JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Uniwersytetu Przyrodniczo

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Uniwersytetu Przyrodniczo

Załącznik nr 3
do Zarządzenia nr 78/2011
Rektora
Uniwersytetu Przyrodniczo – Humanistycznego
w Siedlcach
z dnia 19 grudnia 2011 roku
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego
W SIEDLCACH
Tytuły klas I i II rzędu
0 ZARZĄDZANIE
2 ŚRODKI RZECZOWE
00 Organy Uczelni
01 Organizacja
02 Akty normatywne, pomoc prawna
03 Planowanie, sprawozdawczość. Statystyka
04 Informatyka
05 Skargi i wnioski
06 Popularyzacja, promocja działalności Uczelni,
uroczystości uczelniane
07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
08 Kontrola
20 Podstawowe zasady gospodarowania
21 Inwestycje i remonty
22 Administracja nieruchomościami
23 Gospodarka materiałowa
24 Transport i łączność
25 Gospodarka energetyczna
26 Ochrona mienia
27 Ochrona środowiska
28 Zamówienia publiczne
3 EKONOMIKA
1 KADRY
10 Ogólne zasady pracy i płacy
11 Zatrudnienie
12 Ewidencja osobowa
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe
15 Metody pracy
16 Dyscyplina pracy
17 Sprawy socjalno - bytowe
18 Ubezpieczenia osobowe
30 Zasady i systemy ekonomiczno – finansowe
31 Budżet UPH
32 Finanse, Księgowość
33 Księgowość
34 Rozliczenia płac i składek ZUS
35 Księgowość materiałowo - towarowa
36 Koszty i ceny
37 Fundusze, dochody, środki
38 Dyscyplina finansowa
39 Inwentaryzacja
1
4 KSZTAŁCENIE STUDENTÓW
6 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
40 Założenia organizacyjno - programowe
41 Rekrutacja
42 Organizacja i tok studiów
43 Ewidencja studentów
44 Studenci
45 Sprawy socjalno – bytowe, bezpieczeństwo, opieka
zdrowotna studentów
46 Domy studenta
47 Działalność studencka
60 Ogólne zasady współpracy z zagranicą
61 Umowy i porozumienia o współpracy bezpośredniej
62 Zagraniczne wyjazdy pracowników i studentów
63 Przyjazdy cudzoziemców i delegacji zagranicznych
64 Zagraniczne praktyki studenckie
65 Międzynarodowe imprezy studenckie
66 Promocja UPH za granicą
67 Członkostwo w organizacjach i towarzystwach
zagranicznych
68 programy i projekty współfinansowane ze środków
zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
5 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA,
ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ
50 Zasady organizacji badań naukowych
51 Własność intelektualna
52 Konferencje naukowe
53 Wydawnictwa
54 Rozwój kadry naukowej
2
Symbol klasyfikacyjny
Hasło klasyfikacyjne
Kategoria archiwalna
Uwagi
podział na rzędy
I
II
III
IV
1
2
3
4
0
00
000
0000
0001
001
002
5
ZARZĄDZANIE
Organy Uczelni
Organy uchwałodawcze
Senat
Rady Wydziału
Organy jednoosobowe
zarządzające i wykonawcze
Komisje Uczelniane
w
jednostce
merytorycznej
6
w innej
jednostce
7
8
A
A
A
Bc
Bc
Bc
skład, protokoły z posiedzeń, materiały, uchwały, oceny, wnioski, listy obecności
0020
Komisje Senackie
A
Bc
0021
0022
A
A
A
Bc
Bc
Bc
0040
Komisje Rektorskie
Komisje Wydziałowe
Rada Biblioteczna
Kolegia
Kolegium Rektorskie
A
Bc
0041
Kolegium Dziekańskie
A
Bc
Udział w obcych organach
kolegialnych
Komisje Wyborcze
A
Bc
003
004
005
006
jak w klasie 0000
Dotyczy nominacji i kompetencji rektora, prorektorów,
prodziekanów, kanclerza. Decyzje odkłada się do akt osobowych
dziekanów,
dla każdej komisji prowadzi się odrębne teczki, które zawierają: protokoły
posiedzeń, skład osobowy, opracowania, sprawozdania, wnioski itp.
jak w klasie 0000, komisje senackie stałe i doraźne, Komisja Dyscyplinarna ds.
Studentów, Odwoławcza Komisja Dyscyplinarna ds. Studentów, Komisja
Dyscyplinarna ds. Nauczycieli Akademickich
jak w klasie 0000, komisje senackie stałe i doraźne
jak w klasie 0000, komisje wydziałowe stałe i doraźne
jak w klasie 0000
skład osobowy, materiały na posiedzenia, protokoły posiedzeń uchwały, oceny,
wnioski
skład osobowy, materiały na posiedzenia, protokoły posiedzeń uchwały, oceny,
wnioski
np. Konferencja Rektorów Uczelni Wyższych – protokoły z posiedzeń, listy
obecności, własne wystąpienia, opracowania na posiedzenia, sprawozdania
senat, Rady Wydziałów
0060
Organizacja wyborów
A
-
0061
0062
Wybory organów kolegialnych
Wybory do obcych organów
kolegialnych
A
A
Bc
Bc
007
Inne komisje i zespoły stałe i
doraźne
A
Bc
008
009
Narady pracownicze
Obsługa organizacyjno-techniczna
organów kolegialnych
A
B2
Bc
Bc
instrukcja wyborcza wraz ze strukturą zatrudnienia wskazująca liczbę mandatów
w poszczególnych czynnościach wyborczych, skład komisji wyborczych,
kalendarz wyborów, listy kandydatów, szczegółowy kalendarz czynności
wyborczych, listy wyborców, afisze wyborcze. Karty do głosowania, ogłoszenia
organizacyjne dotyczące czasu i miejsca wyborów
dotyczy wyborów członków organów kolegialnych – Senatu, Rad Wydziałów
dokumentacja gromadzona według Regulaminu Wyborczego danego organu –
np. pisemne oświadczenia zgody na kandydowanie, listy kandydatów. Karty z
głosowania – kategoria Bc.
W tym Rady pracownicze, komisje i zespoły powoływane do zadań
organizacyjnych i administracyjnych. Dla każdej komisji lub zespołu prowadzi
się odrębne teczki. Zarządzenia w sprawie powołania, protokoły posiedzeń,
skład osobowy, opracowania, sprawozdania, wnioski, opinie itp.
protokóły, sprawozdania, wnioski
korespondencja operatywna (np. zawiadomienia, rezerwacje, zamówienia,
harmonogramy)
3
01
Organizacja
Podstawy prawne działania
Uniwersytetu PrzyrodniczoHumanistycznego
Organizacja UPH
010
011
012
Organizacja jednostek Uniwersytetu
Przyrodniczo-Humanistycznego
013
0140
Zarządzanie jakością
Polityka jakości i księga jakości
Procedury jakościowe
Instrukcje dotyczące zarządzania
jakością
Karty usług i karty informacyjne
Doskonalenie systemu zarządzania
jakością
Prowadzenie i koordynacja działań
w systemie zarządzania jakością
Biurowość
Przepisy kancelaryjno-archiwalne
0141
Formularze i druki
0142
Ewidencja i wzory pieczęci
urzędowych i pieczątek
0143
Środki ewidencyjne kontroli obiegu
dokumentów w UPH
0144
Ewidencja dokumentacji
zawierającej informacje niejawne
0130
0131
0132
0133
0134
0135
014
015
A
Bc
Przepisy, zarządzenia, decyzje organów nadrzędnych dotyczące UPH,
notarialne, akty erekcyjne itp., również projekty i opinie do projektów
akty
A
Bc
A
Bc
statut, schematy organizacyjne, regulaminy organizacyjne, składy osobowe itp.,
rejestracja statystyczna REGON, rejestracja podatkowa NIP; dla
poszczególnych rodzajów dokumentacji zakłada się osobne teczki.
statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, decyzje o prawie do prowadzenia
Uczelni, akty powołania i likwidacji, regulaminy organizacyjne księgi służb,
rzeczowy i terytorialny zakres działania, prawo decyzji i podpisu, rejestracja
własna jednostki; również protokoły przekazania jednostek organizacyjnych,
organizacja nowych wydziałów, katedr itp.
A
A
B5
Bc
Bc
Bc
Po dezaktualizacji
A
BE5
Bc
Bc
B5
Bc
A
Bc
B5
Bc
A
-
B5
-
A
-
A
Bc
A
-
Dokumentacja dotycząca działań korygujących i zapobiegawczych; do kat. A
zalicza się pomiary i analizy procesów, przeglądy zarządzania
instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja archiwalna, instrukcja o obiegu
dokumentacji księgowej, technicznej, kwalifikatory dokumentacji itp.
rejestry, opracowanie i wybór wzorów; jeden egzemplarz zatwierdzonych
wzorów druków i formularzy kwalifikuje się do kategorii A; zmawianie druków i
formularzy klasa 241
księga odcisków pieczęci podpisowych i nagłówkowych (rejestr w formie
papierowej); zamówienia na wykonanie pieczęci – klasa 241; protokóły
zniszczenia – kategoria A
rejestry poczty przychodzącej i wychodzącej – rozliczenia listów poleconych
(znaczki); książki nadawcze – rejestry listów poleconych; rejestry listów
poleconych przychodzących; rejestry faktur
Rejestr teczek, dziennik korespondencji dokumentów ściśle tajnych i tajnych.
