Protokol

Protokol
z
kontroli
problemowej
Cywilnego
sporz~dzania
w Lgocie
przeprowadzonej
Wielkiej
dokumentow
w zakresie
przez Kierownika
w dniu
27 lutego
przestrzegania
Urz~du
Stanu
2006r.
przepisow
w Urz~dzie
prawa
i zasad
Cywilnego.
Kontrolv
przeprowadzila:
Lucyna Kosmulska -inspektor
wojew6dzki
w Referacie ds.
Paszportowych, w Delegaturze L6dzkiego Urzvdu Wojew6dzkiego w Piotrkowie Tryb. na
podstawie upowaZnienia Nr 4/06 z dnia 24lutego 2006r.
]ednostka Kontrolowana
Urz<!cdStanu Cywilnego w Lgocie Wielkiej
97 -565 Lgota Wielka ul. Radornszczanska 60
Regon -000550309
Pn;edmiotem kontroli bylo pn;estn;eganiepn;episow prawa dotycz~cych:
1.
2.
3.
4.
5.
rejestracji stanu cywilnego (urodzen, malzenstw, zgon6w),
transkrypcji zagranicznych akt6w stanu cywi1nego do polskich ksi&g,
wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego,
rni~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego,
zagadnien zwiC\Zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o zlnianie irnion i
nazwisk,
6. prowadzenia
post~powan
adrninistracyjnych, a w
szczeg61nosci przestrzegania terrnin6w
rozpatrywania spraw.
Wykaz aktow prawnych dotycz~cych tematyki kontroli:
1
2
...
.)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postvpowania adlninistracyjnego (tj. Dz. U. z 2000r. Nr
98, poz. 1071 z p6in. zm.),
Ustawa z dnia 29 wrzesnia 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2004. Nr
161,poz. 1688 oraz przepisy wykonawcze do ustawy:
Rozporza..dzenieMinistra Spraw Wewnvtrznych i Adrninistracji z dnia 26 paidziernika 1998r.
w sprawie szczeg6lowych zasad sporza..dzaniaakt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia
ksia..gstanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzor6w akt6w
stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadcze6 i protokol6w (Dz. U. z 1998r., Nr 136, poz. 884 z
p6in, zm. ),
Ustawa z dnia 15 listopada 1956r. o zlnianie ilnion i nazwisk (Dz. U. z 1963r. Nr 59, poz. 328 z
p6in. zm.),
4. Konwencja Nr 16 dotycza..ca wydawania wielojvZYcznych odpis6w skr6conych akt6w stanu
5
cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzesnia 1976r. (Dz U z 2004r. Nr 166, poz. 1735),
Konwencja Nr 3 dotycza..calnivdzynarodowej wylniany informacji z zakresu stanu cywilnego,
podpisana w Stambule w dniu 4 wrzesnia 1958r. (Dz. U. z 2003. Nr 172, poz 1667).
W okresie obj~tym
kontrol~
tj. od .dnia 1 stycznia 2004r.
do dnia kontroli
W6jtem
G1niny Lgota
Wielka jest Pan Jerzy Kotlewski
Kierownikiem
Urz~du
Stanu
Cywilnego
szczeg61owych wyjasnien podczas kontroli.
.Zast~pc~ Kierownika
Urz~du Stanu Cywilnego
jest
jest
Pan
Ireneusz
Pani Halina
Makosch,
kt61-y
udzielil
Nowicka.
1
~
Szczel!6towe
W okresie
obj~tym
kontrola,.
ust~lenia
zarejestrowano
2004
kontroli
og6lem
117 akt6w
2005
stanu
cywilnego,w
tym
2006
1
-urodzeil
malzenstw
-zcJon6w
0
20 (w tym 18 kOI1k.)
26 (w tym 24 kOI1k.)
29
28
1
12
Akty sporza,.dzane sa,. pismem r~cznym w spos6b staranny i czytelny zgodnie
z obowia,.zuja,.cymi w
tym
zakresie przepisami i wytycznymi.
