Przygotowanie stron do mediacji – pierwsze posiedzenie mediacyjne.

Przygotowanie stron do mediacji – pierwsze posiedzenie mediacyjne.
„Postępowanie mediacyjne” czy też „mediacja”. Zwroty te coraz częściej spotykamy w
prasie i telewizji. Wielu z Nas może powiedzieć: „Tak, już gdzieś to słyszałem/łam”, ale ilu z
Nas tak naprawdę potrafi powiedzieć jak „to” wygląda. Czy trzeba się jakoś specjalnie
przygotować, a może wiedza uzyskana podczas wcześniejszych rozpraw sądowych, o ile
zebraliśmy już takie doświadczenie, jest wystarczająca żeby czuć się swobodnie podczas
pierwszego posiedzenia mediacyjnego?
Ustawodawca regulując przepisy dotyczące postępowania mediacyjnego wskazał, iż
istnieją dwie drogi w oparciu o które można prowadzić postępowanie mediacyjne:
 na podstawie umowy o mediację
 na podstawie postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji
W niniejszym artykule postaram się przedstawić ogólny obraz pierwszego posiedzenia
mediacyjnego, zainicjowanego na podstawie postanowienia sądu o skierowanie stron do
mediacji, tak aby każdy kto w przyszłości będzie chciał skorzystać z tej drogi rozwiązywania
sporów mógł stwierdzić, że jest już na to gotowy, jednocześnie weryfikując bądź poszerzając
swoją dotychczasową wiedzę na temat wstępnych czynności związanych z pierwszym
posiedzeniem mediacyjnym.
Mediacja może być prowadzona we wszystkich sprawach cywilnych, jeżeli
dopuszczalne jest zawarcie ugody. W sprawach o rozwód i separację przedmiotem mediacji
może stać się również pojednanie małżonków. Niebagatelną rolę postępowanie mediacyjne
może także odgrywać w przypadku próby uregulowania przez strony sposobów wykonywania
władzy rodzicielskiej i utrzymywania kontaktów z dzieckiem po rozwodzie. Wszędzie tam
gdzie sąd będzie widział chociaż odrobinę szansy na polubowne zakończenie sprawy, a
przepisy nie zabraniają zawarcia ugody, istnieje realna szansa na to, że wyda on
postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Sąd z własnej inicjatywy może jednak
uczynić to tylko do czasu zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę. Po
tym czasie postępowanie mediacyjne może zostać wszczęte na podstawie postanowienia sądu
tylko na zgodny wniosek stron. Należy podkreślić w tym miejscu, iż sąd w toku postępowania
może tylko jeden raz skierować strony do mediacji, a zatem warto dokładnie przemyśleć
ewentualną decyzję odmowną, aby później nie czuć się rozczarowanym brakiem możliwości
szybkiego zakończenia sporu.
Mediator wskazany przez sąd w treści postanowienia o skierowaniu stron do mediacji,
po ogłoszeniu postanowienia bądź otrzymaniu jego odpisu niezwłocznie przystępuje do
działania. W pierwszej kolejności w porozumieniu ze stronami ustala termin i miejsce
pierwszego posiedzenia mediacyjnego. Ustawodawca nie narzucił w tym miejscu formy w
jakiej mediator powinien kontaktować się ze stronami, dlatego w dużej mierze wybór
podyktowany jest indywidualną praktyką, czy będzie to tradycyjna forma listowna, czy też
droga telefoniczna, a może trochę bardziej nowoczesna i coraz częściej wykorzystywana
droga mailowa. Najważniejsze jest to, aby informacja została w sposób należyty przekazana
jej odbiorcy, tak aby ten mógł zaznajomić się z jej treścią, przy jednoczesnym zachowaniu
możliwości dalszego kontaktu w przypadku nieprzewidzianych sytuacji wymagających
wzajemnego poinformowania się oraz ewentualnej zmiany dotychczasowych ustaleń. Istotne
jest przy tym to, aby cały proces zmierzający do wyznaczenia terminu i miejsca pierwszego
posiedzenia zakończyć możliwie jak najszybciej, albowiem sąd kierując strony do mediacji
wyznacza okres jej trwania do miesiąca czasu, chyba że strony od razu zgodnie wniosą o
wyznaczenie dłuższego terminu na przeprowadzenie mediacji.
Fakultatywną czynnością jaką może podjąć w tym czasie mediator jest zapoznanie się z
aktami sprawy. Sąd może bowiem upoważnić mediatora do zapoznania się z nimi, jednakże
tylko na zgodny wniosek stron.
W sytuacji, w której mediatorowi udało się sprawnie ustalić termin i miejsce
pierwszego posiedzenia mediacyjnego, a strony bez przeszkód dotrzymały wcześniejszych
ustaleń i stawiły się w wyznaczonym miejscu, wówczas można rozpocząć pierwsze
posiedzenie mediacyjne.
