750P3 ProceduraProbkowania07_2016

Certyfikacja metodą próbkowania
Cel
Dokument ten opisuje certyfikację systemów zarządzania realizowaną w wielu lokalizacjach,
a w szczególności możliwość zastosowania procedury próbkowania, jej planowanie i przeprowadzenia
w przedsiębiorstwach wielolokalizacyjnych. Dokument obowiązuje w połączeniu z przewodnikiem
auditora oraz pracownika, jak i dalszymi wytycznymi odnoszącymi się do procedury prowadzenia
auditu. Nie istnieje żaden przymus stosowania metody próbkowania. Nawet w przypadku, kiedy
przedsiębiorstwo spełnia wszystkie warunki, aby być objęte metodą próbkowania, można
przeprowadzić pojedynczą certyfikację każdej z lokalizacji. Przy podjęciu decyzji, co do metody
certyfikacji, należy wziąć pod uwagę życzenie klienta.
W przypadku poniższych standardów można przeprowadzić certyfikację metodą próbkowania:
ISO 9001
ISO 14001
BS OHSAS/PN-N- 18001
ISO 50001
ISO 27001
EN/AS 9120
Metody próbkowania nie można zastosować dla następujących standardów:
VDA 6.1
ISO TS 16949
EN/AS 9100
EN/AS 9110
ISO 13485
Zastosowanie metody próbkowania, dla standardów niewymienionych bezpośrednio w tym
dokumencie, wymaga zgody Menadżera Produktu (MP).
Osoba odpowiedzialna za dokument
Za ten dokument odpowiedzialny jest Menadżer Zarządu ds. Systemu Jakości.
Poszczególni liderzy produktu (LP) odpowiadają za uzupełnienia dla poszczególnych
standardów.
Odpowiedzialność i uprawnienia
Procedura próbkowania jest planowana przez dział obsługi klienta.
Planowania procesu certyfikacji metodą próbkowania jest prowadzone przez
kompetentnego, do danej normy i procesu SVP pracownika biura. W fazie planowania może
uczestniczyć auditor wiodący i klient (jeżeli jest taka potrzeba). W szczególności przy
istniejących klientach auditor, ze względu na jego znajomość specyfiki przedsiębiorstwa,
bierze aktywny udział w pozyskaniu aktualnych danych podstawowych i przygotowaniu planu
auditu metodą próbkowania.
Każda kalkulacja jest zatwierdzona przez osobę upoważnioną przez Dyrektora- Członka
Zarządu. Planowanie i zatwierdzanie wykonują różne osoby.
Jeśli zaistnieją niejasności odnośnie procedury próbkowania, należy zgłosić się do
Menadżera Zarządu ds. Systemu Jakości.
Obszar zastosowania procedury próbkowania
W przypadku przedsiębiorstwa o wielu lokalizacjach należy sprawdzić, czy procedura próbkowania
może być zastosowana.
Jest to możliwe, jeżeli:
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
1/8
·
·
·
·
organizacja posiada system zarządzania obejmujący całą firmę; system ten jest centralnie
administrowany i wewnętrznie auditowany, jest on przedmiotem centralnego przeglądu ze strony
najwyższego kierownictwa przedsiębiorstwa,
lokalizacje są prawnie/kontraktowo powiązane z centralą, co zostanie przedstawione DQS,
centrala posiada prawo do wprowadzania działań korygujących w lokalizacjach,
audity wewnętrzne wykonywane są we wszystkich lokalizacjach (w cyku rocznym),
lokalizacje są podobne do siebie w odniesieniu do procesów, sekwencji postępowania i metod.
Podobieństwo lokalizacji powinno być rozważane w odniesieniu do:
a) zaliczenia lokalizacji do tego samego sektora przemysłowego (EA-Branże),
b) realizowanych procesów produkcyjnych lub dostarczania usług, w tym wyposażenia technicznego
oraz produkowanych wyrobów i / lub dostarczanych usług,
c) stopnia złożoności lokalizacji (badania, marketing, przyjęcia funkcji wspomagających dla innych
lokalizacji); uzasadnione wyjątki są dozwolone.
