Krystyna Zowczak
Transkrypt
Krystyna Zowczak
Krystyna Zowczak - Jastrzębska Jak pisać, aby nie popełniać błędów, jak pisać, aby chcieli nas czytać, czyli praktyczne wskazówki dla piszących (a czasem także wypowiadających się) w organizacji pozarządowej. Projekt „Stołeczne Centrum Współpracy Obywatelskiej 2010-2012” jest realizowany, dzięki dofinansowaniu ze środków m.st. Warszawy. Centrum zarządzane jest przez Stowarzyszenie BORIS. www.centrumwspolpracy.org.pl WARSZAWA 2011 1 „Osiągnięciem i chlubą jednych jest to, że piszą dobrze. Zasługą innych – że nie piszą wcale.” Jean de La Bruyere, pisarz i eseista francuski Mówimy i piszemy coraz gorzej… Telewizja, radio, internet, a nawet - tradycyjna ostoja literackiej polszczyzny - prasa drukowana, roją się od błędów najróżniejszego rodzaju, żargonu, dziwolągów językowych. Czytelnicy, słuchacze, telewidzowie są atakowani tak złym językiem, że nic dziwnego, iż sami popełniają błędy. Kiedy wyjaśniam, że jakieś słowo, fraza są używane błędnie, słyszę „ ale przecież tak mówią politycy, dziennikarze, autorytety….” No właśnie, tak mówią! W czasie szkoleń dla III sektora, które od lat prowadzę, często jestem pytana o to, jak pisać urzędowe pisma, jakich sformułowań używać, a czego się wystrzegać? Z myślą o tych pytaniach i potrzebach stworzyłam warsztaty pisarskie dla pracowników organizacji pozarządowych. W poniższym artykule pragnę przedstawić część programu takiego warsztatu, ale jednocześnie chcę od razu zaznaczyć, że bez ciągłych prób pisarskich (i życzliwego korygowania błędów dokonywanego przez fachowców) nie można nauczyć się poprawnie „pisać”. Krystyna Zowczak - Jastrzębska 2 1. Lista najczęściej popełnianych błędów językowych. Czego unikać? Dlaczego nie powinniśmy pisać stylem pseudourzędowym? Zacznijmy żartobliwie – od listy moich osobistych wrogów językowych… Po lewej stronie umieściłam poprawne zwroty i sformułowania, po prawej, powszechnie używane potworki, które zaśmiecają nasz umysł i język. I tak: Dobrze nie wiem, nie orientuję się, nie znam się na tym to wszystko, to wszystko na ten temat dzisiaj, teraz, w tej chwili rozumiem (1 osoba l.poj. od czasownika rozumieć) filmować obejrzeć Źle nie jestem w temacie tyle w temacie na dzień dzisiejszy, na chwilę obecną ja rozumie/rozumię kamerować oglądnąć Równie często możemy spotkać niepoprawne konstrukcje gramatyczne i błędy logiczne. Warto zapamiętać jak brzmi poprawna forma: Poprawnie dlatego, że z racji tego, że liczba osób, samochodów, ale ilość wody większa część lub ponad połowa po linii najmniejszego oporu Niepoprawnie dlatego, bo dlatego, ponieważ z racji, że ilość osób, samochodów większa połowa po najmniejszej linii oporu trzeciego maja lub trzeci maja (i odpowiednio: pierwszego września, pierwszy września) trzeci maj, pierwszy wrzesień głośniejszy lub bardziej głośny bardziej głośniejszy tę panią, tę sobotę tą panią, tą sobotę proszę pani (w zwrocie grzecznościowym) proszę panią 3 Pisząc, staramy się wystrzegać także nadużywania wielkich liter , a więc piszemy „dyrektor, kierownik, regulamin … (a nie „Kierownik, Dyrektor, Regulamin”), również przymiotników nie piszemy wielką literą, a więc „wielkanocny, ustawowy, warmińsko-mazurski”. Osobnym problemem, z którym często spotykam się podczas czytania lub redagowania tekstów trzeciosektorowych jest posługiwanie się stylem „urzędowym”. Język urzędowy (a właściwie pseudourzędowy!) wydaje się piszącym bardziej formalny, sugeruje, że tekst jest pisany przez eksperta. Nawet osoby nie mające specjalnych problemów z