Ustalając miejsce spotkania mediator czuwa nad tym, aby było ono neutralne, a zarazem
gwarantowało stronom oraz samemu mediatorowi poczucie bezpieczeństwa. Z uwagi na fakt,
iż jego zadaniem jest również zapewnienie stronom przyjaznej atmosfery sprzyjającej
wzajemnemu dialogowi warto zadbać także o możliwość skorzystania z podstawowych
wygód, tj. napoje dla stron (woda, kawa, herbata), awaryjnie chusteczki jednorazowe, kartki
papieru oraz długopisy na wypadek konieczności zanotowania informacji przez którąś ze
stron, a także zapewnienie możliwości korzystania z sanitariatów.
Rozpoczynając pierwsze posiedzenie mediacyjne, bezstronny mediator powinien
dokonać krótkiej autoprezentacji, wskazując przy tym jednocześnie podstawę swojego
powołania. W tym miejscu wspomnę jeszcze o pewnej czynności, która z jednej strony może
wydać się śmieszna, aczkolwiek w sytuacji, w której w posiedzeniu biorą udział również
osoby trzecie, warto ją praktykować, a mianowicie sprawdzenie obecności, bądź
wylegitymowanie obecnych osób, tak aby nadal mieć pewność, że w spotkaniu biorą udział
rzeczywiście strony skierowane przez sąd do mediacji.
Podczas pierwszego posiedzenia mediacyjnego obowiązkiem mediatora jest
wprowadzenie stron w zagadnienia dotyczące instytucji mediacji. Strony skierowane przez
sąd do mediacji nie zawsze będą bowiem zorientowane czym jest mediacja, jakie przysługują
im uprawnienia podczas takiego posiedzenia, a także jaki skutek mogą przynieść wyznaczone
posiedzenia. Zadaniem mediatora jest w tym czasie przedstawić i krótko scharakteryzować
podstawowe zasady w oparciu, o które funkcjonuje postępowanie mediacyjne: zasadę
poufności, zasadę bezstronności, zasadę neutralności oraz zasadę dobrowolności. Mediator
powinien również zaznajomić strony ze skutkami prawnymi jakie wiążą się z postępowaniem
mediacyjnym, jakie konsekwencje prawne pociąga za sobą mediacja dla stron. Strony, w
trakcie pierwszego posiedzenia, powinny zapoznać się z zagadnieniem ugody oraz kwestiami
związanymi z jej zatwierdzeniem przez sąd. Warto w tym miejscu uprzedzić je o tym, iż sąd
pełniąc funkcję kontrolną nad tworzeniem tytułów wykonawczych ma prawo odmówić
zatwierdzenia ugody, jeżeli zachodzą przesłanki wskazane przepisami prawa. W trakcie
pierwszego posiedzenia mediacyjnego nie może również zabraknąć informacji dotyczących
protokołu sporządzanego przez mediatora z przebiegu mediacji, albowiem bez względu na jej
końcowy rezultat obowiązkiem mediatora jest sporządzenie i przesłanie takiego protokołu do
sądu, który skierował strony na mediację.
Fakt, iż postępowanie mediacyjne zostało ujęte przez ustawodawcę w określone ramy
czasowe nie znaczy, że z chwilą upływu tego czasu strony nie mogą dalej wypracowywać
swojego porozumienia. Strony mają bowiem możliwość w toku postępowania mediacyjnego,
aby przedłużyć jego termin na dalszy czas, ale tylko na zgodny wniosek. Dlatego widząc
szansę w osiągnięciu porozumienia, mediator może również nadmienić, iż strony nie mają
potrzeby pochopnego działania, albowiem istnieje możliwość odbycia kolejnych posiedzeń
mediacyjnych.
Jak widać podczas pierwszego spotkania mediacyjnego, rolą mediatora jest zapoznanie
uczestników z istotą instytucji mediacji. Nie jest to jednak jedyne zadanie, ponieważ jako
moderator spotkania powinien już na pierwszym posiedzeniu dążyć do zdiagnozowania
problemu będącego źródłem konfliktu, a także przedsięwziąć wszelkie środki, aby strony
rozpoczęły wzajemny dialog. Nie zawsze jednak merytoryczna dyskusja na temat problemu
oraz ewentualnych rozwiązań jest możliwa podczas pierwszego spotkania mediacyjnego,
dlatego w takiej sytuacji koniecznym staje się ustalenie kolejnych terminów spotkań
dogodnych dla stron.
Warto podkreślić, iż w każdym etapie postępowania mediacyjnego, a zwłaszcza
podczas pierwszego posiedzenia mediacyjnego, strony mogą, a wręcz powinny rozwiewać
swoje wątpliwości dotyczące mediacji, poprzez zadawanie pytań. Mediator nie tylko bowiem
prezentuje instytucję mediacji, wysłuchuje stron oraz pomaga w znalezieniu przez same
strony satysfakcjonującego je rozwiązania, ale także odpowiada na pytania i wątpliwości
związane z przebiegiem procesu mediacji.
Najważniejsze zadanie należy jednak do stron, albowiem to podczas pierwszego
posiedzenia mediacyjnego składają one oświadczenia woli dotyczące udziału w postępowaniu
mediacyjnym oraz oświadczenie woli dotyczące osoby mediatora wskazanego przez sąd.