instrukcja kasowa kasy głównej i punktów kasowych centrum

instrukcja kasowa kasy głównej i punktów kasowych centrum

Strona/Stron
1/10
DATA
07-02-2012
NUMER/DATAWYDANIA
1/07-02-2012
INSTRUKCJA
Centrum
Wodne
Laguna w Gryfinie
INSTRUKCJA KASOWA – KASY GŁÓWNEJ
I PUNKTÓW KASOWYCH
CENTRUM WODNEGO LAGUNA
W GRYFINIE
INSTRUKCJA KASOWA
KASY GŁÓWNEJ I PUNKTÓW KASOWYCH
CENTRUM WODNEGO LAGUNA
W GRYFINIE
Opracował:
Opiniował:
Zatwierdził:
Główny Ksiegowy
Główny Ksiegowy
Dyrektor
Anna Jur
Anna Jur
Juliusz Grabowski
Data 10 02.2012 r.
Data 10 02.2012 r.
Data 10.02.2012 r.
SPIS TREŚCI
1. Cel instrukcji
3
2. Zakres instrukcji
3
3. Definicje
3
4. Zasady Gospodarki Kasowej CW Laguna
4
4.1.
Kasa Główna CW Laguna
4
4.2.
Punkty Kasowe CW Laguna
6
4.3.
Sklepik
8
5. Postępowanie w przypadku uszkodzonych kart abonamentowych
2
9
1. CEL INSTRUKCJI
Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w kasie głównej i punktach
kasowych w samorządowym zakładzie budżetowym – Centrum Wodne Laguna
w Gryfinie.
2. ZAKRES PROCEDURY
Instrukcja została opracowana na podstawie:
−
Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r. Nr 157,
poz. 1240)
−
Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694)
− Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych ( Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114)
−
Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej ( Dz. U.
z 2010r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.)
Instrukcja określa podstawowe zasady w zakresie gospodarki kasowej w Zakładzie,
a przede wszystkim:
− dokumenty na podstawie, których dokonuje się wpłat i wypłata gotówki w kasie
głównej Zakładu,
−
sposób dokonywania sprzedaży i rozliczeń w punktach kasowych CW Laguna
przy sprzedaży usług basenowych,
−
sposób rozliczania i dokonywania sprzedaży w sklepiku CW Laguna,
−
sposób postępowania w przypadku uszkodzonych kart abonamentowych.
3. DEFINICJE
Ilekroć w instrukcji użyto określenia:
Instrukcja
–
oznacza niniejszą instrukcję,
CW Laguna, Obiekt, Zakład
–
Centrum Wodne
ul. Wodnika 1,
Dyrektor
–
należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum
Wodnego Laguna w Gryfnie,
Kierownik jednostki
–
Kierownik samorządowego zakładu budżetowego
3
Laguna,
74-100
Gryfino,
- Dyrektor CW Laguna,
Główny księgowy
–
należy przez to rozumieć Głównego Księgowego
Centrum Wodnego Laguna,
Pracownik księgowości
–
pracownicy działu Księgowości zatrudnieni na
stanowiskach: główny specjalista, specjalista,
kasjer główny,
Kierownik Komórki
Organizacyjnej
–
Kierownik Wydziału ds. administracyjnych
i marketingu, Kierownik Wydziału ds.
technicznych, Główny Księgowy.
4. ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W CW LAGUNA
4.1. Kasa Główna CW Laguna
1. Do zasad ogólnych gospodarki kasowej i obrotu pieniężnego należy zaliczyć
obowiązek ustawowy dokonywania płatności w formie bezgotówkowej ( a więc
z pominięciem operacji kasowej i gotówkowej) za pośrednictwem rachunku
bankowego w każdym przypadku, kiedy stroną transakcji jest inny podmiot
gospodarczy i jednorazowa wartość należności lub zobowiązania powstałego
w związku z tą transakcją, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności,
przekracza równowartość 15.000,00 euro, przeliczonych na złote według
średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski
ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano
płatności.