Dodatkowo dla ISO 14001:
d) porównywalnych (jakościowe i ilościowe) aspektów środowiskowych odnoszące się do lokalizacji
(materiały wejściowe, odpady, ścieki, emisja zanieczyszczeń) lub alternatywnie warunki lokalizacji
jak również wymagań prawnych związanych ze środowiskiem,
e) wyposażenia technicznego związanego z technologią środowiskową,
f)
wpływu stron zainteresowanych (uzasadnione wyjątki są dozwolone).
Dodatkowo dla OHSAS/PN-N-18001:
g) porównywalnych warunków odnoszące się do zdrowia i bezpieczeństwa pracy.
Zusätzlich ISO 50001:
a) ähnliche elektrische und thermische Systeme bzw. Energieumwandlungsprozesse oder
b) ähnliche Energieträger usw.
Dodatkowo dla ISO 27001:
h) porównywalnej złożoność i klasyfikacja ryzyka systemów informacyjnych i systemów przetwarzania
informacji.
Wewnątrz jednej firmy, możliwe jest, że lokalizacje, które nie są równoważne (np. różne czynności)
mogą zostać pogrupowane w osobne zbiory. W przypadku przedsiębiorstw o strukturze
wielowarstwowej (centrala – regionalne oddziały zależne – lokalizacje / filie / lokalizacje w budowie),
wyżej wymienione poziomy hierarchiczne tworzą osobne grupy.
ISO 14001
W przypadku, gdy próbkowanie obejmuje kilka różnych krajów, możliwe jest, że mogą tam obowiązywać
różne prawne wymagania środowiskowe. W celu włączenia tych lokalizacji do procedury próbkowania,
konieczne jest wykazanie, że stosuje się porównywalne procedury i wyposażenie techniczne
(środowiskowe).
Procedura próbkowania nie ma zastosowania w przypadku lokalizacji o „szczególnie znaczących
aspektach środowiskowych”. Lokalizacje o wysokim stopniu uciążliwości środowiskowej winny
w szczególności być rozważane w tym kontekście.
Lokalizacja jest definiowana według EA 7/02 jako cały obszar, na którym są wykonywane czynności
w konkretnym miejscu pod nadzorem pojedynczej organizacji. Odpowiednio, obszary magazynowania,
przeładunku, centra logistyczne i lokalizacje tymczasowe (np. tereny budowy, miejsca dostarczania są
usługi) również są postrzegane jako lokalizacje i dlatego są one również brane pod uwagę przy
rozważaniu odpowiedniości procedury próbkowania.
OHSAS/PN-N-18001
W przypadku, gdy próbkowanie obejmuje kilka różnych krajów, możliwe jest, że mogą tam obowiązywać
różne ustawowe wymagania odnośnie bezpieczeństwa pracy. W celu włączenia tych lokalizacji do
procedury próbkowania, konieczne jest wykazanie, że występują w tych lokalizacjach porównywalne
warunki (zagrożenia i potencjalne ryzyka).
W lokalizacjach o wysokim stopniu zagrożenia bezpieczeństwa pracy i zdrowia, powinno się
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
2/8
w szczególności rozważanie podejmować decyzję o zastosowaniu metody próbkowania.
ISO 50001
Die Regelung für Multisite-Verfahren auf der Grundlage des jeweils aktuell gültigen IAF MD 1 kommt
sinngemäß auch für EnMS-Zertifizierungen zur Anwendung.
Die Zertifizierungsstelle muss dabei im Stufe-1 Audit überprüfen und dokumentieren, ob und wie die
Voraussetzungen für ein Multisite-Verfahren gemäß IAF MD1 eingehalten sind (s. weiter unten
Begutachtungsverfahren und Zertifizierung).
Das Zertifikat bzw. die Zertifizierungsdokumente müssen alle Standorte im Geltungsbereich des
Unternehmens ausweisen. Alle Abnahmestellen des Unternehmens einer Multisite sind im
Zertifizierungsverfahren zu berücksichtigen. Die Auswahl der auditierten Abnahmestellen trifft die
Zertifizierungsstelle in Abstimmung mit dem beauftragten Auditleiter / Fachauditor
Planowanie procedury próbkowania
Audit w centrali
Przy zastosowaniu procedury próbkowania, centrala jest oceniana w ujęciu rocznym. Termin centrala
ma zastosowanie dla pracowników wykonujących funkcje centralnego planowania, monitorowania
i zarządzania (np. najwyższe kierownictwo, przedstawiciele kierownictwa, nadzór nad dokumentacją,
controlling, szkolenia). W przypadku, gdy organizacja nie zdefiniowała własnej centrali, za takową
należy uznać lokalizację wymienioną w KRS / wpisie do ewidencji jako główną siedzibę
Dalsze funkcje centralne (takie jak np. rozwój, zakupy i magazynowanie), które wykonuje się w
innych lokalizacjach, auditowane są z różną częstotliwością w zależności od ich znaczenia, ale nie
rzadziej niż raz na trzy lata.
