Umowa na zastępstwo

tel. +48 22 8407661
www.pdis.pl, [email protected]
Umowa o pracę na zastępstwo
Wprowadzenie do Kodeksu pracy w 2002 r. przepisu normującego umowę o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika
(zwaną dalej umową o prace na zastępstwo) miało na celu umożliwić pracodawcom zawieranie krótkotrwałych, terminowych
umów o pracę na korzystniejszych warunkach, niż warunki, jakie stwarza „klasyczna” umowa o pracę na czas określony. Potrzeba
taka występuje w razie trwającej z reguły dość krótko nieobecności pracownika (np. spowodowanej chorobą, urlopem
bezpłatnym, urlopem wypoczynkowym, urlopem macierzyńskim, urlopem wychowawczym itp.). W przypadku wystąpienia takich
1
okoliczności obostrzenia, jakie stwarza art. 25 k.p. w razie zawierania umów o pracę na czas określony czynią tę umową w jej
wersji „klasycznej” często nieprzydatną dla pracodawcy. Umowa o pracę na zastępstwo ma spełnić te oczekiwania. Umowa ta
posiada także pewne walory dla pracowników (np. umożliwia poznanie nowych zakładów pracy, nowych stanowisk pracy,
podjęcie – wprawdzie krótkotrwałego - zatrudnienia w zawodach lub regionach dotkniętych znacznym bezrobociem,
zaprezentowanie nowemu pracodawcy swoich umiejętności i walorów itp.). Prawidłowe stosowanie normy prawnej definiującej
tę umowę wymaga jednak pewnej wiedzy i umiejętności Przepis ten bowiem jest jedynie na pozór jasno sformułowany. Brzmi on
„…Jeśli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w
tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony obejmującej czas tej nieobecności.” (art.
25 § 1 zdanie drugie). Wymaga wyjaśnienia przede wszystkim jaki jest charakter tej umowy i jaki jest krąg osób, z którymi umowa
ta może być zawarta a także czy stosunek pracy kobiety w ciąży nawiązany na podstawie takiej umowy jest szczególnie
chroniony. Kolejne zagadnienia wymagającymi komentarza to: kiedy i na jaki czas pracodawca może taka umowę zawrzeć, ile
takich umów może być zawartych w czasie tej samej nieobecności pracownika z różnymi pracownikami i z tym samym
pracownikiem. Wymaga także komentarza na jakich warunkach pracodawca może powierzyć nowemu pracownikowi pracę
wykonywaną dotychczas przez nieobecnego pracownika. Kwestie te są kolejno omówione w dalszych częściach materiału.
Charakter prawny umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika
Ustawodawca zarówno w tekście przepisu jak i w uzasadnieniu projektu ustawy zmieniającej Kodeks pracy nazwał tę umowę
umową na czas określony. Wskazał także cel wprowadzenia tego unormowania. Jest nim przydatność do elastycznego
rozwiązywania przez pracodawców problemów kadrowych związanych z okresową nieobecnością pracownika w pracy, co zdaje
się z kolei wskazywać na nowy rodzaj umowy o pracę. Odpowiedź na to pytanie nie jest więc oczywista i wymaga szczegółowej
analizy cech obu umów. Odpowiedź ta ma znaczenie dla obu stron powstałego na jej podstawie stosunku pracy. Od niej bowiem
zależy, czy będą do umowy na zastępstwo stosowane wszelkie zasady związane z nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów o
pracę na czas określony. Ustawodawca określił jasno, kiedy umowa na zastępstwo może być zawarta. Jest to wystąpienie
konieczności zastępstwa nieobecnego pracownika i to jedynie w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności. Nie sprecyzował
1
natomiast celu zawierania umów o pracę na czas określony, wskazał jedynie (art. 25 k.p.), że uważa za niewłaściwe zawieranie
kolejnych umów o pracę na czas określony w warunkach wskazujących na możliwość i zasadność nawiązania bezterminowego
zatrudnienia. Nie określił także okoliczności umożliwiających zawarcie takiej umowy, może być zatem zawarta w każdych
warunkach, także określonych dla umowy o pracę na zastępstwo. Kodeks pracy nie przewiduje szczególnego trybu nawiązania
umowy o pracę na zastępstwo, zmiany warunków pracy i płacy w trakcie jej trwania, trybu rozwiązania. Umowy te różnią się
natomiast tym, że umowa na zastępstwo nie ulegnie przedłużeniu do dnia porodu, jeśli termin jej rozwiązania przypada po
1
trzecim miesiącu ciąży, oraz tym, że nie ma do niej zastosowanie art. 25 § 1 k.p. Skłania to do wniosku, iż umowa o pracę na
zastępstwo jest odmianą umowy o pracę na czas określony.
