WARSZAWA, DNIA 18.08.2016 R. 1. Rezerwacja i zakup

WARSZAWA, DNIA 18.08.2016 R.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Rezerwacja i zakup pasażerskich biletów lotniczych, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
Zakup biletów lotniczych dla grupy 11 osób:
1)„tam” w terminie 09 wrzenia 2016 roku na trasie: wylot Warszawa/Polska - lądowanie
Astana/Kazachstan,
2). „powrót” w terminie 16 września 2016 roku na trasie: wylot Astana/Kazachstan - lądowanie
Warszawa/Polska.
Cena biletu musi zawierać wszystkie opłaty pośrednie m.in. opłaty lotniskowe, operacyjne,
paliwowe, transakcyjne, etc. oraz opłatę za bagaż podstawowy nadawany do luku (rejestrowany,
odprawiany) i bagaż podręczny - wszystkie wg standardowych wymiarów i wagi (zgodnie z
zasadami przewoźnika).
Ostateczny termin przekazania imiennej listy pasażerów będzie zgodny z zasadami przewoźnika.
Bilety lotnicze przekazane zostaną w wersji elektronicznej na wskazane przez Zamawiającego
adresy e-mailowe, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zakupionych biletów, w przypadkach losowych.
Zwrot wartości zakupionych biletów będzie zgodny z warunkami linii lotniczych wystawiających
bilety.
2. Noclegi
Zapewnienie zakwaterowania dla grupy 11 osób w hotelach *** (trzy gwiazdki), w 5-ciu pokojach
dwuosobowych z osobnymi łóżkami oraz 1-ym jednoosobowym wraz ze śniadaniem w
następujących miejscowościach i terminach:
1) w dniu 10/11/12.09.2016 r.: KARAGANDA,
2) w dniu 12/13.09.2016 r.: ASTANA,
3) w dniu 13/14.09.2016 r.: KOKCZETAW (KOKSZETAU),
4) w dniu 14/15.09.2016 r.: JASNA POLNA (YASNAYA POLYANA), a w razie braku
możliwości zarezerwowania w tej miejscowości w KOKCZETAW (KOKSZETAU).
Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi logistycznej (transport lotniczy, przejazdy wewnętrzne samochodowe,
noclegi, wyżywienie, wynajem sal, tłumaczenia) związanej z przeprowadzeniem konsultacji z potencjalnymi
repatriantami w Kazachstanie.
Strona
3. Wyżywienie
3.1. Zapewnienie wyżywienia, tj. obiad oraz kolacja dla grupy 11 osób w miejscowościach
zakwaterowania:
1) w dniu 10.09.2016 r., KARAGANDA.
a) Obiad: w godz. 14.50 - 15.50, w miejscu lub w pobliżu miejsca, w którym odbywać się będzie
otwarte spotkanie konsultacyjne (patrz pkt. Wynajem sal).
b) Kolacja: w godz. 20.00 – 21.00 w hotelu lub w pobliżu.
2) w dniu 11.09.2016 r., KARAGANDA.
a) Obiad: w godz. 15.00 - 16.00, w hotelu lub w pobliżu.
b) Kolacja: w godz. 20.00 – 21.00 w hotelu lub w pobliżu.
3) w dniu 12.09.2016 r., ASTANA.
1
Wskazane jest aby w dniu 10.09.2016 r. zapewnić możliwość zameldowania się w hotelu jak
najszybciej po przyjeździe do Karagandy.
a) Obiad: w godz. 15.00 - 16.00, w hotelu lub w pobliżu.
b) Kolacja: w godz. 21.00 – 22.00 w hotelu lub w pobliżu.
4) w dniu 13.09.2016 r., KOKCZETAW (KOKSZETAU).
a) Obiad: w godz. 16.30 - 17.30, w hotelu lub w pobliżu.
b) Kolacja: w godz. 22.00 – 23.00 w hotelu lub w pobliżu.
5) w dniu 14.09.2016 r., JASNA POLNA (YASNAYA POLYANA) lub KOKCZETAW
(KOKSZETAU).
a) Obiad: w godz. 16.30 - 17.30, w godz. 20.00 – 21.00 w hotelu lub w pobliżu.
b) Kolacja: w godz. 21.00 – 22.00 w hotelu lub w pobliżu.
