OpenOfficePL Zestaw szablonów magazynowych

OpenOfficePL Zestaw szablonów magazynowych

OpenOfficePL
Zestaw szablonów magazynowych
Instrukcja obsługi
Spis treści :
1. Informacje ogólne
2. Instalacja zestawu
a) konfiguracja połączenia z bazą danych
b) import danych z poprzedniej wersji faktur
3. Korzystanie z zestawu
a) wprowadzanie i modyfikacja danych
b) faktury VAT
c) faktury VAT korygujące
d) dokumenty PZ i WZ
e) pozostałe szablony
4. Informacje techniczne
1. Informacje ogólne
Zestaw szablonów, który właśnie Państwo otrzymaliście zawiera wzorce dokumentów użytecznych
dla firm wystawiających faktury VAT. W porównaniu z dostępnymi uprzednio szablonami faktur,
nastąpiło jednak wiele poważnych zmian, mających na celu rozbudowę funkcjonalności szablonów,
jak również umożliwienie współdzielenia danych na temat kontrahentów i oferty towarowej
pomiędzy wieloma szablonami (co powinno zdecydowanie ułatwić zachowanie spójności danych).
W skład zestawu wchodzą następujące dokumenty
Szablony faktur VAT:
– Faktura VAT 1.stc
– Faktura VAT 2.stc
– Faktura VAT 3.stc
Szablony faktur VAT (z możliwością posiadania kilku własnych firm):
– Faktura VAT 1a.stc
– Faktura VAT 2a.stc
– Faktura VAT 3a.stc
Szablony faktur VAT korygujących
– Faktura VAT Korygująca 1.stc
– Faktura VAT Korygująca 2.stc
– Faktura VAT Korygująca 3.stc
Dokumenty magazynowe
– PZ.stc
– WZ.stc
Pozostałe dokumenty
– Cennik.stc
– Raport.stc
– Polecenie przelewu.stc
– Import.stc
Wszystkie powyższe szablony dokumentów są interaktywne, dzięki czemu pozwalają
użytkownikowi na łatwe i szybkie wprowadzanie danych. Wypełnianie dokumentu w głównej
mierze sprowadza się do wyboru z listy odpowiednich towarów i kontrahentów.
Użytkownik może z łatwością dodawać nowe towary czy nabywców, jak również usuwać czy
edytować pozycje już istniejące.
Aby taka funkcjonalność była możliwa konieczne było utworzenie repozytorium danych wspólnego
dla wszystkich szablonów. Obecnie dane te przechowywane są w tekstowej bazie DBase (docelowo
ma to być jednak własna baza OpenOfficePL – Kexi).
2. Instalacja zestawu
W ramach zestawu, który Państwo otrzymaliście znajdują się szablony dokumentów oraz pusta
baza danych. Aby móc w pełni korzystać z dostępnych możliwości konieczne jest
przeprowadzenie kilku prostych kroków mających na celu konfigurację zestawu.
Bardzo istotne jest, aby wszystkie szablony dokumentów znajdowały się w tym samym
katalogu. !!!
a) konfiguracja połączenia z bazą danych
Pierwszym krokiem jaki musimy wykonać jest umieszczenie bazy danych w lokalizacji docelowej
oraz zdefiniowanie połączenia z tą bazą wewnątrz pakietu OpenOfficePL (utworzenie nowego
źródła danych). W tym celu należy skopiować zawartość katalogu /Database/ (a więc pliki
Faktury.dbf, MojeFrm.dbf, Nabywcy.dbf, Operacje.dbf, Pozycje.dbf, Towary.dbf) do katalogu
docelowego. Może to być dowolny katalog w naszym komputerze, jak również bazę tę możemy
umieścić na zupełnie innej maszynie znajdującej się w naszej sieci (na przykład na serwerze). To
drugie rozwiązanie jest szczególnie polecane w sytuacji gdy chcemy korzystać z szablonów na
różnych komputerach.
Jeżeli z jednego repozytorium danych mają korzystać szablony znajdujące się na różnych
komputerach (podłączonych do sieci lokalnej) katalog ten powinien być udostępniony tym
maszynom (zarówno do odczytu jak i zapisu).
Gdy już baza danych została umieszczona w jej miejscu przeznaczenia, możemy przystąpić do
konfigurowania połączenia z nią wewnątrz pakietu OpenOfficePL.
W tym celu z wybieramy z menu Narzędzia->Źródła danych
Po czym powinno nam się pojawić następujące okienko
W oknie tym wciśnijmy przycisk Nowe źródło danych
Co powinno spowodować pojawienie się nowej pozycji wśród dostępnych źródeł danych
Musimy teraz zmienić jego nazwę na FakturyDBase
Kolejnym krokiem jest zmiana typu bazy danych na dBase
Co powinno zaowocować następującym rezultatem
Ostatnim krokiem jest wybór lokalizacji bazy danych; aby to uczynić wciśnijmy guzik z trzema
kropkami znajdujący się w prawej części ekranu
Powinno nam się pojawić kolejne okienko, zawierające strukturę dostępnych nam katalogów
I korzystając z tego widoku wybieramy masz katalog (w tym przykładzie będzie to
E:/OpenOffice/zestaw/My/Database)
W polu URL Źródła danych powinna się pojawić ścieżka do katalogu poprzedzona odpowiednimi
modyfikatorami
Teraz musimy już tylko zachować wprowadzone zmiany wybierając przycisk Zastosuj
Po zamknięciu tego okna możemy już korzystać z dostępnych szablonów.
b) import danych z poprzedniej wersji faktur
Aby umożliwić Państwu szybkie umieszczenie w bazie danych informacji wykorzystywanych w
poprzedniej wersji faktur, bądź też wprowadzanie nowych danych do bazy w sposób jak
najprostszy wraz z zestawem udostępniamy Państwu specjalny dokument (Import.stc)
umożliwiający importowanie danych do repozytorium danych zestawu.
