Przewodnik w języku polskim (2016)

KREATYWNA EUROPA
Komponent Kultura
WSPARCIE DLA PROJEKTÓW
WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ
PRZEWODNIK PO PROGRAMIE
W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy oryginalnym tekstem
w języku angielskim a jego tłumaczeniem na dowolny inny język,
za wersję wiążącą przyjmuje się wersję w języku angielskim.
EACEA 45/2016
SPIS TREŚCI
1.
2.
Wprowadzenie
Priorytety programowe i projekty celowe
2.1 Priorytety programowe
2.2 Projekty celowe
3. Harmonogram
4. Dostępny budżet
5. Wymogi dopuszczalności
6. Kryteria kwalifikowalności
6.1 Państwa uczestniczące
6.2 Wnioskodawcy kwalifikujące się
6.3 Projekty kwalifikujące się
6.4 Działania kwalifikowane
6.5 Okres kwalifikowalności
7. Kryteria wykluczające
7.1 Wykluczenie z uczestnictwa
7.2 Odmowa wszczęcia procedury przyznania dotacji
7.3 Dokumenty pomocnicze
8. Kryteria wyboru
8.1 Zdolność operacyjna
8.2 Zdolność finansowa
9. Kryteria przyznawania grantu
10. Zobowiązania prawne
11. Przepisy finansowe
11.1 Zasady ogólne
11.2 Metoda finansowania
11.3 Warunki płatności
11.4 Poręczenie
12. Działania promocyjne, komunikacja i upowszechnianie informacji
12.1 Przez beneficjentów
12.2 Przez Agencję i/lub Komisję
12.3 Komunikacja i upowszechnianie
13. Ochrona danych
14. Procedura złożenia i selekcji wniosków
14.1 Publikacja
14.2 Rejestracja w Portalu Uczestnika
14.3 Składanie wniosków o dotację
14.4 Procedura oceny
14.5 Decyzja w sprawie przyznania dotacji
14.6 Obowiązujące przepisy
14.7 Informacje kontaktowe
Załącznik 1 - Glosariusz
Załącznik 2 – dodatkowe dokumenty – lista kontrolna
3
3
3
6
7
8
8
9
9
10
10
11
11
12
12
14
14
15
15
15
16
18
18
18
20
23
25
26
26
26
26
27
28
28
28
28
28
30
30
30
31
33
Wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia wniosku, w szczególności formularz elektroniczny (eForm)
oraz przewodnik dla wnioskodawców, można znaleźć pod adresem:
http:/eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects2017_en
2
EACEA 45/2016
1. WPROWADZENIE
Niniejszy Przewodnik po Programie wynika z Rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego
i Rady z dnia 11 grudnia 2013 roku, ustanawiającego Program Kreatywna Europa (2014-2020)1.
oraz sprostowania z dnia 27 czerwca 2014 roku2.
Uwzględniają one również priorytety wynikające ze współpracy politycznej ustanowionej na poziomie
Unii Europejskiej (dalej „UE”) w dziedzinie kultury. Europejska Agenda Kultury3, którą Komisja
Europejska wydała w roku 2007, po raz pierwszy uregulowała ramy współpracy kulturalnej pomiędzy
krajami członkowskimi UE oraz pomiędzy tymi krajami i Komisją.
W oparciu o te regulacje Rada UE przyjęła Plan Prac w Dziedzinie Kultury4, który określa priorytety na
okres 2015-2018, mające na celu sprostanie istotnym wyzwaniom stojącym przed organizacjami
kulturalnymi oraz małymi i średnimi przedsiębiorstwami (SME) działającymi w sektorze kreatywnym
i kulturalnym na poziomie krajowym i europejskim, w środowisku bezustannie odczuwającym efekty
globalizacji i cyfryzacji.
Ponadto, w dniu 8 czerwca 2016 r. przyjęto Wspólny Komunikat „W stronę strategii UE w dziedzinie
międzynarodowych stosunków kulturalnych”5.
Ramowe zasady tej polityki pomagają lepiej zdefiniować i zrozumieć zasady, na jakich funkcjonuje
program Kreatywna Europa (dalej zwany „Programem”) oraz ostateczne cele realizowane poprzez
możliwości finansowania oferowane przez Program.
Komisja Europejska jest odpowiedzialna za wdrożenie Programu i za decyzję o udzieleniu
indywidualnych dotacji ze środków Unii Europejskiej. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury
i Sektora Audiowizualnego (dalej zwana „Agencją”) zarządza komponentami Kultura i MEDIA
w imieniu i pod kontrolą Komisji Europejskiej.
Ogólne informacje o programie Kreatywna Europa można znaleźć na stronie internetowej:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe_en
2. PRIORYTETY PROGRAMOWE I PROJEKTY CELOWE
2.1 Priorytety programowe
Zgodnie z ramami, o których mowa w punkcie 1 niniejszego przewodnika, program ma na celu
wspieranie projektów dotyczących głównie mobilności transnarodowej, rozwoju publiczności (kultury
dostępnej oraz sprzyjającej włączeniu społecznemu) oraz budowania potencjału (zwłaszcza w sferze
cyfryzacji, nowych modeli biznesowych, a także kształcenia i szkolenia). Te priorytety programowe
zostały przedstawione poniżej w 5 grupach (A, B, C1, C2 i C3). Krótki opis budowania potencjału w
punkcie C ma jedynie charakter ilustracyjny i nakreślający kontekst.
Wspierane projekty powinny zatem zawierać uzasadnioną strategię oraz szczegółowy opis planowanego
sposobu realizacji jednego lub więcej priorytetów programowych. Przy składaniu wniosków za pomocą
systemu online, o którym mowa w punkcie 14.3, wnioskodawcy muszą zaznaczyć maksymalnie 3 z 5
priorytetów, które najbardziej odpowiadają ich projektowi oraz ułożyć priorytety według ich znaczenia.
1
Rozporządzenie nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiające Program Kreatywna Europa zostało
opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej dnia 20/12/2013 (Dz. U. UE L 347, s. 221).
2
Opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej dnia 27/06/2014 (Dz. U. UE L 189/260).
3
Więcej informacji na temat Europejskiej Agendy Kultury można znaleźć na stronie internetowej:
http://ec.europa.eu/culture/policy/strategic-framework/index_en.htm
4
Więcej informacji na temat Planu Prac w Dziedzinie Kultury 2015-2018 można znaleźć na stronie internetowej:
http://ec.europa.eu/culture/news/2014/2711-work-plan-culture_en.htm
5
Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-2074_en.htm
3
EACEA 45/2016
Oprócz specyficznych cech programu i zgodnie z zasadą pomocniczości, wspierane projekty powinny
przyczyniać się do tworzenia europejskiej wartości dodanej w rozumieniu art. 5 rozporządzenia nr
1295/2013 ustanawiającego program Kreatywna Europa.
A) Mobilność transnarodowa
Pojęcie, o którym mowa, oznacza transnarodową mobilność artystów i profesjonalistów, a także
ponadnarodowy obieg dzieł kultury i pracy twórczej, którego celem jest promowanie wymiany
kulturalnej, dialogu międzykulturowego i międzywyznaniowego, zrozumienia dla różnorodności
kulturowej i integracji społecznej.
Mobilność transnarodowa jest osadzona w projektach współpracy. Jej cele muszą jednakże wykraczać
poza koordynację, zarządzanie i realizację projektu. W mobilności najbardziej liczą się efekty, a nie
jedynie fizyczne pokonywanie granic.
Rolą projektów dotyczących tego priorytetu jest stworzenie i opisanie rzeczywistej strategii mobilności
transgranicznej, której celem może być, między innymi:
- budowanie potencjału instytucji kultury uczestniczących w projekcie do pracy w wymiarze
transnarodowym i międzynarodowym,
- tworzenie, produkcja,
- doskonalenie umiejętności zawodowych, partnerskiego uczenia się, kształcenia/szkolenia,
- rozwój kariery artystów oraz osób zawodowo związanych z kulturą w wymiarze transnarodowym i
międzynarodowym,
- wkraczanie na nowe rynki,
- tworzenie sieci współpracy, budowanie partnerstwa i kontaktów,
- docieranie do nowej i szerszej publiczności,
- stymulowanie dialogu międzykulturowego i międzyreligijnego, wzbudzanie szacunku dla różnych
kultur oraz ekspresji kulturowej, a także ułatwianie integracji uchodźców.
Współpraca z instytucjami kultury spoza UE powinna odzwierciedlać koncepcję roli kultury w
stosunkach zewnętrznych UE, jak podkreślono w punkcie 1 Europejskiej Agendy Kultury.
B) Rozwój publiczności
Rozwój publiczności oznacza przybliżanie ludzi do kultury. Jego celem jest bezpośrednie zaangażowanie
ludzi i społeczności w doświadczanie, czerpanie przyjemności oraz docenianie walorów kultury i sztuki.
Rozwój publiczności polega na współpracy z publicznością, a nie jedynie pracy dla niej.
Rozwój publiczności stanowi nowy, ważny priorytet w Programie Kreatywna Europa, który pomaga
europejskim artystom/profesjonalistom w dziedzinie kultury oraz ich dziełom w dotarciu do największej
możliwej liczby osób na terenie całej Europy, a także w poszerzeniu dostępu do dóbr kultury, ze
szczególnym uwzględnieniem dzieci, młodzieży, osób niepełnosprawnych oraz grup niedostatecznie
reprezentowanych, w tym uchodźców.
Celem opracowania strategii rozwoju publiczności może być zwiększenie liczby odbiorców, ich
dywersyfikacja lub pogłębienie relacji z istniejącymi odbiorcami (lub połączenie wszystkich powyższych
idei). Wnioskodawcy powinni wiedzieć, kim są ich aktualni odbiorcy oraz do jakich grup odbiorców
chcą dotrzeć w przyszłości. Rozwój publiczności powinien stanowić integralną część projektu – poprzez
udział odbiorców w planowaniu, produkcji, sztuce partycypacyjnej, dialogu fizycznym, interakcji
mediów społecznych, wolontariacie lub kreatywnym partnerstwie z innymi sektorami (zdrowie,
edukacja, handel detaliczny, itp.).
Realizacja strategii rozwoju publiczności wymaga zwykle przeszkolenia pracowników i przypisania ich
do konkretnych zadań. Szkolenia powinny być istotnym elementem każdej strategii na tym polu. Przed
wprowadzeniem strategii wnioskodawcy powinni przeprowadzić badania oraz dążyć do zastosowania
modeli segmentacji. Dobrą praktyką jest monitorowanie postępów i powodzenia działań w obszarze
rozwoju publiczności, między innymi poprzez gromadzenie informacji zwrotnej uzyskanej od odbiorców
(w sposób formalny lub nieformalny).
Możliwe kierunki, jakie należy przyjąć:
4
EACEA 45/2016
-
-
projekty dotyczące budowania umiejętności w zakresie rozwoju publiczności dla działaczy
kultury/artystów jako jeden z ich głównych celów;
projekty dotyczące współtworzenia, współprodukcji, występów rotacyjnych, itp. posiadające
wyraźną strategię rozwoju publiczności towarzyszącą projektowi tak, by nie skupiały się
wyłącznie na “aspekcie podaży”, ale także na “aspekcie popytu”, zapewniając, że działania
osiągną jak największy możliwy wpływ;
wymóg, aby projekty obejmujące rezydenturę lub wymianę artystów wchodziły w interakcję z
lokalnymi społecznościami oraz odbiorcami, zamiast ograniczać ich doświadczenia w zakresie
mobilności do swoich najbliższych kolegów.
C) Budowanie potencjału
Budowanie potencjału oznacza pomoc osobom zawodowo związanym z kulturą w dalszym rozwijaniu
ich umiejętności oraz umiędzynarodowieniu ich kariery, aby ułatwić im dostęp do nowych perspektyw
zawodowych, a także stworzyć warunki do zwiększenia ponadnarodowego obiegu dzieł kultury i pracy
twórczej oraz do nawiązania współpracy transgranicznej. Działania te mogą przybrać wiele form. Trzy
najważniejsze przedstawiono poniżej, a każda z nich stanowi odrębny priorytet programowy.
C.1) Cyfryzacja
Cyfryzacja ma ogromny wpływ na to, jak towary z branży kultury i branży twórczej są wytwarzane,
rozpowszechniane, udostępniane, konsumowane oraz monetyzowane. Zmiany na tym polu oferują
szerokie możliwości dla sektora kultury i sektora kreatywnego. W celu wykorzystania tych
możliwości, sektory kultury i kreatywny muszą rozwijać nowe umiejętności pozwalające na nowe
metody produkcji i dystrybucji oraz nowe modele biznesowe.
Komponent Kultura programu Kreatywna Europa wspiera w związku z tym projekty o charakterze
ponadnarodowym, umożliwiające działaczom sektora kultury i branży twórczej dostosowanie do
cyfryzacji poprzez zachęcanie do korzystania z technologii cyfrowych, od produkcji do dystrybucji i
konsumpcji. Działania mogą obejmować organizację warsztatów, testowanie nowych kanałów
dystrybucji poprzez media cyfrowe lub rozwój narzędzi służących do digitalizacji treści
kulturowych. Te – a także inne – działania w większości przypadków będą ściśle powiązane z
rozwojem publiczności lub powstaniem nowych modeli biznesowych, a wnioskodawcy powinni
uwzględnić te związki i wyjaśnić, co jest głównym celem działania.
Projekty mające na celu realizację tego priorytetu powinny charakteryzować się innowacyjnym
podejściem i wychodzić poza samą digitalizację treści.
C.2) Nowe modele biznesowe
Możliwości oferowane przez nowe technologie stwarzają konieczność opracowania i testowania
nowych modeli przychodów, zarządzania i marketingu w sektorze kulturalnym. Jednocześnie,
podmioty działające w sektorze kultury i kreatywnym powinny rozwijać swoje umiejętności
finansowe i biznesowe, co pozwoli im osiągać lepsze wyniki rynkowe oraz w pełni korzystać z
możliwości finansowania zmieniających się wraz z kontekstem finansowym.
Komponent Kultura programu Kreatywna Europa wspiera ponadnarodowe projekty, które
doskonalą umiejętności biznesowe podmiotów sektora kultury i kreatywnego, aby mogły one lepiej
zrozumieć zmieniający się kontekst gospodarczy i znaleźć nowe źródła dochodów lub nowe modele
zarządzania pozwalające na lepszą wydajność i niższe koszty. Mogą to być (lista nie jest
wyczerpująca) organizacja warsztatów, tworzenie miejsc współpracy i współtworzenia,
opracowywanie oraz testowanie nowych rozwiązań biznesowych i modeli zarządzania, a także inne
działania związane z umiejętnościami w zakresie przedsiębiorczości dla sektora kultury i
kreatywnego.
Wnioskujący powinni uwzględnić ścisłe powiązania między niniejszym priorytetem oraz innymi
(cyfryzacja, rozwój publiczności) i określić ich podstawowy cel oraz skutki oddziaływania na inne
priorytety.
5
EACEA 45/2016
C.3) Szkolenie i kształcenie
Umożliwienie ludziom zdobycie nowych umiejętności, które wzbogacą ich życie zawodowe oraz
zwiększą ich szanse na rynku pracy, jest jednym z nadrzędnych priorytetów działań Unii
Europejskiej. Szkolenia oraz kształcenie w zakresie sztuki i kultury stanowią integralną część tych
starań.
Komponent Kultura programu Kreatywna Europa wspiera ponadnarodowe projekty oferujące
uczestnikom możliwość zdobycia nowych umiejętności i poprawy zdolności zatrudnienia, czy to
poprzez kształcenie formalne w uznanych szkołach uczestniczących w projektach, czy to za
pośrednictwem nieformalnych działań ukierunkowanych na kształcenie artystyczne lub zdobywanie
miękkich umiejętności w sektorze kultury i sztuki.
Logiczne połączenie tego priorytetu z innymi należy do dobrych praktyk i wymaga szczegółowego
objaśnienia.
2.2 Projekty celowe
Obszar ten oferuje dwa rodzaje wsparcia. W zależności od skali, potrzeb, charakteru i celów projektu
(zwanych również "działaniami"), lider projektu oraz partnerzy (zwani również „wnioskodawcami”),
będą musieli zdecydować się na aplikowanie do kategorii 1 albo kategorii 2:
Kategoria 1 – Projekty współpracy na mniejszą skalę
Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mających
siedziby w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w komponencie Kultura, o
maksymalnym dofinansowaniu UE wynoszącym 200 000 euro.
Kategoria 2 – Projekty współpracy na większą skalę
Projekty, w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedziby
w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w komponencie Kultura, o maksymalnym
dofinansowaniu UE wynoszącym 2 000 000 euro.
Przykładowe rodzaje działań, które mogą być wspierane w ramach projektów, jeśli przyczyniają się one
do powyższych priorytetów, są następujące (należy zauważyć, że lista nie jest wyczerpująca):
-
-
Wymiany uczestników sektora kultury mające na celu budowanie kompetencji
umożliwiających im pozyskiwanie umiejętności i know-how niezbędnego do przystosowania
się do zmieniającego się środowiska (digitalizacja, nowe modele działalności gospodarczej i
zarządzania, nowe podejścia do rozwoju publiczności, wspieranie małych organizacji w
rozwoju gotowości biznesowej przy wnioskowaniu o kredyty bankowe). Może to obejmować
sesje szkoleniowe, warsztaty, przygotowanie w tym celu materiałów, stron internetowych, itp.;
Wymiany uczestników sektorów kultury między państwami, w tym długoterminowe pobyty i
rezydentury, które pomogą artystom lub osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju
zawodowym. Podczas tych pobytów, działania mogą obejmować tworzenie prac artystycznych,
w tym tworzenie prac zbiorowych i współprodukcji, które następnie są przedstawiane lub
eksponowane w formie wydarzeń mobilnych w rożnych państwach. W miarę możliwości
powinny one również obejmować szkolenia i działania w zakresie rozwoju widowni i interakcji
ze społecznościami lokalnymi, w tym wysiłki zmierzające do dotarcia do grup zazwyczaj
niedostatecznie reprezentowanych, takich jak uchodźcy;
6
EACEA 45/2016
-
-
-
Spotkania organizacji kulturowych (np. sale koncertowe, opery, teatry, festiwale, orkiestry,
zespoły muzyczne, grupy teatralne) z różnych państw, mające na celu wspólne wyprodukowanie
i/lub wykonanie oraz występy w trakcie trasy rotacyjnej na różnorodnych scenach i podczas
wielu wydarzeń w różnych państwach, lub podczas pojedynczego wydarzenia, pod warunkiem,
że jest to rozpoznawalne wydarzenie o szerokim międzynarodowym zasięgu, które może
oddziaływać w innych państwach. Wspólne produkcje mogą obejmować dzieła nowe lub
awangardowe. Działania promocyjne oraz ukierunkowane na rozwój publiczności muszą zostać
uwzględnione w celu przyciągnięcia szerszych grup odbiorców, ułatwienia odbiorcom dostępu
do złożonych dzieł oraz poszerzenia dostępu dla grup niedostatecznie reprezentowanych.
Działania te powinny pomagać artystom/osobom zawodowo związanym z kulturą w rozwoju
zawodowym, pomagać artystom oraz ich dziełom w docieraniu do szerszego grona odbiorców w
całej Europie i poza nią, pomagać wydłużać trwałość produkcji oraz pomagać organizacjom w
nawiązywaniu trwałej współpracy z nowymi partnerami w innych państwach oraz tworzeniu dla
nich nowych perspektyw zawodowych.
Ponadnarodowe wymiany dzieł sztuki o szczególnym wymiarze europejskim: wymiany te nie
muszą prowadzić do powstania nowych dzieł, lecz mogą pozwolić na obieg nowych i już
istniejących, np. poprzez wystawy rotacyjne pomiędzy różnymi partnerami lub wypożyczanie
eksponatów z danego muzeum do muzeów w innych państwach, ze szczególnym naciskiem na
poszerzanie i powiększanie grup odbiorców tych dzieł, a także zwiększanie trwałości wystaw.
Działalność kulturalna i/lub działania audiowizualne, mające na celu wsparcie integracji
uchodźców przybyłych w ostatnim czasie do Europy poprzez stworzenie obywatelom UE oraz
uchodźcom okazji do współpracy, odkrywania, nauki oraz zrozumienia wartości i kultury obu
grup, we współdziałaniu ze strukturami społecznymi już współpracującymi ze społecznościami
uchodźców. Projekty mogą promować wspólne tworzenie i organizację występów na przykład
autorskiego teatru, muzyki, dzieł audiowizualnych i spektakli ulicznych, z uwzględnieniem
kwestii językowych, aspektów płciowych i prawnych, problemów z poruszaniem się oraz
specyfiki grupy docelowej. Projekty powinny wspierać identyfikację konkretnych zdolności
artystycznych uchodźców, wykorzystywać ich talenty oraz zwiększać umiejętności w celu lepszej
integracji w życiu społecznym i na rynku pracy.
3. HARMONOGRAM
Wstępny harmonogram terminów składania wniosków na rok 2017 to:
Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
wrzesień
2016
Termin
składania
wniosków
Okres oceny Informacje dla Podpisanie Data rozpoczęcia
wniosków
wnioskodawców umów
o działań
grant
23 listopada
2016 – 12.00
(południe)
czasu
brukselskiego
6 miesięcy
maj 2017
czerwiec – od
maja
do
lipiec
grudnia 2017
2017
Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę:
Publikacja
zaproszenia
do składania
wniosków
wrzesień
2016
Termin
składania
wniosków
Okres oceny Informacje dla Podpisanie Data rozpoczęcia
wniosków
wnioskodawców umów
o działań
grant
23 listopada
2016 – 12.00
(południe)
czasu
brukselskiego
6 miesięcy
maj 2017
czerwiec – od czerwca do
lipiec
grudnia 2017
2017
7
EACEA 45/2016
Wstępny harmonogram na kolejne lata jest następujący:
Dla kategorii 1 ─ Projekty współpracy na mniejszą skalę:
Publikacja
Termin składania
zaproszenia do wniosków
składania
wniosków
lipiec roku n-1
Pierwsza środa
października
roku n-1
Okres
oceny
wniosków
Informacje
dla Podpisanie
Data
wnioskodawców
umów
o rozpoczęcia
grant
działań
6 miesięcy
marzec roku n
maj roku n
Od maja do
grudnia roku
n
Dla kategorii 2 ─ Projekty współpracy na większą skalę
Publikacja
Termin składania
zaproszenia do wniosków
składania
wniosków
lipiec roku n-1
Pierwsza środa
października
roku n-1
Okres
oceny
wniosków
Informacje
dla Podpisanie
Data
wnioskodawców
umów
o rozpoczęcia
grant
działań
6 miesięcy
marzec roku n
czerwiec
roku n
Od czerwca
do
grudnia
roku n
Jeśli termin składania wniosków upływa w dzień świąteczny w państwie wnioskodawcy, nie ulega on
przedłużeniu. Wnioskodawcy muszą to uwzględnić przy planowaniu składania swoich wniosków.
4. DOSTĘPNY BUDŻET
Całkowity budżet dostępny na dofinansowanie projektów w ramach tego obszaru szacowany jest na 70%
całkowitego budżetu komponentu Kultura programu Kreatywna Europa (tj. 454,8 milionów euro), czyli
około 318 milionów euro w latach 2014-2020.
Wysokość budżetu jest uzależniona od dostępności środków po przyjęciu budżetu na 2017 rok przez władzę
budżetową.
Każdego roku podczas trwania programu Komisja Europejska oraz Agencja opublikują roczny program
prac, w którym podany będzie budżet przeznaczony na Projekty Współpracy na dany rok.
Wsparcie finansowe UE nie może przekroczyć 60% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 1 –
projekty współpracy na mniejszą skalę oraz 50% łącznych kosztów kwalifikowanych dla kategorii 2 –
projekty współpracy na większą skalę. Pozostała kwota musi być zapewniona przez wnioskodawców.
Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich dostępnych funduszy.
5. WYMOGI DOPUSZCZALNOŚCI
Wnioski muszą spełniać następujące wymogi:
- muszą być wysłane nie później niż w terminie składania wniosków, o którym mowa w punkcie 3
niniejszego przewodnika;
- muszą być złożone w formie pisemnej na formularzu on-line (patrz punkt 14 niniejszego
przewodnika);
- muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych UE;
- muszą być wypełnione w całości, i zawierać wszystkie niezbędne podpisane załączniki
(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).
Rozpatrywane będą wyłącznie wnioski uzupełnione.
Do formularza wniosku należy dołączyć zbilansowany budżet oraz wszystkie inne dokumenty, o których
8
EACEA 45/2016
mowa w formularzu. Niezastosowanie się do tych wymagań będzie prowadziło do odrzucenia wniosku.
W celu złożenia wniosku, wnioskodawcy (lider projektu oraz partnerzy) muszą podać swój kod
identyfikacyjny uczestnika (PIC) w formularzu zgłoszeniowym. PIC można uzyskać poprzez rejestrację
organizacji w Centralnym Systemie Rejestracji (URF) w Portalu Edukacji, Kultury Audiowizualnej,
Obywatelstwa i Wolontariatu. Centralny System Rejestracji jest narzędziem wykorzystywanym także przez
inne usługi Komisji Europejskiej. Jeśli wnioskujący (lider projektu oraz partnerzy) posiada już kod PIC,
który był wcześniej wykorzystany przy okazji innych programów (na przykład programów badawczych),
ten sam kod jest ważny dla niniejszego zaproszenia do złożenia wniosku.
Portal Uczestnika umożliwia wnioskodawcom (liderowi projektu oraz partnerom) przesłanie lub
aktualizację informacji dotyczących ich statusu prawnego oraz dołączenie wymaganych dokumentów
prawnych i finansowych (patrz punkt 14.2 w celu uzyskania dalszych informacji).
6. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI
Wnioski spełniające poniższe kryteria będą poddane dogłębnej ocenie.
6.1 Państwa uczestniczące
Wnioski składane przez osoby prawne mające siedzibę w państwie należącym do jednej z poniższych
kategorii kwalifikują się, o ile spełnione są wszystkie warunki, o których mowa w artykule 8
rozporządzenia nr 1295/2013 ustanawiającego program „Kreatywna Europa”, a Komisja rozpoczęła
negocjacje z danym państwem:
1. Państwa członkowskie UE oraz kraje i terytoria zamorskie, które kwalifikują się do udziału w
Programie zgodnie z art 58 decyzji Rady 2001/8226;
2. Państwa przystępujące, państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące korzystające ze
strategii przedakcesyjnej, zgodnie z zasadami i warunkami ogólnymi uczestnictwa tych państw w
programach unijnych, ustalonymi w odpowiednich umowach ramowych, decyzjach Rady
Stowarzyszenia lub innych podobnych umowach;
3. Państwa EFTA będące stronami Porozumienia EOG, zgodnie z postanowieniami porozumienia
EOG;
4. Konfederacja Szwajcarska, na podstawie dwustronnej umowy, która zostanie zawarta z tym
państwem;
5. Państwa objęte europejską polityką sąsiedztwa, zgodnie z procedurami określonymi wspólnie z
tymi państwami po zawarciu umów ramowych dotyczących ich uczestnictwa w programach Unii
Europejskiej.
Agencja może wybrać propozycje złożone przez wnioskodawców spoza państw Unii Europejskiej, pod
warunkiem, że w dniu wydania decyzji o przyznaniu grantu podpisane i zgłoszone były porozumienia
określające zasady uczestnictwa tych państw w programie ustanowionym rozporządzeniem, o którym
mowa powyżej.
Uaktualnioną listę krajów uprawnionych do uczestnictwa w programie Kreatywna Europa
(spełniających warunki określone w artykule 8 rozporządzenia nr 1295/2013) oraz krajów, które
mogą kwalifikować się do uczestnictwa w najbliższej przyszłości (z którymi Komisja rozpoczęła
negocjacje) można znaleźć na stronie:
https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/library/eligibility-organisations-non-eu-countries_en
Decyzja Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 roku w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską
("Decyzja o Stowarzyszeniu Zamorskim") (Dz. U. UE L 314 z 30.11.2001, str. 1).
6
9
EACEA 45/2016
Dla niniejszego zaproszenia do składania wniosków, wykaz państw kwalifikujących obejmuje:
1. 28 państw członkowskich Unii Europejskiej oraz kraje i terytoria zamorskie, które kwalifikują się do
udziału w Programie zgodnie z art. 58 decyzji Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 roku w
sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską („Decyzja o
Stowarzyszeniu Zamorskim”) (Dz.U. UE L 314 z 30.11.2001 r., str. 1);
2. Państwa kandydujące i państwa potencjalnie kandydujące: Albania, Bośnia i Hercegowina, Czarnogóra,
Była Jugosłowiańska Republika Macedonii i Serbia. Przypominamy, że Turcja zdecydowała się opuścić
program Kreatywna Europa z dniem 1 stycznia 2017 roku. Organizacje tureckie nie kwalifikują się zatem
do składania wniosków w ramach niniejszego zaproszenia.
3. Kraje EFTA/EOG: Islandia i Norwegia;
4. Kraje objęte europejską polityką sąsiedztwa: Gruzja, Mołdawia i Ukraina. Izrael ma prawo do udziału w
niniejszym zaproszeniu, pod warunkiem, że podpisano i ogłoszono porozumienie UE-Izrael określające
warunki jego udziału w programie Kreatywna Europa przed datą przyjęcia decyzji o udzieleniu niniejszego
zaproszenia. Stosuje się kryteria kwalifikujące sformułowane w obwieszczeniu Komisji Nr 2013/C205/051.
6.2 Wnioskodawcy kwalifikujący się
6.2.1 Wnioskodawcy (lider projektu i partnerzy) muszą być aktywnymi uczestnikami sektorów kultury i
kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady,
ustanawiającego program „Kreatywna Europa”. Może zaistnieć wymóg przedstawienia dowodu takich
działań (na przykład statutu/ umowy spółki, sprawozdania z działalności).
6.2.2 Lider projektu składa wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów. W związku z tym,
wnioski muszą zawierać listy mandatowe od organizacji partnerskich potwierdzające ich uczestnictwo
(wymagane są oryginalne podpisy lub im równoważne).
6.2.3 Przy składaniu wniosku, zarówno lider projektu, jak i partnerzy muszą wykazać, że posiadają
osobowość prawną7 od co najmniej 2 lat w dniu terminu składania wniosku, o którym mowa w punkcie
3. niniejszego przewodnika.
Wnioski o przyznanie grantu nie mogą być składane przez osoby fizyczne.
6.3 Projekty kwalifikujące się
W zależności od skali, potrzeb, charakteru, celów i priorytetów projektu, wnioskodawcy będą musieli
zdecydować się na złożenie wniosku należącego do jednej z poniższych kategorii: 1 – projekty współpracy
na mniejszą skalę, lub 2 – projekty współpracy na większą skalę.
Prosimy zwrócić uwagę, że lider projektu może złożyć wniosek tylko jeden raz w roku w kategorii 1
albo w kategorii 2. Wnioskodawca zgłaszający się jako lider projektu w ramach kategorii 1 lub kategorii 2
może być partnerem w innych projektach zgłoszonych przez innego lidera projektu w ramach kategorii 1
lub kategorii 2.
Kategoria 1 – projekty współpracy na mniejszą skalę
Kategoria ta obejmuje projekty:
- w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej dwóch partnerów, mający siedzibę
prawną w co najmniej trzech różnych państwach biorących udział w komponencie Kultura programu
Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną w
jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1.;
8
Oddziały i inne podmioty, których osobowość prawna nie jest niezależna od jednostki macierzystej, są zobowiązane złożyć
wniosek poprzez swoją jednostkę macierzystą. Dane jednostki macierzystej zostaną wykorzystane do sprawdzenia kryteriów
kwalifikowalności.
10
EACEA 45/2016
- które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 200 000 euro, stanowiącej
maksymalnie 60% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
W przypadku wyboru wniosku i przyznania grantu, lider projektu kategorii 1 może złożyć wniosek dla
nowego projektu kategorii 1 lub kategorii 2 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków.
Kategoria 2 – projekty współpracy na większą skalę
Kategoria ta obejmuje projekty:
- w które zaangażowany jest lider projektu oraz co najmniej pięciu partnerów, mających siedzibę
prawną w co najmniej sześciu różnych państwach biorących udział w komponencie Kultura
programu Kreatywna Europa. Lider projektu lub jeden z partnerów musi mieć swoją siedzibę prawną
w jednym z państw, o których mowa w ust. 1, 3 i 4 punktu 6.1;
- które są przedmiotem wniosku o grant UE nieprzekraczający kwoty 2 000 000 euro, stanowiącej
maksymalnie 50% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
W przypadku przyznania grantu, lider wybranego projektu kategorii 2 nie będzie uprawniony do złożenia
innych wniosków w ramach kategorii 2 tak długo, jak projekt będzie realizowany. Oznacza to, że lider
realizowanego projektu kategorii 2 nie jest uprawniony do tego, by być liderem innego projektu kategorii
2, chyba że okres kwalifikowalności wybranego projektu współpracy zostanie zakończony, gdy rozpocznie
się okres kwalifikowalności kolejnego projektu kategorii 2, dla którego składa on wniosek jako lider
projektu. Liderzy będących w toku projektów kategorii 2 mogą jednak składać wnioski zgłoszeniowe dla
nowych projektów kategorii 1 w ramach późniejszych zaproszeń do składania wniosków.
Dla obu kategorii Projektów Współpracy, projekt musi opierać się na umowie o współpracy zawartej
pomiędzy liderem projektu a partnerami. Umowa o współpracy musi określać wszystkie prawne i
finansowe warunki współpracy pomiędzy partnerami, a także ich obowiązki operacyjne w trakcie realizacji
projektu.
6.4 Działania kwalifikowane
Działania kwalifikujące się, które zostaną wzięte pod uwagę, to te, które prowadzą do osiągnięcia celów i
priorytetów określonych w punkcie 2. niniejszego przewodnika.