Wolne miejsca w tresci
akt6w i w rubryce "UWAGI" -prawidlowo powykreslane. Pomylki powstale przy sporza,.dzaniu
aktu stanu cywilnego wykreslone sa,.linia,. cia,.gla,.,
a prawidlowe brzmienie wyrazu wykreslonego
wpisywane jest w rubryce "uwagi".
Wzmianki marginesowe oraz przypiski
pod aktami
o zawarciu malzenstwa czy zgonie nanoszone sa,.na bieza,.co. Powyzsze zostalo stwierdzone na
podstawie wyrywkowej kontroli akt6w:
PRZYPISKI
Przypiski pod a!((ami malteli.5hva:
auradzeniach
m~za (zany) 3/1977; 3/1980
PrzJlpiski pod aktami zgonu:
o urodzeniach
187/1910;
86/1951;
98/1952;
o malzenstwach
121/1931;
71/1913;
11/1943;
1/1969;
83/1923;
36/1948;
105/1925;
74/1928;
32/}962;
3/1922;
lOO/1938;
9/1966;
91/1934;
2/1930K
36/1949;
6/1933;
10/1957KW;
8/1943;
2/1958/WB; 28/1933; 2/1938; 12/1938; 2/1941; 10/1985; 23/1942; 22/1987; 16/1960
w trakcie kontroli zbadano sporza..dzone w 2004r. akty malzenstw od nr 1 -20,
zgon6w od nr 1 -29 w 2005r. akty malzenstw od nr 1 -26 i akty zgon6w od nr 1 -28
w 2006r. , akt urodzenia -nr I, akt malzenstwa nr 1 i akty zgon6w od nr 1 -12.
akty
oraz
Dokumentacja zbiorowa do wyzej wymienionych akt6w zawiera wszystkie niezbydne dokumenty
stanowia..ce podstaw~ sporza..dzenia aktti, ba..di naniesienia wzmianki marginesowej. Akty stanu
cywilnego sporza..dzanesa..w ksi~gach -oddzielnych
dla kazdego rodzaju akt6w.
Na bieza..coprzesylane sa..r6wniez stosowne zawiadomienia o kazdej zmianie stanu cywilnego do
innych urz~d6w i organ6w ewidencji ludnosci.
Po zakonczeniu roku kalendarzowego dokonuje siy prawidlowego zamkni~cia ksiqg poprzez
wpisanie po ostatnim sporza..dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. Zabezpieczenie
ksi(\g oraz dokumentacji zbiorowej do nich jest prawidlowe.
2
('k
DECYZJE
W okresie
..stanu
obj~tym
cywilnego
ADMINISTRACY
kontrol<l:. wydano
JNE
l<l:.cznie 29 decyzji
z zakresu
z czego :
2004
2005
an. 28 pr. o a. s. c.
17
9
art. 73 pr. o a. s. c.
1
art
administracyjnych
2006
1
1
36 pr. o a. s. c
Podczas kontroli zbadano wszystkie decyzje administracyjne wydane w 2004r.,
2005r. oraz wydane w 2006r. Zgodnie z zasada" zupelnosci, akty stanu cywilnego nie
zawieraja"ce wszystkich wymaganych prawem danych sa" uzupelniane na podstawie art. 36
Prawa o a.s.c. W mysl og61nej zasady prawdy obiektywnej, oczywiste bl~dy wyst~puja"ce w
aktach sa"prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. Wlasciwie stosowany jest przepis
art. 73 Prawa o a.s.c, dotycza"cy wpisywania zagranicznych akt6w stanu cywilnego do
polskich ksia"g. Post~powania administracyjne prowadzone sa" z zachowaniem termin6w
okreslonych wart. 35 k.p.a. Jednakze w kontrolowanych
sprawach stwierdzono uchybienia
w zakresie przestrzegania
przepis6w
Kodeksu
post~powania
administracyjnego,
a
mlanowlcle.