W dokumencie tym znajdują się dwa arkusze (Nabywcy i Towary) w których poszczególnych
kolumnach zgodnie z ich definicją powinniśmy umieścić odpowiednie dane.
Gdy już to uczynimy musimy tylko nacisnąć przycisk WCZYTAJ DANE znajdujący się w
arkuszu Wykonaj. Wpisane przez nas dane zostaną automatycznie umieszczone w bazie danych.
3. Korzystanie z zestawu
a) wprowadzanie i modyfikacja danych.
Niezależnie od możliwości automatycznego umieszczenia danych w repozytorium danych za
pomocą dokumentu Import.stc mają Państwo możliwość ręcznego dodawanie i edycji danych na
temat Państwa kontrahentów oraz oferty towarowej. Dostęp do tych danych możliwy jest z
większości dokumentów przy pomocy specjalnie zaprojektowanych formularzy. Formularze te
znajdują się w arkuszach Nabywcy i Towary.
Dzięki tym formularzom możemy z łatwością przeglądać i zmieniać nasze dane.
Nawigacja pomiędzy danymi odbywa się dzięki umieszczonemu w dolnej części ekranu paskowi
narzędzi. To dzięki niemu możemy wędrować pomiędzy kolejnymi rekordami bazy danych,
dodawać je bądź usuwać i w końcu wyszukiwać rekordy według określonych przez nas kryteriów
czy też w niemal dowolny sposób sortować dane.
Informacje na temat funkcjonalności poszczególnych elementów tego paska uzyskają Państwo po
umieszczeniu nań wskaźnika myszy.
Poniżej znajdą Państwo opis sposobu postępowania przy wykonywaniu podstawowych operacji.
1. Dodawanie nowego rekordu.
–
Wciskamy przycisk
(Nowy rekord).
–
Pola z danymi powinny zostać automatycznie wyczyszczone. W polach tych
wprowadzamy dane nowego rekordu.
Wciskamy przycisk
–
(Zapisz rekord)
2. Zmiana danych istniejącego rekordu.
–
Przy pomocy
przycisków (Pierwszy, Poprzedni, Następy, Ostatni
rekord), bądź korzystając z wyszukiwania rekordów (
) znajdujemy rekord,
którego dane chcemy zmienić.
–
Zmieniamy dane w interesujących nas polach
–
Wciskamy przycisk
(Zapisz rekord)
3. Usuwanie rekordu z bazy danych
–
Przy pomocy przycisków
(Pierwszy, Poprzedni, Następy, Ostatni
rekord), bądź korzystając z wyszukiwania rekordów (
którey chcemy usunąć.
–
Wciskamy przycisk
(Usuń rekord)
–
Wciskamy przycisk
(Zapisz rekord)
) znajdujemy rekord,
b) faktury VAT
W dokumentach Faktura 1.stc, Faktura 2.stc, Faktura 3.stc znajdują się szablony faktur VAT.
Aby wyjść na przeciwko Państwa oczekiwaniom poszczególne szablony różnią się między sobą
szatą graficzną. Jednak funkcjonalność oraz interfejs użytkownika pozostaje wspólny dla
wszystkich dokumentów.
Dzięki przyciskowi Nabywcy możemy szybko wybrać z listy odbiorcę, któremu chcemy
wystawić fakturę. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okienko ze znajdującymi się w bazie
danymi na temat firm.
Po dokonaniu wyboru dane na temat tej firmy zostaną umieszczone w arkuszu faktury.
Podobnie dzięki przyciskom Nowa pozycja oraz Zmień towar (Usuń pozycję) możemy dodawać
bądź usuwać towary (usługi) do naszej faktury.
Dane na temat numeru faktury, daty i miejsca wystawienia itp. wprowadzamy ręcznie, podobnie
jak ilości towarów (usług) umieszczonych na fakturze. Zawsze możemy też samodzielnie
zmienić np. cene towaru czy adres nabywcy.
Podsumowanie faktury oraz wszelkie obliczenia zostaną wykonane automatycznie.
Korzystając z umieszczonego w prawym górnym rogu znacznika Kolorowe możemy szybko
zamienić naszą fakturę na czarno-białą, dzięki czemu zdecydowanie zmniejszymy koszty
drukowania.
W dolnej części faktury znajdują się dodatkowe przyciski, umożliwiające nam dostęp do
dodatkowych możliwości zestawu.
Dzięki nim, możecie Państwo :
– błyskawicznie utworzyć polecenie przelewu, czy dokument WZ w oparciu o dane znajdujące
się na fakturze
– zapisać dane faktury w bazie danych
– odtworzyć (wczytać) zapisaną wcześniej w bazie danych fakturę.
Uwaga: Zapisu danych do bazy, czy tworzenie polecenia przelewu (dokumentu WZ) powinniśmy
dokonywać po kompletnym wypełnieniu faktury.
c) faktury VAT korygujące
d) pozostałe szablony