2. W Kasie Głównej CW Laguna, może znajdować się :
− niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki,
− gotówka pochodząca z bieżących wpływów (wpłat do kasy, utargów
z punktów kasowych CW Laguna),
Wartość niezbędnego zapasu gotówki w kasie (tzw. pogotowie kasowe) nie może
przekroczyć kwoty 5.000,00 zł. Wyjątek stanowi gotówka pobrana z punktów
kasowych, czekająca na transport do banku.
3. Wartości pieniężne powierza się osobom w pełni zaufanym, uczciwym
i obowiązkowym.
4. Do wszystkich osób materialnie odpowiedzialnych, którym powierza się
prowadzenie kasy należy stosować zasadę ograniczonego zaufania co w praktyce
sprowadza się do częstego kontrolowania gotówki i innych wartości pieniężnych.
4
5. Osoby trzecie nie mogą mieć dostępu do kasy (z wyjątkiem komisji
inwentaryzacyjnej, lub osoby zastępującej kasjera po uprzednim dokonaniu
inwentaryzacji i protokolarnego przekazania kasy).
6. Kasjer nie może wypłacać pieniędzy komukolwiek bez przedłożenia właściwego
dokumentu zaakceptowanego przez
i Głównego Księgowego CW Laguna.
osoby
uprawnione
tzn.
Dyrektora
7. Każda operacja kasowa (wpłata i wypłata) musi być poprzedzona wystawieniem
dowodu kasowego (KP lub KW) na podstawie właściwych dokumentów
źródłowych.
8. Raport Kasowy sporządza się na każdy dzień, dokonując wpisów niezwłocznie
po przyjęciu wpłaty lub zrealizowaniu wypłaty pieniężnej.
9. Co najmniej raz w roku przeprowadza się pełną inwentaryzację Kasy Głównej
CW Laguna i rozlicza się osobę materialnie odpowiedzialną (w ostatni dzień
roku obrotowego).
10.Pomieszczenie, w którym przechowuje się gotówkę powinno być odpowiednio
zabezpieczone tj.:
a) wyposażone w sejf,
b) zamykane na klucz,
c) kasjer obowiązkowo
materialnej.
podpisuje
umowę
o
odpowiedzialności
11. Do szczegółowych obowiązków kasjera Kasy Głównej CW Laguna należy :
− przyjmowanie wpłat gotówkowych oraz dokonywanie wypłat w oparciu
o sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty dokumenty : faktury, rachunki,
delegacje, listy płac, wnioski o zaliczkę i inne dokumenty;
− codzienne przyjmowanie gotówki i innych dowodów (faktury, bilety
papierowe) dokumentujących sprzedaż usług ze wszystkich punktów
kasowych CW Laguna oraz sklepiku, na podstawie sporządzanych przez
kasjerów zmianowych – Raportów Kasowych i wydruków z kas fiskalnych.
Przyjęcie przekazanej z punktów kasowych gotówki odbywa się na
podstawie dokumentu KP;
− podczas przerwy remontowej lub innych przestojów Centrum Wodnego
Laguna, gdy nie było dokonywanej sprzedaży w punktach kasowych,
dopuszcza się sporządzenie Raportu Kasowego za cały okres gdy nie było
wpływu utargu;
− sprawdzanie zgodności zdanej przez Kasjerów Zmianowych gotówki
z dokumentami przygotowanymi w punktach kasowania;
5
− sprawdzenie zgodności Raportów Kasowych wystawianych w punktach
kasowych z Raportami Fiskalnymi Dobowymi, wyjaśnienie ewentualnych
różnic;
− sprawdzenie i uzgodnienie zgodności Raportu Fiskalnego Okresowego na
koniec każdego miesiąca z przychodami ze sprzedaży usług (basen,
rekreacja, solaria, szatnia, sklepik);
− pobieranie środków pieniężnych z punktów kasowych CW Laguna i konwój
do pomieszczenia Kasy Głównej obowiązkowo odbywa się w asyście
pracownika firmy ochroniarskiej;
− sprawdzenie prawdziwości banknotów przed wypisaniem dokumentu KP.
