Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, 2 listopada 2015 r.
PS-III.431.14.2015
Pan
Miłosz Naczyński
Burmistrz Miasta Przedborza
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli
w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092), art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23
stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jednolity
Dz. U. z 2015 r., poz. 525) w dniach 19, 20 i 24 sierpnia 2015 roku została przeprowadzona
kontrola w trybie zwykłym w Gminie Przedbórz. Przedmiotem kontroli była ocena
prawidłowości wykorzystania dotacji przekazanych w latach 2013 i 2014 Gminie Przedbórz
na działalność bieżącą Środowiskowego Domu Samopomocy w Gaju, pochodzących
z rezerwy celowej budżetu państwa oraz z budżetu Wojewody Łódzkiego, przyznanych
na podstawie art. 51c ust. 4 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej w ramach
realizacji zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, wynikającego z art. 18 ust. 1
pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, pod kątem zgodności
z zapisami Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011 zawartego pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Gminą
Przedbórz w dniu 10 marca 2011 roku. W związku z powyższym, czynności kontrolne zostały
przeprowadzone zarówno w Gminie Przedbórz jak i w Środowiskowym Domu Samopomocy
dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Gaju.
Kontrolę przeprowadzili zgodnie z upoważnieniem Wojewody Łódzkiego nr 113/2015
z dnia 17 sierpnia 2015 roku, wydanym na podstawie art. 16 ust. 2 w związku z art. 6 ust. 4
pkt 3, 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej niżej
wymienieni pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi:
ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40
Elektroniczna Skrzynka Podawcza ePUAP: /lodzuw/skrytka
www.lodzkie.eu
1. Anna Flawian – inspektor w Oddziale Nadzoru w Pomocy Społecznej Wydziału
Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję
kierownika zespołu kontrolerów;
2. Magdalena Wiktorska – inspektor w ww. Oddziale;
3. Małgorzata Trębacz – inspektor w Oddziale Planowania i Analiz Wydziału Polityki
Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Miasta i Gminy Przedbórz pod
poz. 44 oraz w książce kontroli Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób
z zaburzeniami psychicznymi w Gaju.
Mając na uwadze ustalenia kontroli, opisane poniżej, działalność Miasta Gminy Przedbórz
w zakresie objętym kontrolą należy ocenić pozytywnie z uchybieniami.
W okresie objętym kontrolą funkcję Burmistrza sprawował Pan Miłosz Naczyński.
Funkcję Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w okresie objętym kontrolą
sprawowały:
Pani Henryka Kieruzal od 1 stycznia 2013 r. do 4 grudnia 2014 r.;
Pani Dorota Ryszka od 5 grudnia 2014 r. do 30 kwietnia 2015 r.
Ustaleń kontroli dokonano w oparciu o zbadanie przedstawionej dokumentacji, złożone
wyjaśnienia i rozmowę ze Skarbnikiem Miasta Przedborza Panią Elżbietą Młynarczyk,
Inspektorem ds. księgowości budżetowej Panią Anną Kuder oraz w oparciu o informacje
udzielone przez p.o. Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Gaju – Panią
Renatę Łuczyńską.
W ramach kontroli sprawdzone zostały wszystkie dokumenty finansowe – faktury,
potwierdzające wydatkowanie dotacji przyznanych Miastu Gminie Przedbórz na bieżącą
działalność Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi
w Gaju z rezerwy celowej budżetu państwa i z budżetu wojewody, na podstawie art. 51c ust. 4
ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej oraz książkę inwentarzową.
Ustalenia szczegółowe - 2013 rok
W roku 2013, zgodnie z § 3 ust. 5 Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011 zawartego pomiędzy
Wojewodą Łódzkim a Gminą Przedbórz w dniu 10 marca 2011 roku, zostały przyznane
Miastu Gminie Przedbórz środki finansowe na bieżącą działalność Środowiskowego Domu
Samopomocy w Gaju następującymi decyzjami Wojewody Łódzkiego:

Nr FN.I-3111.2.90.2013 z dnia 24 maja 2013 roku w wysokości 6.500 zł;

Nr FN-I.3111.2.294.2013 z dnia 13 listopada 2013 roku w wysokości 12.940 zł.