pisaniem zwyczajnych tekstów, wpadają w drażniącą manierę, kiedy piszą oficjalnie (dobrym przykładem są tu wnioski o granty lub sprawozdania). Dlaczego nie powinniśmy pisać (oczywiście także mówić) w takim stylu? No choćby dlatego, że jest to niepoprawne, często śmieszne, choć w założeniu piszącego ma dodać powagi. Mistrzami tego stylu są polscy politycy. Co wyróżnia styl pseudourzędowy? Kiedy ktoś piętrzy konstrukcje i zamiast powiedzieć lub napisać wprost, mówi: Dobrze wiem Źle (lub nadużywane) posiadam wiedzę, mam wiedzę w tej chwili nie wiem, jeszcze nie wiem na chwilę obecną nie posiadam takiej wiedzy pociąg się spóźnił ------ (mów, nie zapowiadaj, że zaraz coś powiesz, słuchacze zapewne sami się zorientują☺ najlepiej bez określania osoby, przecież to oczywiste lepiej: w (braki w zaopatrzeniu) lepiej: działamy… pociąg doznał opóźnienia ja powiem tak… moja osoba w zakresie (wyrażenie nadużywane) (braki w zakresie zaopatrzenia) działamy na płaszczyźnie (nadużywane) opierając się na czymś, na podstawie w oparciu o coś czegoś na podstawie, na zasadzie na bazie czegoś 4 Należy także wystrzegać się używania pleonazmów (pot. nazywanych “masłem maślanym”). Poniżej przykłady tych najbardziej popularnych: • potencjalne możliwości • akwen wodny • w miesiącu czerwcu • okres czasu • najbardziej optymalny • cofać się do tyłu • kontynuować dalej • fakt autentyczny Na koniec tego krótkiego przeglądu najczęściej spotykanych niepoprawności, nieporadności lub przeciwnie, zadowolenia z siebie (patrz: politycy) zostawiłam sprawę błędów ortograficznych. Robicie błędy! I to często! Wiem, wiem – dysortograficy, dyslektycy, dysgraficy – tak, wiem o tym, że nie potraficie zapamiętać i zastosować zasad ortografii. Ba, jesteście przekonani, że są całkowicie niepotrzebne, ale… wierzcie mi, fatalnie wygląda mail lub sprawozdanie pełne błędów ortograficznych. To dla czytającego sygnał, że autor jest niekompetentny i leniwy. Dlatego korzystajcie ze słowników ortograficznych, proście innych o sprawdzenie tego, co napisaliście. Bo wprawdzie już futuryści wywrócili polską ortografię do góry nogami w manifeście “Nuż w bżuhu”, ale wszystkim pozostałym, mniej artystycznie usposobionym, pozostaje przestrzegać tradycyjnych zasad rodzimej pisowni. 5 2. To jak pisać? Ogólne zasady pisania tekstów informacyjnych Teksty informacyjne powinny spełniać 3 warunki: czytelny przekaz informacyjny (a w nim jedno/dwa zagadnienia; tylko sprawdzone fakty i dane – unikajmy nadmiaru interpretacji; prosty, ale nie prostacki język oraz eliminacja wszystkich błędów – staranna korekta!); przyciąganie uwagi odbiorcy (dzięki umieszczeniu w tekście jakiejś ciekawostki, wspomnieniu o znanych osobach uczestniczących w opisywanym przez Ciebie wydarzeniu lub anagażujących się w projekt/kampanię; warto także używać obrazowych porównań, czasami można posłużyć się żartem lub zaskakującą puentą (ale – uwaga - nie w każdym tekście jest to możliwe!); elegancka, przejrzysta forma graficzna (obowiązuje stały wzór graficzny dla wszystkich pism firmowanych przez Twoją organizację; najważniejsze informacje powinny zostać wyróżnione (bold); zróżnicowana (ale bez przesady) czcionka, zawsze pamiętaj o umieszczaniu danych do kontaktu oraz o stopce organizacyjnej). 