W przypadku stwierdzenia falsyfikatu, wskazanie osoby odpowiedzialnej za
jego przyjęcie i powiadomienie o zaistniałym fakcie Dyrektora, Głównego
Księgowego Zakładu oraz Policji;
− sporządzanie raportów kasowych, poprzez wypisywanie na bieżąco każdego
dowodu wpłaty lub wypłaty oraz dołączanie dowodów źródłowych wraz
z właściwym dowodem kasowym. Raport kasowy zamykany jest na każdy
dzień i do godziny 1200 dnia następnego przekazywany jest Głównej
Księgowej. Raporty Kasowe sporządzane po dniach wolnych od pracy,
sporządzane są do godziny 1300 następującego po nich dnia roboczego
i przekazywane są Głównej Księgowej;
− przestrzeganie ustalonego pogotowia kasowego;
− segregowanie, kompletowanie pakietów banknotów oraz przygotowanie
bilonu do wpłaty na rachunek bankowy Centrum Wodnego Laguna –
zgodnie z wymogami banku prowadzącymi rachunek Zakładu;
− każdorazowe przekazanie środków pieniężnych do banku odbywa się
poprzez wystawienie dowodu KW oraz podpisanie dokumentów
wymaganych przez firmę dokonująca konwoju środków pieniężnych do
banku.
4.2. Punkty Kasowe CW Laguna
1. Przed przystąpieniem do pracy na I zmianie – porannej, kasjer ze stanowiska
rozliczeń powinien dokonać inwentaryzacji pasków z transponderami
i potwierdzić ich stan w „Rejestrze pasków”. Należy porównać stan pasków
z dnia poprzedniego z wynikiem liczenia. Braki pasków należy wyjaśnić
i sporządzić odpowiednią notatkę wyjaśniającą i wskazującą osobę
odpowiedzialną za brak. Osoba, która nie dopełniła obowiązku rozliczenia się
z kompletu pasków ponosi odpowiedzialność materialną za zagubiony pasek.
6
W przypadku zagubienia paska przez klienta pobierana jest opłata zgodna
z obowiązującym „CENNIKIEM” zatwierdzonym przez Dyrektora CW Laguna
i wystawiana jest faktura dokumentująca dokonanie sprzedaży ww. paska. Fakt
zagubienia, odnalezienia zagubionego paska lub pobrania opłaty należy
zarejestrować w „Rejestrze pasków”.
Po zakończeniu pracy – pracownik II zmiany pracujący na stanowisku sprzedaży
dokonuje inwentaryzacji pasków i wynik liczenia wpisuje w „Rejestrze pasków”.
Pracownik ten ma obowiązek wyjaśnić wszelkie braki i pokryć niedobór.
2. Kasjerzy dokonują sprzedaży biletów zgodnie z obowiązującym cennikiem
i z zasadami opisanymi w instrukcji programu „Kasa” firmy Vivo Łódź. Kasjer
zobowiązany jest do wydania klientowi paska z transponderem wraz
z paragonem fiskalnym. Na żądanie klienta wydawana jest faktura VAT.
Wystawienie faktury z opóźnionym terminem płatności tzw. faktury
przelewowej, każdorazowo musi być uzgodnione z Wydziałem ds.
administracyjnych i marketingu lub Księgowością. Termin płatności wynosi
wówczas maksymalnie 14 dni.
3. Każdy przyjęty od klienta banknot należy sprawdzić w testerze. Za przyjęcie
fałszywego banknotu, odpowiedzialność materialną ponosi kasjer.
4. Po
zakończeniu pracy obowiązkiem kasjera jest wydruk RAPORTU
KASOWEGO, oraz wypełnienie Załącznika nr 1 wg. dołączonego do niniejszej
instrukcji wzoru. Na koniec każdego dnia, każdy kasjer obowiązkowo drukuje
oprócz RAPORTU KASOWEGO - DOBOWY RAPORT FISKALNY,
natomiast na koniec miesiąca kasjerzy drugiej zmiany drukują RAPORT
FISKALNY OKRESOWY.