Przyznanie dotacji nastąpiło na mocy art. 51c ust. 4 ustawy z dnia 12 marca 2004 o pomocy
społecznej (Dz.U. 2009 r. nr 175, poz. 1362 j.t. ze zm.), który stanowi, że kwota dotacji może
być zwiększona, nie więcej jednak niż o 20%, w zależności od liczby uczestników oraz
zakresu, jakości i rodzaju świadczonych usług.
Przeznaczenie dotacji, w wysokości 6.500 zł, na podstawie pkt 5 Aneksu nr 2 z dnia 8
marca 2013 roku do Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011,zgodnie z wnioskiem kontrolowanej
jednostki, określono w piśmie Wydziału Polityki Społecznej skierowanym do Burmistrza
Miasta Przedborza nr PS-III.3146.22.2013 z dnia 31 maja 2013 roku, następująco:
- zakup energii elektrycznej;
- zakup paliwa do pojazdów służących do przewozu uczestników.
Z przedstawionych zespołowi kontrolerów oryginałów faktur wynika, iż w ramach przyznanej
dotacji dokonano zakupów na łączne kwoty:
- 1.500 zł – zakup energii elektrycznej;
- 5.000 zł – zakup paliwa do pojazdów służących do przewozu uczestników.
W ramach przyznanej dotacji wykorzystano całą kwotę, tj. 6.500 zł.
Przeznaczenie dotacji w kwocie 12.940 zł, na podstawie pkt 5 Aneksu nr 2 z dnia
8 marca 2013 roku do Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011, zgodnie z wnioskiem kontrolowanej
jednostki, określono w piśmie Wydziału Polityki Społecznej skierowanym do Burmistrza
Miasta Przedborza nr PS-III.3146.104.2013 z dnia 21 listopada 2013 roku, następująco:
- zapewnienie transportu dla uczestników;
- zakup opału;
- zakup wyposażenia do pracowni kulinarnej.
Z przedstawionych zespołowi kontrolerów oryginałów faktur wynika, iż w ramach przyznanej
dotacji, dokonano wydatków na łączne kwoty:
- 6.280 zł – zapewnienie transportu dla uczestników;
- 5.160 zł – zakup opału;
- 1.500 zł – zakup wyposażenia do pracowni kulinarnej.
Z podsumowania ww. wydatków wynika, że dokonano zakupów na łączną kwotę 12.940 zł
Ustalenia szczegółowe - 2014 rok
W roku 2014, zgodnie z § 3 ust. 5 Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011 zawartego pomiędzy
Wojewodą Łódzkim a Gminą Przedbórz w dniu 10 marca 2011 roku, zostały przyznane
Miastu Gminie Przedbórz środki finansowe na bieżącą działalność Środowiskowego Domu
Samopomocy w Gaju następującymi decyzjami Wojewody Łódzkiego:

Nr FN-I-3111.2.79.2014 z dnia 13 maja 2014 roku w wysokości 5.435 zł;

Nr FN.I-3111.2.174.2014 z dnia 18 sierpnia 2014 roku w wysokości 4.000 zł;

Nr FN-I.3111.2.342.2014 z dnia 14 listopada 2014 roku w wysokości 31.770 zł.
Przeznaczenie dotacji w kwocie 5.435 zł, na podstawie pkt 5 Aneksu nr 2 z dnia 8 marca 2013
roku do Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011, zgodnie z wnioskiem kontrolowanej jednostki,
określono w piśmie Wydziału Polityki Społecznej skierowanym do Burmistrza Miasta
Przedborza nr PS-III.3146.125.2014 z dnia 16 maja 2014 roku, następująco:
- przeprowadzenie konserwacji dźwigu osobowego – windy dla osób niepełnosprawnych;
- zakup materiałów do pracowni plastycznej.
