Ocena wydajnosci pracy w magazynach branzy farmaceutycznej

Ocena wydajnosci pracy w magazynach branzy farmaceutycznej

Ekonomika i Organizacja Logistyki
1 (2), 2016, 99–106
Magdalena Wiluk
Szkoáa Gáówna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie
Ocena wydajnoĞci pracy w magazynach branĪy farmaceutycznej
Assessment of labour productivity in warehouses
of the pharmaceutical industry
Synopsis. Celem opracowania byáa ocena wydajnoĞci pracy magazynów koncernu
farmaceutycznego. Przeanalizowano czynnoĞci logistyczne wykonywane w magazynach, nastĊpnie dokonano pomiarów czasowych dla poszczególnych czynnoĞci.
W wyniku prac badawczych powstaáo narzĊdzie sáuĪące do pomiarów codziennej
i miesiĊcznej wydajnoĞci pracy magazynu. Z przeprowadzonych badaĔ wynika,
Īe poziom wydajnoĞci w badanym koncernie farmaceutycznym jest zadowalający.
W pracy przedstawiono pespektywy dalszego rozwoju koncernu.
Sáowa kluczowe: wydajnoĞü, pomiar, koncern farmaceutyczny
Abstract. The aim of the study was to assess labor productivity warehouses pharmaceutical company. Analyzes the logistics activities performed in warehouses,
then the measurements of time for each step. As a result of the research created
a tool to measure daily and monthly performance warehouse operation. The study
shows that the level of performance in the studied pharmaceutical concern is satisfactory. The study presents the prospects for further development of the company.
Key words: performance, measurement, pharmaceutical company
WstĊp
Gospodarska magazynowa w przedsiĊbiorstwach przemysáowych peáni waĪną funkcjĊ w systemie zarządzania, a obiekty magazynowe, przez które przepáywają surowce,
póáprodukty czy wyroby gotowe, stanowią czĊĞü infrastruktury logistycznej przedsiĊbiorstwa. Do gáównych dziaáaĔ logistycznych zalicza siĊ, m.in.: przemieszczanie i transport dóbr, skáadowanie, manipulacje materiaáowe, realizacjĊ zamówieĔ, prognozowanie
popytu czy planowanie produkcji [Coyle 2010]. WspóáczeĞnie gospodarka magazynowa
wspierana jest przez zintegrowane systemy informatyczne, które umoĪliwiają wymianĊ
informacji na kaĪdym etapie realizacji zamówienia, przyspieszają i uáatwiają procesy
przyjmowania, magazynowania, wydawania oraz dokumentowania.
Gospodarka magazynowa branĪy farmaceutycznej stawia przed operatorami logistycznymi dodatkowe wymagania, ze wzglĊdu na charakter produktu, jakim zarządza,
a producenci leków ponoszą odpowiedzialnoĞü za kaĪde opakowanie wychodzące spod
ich szyldu. Do przeprowadzenia analizy gospodarki magazynowej zastosowanie ma wie99
M. Wiluk
le metod, najpowszechniejszą z nich jest analiza wskaĨnikowa polegająca na doborze
parametru, interpretacji wyników i wyciągniĊciu wniosków. W niniejszym opracowaniu
przedstawiono analizĊ wskaĨnika wydajnoĞci pracy w magazynach koncernu farmaceutycznego oraz proces budowy narzĊdzia do codziennych pomiarów wydajnoĞci.
Cel i metoda badaĔ
Celem badaĔ byáa ocena wydajnoĞci pracy magazynów w wiodącym koncernie farmaceutycznym w Polsce. Zakres czasowy badaĔ obejmowaá lata 2010–2015. Materiaá
badawczy obejmowaá wyniki pomiarów wykonanych w dwóch magazynach koncernu
farmaceutycznego. Zakres merytoryczny badaĔ obejmowaá analizĊ procesu magazynowania farmaceutyków. W wyniku prac powstaáo narzĊdzie do pomiarów dziennej i miesiĊcznej wydajnoĞci pracy magazynu. Przedstawiono dodatkowo moĪliwoĞci poprawy
funkcjonowania magazynów oraz pespektywy dalszego rozwoju koncernu.
Do badaĔ nad analizą gospodarki magazynowej wykorzystano metodĊ analizy wskaĨnikowej. Obliczono wskaĨnik wydajnoĞci, a nastĊpnie zinterpretowano wyniki i wyciągniĊto wnioski.