Dziennik korespondencji dokumentów poufnych oraz dziennik ewidencji
wykonanych dokumentów B-10
Archiwum Uczelniane
0150
0151
Podstawowe zasady dotyczące
gromadzenia, opracowania i
udostępniania zbiorów archiwalnych
Ewidencja Archiwum Uczelnianego
spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, spisy akt przekazanych do
archiwum państwowego), dokumenty brakowania: wniosek dotyczący wydania
zgody na przekazanie na makulaturę lub do zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej/aktowej, spis dokumentacji niearchiwalnej/aktowej przeznaczonej
na makulaturę lub do zniszczenia, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; dla poszczególnych
środków ewidencji prowadzi się odrębne teczki
4
0152
0153
0154
0155
0156
0157
0158
016
0160
0161
0162
0163
0164
0165
0166
0167
017
0170
0171
0172
0173
0174
02
020
021
Udostępnianie zasobu
archiwalnego
Przyjmowanie dokumentacji do
Archiwum Uczelnianego
Uszkodzenia lub zniszczenia
dokumentacji
Kwerendy i informacja naukowa o
zbiorach
Opracowywanie zasobu
historycznego UPH
Konserwacja i zabezpieczanie
zbiorów archiwalnych
Skontrum zasobu
Biblioteka Główna
Zasady dotyczące zbiorów
bibliotecznych
Ewidencja zbioru bibliotecznego
Gromadzenie zasobów
bibliotecznych
Prenumerata czasopism
Wpłaty czytelników
Gospodarka dubletami i drukami
zbędnymi
Udostępnianie zbiorów w czytelni
Wypożyczenia
Ochrona i udostępnianie
informacji ustawowo
chronionych oraz informacji
publicznej
Ochrona danych osobowych
Ochrona informacji niejawnych
Udostępnianie informacji
niejawnych
Udostępnianie informacji publicznej
Obsługa merytoryczna Biuletynu
Informacji Publicznej
Akty Normatywne – pomoc
prawna
Zbiór normatywów władz
nadrzędnych
Zbiór normatywów własnych
podania, decyzje o udostępnieniu dokumentacji, karty udostępniania, rejestr
korzystających, okres naliczamy od zwrotu akt, korespondencja bieżąca
B5
-
B5
B5
Kategoria archiwalna w komórce organizacyjnej przekazującej akta
A
Bc
protokóły, postępowanie wyjaśniające
BE20
-
A
Bc
BE10
-
A
-
A
Bc
A
A
-
B5
B3
B5
Bc
Bc
Bc
B3
B3
-
BE10
BE10
Bc
Bc
BE10
Bc
BE5
A
Bc
Bc
B10
-
A
Bc
naukowo-badawcze; urzędowe – kategoria BE5
inwentarze, indeksy, przewodniki itp.
zasady dotyczące gromadzenia, opracowania
bibliotecznych, regulaminy, instrukcje, wytyczne
i
udostępniania
zbiorów
księgi inwentarzowe, rejestry ubytków, karty akcesji czasopism
zakupy, darowizny, spadki, przejmowanie księgozbiorów
dowody wpływów
dowody wpłat – kopia kwitariuszy
gospodarka dubletami i drukami zbędnymi
W tym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
W tym zniesienie klauzul i naruszenie przepisów o ochronie informacji
niejawnych
W tym decyzje, korespondencja
Zgody na udostępnianie, decyzje o odmowie, orzeczenia sądów itp.
wydane w formie zarządzań,
bezpośrednio UPH kat. A
okólników
itp.,
zarządzenia
dotyczące
komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, wytycznych wydawanych przez
rektora, oraz kanclerza, pism okólnych rektora, pism okólnych kanclerza,
5
komunikaty; dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne
teczki.
022
0220
0221
0222
0223
023
024
025
026
0260
0261
0262
0263
0264
0265
03
Powołania, pełnomocnictwa,
upoważnienia
Powołania
Nadanie pełnomocnictwa
Nadanie upoważnienia
Przekazywanie i obejmowanie
funkcji i stanowisk
Interpretacje własnych przepisów
prawnych
Opinie prawne
A
B10
B10
BE10
Bc
-
powołania władz Uczelni
A
Bc
wykładnia (interpretacja)
merytorycznej działalności
BE5
Bc
wykładnia (interpretacja) ogólnie obowiązujących przepisów np. z zakresu
prawa pracy, prawa administracyjnego, finansowego itp.
Opiniowanie zewnętrznych aktów
prawnych
Sprawy w postępowaniu sądowym
BE5
Bc
Sprawy administracyjne
Sprawy cywilne
Sprawy karne
Sprawy gospodarcze
Sprawy o wykroczenia
Egzekucja należności
B10
B10
B5
B3
B3
B10
0300
0301
031
0310
0311
032
0320
0321
033
Zasady i wytyczne w zakresie
planowania i sprawozdawczości
Wytyczne i wskaźniki władz
nadrzędnych
Wytyczne i wskaźniki własne
Plany perspektywiczne i wieloletnie
oraz sprawozdania z ich wykonanie
Plany perspektywiczne i wieloletnie
Sprawozdania wieloletnie
Plany i sprawozdania roczne
Plany roczne
Sprawozdania roczne
Plany operatywne i sprawozdania z
ich wykonania
okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umocowania, w tym rejestr
własnych
aktów
normatywnych
dotyczących
okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia lub
umorzenia sprawy
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
klasa 04 dotyczy wszystkich sporządzanych w UPH planów i sprawozdań dla
każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań można zakładać odrębne
porteczki; materiały pomocnicze i źródłowe do sporządzania planów,
sprawozdań i analiz przechowuje się wraz z właściwym planem,
sprawozdaniem czy analizą z zastrzeżeniem, że do kategorii A kwalifikuje się
oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść
nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych, pozostałe zaś
kwalifikuje się do kat. B5
okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej wytycznych;
Planowanie i sprawozdawczość.
Statystyka.
030
okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umocowania, w tym rejestr
B5
Bc
założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych
A
Bc
opracowanie własne
dotyczące całości działalności jak również wycinkowe; dotyczy także strategii
A
A
A
A
A
Bc
Bc
Bc
B
Bc
Bc
dotyczące całości działalności jak również wycinkowe;
6
034
Plany i sprawozdania jednostek
organizacyjnych
035
Statystyka
Bc
BE5
B5
Bc
Bc
A
A
Bc
Bc
Meldunki i raporty sytuacyjne
Informatyka
Proces konstrukcji systemów
informatycznych
Projekty informatyczne
Organizacja projektowania i
programowania
Zarządzanie projektami
informatycznymi
BE5
Bc
BE5
Bc
Analiza wymagań, projektowanie SI, implementacja i testowanie SI, zmiany i
utrzymanie SI; dotyczy również baz danych
A
Bc
Kierunki, tematyka, strategia informatyzacji
A
Bc
Inwestycje informatyczne
BE5
Bc
A
Bc
Dokumentacja faz projektowania oprogramowania (projekty, schematy,
opracowania, oceny, instrukcje eksploatacyjne itp.) oraz własne opracowania
dokumentacji technicznej oprogramowania; zarządzanie konfiguracjami i
wersjami SI
Plany i opinie dot. zakupu sprzetu, oprogramowania i usług informtycznych,
realizacja inwestycji i nadzór (dokumentacja obsługi organizacyjno –
technicznej)
Rejestr stosowanych systemów i programów oraz baz danych
BE5
Bc
B10
A
A
Bc
Bc
Bc
Okres przechowywania liczony od daty wygaśnięcia licencji
A
Bc
m.in. administracja serwerami i sieciami teleinformatycznymi, ewidencja
serwerów i sieci, urządzeń sieciowych, sieci, regulaminy i procedury
zarządzania konfiguracjami i wersjami
A
Bc
B10
Bc
Ustalenia własne dotyczące m.in. ochrony danych osobowych, normy
bezpieczeństwa
Okres przechowywania liczony od daty dezaktualizacji uprawnień
0350
0351
Źródłowe materiały statystyczne
Statystyczne opracowania
cząstkowe
0352
Statystyczne opracowania końcowe
Analizy
036
037
04
040
041
0410
0411
0412
042
043
0430
0431
0432
0433
044
045
opracowania jednostek organizacyjnych, opracowania zbiorcze; sprawozdania i
plany półroczne, kwartalne lub miesięczne w przypadku braku opracowań
rocznych, inne kat. B5
opracowania GUS i inne, obejmuje również analizy statystyczne; opracowania
końcowe i zbiorcze; opracowania cząstkowe – kat. B5
A
Ewidencja systemów
informatycznych
Wdrażanie i eksploatacja
systemów informatycznych
Użytkowanie i utrzymanie
systemów i programów
Licencje oprogramowania i umowy
Przetwarzanie danych
Analizy stanu wdrażania,
rozpowszechniania i weryfikacji
systemów informatycznych
Serwery i sieci teleinformatyczne
0450
Bezpieczeństwo systemów
informatycznych
Regulaminy i procedury
0451
Ustalanie uprawnień dostępu do
w tym także opracowania statystyczne na potrzeby komórek organizacyjnych
Uczelni; w przypadku braku opracowań końcowych cząstkowe kwalifikuje się do
kategorii A;
jednostkowe i zbiorcze opracowania dla GUS
z działalności, statystyczne, ankietyzacja itp.; opracowania końcowe, zbiorcze;
opracowania poszczególnych jednostek organizacyjnych; opracowania
cząstkowe – kat. B5; analizy wycinkowe, które nie znalazły odzwierciedlenia w
opracowaniu kompleksowym kwalifikuje się do kategorii A, pozostałe kwalifikuje
się do kategorii B10
Procedury przetwarzania danych, dzienniki przetwarzania danych itp.
W tym analizy przedwrożeniowe
7
systemów i danych
Naruszenie bezpieczeństwa
systemów
Strony www
Skargi i wnioski
BE10
Bc
Włamania do sytemu, złe użytkowanie (notatki, protokoły, korespondencja,
decyzje o blokadzie dostępu itp.)
