Zarządzanie zapasami, czyli logistyka w kwiaciarni

Zarządzanie zapasami, czyli logistyka w kwiaciarni

okiem praktyka
Zarządzanie zapasami,
czyli logistyka w kwiaciarni
D
ziałamy na trudnym rynku, gdzie podstawowym problemem jest krótki okres trwałości produktu, co wymaga perfekcyjnego opanowania logistyki. Bezmyślne
zarządzanie zapasami może doprowadzić kwiatową firmę do
sporych kłopotów finansowych. Zapasy bowiem to nie tylko
bogaty asortyment w kwiaciarni i nadwyżki w magazynie, ale
też – a może przede wszystkim – koszty.
Najpierw chciałbym zwrócić uwagę na rodzaje kosztów związanych z zapasami. Oprócz kosztów pozyskania zapasów musimy się liczyć z kosztami związanymi z utrzymaniem zapasów
oraz koszty wyczerpania zapasów. W skład kosztów utrzymania
zapasów wchodzą przede wszystkim koszty: • finansowania
– w zapasach zamrożona jest gotówka, która być może pochodzi z kredytu, więc kosztuje, a jeżeli nie, to można by nią
finansować inne przedsięwzięcia; • magazynowania – koszty
amortyzacji powierzchni magazynowych oraz koszty oświetlenia, ogrzewania, chłodzenia itp.; • starzenia się – to koszty
starzenia fizycznego związane z utratą pierwotnych walorów
użytkowych. Natomiast jeżeli w kwiaciarni zabraknie kwiatów,
to możemy się spodziewać dodatkowych kosztów, tzw. kosztów wyczerpywania się zapasów: • musimy ponieść koszty pozyskania nagłych, dodatkowych dostaw, • kwiaciarnia będzie
narażona na utratę potencjalnych przychodów i zysków, bo gdy
nie będzie czym handlować, to nie będzie przychodów.
Warto planować i prognozować
52
W branży florystycznej istotnym elementem zarządzania
przedsiębiorstwem jest planowanie i prognozowanie. Niestety
w większości wypadków planowanie i prognozowanie jest intuicyjne. W Twoim przedsiębiorstwie wcale tak być nie musi.
Aby dobrze prognozować, potrzebujemy zestawu wskaźników – prostych narzędzi, które pomogą określić przewidywaną
ilość i rodzaj florystycznego asortymentu mającego zaspokoić
zapotrzebowanie na dany okres. Jednym ze sposobów prognozowania jest przygotowanie tabeli, w której zapisujemy rodzaj asortymentu i jego wolumen, jaki powinniśmy zapewnić
na półkach kwiaciarni w normalnym dniu handlu. Później na
podstawie analizy planowanych przychodów możemy stosować wskaźniki, dzięki którym możemy zaplanować rodzaj i ilość
potrzebnych kwiatów.
Oczywiście w zależności od pory roku, a przez to dostępności
asortymentu, musimy tabelę modyfikować. Można zbudować
model zamówień samodzielnie, jednak potrzebne są do tego
dane o zakupach i sprzedaży z lat ubiegłych, z krótką adnotacją,
czy całość towaru w danym okresie idealnie wyprzedaliśmy, czy
zbyt dużo wyrzuciliśmy lub czy czegoś zabrakło. Jeżeli jeszcze
tego nie robisz, zacznij natychmiast, zapiski w notesie to podstawowe źródło informacji do analizy.
Pamiętaj jednak, aby ślepo nie wierzyć w zapiski z lat poprzed-
nich. Zawsze zastanów się, jakie zmienne musisz uwzględnić,
aby dobrze zaplanować bieżące zakupy: zamówienia specjalne,
pogodę, dzień tygodnia, jakie tendencje zauważasz w przychodach. Ważna jest również lokalna konkurencja – jakie działania
marketingowe aktualnie prowadzi, jaką politykę cenową stosuje. To tylko niektóre czynniki, od których uzależnione są przychody kwiaciarni, w rzeczywistości jest ich znacznie więcej. Niezwykle trudne jest takie gospodarowanie asortymentem, aby
strat nie było w ogóle, pamiętając równocześnie o oferowaniu
takiego asortymentu, aby klienci, którzy przyjdą po bukiet, mieli
z czego wybierać. Sztuką jest tak planować zakupy, aby straty
spowodowane niesprzedaniem towaru stanowiły mniej niż 10
procent przychodów kwiaciarni.
Co w sytuacji, gdy nie mamy doświadczenia?
Jednym ze sposobów ułatwienia dostosowania oferty kwiaciarni do aktualnego popytu jest skorzystanie z wiedzy i narzędzi
informatycznych oferowanych przez franczyzodawcę, dzięki czemu znacznie szybciej można osiągnąć optymalny poziom przychodów i dochodów, niż ucząc się na własnych błędach. Ważne
jest, aby w momentach wzmożonego popytu nie przesadzić z zakupami. Kwiaty bowiem żyją. Katastrofą byłoby też, gdyby np.
w Dzień Kobiet zapas róż, goździków czy gerber skończył się w
południe. Jeżeli nie zdecydujesz się na współpracę franczyzową,
możesz skorzystać z usług doradcy znającego rynek florystyczny,
który na podstawie analizy lokalizacji, konkurencji, rodzaju klientów dostosuje do tego odpowiedni asortyment kwiaciarni.
Oczywiście mimo braku doświadczenia można prognozować
zakupy samodzielnie, ale może to być działanie kosztowne.
Brak umiejętności prognozowania kupna towaru to główna bariera wejścia na rynek handlu kwiatami. Często przedsiębiorcy,
wchodząc na rynek kwiatowy, popełniają podstawowy błąd,
stawiając na ograniczanie kosztów zamiast skupienia się na
maksymalizacji przychodów. Źle dobrana lokalizacja, brak planu realnie oceniającego przedsięwzięcie, zbyt małe środki na
inwestycję, brak profesjonalnego personelu, ograniczanie asortymentu powodują szybki upadek przedsięwzięcia. Zaczyna się
pętla: na początek nie zapewnimy urozmaiconego asortymentu
roślin, bo nie mamy wielu klientów. Jeśli już klient wejdzie, to
widząc mały asortyment, nie zostanie niczym zainteresowany
i więcej do tej kwiaciarni nie wstąpi. Marnotrawstwo w kwiaciarni może dotyczyć nieuzasadnionej struktury i wielkości
utrzymywanych zapasów, niskiej jakości prognozowania popytu. Czas zaprzestać zamawiania towaru na oko, warto przygotować plan zaopatrzeniai siłku i taką prognozę, którą później
wystarczy modyfikować stosownie do bieżących potrzeb.
■ andrzej dąbrowski
Konsultant w biznesie florystycznym