Wielkość próbki
Oprócz centrali i funkcji centralnych, każdego roku pewna liczba podobnych lokalizacji podlega
ocenie. Jeśli lokalizacje (niepodobne lub różniące się poziomem hierarchicznym) zostały połączone
w odrębne grupy, dla każdej z nich zostanie przeprowadzona procedura próbkowania.
Rozmiar próbki
Liczba podobnych
lokalizacji w grupie
2-3
Certyfikacja
ilość auditowanych
lokalizacji w roku
razem
wybór losowy
Audit nadzoru
Ponowna certyfikacja
ilość auditowanych
lokalizacji w roku
razem
wybór losowy
ilość auditowanych lokalizacji
w roku
razem
wybór losowy
2
1
1
1
2
1
2
1
2
1
2
1
5-6
3
1
2
1
2
1
7-9
3
1
2
1
3
1
10-11
4
1
2
1
3
1
12-14
4
1
3
1
3
1
15-16
4
1
3
1
4
1
17-25
5
2
3
1
4
1
26-36
6
2
4
1
5
2
37-39
7
2
4
1
5
2
40-44
7
2
4
1
6
2
45-49
7
2
5
2
6
2
50-56
8
2
5
2
6
2
4
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
3/8
57-64
8
2
5
2
7
2
65-69
9
3
5
2
7
2
70-76
9
3
6
2
7
2
77-81
9
3
6
2
8
2
> 81
y=√ x
y=0,6√ x
y=0,8√ x
x=ilość podobnych
lokalizacji
x=ilość podobnych
lokalizacji
x=ilość podobnych lokalizacji
ISO 27001:
Jeżeli złożoność została oceniona jako wysoka, rozmiar próbki podnoszony jest dla certyfikacji
o współczynnik 1,2.
Jeżeli występują specjalne okoliczności odnoszące się do poniższych czynników, należy ocenić
odpowiedniość lokalizacji do próbkowania, a jeśli to niezbędne, próbka badana winna zostać
zwiększona:
§ wysoki stopień złożoności i duża liczba pracowników zatrudnionych w lokalizacji,
§ wysokie poziom ryzyka związanej z działalnością w lokalizacji,
§ skargi i inne istotne aspekty związane z działaniami korygującymi i zapobiegawczymi,
§ niesatysfakcjonujące lub sprzeczne wyniki auditów wewnętrznych,
§ różnice w lokalnym wdrożeniu systemu zarządzania,
§ tymczasowe lokalizacje (jak np. budowy) działające w systemie zarządzania przedsiębiorstwa.
Wybór lokalizacji
Wybór lokalizacji, które mają być ocenione w danym roku, winien być reprezentatywny dla wszystkich
lokalizacji. Różnice pomiędzy wybranymi lokalizacjami winny być tak duże, jak jest to możliwe. Należy
wziąć pod uwagę następujące aspekty:
§ wielkość i złożoność lokalizacji,
§ liczbę pracowników w lokalizacji,
§ różnice w zakresach działalności, pod warunkiem, że nie wywołują one wątpliwości co do
podobieństwa lokalizacji,
§ wyniki auditów wewnętrznych,
§ skargi i inne istotne aspekty działań korygujących i zapobiegawczych,
§ interakcje z zewnętrznymi przedstawicielstwami,
§ obecność regionalna / rozproszenie geograficzne przedsiębiorstwa,
§ zmiany od czasu poprzedniego auditu,
§ 25% próbki należy wybrać losowo.
Nie wcześniej niż na trzy miesiące przed planowanym auditem, przedsiębiorstwo otrzymuje aktualną
informację dotyczącą lokalizacji, które mają zostać ocenione zgodnie z procedurą próbkowania. Na
podstawie wyniku ekspertyzy w centrali, dalszych funkcji centralnych i auditów wewnętrznych mogą
być konieczne krótkoterminowe zmiany planowania.