A
Bc
Redagowanie stron, zarządzanie treścią. Obsługa BIP klasa 0174
A
Bc
przepisy i ustalenia własne; interpretacja w sprawach załatwiania skarg i
wniosków
A
Bc
również ewidencja (rejestr) w razie masowości tego typu spraw do kat. A
kwalifikuje się przykładowo 5-10% w skali roku
B3
Bc
B3
Bc
A
Bc
A
Bc
A
-
A
B
ewentualny dalszy podział według grup rzeczowych;
0640
Wycinki prasowe i inne zewnętrzne
materiały o UPH
Odpowiedzi na krytykę prasową,
konferencje prasowe, wywiady
Kroniki i monografie
Kroniki Uczelni
Monografie
Księgi jubileuszowe, księgi
życiorysów
Uroczystości, imprezy, konkursy,
konferencje
Uroczystości uczelniane
o działalności UPH, promocja Uczelni – informacje o wydarzeniach
uczelnianych przekazywane w wersji elektronicznej, (w tym filmy), także oferty
dydaktyczne i naukowo-badawcze. Dla każdej informacji można tworzyć
odrębne teczki
ewentualny dalszy podział według grup rzeczowych
A
Bc
0641
Imprezy uczelniane
A
Bc
0642
Zjazdy absolwentów
A
Bc
0643
Udział w obcych imprezach
krajowych
A
Bc
0452
046
05
050
Zasady załatwiania skarg i
wniosków
Skargi i wnioski załatwiane
bezpośrednio
Skargi i wnioski przekazane do
załatwienia według właściwości
Skargi i odwołania w sprawach
studentów
Rejestr skarg i wniosków
Popularyzacja, promocja
działalności Uczelni,
uroczystości uczelniane
Informacje własne dla prasy, radia i
telewizji
051
052
053
054
06
060
061
062
063
0630
0631
0632
064
o działalności własnej UPH w Siedlcach
A
A
A
Bc
obejmuje uroczystości, imprezy stałe i okolicznościowe
inauguracja roku akademickiego, immatrykulacja, Jackonalia (Święto Szkoły),
uroczystości pogrzebowe zasłużonych pracowników; porządek uroczystości,
lista zaproszonych gości, sprawozdanie Rektora, wykład inauguracyjny,
dokumentacja zdjęciowa, plakaty, albumy, nagrania; dla każdej uroczystości
można tworzyć odrębną teczkę
obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe: wystawy, festiwale, targi, pokazy,
odczyty, wykłady; dokumentacja fotograficzna przygotowanych ekspozycji,
afisze informacyjne, scenariusze, programy, projekty plastyczne, i graficzne; dla
każdej imprezy można tworzyć odrębną teczkę
lista gości , program zjazdu, zaproszenia, przemówienia, dokumentacja
fotograficzna itp.
targi – materiały fotograficzne, informacja w prasie uczelnianej, własne
wystąpienia, referaty, notatki, aplikacje internetowe, sprawozdania; do kategorii
A zalicza się tylko własne opracowania lub inne materiały z czynnego
8
Konkursy
A
Bc
A
Bc
A
Bc
Ustalenia własne
0661
Wizyty oficjalnych gości
Godności honorowe, odznaczenia,
medale
Zasady i regulaminy przyznawania
godności i odznaczeń
Godności honorowe
uczestnictwa
obejmuje konkursy stałe i okolicznościowe. Dokumentacja fotograficzna, afisze
informacyjne, scenariusze, programy, projekty; dla każdego konkursu można
tworzyć odrębną teczkę.
Księgi wpisów
A
Bc
0662
Medale i odznaczenia
A
Bc
Dokumentacja Konwentu Godności Honorowych, przebieg uroczystości,
scenariusze, dyplomy, laudacje, fotografie, nagrania audio-video; w tym
przyznawanie doktoratu honoris causa (dla każdego doktora H.C zakłada się
odrębną teczkę), tytułu honorowego Senatora, Honorowego profesora,
odnowienia doktoratu; rejestry osób uhonorowanych
Wnioski, decyzje o przyznaniu, scenariusze uroczystości wręczenia, rejestr
odznaczonych
0663
Patronaty i komitety honorowe
Techniczno-organizacyjna obsługa
uroczystości i imprez uczelnianych
Ceremoniał i tradycje Uczelni
A
B2
Bc
A
Bc
Reprezentacja
Współpraca z krajowymi
jednostkami organizacyjnymi
Współpraca z organami
administracji państwowej
Współpraca z organami
administracji samorządowej
Współpraca z instytucjami
naukowymi
Współpraca z jednostkami
gospodarczymi
Współpraca z organizacjami
politycznymi, społecznymi i
zawodowymi
Współpraca ze stowarzyszeniami
kulturalnymi
Współpraca z osobami fizycznymi
Kontrola
Metodyka kontroli
Kontrole zewnętrzne Uniwersytetu
Przyrodniczo-Humanistycznego
Kontrole kompleksowe
Kontrole problemowe i doraźne
Kontrole wycinkowe
A
-
0644
065
066
0660
067
068
069
07
070
071
072
073
074
075
076
08
080
081
0810
0811
0812
Ustalenia własne; godło UPH, insygnia rektorskie, Sztandar UPH, insygnia
dziekańskie i emblematy wydziałowe; historia, wizerunek,
Zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje, kondolencje
obejmuje sprawy ogólne współpracy nie związane bezpośrednio z aktami
innych klas, działalność naukowo – badawcza klasa 5
A
Bc
własne opracowania i korespondencja – kategoria A. Pozostałe materiały –
kategoria B5, dla każdego organu można prowadzić odrębne teczki
A
Bc
j.w.
A
Bc
j.w.
A
Bc
j.w.
A
Bc
j.w.
A
Bc
j.w.
A
Bc
A
Bc
ustalenia własne – kat. A, przepisy zewnętrzne – kat. B10
protokóły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie; każda kontrola stanowi
odrębną sprawę
A
A
B5
Bc
Bc
Bc
obejmują całokształt działalności kontrolowanej jednostki
9
0813
082
Rejestr kontroli zewnętrznych
Kontrola wewnętrzna w
Uniwersytecie PrzyrodniczoHumanistycznym
Kontrole kompleksowe
Kontrole problemowe
Kontrole wycinkowe
Rejestr kontroli wewnętrznych
Kontrola procesu dydaktycznego
B5
-
okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu
protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie; każda kontrola stanowi
odrębna sprawę
A
A
B5
B5
A
Bc
Bc
Bc
Bc
obejmują całokształt działalności kontrolowanej jednostki
0840
Audyt wewnętrzny
Bieżące akta audytu wewnętrznego
A
Bc
0841
Stałe akta audytu wewnętrznego
A
Bc
dokumenty związane z przygotowaniem zadań audytowych, programy,
protokoły z narad , imienne upoważnienia, dokumenty przeprowadzania audytu
wewnętrznego, notatki informacyjne, oświadczenia pracowników, sprawozdania
itp..; każde zadanie audytu wewnętrznego stanowi odrębną sprawę
zbiór obejmujący w szczególności: akty normatywne oraz inne akty prawne
związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie,
dokumenty zawierające opis procedur kontrolnych, plany audytu wewnętrznego,
informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego i
analizę ryzyka. Stałe akta audytu podlegają aktualizacji tzn. dokumenty, które
utraciły ważność są usuwane ze zbioru i przekazywane do Archiwum
Uczelnanego w trybie określonym odrębnymi przepisami
Audyt zewnętrzny
Szacowanie ryzyka dla realizacji
zadań
KADRY
Ogólne zasady pracy i płacy
Regulaminy
A
A
Bc
Bc
A
Bc
Zasady wynagrodzenia i
premiowania
Wykazy etatów
A
Bc
A
-
B2
Bc
oferty kandydatów niezatrudnionych – kat. Bc
B5
Bc
Dokumentacja komisji konkursowej wg. klasy 0
0820
0821
0822
0823
083
084
085
086
1
10
100
101
102
11
111
112
113
1130
1131
1132
Zatrudnienie
Zatrudnianie i werbunek
pracowników
Konkursy na stanowiska
Przyjmowanie pracowników i
rozwiązywanie stosunku pracy
Nawiązywanie stosunku pracy
Opiniowanie i ocenianie
pracowników
Rozmieszczanie i wynagradzanie
pracowników
okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu
dokumenty związane z przygotowaniem kontroli, imienne upoważnienia,
dokumenty przeprowadzania kontroli, notatki informacyjne, oświadczenia
pracowników, sprawozdania itp.; każda kontrola stanowi odrębna sprawę
regulaminy pracy, wynagrodzenia i premiowania itp.; ustalenia własne – kat. A;
przepisy zewnętrzne – kat. B10
siatki płac, stawek, dodatki itp.
zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i w jednostkach
podległych; w tym opisy stanowisk pracy i określenie zakresu kompetencji i
zadań
akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do ich akt osobowych,
B5
B5
Bc
Bc
rejestr umów dotyczących zatrudnienia kat. BE50
B5
Bc
m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydziały
10
1133
1134
114
115
1150
1151
116
Rozwiązywanie stosunku pracy
Oświadczenia majątkowe
Staże, wolontariat, praktyki
Prace zlecone
Umowy ze składką ZUS
B5
B5
B10
Bc
Bc
B50
-
Umowy bez składki ZUS
Nagrody, odznaczenia, kary
B50
-
1160
1161
Nagrody
Odznaczenia, medale
B5
B5
Bc
Bc
1162
Kary stosowane zgodnie z
kodeksem pracy
Postępowanie dyscyplinarne
Bc
Bc
BE5
Bc
1163
117
Awans
B5
Bc
118
Wojskowe sprawy pracowników
Ewidencja osobowa
Akta osobowe
B5
Bc
BE50
Bc
BE50
Bc
BE50
BE50
BE50
Bc
BBc
B10
Bc
B5
-
B5
Bc
A
A
Bc
Bc
1320
Wypadki. Choroby zawodowe.
