa. AAA oferuje równe szanse zatrudnienia i nie dyskryminuje ani nie toleruje dyskryminacji z powodu płci, wieku, stanu zdrowia, niesprawności psychicznej lub fizycznej, rasy, koloru skóry, pochodzenia społecznego lub kultury, wyznania, orientacji seksualnej, sytuacji rodzinnej, stanu cywilnego, poglądów politycznych i filozoficznych, działalności w związkach zawodowych lub innych cech chronionych przez stosowne prawo. Odnosi się to do naszej codziennej pracy i relacji ze współpracownikami, członkami środowisk medycznych i naukowych, aktualnymi lub potencjalnymi partnerami biznesowymi. Dotyczy to także rekrutacji, decyzji dotyczących szkoleń, awansów, dalszego zatrudnienia i ogólnych warunków pracy. c. Molestowanie i znęcanie się Zdecydowanie potępiamy wszelkie formy nękania psychicznego, molestowania seksualnego, czy znęcania się, bez względu na stanowisko zajmowane przez sprawcę lub kraj, w którym pracuje. Od pracowników oczekujemy traktowania innych w pracy tak, jak by sami chcieli być traktowani. Wszyscy pracownicy powinni też szanować godność i nietykalność fizyczną oraz psychiczną każdego współpracownika. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 11 d. Poufność danych osobowych Zachowanie poufności danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia, jest niezwykle ważne. AAA otrzymuje dane osobowe od pracowników i wielu innych osób. Ponadto niektóre czynności związane z prowadzeniem badań, nadzorem farmaceutycznym i działaniami biznesowymi mogą polegać na sprawdzaniu danych o stanie zdrowia poszczególnych osób. Do zasad AAA należy zachowanie poufności i ochrona tych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. AAA, nasi partnerzy biznesowi i przedstawiciele są odpowiedzialni za ochronę danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia, i za przetwarzanie ich wyłącznie zgodnie ze stosownymi regulacjami ustawowymi, zasadami i procedurami AAA. Chroń prywatność danych osobowych kierując się poniższymi zasadami: • Zawsze traktuj dane osobowe, jako ściśle poufne, a korzystając z nich ujawniaj je wyłącznie zgodnie ze stosownymi regulacjami ustawowymi i przepisami prawa, w razie potrzeby po zawiadomieniu danej osoby lub uzyskaniu jej zgody. • Zbieraj dane osobowe tylko do uzasadnionych celów służbowych i przechowuj je tylko tak długo, jak jest to niezbędne. • Podejmuj odpowiednie środki ostrożności w celu ochrony danych osobowych. • Udostępniaj dane osobowe jedynie osobom, które mają uzasadnioną potrzebę wglądu do tych danych i są w stanie je prawidłowo zabezpieczyć. • Umożliwiaj osobom, których dane znajdują się w posiadaniu spółki, sprawdzenie i poprawianie swoich danych. • Prawidłowo niszcz lub utylizuj dokumenty zawierające dane osobowe zgodnie z zaleceniami spółki. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 12 4.Uczciwość osobista a. Szacunek dla innych Uczciwe zachowanie pozwala nam zdobyć zaufanie i szacunek ludzi, z którymi współpracujemy. Od każdego pracownika oczekujemy traktowania innych tak, jak sami chcieliby być traktowani. b. Zapobieganie konfliktom interesu Transakcje biznesowe należy przeprowadzać mając na uwadze najlepszy interes AAA. Konflikt interesów jest sytuacją, w której interes AAA nie jest zbieżny z prywatnym interesem pracownika, jego członka rodziny lub osób, z którymi pracownik jest w bliskim kontakcie osobistym lub biznesowym. Unikać należy choćby pozorów konfliktu interesów, ponieważ mogłyby one stwarzać wrażenie braku bezstronności. Oto przykłady sytuacji konfliktu interesów: • Czerpanie korzyści osobistych z możliwości biznesowych AAA lub korzystanie z mienia, czy też zasobów AAA do celów osobistych; • Prowadzenie jakichkolwiek interesów w imieniu AAA z bliskim członkiem rodziny lub organizacją, z którą pracownik lub bliski członek jego rodziny ma powiązania; • Zatrudnienie członka rodziny bez zgody AAA; • Objęcie udziałów/zostanie właścicielem dostawcy, klienta lub konkurenta AAA (z wyjątkiem papierów wartościowych będących w obrocie publicznym w stopniu niedającym znacznego wpływu ani niepowodującym nadmiernej zależności); • Pełnienie funkcji dowolnego rodzaju u klienta (istniejącego lub potencjalnego) lub konkurenta, bądź świadczenie dla niego usług, chyba że kierownictwo AAA wydało takie polecenie lub nie jest to sprzeczne z obowiązkami służbowymi pracownika; • Pełnienie funkcji dowolnego rodzaju w firmie lub organizacji, bądź świadczenie dla nich usług, co mogłoby spowodować szkody dla działalności lub reputacji AAA. Jeżeli pracownik znajduje się w sytuacji, która może prowadzić do konfliktu interesów, pracownik zobowiązany jest zawiadomić o tym swojego przełożonego lub kierownictwo AAA (zwykle dział personalny lub prawny), aby móc rozwiązać tę kwestię w sprawiedliwy i zrozumiały sposób. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 13 c. Zakaz konkurencji z AAA Pracownikom AAA zabrania się czerpania korzyści osobistych ze sposobności odkrytych przy użyciu mienia, informacji lub pozycji AAA. Pracownicy AAA są zobowiązani wobec AAA do działania w interesie spółki przy odpowiedniej sposobności i wystrzegania się konkurencji wobec AAA. d. Zaangażowanie polityczne AAA zachęca swoich pracowników do zaangażowania się w politykę w krajach, w których działają. Taka działalność powinna być jednak prowadzona wyłącznie w imieniu własnym, a nie naszej spółki. Nie wolno prowadzić działalności politycznej w godzinach pracy lub przy użyciu mienia lub sprzętu spółki. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 14 5.Ochrona majątku firmy a. Ochrona i właściwe korzystanie z majątku firmy Majątek firmy ma służyć wyłącznie interesom AAA. Niezgodne z przeznaczeniem użycie lub marnotrawienie majątku i zasobów spółki, w tym sprzętu, materiałów wszelkiego rodzaju lub czasu pracy są szkodliwe dla wyników operacyjnych i finansowych AAA. Jako ogólne zasady należy uznać: • Bycie świadomym, że całość mienia i dokumentów, z których korzysta AAA, stanowi jej własność. • Zapobieganie utracie, uszkodzeniu, używaniu niezgodnie z przeznaczeniem i marnotrawieniu majątku spółki. • Wystrzeganie się korzystania do celów prywatnych z majątku spółki, zwłaszcza z systemów komputerowych, firmowej poczty elektronicznej i Internetu. Ograniczone korzystanie z narzędzi komunikacji elektronicznej, takich jak e-mail, telefon, czy Internet są akceptowalne jedynie, gdy nie przeszkadza to w wykonywaniu obowiązków służbowych, nie ma negatywnego wpływu na wyniki, a koszty utrzymują się w stosownych granicach. Dokument AAA- SOP- 371 „Korzystanie ze sprzętu komputerowego AAA” wyjaśnia właściwe i akceptowalne korzystanie z systemów komputerowych i innego sprzętu technicznego. W razie pytań odnośnie korzystania i ochrony majątku firmowego, proszę zwrócić się do przełożonego lub kompetentnych fachowców, np. członków działu prawnego i IT. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 15 b. Ochrona informacji poufnych Poufne informacje stanowią ważny element majątku spółki, który należy chronić. Utrata takich informacji mogłaby bardzo zaszkodzić naszej pozycji na rynku. Przykłady poufnych informacji to cenniki, receptury, wyniki badań, metody produkcji, dane finansowe, strategie i plany sprzedaży/ marketingowe. Nie ujawniamy poufnych informacji firmowych bez istotnego powodu biznesowego i odpowiedniego upoważnienia kierownictwa. Każdy z nas jest odpowiedzialny za ochronę poufności danych AAA. Prosimy pamiętać, że zobowiązanie do zachowania tajemnicy jest częścią umowy o pracę i zachowuje ważność także po ustaniu stosunku zatrudnienia. c. Prawo własności intelektualnej Każda praca, wynalazek lub inne dzieło („Prace rozwojowe”) pracownika AAA w trakcie zatrudnienia stanowi własność AAA. Dotyczy to wszystkich patentów, znaków towarowych, praw autorskich, danych spełniających wymogi regulacyjne, tajemnic handlowych i praw pochodnych uzyskanych w trakcie prac rozwojowych. Ocena, czy coś zostało stworzone w trakcie zatrudnienia i umowy o pracę zależy od szeregu czynników, takich jak: • Charakter pracy pracownika; • Czy prace rozwojowe były związane z działalnością AAA? • Czy pracownik otrzymał polecenie wykonania prac rozwojowych w ramach swojej pracy? • Czy pracownik korzystał przynajmniej częściowo z własności intelektualnej lub zasobów AAA w celu wykonania prac rozwojowych? • Czy pracownik otrzymał wynagrodzenie od AAA? Każdą taką pracę rozwojową podlegającą prawu autorskiemu lub patentowemu uważa się, w myśl amerykańskiej Ustawy o prawie autorskim (Copyright Act) za „dzieło autorskie”, a AAA za jego autora i właściciela. O wszystkich pracach lub wynalazkach powstałych przed zatrudnieniem pracownika w AAA należy zawiadomić AAA przed rozpoczęciem zatrudnienia. Przed zastosowaniem ich w pracach rozwojowych AAA należy uzyskać zgodę działu prawnego AAA. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 16 6.bowiązywanie i raportowanie niezgodności z Kodeksem Postępowania a. Wejście w życie Każdy pracownik otrzymuje egzemplarz niniejszego Kodeksu Postępowania. Kierownictwo jest zobowiązane włączyć Kodeks Postępowania do programów powitalnych dla nowych pracowników. Kierownictwo będzie monitorować przestrzeganie Kodeksu Postępowania, a w razie potrzeby przeprowadzać specjalne kursy dla osób go nieprzestrzegających. Nieprzestrzeganie Kodeksu Postępowania może prowadzić do wszczęcia stosownych działań dyscyplinarnych wobec pracownika. AAA weźmie jednak pod uwagę okoliczności każdego przypadku. Niniejszy Kodeks Postępowania został zatwierdzony przez Zarząd AAA i jest realizowany przez wszystkie spółki AAA. b. Odstąpienie i nowelizacje postanowień Wszelkie zmiany, poprawki, skreślenia lub odstąpienia od postanowień Kodeksu Postępowania wymagają formy pisemnej i uprzedniego zatwierdzenia przez Zarząd z zaznaczeniem, jako poprawka, skreślenie lub odstąpienie. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 17 c. Zgłaszanie nieprzestrzegania Kodeksu Postępowania Jeżeli pracownik jest przekonany, że którakolwiek z zasad Kodeksu Postępowania została lub wkrótce zostanie naruszona, powinien powiadomić swojego przełożonego lub Dyrektora ds. Wewnętrznych Audytów Grupy o swoich obawach możliwego dopuszczenia się nielegalnych praktyk lub naruszeń zasad etycznych, przy jednoczesnym poszanowaniu zasad obowiązujących w kraju, w którym mieszka lub pracuje. Pracownik działający w dobrej wierze, mający wątpliwości lub podejrzenia dotyczące nielegalnych lub nieetycznych praktyk w zakresie operacyjnym, finansów, księgowości, kontroli wewnętrznej, w kwestiach wolnej konkurencji lub zwalczania korupcji, może skorzystać z procedury ostrzegania. W takich przypadkach należy kontaktować się z Dyrektorem ds. Wewnętrznych Audytów Grupy w siedzibie spółki we Francji: Dyrektor ds. Wewnętrznych Audytów Grupy (Group Internal Audit Director) – Nicolas Thiollier Tel: +33 4 50 99 36 38 E-mail: [email protected] Pracownicy, którzy z dowolnego powodu wolą zgłosić problem komuś, kto nie jest zatrudniony przez AAA, mogą się skontaktować z przewodniczącym Komitetu Audytu. Należy to jednak robić tylko w drodze wyjątku, a pierwszą instancją powinien być Dyrektor ds. Wewnętrznych Audytów Grupy. Przewodniczący Komitetu Audytu (Chairperson of the Audit Committee) – Christian Merle Jeżeli pracownik działa w dobrej wierze i bez złośliwych intencji, nie grożą mu sankcje ani dyskryminacja, nawet jeżeli zgłoszenie okaże się bezzasadne lub nie zostaną w zgłoszonej sprawie podjęte dalsze kroki. Dyrektor ds. Wewnętrznych Audytów Grupy lub Przewodniczący Komitetu Audytu, wspierani w razie potrzeby przez inne działy (personalny, prawny, IT itd.) przeprowadzą dochodzenie zgłoszonej sprawy. Po ewentualnym przeprowadzeniu wstępnego dochodzenia, jeżeli zaistniała taka potrzeba, osoby, których postępowanie jest przedmiotem zgłoszenia, zostaną powiadomione o nim możliwie jak najszybciej. Są one uprawnione do sprostowania lub wykreślenia dotyczących ich informacji, które są nieprawdziwe, niekompletne, niejasne lub nieaktualne. Każdy raport, który ujawnia oszustwa, poważne naruszenia Kodeks Postępowania lub ujawnia wady w wewnętrznej procedurze kontrolnej będzie przedmiotem działań naprawczych lub dyscyplinarnych, bądź postępowania na drodze sądowej. Spis treści KODEKS POSTĘPOWANIA 18 Advanced Accelerator Applications Polska Sp. z o. o. ul. Niedźwiedzia 29B, 02-737 Warszawa, Polska Tel + 48 22 57 21 550 Faks + 48 22 57 21 551 Email [email protected] Siedziba główna firmy Advanced Accelerator Applications 20 rue Diesel – 01630 Saint Genis Pouilly – France Tel +33 (0)4 50 99 30 70 Fax + 33 (0)4 50 99 30 71 Email [email protected]