3. Czy wszyscy wiemy, jak pisać maile? Co za pytanie? Oczywiście, przecież codziennie wysyłamy dziesiątki maili. I nikt nie będzie tracił czasu na zastanawianie się, czy mail jest poprawnie napisany, czy nie! A może jednak warto się zastanowić, przecież to nasza wizytówka, najkrótsza prezentacja. Ileż to razy otrzymywałam maile z błędami, maile, w których nieznajomy nadawca przechodził ze mną na Ty, maile, adresowane nie tylko do mnie, z których mogłam dowiedzieć się, jakie są adresy poczty mailowej różnych znanych osób itd. Tak nie wolno pisać! A jak powinno się pisać? 6 Pisz krótko, chyba, że referujesz ważny problem, skomplikowaną sprawę (wtedy zawsze sprawdź, czy zostałaś dobrze zrozumiana). W tytule wpisz najistotniejszą kwestię, której będzie dotyczył mail. Treść wiadomości podziel na akapity, ułatwisz w ten sposób czytanie. Jeśli nie jesteś z adresatem Twojego maila na „Ty”, zacznij i skończ ceremonialnie, np.: „Szanowna Pani Doktor, Witam Panie Janie, „z poważaniem, z wyrazami szacunku …” Przed wysłaniem wiadomości mailowej sprawdź literówki, ortografię, poprawność gramatyczną oraz interpunkcję. Podpisz się imieniem i nazwiskiem. Zawsze odpowiadaj (do 2-3 dni) na otrzymane maile. Pamiętaj także, aby podziękować za przesłane informacje, czy wiadomości. Wystrzegaj się używania trybu rozkazującego, tonu nakazowo-pospieszającego – to jest po prostu niegrzeczne! „do piątku oczekuję na przysłanie mi informacji, czekam na maila… (lepiej: będę wdzięczna za przesłanie informacji do piątku)”. Odbiorca tak sformułowanych wiadomości poczuje się jak Twój podwładny. Pamiętaj o poważnym adresie mailowym (w oficjalnej korespondencji wystrzegaj się adresów w rodzaju czulywojtek@pl lub lalunia@com). Pamiętaj także, aby właściwie korzystać z funkcji DW/CC (do wiadomości). Jeśli piszesz do paru adresatów i nie chcesz, aby poznali adresy mailowe innych, nie zapomnij o włączeniu funkcji UDW/BCC (ukryte do wiadomości). 4. „Stanowisko w sprawie”… jak pisać? „Stanowisko w sprawie” to najczęściej dłuższy tekst przedstawiający (opisujący) sprawę, problem, zagadnienie, a następnie pokazujący ocenę tej sytuacji przez osobę/y piszącą/e. Dodatkowo w stanowisku mogą pojawić się propozycje rozwiązań lub środków zaradczych, które należy przedsięwziąć, aby zmienić wcześniej opisany stan rzeczy. „Stanowisko w sprawie” pisane jest najczęściej przez zespoły autorów (organizacje i stowarzyszenia, niezależne ośrodki badawczo-analityczne). Styl takiego opracowania powinien być poważny, argumenty poparte wynikami badań i analiz. „Stanowisko w sprawie” nie zawsze ma jednego adresata, czasami mogą nim być instytucje państwowe (sejm, senat, rząd, ministerstwa) lub opinia publiczna. Dobrze jest mieć wśród autorów jakieś autorytety zajmujące się badaniem opisywanego problemu. 7 5. Informacja prasowa Informacja prasowa (tzw. press release) jest podstawowym narzędziem komunikacji z dziennikarzami. Zapamiętaj - dziennikarze też ludzie i czasami się lenią! Jeśli przygotujesz atrakcyjną informację prasową, dziennikarz opublikuje ją bez zmian! Niezbędne elementy poprawnie napisanej informacji prasowej to: 1) tytuł – przyciągający uwagę, atrakcyjny (może być w postaci pytania); 2) lead (lid) – to streszczenie informacji prasowej, zawiera odpowiedź na pytania: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego, z jakim skutkiem? Lead zaznaczamy drukiem pogrubionym (boldem); 3) rozwinięcie streszczenia, bardziej szczegółowy opis tego, co mamy do zakomunikowania; 4) data (można też umieścić ją na początku informacji); 5) dane osoby, która udzieli więcej informacji. Przy pisaniu informacji prasowej obowiązuje zasada „odwróconej piramidy” – wiadomości umieszczone na początku są najważniejsze. W 2-3 zdaniach leadu zawarta jest właściwie cała informacja, reszta to szczegóły i tło. Graficznie