Zarządzanie przetwarzaniem zgłoszonych

Procedura Grupy Generali w zakresie rozpatrywania zgłaszanych nieprawidłowości
1. Wprowadzenie
Niniejszy dokument opisuje procedurę stosowaną przez Grupę Generali do rozpatrywania zgłaszanych
nieprawidłowości zgodnie z Kodeksem postępowania Grupy.
2. Zgłoszenia rozpatrywane w sposób nieformalny
W większości przypadków zgłaszanych menedżerom osoba zgłaszająca oczekuje, że dany przypadek zostanie
rozwiązany przez menedżera w sposób nieformalny oraz że nie rozszerzy się on na inne działy. Jeśli menedżer
nie jest w stanie rozwiązać zgłoszenia w sposób nieformalny z powodu wagi lub natury zgłoszenia albo ze
względu na własny brak bezstronności, zgłoszenie zostanie wysłane do specjalisty ds. zgodności1, który będzie
je rozpatrywał.
1 Zgodnie z Polityką zgodności grupy dział ds. zgodności jest niezależny od innych działów operacyjnych. Specjalista ds. zgodności podlega zarządowi.
3. Kanały do zgłaszania nieprawidłowości
Oprócz możliwości bezpośredniego kontaktu z lokalną kadrą kierowniczą Grupa Generali oferuje kilka
alternatywnych kanałów, za pomocą których można zgłaszać nieprawidłowości:



lokalny dział ds. zgodności
dział ds. zgodności na poziomie grupy
telefon zaufania ds. zgodności Grupy Generali
4. Ograniczenia dotyczące zgłaszania nieprawidłowości – Telefon zaufania ds. zgodności
Przypadki, które można zgłaszać za pomocą Gorącej linii ds. zgodności ograniczają się do niżej wymienionych:
Kwestie finansowe
Audyt i księgowość
1
modyfikowanie, fabrykowanie, fałszowanie lub podrabianie, w całości lub w
części, dokumentu finansowego, umowy lub raportu, tworzenie mylnego
wrażenia, pomijanie istotnych faktów lub wygłaszanie fałszywych twierdzeń,
ujawnianie nieprecyzyjnych informacji finansowych, wykorzystywanie
informacji poufnych w obrocie papierami informacji lub podejrzane praktyki
powiązane z wewnętrznymi kontrolami finansowymi
świadome przedstawianie fałszywych informacji, przypadki niepożądanego
wpływu lub braku niezależności w interakcji z audytorami zewnętrznymi i
wewnętrznymi lub nadzorem działań audytowych, z uwzględnieniem
wątpliwych praktyk powiązanych z księgowością, audytem lub wewnętrzną
kontrolą finansową (np.: uchylanie się od zobowiązań podatkowych, fałszywe
oświadczenie o dochodach, fałszywe oświadczenie o wydatkach, fałszywe
oświadczenie o aktywach, niewłaściwe zastosowanie zasad rachunkowości,
nielegalne transakcje);
Zgodnie z Polityką zgodności grupy dział ds. zgodności jest niezależny od innych działów operacyjnych. Specjalista ds. zgodności podlega zarządowi.
Bankowość
sprawy dotyczące podejrzanych lub nieetycznych praktyk bankowych (np.:
pranie brudnych pieniędzy, oszustwa bankowe, defraudacje, modyfikację,
fabrykowanie, fałszowanie lub podrabianie jakichkolwiek dokumentów
bankowych, raportów lub ewidencji, a także podejrzane praktyki powiązane z
kontrolami wykonywanymi przez organy nadzorujące lub wewnętrznymi
kontrolami bankowymi)
Walka z korupcją
wywieranie wpływu na oficjalne lub polityczne działania innej osoby przez
zachęcanie do korupcji, co może obejmować wręczanie rzeczy i być
interpretowane jako próba wywierania niewłaściwego wpływu na relacje lub
decyzje biznesowe
Zaangażowanie kadry
kierowniczej najwyższego
szczebla w działania z zakresu
finansów, audytu i
księgowości, bankowości lub
walki z korupcją
wyżej opisane przypadki z udziałem jakiegokolwiek członka zarządu (lub
osoby zajmującej równorzędne stanowisko), z uwzględnieniem dyrektora
naczelnego, dyrektora finansowego, dyrektora generalnego, dyrektora ds.
zasobów ludzkich lub dyrektora ds. audytu wewnętrznego.
Inne przypadki powinny być zgłaszane za pomocą alternatywnych kanałów.
Zgodnie z przepisami lokalnymi mogą zostać wprowadzone dalsze ograniczenia.
5. Początkowe przypisanie sprawy
Po zgłoszeniu sprawy zostanie ona oceniona w celu przypisania jej odpowiedniemu specjaliście ds. zgodności,
który będzie ją rozpatrywał.