6) w dniu 15.09.2016 r., KOKCZETAW (KOKSZETAU)
a) Obiad: w godz. 15.30 - 16.30, ASTANA
b) Kolacja: w godz. 21.00 – 23.00.
3.2. Zapewnienie cateringu dla grupy 300 osób w dniu 10.09.2016 roku w Karagandzie podczas
Otwartego Spotkania Konsultacyjnego. (Patrz pkt. Wynajem sal).
Catering obejmuje: kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier, cytryna, drobne słone lub słodkie
przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce.
Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi logistycznej (transport lotniczy, przejazdy wewnętrzne samochodowe,
noclegi, wyżywienie, wynajem sal, tłumaczenia) związanej z przeprowadzeniem konsultacji z potencjalnymi
repatriantami w Kazachstanie.
Strona
4.2. Zapewnienie przewozu grupy 100 osób z bagażem osobistym w terminie 10.09.2016 roku na
trasie: PAWŁODAR – KARAGANDA (przejazd na miejsce spotkania konsultacyjnego, patrz pkt.
3.4.) – PAWŁODAR.
1) Zapewnienie przewozu grupy 20 osób z bagażem osobistym w terminie 10.09.2016 roku na
trasie: SARAŃ – KARAGANDA (przejazd na miejsce spotkania konsultacyjnego, patrz pkt.
3.4.) – SARAŃ.
2) Zapewnienie przewozu grupy 20 osób z bagażem osobistym w terminie 10.09.2016 roku na
trasie: KAUCZEK – KARAGANDA (przejazd na miejsce spotkania konsultacyjnego, patrz pkt.
3.4.) – KAUCZEK.
3) Zapewnienie przewozu grupy 20 osób z bagażem osobistym w terminie 10.09.2016 roku na
trasie: TERMIRTAU – KARAGANDA KARAGANDA (przejazd na miejsce spotkania
konsultacyjnego, patrz pkt. 3.4.) – TERMIRTAU.
2
4. Przejazdy wewnętrzne samochodowe
4.1. Zapewnienie przewozu grupy 11 osób z bagażami podstawowym i osobistym w dniach
10.09.2016 roku do 16.09.2016 roku na trasie:
1) w dniu 10.09.2016 r.: ASTANA (lotnisko) – KARAGANDA (przejazd na trasie hotel – miejsce
spotkania konsultacyjnego - hotel),
2) w dniu 11.09.2016 r.: KARAGANDA (przejazd na trasie hotel – miejsce fokusów - hotel),
3) w dniu 12.09.2016 r.: KARAGANDA – ASTANA (przejazd na trasie hotel – miejsce spotkania
konsultacyjnego - hotel).
4) w dniu 13.09.2016 r. : ASTANA – SHORTANDY (przejazd na trasie hotel – miejsce fokusów)
– KOKCZETAW (KOKSZETAU) (przejazd na trasie hotel – miejsce spotkania
konsultacyjnego - hotel).
5) w dniu 14.09.2016 r.: KOKCZETAW/KOKSZETAU – KELLEROVKA (przejazd na trasie hotel –
miejsce fokusów) – JASNA POLNA (YASNAYA POLYANA POLYANA (przejazd na trasie hotel
– miejsce spotkania konsultacyjnego - hotel),
6) w dniu 15.09.2016 r.: JASNA POLNA (YASNAYA POLYANA) – CZKAŁOWO (CHKALOVO)
(przyjazd na miejsce spotkania konsultacyjnego) – ASTANA (lotnisko).
Przewóz grupy 11 osób będzie odbywał się z jednej miejscowości do drugiej oraz w razie potrzeby
z miejsca zakwaterowania (hotelu) na Otwarte spotkanie konsultacyjne lub/i spotkania fokusowe.
Przewóz osób odbywać się może wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania
techniczne określone w przepisach Republiki Kazachstan.
Przewoźnik zapewni osobom bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i
higieny.
Przewoźnik w ramach przejazdu zapewni dwóch kierowców, jeśli wyjazd będzie tego wymagał.
