Przegląd systemu zarządzania jakością

Nazwa i adres FIRMY
LOGO
PROCEDURA
Systemowa
P01.01 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 5
ilość załączników: 4
egz. nr: ...............
Tytuł:
Przegląd systemu zarządzania jakością
Spis treści
1. Cel................................................................................................................................................................... 2
2. Przedmiot i zakres ......................................................................................................................................... 2
3. Definicje ......................................................................................................................................................... 2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia .................................................................................................................. 2
5. Schemat blokowy .......................................................................................................................................... 3
6. Opis postępowania ........................................................................................................................................ 4
6.1 Planowanie przeglądów.............................................................................................................................. 4
6.2 Przygotowanie przeglądu............................................................................................................................ 4
6.3 Przebieg przeglądu..................................................................................................................................... 4
6.4 Wdrażanie ustaleń przeglądu ..................................................................................................................... 4
7. Dokumenty związane ..................................................................................................................................... 5
8. Zapisy .............................................................................................................................................................5
9. Załączniki ....................................................................................................................................................... 5
10. Zmiany do wydania poprzedniego .............................................................................................................. 5
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe ...................................................................................... 5
Imię i Nazwisko – Właściciel/Dyrektor
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
jako obowiązujący w
LOGO
[data
zatwierdze
nia]
............................................................
data
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO
P01.01, wyd. [data wydania]
str. 2 z 5
1. Cel
Zapewnienie, że będą przeprowadzone przez najwyższe kierownictwo przedsiębiorstwa, w
ustalonych odstępach czasu, przeglądy systemu zarządzania jakością żeby zapewnić stałą
przydatność, adekwatność i efektywność systemu zarządzania jakością w odniesieniu do polityki
jakości, celów, przyjętej normy zarządzania jakością i zmieniających się okoliczności.
2. Przedmiot i zakres
Procedura ustala postępowanie dotyczące planowania, przygotowania, przebiegu i realizacji
ustaleń przeglądów. Dotyczący całokształtu spraw związanych z zarządzaniem jakością wg Księgi
Jakości przedsiębiorstwa. Procedura nie ogranicza przeglądu do zagadnień wyłącznie z zakresu
zarządzania jakością i w odpowiednim zakresie obejmuje aspekty zarządzania środowiskowego,
bezpieczeństwem i higieną pracy, personelem i finansami.
3. Definicje
1. Przegląd systemu zarządzania jakością: przeprowadzona przez najwyższe kierownictwo
organizacji formalna ocena stanu i efektywności systemu jakości oraz jego adekwatności do
polityki jakości i jej celów, w tym ocena adekwatności polityki w odniesieniu do zmieniających się
okoliczności.
2. Pełnomocnik: Pełnomocnik Właściciela ds. Zarządzania Jakością.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
Lp.
Zadania
Odpowiedzialne i/lub uprawnione
służby / osoby
1.
Planowanie przeglądów i ich przeprowadzanie
Właściciel/Dyrektor
2.
Przygotowanie bazy danych na przegląd
Pełnomocnik i wszystkie
zainteresowane służby
3.
Dokumentowanie przeglądów i przechowywanie zapisów
Pełnomocnik
4.
Realizacja ustaleń z przeglądu
Wszystkie zainteresowane służby
Uwaga: szczegółowe zadania, odpowiedzialności i uprawnienia wynikają z pkt. 6 procedury
Właściciel/Dyrektor jest odpowiedzialny za ciągłą aktualność i adekwatność niniejszej procedury
i za doskonalenie procesu przeglądu systemu zarządzania jakością.
LOGO
P01.01, wyd. [data wydania]
str. 3 z 5
5. Schemat blokowy
Księga Jakości.
Dane o efektach
działalności.
Program przeglą du.
Planowanie przeglą dów.
Program przeglą du.
Przygotowanie przeglą dów.
Analizy i zestawienia
danych.
Sprawozdanie na przegląd.
Polecenia wykonania analiz
/ zestawień danych.
Sprawozdanie na przegląd.
Protokół z przeglądu.
Program doskonalenia.
W ykonanie przeglądów.
Protokół z przeglądu.
Program doskonalenia.
Zapisy dot. potwierdzenia
realizacji zadań.
W drażanie ustaleń z
przeglądu.
LOGO
P01.01, wyd. [data wydania]
str. 4 z 5
6. Opis postępowania
6.1 Planowanie przeglądów
1. Przeglądy systemu zarządzania jakością muszą być przeprowadzone przynajmniej raz w roku
po zakończeniu cyklu auditów wewnętrznych.
2. Datę spotkania, zakres i wymaganą bazę danych ustala Właściciel w formie programu przeglądu
(wzór / przykład programu pokazany jest w zał. Nr 1).
Program przeglądu rocznego, o którym mowa w pkt. 1, musi zawierać ocenę następujących
tematów:
a) wyniki auditów wewnętrznych i zewnętrznych;
b) informacje zwrotne od klientów, w tym stopień zadowolenia;
c) przebieg procesów i analizy zgodności, w tym reklamacje klientów;
d) stan działań zapobiegawczych i korygujących;
e) działania wynikające z wcześniejszych przeglądów wykonywanych przez kierownictwo;
f) adekwatność polityki ze względu na zmieniające się okoliczności;
g) kwalifikacje i zasoby ilościowe personelu;
h) infrastruktura techniczna;
i) stosowane technologie / metody działania;
j) analiza dostawców;
k) analiza wyposażenia transportowego;
l) plany pomiarów i wyposażenia pomiarowego;
m) stosowane metody statystyczne.
Stosownie do sytuacji mogą być zarządzone przeglądy doraźne, ich zakres obejmuje tematykę
odpowiednią dla danej sytuacji.
6.2 Przygotowanie przeglądu
Na podstawie ustalonego programu Pełnomocnik przygotowuje sprawozdanie i analizy na
przegląd w zakresie wymaganej bazy danych.
W tym celu Pełnomocnik poleca odpowiednim służbom (osobom) wykonanie stosownych
zestawień i analiz oraz kompletuje i porządkuje te dane.
6.3 Przebieg przeglądu
Uczestnictwo w przeglądzie powinno być możliwie szerokie. Zaleca się, aby wszyscy kierownicy
związani z systemem brali udział w przeglądzie. Ustalenia w tym zakresie są podejmowane przy
formułowaniu programu (patrz pkt. 6.1).
Na przeglądzie omawiane są kolejno wszystkie tematy zgodnie z programem oraz podejmowane
są ustalenia i decyzje odnośnie skuteczności systemu jego rozwoju i doskonalenia.
Dane wyjściowe z przeglądu muszą obejmować następujące zagadnienia i działania:
a) adekwatność i stopień osiągnięcia istniejącej polityki i celów jakościowych;
b) uaktualnienie polityk i celów, jeżeli to potrzebne;
c) ocenę skuteczności stosowanego systemu i jego uaktualnienie, jeśli potrzebne;
d) uaktualnienie zasobów, w tym dostawców, środków technicznych, planów badań i środków
pomiarowych oraz zasobów personalnych włącznie z kwalifikacjami,
e) doskonalenie systemu zarządzania jakością i procesów nim objętych,
f) doskonalenie usług wynikające z wymagań klienta.
Zawsze, podczas przeglądu powinny być określone plany doskonalenia systemu jakości oraz
cele i zadania w kategoriach jakościowych i ilościowych (wzór / przykład wg załącz. Nr 3).
Ustalenia z przeglądu są zapisywane w protokole z przeglądu (wzór / przykład wg zał. Nr 2).
6.4 Wdrażanie ustaleń przeglądu
Sposób wdrożenia i nadzorowania wdrożenia ustaleń przeglądu powinien być ustalony podczas
przeglądu i zapisany w protokole z przeglądu.
LOGO
P01.01, wyd. [data wydania]
str. 5 z 5
Zaleca się, aby ten tryb odnosił się do metod systemowych wg Procedury PS 09.01 „Działania
korygujące i zapobiegawcze”.
7. Dokumenty związane
Podstawowe:
1. Księga Jakości KJ 01-A;
2. Procedura PS 09.01 „Działania korygujące i zapobiegawcze”.
Operacyjne:
3. Sprawozdanie na przegląd systemu.
8. Zapisy
Wszelkie zapisy związane z procesem przeglądu sporządza i/lub kompletuje Pełnomocnik,
który jest jednocześnie odpowiedzialny za ich przechowywanie. Przechowywanie obejmuje
również związaną dokumentację (np. sprawozdania, związane analizy).
Zapisy obejmują:
1. Rejestr przeglądów.
2. Programy przeglądów.
3. Protokoły z przeglądów.
Dla zachowania systematyki dotyczącej przeglądów muszą być one rejestrowane. Rejestr
przeglądów prowadzi Pełnomocnik (wzór rejestru podany jest w załączniku Nr 4).
9. Załączniki
1.
2.
3.
4.
Program przeglądu: wzór / przykład.
Protokół z przeglądu: wzór / przykład.
Program doskonalenia jakości: przykład.
Rejestr przeglądów: wzór.
10. Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski.
2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury
Lp.
Imię i nazwisko
Stanowisko
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<
Data
Podpis
LOGO
Załącznik Nr 1 do procedury P01.01, wyd. [data wydania]
1/1
Wzór / przykład programu przeglądu
Program przeglądu z dnia .........................
LOGO
str. 1/1
1. Data przeglądu:......................................................
2. Miejsce spotkania: .................................................
3. Uczestnicy:
potwierdzenie otrzymania
programu (data, podpis)
1. .....................................................................
....................................................
2. .....................................................................
....................................................
3. .....................................................................
....................................................
4. .....................................................................
....................................................
4. Cel i zakres ........................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
5. Tematyka
1. ...............................................................................................................................................................
2. ...............................................................................................................................................................
3. ...............................................................................................................................................................
4. ...............................................................................................................................................................
5. ...............................................................................................................................................................
6. Wymagania dotyczące dokumentacji i danych na przegląd ...............................................
............................................................................................................................................
7. Uwagi ................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Miejscowość, dnia ................................
Program przeglądu zatwierdzam
..................................................
Imię i Nazwisko, podpis
LOGO
Załącznik Nr 2 do procedury P01.01, wyd. [data wydania]
LOGO
Wzór / przykład protokołu z przeglądu
1/1
str. 1/1
Protokół z przeglądu z dnia ..................................
1. Data przeglądu: ............................................................
2. Miejsce spotkania: .......................................................
3. Uczestnicy:
potwierdzenie udziału i ustaleń
1. ..........................................................................
........................................................
2. ..........................................................................
........................................................
3. ..........................................................................
........................................................
4. ..........................................................................
........................................................
4. Cel i zakres ....................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
5. Tematyka
1. ...................................................................................................................................................
2. ...................................................................................................................................................
3. ...................................................................................................................................................
6. Dokumentacja i dane na przegląd .................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
7. Przebieg spotkania ........................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
8. Wnioski i ustalenia
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
9. Załączniki
1. Program zadań i celów
2. .......................................
Miejscowość, dnia ....................
Niniejszy protokół zatwierdzam
..................................................
Imię i Nazwisko, podpis
LOGO
Załącznik Nr 3 do procedury P01.01, wyd. [data wydania]
1/1
Wzór / przykład programu doskonalenia jakości
LOGO
Załącznik Nr 1 do Protokołu przeglądu z dnia ...............
str. 1/1
Program celów i zadań
Lp.
Cel / zadanie
Środki / metody
Termin
Odpowiedzialny
1
Poprawa skuteczności
Instruktaż dla całego
realizacyjnej w odniesieniu personelu sporządzającego ..................... Dyrektor Handlowy,
Kierownik Techniczny
do sporządzenia zapisów
zapisy
.
jakościowych
2
Całkowite wyeliminowanie a) Weryfikacja instrukcji
reklamacji z tytułu zastosoodbioru materiałów i
wania wadliwych
części od dostawców,
materiałów i wyrobów.
b) Instruktaż dla
pracowników.
Nakłady:
________________
..................... Dyrektor Handlowy
.
.....................
Kierownik Techniczny
np. 500 zł
Sposób polecenia realizacyjnego i nadzoru wdrożenia np. w odniesieniu do wszystkich zadań Pełnomocnik
wystawi protokoły działań korygujących i zapobiegawczych w trybie procedury P09.01.
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
Miejscowość, dnia ....................
Niniejszy program doskonalenia jakości zatwierdzam
..................................................
Imię i Nazwisko, podpis
LOGO
Załącznik Nr 4 do procedury P01.01, wyd. [data wydania]
Wzór rejestru przeglądów systemu jakości
Rejestr przeglądów systemu jakości
Lp.
Data
przeglądu
Zakres przeglądu
Dokumenty z przeglądu
zawierające ustalenia
1/1