Prace specjalnie chronione
Wypadki przy pracy
B10
-
1321
Wypadki w drodze i do pracy
B10
-
12
120
121
Pomoce ewidencyjne do akt
osobowych
Ewidencja pracowników
Wykaz osób zwolnionych
Ewidencja osób dopuszczonych do
informacji niejawnych
Sprawy osobowe osób
dopuszczonych do informacji
niejawnych
Zaświadczenia o zatrudnieniu i
wynagrodzeniu
Legitymacje służbowe
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Przepisy BHP
Środki ochronne
122
123
124
125
126
127
13
130
131
132
Umowy porozumienia, w tym z PUP
umowy zlecenie, o dzieło, wynagrodzenia za wykonane prace, ewidencja prac
zleconych;
Dokumentacja uroczystości związanych z przyznaniem odznaczeń, godności
honorowych itp. klasa 066
kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
wnioski, kopie pism o przyznaniu odznaczenia odkłada się do akt osobowych
klasa 120
sposób postępowania z dokumentacją reguluje kodeks pracy
dokumentacja postępowania wynikającego przepisów ustawy o szkolnictwie
wyższym
Dokumentacja dotycząca rozwoju zawodowego pracowników naukowych klasa
54
dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumenty
z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy; okres przechowywania liczy się
od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za
przeniesionym pracownikiem
skorowidze, rejestry zatrudnionych, karty personalne, wykazy imienne itp.
w tym rejestr
własne – kat. A; zewnętrzne – kat. B10
własne tabele przyznawania środków ochronnych, zaopatrzenie w środki
ochronne
karty wypadków oraz dokumentacja powypadkowa. Dokumentacja wypadków
śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych – kat. A
m.in. karty wypadków w drodze i do pracy, informacja poszkodowanego na
temat okoliczności wypadku, protokół z miejsca zdarzenia, oświadczenie
11
świadków wypadku
1322
1333
1334
133
14
140
141
142
143
144
145
15
150
151
1510
1511
16
160
161
162
1620
1621
163
164
165
17
170
171
172
173
Inne wypadki
Prace specjalnie chronione
Choroby zawodowe
Informacje o czynnikach
szkodliwych
Szkolenia i doskonalenia
zawodowe
Szkolenia organizowane przez
Uniwersytet PrzyrodniczoHumanistyczny
Szkolenia organizowane przez inne
jednostki
Pomoce szkoleniowe i naukowe
Ewidencja szkolonych
Protokoły egzaminacyjne i
świadectwa nauki
Staże zawodowe, praktyki, studia
podyplomowe, specjalizacja
Metody pracy
Podstawowe zasady
Racjonalizacja i wynalazczość
pracownicza
Tematyka wynalazczości
Projekty racjonalizatorskie
Dyscyplina pracy
Dowody obecności w pracy
Absencja
B10
B10
B10
B40
Bc
Bc
Bc
wykaz, zasady postępowania, wyjaśnienia, korespondencja itp.
wnioski o uznanie choroby za zawodową, korespondencja, wyjaśnienia itp.
Nie dotyczy nauczycieli akademickich, rozwój zawodowy kadry naukowej klasa
54
A
Bc
programy, plany nauczania – ustalenia własne kat. A; dobór kadry
pedagogicznej, listy uczestników, sprawozdania itp. Kat. B10 obsługa
organizacyjno-techniczna szkoleń (korespondencja manipulacyjna) – kat. Bc
B10
Bc
sprawozdania, listy osób; obsługa organizacyjno-techniczna
(korespondencja manipulacyjna) – kat. Bc
A
B50
B50
Bc
własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie
B5
B5
A
Bc
szkoleń
-
-
Zaświadczenia o ukończeniu szkoleń odkłada się do akt osobowych
pracowników
Odpisy świadectw odkłada się do akt osobowych pracowników
Nie dotyczy działalności naukowo - badawczej pracowników UPH
A
BE10
Bc
-
Bc
B3
Bc
Urlopy pracownicze
Urlopy wypoczynkowe
Inne urlopy
B2
-
B5
Bc
Ewidencja delegacji służbowych
Zezwolenia na prace dodatkowe
Czas pracy
Sprawy socjalno-bytowe
Podstawowe zasady
Bc
B3
B3
Bc
Bc
Bc
A
Bc
Dojazdy do pracy
Zaopatrzenia rzeczowe
pracowników
Sprawy socjalno – bytowe w
B3
B3
Bc
Bc
przydziały mydła, ręczników, herbaty itp.
B5
Bc
dofinansowanie do wczasów i wypoczynku pracowników i ich rodzin; bilety do
listy obecności, raporty obecności
zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe; usprawiedliwienia nieobecności
itp.
plany, listy, wnioski i karty urlopowe
wnioski dotyczące urlopów wychowawczych, zdrowotnych, bezpłatnych,
szkoleniowych, naukowych itp. odkłada się do akt osobowych
rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kat. B3
prace w godzinach nadliczbowych, indywidualny rozkład czasu pracy, itp.
regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, przepisy zewnętrzne –
kat. B10
12
kina, teatru, na koncerty itp; podania o zapomogi lub pomoc rzeczową, imprezy
integracyjne, pożyczki mieszkaniowe; dla każdego rodzaju spraw załatwianych
w ramach funduszu socjalnego można prowadzić odrębne teczki.
ramach zakładowego funduszu
świadczeń socjalnych
18
Ubezpieczenia osobowe
Przepisy ubezpieczeniowe
180
181
182
Dowody uprawnienia do zasiłków
Ewidencja wydanych legitymacji
ubezpieczeniowych
Emerytury i renty
Ubezpieczenia zbiorowe
pracowników
Opieka zdrowotna
ŚRODKI RZECZOWE
Podstawowe zasady
gospodarowania
Inwestycje i remonty
Ogólne zasady inwestycji i
kapitalnych remontów
Ewidencja inwestycji
Dokumentacja prawna i techniczna
własnych obiektów
183
184
185
2
20
21
210
211
212
2120
2121
2122
2123
213
214
22
Dokumentacja prawna i techniczna
własnych obiektów
Obiekty nietypowe i zabytkowe
Książka obiektu budowlanego
Rejestr dokumentacji projektowe
Wykonawstwo inwestycji oraz
remontów
Nadzór i koordynacja inwestycji
przepisy ZUS, towarzystw ubezpieczeniowych – instrukcje i wyjaśnienia,
korespondencja z instytucjami ubezpieczeniowymi (w tym ZUS, KRUS)
zasiłki pogrzebowe, chorobowe itp.
B10
-
B5
B5
Bc
Bc
B2
B10
Bc
Bc
wnioski
B10
Bc
m. in. badania lekarskie w zakresie medycyny pracy
A
Bc
podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi. Środki własne –
kat. A; zewnętrzne – kat. B10
A
Bc
wytyczne własne analizy potrzeb
A
-
BE5
Bc
A
B5
B5
B5
Bc
-
B5
Bc
A
Bc
B5
Bc
B5
Bc
legitymacje ubezpieczeniowe – rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub
duplikatów
Okres przechowywania liczony od daty wygaśnięcia polisy
dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę, obejmująca założenia
projektowe, dokumentację prawną, techniczną, protokoły odbioru, mapy, która
przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat licząc od daty wycofania obiektu z
eksploatacji, dokumentacja budowli zabytkowych i nietypowych kat. A
u użytkownika okres przechowywania – cały okres eksploatacji obiektu
jw.
książkę przechowuje się przez cały okres istnienia obiektu
okres przechowywania dokumentacji liczy się od chwili jej zdezaktualizowania
umowy o wykonanie, kopie rachunków, przetargi itp. Dla każdego zadania
inwestycyjnego zakłada się odrębną podteczkę; okres przechowywania liczy się
od daty końcowego rozliczenia finansowego inwestycji; ewidencja inwestycji i
kapitalnych remontów kat. A
dokumentacja przebiegu inwestycji, narady, uzgodnienia, koordynacje,
dokumenty prawne; dla każdego zadania inwestycyjnego zakłada się odrębną
podteczkę; okres przechowywania liczy się od daty końcowego rozliczenia
finansowego inwestycji
Administracja nieruchomości
220
Nabywanie i zbywanie
nieruchomości
221
Najem lokali na potrzeby
Uniwersytetu PrzyrodniczoHumanistycznego
Najem nieruchomości innym
222
W tym ewidencja własnych obiektów; dokumentacja prawna i techniczna,
regulacje stanu prawnego nieruchomości, dla każdej nieruchomości bądź lokalu
zakłada się odrębna podteczkę
okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub upływu terminu
najmu; dla każdej nieruchomości bądź lokalu zakłada się odrębną podteczkę
umowy najmu, czynsze i inne sprawy lokatorskie; w razie potrzeby dla
poszczególnych obiektów można założyć odrębne porteczki; okres
13
223
osobom prawnym i prywatnym
Eksploatacja nieruchomości (lokali)
224
przechowywania liczy się od daty upływu terminu najmu
B2
-
Media i infrastruktura
B10
Bc
225
Podatki i opłaty publiczne
B10
Bc
226
Ewidencja wydawania i
przyjmowania kluczy
Gospodarka materiałowa
Organizacja gospodarki
materiałowej
Zaopatrzenie
Zapotrzebowanie
Dostawcy krajowi
Dostawcy zagraniczni
Katalogi, prospekty i cenniki
dostawców
Magazynowanie i użytkowanie
Magazynowanie środków trwałych i
nietrwałych
Ewidencja środków trwałych i
nietrwałych
B5
Bc
A
Bc
23
230
231
2310
2311
2312
2313
232
2320
2321
2322
2323
2324
233
234
235
24
240
241
Zaopatrzenie pracowników w
odzież roboczą i ochronną
Konserwacja i remonty
przepisy i ustalenia własne
zapotrzebowania, zamówienia, odbiór itp.
