P-zakup materiałów biurowych

WZORCOWE
SJ.0142.23.2013.OR7
ZAKUP MATERIAŁÓW BIUROWYCH
Data: 30.06.2015
Przygotowane przez: Paweł Szudziński
Zatwierdzone przez:
Strona 1 z 3
Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest identyfikacja i zabezpieczenie dostaw materiałów
biurowych niezbędnych do wykonywania zadań statutowych przez pracowników Starostwa
oraz właściwej obsługi Klienta.
1.2. Zakres
Dotyczy składanych na dostawę materiałów biurowych zamówień przez poszczególne
wydziały i komórki organizacyjne Starostwa.
2. Podstawa, powołania i definicje
2.1. Podstawa
Księga Jakości
2.2. Powołania
-Plan finansowy Starostwa
-Zarządzenie Nr 32/2014 Starosty Wałbrzyskiego z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie
wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w
Wałbrzychu oraz Zarządzenie Nr 8/2015 z dnia 14 stycznia 2015 r. w sprawie zmiany
Zarządzenia Nr 32/2014 z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu
udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Wałbrzychu.
-Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz.
121 z późn. zm.)
-Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r.
poz. 885 z późn. zm.)
-Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z
2013 r. poz. 907 z późń.zm. )
2.3. Definicje
Umowa sprzedaży – umowa cywilnoprawna pisemna lub ustna zawierana na podstawie
Kodeksu cywilnego
Zlecenie
zakupu towarów lub usług – druk odpowiedniego Wydziału / komórki
organizacyjnej
określający: przedmiot zakupu, kod zadania, szacunkowy koszt, termin
realizacji.
Dostawca - podmiot świadczący usługi lub realizujący dostawy dla Starostwa
Powiatowego w Wałbrzychu
Data aktualizacji: 2015-06.30
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
WZORCOWE
SJ.0142.23.2013.OR7
ZAKUP MATERIAŁÓW BIUROWYCH
Data: 30.06.2015
Przygotowane przez: Paweł Szudziński
Zatwierdzone przez:
Strona 2 z 3
Starosta Wałbrzyski
3. Odpowiedzialność
3.1. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich jest odpowiedzialny za
kontrolę, zatwierdzenie i utrzymanie niniejszej procedury.
3.2. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich ponosi ogólną
odpowiedzialność za spełnienie niniejszej procedury.
3.3. Główny Księgowy odpowiedzialny jest za weryfikację zlecenia w oparciu o plan
wydatków Starostwa.
3.4. Sekretarz Powiatu odpowiedzialny jest za zakup materiałów biurowych pod względem
rzeczowym.
4. Realizacja
4.1. Dokumentacja
Zbiorczy wniosek o udzielenie zamówienia podpisany przez naczelnika Wydziału
Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, Głównego Księgowego oraz Sekretarza Powiatu.
4.2. Wydanie i kontrola / badanie
Główny Księgowy dokonuje weryfikacji zlecenia w oparciu o plan wydatków Starostwa. W
przypadku braku możliwości realizacji zlecenia ze względów finansowych Główny Księgowy
jest zobowiązany do poinformowania Wydziału / komórki organizacyjnej składającego
zlecenie. Sekretarz Powiatu dokonuje weryfikacji i akceptacji zlecenia biorąc pod uwagę
uzasadnione potrzeby zamawiającego. Zaakceptowane zlecenie przez Sekretarza Powiatu i
Głównego Księgowego jest przekazywane przez Wydział / komórkę organizacyjną do
Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich celem realizacji. Pracownik Wydziału
Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich dokonuje rejestracji zleceń. Weryfikacja zlecenia
uwzględnia także wymagania, które w istotny sposób wpływają na jakość świadczonych
usług.
4.3. Zakończenie
Zakupione materiały, które odpowiadają złożonym w zamówieniu wymaganiom zarówno
pod względem jakościowym jak i ilościowym są rozdzielane na wydziały za potwierdzeniem
ich odbioru na fakturze. W przeciwnym wypadku materiały takie są reklamowane u
dostawcy. Reklamacje powinny odbywać się za pismem.
Natomiast w przypadku zlecenia zakupu, które jest zaakceptowane a nie może być
zrealizowane pracownik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich jest
zobowiązany do poinformowania o tym fakcie naczelnika wydziału lub pracownika komórki
organizacyjnej, który złożył to zamówienie. Pracownik wydziału/ komórki organizacyjnej
odpowiednio opisuje rachunki lub faktury a następnie oddaje do sprawdzenia dokumenty
pod względem merytorycznym poszczególnym Naczelnikom Wydziałów/ kierownikom
komórek organizacyjnych. Opisane rachunki lub faktury przekazywane są następnie do
Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, który dokonuje właściwego opisu i
przekazuje je do Wydziału Finansowego.
Data aktualizacji: 2015-06.30
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
Sekretarz
Powiatu /
Główny
Księgowy
WZORCOWE
ZAKUP MATERIAŁÓW BIUROWYCH
Data: 30.06.2015
SJ.0142.23.2013.OR7
Przygotowane przez: Paweł Szudziński
Zatwierdzone przez:
Strona 3 z 3
Starosta Wałbrzyski
5. Archiwizowanie
Zlecenia zakupu opisywane zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr
14 poz. 67) i przechowywana w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym
Wykazem Akt stanowiącym załącznik do ww. Rozporządzenia.
6. Miary i wskaźniki
Miara efektywności
procesu:
Kryterium lub wskaźnik
oceny/monitorowania:
1/ liczba reklamacji
W1< 5 tj. liczba reklamacji w ciągu roku
kalendarzowego
7. Ocena efektywności procesu
Wskaźnik
oceny
efektywności
Kryterium
Oceny (cel)
Liczba
reklamacji
W1< 5 liczba
reklamacji w
ciągu roku
kalendarzowe
go
Osiągnięty
wynik po
½ roku
Osiągnięty
wynik po
roku
Trend
wyników
Data aktualizacji: 2015-06.30
Aktualne dokumenty SZJ znajdują się pod adresem: http://www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl
Wnioski
Uwagi