W cenę przejazdu wliczone będą: parkingi, ewentualne koszty delegacji, wyżywienia i noclegu
kierowcy/kierowców.
Kierowca/kierowcy zapewnią trafny i samodzielny dojazd do miejsc wskazanych przez kierownika
grupy.
2)
3)
4)
w dniu 10.09.2016 r.: w KARAGANDZIE na otwarte spotkanie konsultacyjne dla 312 osób wraz
z nagłośnieniem zapewniającym słyszalność w każdym miejscu sali, w tym zapewnienie
mikrofonu dla prowadzącego spotkanie, 2 mikrofonów dla 2 osób zabierających głos z sali oraz
krzeseł dla wszystkich uczestników spotkania, stołu prezydialnego dla 6 osób i stołu dla 3
osób. Spotkanie planowane jest w godz. 14.00 - 18.00. Konieczne jest zapewnienie możliwości
zbierania się uczestników od godz. 13.00 oraz swobodne opuszczenie sali przez uczestników
po zakończeniu spotkania.
w dniu 11.09.2016 r.: w KARAGANDZIE dwóch sal na 15 osób każda, na dwa odbywające się
równolegle fokusy. W każdej z sal powinien znajdować się stół konferencyjny oraz krzesła dla
uczestników. Spotkanie planowane jest w godz. 18.00 - 19.30. Konieczne jest zapewnienie
możliwości zbierania się uczestników od godz. 17.00 oraz swobodne opuszczenie sali przez
uczestników po zakończeniu spotkania.
w dniu 12.09.2016 r.: w ASTANIE na otwarte spotkanie konsultacyjne dla 112 osób wraz z
nagłośnieniem zapewniającym słyszalność w każdym miejscu sali, w tym zapewnienie
mikrofonu dla prowadzącego spotkanie oraz 2 mikrofonów dla 2 osób zabierających głos z sali
oraz krzeseł dla wszystkich uczestników spotkania, stołu prezydialnego dla 6 osób i stołu dla 3
osób. Spotkanie planowane jest w godz. 18.30 – 20.30. Konieczne jest zapewnienie
możliwości zbierania się uczestników od godz. 17.30 oraz swobodne opuszczenie sali przez
uczestników po zakończeniu spotkania.
w dniu 13.09.2016 r. :
 w m. SHORTANDY dwóch sal na 15 osób każda, na dwa odbywające się
równolegle fokusy. W każdej z sal powinien znajdować się stół konferencyjny
oraz krzesła dla uczestników. Spotkanie planowane jest w godz. 11.00 - 12.30.
Konieczne jest zapewnienie możliwości zbierania się uczestników od godz.
10.00 oraz swobodne opuszczenie sali przez uczestników po zakończeniu
spotkania.
 w KOKCZETAW/KOKSZETAU na otwarte spotkanie konsultacyjne dla 112 osób
wraz z nagłośnieniem zapewniającym słyszalność w każdym miejscu sali, w tym
zapewnienie mikrofonu dla prowadzącego spotkanie oraz 2 mikrofonów dla 2
osób zabierających głos z sali oraz krzeseł dla wszystkich uczestników
spotkania, stołu prezydialnego dla 6 osób i stołu dla 3 osób. Spotkanie
planowane jest w godz. 19.30 – 21.30. Konieczne jest zapewnienie możliwości
Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi logistycznej (transport lotniczy, przejazdy wewnętrzne samochodowe,
noclegi, wyżywienie, wynajem sal, tłumaczenia) związanej z przeprowadzeniem konsultacji z potencjalnymi
repatriantami w Kazachstanie.
Strona
1)
3
5. Wynajem sal
Rezerwacja i wynajem sal, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
zbierania się uczestników od godz. 18.30 oraz swobodne opuszczenie sali
przez uczestników po zakończeniu spotkania.
5)
w dniu 14.09.2016 r.:
 w m. KELLEROVKA dwóch sal na 15 osób każda, na dwa odbywające się
równolegle fokusy. W każdej z sal powinien znajdować się stół konferencyjny
oraz krzesła dla uczestników. Spotkanie planowane jest w godz. 12.00 - 13.30.
Konieczne jest zapewnienie możliwości zbierania się uczestników od godz.