Uprawnienie pracodawcy do zawarcia umowy o pracę na zastępstwo
Ustawodawca wyraźnie określił iż nieobecnością pracownika, która uprawnia pracodawcę do zawarcia umowy na zastępstwo jest
nieobecność usprawiedliwiona. Tymczasem problem czasowego zastępstwa występuje zarówno w razie usprawiedliwionej jak i
nieusprawiedliwionej nieobecności. Zarówno nieobecność usprawiedliwiona jak i nieusprawiedliwiona może wystąpić nagle,
zaskakując pracodawcę. Także czas trwania nieobecności tak usprawiedliwionej jak i nieusprawiedliwionej może być pracodawcy
nieznany w momencie jej wystąpienia. Trudno więc dopatrzeć się argumentów przemawiających za różnicowaniem
pracodawców w prawie do zawarcia umowy o pracę na zastępstwo w zależności od tego, czy nieobecność pracownika jest
usprawiedliwiona czy nieusprawiedliwiona. Pracodawca w razie wystąpienia każdej z tych nieobecności jest w sytuacji równie
trudnej – nie ma pracownika, który powinien wykonać pracę. Kwestia ta powinna być rozważona przy okazji kolejnej nowelizacji
Kodeksu
pracy.
Czas trwania umowy na zastępstwo
Maksymalny czas trwania umowy na zastępstwo jest określony w art. 25 § 1 zdanie drugie k.p. Jest nim okres usprawiedliwionej
nieobecności pracownika. Jest on ograniczony pewnymi zdarzeniami. Zdarzeniem rozpoczynającym ten okres jest początek
usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Natomiast zdarzeń kończących ten okres jest wiele. I tak okres ten kończy się wraz z
momentem powrotu pracownika do pracy, upływu usprawiedliwionej nieobecności jak również z początkiem nieobecności
nieusprawiedliwionej następującej po okresie nieobecności usprawiedliwionej (np. w razie niepowrotu pracownika z urlopu
bezpłatnego), przerwania nieobecności usprawiedliwionej pracownika w związku z ustaniem zatrudnienia (np. w wyniku śmierci
pracownika po okresie choroby, rozwiązania stosunku pracy w trybie porozumienia stron w trakcie usprawiedliwionej
nieobecności pracownika). Pracodawca niewątpliwie może z pracownikiem zastępującym nieobecnego pracownika kontynuować
tel. +48 22 8407661
www.pdis.pl, [email protected]
zatrudnienie, ale już na podstawie odrębnej, kolejnej umowy o pracę. Okres usprawiedliwionej nieobecności nie musi pokrywać
się z okresem trwania umowy o pracę na zastępstwo. Kodeks pracy takiego wymogu nie stawia. Pracodawca może zatem umowę
na zastępstwo zawrzeć w dowolnym okresie trwania usprawiedliwionej nieobecności. Nadto w okresie takiej nieobecności nie
musi być zawarta jedynie jedna umowa na zastępstwo. A więc w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika może być
zawartych kilka kolejnych umów na zastępstwo, a ponadto nie muszą one pokrywać pełnego okresu usprawiedliwionej
nieobecności pracownika. Decyzja o zawarciu umowy (umów) na zastępstwo oraz o czasie jej (ich) trwania może być podjęta w
dowolnym czasie trwania usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Każda z umów o pracę może być poprzedzona umową o
pracę na okres próbny (art. 25 § 2 k.p.). Przepis ten dotyczy także umowy o pracę na zastępstwo. Stanowi to duża dogodność dla
pracodawcy, bowiem umożliwia poznanie walorów osoby zastępującej nieobecnego pracownika jeszcze przed zawarciem umowy
na zastępstwo. Nadto daje możliwość niejako przedłużenia okresu próbnego ponad graniczny okres 3 miesięcy bez konieczności
zawierania bezpośrednio po tej umowie innej niż na zastępstwo umowy o pracę. Jest to wygodne dla obu stron stosunku pracy,
bowiem umowa o pracę na okres próbny nie jest odnawialna. Umożliwia niejako również wydłużenie okresu zastępstwa, co
może być dogodne dla pracodawcy w sytuacji, gdy nie jest dokładnie znany od początku czas trwania nieobecności pracownika
(np. w przypadku poważnej choroby pracownika). Umowa na zastępstwo może trwać maksymalnie do końca okresu
usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Maksymalny termin jej trwania określił ustawodawca. Jeśli w trakcie tej