można to przedstawić w następujący sposób: 8 Informacja prasowa jest dobra, jeśli: jest aktualna, zawiera najnowsze wiadomości, a nie „odgrzewane kotlety”; nie zawiera treści reklamowych lub promocyjnych, musi być pisana w 3 os. l.poj.; jest ciekawa, napisana żywym, barwnym językiem, dobrze jest stosować obrazowe porównania, nie używać zdań wielokrotnie złożonych, nie pisać drętwo, warto zwrócić też uwagę na zrozumiałość i dostępność informacji prasowej (specjalistyczne sformułowania zostawmy na specjalistyczne spotkania); jest zwięzła (najlepszy press release to taki, który nie przekracza formatu A4); zawiera fakty, konkrety i liczby (np. ciekawe wyniki badań), media lubią twarde dane; zawiera jakąś ciekawostkę (np. na konferencji prasowej będzie jakiś VIP, informacje tego typu można umieścić w leadzie); ma przejrzystą, elegancką formę graficzną, obowiązuje zasada dobrego „pierwszego wrażenia”, najlepiej przygotować stałą formatkę informacji prasowej. Informacja prasowa jest niedobra, jeśli: nie zawiera żadnego newsa; zawiera błędy ortograficzne, językowe, interpunkcyjne; zawiera błędy merytoryczne; nie zawiera danych kontaktowych; została wysłana do dziennikarza, który nie zajmuje się dana tematyką; została wysłana po zamknięciu wydania (gazety, czasopisma, programu). 9 6. Jak przygotować profesjonalną prezentację w PowerPoincie? Zanim przystąpisz do pisania prezentacji, musisz zadać sobie następujące pytania: jaki cel chcesz osiągnąć? komu będziesz to prezentował? jak zamierzasz pozycjonować swoją organizację pozarządową? Najpierw przygotuj konspekt prezentacji według następujących wskazówek: wskazówki merytoryczne: • • • • • • • operuj konkretami, faktami, liczbami (zawsze przedstawianymi w wersji graficznej), bądź zwięzła (min. słów/max. efektów), przekaz informacyjny powinien być czytelny, w materiałach powinny znaleźć się: opis działalności ngo, efekty wcześniejszych akcji, szczegółowe propozycje dla ew. sponsora/partnera oraz sposób rozliczania finansów ngo, użyj stylu formalnego, ale staraj się nie nudzić, zób korektę, daj komuś do sprawdzenia, pamiętaj o danych kontaktowych, zadbaj o spójność z identyfikacją wizualną Twojej organizacji. wskazówki techniczne: • każda plansza powinna mieć tytuł, na planszy umieszczaj nie więcej niż 6 - 8 linijek tekstu, nie może to być ciągły akapit, ale raczej zbiór haseł, posługuj się równoważnikami zdań lub zdaniami pojedynczymi (wystrzegaj się zdań złożonych), litery powinny mieć wielkość co najmniej 20pt, rysunki powinny być czytelne, bez szczegółów, tekst pisz dobrze czytelną czcionką, bez udziwnień, wyrównuj do lewej strony albo wyjustuj, unikaj pisania samymi dużymi literami (wersalikami) - taki tekst jest trudniejszy do przeczytania, 10 staraj się przyciągnąć uwagę odbiorcy – używaj wykresów, zdjęć, diagramów, elementów ułatwiających zrozumienie (ale nie przesadź!), ważniejszy jest lewy górny róg planszy i jej górna część od pozostałego obszaru, ważne informacje umieszczaj na początku albo odpowiednio wyróżniaj, nie przesadzaj z kolorami (najwyżej 3-4 na jednej planszy) i bądź konsekwentna/y w ich stosowaniu, ponumeruj strony i dodaj stopkę na dole. Podczas przygotowywania prezentacji (w PP) często stosuje się regułę Guya Kawasaki, znanego mówcy i bloggera. 