5. Dla pobranych i wypłaconych kaucji lub innych wypłat dokonywanych na
polecenie Głównego Księgowego, Kasjera Kasy Głównej lub innych
upoważnionych przez Dyrektora osób, należy wystawiać dokumenty KP lub
KW.
6. Po zakończeniu zmiany należy uzgodnić stan Raportu Kasowego ze stanem
Raportu Fiskalnego i stanem posiadanej gotówki w kasie. Następnie należy
sporządzić depozyt gotówki i zabezpieczyć go w sejfie. Banknoty przygotowane
do przekazania dla Kasy Głównej należy starannie posegregować i ułożyć
„główkami do góry”.
7. Należy pamiętać o uzupełnianiu zestawień dotyczących ilości osób
indywidualnych i drukowaniu zestawień grup korzystających z usług CW
Laguna.
8. W przypadku pomyłkowej sprzedaży biletów, abonamentów lub rezygnacji
klienta z usług CW Laguna itp., a także wszelkich zdarzeń losowych takich jak
7
np. kradzież należy sporządzić odpowiedni protokół – Załącznik nr 2 do
instrukcji).
W przypadku dokonywania zwrotów należy w protokole umieścić dokładne dane
klienta tj. imię i nazwisko, adres, nr i serię dokumentu potwierdzającego
tożsamość.
9. Przed rozpoczęciem pracy należy zapoznać się z poleceniami zawartymi
w „Dzienniku Poleceń” i każdorazowo fakt ten potwierdzać podpisem.
10.Wszelkie
niejasności, zdarzenia losowe należy natychmiast zgłaszać
przełożonemu lub w przypadku pracowników II zmiany pozostawić adnotację
pisemną w „Dzienniku Poleceń”.
4.3. Sklepik
1. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem sklepiku w CW Laguna sprawuje
Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu, który jednocześnie
dokonuje zamówienia towaru.
2. Zamówiony towar jest przyjmowany do magazynu przez magazyniera na
podstawie dokumentu PZ - przyjęcie zewnętrzne (wzór stanowi Załącznik nr 3
do instrukcji).
3. Magazynier
przekazuje towar do sklepiku sporządzając dokument
RW - rozchód wewnętrzny (wzór stanowi Załącznik nr 3 do instrukcji).
Dokument jest akceptowany po uprzednim sprawdzeniu ilości i jakości towarów
- przez obsługę sklepiku. W przypadku złej jakości towaru należy dokonać
zwrotu towaru do magazynu sporządzając dokument ZW - zwrot wewnętrzny
(wzór stanowi Załącznik nr 3 do instrukcji), a dalszą procedurę reklamowania
towaru u dostawcy prowadzi magazynier.
4. Obsługa sklepiku prowadzi tzw. zeszyt przychodów i rozchodów towarów (wzór
stanowi Załącznik nr 4 do instrukcji). W zeszycie tym odnotowany musi być
każdorazowo przychód towarów z magazynu oraz jego rozchód, czyli sprzedaż.
Na koniec każdej zmiany obsługa sklepiku wykazuje saldo ilościowe towarów
znajdujących się w sklepiku. Osoby podejmujące pracę na następnej zmianie
(I lub II) sprawdzają saldo ilościowe. W przypadku stwierdzenia różnic
pomiędzy stanem w Zeszycie przychodów i rozchodów, a faktyczną ilością
towaru w sklepiku należy sporządzić Protokół niedoborów (wzór stanowi
Załącznik nr 4 do instrukcji) i poinformować o tym zdarzeniu bezpośredniego
przełożonego, który wyjaśnia sprawę i wskazuje przyczyny niedoboru, oraz
osoby odpowiedzialne za jego powstanie.