B5
B5
B5
Bc
Bc
Bc
Bc
-
B5
Bc
Dowody rozchodu i przychodu, kartoteki ilościowo - wartościowe
B10
Bc
B5
Bc
obejmuje również karty i rejestry amortyzacyjne, druki OT; okres
przechowywania liczy się od daty utraty środka lub ostatniego wpisu do
ewidencji
kartoteki, kopie kwitów przychodu i rozchodu
B5
Bc
zlecenia napraw, prowadzenie przeglądów bieżących, dydaktycznej, naprawy
serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne sprzętu i aparatury, adaptacje
pomieszczeń w zakresie wyposażenia w środki techniczne i sprzęt
audiowizualny; rejestry zleceń na wykonanie napraw – B5
wykazy sprzętu przeznaczonego do kasacji, orzeczenia techniczne urządzeń i
aparatury proponowanych do kasacji, protokóły kasacyjno – likwidacyjne;
złom, makulatura i inne odpady użytkowe
Eksploatacja i likwidacja środków
trwałych i przedmiotów nietrwałych
Gospodarka odpadami
Dokumentacja techniczna maszyn i
urządzeń
B10
B2
B10
Bc
-
Paszporty maszyn i urządzeń
Transport i łączność
Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków transportu
A
Bc
B5
_
B2
Bc
Eksploatacja własnych środków
konserwacja, bieżące remonty, ogrzewanie, utrzymanie czystości itp.; w razie
potrzeby dla poszczególnych obiektów można założyć odrębne teczki
energia elektryczna, ścieki itp., w razie potrzeby dla poszczególnych obiektów
można założyć odrębne teczki
deklaracje, wymiary podatkowe itp. (z wyjątkiem dowodów i urządzeń
księgowych)
zamówienia, reklamacje
Dotyczy również
aparatury naukowej (także zakupionej do projektu
finansowanego ze środków zewnętrznych); protokoły odbioru, karty
gwarancyjne, kopie faktur; okres przechowywania liczy się od daty likwidacji
urządzenia (aparatury); dla każdego urządzenia lub grupy urządzeń można
prowadzić odrębne teczki
dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: kopię faktury
zakupu lub sprzedaży, instrukcję obsługi, dowód rejestracyjny, polisę
ubezpieczeniową, kartotekę ogumienie – książkę pojazdu (m.in. przeglądy
techniczne pojazdu), książkę gwarancyjną, książkę narzędziową, protokół
zdawczo-odbiorczy pojazdu; okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia
pojazdu z eksploatacji lub od daty sprzedaży pojazdu
zlecenia napraw, zaopatrzenie w paliwo, w tym obsługa np. garaży itp.
14
transportowych
Użytkowanie obcych środków
transportowych
Eksploatacja środków łączności
Gospodarka energetyczna
Ogólne zasady gospodarki
energetycznej, cieplnej i paliwami
Przeglądy sieci i urządzeń
energetycznych
Wykonawstwo i odbiór inwestycji i
remontów urządzeń
energetycznych
Limitowanie paliw i energii
Ochrona mienia
Strzeżenie mienia
242
243
25
250
251
252
253
26
260
Bc
kolejowych, wodnych, samochodowych, lotniczych itp.
B2
Bc
telefony, radio, Internet, infrastruktura, rejestry rachunków itp.
A
Bc
ustalenia własne – kat. A; zewnętrzne – kat. B10
B5
Bc
protokoły pomiarów, pomiary elektryczne, schematy elektryczne
B5
Bc
dokumentacja projektowo-techniczna, protokoły odbioru robót elektrycznoenergetycznych lub instalacji sanitarno-cieplnych; okres przechowywania liczy
się od daty wycofania urządzeń z eksploatacji
B3
-
B2
-
A
Bc
książki dyżurów portierów, grafiki dyżurów, księgi pobierania kluczy; umowy o
monitoring i konserwację systemu alarmowego 0 kat. B5
własne przepisy i ustalenia, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego budynków,
instrukcje dotyczące prac pożarowo – niebezpiecznych i ochrony
przeciwpożarowej w jednostkach, zewnętrzne – kat. B10
ogólne zasady i przepisy dotyczące bezpieczeństwa pożarowego Uczelni
(zabezpieczenia budynków przez montaż urządzeń sygnalizacji pożaru,
instrukcje dotyczące ochrony przeciwpożarowej w jednostkach), opracowania
własne – kat. A, zewnętrzne – kat. B10; kartoteki wyposażenia w sprzęt
gaśniczy, protokoły przeglądu sprzętu podręcznego pożarowego
meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, protokoły z dochodzeń
przeciwpożarowych, opinie straży pożarnej; protokoły pokontrolne Komisji
Pożarowo-Technicznej wraz z zaleceniami rejestruje się i przechowuje w klasie
01
od kradzieży z włamaniem, pożaru, powodzi itp.; okres przechowywania liczy
się od daty wygaśnięcia umowy
261
Ogólne zasady i przepisy dotyczące
bezpieczeństwa pożarowego
262
Ochrona przeciwpożarowa
B2
Bc
263
Interwencje Państwowej Straży
Pożarnej
B5
Bc
264
Ubezpieczenia rzeczowe
B10
Bc
265
Sprawy obronne, obrony cywilnej i
reagowania kryzysowego
Planowanie działań obronnych i
działań w stanach nadzwyczajnych
A
-
A
-
Zarządzenia, regulaminy, Plan operacyjny funkcjonowania Zespołu, Plan
ochrony obiektu, Instrukcje alarmowe, Wewnętrzny system ostrzegania i
powiadamiania
Plany, programy, sprawozdania, oceny, wnioski, informacje
B10
-
Instrukcje, informacje
A
-
B10
-
2650
2651
2652
2653
2654
27
B2
Ćwiczenia, szkolenia, treningi z
zakresu obronności, obrony
cywilnej i reagowania kryzysowego
Obsługa organizacyjna ćwiczeń,
szkoleń, treningów z zakresu
obronności, obrony cywilnej i
reagowania
Rejestracja i informacja o szkodach
i stratach powstałych w wyniku
nadzwyczajnych zagrożeń
Służba dyżurna i operacyjna
Ochrona środowiska
Dokumentacja stałego dyżury
15
270
271
Ochrona atmosfery
Gospodarka wodno-ściekowa
Zamówienia publiczne
28
280
281
282
Przepisy resortowe
Przepisy wewnętrzne
Postępowanie w trybie zamówień
publicznych
283
Wnioski w sprawie odstąpienia od
przepisów ustawy o zamówieniach
publicznych
Umowy zawarte w wyniku
postępowania w trybie zamówień
publicznych
EKONOMIKA
Zasady i systemy ekonomiczno –
finansowe
Organizacja rachunkowości
System ewidencji zakładowy plan
kont
Systemy i metody analiz
Budżet UPH
Planowanie budżetu
Budżet UPH i jego zmiany
Budżety jednostek organizacyjnych
Realizacja budżetu
Układ wykonawczy budżetu
Przekazywanie środków
jednostkom organizacyjnym
Rozliczanie dochodów, wydatków,
subwencji i dotacji
Ewidencjonowanie dochodów
wykorzystania środków, dotacji i
subwencji
Sprawozdania okresowe z
wykonania budżetu
284
3
30
300
301
302
31
310
311
312
313
3130
3131
3132
3133
3134
3135
3136
Sprawozdanie roczne, bilans i
analizy z wykonania budżetu
Rewizja budżetu i bilansu
A
A
-
przepisy własne i analizy
jak przy klasie 280
Dotyczy wszystkich postępowań prowadzonych przez UPH, w tym budowy i
remontów obiektów, realizacji programów i projektów współfiinansowanych ze
środków zewnętrznych (także środków Unii Europejskiej) i innych
B10
A
B5
Bc
Bc
Bc
B5
Bc
B10
Bc
w tym rejestr umów; dotyczy również projektów finansowanych ze środków
zewnętrznych
A
A
Bc
Bc
regulacje własne
A
Bc
Metody rachunku ekonomicznego, metody analiz wartości
BE5
A
A
Bc
Bc
Bc
Materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
A
B5
Bc
Bc
B5
Bc
B5
Bc
B5
Bc
A
Bc
A
Bc
W tym rejestr; protokoły z postępowań, dokumentacja komisji przetargowych,
oferty, umowy, korespondencja merytoryczna, opinie prawne dot. również
postępowań związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków
zewnętrznych, akta każdego postępowania stanowią odrębna teczkę
dotyczy również projektów finansowanych ze środków zewnętrznych
ustalenia własne
Miesięczne, kwartalne, półroczne; w tym sprawozdania komórek
organizacyjnych
W przypadku gdy brak ich odpowiedników w klasie 3135 kwalifikuje się je do
kategorii A.
16
32
Finanse, księgowość
Obrót gotówkowy
320
321
322
3220
3221
3222
3223
-
B5
-
B10
B10
B10
B10
-
Plany i raporty , kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i
rozrachunkowych, korespondencja dotycząca rozliczeń gotówkowych
Wyciągi bankowe, przelewy
Własne dochody z usług świadczonych odpłatnie, sprzedaży składników
majątku itp.
Dokumentacja kredytowa, informacje do banków o spłacie i zaciągnięciu
kredytów. Umowy w sprawie prowadzenia kont, karty wzorów podpisów.
Okres przechowywania liczony od daty rozwiązania umowy
Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji lub remontu
3224
Współpraca z bankami
finansującymi i kredytującymi
B5
-
3225
3226
Finansowanie inwestycji i remontów
Finansowanie prac naukowobadawczych
Rozliczenia
Z dostawcami i odbiorcami
Podatek VAT
B5
B5
-
B5
B10
Bc
Bc
B10
Bc
B10
Bc
Dla każdego programu lub projektu prowadzi się odrębne teczki.