nieobecności jest zawarta jedna umowa na zastępstwo na cały okres nieobecności pracownika lub obejmująca jej końcową część,
to rozwiąże się ona w momencie zakończenia tej nieobecności. Wydaje się więc, iż w razie gdy zamiarem stron jest to, aby dana
umowa na zastępstwo trwała do końca usprawiedliwionej nieobecności pracownika, nie jest konieczne określane końcowego
terminu jej trwania. Rozwiązanie to jest wygodne dla obu stron stosunku pracy powstałego na podstawie umowy na zastępstwo i
spełnia cel, dla którego taka możliwość została stworzona. Okres usprawiedliwionej nieobecności może bowiem wydłużać się
(np. w przypadku przedłużenia urlopu bezpłatnego). Może się także zdarzyć, że usprawiedliwiona nieobecność pracownika ulega
skróceniu (np. w razie wcześniejszego powrotu z urlopu wychowawczego, wcześniejszego powrotu matki z urlopu
macierzyńskiego w przypadku wykorzystywania jego części przez ojca dziecka). Tak samo, gdy nieobecność ta ulega skróceniu
przez ustanie stosunku pracy zawartego z nieobecnym pracownikiem (np. w razie rozwiązania umowy o pracę w trybie
porozumienia stron). W sytuacji zawierania klasycznej umowy o prace na czas określony konieczne jest natomiast (jest to jej
cecha charakterystyczna), określenie przez strony daty jej rozwiązania się lub terminu na jaki została zawarta. O terminie, do
jakiego ta umowa będzie trwała decydują jedynie strony. Jest to znacząca różnica miedzy umową na zastępstwo a „klasyczną”
umową na czas określony. Tak samo w razie, gdy umowa na zastępstwo zostanie zawarta na okres krótszy niż okres
usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Wówczas strony muszą określić końcowy termin trwania umowy na zastępstwo. W
przypadku wcześniejszego ustania usprawiedliwionej nieobecności pracownika, następującego w okresie trwania umowy na
zastępstwo, powstaje problem, czy umowa ta rozwiąże się automatycznie ze względu na ustanie uzasadnienia jej trwania
(usprawiedliwiona nieobecność pracownika), czy będzie trwała nadal do daty jej rozwiązania określonej przez strony. Przyjęcie za
zasadny drugiego poglądu prowadzi do wniosku, iż wcześniejsze jej rozwiązanie, konieczne ze względu na ustanie
usprawiedliwionej nieobecności pracownika, wymagałoby wypowiedzenia umowy na zastępstwo w taki sposób, aby data ustania
usprawiedliwionej nieobecności pracownika i data rozwiązania umowy na zastępstwo pokrywały się. W praktyce byłoby to
często trudne. Ponadto wcześniejsze wypowiedzenie umowy na zastępstwo (tak jak „klasycznej” umowy na czas określony),
byłoby możliwe jedynie wówczas, gdyby była ona zawarta na okres co najmniej 6 miesięcy i strony przewidziały w stosownej
klauzuli możliwość jej wypowiedzenia przez każdą z nich (art. 33 k.p.). Tymczasem potrzeba zawierania umów na zastępstwo
często dotyczy okresów krótszych niż 6 miesięcy, co automatycznie uniemożliwia wprowadzenie takiej klauzuli a w konsekwencji
wypowiedzenie takiej umowy. Przyjęcie zatem tego poglądu (że umowa na zastępstwo nie rozwiązuje się automatycznie z
ustaniem przyczyny jej nawiązania) prowadziłoby do tego, że umowa taka nie mogłaby być wypowiedziana. Wydaje się więc, że
dla uniknięcia sporów miedzy stronami stosunku pracy, znajdującymi często finał na sali sadowej, oraz dla ujednolicenia
poglądów i idącej za nimi praktyki byłoby wskazane uzupełnienie przepisów regulujących umowę o pracę na zastępstwo o
stosowny zapis stanowiący o rozwiązaniu tej umowy z ustaniem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. W
obecnym stanie prawnym trudno jest kategorycznie powiedzieć, czy umowa na zastępstwo musi ulec rozwiązaniu z ustaniem
przyczyny jej zawarcia, czy też musi być wypowiedziana mimo ustania tej przyczyny i mimo że nie są spełnione warunki określone
art. 33 Kodeksu pracy (okres trwania umowy dłuższy niż 6 miesięcy oraz klauzula dopuszczająca wcześniejsze rozwiązanie tej
umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem).