Z przedstawionych zespołowi kontrolerów oryginałów faktur wynika, iż w ramach przyznanej
dotacji, dokonano wydatków na łączne kwoty:
- 2.164,80 zł – konserwacja dźwigu osobowego (windy);
- 3.270,20 zł – zakup materiałów do pracowni plastycznej.
Z podsumowania ww. wydatków wynika, że dokonano zakupów na łączną kwotę 5.435 zł.
W trakcie kontroli zespół kontrolerów stwierdził, że występuje rozbieżność pomiędzy datą
zapłaty wpisaną w sprawozdaniu rocznym z wykorzystania dotacji udzielonych na rozwój
infrastruktury i prowadzenie środowiskowego domu samopomocy z rezerwy celowej budżetu
państwa i budżetu wojewody w 2014 roku, przekazanym do Wydziału Polityki Społecznej
(data wpływu 18 luty 2015 roku), a datą wskazaną na dokumencie przelewu, przedstawionym
w trakcie kontroli. Z pisemnych wyjaśnień kierownika wynika, że przyczyną zaistniałych
nieścisłości jest niezamierzona pomyłka. Powyższe powoduje, że w ocenie kontrolujących
przy sporządzaniu sprawozdania nie dokonano należytej staranności.
Przeznaczenie dotacji w kwocie 4.000 zł, na podstawie pkt 5 Aneksu nr 2 z dnia
8 marca 2013 roku do Porozumienia Nr 29/ŚDS/2011, określono w piśmie Wydziału Polityki
Społecznej skierowanym do Burmistrza Miasta Przedborza nr PS-III.3146.160.2014 z dnia
22 sierpnia 2014 roku, zgodnie z wnioskiem kontrolowanej jednostki. Powyższa kwota
środków winna zostać przeznaczona na bieżące funkcjonowanie środowiskowego domu
samopomocy.
Z przedstawionych kontrolującym oryginałów faktur wynika, iż w ramach przyznanej dotacji
dokonano wydatków, zgodnie z przeznaczeniem określonym w piśmie Wydziału Polityki
Społecznej, na kwotę 4.000 zł.
W ramach przekazanych środków finansowych została zakupiona, m.in. bateria
zlewozmywakowa i wężyk do baterii (Faktura Nr FV 360/14 z dnia 30.10.2014 roku), która
była zakupiona ze środków pochodzących na zakup materiałów do zajęć. Z pisemnych
wyjaśnień Kierownika kontrolowanej jednostki (zał. nr 1) wynika, że bateria kranowa została
zakupiona na potrzeby przeprowadzenia treningu higienicznego. W ramach treningu
technicznego z uczestnikami Domu, bateria została zamontowana w łazience męskiej przy
wannie. Ww. trening techniczny został odnotowany w planie zajęć na miesiąc listopad 2015
roku ŚDS-u w Gaju. W związku z powyższym w ocenie kontrolujących dotacja została
wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.
Dotacja w kwocie 31.770 zł pochodząca z rezerwy celowej budżetu państwa, przyznana
decyzją Wojewody Łódzkiego Nr FN-I.3111.2.342.2014 z dnia 14 listopada 2014 roku,
została przekazana na działalność bieżącą dla środowiskowego domu samopomocy.
Powyższa dotacja została wykorzystana w całości, a środki finansowe zostały przeznaczone
na bieżące funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy. Z przedstawionych
zespołowi kontrolerów oryginałów faktur wynika, iż w ramach przyznanej dotacji, dokonano
wydatków na łączne kwoty:
- 199,76 zł – herbata;
- 11.910 zł – węgiel;
- 4.099,83 zł – sprzęt do pracowni terapii ruchem;
- 10.826,25 zł – sprzęt do pracowni komputerowej;
- 2.307,41 zł – wyposażenie ŚDS;
- 2.426,75 zł – materiały do zajęć z uczestnikami.