w 2004r. w aktach spraw brak pism swiadcza"cych o zawiadomieniu stron o wszcz~ciu
post~powania administracyjnego.
w aktach spraw brak jest potwierdzenia odbioru przez strony decyzji administracyjnych,
jest niedopuszczalne, poniewaz uniemozliwia to okreslenie daty uprawomocnienia si~ decyzji
co
w badanyrn okresie wydano 1 zaswiadczenie w trybie art. 71 pr. o a. s. c. stwierdzajqce, ze
zgodnie z prawern polskirn nie ma przeszk6d aby osoba, kt6rej zaswiadczenie dotyczy zawarla
rnalzenstwo oraz 40 zaswiadczen w trybie art. 41 k.r.i.o. (w 2004r. -15, w 2005r. -23, w 2006r.
-2)
Nie jest prowadzony rejestr wplywu zaswiadczen, po zawarciu zwiqzku rnalzenskiego w spos6b
okreslony wart.
1 § 2 i 3 k.r.i.o. od os6b duchownych, jak r6wniez nie jest potwierdzany
datownikiern wplyw tych zaswiadczen do USC. Brak powyzszego uniernozliwilo kontrolujqcernu
sprawdzenie czy zachowany zostal 5 -dniowy terrnin okreslony wart. 8 § 3 kodeksu rodzinnego
i opiekunczego.
W kontrolowanyrn
okresie nie wydano decyzji adrninistracyjnych na podstawie ustawy z
dnia 15 listopada 1956r. o zrnianie irnion i nazwisk (Dz. U. z 1963r. Nr 59, poz 328 z p6in
zrn.).
W zakresie spraw konsularnych w okresie od 1 stycznia 2004r. -do
dnia 27
lutego 2006r. nie zalatwiono zadnych spraw. Nie wydano r6wniez wieloj~zycznego odpisu
aktu stanu cywilnego.
Podczas kontroli udzielono Kierownikowi
Urz~du Stanu Cywilnego w Lgocie
Wielkiej instruktazu
w zakresie stosowania przepis6w ustawy Prawo o aktach stanu
cywilnego oraz ustawy Kodeks post~powania administracyjnego.
Oceniaj,\.c og6lem prac~ kontrolowanego Urz~du stwierdzic nalezy, ze jest ona
zadawalaj~ca,
pod warunkiem, ze stwierdzone wyzej uchybienia zostan,\. wyeliminowane.
3
GtL
Przed
podpisaniem
protokolu
Kierownik
Jednostki
poinformowany
zostal
mu z mocy § 26 ust. 1 i 2 Zarzqdzenia Nr 7 Ministra Spraw Wewnytrznych
z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie szczeg6lowych warunk6w i trybu
przeprowadzania kontroli urzydu obslugujqcego MSW i A oraz organ6w
i jednostek
organizacyjnych
podleglych
i nadzorowanych
przez MSW
i A, prawie zgloszenia
umotywowanych zastrzezen na pismie w sprawie stanu faktycznego i praw~ego, ocen uwag
i wniosk6w zawartych w protokole kontroli w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokolu
kontroli.
Protokol niniejszy sporz'ldzano w dwoch jednabrzmi'lcych egzemplarzach, jeden
egzemplarz pratakalu przekazana Wojtawi Gminy w Lgacie
wpisany w ksi'lzce kontrali pad paz. Nr 1/2006.
Podpis Kierownika
Jednostki
Wielkiej.
Fakt kantrali
Podpis osoby kontroluj~cej
~P)fCrOR ~OJEW6DZ,.KI
~J
'?:!u &t< D- ~ "-';1"'"'tn,1,'rLUt:}'rla K:ismul~!zt1
, ;1c. (7:5 :ljJD6,..
. ,
WDZKI
URZi\D
WOJEW6DZKI
w Lodzi
Delegatura
w P;otrkow;e
Tryb.
97-300 Piotrk6w Tryb. ul.Sienkiewicza 16 a
tel (044) 647 (11 P'3 fay (044) 1)496223
4
zastal