Liczba umów o pracę na zastępstwo
Przepis regulujący zawieranie umowy o pracę na zastępstwo mówi o umowie, a nie o umowach. Trudno jednak z jego brzmienia
wysnuć wniosek, iż ustawodawca nie dopuścił możliwości zawierania dwóch lub więcej tego typu umów równoległych lub
następujących po sobie. Przepis ten nie zawiera bowiem zakazu takiego działania, co daje pracodawcom daleko idącą swobodę.
Omawiany przepis nie stanowi, iż okresowi usprawiedliwionej nieobecności pracownika może odpowiadać jedna umowa o pracę
na zastępstwo, nie ma zatem przeszkód, aby pracodawca w okresie takiej nieobecności zatrudnił dwie lub więcej osób. Nie ma
także przeszkód, aby umowy te były zawarte z tym samym pracownikiem, zwłaszcza iż w stosunku do takich umów nie działa art.
1
25 § 1 k.p. W przypadku zawierania kolejnych umów o pracę na zastępstwo czas trwania każdej z nich będzie krótszy od okresu
usprawiedliwionej nieobecności pracownika będącej powodem zawarcia takich umów. Strony pierwszej i kolejnych umów na
zastępstwo, z wyjątkiem ostatniej, muszą określić termin, do którego będzie trwać umowa. Ostatnia umowa powinna ulec
tel. +48 22 8407661
www.pdis.pl, [email protected]
rozwiązaniu z ustaniem przyczyny jej zawarcia, a wiec z końcem usprawiedliwionej nieobecności pracownika. W razie zawarcia
więcej niż jednej równoległej umowy o pracę na zastępstwo każda z nich może być zawarta jedynie w niepełnym wymiarze czasu
pracy, przy czym suma tych wymiarów nie powinna przekraczać wymiaru czasu pracy nieobecnego pracownika. Jest oczywiste,
że pracownik na zastępstwo nie musi być zatrudniony w wymiarze pełnego etatu, bowiem może nie występować taka potrzeba
po stronie pracodawcy jak również nieobecny pracownik może być zatrudniony także w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Ponadto czas trwania tych umów nie musi być dokładnie taki sam. Może bowiem zaistnieć początkowo konieczność
zastępowania pracownika tylko w pewnym zakresie jego obowiązków, a potrzeba pełnego zastępstwa może wystąpić jedynie
przez pewien czas jego nieobecności.