W tym: ewidencja funduszy, dzienniki finansowe, ewidencja syntetyczna i
analityczna, zestawienia obrotów i sald, dowody księgowe, rachunki i faktury.
Okres przechowywania liczy się od daty ostatecznego rozliczenia projektu lub
programu, i może być dłuższy o ile wynika to z odrębnych regulacji lub imów
Faktury, rachunki własne i obce, dokumentacja magazynowa, dowody
wewnętrzne, rozliczenia itp.
Księgi rachunkowe, księga główna, rejestry, dzienniki, karty kontowe,
tabulogramy, zestawienia obrotów i sald, wykazy składników aktywów i
pasywów, wyciągi bankowe (w tym na nośnikach elektronicznych)
korespondencja
323
3230
3231
3232
324
33
Podatek dochodowy od osób
prawnych
Obsługa finansowa programów i
projektów finansowanych ze
środków Unii Europejskiej
330
Księgowość
Dowody księgowe
B5
Bc
331
Dokumentacja księgowa
B5
Bc
332
333
334
335
Uzgadnianie sald
Ewidencja syntetyczna i analityczna
Windykacja należności
Obsługa kasowa
Dokumentacja operacyjna i
dyspozycyjna kasy
Kontrole kasy
Wypłata świadczeń dla studentów
Listy stypendialne
Wyciągi bankowe stypendiów i
zasiłków
Rozliczenia płac i składek ZUS
B5
B5
B5
Bc
Bc
Bc
B5
Bc
B5
Bc
3350
3351
336
3360
3361
34
Obrót bezgotówkowy
Finansowanie i kredytowanie
Rozliczenia z budżetem
Dotacje
Darowizny
Przychody
B5
w tym również rozliczanie grantów i dotacji
deklaracje podatku VAT, zestawienie zbiorcze podatku VAT, rejestry sprzedaży
dotyczące podatku VAT
Raporty kasowe, ewidencje depozytów, kopie blankietów wpłat, dowodów wpłat
KP, polecenia wpłat, dowody wypłat KW, itp.
Stypendia, zasiłki, zapomogi
B5
B5
Bc
Bc
W tym także zasiłków
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu klasa 126
17
340
3400
B5
-
Listy płac
Kartoteki wynagrodzeń
Dokumentacja potrąceń z płac
Listy zaliczek na wynagrodzenia
Dokumentacja dotycząca podatku
dochodowego od osób fizycznych
Rozliczenia z tytułu składek ZUS
B50
B50
B5
B5
B5
Bc
Bc
Bc
B50
Bc
B5
B50
Bc
Bc
B5
B5
Bc
Bc
A
A
B10
Bc
Bc
Bc
380
Deklaracje na PFRON
Wynagrodzenia z bezosobowego
funduszu płac
Księgowość materiałowo towarowa
Dowody księgowe
Dokumentacja księgowa
Koszty i ceny
Kalkulacja kosztów własnych usług
Analizy kosztów
Kalkulacja cen
Fundusze, dochody, środki
Zasady gospodarowania
funduszami, dochodami i środkami
Realizacja i wykorzystanie
funduszy, dochodów i środków
Dyscyplina finansowa
Interwencje kwestora
381
Rewizja dokumentacji
382
Inne sprawy nadzoru finansowego
Inwentaryzacja
Ogólne zasady inwentaryzacji
Wycena, przecena, amortyzacja
Spisy i protokoły inwentaryzacyjne,
sprawozdania z przebiegu
inwentaryzacji i różnice
inwentaryzacyjne
KSZTAŁCENIE STUDENTÓW
3401
3402
3403
3404
3405
341
342
343
35
350
351
36
360
361
362
37
370
371
38
39
390
391
392
4
Dokumentacja płac
Materiały pomocnicze do
sporządzania dokumentacji płac
Materiały źródłowe do obliczenia wysokości wynagrodzenia, w tym teczki z
kopiami dokumentów, których oryginały kadry odłożyły do akt osobowych (np.
angaże, awanse, przeszeregowania, nagrody)
W tym także listy premii, nagród, zasiłków
W tym także kartoteki zasiłkowe
Pożyczki, zajęcia sądowe, komornicze, alimenty, odszkodowania, kary itp.
W tym deklaracje PIT
Zgłoszenia i wyrejestrowania, deklaracje rozliczeniowe wraz z raportami
imiennymi, korekty deklaracji itp. . Korespondencja z zakładami ubezpieczeń
klasa 180
Faktury własne i obce
Karty ilościowo – wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
Obejmuje fundusze: socjalny, mieszkaniowy, nagród i inne
A
Bc
Ustalenia własne, zewnętrzne kat. B10
B5
Bc
W obrębie klasy można dokonać podziału według poszczególnych funduszy
BE5
Bc
A
Bc
B5
Bc
Obejmuje również interwencje władz nadrzędnych w sprawach naruszenia
dyscypliny finansowej
Analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia prewencyjne
oraz ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych
Nie ujęte w klasach 380 i 381
A
B10
B5
Bc
Bc
Bc
Ustalenia własne; ustalenia zewnętrzne kat. B10
W tym zestawienia odpisów amortyzacyjnych środków trwałych
18
ramowe programy i plany studiów, zasady i przepisy; dotyczy studiów:
stacjonarnych, niestacjonarnych, podyplomowych)
400
Założenia organizacyjnoprogramowe
Uczelniane regulaminy studiów
A
Bc
401
Nowe kierunki studiów
A
Bc
4020
Plany i programy studiów
Plany studiów
A
Bc
4021
Programy studiów
A
Bc
403
Studia podyplomowe
A
Bc
410
Rekrutacja
Podstawowe zasady rekrutacji
A
Bc
ustalenia własne; przepisy zewnętrzne – kat. B10; w tym limity przyjęć na studia
ustalone na dany rok akademicki
listy kandydatów itp.; dla każdego kierunku prowadzi się oddzielną teczkę
B5
-
indywidualne podanie z rekrutacji kandydatów przyjętych na studia oraz umowy
o studia – odkłada się do akt osobowych studenta kat.BE50
B50
-
decyzję odkłada się do akt osobowych studenta – kat. BE50
B5
-
dokumenty osobiste osób nie przyjętych zwraca się z kandydatom, pozostałe po
upływie terminów odwoławczych kwalifikuje się do kat. B5; rejestr kandydatów
B5
-
B5
Bc
B2
Bc
40
402
41
411
4110
4111
4112
4113
412
413
42
420
4200
4201
4202
4203
421
4210
Nabór na studia
Rejestry kandydatów na
poszczególne kierunki
Rejestr decyzji osób przyjętych na
studia
Akta osobowe kandydatów którzy
nie podjęli studiów
Rejestr rezygnacji na etapie
rekrutacji
Nostryfikacja świadectw
zagranicznych
Obsługa organizacyjno-techniczna
rekrutacji
Organizacja i tok studiów
Obciążenia dydaktyczne
Przepisy dotyczące obciążeń
dydaktycznych
Zestawienia semestralne i roczne
godzin przepracowanych przez
nauczycieli akademickich
Rozliczenia obciążeń
dydaktycznych
Rozkłady zajęć dydaktycznych
Zajęcia dydaktyczne
Propozycje do organizacji zajęć
dydaktycznych
własne regulacje dotyczące studiów stacjonarnych i niestacjonarnych na
Uczelni; regulacje zewnętrzne np. standardy kształcenia tzw. minima
programowe – kat. B5
dokumentacja dotycząca uruchomienia nowych kierunków studiów wraz z
decyzją w tej sprawie; wnioski o uruchomieniu kierunku studiów
zasady organizacji roku akademickiego wraz z planami studiów. Dotyczy
wszystkich form studiów w UPH
zasady organizacji roku akademickiego wraz z planami studiów. Dotyczy
wszystkich form studiów w UPH
dla każdych uruchamianych studiów zakłada się odrębna teczkę zawierającą
m.in. wydziałowe zasady funkcjonowania, dokumenty dotyczące organizacji
studiów, plany i programy
dotyczy studiów: stacjonarnych, niestacjonarnych i podyplomowych
dokumentacja dotycząca wstępnej rekrutacji studentów obcokrajowców oraz
studentów nieprzyjętych na studia, korespondencja z ministerstwami
dotyczy studiów: stacjonarnych, niestacjonarnych, podyplomowych
B10
Bc
ustalenia własne – kat. A, pozostałe – B10
B5
Bc
tzw. „pensum dydaktyczne” oraz godziny ponadwymiarowe
B5
Bc
sprawozdania i rachunki
B2
Bc
BE5
Bc
zatwierdzone przez Radę Wydziału, wykłady do wyboru ogólnego,
specjalistyczne, propozycje, nowych przedmiotów do planów studiów,
niezatwierdzone – kat. Bc; wykazy seminariów magisterskich
19
4211
4212
4213
4214
422
423
4230
4231
4232
4233
424
4250
Prace i egzaminy dyplomowe
Rejestr przyjętych prac
dyplomowych
Zbiorcze protokoły z egzaminów
dyplomowych
Księga dyplomów
Wykazy tematów prac
dyplomowych
Praktyki, obozy, objazdy studentów
Praktyki
4251
4240
4241
4242
4243
425
B2
B2
B2
Bc
Bc
Bc
B5
-
B5
Bc
BE50
-
dla danego roku studiów na dany semestr
BE50
-
dla każdego kierunku studiów zakłada się oddzielny dziennik studentów, którym
wpisywane są wszystkie oceny z przebiegu studiów
B5
-
BE50
-
A
A
Bc
B5
Bc
4252
Objazdy naukowe
B5
Bc
4253
Zewnętrzne oferty pracy dla
studentów UPH
Studia podyplomowe
Dokumentacja poszczególnych
specjalności
Rejestr wydanych świadectw
studiów podyplomowych
Akta osobowe słuchaczy studiów
podyplomowych
Ewidencja studentów
Album studentów
B5
Bc
BE5
-
A
-
BE50
-
4262
nośnik elektroniczny i papierowy
wzory wpisów do indeksu, ogłoszenia, korespondencje z katedrami itp.
dotyczy wszystkich form studiów
krajowe
Sprawozdania z praktyk
4261
430
Bc
Bc
Bc
4260
programy przedmiotów wraz z sylabusami
A
B5
B5
426
43
Programy przedmiotów
Obsada osobowa zajęć
dydaktycznych
Zajęcia wyrównawcze
Harmonogramy egzaminów
Sprawy porządkowe dotyczące
organizacji roku akademickiego
Zaliczenia i egzaminy
Harmonogramy sesji
egzaminacyjnej
Rejestr wydanych kart okresowych
osiągnięć
Zbiorcze protokoły zaliczeń i
egzaminów
Rejestr dzienników studenckich
umowy zawarte między Uczelnią a firmami dotyczące praktyk studenckich.;
dziennik praktyk i dokumentację dotyczącą zwolnień odkłada się do akt
osobowych studenta kat. BE50
programy naukowo – dydaktyczne praktyk oraz sprawozdania z ich wykonania –
kat. BE50 (w teczce akt osobowych studenta), obsługa organizacyjnotechniczna (korespondencja manipulacyjna) – kat. B5
programy naukowo-dydaktyczne obozów naukowych oraz sprawozdania z ich
wykonania – kat. A; obsługa organizacyjno-techniczna (korespondencja
manipulacyjna) –kat. B5
zewnętrzne oferty pracy skierowane do studentów z różnych instytucji i
przedsiębiorstw np. Wojewódzki Urząd Pracy
listy uczestników itp.
sygnowane liczbą albumu
dotyczy studiów: stacjonarnych, niestacjonarnych, podyplomowych
A
-
dotyczy wszystkich form studiów
20
431
Akta osobowe studentów
432
Listy studentów
Rejestr wydanych legitymacji i
indeksów
Rejestry wydanych zaświadczeń w
sprawach osobowych studentów
Rejestry wydanych zaświadczeń do
kredytu studenckiego
Rejestr studentów skreślonych
Nostryfikacja dyplomów
Bazy danych o absolwentach i
studentach
Studenci
Sprawy dyscyplinarne studentów
Wydalenia z Uczelni
Inne sprawy dyscyplinarne
studentów
Rejestr spraw dyscyplinarnych
Doradztwo zawodowe i
pośrednictwo pracy
Kwestionariusz osobowy
Oferty pracy (staży) i praktyk dla
studentów
Predyspozycje zawodowe
studentów
Opłaty studenckie
Sprawy socjalno-bytowe,
bezpieczeństwo, opieka
zdrowotna studentów
Organizacja opieki zdrowotnej
4320
4321
4322
4323
433
434
44
440
4400
4401
sygnowane liczbą albumy; dla każdego studenta zakłada się oddzielną teczkę
obejmującą wszystkie dokumenty określone w przepisach odrębnych, z
adnotacją o rodzaju odbywanych studiów oraz „skreślony” jeśli zachodzi taka
sytuacja
B50
-
B5
Bc
dotyczy wszystkich form studiów
B5
Bc
kopie zaświadczeń KRUS, ZUS itp.;
B10
Bc
kopie zaświadczeń do banku;
B5
BE50
BE50
Bc
-
decyzję o skreśleniu odkłada się do akt osobowych studenta – kat. BE50
w tym w formie elektronicznej
dotyczy studiów: stacjonarnych, niestacjonarnych, podyplomowych
postępowanie dyscyplinarne zgodnie z obowiązującymi przepisami
dla każdej sprawy zakłada się osobna teczkę
BE50
B10
-
B10
-
B5
B5
Bc
-
B5
-
testy, rejestry studentów poddanych testom predyspozycji zawodowych, wyniki
testów – nośnik elektroniczny
B5
-
podania o umorzenia płatności, decyzje itp.
B5
Bc
B5
B10
Bc
453
Badania lekarskie
Rejestr wydanych książeczek
zdrowia
Ubezpieczenia studentów
B10
Bc
454
455
Bezpieczeństwo studentów
Wypadki studentów
B5
B10
Bc
Bc
4402
441
4410
4411
4412
442
45
450
451
452
dla każdej sprawy zakłada się odrębna teczkę
wnioski zgłoszeniowe, podania itp.
organizacja badań profilaktycznych, umowy z przychodniami specjalistycznymi
itp.
zaświadczenia o stanie zdrowia odkłada się do akt osobowych studenta
w towarzystwach ubezpieczeniowych: wykazy, polisy, postępowanie
odszkodowawcze; okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia
ochrony lub wypłaty odszkodowania; zgłoszenia do ZUS i opłaty składek na
ubezpieczenie zdrowotne studentów, którzy ukończyli 26 rok życia; rejestr osób
do ubezpieczenia;
zbiorczy protokół zaliczeniowy ze szkolenia BHP
dokumentacja merytoryczna, rejestry; dokumentacja wypadków zbiorowych,
śmiertelnych kat. A
21
456
Pomoc materialna dla studentów
4560
Dokumentacja księgowa wypłat stypendiów, zasiłków i innych świadczeń klasa
336; dokumentacja komisji klasa 0
ustalenia własne – kat. A, pozostałe kat. B5
A
Bc
4561
Przepisy dotyczące pomocy
materialnej dla studentów
Stypendia socjalne
B5
Bc
4562
Stypendia za wyniki w nauce
B5
Bc
4563
B5
Bc
B5
B5
B5
Bc
Bc
Bc
wnioski, decyzje itp. odkłada się do akt osobowych studentów – kat. BE50
460
Stypendia socjalne dla osób
niepełnosprawnych
Stypendia za wyniki w sporcie
Zasiłki losowe i zapomogi
Inne zaświadczenia pomocy
materialnej
Domy studenta
Zakwaterowanie i wykwaterowanie
B5
Bc
461
462
Sprawy meldunkowe
Odpłatność za dom studenta
B10
B5
Bc
podania, decyzje, umowy, zaświadczenia
przyznanych miejsc w domach studenckich
W tym rejestr studentów obcokrajowców,
470
Działalność studencka
Przepisy własne dotyczące
działalności studenckiej
A
Bc
471
Koła naukowe
A
Bc
472
Organizacje studenckie
A
Bc
473
475
Samorząd studencki
Inicjatywy studenckie
A
Bc
4564
4565
4566
46
47
4750
4751
4752
4753
4754
5
50
500
501
Konkursy studenckie
Imprezy studenckie
Turnieje studenckie
Inne inicjatywy podejmowane przez
studentów
Studenckie grupy twórcze
DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO –
BADAWCZA, ROZWÓJ KADRY
NAUKOWEJ
Zasady organizacji i badań
naukowych
Organizacja badań naukowych
Ogólne kierunki prac naukowo-
na wyżywienie, mieszkaniowe, socjalne; wykazy przyznanych stypendiów.;
podania, wnioski, opinie, zaświadczenia itp odkłada się do teczek osobowych
studenta kat. BE50
Również listy ze średnimi ocen; wnioski, decyzje itp., odkłada się do akt
osobowych studentów – kat. BE50
wnioski, decyzje itp odkłada się do akt osobowych studentów kategoria BE50.
wnioski, decyzje itp. odkłada się do akt osobowych studentów – kat. BE50
wnioski, decyzje itp. odkłada się do akt osobowych studentów- kat. BE50
o
zakwaterowaniu,
wykazy
dowody wpłat, listy potrąceń, zestawienia, kwitariusze (wpłaty doraźne), rejestry
i noty za zakwaterowanie gości
regulujące działalność organizacji studenckich, samorządu studenckiego oraz
studenckich kół naukowych, deklaracje założycielskie, statuty, regulaminy
organizacyjne, protokoły z posiedzeń, zewnętrzne – kat. B5
W tym rejestr; dla każdego koła zakłada się odrębna teczkę zawierającą m.in.
wnioski, statuty, regulaminy
W tym rejestr; dla każdej organizacji zakłada się odrębna teczkę zawierającą
m.in. wnioski, statuty, regulaminy, listy członków, składy zarządów,
podsumowanie działalności rocznej
dokumentacja organizacyjna, korespondencja merytoryczna, porozumienia itp.
wszelka działalność studencka podejmowana w porozumieniu z Samorządem
Studenckim
A
A
A
BE5
Bc
Bc
Bc
Bc
A
Bc
ustalenia własne – kat. A; przepisy – kat. B10
A
A
Bc
Bc
prognozy, programy, wnioski – opracowania własne;
22
502
503
5030
5031
5032
5033
5034
5035
504
505
506
51
510
511
512
513
52
520
521
522
53
530
badawczych
Tematy badawcze
A
Bc
Prace naukowo – badawcze
Działalność statutowa
Prace naukowo-badawcze własne
ewidencja tematów badawczych oraz ich realizacja; dla każdego tematu
zakłada się odrębną teczkę
również prowadzone w ramach uzyskiwanych grantów
A
A
Bc
-
wnioski o finansowanie, decyzje, raporty, zestawienia
A
B
A
Bc
jak przy klasie 5031
A
Bc
Jak w klasie 5031
B5
Bc
A
A
Bc
Bc
A
Bc
m.in. zestawienia biblioteczne
A
Bc
BE10
-
umowy o przekazanie praw autorskich, zastrzeżenia, korespondencja
wyjaśniająca; umowy licencyjne związane z realizacja prac naukowobadawczych
w tym ewidencja wynalazków i wniosków – kat. A
A
Bc
B5
-
A
Bc
programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły,
sprawozdania itp.; obsługa organizacyjno-techniczna konferencji sympozjów,
seminariów (korespondencja manipulacyjna) – kat. Bc
A
Bc
własne, referaty, sprawozdania
B2
Bc
korespondencja ogólna dotyczaca konferencji, zjazdów, sympozjów naukowych
seminariów. Oferty, zaproszenia itp.