10/20/30 tzn.: przygotuj tylko 10 slajdów, mów o nich najwyżej 20 minut,, użyj czcionki nie mniejszej niż 30 pkt. Tak przygotowaną prezentację wygłoś: z pasją i zaangażowaniem – pokaż, że wierzysz w to, co mówisz, nie czytaj slajdów, opowiadaj o nich własnymi słowami, krótko, cały czas utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcami, jeśli stoisz podczas pokazywania prezentacji, ruszaj się, podchodź do ludzi, jeśli siedzisz, wychyl się do nich. 7. Jak pisać sprawozdanie/protokół z zebrania? Sprawozdanie/protokół jest dokładnym opisem zdarzenia, w którym uczestniczyliśmy (zebrania, szkolenia, panelu dyskusyjnego, wyprawy etc.). Powinno zawierać: dokładne dane dotyczące tego wydarzenia (kiedy, gdzie, kto, co, jak?) – takie jak: data, miejsce, czas trwania, osoby uczestniczące (organizacje, które reprezentują oraz funkcje, które w nich pełnią), opis przebiegu spotkania, opis wypowiedzi poszczególnych osób zabierających głos (krótkie streszczenie zajętych przez nich stanowisk lub wypowiedzianych poglądów), przebieg i wynik wszystkich głosowań (jeśli były), ustalenia poczynione podczas spotkania oraz ich treść, oraz na końcu: kto i kiedy sporządził sprawozdanie. 11 Obowiązuje porządek chronologiczny. Styl, w jakim piszemy, rzeczowy, raczej suchy. Oficjalne sprawozdania powinny być obiektywne, w mniej oficjalnych dopuszczalne jest, aby zawrzeć swoje opinie, ale równocześnie pamiętać o przytoczeniu opinii odmiennych. Określenie „sprawozdanie” bywa używane wymiennie z określeniem „protokół”. Protokół jest bardziej formalny, opatrzony podpisami (pieczęciami), przytacza wypowiedzi dokładnie „słowo w słowo”, cytuje. W sprawozdaniu opisujemy te wypowiedzi własnymi słowami. 8. List otwarty List otwarty piszemy, aby odpowiednie urzędy, instytucje i opinia publiczna zaznajomiły się z naszym stanowiskiem w określonej sprawie. Istotą listu otwartego jest upublicznienie i nagłośnienie jakiegoś problemu. List otwarty musi mieć wyraźnie zaznaczonego nadawcę oraz adresata, a także informację, komu jeszcze go udostępniamy. Poglądy wyrażone w liście należy krótko uzasadnić (dlaczego uważam/y tak, a nie inaczej). Należy także krótko wspomnieć o ew. dalszych krokach w poruszanej sprawie. W liście otwartym powinny znaleźć się odpowiedzi na następujące pytania: kto, do kogo, w jakiej sprawie, dlaczego, co dalej? Nasze stanowisko (zarówno wtedy, kiedy wyrażamy je jako osoba prywatna, jak i wtedy, kiedy piszemy w imieniu organizacji) powinno być jasne i klarowne, nie pozostawiające żadnych wątpliwości. Piszmy prosto, unikajmy długich zdań i trzeciosektorowej terminologii. Koniecznie trzeba zrobić korektę oraz dać do przeczytania komuś postronnemu. 9. Petycja Petycja jest rodzajem pisma, w którym grupa obywateli domaga się czegoś od instytucji lub urzędu. Petycję piszemy wtedy, gdy chcemy zmienić prawo, wpłynąć na zmianę nastawienia lub poglądu. Petycję można zacząć od zwrotu „My, niżej podpisani domagamy się…” W petycji powinno się jasno zdefiniować rozwiązanie, które nas satysfakcjonuje. Styl petycji powinien być stanowczy i zdecydowany, ale nie agresywny. Do petycji powinniśmy dołączyć listę z podpisami popierających ją obywateli (imię, nazwisko, adres, jeśli petycja ma zapoczątkować zmiany prawne – wtedy pesel, czasami zawód wykonywany). W petycji nie umieszczamy na początku informacji o nadawcy 12 10. Podanie Podanie od petycji różni użyte słownictwo oraz styl. W podaniu prosimy o załatwienie naszej sprawy. Pisząc podanie używamy następujących sformułowań: „uprzejmie proszę, będę wdzięczny za przyspieszenie, rozpatrzenie mojej sprawy, z wyrazami szacunku, z poważaniem…”. Układ graficzny tekstu w podaniu/ liście otwartym: Czasami do podania dodaje się listę załączników (jeśli podanie składamy wraz z innymi dokumentami). Listę załączników umieszczamy w lewym dolnym rogu. Podpis można także umieścić z prawej strony, pod tekstem właściwym. 13 11. TOP 10 dla każdego, kto chce lub musi pisać Pisać każdy może… ale nie każdy powinien. Co zatem zrobić, jeśli czujesz, że nie zostałeś obdarzony talentem pisarskim, a język polski był przedmiotem wyjątkowo przez Ciebie znienawidzonym? Zastanów się do kogo i o czym piszesz. Wystrzegaj się zdań wielokrotnie złożonych. Używaj prostych sformułowań. Bądź ostrożny ze specjalistycznym słownictwem. Pisz na tematy, które znasz. Wystrzegaj się pseudourzędowego stylu! Pisz ciekawie, czyli zastanów się, czy chciałbyś sam to czytać. Sprawdzaj, sprawdzaj, sprawdzaj: ortografię i interpunkcję, poprawność językową, styl. Jeśli nie jesteś pewien, czy napisany przez Ciebie tekst jest zrozumiały, poproś, aby przeczytał go ktoś niezorientowany w danej tematyce. I na koniec: oddaj tekst do sprawdzenia koleżance/koledze - może wyłapać błędy, których Ty już nie widzisz. Gdzie szukać pomocy? Uwaga! Internet nie jest najlepszym miejscem do sprawdzania poprawności językowej. Jeśli jednak sprawdzasz w internecie, to polecam wirtualny słownik języka polskiego – www.sjp.pwn.pl . Staraj się jednak raczej korzystać ze słowników drukowanych wydawanych przez PWN i Wiedzę Powszechną (słowniki są co pewien czas aktualizowane, zaopatrz się w najnowsze wydania). 14 Szczególnie godne polecenia są: 1. Słownik poprawnej polszczyzny, PWN, najnowsze wydanie 2. Nowy słownik ortograficzny z zasadami pisowni i interpunkcji, PWN, najnowsze wyd. 3. Słownik frazeologiczny współczesnej polszczyzny, PWN, 4. Słownik interpunkcyjny języka polskiego z zasadami przestankowania, PWN, 5. Słownik wyrazów kłopotliwych, PWN, 6. Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych z almanachem, W. Kopaliński, Wiedza Powszechna, oraz dla będących w rozpaczy: 7. Słownik dobrego stylu, czyli wyrazy, które się lubią, M. Bańko, PWN 2007. Artykuł niniejszy powstał na podstawie autorskich szkoleń, które od wielu lat prowadzę dla pracowników i wolontariuszy warszawskich organizacji pozarządowych. W trakcie warsztatów i szkoleń części teoretycznej towarzyszy rozbudowana część praktyczna (ćwiczenia z pisania określonych rodzajów pism), której nie mogłam niestety tutaj umieścić. Mam wszakże nadzieję, że te parę porad i wskazówek pomoże wszystkim zmagającym się z trudną materią pisarską. Dobrego pisania! Krystyna Zowczak-Jastrzębska 15 O autorce: Krystyna Zowczak-Jastrzębska - absolwentka Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego, konsultantka public relations i trenerka organizacji pozarządowych. Posiada długoletnie doświadczenie pracy w biznesie - w działach promocji, reklamy i public relations w takich korporacjach jak: Polska Telefonia Cyfrowa, Agora - Gazeta Wyborcza, Edipresse Polska, US WEST Polska. Stworzyła Dział Szkoleń w agencji Ciszewski PR. Specjalizuje się w szkoleniach z komunikacji, wystąpień publicznych, współpracy z mediami, a także w szkoleniach wizerunkowych. Dla III sektora stworzyła pięciodniową szkołę public relations „I Ty zostaniesz piarowcem” oraz trzydniową Akademię Skutecznej Komunikacji I. Ostatnio przygotowała Akademię Skutecznej Komunikacji II. Współpracuje z wieloma organizacjami pozarządowymi (między innymi ze Stowarzyszeniem Boris, Radomskim Towarzystwem Dobroczynności, Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Organizacji Streetworkerskich OSOS oraz Fundacją Civis Polonus i Szkołą Liderów). Prowadzi konsultacje i szkolenia dla organizacji zrzeszonych w Federacji Mazowia. 16