W czasie kontroli zostały przeprowadzone oględziny, podczas których ustalono, że dokonane
zakupy stanowią wyposażenie Środowiskowego Domu Samopomocy w Gaju. Spośród
nabytych sprzętów podlegających inwentaryzacji, nie wszystkie zostały zewidencjonowane
w książce inwentarzowej środków trwałych i nie wszystkim wprowadzonym przedmiotom
zostały nadane w sposób trwały numery inwentarzowe. Zgodnie z Zarządzeniem
Nr FN.ŚDS.4/2015 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Gaju z dnia 2 lutego
2015 roku "Środki trwałe niskocenne – to pozostałe środki trwałe jak drobne przedmioty,
których wartość nie przekracza 500,00 zł oraz których nie można ponumerować ze względów
technicznych, nie podlegają ewidencji wartościowej, prowadzona jest dla nich tylko
ewidencja ilościowa. W księdze inwentarzowej ewidencjonuje się również środki trwałe
o wartości poniżej 500,00 zł, jeżeli stanowią wyposażenie biur (meble, maszyny liczące itp)
٠ o charakterze wyposażenia stanowiące drobny sprzęt, nie podlegają ewidencji ani
ilościowej, ani wartościowej, sa to w szczególności:
- rękawice robocze,
- sprzęt gospodarczy do utrzymania czystości pomieszczeń i utrzymania higieny, np. wiadra,
szczotki, miski wycieraczki, ręczniki, ściereczki,
- sprzęt typu kuchennego: szklanki, kieliszki, filiżanki, talerze, noże, widelce, łyżki, obrusy,
serwetki,
- sprzęt biurowy: dziurkacze, zszywacze, popielniczki, noże do papieru, nożyczki, firany,
zasłony, tablice, mapy,
- sprzęt przeciwpożarowy, np. gaśnice,
- chodniki, lampy wiszące, karnisze, lustra".
Na Fakturze Vat 3233/14 z dnia 20.12.2014 roku widnieje trener dłoni (komplet siatek
rehabilitacyjnych, obręcze), który znajduje się na terenie środowiskowego domu
samopomocy, lecz nie został zewidencjonowany w książce inwentarzowej środków trwałych,
co utrudnia jego właściwą identyfikację.
Na Fakturze Vat nr F/000325/2014 z dnia 18.12.2014 roku widniej router Edimax BR6428nC, który znajduje się na terenie środowiskowego domu samopomocy, lecz nie został mu
nadany w sposób trwały numer inwentarzowy, co utrudnia jego właściwą identyfikację.
Wszystkie sprawdzone faktury były opatrzone pieczątką zawierającą klauzulę „Sprawdzono
pod względem formalnym i rachunkowym” oraz podpisane przez Kierownika i Głównego
Księgowego Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi
w Gaju.
W wyniku kontroli stwierdzono następujące uchybienia:
1. Trener dłoni (komplet siatek rehabilitacyjnych, obręcze) nie został zewidencjonowany
w książce inwentarzowej oraz nie posiadał należytego oznakowania naniesionego
w sposób trwały;
2. Router Edimax BR-6428nC nie został oznaczony w sposób trwały, poprzez nadanie
numeru inwentarzowego:
3. Występują rozbieżności pomiędzy datą zapłaty wpisaną fakturami przedstawionymi
w sprawozdaniu rocznym z wykorzystania dotacji udzielonych na rozwój
infrastruktury i prowadzenie środowiskowego domu samopomocy z rezerwy celowej
budżetu państwa i budżetu wojewody w 2014 roku a datą wskazaną na dokumencie
przelewu, przedstawionym w trakcie kontroli.
Za stwierdzone podczas kontroli uchybienia, w okresie objętym kontrolą, odpowiadają:
p.o. Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Gaju Pani Dorota Ryszka oraz
Burmistrz Miasta Przedborza.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Agnieszka Łukomska -Dulaj
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej