Budżet projektu w programie Horyzont 2020

Transkrypt

Aspekty finansowe w programie Horyzont 2020 –
29.06.2016, Gliwice
Katarzyna Markiewicz-Śliwa
Źródła:
Prezentacje, opracowania i dokumenty Komisji Europejskiej
Prezentacje Krajowego Punkt Kontaktowego (B.Trammer, I Kucharczyk, B.Majewski ),
Regionalnego Punktu Kontaktowego (A.Wyżgolik, D.Rarog-Ośliźlok)
Serwis www.money.pl
Rules of Participation


ZASADY UCZESTNICTWA W PROGRAMIE H2020
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/legal_basis/rules_participation/h2020-rulesparticipation_en.pdf
Wszystko czego nie znajdziemy w Umowie o Grant powinno być w RoP
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Definicje (np. action = projekt) art. 2
Formy finansowania
Warunki udziału,
Wnioski,
Aspekty etyczne,
Kryteria wyboru i przyznawania grantów,
Procedura oceny wniosków,
Umowa grantowa i decyzja,
Powołanie Participant Portal
Konsorcjum,
Kwalifikowalność kosztów,
Audyty,
Sprawozdania,
Fundusz gwarancyjny,
Eksperci ,
Zasady dotyczące wykorzystania i rozpowszechniania
Instrumenty finansowe
Rules of Participation (sekcja III, art. 25-38)
1. Dofinansowanie projektu nie może przekroczyć kosztów kwalifikowanych minus wpływy
2. Wpływy to:
1. Zasoby udostępniane przez strony trzecie w firmie transferów finansowych lub wkładów rzeczowych
udostępnianych nieodpłatnie
2. Wpływy wygenerowane w projekcie z wyj. wpływów z tytułu udostępniania praw własności intelektualnej,
3. Wpływów ze sprzedaży sprzętu zakupionego w ramach projektu do wysokości kosztów zdeklarowanych przez
uczestnika
3. Dofinansowanie projektów zależy od instrumentu 100% dla projektów badawczo-innowacyjnych, 70%
dla projektów innowacyjnych (wyj. dla non-profit 100%)
4. Koszty pośrednie ryczałt 25% kosztów bezpośrednich z wył. Podwykonawstwa i udziału stron trzecich
nie realizowanych w siedzibie beneficjenta lub ryczałtowo (flat rate) lub koszty jednostkowe (unit cost)
5. Koszty personelu tylko za godziny przepracowane na rzecz projektu. Brak konieczności
ewidencjonowania czasu pracy dla osób delegowanych do pracy wyłącznie w projekcie. W umowie o
grant znajdują się wytyczne odnośnie minimum do ewidencji czasu pracy i opcjami rozliczania godzin
produktywnych.
6. Ryczał dla właścicieli SME niepobierających wynagrodzenia
7. Koszty jednostkowe dla kosztów personelu określone na podstawie rzeczywistych kosztów personelu
poniesionych przez beneficjenta
8. Certyfikat sprawozdania finansowego – dla projektów z dofinansowaniem wyższym lub równym
325000€
9. Certyfikat metodologii dla kosztów jednostkowych.
Instrumenty w H2020
A. Projekty badawczo-innowacyjne obejmujące głównie badania i rozwój - 100%
dofinansowania dla wszystkich, odpowiednik z 7 PR projektów STREP i IP
B. Projekty innowacyjne (close to market) polegające głównie na działaniach
mających bezpośrednio na celu opracowywanie planów i systemów lub
projektów nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów lub
usług. Do tych celów działalność taka może obejmować przygotowywanie
prototypów, testowanie, demonstrację, projekty pilotażowe, walidację
produktów na dużą skalę i powielanie rynkowe”
70% dofinansowania – (100%+25%)*70%=87,5%
(organizacje non-profit 100%)
C. Akcje wspierające i koordynujące 100% dofinansowania dla wszystkich, min 1
partner
D. Instrument MŚP 1 partner, 70% dofinansowania
Poziomy dofinansowania:
 100% finansowania: TRLs 3-6 – projekty badawczo-innowacyjne
 70% finansowania: TRLs 5-8 projekty innowacyjne
Aktywne formularze PDF
-wypełnij dane
teleadresowe i budżet
Część A
Umowa o grant
1. Określa obowiązujące ramy prawne dla
realizacji projektu
2. Ogólne zasady wspólne dla różnych programów
UE
3. Jeden dokument zamiast umowy i aneksów
zawierający wskazówki => obecnie 699 stron!!!
4. Elektroniczny podpis
5. Komunikacja za pośrednictwem Participant
Portal
Annotated model grant agreement
Umowy grantowe przygotowano z komentarzami i wyjaśnieniami
– zastąpi to dotychczasowy „ Financial guidelines”
Przykłady i dobre praktyki
Listy i procedury
Wyjątki
http://ec.europa.eu/research/participants/dat
a/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020amga_en.pdf
Version 2.1 , 30 October 2015
Umowa o grant (I)
1. Ogólnie - zakres umowy
2. Projekt – działania (RIA, RI, CSA), czas trwania, rozpoczęcie projektu, szacowany
budżet
3. Grant – wartość, poziom dofinansowania, koszty kwalifikowane
4. Prawa i obowiązki
1. zasoby, wkład rzeczowy, podwykonawstwo
2. raportowanie, płatności, audyty
3. prawa dostępu, ochrona, rozpowszechnianie, dysyminacja
4. gender, sprawy etyczne, poufność
5. Role – role i odpowiedzialność, wewnętrzne umowy
6. Odmowy, redukcje, kary, zakończenie umowy
7. Postanowienia końcowe – wejście w życie, przystąpienie, aneksy, prawo właściwe
ANEKSY:
1. Opis projektu
2. Szacowany budżet
3. Formularze akcesyjne
4. Sprawozdanie finansowe
5. Certyfikat sprawozdania finansowego
6. Certyfikat metodologii
Umowa o grant (II)
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
ERC
Maria Skłodowska-Curie
SME INSTRUMENT
ERA-Net
PCP-PPI
EJP
Budżet
1.
2.
We wniosku ‘estimated budget’ = Aneks 2 do GA
Umowa pozwala na przesuwanie budżetu nie zadań!!!!
3.
Szacowany podział budżetu może być zmieniany przez transfery kwot między
beneficjentów lub pomiędzy kategoriami budżetowymi (lub oba). Nie wymaga
to zmiany zgodnie Artykułem 55, jeśli jest realizowane działanie opisane w
Aneksie 1 GA.
Nie można transferować do kategorii której nie było u Beneficjenta
4.
Wyj. „Therefore, the transfer of budget intended to increase the eligible costs
under the budget category ‘subcontracting’ (due to an additional subcontract)
is considered as reflecting a significant change in Annex 1 and would normally
require an amendment”
UWAGA NA ZAPISY W UMOWIE KONSORCJUM!!!!!
GA art. 41
Podział ról i zakres odpowiedzialności
beneficjentów
Beneficjenci ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację działania i
przestrzeganie postanowień umowy.
Beneficjenci są solidarnie odpowiedzialni za techniczną stronę realizacji działania
zgodnie z opisem w załączniku 1.
Jeżeli beneficjent nie wykona przydzielonej mu części działania, pozostali
beneficjenci stają się odpowiedzialni za realizację tej części (nie zyskują oni jednak
na tej podstawie prawa do dodatkowego finansowania unijnego), chyba że KE/REA
wyraźnie zwolni ich z tego obowiązku.
GA art. 3
Rozpoczęcie projektu
1. Pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie wejścia w życie umowy o grant
2. Wejście w życie umowy o grant po złożeniu podpisu przez ostatnią ze stron
3. Wyjątek – można ustalić konkretną datę nawet przed wejściem w życie umowy po
przedstawianiu stosownych tłumaczeń np. okresy wegetacji roślin
GA art. 4
Szacowany budżet i transfery
Umowa określa „szacunkowy budżet” projektu
Budżet zawiera szacunkowe koszty kwalifikowalne oraz kategorie kosztów w podziale na
beneficjenta oraz kategorie budżetowe
Przesunięcia budżetowe na podstawie art. 55
Nie można dodawać kosztów związanych z podwykonawstwem, niewyszczególnionych w
załączniku 1, chyba że takie dodatkowe podwykonawstwo zostało zatwierdzone zgodnie z
art. 13 i nie można zmieniać lump sum
GA art. 4
Forma kosztów
1. Koszty rzeczywiste
a. Koszty personelu
b. Podwykonawstwo
c. Strony trzecie (jeśli dopuszczalne)
d. Inne koszty bezpośrednie
2. Koszty jednostkowe – unit cost
a.
b.
c.
Koszty jednostkowe dla właścicieli SME
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/unit_costs/unit-costs_sme-owners_naturalpersons-no-salary_en.pdf
Średnie koszty personelu zgodny z normalnymi praktykami RoP art. 33 np. 60,000 € ryczałt dla senior researchers
Szczególne koszty jednostkowe
a.
Koszty ryczałtowe efektywności energetycznej budynków
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/unit_costs/unit-costs_energy_en.pdf
b.
Dostęp do infrastruktur http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/unit_costs/unitcosts_tna-infra_en.pdf
c.
Koszty studiów klinicznych
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/unit_costs/unit%20costs_clinical_studie
s.pdf
3. Jednolite stawki – flat rate - koszty pośrednie 25% kosztów bezpośrednich z wył.
podwykonawstwa
4. Koszty ryczałtowe – lump sum - obecnie tylko SME instrument
GA art. 6.1.
Koszty kwalifikowane - rzeczywiste
 faktycznie poniesione przez beneficjenta – znajdujące się w księgach; z wyj. wkładów
rzeczowych wniesionych przez strony trzecie (Wtedy w księgach strony trzeciej)
 poniesione w okresie określonym w art. 3, z wyj.:
 kosztów odnoszących się do składania raportu okresowego za ostatni okres sprawozdawczy
oraz raportu końcowego (zob. art. 20) ale nie związane z działaniami RIA
 kosztów zakupu sprzętu amortyzowanego w projekcie o ile okres amortyzacji trwa
 przygotowanie umowy konsorcjum powinno być przed rozpoczęciem projektu więc nie ale
aktualizacja umowy tak
 koszty negocjacji nie
 Kick-off – jeśli spotkanie jest w trakcie trwania umowy a np. zakup biletu przed to tak,
 koszty konferencji podczas trwania projektu a poniesione poza okresem z art. 3.
 wskazane w szacunkowym budżecie określonym w załączniku 2 – z wyj.
UWAGA NA MOŻLIWOŚCI PRZESUNIĘCIA W RAMACH NIEZEROWYCH
KATEGORII!!
 poniesione w związku z działaniem opisanym w załączniku 1 i niezbędne do
jego realizacji TU NIE MA WYJĄTKÓW
GA art. 6.1.
Koszty kwalifikowane - rzeczywiste
 Możliwe do zidentyfikowania i weryfikacji
 ujęte w księgach rachunkowych beneficjenta poparte dodatkową dokumentacją (tylko
koszty pośrednie nie wymagają dodatkowej ewidencji),
 zgodnie ze standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju, w którym beneficjent ma
siedzibę,
 zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta,
 dla wkładów rzeczowych wniesionych przez strony trzecie w księgach strony trzeciej,
zgodne z jej normalnymi zasadami i standardami krajowymi,
 zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi w zakresie podatków, pracy
i zabezpieczenia społecznego
 ekonomiczne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania
finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i wydajność przykład
KE – beneficjent nie może zwiększać stawek personelu i polityki jego podróży albo
zasad rozliczania sprzętu w związku z tym, iż finansowane jest ze środków KE.
GA art. 6.1.
Koszty kwalifikowane
JEDNOSTKOWE - unit cost:
Kwota jednostkowa określona w załączniku 2 lub obliczone przez beneficjenta
zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów (zob. art. 6.2 pkt A)
pomnożona przez liczbę rzeczywistych jednostek
Liczba rzeczywistych jednostek musi być:
• faktycznie wykorzystana lub wytworzona w okresie określonym w art. 3;
• niezbędna do realizacji działania lub wytworzone przez nie
• możliwa do identyfikacji i weryfikacja na podstawie ewidencji i
dokumentacji (zob. art. 18)
ZRYCZAŁTOWANE
obliczone poprzez zastosowanie stawki ryczałtowej określonej w załączniku 2
 muszą spełniać warunki kwalifikowalności
 KE nie chce widzieć uzasadniania tej kwoty
Część A
GA art. 4
Kategorie budżetowe
Kategorie budżetowe (Art. 6.2 GA) w tabeli w Aneksie 2 do GA:
A. Bezpośrednie koszty personelu
B. Inne koszty bezpośrednie:
A.
B.
C.
Koszty podróży ;
Koszty amortyzacji sprzętu trwałego;
Koszty innych usług i materiałów– materiały, dobra, aparatura, oprogramowanie – w inwentaryzacji
wykonawcy nie stanowią sprzętu trwałego; usługi audytu, tłumaczeń itp., koszty operacyjne dużej
infrastruktury badawczej
C. Podwykonawstwo - zlecenie prac opisanych w aneksie I, których konsorcjum nie jest w
stanie wykonać własnymi siłami;
Zakup dóbr i usług – np. audyt, tłumaczenia, promocja, catering – nie są
podwykonawstwem i nie pomniejszają kosztów pośrednich
D. Koszty udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim (jeśli ma zastosowanie opcja);
E. Wkład rzeczowy do projektu nie związany z siedzibą beneficjenta
F. Koszty pośrednie (0,25*(A+B-E))
G. Koszty jednostkowe
GA art. 4
Bezpośrednie koszty personelu
I. Koszty zatrudnienia osób bezpośrednio związanych z działaniem w projekcie (umowa o
pracę/akt mianowania lub równoważne) - duże brutto (w tym za okres urlopu
rodzicielskiego), składki na ubezpieczenie społeczne, podatki, narzuty na wynagrodzenia
jeżeli wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę, związane z personelem
pracującym na rzecz beneficjenta przy realizacji projektu
„Certain employment contracts indicate that the person is hired to work on a specific project. If the person is
supposed to work in the H2020 action but in accordance to the employment contract s/he was hired to work on
another project then an amendment to the employment contract may be necessary to reflect its assignment to
the H2020 action.”
A. Wynagrodzenie podstawowe
B. Wynagrodzenie uzupełniające/bonus payment (dla non-profit)
8000€/rok/pełen etat
Kwalifikowalne jeśli:



jest ono częścią praktyki w zakresie wynagrodzeń zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta i jest uiszczane w
jednolity sposób w przypadku gdy wymagany jest ten sam rodzaj pracy lub ta sama wiedza specjalistyczna;
kryteria naliczania dodatkowych płatności są obiektywne i są standardowo stosowane przez beneficjenta
niezależnie od źródła finansowania
ograniczone do kwoty 8 000 EUR rocznie jeżeli dana osoba pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy i
wyłącznie na rzecz działania przez cały rok
GA art. 6.2.A
Koszty osobowe
II. koszty osób fizycznych pracujących na rzecz beneficjenta na podstawie
bezpośredniej umowy innej niż umowa o pracę/akt mianowania („Natural person
working under direct contract” kiedyś „In house consultants”) są kwalifikowalnymi
kosztami personelu, jeżeli:
 dana osoba pracuje pod nadzorem beneficjenta i, o ile nie ustalono z beneficjentem
inaczej, w jego siedzibie;
 wyniki wykonanej pracy należą do beneficjenta
 koszty te nie różnią się znacząco od kosztów personelu wykonującego podobne zadania w
ramach umowy o pracę z beneficjentem
 rozliczenie następuje na podstawie kart czasu pracy ((nie jest to umowa rezultatu)
Niespełnienie tych
kryteriów przenosi koszt
do kategorii
podwykonawstwa!!!
Koszty osobowe a polskie prawo
Kodeks Pracy Art. 22.
§ 1. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy
określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie
wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za
wynagrodzeniem.
1. Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku
pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
2. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy
zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.
Orzecznictwo - https://www.pip.gov.pl/pl/porady-prawne/stosunek-pracy/6430,stosunek-pracy-podstawaprawna.html
Uwaga:
 Umowy cywilnoprawne (o dzieło, zlecenia czy też umowy, do których stosuje się przepisy dotyczące
zlecenia) nie muszą być wykonywane osobiście.
 Umowy cywilnoprawne nie dają żadnych przywilejów pracowniczych, które są w stosunku pracy
(art. 18 § 1 kodeksu pracy postanowienia umów o pracę nie mogą być mniej korzystne dla
pracownika niż przepisy prawa pracy)
 Europejska karta naukowca „Grantodawcy i/lub pracodawcy naukowców powinni zapewnić naukowcom
sprawiedliwe i atrakcyjne warunki finansowania i/lub wynagradzania wraz z odpowiednimi i sprawiedliwymi
świadczeniami w zakresie ubezpieczenia społecznego (w tym zasiłek chorobowy i rodzinny, prawa emerytalne
oraz zasiłek dla bezrobotnych) zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz krajowymi lub sektorowymi
umowami zbiorowymi.”
 Wybór danej umowy zależy od woli stron i okoliczności danego przypadku - wyrok SN z dnia 18
czerwca 1998 r., I PKN 191/98, OSP 1999, Z. 10, poz. 184
Koszty osobowe
III.
Koszty personelu osób oddelegowanych przez stronę trzecią zgodnie z art. 11.1
IV. Właściciele SME
Koszty właścicieli beneficjentów będących MŚP, którzy pracują przy realizacji działania i którzy nie
pobierają wynagrodzenia, są kwalifikowalnymi kosztami personelu oraz koszty beneficjentów będących
osobami fizycznymi. Obliczane z godnie z Commission Decision C(2013) 8197
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/unit_costs/unit-costs_sme-owners_natural-persons-no-salary_en.pdf i
liczą godzin 1720 i współczynnikiem korygującym
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-work-programmes
FLAT RATE - 4.650€/miesiąc * współczynnik korekcyjny
Obliczanie kosztów personelu
– stawka ryczałtowa
SG x H + DW
SG H-
Stawka godzinowa
Liczba godzin rzeczywiście przepracowanych przy realizacji projektu możliwa do
identyfikacji na podstawie kart czasu pracy (łączna liczba godzin zadeklarowanych
na potrzeby dotacji UE lub Euratomu, na osobę za rok, nie może być wyższa od
liczby godzin rocznego efektywnego czasu pracy stosowanej do obliczenia stawki
godzinowej)
DW - Dla organizacji nonprofit dodatkowe wynagrodzenie personelu (bonus payment,
additional remuneration).
Kosztem projektu jest wyliczona przez nas stawka za godzinę a
nie rzeczywiste wynagrodzenie za konkretną godzinę
przepracowaną w projekcie!!!!
SG - Stawka godzinowa
SG = WR/EH
WR - Rzeczywiste roczne koszty personelu (z wyłączeniem wynagrodzenia dodatkowego) na
osobę – basic remuneration
EH - Liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy
UWAGA !!!!!
Należy korzystać z rocznych kosztów personelu oraz liczby godzin rocznego efektywnego czasu pracy za
każdy rok obrotowy w ramach danego okresu sprawozdawczego. W przypadku gdy rok obrotowy nie
jest zamknięty na koniec okresu sprawozdawczego, beneficjenci muszą stosować stawkę godzinową za
ostatni dostępny zamknięty rok obrotowy.
2013
2014
2015
2016
Kowalski
20 euro/h
Kowalski
20,5 euro/h
Kowalski
21 euro/h
Kowalski
21,5 euro/h
1 okres raportowy (1,5 roku)
2 okres raportowy (1,5 roku)
Okres raportowy 1/01/2015-30/05/2016
Okres raportowy 1/06/2013-31/12/2014
Stawka raportowa – 20 euro/h
Stawka raportowa– 21 euro/h
Lub jeśli do czasu złożenia raportu – zamknięty
finansowo będzie rok 2014 wtedy:
Stawka za 2013 – 20 euro/h, stawka 2014 - 20,5 euro/h
WR - Rzeczywiste roczne
koszty personelu
Additional
remuneration
Basic remuneration
Podstawowe wynagrodzenie
Dodatkowe wynagrodzenie
For non-profit max 8000€
Comlements
Basic salary
OBOWIĄZKOWE
składniki uzupełniające
Pensja podstawowa
Mandatory
Variable
STAŁE
ZMIENNE
WR - Rzeczywiste roczne koszty personelu
(basic remuneration)
I.
Wynagrodzenie podstawowe (basic salary):
1. Określone w umowie i na pasku (w tym macierzyński)
2. Ubezpieczenia społeczne i socjalne jeżeli:
a. są one obowiązkowe zgodnie z prawem krajowym lub układem zbiorowym
b. beneficjent je poniósł
c. nie są zwracane przez krajowe/lokalne agencje (np. chorobowe pow. 30 dni)
d. macierzyński jeśli pracownik wcześniej przed projektem pracował w projekcie
3. Podatki (np. podatek dochodowy)
4. Inne koszty wynagrodzeń (np. składka na dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne)
Kwalifikowane jeżeli:
1. Spełnia ogólne warunki określone w kryteriach kwalifikowalności (poniesione podczas trwania
projektu – chyba że prawo krajowe nakazuje inaczej np. składki ZUS itp., niezbędne itd.)
2. Stałe i obowiązkowe (zgodnie z prawem krajowym, wewnętrznymi regulacjami, umowy o pracę)
np. pensja 3000€ i 10€ dziennie dodatku na transport
3. Płacone pracownikowi za jego zwykłą pracę, zadania i obowiązki
Niekwalifikowane:
1. Stawki komercyjne lub zależne od źródła
2. Dywidendy lub premie zależne od rezultatów pracy (nadwyżki mogą być kwalifikowane jako
variable)
koszty personelu
Additional
remuneration
Basic remuneration
For non-profit max 8000€
Basic salary
Comlements
Pensja podstawowa
OBOWIĄZKOWE
Mandatory
Variable
STAŁE
ZMIENNE
WR - Rzeczywiste roczne koszty personelu
(basic remuneration)
II. Wynagrodzenie uzupełniające (complements):
1. Ogólne składniki (mandatory) na podstawie podstawowego wynagrodzenia (np. 13tka,
dodatek za trudne warunki, pracę w nocy)
2. Zmienne składniki (variable) (np. stażowe)
a. Jeżeli są wypłacane za zwyczajową pracę, zadania i obowiązki na postawie obiektywnych
kryteriów np. Umowa profesora zawiera w zakresie zadania badawcze i dydaktyczne, podstawa
wynagrodzenia to 1000€/miesiąc plus 10€/h spędzoną na działaniach badawczych.
b. Kwoty i warunki są ustanowione przez prawo krajowe lub w umowie o pracę i zgodnie z
wewnętrznymi zasadami beneficjenta (telepraca, dodatki rzeczowe – auto służbowe,
vouchery śniadaniowe)
i. Zgodne z prawem krajowym/układem zbiorowym/umową o pracę (dodatek stażowy,
ustalony dla uczelni publicznej prawem krajowym dodatek za zasługi – nagroda, premia
dla każdego naukowca za publikację punktowaną)
ii. Na podstawie obiektywnych kryteriów ustalonych min. na poziomie jednostki, które
powinny być udokumentowane w procedurze i weryfikowalne:
 wszyscy naukowcy ze stażem 3-5 lat otrzymają 150 EUR z ze stażem powyżej 5 lat 180 EUR
 wg prawa krajowego uniwersytet płaci uzupełnienie wg zasług/wydajności pracowników zgodnie z wew.
regulacjami na podstawie corocznej oceny punktowej pracownika zawierającej obiektywne kryteria. Wszyscy
naukowcy z ponad 10 punktami otrzymują dopełnienie 1000 euro.
WR - Rzeczywiste roczne koszty
personelu
Co jest niekwalifikowane:
I.
Dodatkowe wynagrodzenia oznacza płatność wyższą niż zwyczajowa (wyższa stawka
godzinowa) wraz z należnymi składnikami
Przykład niekwalifikowane:
„Premia" za udział w projekcie;
Dodatkowe umowa na realizację zadań w projekcie z pensją wyższą niż podstawowa
Dywidendy lub premie zależne od rezultatów pracy
II.
Co jest kwalifikowane:
Dodatkowe wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za dodatkowe godzin pracy na
podstawie umowy o pracę (np. nadgodziny lub dodatkowe umowy dla tych dodatkowych
godzin) które nie powodują wyższej stawki godzinowej z wyj. jeżeli standardowe warunki
płacowe przewidują obowiązkowe uzupełnienie dla tych dodatkowych godzin (np.
nadgodziny podczas nocnych zmian).
koszty personelu
Additional
remuneration
Basic remuneration
For nonprofit max 8000€
Basic salary
Comlements
Pensja podstawowa
OBOWIĄZKOWE
Mandatory
Variable
STAŁE
ZMIENNE
DW - Wynagrodzenie dodatkowe
Musi spełniać następujące warunki:
1.
2.
3.
4.
5.
Spełniać ogólne kryteria kwalifikowalności
Nie być bezpośrednio związane z udziałem w projektach UE lub innych projektach
Wypłacane za wykonanie dodatkowej pracy wymagającej innych kwalifikacji niż zwykłe
działania (to musi być weryfikowalne)
Być zawsze przyznawane jeśli wymaga się tego typu kwalifikacji
Obliczane na podstawie obiektywnych kryteriów ale nie musi być takie samo dla wszystkich
we wszystkich projektach.
1. Normalne wynagrodzenie płacone za nauczanie a dodatkowe za prace badawcze
2. Normalne wynagrodzenie płacone za badania a dodatkowe za zarządzanie badaczami lub
infrastrukturą (dodatek funkcyjny)
3. Normalne wynagrodzenie na badania laboratoryjne dodatkowe za pracę w terenie
4. Normalne wynagrodzenie płatne za wew. projekty dodatkowe za szczególne typy projektów np.
współpracę międzynarodową, przetargi itp.)
5. Np. wszyscy nauczyciele prowadzący ponad swoje działania badania dostają 10% ekstra
Niekwalifikowane jeżeli:
1. Za używanie języka angielskiego
2. Płatne tylko dla projektów z UE
3. Dyrektor ustala dla profesora 10% podwyżkę jeśli prowadzi badania
Maksymalna wysokość
wynagrodzenia dodatkowego
Przykład
8000€/rok / 1720h = 4,65€/h brutto brutto
Dodatek do wyn. podstawowego czy dodatkowy składnik zwiększający wynagrodzenie?
Czy warunkiem otrzymywania składnika jest uczestnictwo w
projekcie? (Gdyby nie było projektu nie otrzymywałby tego wynagrodzenia)
Nie
Czy składnik jest ustalony i obowiązkowy wg
obowiązującego prawa, układu zbiorowego,
umowy?
Czy jest płacony za dodatkową pracę lub
dodatkowe obowiązki/zakres niż wg
podstawowej umowy o pracę?
Nie
Nie
Nie
Czy kwota zwiększenia wynika z układu
zbiorowego, umowy?
Czy instytucja jest non-profit
(niekomercyjna)?
Tak
Tak
Tak
Niekwalifikowany
Nie
Czy dodatek przyznawany jest na podstawie
obiektywnych kryteriów określonych
przynajmniej na poziomie jednostki?
Tak
Czy jest wypłacany w związku z projektem UE?
Czy dodatek wzrósł w
czasie trwania akcji?
Tak
Czy jest zależny od celów komercyjnych (np.
wskaźnik sprzedaży), wskaźników pozyskanych
funduszy lub dystrybucji zysku (dywidendy)?
Nie
Tak
Nie (?)
Nie
Tak
Nie
Zwiększenie jest
dodatkiem do
wynagrodzenia
Tak
Czy jest wypłacany na podstawie obiektywnych
zasad opisanych przynajmniej w regulaminie
jednostki?
Nie
Tak
Czy jest częścią zwykłych praktyk wynagradzania u
beneficjenta?
Tak
Tak
Czy stosuje się tylko do projektów UE?
Nie
Niekwalifikowany
max 8000€/rok
Wynagrodzenie podstawowe
czy
wynagrodzenie dodatkowe
1. Zawarcie nowej umowy na wyższą stawkę powoduje uznanie różnicy w wynagrodzeniach
za wynagrodzenie dodatkowe
2. Zawarcie umowy przez pracownika beneficjenta umowy ze stroną trzecią na kwotę
wyższą od kwoty wynagrodzenia podstawowego powoduje uznanie różnicy w
wynagrodzeniach za wynagrodzenie dodatkowe
3. Zatrudnienie w innym wydziale/jednostce beneficjenta gdzie stosuje się wyższe stawki z
uwagi na konieczność posiadania wyższych kompetencji również powoduje uznanie
różnicy w wynagrodzeniach za wynagrodzenie dodatkowe
AMGA str. 55
LH - liczba godzin rocznego
efektywnego czasu pracy
1. 1 720 godzin dla osób pracujących w pełnym wymiarze czasu pracy (lub proporcjonalnie)
wtedy każdy miesiąc ma tyle samo godzin (i luty i marzec)
Może być stosowana jeżeli:
a. pracownik nie przepracował całego roku
b. umowa wyraźnie pozwala na określenie dokładnego procentu etatu na rzecz projektu
2. Indywidualna roczna ilość godzin – np. ustalona umową, regulaminem, krajowym prawem
dla danej osoby
3. Standardowa liczba godzin – na rzecz beneficjenta, obliczoną w następujący sposób:
Roczne godziny pracy danej osoby
(zgodnie z umową o pracę, obowiązującym układem zbiorowym lub prawem krajowym)
Np. 365 dni – 104 dni(weekendy) – 26 dni (urlop) – 8 dni (statutowo wolne) = 227 * 8 godzin = 1816godzin/rok
+
przepracowane godziny nadliczbowe Np. 29godzin
-
nieobecności (np. chorobowe i urlop okolicznościowy) Np. 40godzin
=
1816 + 29 – 40 = 1805 godzin efektywnego czasu pracy
Jeżeli umowa lub obowiązujący układ zbiorowy czy przepisy krajowe nie pozwalają na ustalenie rocznych godzin pracy, nie
można stosować tej opcji
LH - liczba godzin rocznego
efektywnego czasu pracy
Standardowa roczna liczba godzin jeżeli:

zazwyczaj stosowana przez beneficjenta w odniesieniu do jego personelu, zgodnie z
jego zwyczajową praktyką.

Stanowi min 90 % „standardowych rocznych godzin pracy”. W przypadku braku
odpowiedniego odniesienia do standardowych rocznych godzin pracy nie można
stosować tej opcji.

Jeżeli więcej niż 90% wtedy stosujemy wartość „standardowych rocznych godzin
pracy”. (NORWEGIA 1200!!)
GA str. 55 Ta sama zasada musi być wybrana dla całego personelu we wszystkich projektach w
H2020. Zmiana może nastąpić od nowego roku finansowego.
(156h*12miesięcy) – 288h urlopu – 40h chorobowego – 40h dni wolnych = 1504h/rok
90% z 1720h = 1548h
1548>1504  OK
Zasada
Całkowita liczba godzin zdeklarowanych w projektach dla osoby w roku
< liczba godzin produktywnych dla danego roku
Liczba godzin h
Karta czasu pracy
 Dla osób pracujących wyłącznie do projektu (w pełnym wymiarze lub w niepełnym wymiarze czasu
pracy) wystarczy podpisać "oświadczenie w sprawie pracy wyłącznie dla projektu" na jeden lub na
cały okresie sprawozdawczy, deklaracja musi być opatrzony datą i podpisem. Wzór AMGA str 160
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wyłączności, należy wykazać zapisy rzeczywistych
godzin pracy
Przykład:
Osoba pracuje wyłącznie na rzecz projektu 15/02 do 31/05, potem kilka dni w lipcu i październiku i
cały listopad.
Deklaracja za okres 15/02 do 31/05
Karty czasu pracy za lipiec, październik i listopad
 Dla osób, które nie pracują wyłącznie dla projektu, beneficjent musi prowadzić ewidencję czasu
pracy pokazującą liczbę faktycznie przepracowanych godzin w formie papierowej lub w systemie
rejestrującym czas komputerowo
 Audytorzy będą sprawdzali 3 kryteria:
1. Jasne określenie danej osoby
2. Podanie związku z projektem
3. Możliwość określenia czasu spędzonego na wykonaniu zadań związanych z projektem
AMGA str. 160
Karta czasu pracy
Ewidencja powinna zawierać:
1. Datę i podpis min raz w miesiącu przez osobę pracującą dla projektu i jego / jej przełożonego
2. Nazwę i numer projektu, jak w GA
3. Imię i nazwisko beneficjenta, jak w GA
4. Imię i nazwisko, data i podpis osoby pracującej dla projektu
5. Liczbę godzin przepracowanych dla projektu dziennie
6. Imię i nazwisko oraz podpis superwizora
7. Odniesienie do zadań projektu z aneksu 1
8. Krótki opis przeprowadzonych działań
Informacje zawarte w karcie czasu pracy muszą odpowiadać zapisom rocznym, urlopom,
chorobowym i podróżom służbowym .
Przykładowa karta czasu pracy
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_timerecords_en.pdf
Obliczanie kosztów personelu
SG x H + DW
SG* - Stawka godzinowa
HLiczba godzin rzeczywiście przepracowanych przy realizacji projektu możliwa do
identyfikacji na podstawie kart czasu pracy (łączna liczba godzin zadeklarowanych na
potrzeby dotacji UE lub Euratomu, na osobę za rok, nie może być wyższa od liczby
godzin rocznego efektywnego czasu pracy stosowanej do obliczenia stawki
godzinowej)
DW - Dla organizacji non-profit dodatkowe wynagrodzenie personelu (bonus payment,
additional remuneration).
*SG = WR/EH
WR - Rzeczywiste roczne koszty personelu (z wyłączeniem wynagrodzenia dodatkowego) na
osobę – basic remuneration
EH - Liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy
ĆWICZENIE
Badacz w publicznej jednostce przepracował 1.720 godzin produktywnych w roku w
tym:
 Roczne wynagrodzenie 50.000€ (za zamknięty rok finansowy)
 Dodatek za pracę w szkodliwych warunkach 5.000€
 Dodatkowe wynagrodzenie za bycie szefem projektu 2.000€
 800 godzin zdeklarowanych do projektu
Kalkulacja stawki godzinowej:
Roczne wynagrodzenie podstawowe = 50.000€ + 5.000€ = 55.000€
Stawka godzinowa = 55.000€/1.720godzin = 31,97€/godzinę
Max dodatkowe wynagrodzenie = 8.000€/rok / 1.720godzin = 4,65€/godzinę
Tu dodatkowe wynagrodzenie w projekcie = 2.000€ / 800godzin = 2,5€/godzinę
Kwalifikowany koszt zatrudnienia = (31,97€/godzinę * 800godzin) + 2000€ = 27.576€
Czy to się opłaca?
7. PR
HORIZON2020
A. Koszty bezpośrednie
500
(bez VAT)
362
Z VAT ale
bez
dodatkowych
wynagrodzeń
B. Koszty pośrednie
300
(60%)
90
(25%)
800
453
600 (75%)
453
+MNISW
( 160) = 760
+MNISW
( 158) = 611
C =A+B Total cost
EC contribution
Dofinansowanie KE
Czy to się opłaca?
Koszty projektu X
100 jednostek
(w tym koszty refundacji
wynagrodzeń)
Dofinansowanie do
projektu
20-35 jednostek
(na niekwalifikowane
wynagrodzenia/regulacje
wynagrodzeń)
Zasady konkursu
• Dla kogo?
jednostki naukowe o których mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010
r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz.1620), z wyłączeniem
podmiotów, dla których przyznanie środków finansowych stanowiłoby pomoc
państwa w rozumieniu przepisów Unii Europejskiej.
• Kiedy?
Konkurs ogłoszono 14 marca 2016, nabór ma charakter ciągły
• Ile?
40,2 mln zł w 2016 r.
W przypadku przekroczenia budżetu na dany rok (i braku możliwości przesunięć
środków w ramach budżetu) wnioski zakwalifikowane do finansowania w danym roku
budżetowym będą finansowane w roku następnym.
http://www.nauka.gov.pl/komunikaty/ogloszenie-ministra-nauki-i-szkolnictwa-wyzszego-onaborze-wnioskow-w-ramach-konkursu-premia-na-horyzoncie.html
Zakres wsparcia
• udzielenie wsparcia jednostkom naukowym realizującym
projekty w ramach programu ramowego Horyzont 2020
oraz programu Euratom, z wyłączeniem projektów w
ramach instrumentu „Teaming of excellent research
institutions and low performing RDI regions”.
• przyznanie środków finansowych na dodatki
do wynagrodzeń dla osób biorących udział w realizacji
projektów w ramach programu ramowego w zakresie
badań naukowych i innowacji Horyzont 2020 i programu
Euratom, po podpisaniu umowy na realizację projektu,
niezależnie od terminu jej podpisania i etapu realizacji
projektu.
Forma wsparcia
Warunki:
Środki finansowe na dodatki do wynagrodzeń, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia, przyznaje się w
wysokości stanowiącej równowartość w złotych:
1) 20% wysokości finansowania projektu ze środków Unii Europejskiej przypadającego na wnioskodawcę – w
przypadku projektu, którego wysokość finansowania ze środków Unii Europejskiej w części przypadającej na
wnioskodawcę wynosi do 1 000 000 euro,
2) 25% wysokości finansowania projektu ze środków Unii Europejskiej przypadającego na wnioskodawcę – w
przypadku projektu, którego wysokość finansowania ze środków Unii Europejskiej w części przypadającej na
wnioskodawcę przekracza 1 000 000 euro
– oraz dodatkowo 10% wysokości finansowania projektu ze środków Unii Europejskiej przypadającego na
wnioskodawcę w przypadku, gdy wnioskodawca pełni jednocześnie funkcję koordynatora projektu lub jest
jednostką naukową, w której jest realizowany grant Europejskiej Rady do spraw Badań Naukowych.
3.3. Finansowanie otrzymane w ramach konkursu nie może być przeznaczone na pokrycie kosztów
kwalifikowalnych projektu realizowanego w programie Horyzont 2020 i programie Euratom.
3.4. Środki finansowe za uczestnictwo w programie ramowym w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont
2020” i programie Euratom są przeznaczone na dodatki do wynagrodzeń dla osób biorących udział w realizacji
projektów niezależnie od formy zatrudnienia w jednostce oraz charakteru pracy przy realizacji projektu.
Regulamin
3.5. Beneficjent musi posiadać wewnętrzny regulamin wynagradzania
uwzględniający udział w projektach programu Horyzont 2020 i programu
Euratom.
• Nie ma (i nie będzie) wytycznych co regulamin powinien zawierać;
• W praktyce jednostka ma wolność w formie wypłacania środków i możliwość
dostosowania wypłaty do bieżących regulacji;
• W raporcie dla MNiSW oświadczamy o wydatkowaniu środków zgodnie z ich
przeznaczeniem oraz informacjami zawartymi we wniosku
Supplementary contracts
Umowy dodatkowe/uzupełniające na wykonywanie zadań dla określonych
projektów (np. projekty międzynarodowe), są kwalifikowane (niezależnie od
ich formy) jeśli jest to powszechną praktyką beneficjenta i jest dopuszczone
do obrotu w prawo krajowe.
UWAGA!!!!
Różnica między zapłaconym wynagrodzeniem w dodatkowej umowie oraz
standardowym wynagrodzeniem (wynagrodzenie podstawowe) w
pierwszym zatrudnieniu uważana jest za "dodatkowe wynagrodzenie".
UWAGA!!!!
W razie wykonywania, w tym samym okresie, na rzecz jednego pracodawcy kilku rodzajów pracy
podporządkowanej należy domniemywać, że strony łączy jeden stosunek pracy, bowiem zasadą jest
pozostawanie stron w jednym stosunku pracy. Wyjątkiem od tej zasady jest natomiast możliwość zawarcia
kilku umów o pracę między tymi samymi podmiotami ale nawiązanie większej liczby stosunków pracy będzie
dopuszczalne jedynie w przypadkach, gdy rodzaj wykonywanej pracy w ramach każdego ze stosunków pracy
będzie inny i będzie to wymagało szczegółowego i należycie pogłębionego wywodu, przeprowadzonego na tle
konkretnych ustaleń faktycznych dotyczących porozumień między stronami (por. wyrok Sądu Najwyższego z 19
lipca 2012 r., sygn. II PK 316/11).
Unit Cost – koszt jednostkowy (1)
•
Należy mieć zwyczajową praktykę księgowania kosztów przedstawioną a w sposób
spójny, w oparciu o obiektywne kryteria, bez względu na źródło finansowania
Kwalifikowane np. kadra techniczna jest rozliczana w oparciu o koszt jednostkowy a badacze na podstawie
kosztów rzeczywistych
Niekwalifikowane np. jeżeli koszt jednostkowy stosowany tylko dla projektów z danego źródła
•
•
•
Obliczone na podstawie rzeczywistych kosztów osobowych zapisanych w księgach
rachunkowych beneficjenta, z wyłączeniem jakiejkolwiek niekwalifikowalnych kosztów
lub kosztów już ujęte w innych kategoriach budżetowych
Stawka godzinowa musi być obliczana na podstawie rocznej liczby godzin
produktywnych (opcje 1-3)
Beneficjent może poprosić o zatwierdzenie metodologii zgłaszając certyfikat audytu pod
adres [email protected] . Zgodnie z art.
18.1.2.b Beneficjenci muszą prowadzić odpowiednie zapisy i dokumentację, aby
udowodnić, że praktyki księgowania kosztów stosowane są zgodne z warunkami
określonymi w Artykule 6.2, punkt A. Jeśli certyfikat będzie zatwierdzony, koszty
zadeklarowane zgodnie z metodologia ta nie zostaną zakwestionowane później, chyba
że beneficjenci ukrył informacje w celu zatwierdzenia.
OBLICZANIE
GA art. 32
Rekrutacja i warunki pracy naukowców
Beneficjenci zobowiązani są podjąć wszelkie działania w celu wprowadzenia w
życie zasad określonych w zaleceniu Komisji w sprawie Europejskiej karty
naukowca oraz Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych
http://ec.europa.eu/euraxess/pdf/brochure_rights/kina21620b8c_pl.pdf w
szczególności w odniesieniu do:
• warunków pracy,
• przejrzystości procesów rekrutacji, opartych na kryterium osiągnięć
zawodowych, oraz
• rozwoju kariery zawodowej.
Beneficjenci muszą zapewnić znajomość tych zasad wśród naukowców i osób
trzecich uczestniczących w działaniu.
Str. 19,20,21
Koszty osobowe a audyt
Lista zadań audytora:
1. Czy pracownik jest zatrudniony bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego
ustawodawstwem krajowym,
2. Czy pracuje pod nadzorem technicznym beneficjenta i na jego odpowiedzialność
3. Czy wynagrodzenie zgodnie ze zwykłymi praktykami beneficjenta
4. Czy koszty osobowe zostały zapisane w księgach Beneficjenta jako koszty płac zgodnie z
planem kont
5. Czy koszty osobowe nie zawierają elementów niekwalifikowalnych
6. Czy nie było żadnych rozbieżności między kosztami osobowymi naliczonymi w projekcie i
naliczonymi przez Audytora
7. Jeżeli Beneficjent płaci "Wynagrodzenie dodatkowe" stwierdza się, że jest non-profit
8. Wynagrodzenie dodatkowe odzwierciedla zwykłe praktyki Beneficjenta w zakresie
wynagrodzeń i jest płacone wszystkim wykonującym ten sam rodzaj pracy lub posiadający
ten sam stopień wiedzy
9. Kryteria stosowane do obliczania dodatkowego wynagrodzenia są obiektywne i
powszechnie stosowane przez Beneficjenta, niezależnie od źródła finansowania
10. Kwota dodatkowego wynagrodzenia nie przekracza 8000€/rok
Inne koszty – other costs
• Travel – koszty podróży i diet
• Equpiment – koszty amortyzacji sprzętu
• Goods and services – materiały i usługi
GA art. 6.2.D.1.
Inne koszty/Podróże
Ogólną zasadą jest realizowanie podróży zgodnie z zasadami normalnie
przyjętymi w danej jednostce na podstawie rzeczywiście poniesionych
kosztów kwalifikowanych.
Faktury za opłaty konferencyjne, sprawozdania z podróży, bilety (karty
pokładowe)
Wyj. jeżeli przyznano lump sum lub wartość per diem w projekcie to koszt ten
rozliczamy z pomocą tych stawek.
Nie ma obostrzeń dot. wyjazdów poza Europę ale…..
GA art. 6.2.D.2.
Inne koszty/Koszty amortyzacji urządzeń,
infrastruktury lub innych aktywów
 Koszt amortyzacji urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów ujęte w księgach
rachunkowych beneficjenta zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i
zwykłą praktyką księgową stosowaną przez beneficjenta.
 Koszty zakupu urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów (nowych lub używanych)
jeżeli urządzenia, infrastruktura lub inne aktywa zostały nabyte zgodnie ze stosownymi
przepisami dotyczącymi zamówień publicznych wyłącznie na rzecz realizacji zadań w
projekcie. Tylko jeżeli opcja przewidziana w programie pracy.
 Koszty wynajmu lub dzierżawy urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów jeżeli nie
przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń, infrastruktury lub aktywów.
 Koszty urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów przekazanych w postaci wkładu
niepieniężnego odpłatnie, jeżeli nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń,
infrastruktury lub aktywów,
GA art. 6.2.D.2.
Inne koszty/Koszty amortyzacji urządzeń,
infrastruktury lub innych aktywów
Kwalifikowana jest część kosztów odpowiadające czasowi trwania działania i stopniowi
rzeczywistego zużycia na potrzeby projektu.
Depreciation of the cost of equipment for the duration of the project x time used by the project
/ full capacity of the equipment for the duration of the project
Kwalifikowane jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania (w tym np. dostawa), przy
zapewnieniu jak najlepszej relacji jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, najniższej
ceny.
Mogą dotyczyć sprzętu zakupionego przed rozpoczęciem projektu ale nadal amortyzowanego.
Prototyp i instalacja pilotażowa może być kosztem kwalifikowanym jeżeli:
• Jeżeli jest częścią zadań w Aneksie 1
• Zawarto ten koszt w Aneksie 2 do umowy
• Spełniają kryteria art. 6.2. i krajowe przepisy
Uwaga: WYDATEK A KOSZT ! Przetarg!
GA art. 6.2.D.3.
Inne koszty/Koszty innych
towarów i usług
Co obejmują:
materiały eksploatacyjne i zaopatrzenie, publikacje, upowszechnianie (w tym otwarty
dostęp), ochronę wyników i wszelkich praw własności intelektualnej (licencje wyłączne,
umowy licencyjne, dostęp do baz i informacji), świadectwa kontroli sprawozdania
finansowego (jeżeli są wymagane zgodnie z umową), świadectwa kontroli metodyki,
tłumaczenia.
1. spełniają kryteria kwalifikowalności i zostały zakupione zgodnie z zasadami zamówień
publicznych
2. przekazane odpłatnie w postaci wkładu niepieniężnego i zgodnie
Dostęp do wiedzy innych beneficjentów projektu nie jest kosztem kwalifikowanym
Wewnętrzne dokumenty są akceptowane jeżeli ich użycie i wykorzystanie (np. liczba godzin
pracy) dla działania jest wyraźnie zapisane i wymienione na fakturze, która musi odnosić się
do użytkowania / dedykacji dla projektu określonych zasobów (np. jednego naukowca,
sprzętu, itp).
GA art. 10
Inne koszty/Zakup towarów lub
usług
Beneficjenci muszą dokonywać zakupów przy zapewnieniu jak najlepszej relacji
jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, najniższej ceny.
Realizując działania, muszą unikać wszelkich konfliktów interesów
Beneficjenci muszą zapewnić KE/REA/ETO/OLAF możliwość korzystania z praw
przysługujących im na mocy art. 22 i 23 (kontrole i audyty) także wobec swoich
wykonawców
Beneficjenci, którzy są „instytucjami zamawiającymi” w rozumieniu dyrektywy
2004/18/WE2004/17/WE lub „podmiotami zamawiającymi” w rozumieniu
dyrektywy, muszą przestrzegać stosownych przepisów krajowych dotyczących
zamówień publicznych
GA art. 6.2.B
Podwykonawstwo
• Jeżeli spełnia ogólne warunki rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych (tj.
poniesione w czasie trwania projektu, niezbędne, związane z projektem);
• Zostały poniesione na podwykonawstwo zadań działań opisanych w Aneksie 1
Podwykonawca to strona trzecia (niewymieniona w umowie o grant) która
zatrudniona jest do realizacji zadań projektu przez beneficjenta będącego
stroną umowy o grant. Zlecane mogą być te zadania, które nie mogą zostać
poprowadzone przez samego beneficjenta lub efektywniejsze jest
zatrudnienie podwykonawcy (np. wykonanie specjalistycznej analizy,
budowa instalacji pilotażowej, zebranie danych).
GA art. 13
Podwykonawstwo
 podwykonawstwo może obejmować jedynie realizację ograniczonej
części działania
 musi być niezbędne do realizacji projektu,
 zdania do realizacji oraz szacunkowe koszty każdej umowy
podwykonawstwa muszą zostać określone w załączniku 1,
 całkowite szacunkowe koszty podwykonawstwa przypadające na
beneficjenta muszą zostać określone w załączniku 2.
Podwykonawca:
• nie pracuje pod nadzorem beneficjenta,
• ma z nim zawartą umowę,
• Wystawia fakturę VAT za swoje usługi,
• nie można zlecać zadań pomiędzy poszczególnymi beneficjentami,
• odpowiedzialność za pracę podwykonawcy ponosi zlecający beneficjent,
• jest niezależny- uwaga na konflikt interesów
Podwykonawstwo
Procedura wyboru podwykonawcy
• Podmioty publiczne stosują Ustawę o zamówieniach publicznych,
• Podmioty prywatne stosują konkurs ofert,
• Zachowanie proporcji pomiędzy rozmiarem i kosztem podzlecanego zadania a zasięgiem i
sformalizowaniem procedury wyboru,
• Można tu korzystać z umów ramowych.
Od 01.01.2014 przez najbliższe dwa lata średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia
wartości zamówień wynosi 4,2249.
Po przeliczeniu progi ustawowe wynoszą:
- 30.000 € - 126.747,00 PLN (uproszczona procedura dla dostaw, usług i robót budowlanych)
- 207.000 € - 874.554,30 PLN (pełna procedura unijna dla dostaw i usług)
- 5.186.000 € - 21.910.331,40 PLN (pełna procedura unijna dla robót budowlanych).
Osoby trzecie - typy
1. Wkład niepieniężny osób trzecich wnoszony nieodpłatnie i
odpłatnie GA - art. 11 i 12
2. Powiązane osoby trzecie – GA art. 14
3. Osoby trzecie otrzymujące wsparcie finansowe GA – art. 15
Podwykonawstwo i osoby trzecie podobieństwa
•Jeżeli to konieczne mogą wykonać część pracy w projekcie, nie
może to być jednak kluczowa część projektu (core part),
•Nie są stroną umowy grantowej,
•Nie otrzymują finansowania bezpośrednio z KE,
•Odpowiada za nich konkretny beneficjent, który jest stroną
umowy grantowej,
•Działania przez nich wykonywane i alokacja środków musi być
opisana w aneksie 1 do umowy grantowej.
•Podlegają audytowi przez KE i Trybunał Obrachunkowy (Court of
Auditors)
• Podwykonawstwo
vs Powiązane osoby trzecie
Połączony z beneficjentem poprzez
umowę wykonania/dostarczenia
usługi/towaru i tylko na potrzeby tej
usługi. Musi być niezależny od
beneficjenta – brak konfliktu interesów.
Prawnie związana (linked) z
beneficjentem nie tylko na potrzeby
projektu i nie w związku z dostawą dóbr i
usług.
Czerpią zysk w związku z wykonaniem
usługi, cena z podatkiem VAT.
Zysk nie jest kosztem kwalifikowanym,
pracuje „po kosztach”.
Wybór na zasadzie best value for money
(lub najniższej ceny), zamówienia
publiczne, rozeznania cenowe
Osoba trzecia związana prawnie z
beneficjentem
Podwykonawstwo
vs
Osoby trzecie
Bez aneksu do GA nie można przesuwać
kosztów w tej kategorii
Można przesuwać koszty pomiędzy
stronami trzecimi a partnerami projektu
Ponoszą koszty zgodnie z normalną
praktyką w firmie, wystawiają fakturę.
Muszą ponosić koszty zgodnie z zasadami
H2020.
Kalkulacja kosztów usługi, bez rozbicia na Kalkulacja kosztów z podziałem na
części składowe.
kategorie budżetowe i osoby/kategoria
osób pracujące w projekcie.
Negocjacje, raporty, kontrole,
audyty
„Time to grant”
•
•
•
•
•
•
Ocena – Proposal Evaluation Form
Invitation letter
Beneficjenci mają 3 tygodnie na wysłanie pierwszej wersji GA z Aneksem I
PO ma 1 tydzień, aby ocenić wysłane informacje
Beneficjenci mają następne 2 tygodnie na wysłanie ostatecznej wersji GA
Każdy beneficjent musi elektronicznie „podpisać” indywidualną Declaration of Honour* do
6 tygodni od daty zaproszenia do przygotowania grantu - Grant Preparation.
• Podpisana elektronicznie GA do 3 miesięcy
• Beneficjenci mają 30 dni na podpisanie Accession Form do GA (od daty wejścia w życie GA)
* Jeżeli jeden lub więcej beneficjentów nie podpisze Deklaracji lub nie będzie mógł być zwalidowany – jego/ich udział w projekcie będzie
odrzucony
• Brak negocjacji – wniosek jest „przedłożony” w systemie negocjacyjnym z
systemu aplikacyjnego. Jedynie zmiany wynikające z zaleceń ekspertów będą
uwzględniane
• System wymaga nadawania ról
Role i uprawnienia na Participant
Portal
Role związane z organizacją:
•
•
•
•
Legal Entity Appointed Representative (LEAR) –np. kierownik biura ds.
projektów
Legal Signatory (LSIGN) – np. rektor
Financial Signatory (FSIGN) – np. kwestor
Account Administrator (AcAd) – np. pracownik biura ds. projektów
Role związane z projektem:
•
•
•
•
•
•
Coordiantor Contact (CoCo)
Participant Contact (PaCo)
Project Legal Singatory (PLSIGN)
Project Financial Signatory (PFSIGN)
Task Manager (TaMa)
Team Member (TeMe)
Poziom organizacji
Poziom organizacji
Poziom organizacji
Dostępy na poziomie organizacji
Rola
Odczyt
Wprowadzanie i
zatwierdzanie
zmian
Powołanie/
odwołanie
AcAds
Powołanie/
odwołanie
LSIGNs i FSIGNs
LEAR




AcAd


x

LSIGN

x
x
x
FSIGN

x
x
x
Role, które muszą być nadane
✓ 1 Primary Coordinator Contact (CoCo)
✓ 1 Participant Contact (PaCo) / beneficjenta
✓ 1 LEAR /instytucję
✓ 1 Legal Signatory (LSIGN)/instytucję
✓ 1 Financial Signatory (FSIGN)/instytucję
1 osoba(= 1 konto ECAS) może pełnić nieograniczoną liczbę ról (np. właściciel
1-osobowego MŚP może być jednocześnie PaCo, LEARem, LSIGNem i
FSIGNem)
Przykład: Konsorcjum złożone z 10 partnerów: minimum 40 ról dla mini. 10
osób
Nadawanie ról i dostępów
LEAR: nominacja na piśmie, podpisana przez władze jednostki, akceptowana
przez KE
AcAd: nominuje LEAR
LSIGN, FSIGN: nominuje LEAR lub AcAd
PCoCo: osoba składająca projekt (zaciągana automatycznie z EPSS, zmiana
możliwa tylko przez KE (oficera projektu)
CoCo: z EPSS lub przez innego CoCo
PaCo, TeMe: z EPSS, przez CoCo, lub innego PaCo
TaMa: przez CoCo lub PaCo
PLSIGN, PFSIGN: z listy LSIGNs i FSIGNs; przez CoCo lub PaCo
Dostępy na poziomie projektu
Rola
Odczyt
Wprowadzanie
i zatwierdzanie
zmian
Składanie
do Co
Składanie
do KE
Podpis
GA
Podpis
formularzy
finansowych
Powołanie
/
odwołanie
CoCo




x
x

PaCo



x
x
x

TaMa


x
x
x
x
x
TeMe

x
x
x
x
x
x
PLSIGN


x
x

x
x
PFSIGN


x
x
x

x
Zarządzanie rolami w projekcie
EDIT ROLES ->
tylko twojej
organizacji
GA art. 17.1
GA art. 17.2
Ogólny obowiązek udzielania
informacji
•Beneficjenci muszą przedstawiać — podczas realizacji działania lub później —
wszystkie informacje wymagane w celu weryfikacji prawidłowej realizacji działania i
przestrzegania obowiązków wynikających z umowy (np. na przykład monitorowanie
działań, oceny sprawozdań i wniosków o płatność, kontroli, przeglądów, audytów i
badań lub oceny wpływu wybranego działania)
Zwykle dwa przeglądy dla projektu (technical review) dokonywane przez zew.
ekspertów gł. na podstawie zapisów w raportach dot. deliverables.
•Każdy beneficjent musi aktualizować informacje przechowywane w „rejestrze
beneficjentów” w szczególności informacje dotyczące jego nazwy, adresu,
przedstawicieli prawnych, formy prawnej i rodzaju organizacji.
ROLA LEARA
Uwaga. We wniosku koszty stron trzecich są w twoim budżecie, w umowie powiązana strona trzecia
będzie miała osobny budżet, a koszty wkładu niepieniężnego osób trzecich musimy wyszczególnić.
1. PLSIGN koordynatora:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
podaje datę rozpoczęcia projektu,
sprawdza PIC’i pozostałych beneficjentów i stron trzecich
Potwierdza formalny skład konsorcjum
Wprowadza budżet (w przypadku stron trzecich należy oddzielić budżet od
Beneficjenta)
Sprawdza okresy raportowe
LEAR koordynatora wprowadza dane bankowe i odpowiednie dokumenty
bankowe
Jeżeli jest jednostką niepubliczną i otrzymuje kwotę > 500000€
przeprowadza walidację financial capacity assessment
Potwierdza wartość zaliczki
Przygotowuje Anex 1 jego kompletność i zgodność z pozostałymi
formularzami
2. LSIGN Koordynatora podpisuje elektronicznie dokumenty i wysyła do KE
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/h2020-guide-gap_en.pdf
•
PLSIGNs beneficjentów otrzymują
informację o podpisaniu GA,
podpisują Accession form (aneks 3)
do GA.
•
Umowa podpisana!
GA art. 19
Raportowanie ciągłe obejmuje:
Dostępne od momentu otwarcia projektu:
a. Publishable summary - streszczenie do publikacji
b. wyjaśnienie prac wykonanych przez beneficjentów;
c. Deliverables - przegląd postępów w realizacji celów
projektu, w tym kluczowych etapów oraz rezultatów
określonych w załączniku 1
d. kwestionariusz obejmujący kwestie związane z
realizacją działania oraz skutkami ekonomicznymi i
społecznymi (publication, communication,
horizontal issues)
Koordynator musi dostarczyć „rezultaty” wskazane w załączniku 1 do GA, zgodnie z
harmonogramem i na warunkach w nim określonych .
W elektronicznym systemie raportowym otrzymamy przypomnienie!
Raporty okresowe – za każdy okres*
*również ostatni
1. okresowy raport merytoryczny generujący się samoczynnie z raportowania ciągłego,
należy się upewnić składając raport okresowy czy dane z raportowania ciągłego są
aktualne, część A, część B załączany do systemu przez koordynatora
2. okresowy raport finansowy zawierający:
a. Financial Statement - indywidualne sprawozdanie finansowe (zaświadczające, że:
przedstawione informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, deklarowane
koszty są kwalifikowalne, koszty są uzasadnione poprzez odpowiednie ewidencje i
dokumenty potwierdzające, które będą udostępnione na żądanie lub w kontekście
kontroli, przeglądów, audytów i a do ostatniego okresu sprawozdawczego: że
wszystkie wpływy zostały zadeklarowane) - dokument generuje się sam na PP po
zakończeniu okresu raportowego, system uwzględnia amendment jeśli dotyczy dat
b. wyjaśnienie wykorzystania zasobów oraz informacje dotyczące podwykonawstwa,
wkładów niepieniężnych wnoszonych przez osoby trzecie od każdego beneficjenta,
c. okresowe zbiorcze sprawozdanie finansowe wygenerowane automatycznie przez
elektroniczny system wymiany, konsolidujące indywidualne sprawozdania finansowe
za dany okres sprawozdawczy i obejmujące — z wyjątkiem ostatniego okresu
sprawozdawczego — wniosek o płatność okresową
Wszyscy
partnerzy
Koordynator
Raportowanie
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/gm/reporting/h2020-tmpl-periodic-rep_en.pdf
Raport finansowy składa się z:
1. Financial statement
Raportowanie
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/gm/reporting/h2020-tmpl-periodic-rep_en.pdf
2. Tłumaczenie kosztów,
podwykonawstwo, strony trzecie
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?spaceKey=ECResearchGMS&ti
tle=How+to+complete+your+financial+statement
GA art. 20
Raporty i wnioski o płatność
Koordynator musi przedłożyć KE/REA raporty merytoryczne i finansowe, w tym wnioski o
płatność w terminie 60 dni od końca każdego okresu sprawozdawczego.
Okresy zwykle co 18 miesięcy
W elektronicznym systemie raportowym.
Koordynator musi poinformować KE/REA do dnia 31 grudnia/30 listopada każdego roku o
łącznych wydatkach poniesionych przez beneficjentów od daty rozpoczęcia działania.
Informacje te są potrzebne KE/REA do celów rachunkowych i nie będą wykorzystywane do
obliczania ostatecznej kwoty dotacji.
GA art. 6.6
Konsekwencje deklarowania
kosztów niekwalifikowalnych
Zadeklarowane koszty, które nie są kwalifikowalne, zostają odrzucone (zob. art. 42).
Zadeklarowanie takich kosztów może również prowadzić do zastosowania dowolnego
z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6:
- zmniejszenie dotacji;
- odzyskanie kwot nienależnych;
- kary administracyjne i finansowe;
- zawieszenie płatności/ projektu;
- zakończenie udziału beneficjenta w projekcie;
GA art. 18
Przechowywanie ewidencji — dokumenty
potwierdzające
Beneficjenci muszą przechowywać ewidencję i inne dokumenty potwierdzające na potrzeby
wykazania prawidłowej realizacji działania oraz kwalifikowalności deklarowanych przez nich
kosztów :
a) przez okres pięciu lat po dokonaniu płatności salda końcowego,
b) w przypadku dotacji o wartości < 60.000€ trzech.
Beneficjenci muszą przechowywać oryginalne dokumenty.
Dokumenty cyfrowe i elektroniczne są uważane za oryginały, jeżeli są dopuszczone na
podstawie stosownego prawa krajowego i jeżeli posiadają one porównywalny poziom
wiarygodności.
Beneficjenci muszą przechowywać ewidencje i inne dokumenty potwierdzające realizację
działania pod względem naukowym i technicznym zgodnie z normami przyjętymi w danej
dziedzinie.
Certyfikat audytu załączamy elektronicznie jako scan oryginalna wersja zostaje w
dokumentacji beneficjenta.
Raport końcowy i certyfikat audytu
1. Końcowy raport merytoryczny wraz ze streszczeniem do publikacji:
a. przegląd wyników oraz ich wykorzystania i upowszechniania;
b. konkluzje płynące z działania; oraz
c. społeczno-ekonomiczne skutki działania;
2. Końcowy raport finansowy::
a. końcowe zbiorcze sprawozdanie finansowe wygenerowane automatycznie przez
elektroniczny system wymiany, konsolidujące indywidualne sprawozdania finansowe za
wszystkie okresy sprawozdawcze i obejmujące wniosek o płatność salda
b. świadectwo kontroli sprawozdań finansowych dla każdego beneficjenta (i dla każdej
powiązanej osoby trzeciej), jeżeli wniosek dotyczy całkowitego wkładu wynoszącego 325
000 EUR lub więcej, w ramach zwrotu kosztów rzeczywistych i kosztów jednostkowych
obliczonych na podstawie jego zwykłej praktyki księgowania kosztów
Certificate on the financial statement (CFS) składamy tylko powyżej 325 000€ wydanych
tytułem wszystkich kosztów zadeklarowanych jako rzeczywiste koszty i wszystkie koszty
zadeklarowane jako średnie kosztów personelu.
Oznacza to, że koszty na podstawie kwot ryczałtowych, stawek zryczałtowanych (np. koszty
pośrednie) lub kosztów jednostkowych (innych niż koszty osobowe) nie są wliczane do progu
325 000 EUR (i nie muszą być objęte certyfikatem).Składany tylko na koniec projektu.
Raporty i wnioski o płatność
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Raporty składamy przez sekcje „My Area” Participant Portal
Raport składamy w języku umowy
Raport finansowy składamy w walucie €
Kurs przeliczania walut za okres raportowy ze strony
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Partnerzy składają raport do koordynatora
Koordynator do KE/REA
Partnerzy otrzymują powiadomienie o złożeniu raportu
Jeżeli KE/REA odrzuci raport z podaniem przyczyn w liście koordynator
składa ponownie (CoCo) raport w podanym terminie
Ponowne złożenie „odwleka” termin kolejnej płatności
Raportowanie – połączona osoba trzecia
• Każda połączona osoba trzecia deklaruje własne koszty.
• Każda strona trzecia ma swoje sprawozdanie
finansowe, ale musi być ono wysłane przez
beneficjenta (osoba trzecia nie ma dostępu do projektu
w systemie )
• Osoba trzecia musi wysłać podpisaną papierową wersję
sprawozdania finansowego do beneficjenta. Oryginał
przechowuje beneficjent.
• Jeżeli jest to wymagane strona trzecia musi dostarczyć
certyfikat kontroli finansowej (audyt powyżej 325 000
euro dofinansowania)
Zasada walutowości
Zniesienie zasady walutowości (Ustawa z 23 października 2008, nowe brzmienie art. 358
Kodeksu Cywilnego)
Art. 358 par. 1. KC w brzmieniu obowiązującym od 24 stycznia 2009
Jeżeli przedmiotem zobowiązania jest suma wyrażona w walucie obcej, dłużnik może
spełnić świadczenie w walucie polskiej chyba, że źródło zobowiązania zastrzega sobie
spełnienie świadczenia w walucie obcej.
Art. 358 par. 2. KC
Wartość waluty obcej określa się wg kursu średniego NBP z dnia wymagalności
roszczenia.
Uchylenie pkt. 15 art. 9 ustawy z 27 lipca 2002 Prawo Dewizowe dot. ograniczania
zawierania umów powodujących dokonywanie w kraju rozliczeń dewizowych
GA art. 21
Płatności
Płatności dokonywane na rzecz koordynatora na wyodrębnione konto:
- jedna płatność zaliczkowa – na zapewnienie płynności finansowej beneficjentom,
pozostaje własnością UE do czasu płatności salda końcowego, płatna w ciągu 30 dni
od wejścia w życie umowy nie wcześniej niż 10 dni przed rozpoczęciem projektu
Standardowo w wysokości wynikającej z przedzielenia dofinansowania na ilość
okresów raportowych ale może być zaproponowana inna.
- Z płatności zaliczkowej potrącane jest 5% max wartości dofinansowania na Fundusz
Gwarancyjny (dla prywatnych przedsiębiorców może być obniżony o 1%)
- jedna lub kilka płatności okresowych, na podstawie wniosku(-ów) o płatność
okresową do wartości 90% maksymalnego dofinansowania minus płatność zaliczkowa
w ciągu 90 dni od daty otrzymania raportu okresowego
- jedna płatność salda końcowego, na podstawie wniosku o płatność salda końcowego
- zwrot z Fundusz Gwarancyjnego
- Koordynator musi rozdzielić płatności między beneficjentów bez nieuzasadnionej
zwłoki chyba że do umowy nie przystąpiła minimalna liczba beneficjentów określona
w zaproszeniu do składania wniosków wtedy tylko między beneficjentów, którzy
przystąpili do umowy
- Koszty transferów bankowych:
-
KE ponosi koszt opłat pobieranych z tytułu realizacji przelewów przez jej bank
beneficjent ponosi koszt opłat pobieranych z tytułu realizacji przelewów przez jego bank,
strona powodująca ponowienie przelewu ponosi wszystkie koszty ponownego przelewu
GA art. 22
Kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia
– przeniesienie wyników na inne dotacje
Podczas realizacji projektu lub po jego realizacji KE/REA lub powołane przez nią organa mozgą
dokonywać kontroli, przeglądów i audytów w okresie do dwóch lat od płatności salda końcowego.
Zainteresowany koordynator lub beneficjent jest oficjalnie powiadamiany o przeglądach, a za dzień
rozpoczęcia przeglądu uznaje się datę tego oficjalnego powiadomienia.
Jeżeli przegląd dotyczy osoby trzeciej zainteresowany beneficjent musi zawiadomić tę osobę trzecią.
Na podstawie wyników przeglądu opracowywany jest „raport z przeglądu” oficjalnie przedstawiany
przez KE/REA koordynatorowi lub beneficjentowi, który ma 30 dni na oficjalne zgłoszenie uwag do tego
raportu („postępowanie kontradyktoryjne dotyczące przeglądu”).
Językiem przeglądów (w tym raportów z przeglądów) jest język umowy.
OLAF i ETO - w dowolnej chwili podczas realizacji działania lub po jego realizacji – przeprowadzać
dochodzenia, w tym kontrole i inspekcje na miejscu, aby stwierdzić, czy w związku z działaniem
finansowanym na podstawie umowy nie doszło do nadużyć finansowych, korupcji lub innych
nielegalnych działań na szkodę interesów finansowych UE.
GA art. 22
GA art. 44
Kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia
– przeniesienie wyników na inne dotacje
Wyniki kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń przeprowadzonych w kontekście niniejszej dotacji
mogą prowadzić do:
a. odrzucenia kosztów niekwalifikowalnych – korekta dotacji jeżeli po płatności końcowej
b. zmniejszenia dotacji – korekta dotacji jeżeli po płatności końcowej
c. odzyskania kwot nienależnych
Ujawnienie błędów systemowych lub powtarzających się czy też nieprawidłowości, nadużyć finansowych
lub naruszenia obowiązków mogą również wpływać na inne dotacje UE lub Euratomu, które zostały
przyznane na podobnych warunkach („przeniesienie wyników dotyczących niniejszej dotacji na inne
dotacje”) =>> żądanie przedstawienia zmienionych sprawozdań finansowych lub stopa korekty na
potrzeby ekstrapolacji ustaloną przez KE/REA
Dochodzenia przeprowadzonego przez OLAF mogą prowadzić do wszczęcia postępowania karnego na
podstawie przepisów krajowych.
Co powinniśmy przechowywać?
WSZYSTKO !
Ale w szczególności:
• Raporty, deliverable, rezultaty, publikacje, strona www, korespondencje z
Komisji Europejskiej/REA
• Oryginalne faktury, karty czasu pracy, paski, sprawozdania z wyjazdów, rejestry
sprzętów itp.
• Umowy, wewnętrzne dokumenty, opisy procedur
Audyt
Komisja może, w każdym czasie podczas realizacji projektu i do 2 lat od płatności salda,
przeprowadzać:
 audyty finansowe realizowane przez zakontraktowanych zewnętrznych audytorów (np.
Deloitte, Polaris Int., Ernst&Young), albo przez służby własne Komisji (DG RTD M1), w tym
OLAF. Mogą być też przeprowadzane wspólnie,
 audyty/przeglądy techniczne
Procedura taka zawsze jest poufna i może obejmować:
•Aspekty finansowe (związane z kosztami)
•Aspekty metodologiczne, systemowe
•Inne aspekty, takie jak rachunkowość finansowa i zasady zarządzania
Procedura audytu zostaje uznana za rozpoczętą w dniu otrzymania przez
Beneficjenta odpowiedniego listu wysłanego przez Komisję. (załączony list)
Oba rodzaje audytów przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta i tylko na jego poziomie,
zwykle więcej projektów będzie poddanych audytowi.
Czynniki „zwiększające ryzyko” audytu:
• Beneficjent realizuje wiele projektów
• Beneficjent ma wysoki budżet
• Beneficjent ma zauważalne trudności w administrowaniu
projektem
• Beneficjent ma zauważalne, poważne trudności
techniczne/naukowe
• Ślepy traf – 7% beneficjentów H2020
GA art. 45
Kary administracyjne i finansowe
Każdy beneficjent jest odpowiedzialny za zapłacenie nałożonych na niego kar finansowych jeśli :
a) popełnił istotne błędy, dopuścił się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych lub winny jest
poważnego niedopełnienia spoczywających na nim obowiązków wynikających z umowy;
b) złożył fałszywe oświadczenia w ramach informacji wymaganych na podstawie umowy lub do celów
składania wniosku (lub nie dostarczył takich informacji).
Kary administracyjne:
a) wykluczenie beneficjenta z wszystkich zamówień i dotacji finansowanych z budżetu UE lub Euratomu
na okres max. pięciu lat od dnia stwierdzenia naruszenia
b) Jeśli w ciągu pięciu lat od dnia stwierdzenia pierwszego naruszenia beneficjent dopuści się kolejnego
naruszenia może przedłużyć okres wykluczenia do 10 lat
Kary finansowe
a) wynoszą 2-10 % wartości maksymalnego wkładu UE przypadającego na zainteresowanego
beneficjenta zgodnie z budżetem szacunkowym
b) Jeśli w ciągu pięciu lat od dnia stwierdzenia pierwszego naruszenia beneficjent dopuści się kolejnego
naruszenia można zwiększyć stawkę kar finansowych do poziomu od 4-20 %
Odpowiedzialność beneficjentów i odszkodowania
Ważne linki
•
•
•
•
•
•
ZASADY UCZESTNICTWA W PROGRAMIE H2020
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/legal_basis/rules_participation/h
2020-rules-participation_en.pdf
Umowa Grantowa z komentarzami wersja angielska http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020amga_en.pdf
Umowa Grantowa wersja polska http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-ggamulti_v1.0_pl.pdf
FAQ - http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faq.html
Dokument dotyczące programu H2020 http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#
h2020-call_ptef-ef
Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
Zapraszamy do współpracy
Katarzyna Markiewicz-Śliwa
Regionalny Punkt Kontaktowy
Politechnika Śląska
Centrum Zarządzania Projektami
Ul. Banacha 10
Gliwice
[email protected]
Tel. 32/237 19 98
32/237 20 92

Budżet projektu w programie Horyzont 2020

Transkrypt

Podobne dokumenty