Warunki wykonywania pracy określane umową na zastępstwo
Nieobecny pracownik wykonywał pracę na określonych umową warunkach. Są nimi w szczególności: rodzaj wykonywanej pracy,
miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, termin
rozpoczęcia pracy (art. 22 § 1 k.p.). Poza tymi warunkami strony umowy mogą określać jeszcze inne warunku. Z samej istoty
zastępstwa wynika, iż praca świadczona w ramach umowy o pracę na zastępstwo powinna być tego samego rodzaju co praca
wykonywana przez nieobecnego pracownika. W przeciwnym razie pracodawca posługiwałby się umową o prace na zastępstwo
nie tylko w celu zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności. Nie ogranicza to jednak pracodawców w
powierzaniu pracownikowi zastępującemu innej pracy niż określona umową o pracę na zastępstwo w tracie jej trwania na
podstawie art. 42 § 4 k.p. Przepis ten bowiem odnosi się do wszystkich umów o pracę. Okoliczności uzasadniające powierzenie
pracownikowi innej pracy niż umówiona na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku mogą bowiem wystąpić w każdym czasie,
także w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Z istoty zastępstwa praca świadczona przez zastępującego
pracownika powinna być świadczona w tym samym miejscu, w jakim świadczył ją zastępowany pracownika. Zmiana miejsca
wykonywania pracy może wiec następować w trybie art. 42 § 4. Pozostałe warunki umowy o pracę na zastępstwo mogą się
kształtować odmiennie niż umowy na podstawie której pracę świadczył zastępowany pracownik. Warunki te dyktuje potrzeba
pracodawcy. I tak umowa na zastępstwo może określać inne wynagrodzenie (adekwatne do odmiennych kwalifikacji pracownika
zastępującego w porównaniu do kwalifikacji pracownika zastępowanego) czy inny wymiar czasu pracy (np. ? etatu w miejsce
etatu
pełnego),
co
występuje
zwłaszcza
w
razie
zawarcie
równoległych
umów
na
zastępstwo.
Krąg osób, z którymi mogą być zawierane umowy na zastępstwo
Kodeks pracy (art. 25 § 1 zdanie drugie) nie wskazuje kręgu osób, z którymi może być zawarta umowa o pracę na zastępstwo.
Stąd jest możliwe zatrudnianie przez pracodawcę na zastępstwo tak własnych pracowników, jak i innych osób. W przypadku
zatrudniania własnego pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo praca powierzona do wykonywania w ramach tej
umowy powinna być świadczona po godzinach normalnej pracy świadczonej w pierwszym stosunku pracy. Nadto winna być
pracą innego rodzaju. Są to bowiem dwie umowy o pracę, a więc wykonywanie pracy tego samego rodzaju w ramach obu umów
stanowiłoby naruszenie przepisów o czasie pracy, a praca wykonywana w ramach umowy na zastępstwo stanowiłaby w istocie
pracę
nadliczbową.
Ochrona stosunków pracy kobiet w ciąży a umowa na zastępstwo
Stosunek pracy kobiet w ciąży jest objęty szczególną ochroną. Ochrona ta dotyczy także stosunków pracy zawartych na
podstawie umów o pracę na czas określony. Zgodnie bowiem z art. 177 § 3 k.p. umowa o pracę na czas określony lub na czas
wykonywania określonej pracy albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie
trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Ochrona ta wyłączona jest w stosunku do umów o pracę na
zastępstwo (art. 177 § 31 k k.p.). Jest to logiczną konsekwencją celu umowy o pracę na zastępstwo. Wydłużenie nawiązanych na
podstawie tych umów o pracę stosunków pracy do dnia porodu powodowałoby, iż stosunki te trwałyby dłużej niż wymagałyby
tego potrzeby zastępstwa nieobecnego pracownika. Nadto stawiałyby pracodawców w sytuacji, że w jednym czasie maja dwóch
pracowników – tego, który wrócił do pracy i zastępującą go kobietę w ciąży, bez możliwości rozwiązania z nią stosunku pracy.
Tym samym zaprzeczyłoby to celowi jej wprowadzenia do obrotu prawnego, którym jest uelastycznienie rozwiązywania przez
pracodawców problemów kadrowych związanych z okresową nieobecnością pracowników w pracy. Ta zasada może przyczynić
się do śmielszego zatrudniania kobiet w wieku rozrodczym aczkolwiek na podstawie omawianych umów, jednakże i takie
zatrudnienie jest szansą zmniejszenia ryzyka wykluczenia ich z rynku pracy a może nawet i uniknięcia tego wykluczenia w wyniku
długotrwałego pozostawania poza zatrudnieniem.
Elżbieta Wichrowska-Janikowska