A
-
badanie potrzeb, ustalenie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze, komitety
Udział w obcych pracach naukowobadawczych
Prace naukowo-badawcze zlecone
przez Uniwersytet jednostkom
zewnętrznym
Prace naukowe – badawcze
przeprowadzane przez UPH na
zlecenie podmiotów zewnętrznych
Wnioski o nagrody za prace
naukowo-badawcze
Ocena działalności badawczej UPH
Upowszechnianie osiągnięć
naukowych
Informacja naukowa
Własność Intelektualna
Ochrona praw autorskich
Projekty wynalazcze
(racjonalizatorskie)
Postępowanie patentowe
Wynagrodzenia za projekty
wynalazcze
Konferencje naukowe
Konferencje naukowe, sympozja,
seminaria itp. organizowane przez
Uniwersytet PrzyrodniczoHumanistyczny
Udział w konferencjach,
sympozjach itp. obcych
Obsługa organizacyjno-techniczna
konferencji, zjazdów, sympozjów
naukowych, seminariów
Wydawnictwa
Program wydawnictw
ewidencja prac naukowo – badawczych oraz ich realizacja; dla każdej pracy
zakłada się odrębną podteczkę; wnioski o finansowanie, decyzje, raporty,
zestawienia, program, realizacja (opracowanie naukowe, sprawozdanie z
wykonania tematu) koordynacja i rozliczenia kat. BE5
jak przy klasie 5031
wnioski do Urzędu Patentowego oraz potwierdzone kopie i ewidencja świadectw
Urzędu Patentowego;
wnioski, odwołania
23
531
naukowe;
dla każdego tytułu (książki, numeru dziennika, druku itp.) prowadzi się oddzielną
teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i
redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa
egzemplarze wydawnicze oraz opinie o danym tytule
Teki wydawnicze
5310
5311
5312
5313
5314
Prace naukowo-badawcze
Wydawnictwa dydaktyczne
Wydawnictwa okolicznościowe
Publikacje ogólnouczelniane
Informatory
A
A
A
A
A
-
skrypty, podręczniki itp.;
obejmuje książki, afisze, broszury, foldery jubileuszowe, promocyjne
informatory opracowane tematycznie np. dot. Uczelni, rekrutacji, działalności
wydziałów, wielojęzyczne np. angielskie, niemieckie
druki okolicznościowe jak np. zaproszenia, formularze, ulotki, etykiety itp.
532
532
533
Akcydensy
Redakcje periodyków
Wykonanie poligraficzne
A
A
B2
-
534
Rozpowszechnianie wydawnictw
Rozwój kadry naukowej
Zasady kształcenia i rozwoju kadry
naukowej
Doktoraty
Centralny rejestr jednostek
organizacyjnych uprawnionych do
nadawania stopnia doktora
Studia doktoranckie
B3
-
A
Bc
A
-
A
Bc
Księga albumu słuchaczy studiów
doktoranckich
Akta doktoranckie
Księga dyplomów doktorskich
Nostryfikacje dyplomów doktorskich
Samorząd doktorancki
Stypendia doktoranckie
Habilitacje
Zasady nadawania stopnia
Centralny rejestr jednostek
organizacyjnych uprawnionych do
nadawania stopnia doktora
habilitowanego
Akta habilitacyjne
Księga dyplomów habilitacyjnych
Nostryfikacje dyplomów
habilitacyjnych
Profesury
A
-
A
A
A
A
B5
Bc
Bc
Dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę
A
A
Bc
-
Własne ustalenia
A
A
A
-
54
540
541
5410
5411
5412
5413
5414
5415
5416
5417
542
5420
5421
5422
5423
5424
543
Obsługa administracyjno – organizacyjna kat. B2
sprawy techniczno – wydawnicze; ewidencja zleceń, skład tekstu, korekta,
rysunki, ilustracje, druk, oprawa
kolportaż
Normatywy, ustalenia własne
Dotyczy także instytutów
Zarządzenia, wytyczne, uruchamianie nowych kierunków, plany i programy ,
rekrutacja
Centralny rejestr
Zarządzenia, listy członków, protokoły, informacje
dla każdej osoby prowadzi się odrębną teczkę
Centralny rejestr
rejestr
24
5430
5431
5432
5433
6
60
61
610
611
612
613
62
620
6200
6201
6202
621
622
623
624
625
626
Normatywy, ustalenia własne
Zasady nadawania
Tytuł naukowy profesora i
powołanie na stanowisko
Centralny rejestr profesorów
zwyczajnych
Stanowisko profesora
nadzwyczajnego
WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
Ogólne zasady współpracy z
zagranicą
Umowy i porozumienia o
współpracy bezpośredniej
Umowy i porozumienia o
bezpośredniej współpracy z
uczelniami zagranicznymi
A
A
Bc
Bc
A
-
A
Bc
Centralny rejestr; dokumentację z postępowania odkłada się do akt osobowych
A
Bc
opracowania zewnętrzne – kategoria B10
A
Bc
Umowy rządowe
Umowy instytutowe
Umowy z instytucjami i fundacjami
zagranicznymi
Zagraniczne wyjazdy
pracowników i studentów
Wyjazdy w ramach umów z
uczelniami
Wyjazdy na staże
Wyjazdy na stypendia
Wyjazdy na zaproszenia
indywidualne
Wyjazdy w ramach umów z
instytucjami i fundacjami
zagranicznymi
Wyjazdy w ramach umów
instytutowych
Wyjazdy w ramach umów
rządowych
Indywidualne wyjazdy zagraniczne
pracowników
A
A
A
Bc
Bc
Bc
dotyczy wymiany informacji naukowych, doświadczeń w zakresie dydaktyki,
wymiany kadry naukowej, działalności naukowo-badawczej, współpracy z
instytucjami naukowymi; dla każdego państwa zakłada się odrębną teczkę;
sprawozdania dotyczące współpracy są rejestrowane i gromadzone; umowy
(dwustronne i wielostronne), ich realizacja i porozumienia o współpracy z
partnerami zagranicznymi, protokoły posiedzeń, analizy, referaty, wnioski oraz
inna korespondencja merytoryczna
Jw.
Sprawozdania z zagranicznych
wyjazdów pracowników
Obsługa administracyjna wyjazdów
zagranicznych pracowników i
Jw.
Jw.
W tym programy Socrates Erasmus
BE5
BE5
BE5
Bc
Bc
Bc
Decyzje odkłada się do akt osobowych i akt studenta
BE5
Bc
Jak w klasie 6200
BE5
Bc
Jak w klasie 6200
BE5
Bc
Jak w klasie 6200
B10
Bc
dotyczy wyjazdów realizowanych poza umowami międzyuczelnianymi. Wnioski i
umowy o finansowanie wyjazdów, szkolenia, umowa UPH w Siedlcach z
pracownikiem wyjeżdżającym, indywidualne instrukcje dla delegowanych
A
-
B5
Bc
Jak w klasie 6200
Jak w klasie 6200
kwestionariusze osobowe, podania o zgodę na wyjazd służbowy, sprawy
paszportowo – dewizowe, zlecenia bankowe dot. zakupu dewiz i opłat,
potwierdzenia dyspozycji z banku przelewu walut wizowanie paszportów,
25
zakupy biletów, rozliczenia z wyjazdów – oświadczenia imienne pracownika
dotyczące wydatków w czasie wyjazdu
studentów UPH
63
630
6200
6201
6202
631
6310
6311
64
65
66
660
661
67
68
680
681
682
Przyjazdy cudzoziemców i
delegacji zagranicznych
Przyjazdy cudzoziemców w ramach
umów bezpośrednich i rządowych
Przyjazdy na staże
Przyjazdy na stypendia
Przyjazdy na zaproszenia
indywidualne
Przyjmowanie delegacji
zagranicznych
Programy pobytu delegacji
zagranicznych i sprawozdania z
przebiegu rozmów
Obsługa administracyjna
przyjazdów delegacji zagranicznych
Zagraniczne praktyki studenckie
Międzynarodowe imprezy
studenckie
Promocja UPH za granicą
Foldery i wydawnictwa
Wystawy, wykłady, sesje naukowe,
Członkostwo w organizacjach i
towarzystwach zagranicznych
Programy i projekty
współfinansowane ze środków
zewnętrznych, w tym Unii
Europejskiej
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie,
akty prawne dotyczące zagadnień z
zakresu programów i projektów
finansowanych ze środków
zewnętrznych
Wnioski o udział w programach i
projektach finansowanych ze
środków zewnętrznych
Realizacja programów i projektów
finansowanych ze środków
zewnętrznych
BE5
BE5
BE5
Bc
Bc
Bc
A
Bc
B2
Bc
BE50
A
Bc
Bc
A
A
A
Bc
Bc
Bc
A
Bc
A
Bc
A
Bc
Wnioski i decyzje odkłada się do akt studenckich
obsługa administracyjno – techniczna – kat. B5
Wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami, plany finansowe projektu,
informacje o wynikach oceny wniosku, decyzje o dofinansowaniu, umowy. Kat.
A dotyczy wniosków wdrożonych do realizacji i ich rejestru; wnioski odrzucone
kat. B-5; dla każdego programu lub projektu prowadzi się oddzielną teczkę
Specyfikacje techniczne, dokumentacja z przeprowadzonych postępowań
zamówień publicznych, dowody wykonania obowiązku w zakresie informowania
społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu, protokóły kontroli, raporty z
audytu, zalecenia, wnioski; dla każdego programu lub projektu prowadzi się
oddzielną teczkę
26