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo było wcześniej informowane odnośnie planowania (zwykle jako
część trzyletniego planowania), powinno być poinformowane, że informacja ta nie jest wiążąca; wybór
lokalizacji na tym etapie nie został jeszcze ostatecznie zakończony.
Nakład czasu
Wymagany nakład czasu (w liczbie osobodni) dla 1.etapu auditu certyfikacyjnego winien być
określony na podstawie całkowitej liczby pracowników przedsiębiorstwa i ocenie wyników auditów
wewnętrznych w lokalizacjach. Powinna być zapewniona możliwość osiągnięcia wiarygodnej oceny
sytuacji przedsiębiorstwa oraz to, że planowane postępowanie jest możliwe.
Wymagany nakład czasu na audit dalszych funkcji centralnych powinien być określony na
podstawie liczby pracowników w tych obszarach; za wartość orientacyjną należy brać wytyczne
odnośnie pojedynczego auditu. Dopuszcza się redukcje, które należy pisemnie uzasadnić.
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
4/8
Przy kolejnych auditach (nadzoru i ponownej certyfikacji) około jedna godzina powinna być
kalkulowana na ocenę wyników auditów wewnętrznych oraz dodatkowo pół godziny na każdą z
lokalizacji. W przypadku dużej próbki podobnych lokalizacji, możne być zastosowana redukcja
pisemnie uzasadniona.
Wymagany nakład czasu na audit poszczególnych lokalizacji powinien być oparty o liczbę
zatrudnionych i jeśli właściwe powinien uwzględniać zarówno odpowiednie aspekty uciążliwości dla
zdrowia i bezpieczeństwa pracy oraz zagadnienia środowiskowe jak i złożoność lokalizacji
w odniesieniu do bezpieczeństwa informacji. Lokalizacje tymczasowe winny być ocenione zgodnie z
ich znaczeniem (wartość zamówień, długość czasu użytkowania, liczba pracowników, złożoność).
Ustalenie nakładu czasu następuje na podstawie tabeli osobodni dla poszczególnych norm:
ISO 9001: CF140
BS OHSAS/PN-N- 18001: CF142
ISO 14001: CF141
ISO 27001: 812D3_E Personentage ISO/IEC 27001
ISO 50001: 785D2_C-Personentage-Mandays-ISO 50001
Dopuszcza się redukcje, które muszą być pisemnie uzasadnione.
Stopień szczegółowości i opłatę za sprawozdanie (co roku pełne sprawozdanie) wygląda analogicznie
jak w przypadku sprawozdania z auditu certyfikującego w organizacji jednolokalizacyjnej. Na życzenie
klienta można sporządzić sprawozdania pośrednie zawierające szczegółowe informacje o
poszczególnych lokalizacjach.
Suma osobodni potrzebnych (w trzyletnim okresie = certyfikacja nadzory) na audity nie powinna być
mniejsza niż liczba osobodni (bez redukcji) potrzebna na ocenę przedsiębiorstwa takiej samej
wielkości i złożoności, ale prowadzącego wszystkie swoje działania w jednej lokalizacji. W takim
porównaniu w większości przypadków suma osobodni będzie znacznie większa.
Dodatkowe oddziały (MD1:2007, 4.4.7, 5.4.1)
Do istniejącej certyfikacji mogą być włączane nowe oddziały. Może to nastąpić na każdym
etapie certyfikacji. W przypadku zgłoszenia nowej grupy oddziałów do już certyfikowanej
grupy, wielkość próbki dla nowej grupy ustala się, tak jak na audit certyfikacyjny (y=√ x). Dla
już certyfikowanych lokalizacji zasada określania próbki pozostaje bez zmian i jest zgodna z
aktualnym etapem certyfikacji. Dla kolejnych auditów, wielkość próbki określa się zgodnie z
aktualnym cyklem auditów całej grupy.
Przykład:
Firma X ma certyfikowane 16 lokalizacji i zgłasza rozszerzenie certyfikacji o 6 nowych
lokalizacji. Aktualnie odbywa się 1. Audit nadzoru, więc dla 16 lokalizacji określenie próbki to
y = 0,6 √ 16 (jak na nadzór), natomiast dla nowych lokalizacja próbkę określa się y=√ 6
(jak dla certyfikacji). Zatem: y = 0,6 √16 + √6.
W następnym roku, jeżeli nie zostaną zgłoszone nowe lokalizacje wielkość próbki oblicza się
y = 0,6 √ 22.
Dokumentowanie planowania
Przedstawiciele obsługi klienta są odpowiedzialni za dostępność danych podstawowych, dokumentów
związanych z planowaniem i zatwierdzaniem.
Następujące informacje muszą być dokumentowane dla każdej lokalizacji przy sprawdzaniu jej
odpowiedniości do próbkowania i podczas planowania procedury próbkowania:
§ centrale i inne funkcje centralne
§ już certyfikowane systemy zarządzania (z opisem według jakich standardów lub specyfikacji)
§ liczba pracowników
§ przydział do branży wg EAC
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
5/8
§
§
§
§
§
§
§
działalność przedsiębiorstwa
złożoność czynności (rozwój, marketing, itd.)
zakres oferowanych wyrobów /usług; wyroby i usługi
procedury zabezpieczenia wyrobów / usług, w tym wyposażenie techniczne
świadectwo przestrzegania dyrektyw
planowana liczba osobodni na ekspertyzę, uzasadnienie redukcji osobodni, jeśli miała miejsce
krótki opis jak określono podobieństwo lokalizacji, w jaki sposób utworzono grupy, jak również
uzasadnienie ilości osobodni auditu.
Dodatkowo dla ISO 14001:
§ znaczące aspekty środowiskowe i warunki lokalne,
§ wymagania wynikające z ustawodawstwa środowiskowego / sytuacja w odniesieniu do oficjalnych
pozwoleń (np. rządowych przepisów nt. emisji zanieczyszczeń)
§ środowiskowe instalacje techniczne,
§ wpływ stron zainteresowanych.
Dodatkowo dla OHSAS/PN-N-18001:
§ istotne aspekty odnoszące się do zdrowia, bezpieczeństwa pracy i warunków lokalne.
zusätzlich bei ISO 50001:
Alle Abnahmestellen (!) des Unternehmens einer Multisite sind im Zertifizierungsverfahren zu
berücksichtigen und sind auf dem Zertifikat (und in den Berichten der jährlichen Förderaudits)
aufzulisten. Die Auswahl der
auditierten Abnahmestellen trifft die Zertifizierungsstelle in Abstimmung mit dem beauftragten
Auditleiter / Fachauditor
!Wichtig u.A. bei BAFA Anträgen (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) Antragstellung gem.
EEG §41
Dodatkowo dla ISO 27001:
§
stopień złożoności i klasyfikacja ryzyka przetwarzania informacji w organizacji.
W celu zaplanowania auditu wielolokalizacyjnego należy posłużyć się formularzami: Dane
podstawowe i 150P_B_1 Kalkulacja kosztorysu wielolokalizacyjnego lub zawierają on
podstawowe stwierdzenia i należy je dopasować do specyfiki danego klienta. Dopuszcza się do
używania dokumenty służące do planowania oddające te same wartości.
Wybór auditorów
Na każdym z etapów certyfikacji, przynajmniej jeden z auditorów musi mieć powołanie na auditora
wiodącego w danej normie i/lub posiadać dopuszczenie do danej branży. Zespół auditorów jest zwykle
powoływany do całej procedury. W takich przypadkach przedstawiciel obsługi klienta wyznacza
Teamleitera (lidera zespołu) dla prowadzenia poniższych zadań:
§
§
§
§
do kontaktów z klientem,
współpracy przy planowaniu auditu,
koordynacji zespołu auditorów,
ustalanie priorytetów kluczowych aspektów auditu,
Ocena wyniku poszczególnych kroków auditu (auditów poszczególnych lokalizacji)
§ ocena zasięgu niezgodności i potencjałów doskonalenia w systemie,
§ informowanie o wynikach pozostałych auditorów,
§ przygotowanie sprawozdania z rekomendacją certyfikacyjną.
Procedura auditu i certyfikacji
1.etap auditu certyfikacyjnego ma miejsce w centrali i/ lub w lokalizacji o dużej liczbie zatrudnionych
i/ lub (jeśli ma to zastosowanie) o wysokim wpływie na środowisko, zdrowie, bezpieczeństwo pracy lub
bezpieczeństwo informacji. Wszystkie wymagania istotnych standardów powinny być wzięte pod
uwagę.
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
6/8
Dodatkowo, auditor w ramach 1.etapu musi zweryfikować, czy kryteria procedury próbkowania zostały
spełnione. Właściwe zapisy (np. wymagania prawne/kontraktowe) muszą być udokumentowane.
Przegląd wyników będzie podsumowany w Wynikach Analizy Systemu dla poszczególnych norm.
Wyniki auditów wewnętrznych muszą być dostępne podczas 1.etapu i przejrzane z uwzględnieniem
wszystkich lokalizacji.
Poniższe zagadnienia powinny być rozpatrzone i udokumentowane przy ocenie auditów
wewnętrznych:
- ocena procedury auditu,
- specyficzne dla lokalizacji wdrożenie systemu zarządzania,
- skupienie się w auditach wewnętrznych na identyfikacji słabych punktów; działania
korygujące, jeżeli ma to zastosowanie, muszą zostać zidentyfikowane i wdrożone we
wszystkich lokalizacjach.
Audity DQS będą się skupiać na wewnętrznie zidentyfikowanych słabych stronach. W przypadku, gdy
z wyników auditów wewnętrznych wyniknie konieczność zmiany wybranych do oceny lokalizacji,
auditor w pierwszej kolejności uzgodni to z biurem DQS.
Centrala i wybrane funkcje centralne oceniane są corocznie. Podczas tego procesu należy wziąć
pod uwagę wymagania wszystkich stosownych norm; główny nacisk należy położyć na wyniki auditów
wewnętrznych i inne elementy zarządzania.
Auditorzy powinni rozpatrzyć odpowiedniość wybranej próby raz na rok, po ocenie funkcji centralnych
i/lub auditów wewnętrznych. W tym procesie wyniki 1.etapu auditu certyfikacyjnego winny także być
wzięte pod uwagę, jeżeli to właściwe. Każdego roku należy sprawdzić:
§ czy warunki wstępne dla stosowania procedury próbkowania pozostają niezmienione,
§ czy nowe lokalizacje winny być włączone względnie inne lokalizacje wyłączone.
W ramach procedury próbkowania, spełnienie wymagań stosownej normy jest badane w pełnym
zakresie w każdej z wybranych do badania lokalizacji. Dokumentacja z auditu ma jasno wskazywać,
które lokalizacje podlegały ocenie.
W celu sprawdzenia kompletności należy sporządzić plan badań obejmujący wszystkie lokalizacje
danej organizacji, jako uzupełnienie planów badań odnoszących się do poszczególnych,
przeauditowanych lokalizacji.
Jeśli podczas prowadzenia auditu DQS stwierdzono niezgodności, należy na te sytuacje
zwracać szczególną uwagę w innych lokalizacjach.
Jeżeli niezgodności zidentyfikowano w ramach auditów wewnętrznych lub auditu DQS, organizacja
musi przeanalizować wszystkie lokalizacje, aby określić te których ta niezgodność dotyczy.
Najpóźniej na koniec auditu we wszystkich lokalizacjach, auditor wiodący musi ocenić i zdecydować
czy niezgodności zidentyfikowane w jednej lub kilku lokalizacjach mają charakter niezgodności
powtarzającej się (systematycznej). W przypadku niezgodności powtarzających się, działania
korygujące muszą zostać przeprowadzone we wszystkich lokalizacjach.
Certyfikat może zostać wydany tylko po zamknięciu niezgodności we wszystkich lokalizacjach, do
których się ona odnosi.
Niezgodności powtarzające się (systematyczne) są podstawą do podjęcia decyzji certyfikacyjnej lub
wycofania certyfikatu dla całego zakresu.
Centrala organizacji powinna zapewnić wdrożenie i przegląd skuteczności działań korygujących
zarówno dla niezgodności powtarzających się jak również specyficznych dla danej lokalizacji.
Sprawozdanie
Po zakończonym audicie auditor wiodący bądź lider zespołu sporządza sprawozdanie końcowe,
w którym opisuje wdrożenie i skuteczność systemu zarządzania wielolokalizacyjnego. Szczegóły
odnośnie sprawozdania znajdują się w dokumencie 750P32_ Sprawozdanie-procedura
próbkowania.
Zmiany w procedurze próbkowania
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
7/8
Obsługa klienta weryfikuję aktualność danych firmy co roku. Jeśli zaszły znaczące zmiany w danych
firmy, należy całą procedurę próbkowania ponownie zaplanować i przekazać do zatwierdzenia.
Organizacja powinna bezzwłocznie poinformować DQS o zmianach odnośnie:
- zamknięcia lokalizacji,
- dodaniu lub zmianach w poszczególnych lokalizacjach.
Auditorzy powinni natychmiast poinformować DQS, jeżeli:
§ wyniki 1.etapu auditu certyfikacyjnego lub auditu wymagają zmian w wyborze próbki,
§ zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie (tzn. znacząca zmiana w zatrudnieniu, zwiększenie
lokalizacji, zamknięcie lokalizacji) zostały podane do jego/jej informacji, a DQS nie został o
nich jeszcze powiadomiony.
Włączenie dodatkowych lokalizacji jest zazwyczaj prowadzone w czasie auditu nadzoru lub ponownej
certyfikacji. W przypadku zwiększenia lokalizacji, musi zostać ocenione, w jakim stopniu:
§ dodatkowa lokalizacja pasuje do procedury próbkowania (zakres sytemu zarządzania,
podobieństwo lokalizacji, audity wewnętrzne i przegląd zarządzania),
§ dodatkowe lokalizacje powinny najpierw być połączone w jedną oddzielną grupę, która jest
auditowana według własnej reprezentatywnej próbki.
Włączenie lokalizacji na certyfikat jest prowadzone po zakończeniu auditu, włącznie z przygotowaniem
sprawozdania i decyzją certyfikacyjną.
W przypadku dodania lokalizacji lub grupy lokalizacji, między planowanymi auditami, muszą one
zostać wcześniej auditowane. Wyżej wymienione postanowienia mają tu zastosowanie.
Wydanie certyfikatu
Przedsiębiorstwo otrzymuje certyfikat podający nazwę i adres centrali.
Wyjątek: w przypadku wielu lokalizacji tej samej firmy, będą one w równy sposób uprawnione, aby
wymieniono je na certyfikacie, jeśli mają ten sam zakres czynności, a naczelne kierownictwo jest
w równym stopniu rozdzielone pomiędzy lokalizacje i wypełnianie obowiązków zostało ocenione we
wszystkich lokalizacjach.
W przypadku organizacji (np. grupy inwestycyjne), która składa się z wielu niezależnych prawnie
jednostek (np. kilku spółek z o.o), które mogą być włączone w jeden oparty o umowę system
zarządzania i która utworzyła wspólne kierownictwo systemu, niezbędny jest rozsądny opis
organizacji, zapisany na certyfikacie np. „Grupa Korporacyjna ABC”. Każda z lokalizacji musi być
objęta umową.
Lista wszystkich jednostek / lokalizacji objętych certyfikatem musi być opublikowana albo na
certyfikacie albo w załączniku do niego. Jeśli jedna z lokalizacji uwzględnionych w procedurze
próbkowania życzy sobie otrzymać oddzielny certyfikat, musi poddać się dodatkowemu auditowi.
Całkowity zakres „globalnego” systemu zarządzania wprowadzonego we wszystkich lokalizacjach
będzie podany na certyfikacie lub załączniku. Różnice w obszarze obowiązywania w poszczególnych
lokalizacjach należy wymienić na certyfikacie lub załączniku.
Dla każdej lokalizacji objętej certyfikacją może zostać wydany wyciąg z certyfikatu. Będzie on zawierał
odniesienie do głównego certyfikatu „Wyciąg z certyfikatu nr …”, wymieniany jest zakres lokalizacji.
Jeśli na certyfikacie wymieniono lokalizacje tymczasowe, muszą być one zaznaczone na certyfikacie
jako tymczasowe.
Wycofanie certyfikatu
Certyfikat powinien zostać zawieszony lub wycofany w całości, jeśli centrala lub jedna z lokalizacji
przestała spełniać wymagania niezbędne dla utrzymania certyfikatu.
Obowiązujące dokumenty:
CD03_EkspertyzyAudity
750P32_ SprawozdanieProceduraProbkowania
750P31_ ProceduraProbkowaniaDlaKlient
750P3 Procedura próbkowania (10/2015)
obowiązuje 07/2016
8/8