5. Po przyjęciu towaru do sklepiku Kierownik Wydziału ds. Administracyjnych
i Marketingu lub osoba upoważniona we współpracy z działem księgowości
CW Laguna oraz z firmą nadzorującą w CW Laguna urządzenia fiskalne
8
(zgodnie z zawartą umową) dokonuje wprowadzenia nowego asortymentu
do pamięci kasy fiskalnej wg. odpowiednich kodów, z narzutem, oraz
odpowiednią stawką podatku VAT.
6. Obsługa sklepiku dokonuje sprzedaży towarów zgodnie z obowiązującym
cennikiem. Sprzedawca zobowiązany jest do wydania klientowi towaru wraz
z paragonem fiskalnym. Na żądanie klienta wydawana jest faktura VAT.
Wystawienie faktury z opóźnionym terminem płatności tzw. faktury
przelewowej, każdorazowo musi być uzgodnione z Działem Marketingu lub
Księgowością. Termin płatności wynosi wówczas maksymalnie 14 dni.
7. Każdy przyjęty od klienta banknot należy sprawdzić w testerze. Za przyjęcie
fałszywego banknotu, odpowiedzialność materialną ponosi kasjer – sprzedawca.
8. Po zakończeniu pracy obowiązkiem kasjera - sprzedawcy jest wydruk
RAPORTU FISKALNEGO, rozliczenie się z utargu oraz odpowiednie jego
zabezpieczenie w postaci depozytu gotówki i złożenie go w sejfie znajdującym
się w Punkcie Kasowym CW Laguna. Należy pamiętać o starannym
posegregowaniu gotówki i ułożeniu banknotów „ główkami do góry”.
9. Na koniec każdego dnia pracy, każdy kasjer – sprzedawca, obowiązkowo drukuje
DOBOWY RAPORT FISKALNY, natomiast na koniec miesiąca kasjerzy sprzedawcy drugiej zmiany drukują RAPORT FISKALNY OKRESOWY.
5. POSTĘPOWANIE
W
ABONAMENTOWYCH
PRZYPADKU
USZKODZONYCH
KART
1. W przypadku zgłoszenia się klienta z uszkodzoną kartą abonamentową do
kasjera punktu kasowego CW Laguna, kasjer musi dokonać oceny czy karta nie
została zniszczona umyślnie (karta połamana, z oznakami mechanicznego
zniszczenia). W takim przypadku klient dokonuje zakupu nowej karty na własny
koszt.
2. Jeżeli brak jest oznak celowego zniszczenia karty, a karta nie funkcjonuje,
klientowi przysługuje prawo bezpłatnej wymiany. Nowa karta wydawana jest
klientowi bez pobrania opłaty.
3. Kasjer CW Laguna sprawdza czy na karcie znajdują się środki finansowe do
wykorzystania. W przypadku, gdy takie środki na karcie pozostały, kasjer spisuje
Protokół zniszczenia karty abonamentowej (wzór stanowi Załącznik nr 5 do
instrukcji).
4. Komplet dokumentów tj. protokół i kartę abonamentową kasjer przekazuje do
wyjaśnienia do Kierownika Wydziału ds. administracyjnych i marketingu. Jeżeli
klient zgłosi wymianę w dniu wolnym od pracy lub w godzinach
popołudniowych, gdy dział marketingu nie pracuje wówczas kartę i protokół
wraz z kartą należy przekazać wraz z dokumentami kasowymi (raportem) do
9
Kasjera Głównego. Kasjer Kasy Głównej przekazuje sprawę Kierownikowi
Wydziału ds. administracyjnych i marketingu w dniu następnym.
5. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu po skontaktowaniu się
z administratorem systemu ESOK – firmą VIVO Łódź i sprawdzeniu stanu
gotówki znajdującej się na karcie, dokonuje przelania środków ze zniszczonej
karty na nową.
6. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu na protokole opisuje
sposób rozwiązania wymiany karty i przelania niewykorzystanych środków ze
starej karty na nową.
7. Kierownik Wydziału ds. administracyjnych i marketingu dokonuje likwidacji
uszkodzonej karty, fakt ten poświadczając na protokole zniszczenia.
8. Protokół zniszczenia zatwierdza Dyrektor zakładu.
10