Sprawy są przypisywane w oparciu o zasady Grupy Generali dotyczące rozpatrywania zgłoszeń, co oznacza, że
są one zazwyczaj przypisywane lokalnym specjalistom ds. zgodności w firmie, z wyłączeniem niżej
wymienionych przypadków:
Czego dotyczy sprawa
Kierownictwo najwyższego szczebla
Poważne sprawy z obszaru księgowości, audytu lub
finansów
Przypisanie sprawy
Specjalista ds. zgodności na poziomie regionu lub
grupy
Specjalista ds. zgodności na poziomie regionu lub
grupy
Lokalny lub regionalny specjalista ds. zgodności
Specjalista ds. zgodności na poziomie grupy
Specjalista ds. zgodności na poziomie grupy
Prezes zarządu Assicurazioni Generali
Przypadki zgłaszane za pomocą Telefonu zaufania ds. zgodności Grupy Generali są automatycznie przypisywane
odpowiedniemu specjaliście ds. zgodności zgodnie z wyżej wspomnianymi zasadami.
Specjaliści ds. zgodności na poziomie regionu lub grupy mogą mieć siedzibę poza krajem, w którym miał
miejsce zgłoszony incydent. Niemniej jednak wszelkie informacje będą traktowane zgodnie z przepisami
lokalnymi i polityką Grupy Generali w zakresie ochrony danych (aby otrzymać więcej informacji, należy się
skontaktować z lokalnym specjalistą ds. prywatności).
6. Szczegóły niezbędne do przypisania sprawy
Zgłaszając sprawę, osoba zgłaszająca powinna podać następujące informacje, aby ułatwić procedurę
przypisywania sprawy:
1.
2.
3.
4.
kraj, w którym przebywa osoba zgłaszająca;
kraj, w którym zgłaszany incydent miał miejsce;
firma należąca do Grupy Generali, z którą jest związany dany incydent;
informacje o tym, czego lub kogo sprawa dotyczy:
o kierownictwo najwyższego szczebla
o specjalista ds. zgodności
o poważne sprawy z obszaru księgowości, audytu lub finansów.
Powyższe informacje ułatwią również identyfikację przypadków w sytuacji, gdy lokalne przepisy ograniczają
możliwość korzystania z kanałów do zgłaszania nieprawidłowości.
7. Ocena i dochodzenie w sprawie zgłoszenia
Ocena zgłoszenia i związane z nim dochodzenie zostaną przeprowadzone z zachowaniem największej
poufności, a istotne informacje będą wymieniane między działem ds. zgodności a innymi osobami przy ścisłym
przestrzeganiu zasady niezbędnego dostępu.
Sprawa zostanie poddana wstępnej ocenie w celu sprawdzenia, czy została przypisana do odpowiedniego
działu ds. zgodności oraz czy zawiera wystarczająco dużo szczegółów, aby wszcząć dochodzenie.
Po zakończeniu wstępnej oceny dział ds. zgodności rozpocznie dochodzenie, korzystając, w razie potrzeby, ze
wsparcia działu audytu wewnętrznego oraz profesjonalnych doradców zewnętrznych.
8. Działania naprawcze
Po zakończeniu dochodzenia dział ds. zgodności określi wszelkie działania naprawcze, które należy podjąć.
W sytuacji, gdy zaistnieje konieczność nałożenia sankcji dyscyplinarnych, dział ds. zgodności zaangażuje w
proces dział zasobów ludzkich.
Wszystkie działania naprawcze zostaną przedstawione Prezesowi Zarządu /Zarządowi w celu podjęcia
ostatecznej decyzji.
9. Baza danych EthicsPoint
Wszystkie sprawy zgłoszone w ramach Grupy Generali będą zarejestrowane w bazie danych EthicsPoint, z
wyjątkiem spraw, które zostaną rozwiązane w sposób nieformalny.
Dostęp do poszczególnych spraw jest określany osobno dla każdej sprawy i ogranicza się do działu ds.
zgodności, i tam gdzie to niezbędne, także do osób zajmujących się dochodzeniem przy ścisłym
przestrzeganiu zasady niezbędnego dostępu.
Baza danych EthicsPoint jest obsługiwana przez zewnętrznego dostawcę usług na serwerach zlokalizowanych
na terenie Unii Europejskiej.
10. Sprawozdania
Baza danych EthicsPoint umożliwia tworzenie regularnych sprawozdań na poziomie lokalnym, regionalnym oraz
poziomie grupy. Sprawozdania ograniczają się do standardowych danych ogólnych, obejmujących np. liczbę
zgłoszonych spraw w rozbiciu na rodzaj zarzutu lub kraj.
Sprawozdania nie zawierają żadnych danych osobowych, umożliwiających ustalenie tożsamości osób
powiązanych ze sprawą.
11. Podsumowanie sprawy i usunięcie danych osobowych
Po zakończeniu sprawy informacje osobowe przechowywane w bazie danych EthicsPoint są usuwane zgodnie z
odpowiednimi zasadami grupy i przepisami lokalnymi i tylko anonimowe informacje są przechowywane na
potrzeby tworzenia sprawozdań i analizy trendów.
Jeśli niezbędne jest podjęcie działań naprawczych lub gdy wymagają tego lokalne przepisy, dane osobowe
mogą być przechowywane w odpowiednich działach poza bazą danych EthicsPoint.