Wyniki badaĔ
Charakterystyka badanego przedsiĊbiorstwa
Koncern farmaceutyczny bĊdący obiektem badawczym plasuje siĊ w czoáówce najwiĊkszych firm farmaceutycznych w Polsce. Jego portfolio zawiera 140 leków dystrybuowanych na terenie Polski oraz eksportowanych do kilkudziesiĊciu paĔstw na Ğwiecie.
Koncern wyposaĪony jest w magazyn surowców i opakowaĔ (MSiO) oraz magazyn wyrobów gotowych (MGW), ponadto ma w peáni zautomatyzowany magazyn wysokiego
skáadowania (MWS). Magazyny zlokalizowane są w czterech wolnostojących i wielopiĊtrowych budynkach, miĊdzy którymi odbywają siĊ dziaáania logistyczne związane z magazynowaniem i dystrybucją produktów.
Caáy koncern farmaceutyczny ma jasno sprecyzowane cele, politykĊ jakoĞci oraz system zarządzania. DąĪy do niwelowania marnotrawstwa, zwiĊkszenia obrotu towarowego
i wskaĨnika sprzedaĪy.
Badania nad oceną wydajnoĞci pracy magazynów
koncernu farmaceutycznego
Termin wydajnoĞü pracy definiowany jest jako wartoĞü produkcji wytworzonej
w danym okresie przez jednego pracownika.
W pracach badawczych nad stworzeniem modelu do obliczeĔ wskaĨnika wydajnoĞci
pracy przyjĊto za maksymalny, moĪliwy do osiągniĊcia poziom wydajnoĞci o wartoĞci
100% wykorzystania dziennego czasu pracy kaĪdego pracownika.
Pomiary wydajnoĞci pracy obiektów magazynowych badanego koncernu na zlecenie
zarządu rozpoczĊáy siĊ w styczniu 2014 roku. CzynnoĞci wykonywane przez pracowników magazynów zostaáy pogrupowane, a nastĊpnie przypisano im oszacowany, przybliĪony czas przeznaczony na ich realizacjĊ. Rysunek 1 przedstawia rozkáad wydajnoĞci
pracy w obiektach magazynowych w 2014 roku.
100
Ocena wydajnoĞci pracy w magazynach branĪy farmaceutycznej
90
efektywność MSiO
efektywność MWG
85
80
75
70
65
60
55
50
Rysunek 1. WydajnoĞü pracy magazynu surowców i opakowaĔ oraz magazynu wyrobów gotowych
w 2014 roku
Figure 1. Productivity storage of raw materials and packaging and storage of finished products in
2014
ħródáo: opracowanie wáasne.
Poziom wydajnoĞci pracy w magazynie surowców i opakowaĔ osiągnąá wynik miĊdzy 57 a 66%, natomiast w magazynie wyrobów gotowych wahaá siĊ miĊdzy 72 a 83%,
co oznacza, Īe wydajnoĞü pracy pracowników w magazynach koncernu farmaceutycznego uplasowaáa siĊ na wysokim i bardzo wysokim poziomie przy skali:
• 0–25 % – niska wydajnoĞü pracy,
• 26–50% – Ğrednia wydajnoĞü pracy,
• 51–75% – wysoka wydajnoĞü pracy,
• 76–90% – bardzo wysoka wydajnoĞü pracy,
• 91–100% – doskonaáa wydajnoĞü pracy.
W lutym 2015 roku wygasá w koncernie dziesiĊcioletni okres ochronny pracowników
i nastąpiáy związane z tym pierwsze zwolnienia. Zostaáo zwolnionych dwóch pracowników MSiO oraz jeden pracownik MWG. Spowodowaáo to automatyczny wzrost efektywnoĞci (o 12%) w lutym w MSiO oraz (o 4%) w MWG, co prezentuje rysunek 2.
Kolejnym etapem, po licznych konsultacjach merytorycznych, poznaniu obiektów
magazynowych, struktury organizacyjnej, byáy prace nad stworzeniem katalogu czynnoĞci wykonywanych w przedsiĊbiorstwie. Ten etap charakteryzowaá siĊ wyszczególnieniem nawet najmniejszych czynnoĞci. Dla MSiO zdefiniowanych zostaáo 72 czynnoĞci oraz 131 rozpisano dla MWG. Rysunek 3 prezentuje fragment katalogu czynnoĞci
wykonywanych w ramach przyjĊcia towaru z produkcji i wstawienia go do magazynu
wysokiego skáadowania.
Po zakoĔczonych pracach nad katalogiem dokonano pomiaru czasów, w jakich są
wykonywane poszczególne operacje. KaĪda czynnoĞü zostaáa poddana pomiarom trzykrotnie, a nastĊpnie zostaáa wyciągniĊta z nich Ğrednia arytmetyczna. Fragment katalogu
czynnoĞci wraz z czasami standardowymi prezentuje rysunek 3.