11.00 oraz swobodne opuszczenie sali przez uczestników po zakończeniu
spotkania.
 w m. JASNA POLNA/YASNAYA POLYANA na otwarte spotkanie konsultacyjne
dla 112 osób wraz z nagłośnieniem zapewniającym słyszalność w każdym
miejscu sali, w tym zapewnienie mikrofonu dla prowadzącego spotkanie oraz 2
mikrofonów dla 2 osób zabierających głos z sali oraz krzeseł dla wszystkich
uczestników spotkania, stołu prezydialnego dla 6 osób i stołu dla 3 osób.
Spotkanie planowane jest w godz. 18.30 – 20.30. Konieczne jest zapewnienie
możliwości zbierania się uczestników od godz. 17.30 oraz swobodne
opuszczenie sali przez uczestników po zakończeniu spotkania.

6) w dniu 15.09.2016 r.: w m. CZKAŁOWO/CHKALOVO na otwarte spotkanie konsultacyjne dla
112 osób wraz z nagłośnieniem zapewniającym słyszalność w każdym miejscu sali, w tym
zapewnienie mikrofonu dla prowadzącego spotkanie oraz 2 mikrofonów dla 2 osób
zabierających głos z sali oraz krzeseł dla wszystkich uczestników spotkania, stołu
prezydialnego dla 6 osób i stołu dla 3 osób. Spotkanie planowane jest w godz. 12.30 – 14.30.
Konieczne jest zapewnienie możliwości zbierania się uczestników od godz. 11.30 oraz
swobodne opuszczenie sali przez uczestników po zakończeniu spotkania.
6. Tłumaczenia, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
Zapewnienie tłumaczenia z języka rosyjskiego na język polski oraz z języka polskiego na język
rosyjski podczas 5 otwartych spotkań konsultacyjnych:
1) w dniu 10.09.2016 r., w godz. 14.00 - 18.00 w KARAGANDZIE,
2) w dniu 12.09.2016 r., w godz. 18.30 – 20.30 w ASTANIE,
3) w dniu 13.09.2016 r., w godz. 19.30 – 21.30 w KOKCZETAW/KOKSZETAU,
4) w dniu 14.09.2016 r., w godz. 18.30 – 20.30 w m. JASNA POLNA/YASNAYA
POLYANA,
5) w dniu 15.09.2016 r., w godz. 12.30 – 14.30 w m. CZKAŁOWO/CHKALOVO.
oraz
6 spotkań fokusowych (fokusów).
1) w dniu 11.09.2016 r., w godz. 18.00 - 19.30 w KARAGANDZIE, (2 spotkania
odbywające się równocześnie),
2) w dniu 13.09.2016 r., w godz. 11.00 - 12.30 w m. SHORTANDY (2 spotkania
odbywające się równocześnie),
3) w dniu 14.09.2016 r., w godz. 12.00 - 13.30 w m. KELLEROVKA.
Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi logistycznej (transport lotniczy, przejazdy wewnętrzne samochodowe,
noclegi, wyżywienie, wynajem sal, tłumaczenia) związanej z przeprowadzeniem konsultacji z potencjalnymi
repatriantami w Kazachstanie.
Strona
4
Praca tłumacza podczas otwartego spotkania konsultacyjnego będzie polegała na tłumaczeniu dla
grupy do 11 osób pytań zadawanych przez prowadzącego oraz odpowiedzi udzielnych przez
uczestników spotkań. Praca tłumacza podczas otwartego spotkania fokusowego będzie polegała
Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi logistycznej (transport lotniczy, przejazdy wewnętrzne samochodowe,
noclegi, wyżywienie, wynajem sal, tłumaczenia) związanej z przeprowadzeniem konsultacji z potencjalnymi
repatriantami w Kazachstanie.
Strona
5
na tłumaczeniu dla grupy 2,3 osób pytań zadawanych przez prowadzącego oraz odpowiedzi
udzielnych przez uczestników spotkania.
Tłumaczenie nie ma charakteru tłumaczenia symultanicznego wymagającego specjalnego sprzętu.
Godziny spotkań mogą ulec nieznacznemu przesunięciu.