101
M. Wiluk
90
efektywność MSiO
efektywność MWG
85
80
75
70
65
60
55
50
Rysunek 2. Poziom efektywnoĞci magazynów koncernu farmaceutycznego w okresie styczeĔ – maj
Figure 2. The level of efficiency magazines pharmaceutical company in January – May
ħródáo: opracowanie wáasne na podstawie danych z koncernu farmaceutycznego.
Rysunek 3. Fragment katalogu czynnoĞci z czasami standardowymi MGW
Figure 3. Excerpt list of activities with the standard times for the finished goods warehouse
ħródáo: opracowanie wáasne.
Etap prac przygotowawczych do budowy narzĊdzia pomiarowego byá wymagający
i czasocháonny. Liczne spotkania z pracownikami, szkolenia instruktarzowe odbywaáy
siĊ sukcesywnie. Istotne byáo uwzglĊdnienie preferencji kierownictwa i dyrekcji na etapie projektowym.
102
Ocena wydajnoĞci pracy w magazynach branĪy farmaceutycznej
Na podstawie wyników dotychczasowych badaĔ empirycznych rozpoczĊto prace
nad budową modelu umoĪliwiającego pomiar wydajnoĞci pracy w programie Excel.
W pierwszym wierszu zamieszczone zostaáy wszystkie zebrane czynnoĞci wraz z informacjami dodatkowymi, takimi jak: liczba pracowników obecnych w kaĪdym dniu
pracy, absencje pracowników czy liczba dziennych roboczogodzin. Na koĔcu wiersza
zamieszczone zostaáy pola wyliczające sumĊ roboczogodzin wszystkich pracowników,
rzeczywisty, áączny czas pracy pracowników w danym dniu, na podstawie którego moĪliwe jest obliczenie czasu niewykorzystanego (wolnego) pracowników. Ostatnia komórka
w pierwszym wierszu prezentuje szacunkowy czas niewykorzystany w przeliczeniu na
jednego pracownika, czyli w którym dana osoba nie wykonywaáa poleceĔ sáuĪbowych.
Pierwsza kolumna w arkuszu MS Excel zawiera daty, dni pracujące w miesiącu. Pole
miĊdzy ostatnią komórką wiersza i kolumny przeznaczone jest do wypeániania przez
osoby odpowiedzialne za poszczególne czynnoĞci w koncernie. Tak rozpisany arkusz,
zawierający odpowiednie formuáy umoĪliwia pomiar wydajnoĞü w wybranym obszarze.
Rysunek 4 prezentuje fragment opisanego powyĪej arkusza.
Magazyny owego koncernu farmaceutycznego zlokalizowane są w kilku wielopiĊtrowych budynkach, miĊdzy którymi odbywają siĊ dziaáania magazynowe. W związku
z tym w pliku programu MS Excel dedykowanemu danemu magazynowi zawarte zostaáy zakáadki z nazwą budynku bądĨ piĊtra wraz z czynnoĞciami na nim wykonywanymi
i przeznaczone do uzupeániania przez innych pracowników. Rysunek 5 wizualizuje liczbĊ
miejsc, gdzie pracują osoby zatrudnione w MSiO.
Rysunek 4. Fragment arkusza podsumowującego efektywnoĞü miesiĊczną MSiO
Figure 4. Fragment of a spreadsheet with a summary of the monthly efficiency in the warehouse for
raw materials and packaging
ħródáo: opracowanie wáasne.
103
M. Wiluk
Rysunek 5. Arkusze kalkulacyjne dla poszczególnych lokalizacji magazynu surowców i opakowaĔ
Figure 5. Spreadsheets for each storage location of raw materials and packaging
ħródáo: opracowanie wáasne.
Dwa ostatnie arkusze kalkulacyjne o nazwie „Zestawienie MSiO” oraz „MSiO” są
miejscem, gdzie automatycznie za pomocą odpowiednich formuá importowane i zliczane
są dane z pozostaáych arkuszy, tworząc zestawienie miesiĊczne. Zakáadka „MSiO” stanowi miesiĊczny raport, na podstawie którego zarząd analizujĊ wyniki uzyskane w danym
miesiącu. Analogicznie, zostaáo zbudowane narzĊdzie do pomiarów wydajnoĞci pracy
dla MWG.
NarzĊdzie dedykowane dla MWG skáada siĊ z 10 arkuszy, zawierających czynnoĞci
wraz z czasami standardowymi realizowanymi na poszczególnych piĊtrach. Podobnie jak
w przypadku MSiO model ma dwa dodatkowe arkusze, w których automatycznie sumują siĊ dane z poprzednich dziesiĊciu zakáadek, przerzucając wyselekcjonowane dane do
ostatniego, dwunastego arkusza przeznaczonego dla dyrekcji.
W lutym 2015 roku zostaáy po raz pierwszy wdroĪone dwa autorskie narzĊdzia pomiarowe. W marcu pojawiáa siĊ aktualizacja plików, która po okresie próbnym naleĪycie
uzupeániáa wczeĞniejsze braki.
Rysunek 6 przedstawia wybrane komórki z raportu miesiĊcznego prezentujące obecną sytuacjĊ panującą w magazynie, tj.: liczbĊ dni pracujących w omawianym okresie,
dzienny czas pracy przypadający na jednego pracownika, áączną liczbĊ osób zatrudnionych w magazynie oraz najistotniejszą komórkĊ zawierającą wskaĨnik wydajnoĞci pracy
magazynu.
Rysunek 6. Wynik prac magazynowych w maju
Figure 6. The result in storage in May
ħródáo: opracowanie wáasne.
Analiza wyników uzyskanych podczas badaĔ
WydajnoĞü pracy w magazynach badanego koncernu w nowym, autorskim narzĊdziu
liczona jest od marca 2015 roku. WskaĨnik wydajnoĞci pracy liczony na podstawie czasu
standardowego czynnoĞci i liczby wykonanych poszczególnych czynnoĞci w miesiącach
marzec – maj uplasowaá siĊ na poziomie (81,33%) w MWG i (71%) w MSiO, co oznacza
104
Ocena wydajnoĞci pracy w magazynach branĪy farmaceutycznej
wysoką wydajnoĞü pracy. Usytuowanie magazynów w kilku budynkach, na licznych piĊtrach znacznie wydáuĪa czas wykonywanych czynnoĞci. Kompletacja zamówienia moĪe
posáuĪyü za przykáad procesu, który w przedsiĊbiorstwie odbywa siĊ na czterech piĊtrach,
a mimo wszystko pobieranie palet z konwojera, jego pakowanie, konsolidacja, waĪenie,
mierzenie czy rejestracja w systemie nie jest káopotliwa. Z kolei czas oczekiwania na windĊ obsáugującą osiem piĊter, czas zaáadunku palet, wjazd na odpowiednie piĊtro i rozáadunek palet jest czasocháonny. Czas przejazdu miĊdzy piĊtrami nie trwa dáugo, poniewaĪ nie
przekracza 2 min, mimo to Ğredni czas oczekiwania na windĊ wynosi 11 min. Dodatkowo
naleĪy uwzglĊdniü czĊste awarie sprzĊtu, które blokują prace caáego magazynu.
Koncern farmaceutyczny ma wdroĪony system informatyczny Oracle, wspierający
pracĊ magazynów. Pracownicy do kompletacji zamówieĔ wykorzystują przenoĞne terminale, dziĊki którym szybko tworzą kolejne zamówienia. System Oracle jest poáączony
z systemem obsáugującym magazyn wysokiego skáadowania. Oba oprogramowania są
kompatybilne, co jest nieocenioną pomocą dla pracowników. Systemu Oracle nie miaá
dziaá kompletacji MGW. Przeprowadzając analizĊ porównawczą, moĪna dostrzec, iĪ te
same operacje, tj. kompletacja zamówienia w MSiO z wykorzystaniem terminalu, odbywa siĊ szybciej niĪ w MWG. ĝredni czas kompletacji jednego zamówienia z wykorzystaniem systemu Oracle w MSiO wynosi 5 min, natomiast w MWG Ğredni czas to
13 min. WdroĪenie systemu Oracle w dziale kompletacji MWG pozwoliáby skróciü czas
realizacji zamówienia o 2,6 razy w porównaniu do MSiO.
Kolejnym rozwiązaniem, które pozwoliáoby zwiĊkszyü wydajnoĞü magazynów, byáby
zakup nowych wózków widáowych. W marcu 2015 roku zakupiono jeden wózek widáowy
firmy Toyota, który skraca czas przejazdu przez ĞluzĊ áączącą magazyn przyprodukcyjny
z punktem konsolidacji o 40 s. ĝrednio w ciągu jednego dnia przez ĞluzĊ pracownicy przejeĪdĪają do 50 razy, co pomnoĪone przez 40 s daje wynik 34 min w ciągu roboczo-dnia.
Ten czas moĪna byáoby przeznaczyü na realizacjĊ dodatkowych zamówieĔ, co zaprocentowaáoby zwiĊkszonym obrotem towarowym i rozwojem caáego przedsiĊbiorstwa.
PrzedsiĊbiorstwo bĊdące liderem na polskim rynku farmaceutycznym, mające na
celu nieustanny rozwój powinno rozwaĪyü wdroĪenie koncepcji zarządzania przedsiĊbiorstwem – lean management. Definicja szczupáego zarządzania mówi o dostarczaniu
klientowi wartoĞci Īądanej przez niego po jak najmniejszym koszcie i przy jak najniĪszym poziomie wykorzystania zasobów. Koncepcja lean management charakteryzuje siĊ
dąĪeniem do zniwelowania marnotrawstwa, którym mogą byü zbĊdne ruchy spowodowane záą organizacją pracy, zapasy zalegające w magazynach, oczekiwania, np. zbyt dáugie
okresy bezczynnoĞci pracowników. Obecnie firma wykorzystuje jedno z narzĊdzi ciągáego doskonalenia jakim jest 5S, mającego na celu stworzenie zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. KorzyĞci, jakie páyną z zastosowania 5S, to poprawa jakoĞci
usáug i produkowanych wyrobów, wydajnoĞci pracy, stabilnoĞci procesów. Dodatkowo
katalog czynnoĞci stworzony podczas badaĔ nad oceną wydajnoĞci pracy stanowi bazĊ
informacji do narzĊdzia VSM (ang. value stream mapping) mapowania strumienia wartoĞci. Pozwoli ono na wizualizacjĊ wszystkich zaleĪnoĞci i informacji rządzących danym
procesem biznesowym1.
1
http://leanmanufacturing.pl/artykuly/lean-w-teorii/value-stream-map-mapowanie-strumieniawartosci.html.
105
M. Wiluk
Podsumowanie i wnioski
WydajnoĞü pracy jest wskaĨnikiem pozwalającym na wnikliwą analizĊ gospodarki
magazynowej. Za pomocą owego parametru kadra zarządzająca przedsiĊbiorstwem moĪe
stale monitorowaü wyniki i czas pracy pracowników. W opracowaniu wykazano za pomocą narzĊdzi w programie MS Excel wysoki poziom wydajnoĞci pracy w magazynach badanego koncernu farmaceutycznego. WdroĪenie systemu Oracle do pozostaáych dziaáów
oraz zakup nowych wózków widáowych pozwoliáby koncernowi osiągnąü w przyszáoĞci
lepsze wyniki. Koncepcja lean management poprawnie wdroĪona i sprawnie funkcjonująca na wielu páaszczyznach moĪe przynieĞü wymierne korzyĞci. Pozwala na poprawĊ
wyniku finansowego poprzez eliminacjĊ marnotrawstwa, pozytywnie oddziaáuje na wydajnoĞü pracy, a takĪe podnosi jakoĞü produktów i usáug, co zwiĊksza tym samym poziom
zadowolenia klientów. Pracownikom daje silniejszą motywacjĊ do pracy i co najistotniejsze pozwala utoĪsamiaü siĊ z sukcesami firmy. Przesáanki wynikające z koncepcji
lean management pozwalają na dáugoterminowe wzmocnienie pozycji przedsiĊbiorstwa
na rynku. Nieustanne monitorowanie wydajnoĞci pracy wpáywa bezpoĞrednio na wyniki
osiągane przez przedsiĊbiorstwo oraz pozwala na szybką reakcjĊ w sytuacjach problematycznych.
Literatura
Coyle J., 2010: Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa.
Dziok D., 2010: Dobra Praktyka Dystrybucji w logistyce farmaceutyków, Logistyka 6 [Ĩródáo
elektroniczne] http://www.logistyka.net.pl/bankwiedzy/logistyka/item/download/78917_
98e34404cf4-d7dd2ef9ab0ff59bb760d.
GoáĊmbska E. red., 2007: Kompendium wiedzy o logistyce, PWN, Warszawa.
Grycuk A., Metoda 5S w praktyce lean management, Zarządzanie JakoĞcią, 2, 74–79.
Kotler P., 2005: Marketing, Dom Wydawniczy REBIS, PoznaĔ.
WiĞniewska M., 2013: BranĪa farmaceutyczna wyzwaniem dla operatora, TSL Biznes 1.
Adres do korespondencji:
mgr Magdalena Wiluk
Wydziaá Nauk Ekonomicznych
Katedra Ekonomiki i Organizacji PrzedsiĊbiorstw
Zakáad Ekonomiki i InĪynierii Logistyki
ul. Nowoursynowska 166
02-787 Warszawa
e-mail: [email protected]
tel. (+48 22) 593 42 58
106