Działania muszą dotyczyć sektorów kultury i kreatywnego w rozumieniu art. 2 rozporządzenia nr
1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady, ustanawiającego program Kreatywna Europa. W ramach
komponencie Kultura nie kwalifikują się działania dotyczące wyłącznie sektora audiowizualnego.
6.5 Okres kwalifikowalności
Działania muszą rozpocząć się między czerwcem roku n a grudniem roku n dla projektów współpracy na
większą skalę lub między majem a grudniem roku n dla projektów współpracy na mniejszą skalę.
Grant UE może zostać przyznany dla projektu już rozpoczętego, jeśli wnioskodawca udowodni, że
wystąpiła potrzeba rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W każdym przypadku Agencja będzie
musiała zatwierdzić uzasadnienie konieczności rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy, zaś
projekt nie może rozpocząć się przed upływem terminu składania wniosków wskazanego w punkcie 3.
niniejszego przewodnika.
Nie będą przyznane granty wsteczne na projekty już ukończone.
Zarówno dla projektów współpracy na większą skalę, jak i na mniejszą skalę, maksymalny czas trwania
projektu to 48 miesięcy.
Wnioski dotyczące projektów zaplanowanych na dłuższy okres niż określono w niniejszym przewodniku
nie będą uznawane za kwalifikujące się.
Przedłużenie okresu kwalifikowalności wykraczające poza maksymalny czas trwania nie będzie
11
EACEA 45/2016
przyznawane.
Jednakże, jeśli po podpisaniu umowy oraz po rozpoczęciu projektu, dla beneficjenta stanie się niemożliwe
ukończenie projektu w zaplanowanym okresie z w pełni uzasadnionych przyczyn pozostających poza jego
kontrolą, przedłużenie okresu kwalifikowalności może być przyznane w trybie wyjątkowym. Przedłużenie
o maksymalnie 12 miesięcy może być przyznane na wniosek zgłoszony przed upływem terminu
określonego w umowie. Wówczas maksymalny czas trwania będzie wynosił 60 miesięcy.
Jedynie wnioski spełniające wymogi dopuszczalności i kryteria kwalifikowalności zostaną
zakwalifikowane do otrzymania dofinansowania. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, do wnioskodawcy
zostanie wysłane pismo z uzasadnieniem.
7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE
7.1 Wykluczenie z uczestnictwa
Wnioskodawca (lider projektu i partnerzy) zostanie wykluczony z udziału w procedurze zaproszenia do
składania wniosków, jeśli znajduje się w którejkolwiek z następujących sytuacji:
a)
b)
c)
jest w stanie upadłości lub wszczęto wobec niego procedurę likwidacji lub rozwiązania, jego aktywa
przekazano pod nadzór likwidatora lub zarządcy sądowego, zawarł on układ z wierzycielami, zawiesił
działalność gospodarczą albo znajduje się w analogicznej sytuacji, wynikającej z podobnej procedury
zgodnej z krajowymi wymogami prawa i odpowiednimi przepisami;
w wyniku prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej ustalono, iż nie
dopełnił on zobowiązań dotyczących zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne lub płatności
podatków zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w kraju, w którym posiada siedzibę, w kraju
urzędnika zatwierdzającego lub kraju, w którym wdrożona zostanie dotacja;
w wyniku prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej ustalono,
iż wnioskodawca jest winny rażącego naruszenia zasad etyki zawodowej w związku z naruszeniem
praw, przepisów lub standardów etycznych dotyczących zawodu, którego przedstawicielem jest
wnioskodawca, bądź też w związku z dopuszczeniem się zawinionego uchybienia wpływającego na
wiarygodność zawodową wnioskodawcy, jeżeli takie zachowanie wykazuje zamiar uchybienia
lub rażącego zaniedbania, w tym, w szczególności:
(i) świadome lub wynikające z niedbałości składanie nieprawdziwych oświadczeń w zakresie
informacji wymaganych w celu weryfikacji zasadności wykluczenia lub faktu spełnienia
kryteriów wyboru, bądź też informacji związanych z wykonywaniem umowy, umowy
o udzieleniu dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji;
(ii) zawarcie układu z innym podmiotem w celu naruszenia zasad konkurencji;
(iii) naruszenie praw własności intelektualnej;
(iv) próba wpływania na proces decyzyjny Agencji podczas procedury przyznawania dotacji;
(v) próba uzyskania informacji poufnych mająca na celu uzyskanie nienależnych korzyści
w procedurze przyznawania dotacji;
d) w wyniku prawomocnego wyroku sądu ustalono, iż wnioskodawca jest winny:
(i) nadużycia finansowego w rozumieniu Artykułu 1 Konwencji w sprawie ochrony interesów
finansowych Wspólnot Europejskich, sporządzonej na mocy aktu Rady z dnia 26 lipca 1995 r.;
(ii) korupcji w rozumieniu Artykułu 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji urzędników
Wspólnot Europejskich i urzędników państw członkowskich Unii Europejskiej, sporządzonej na
mocy aktu Rady z dnia 26 maja 1997 r., oraz w Artykule 2(1) Decyzji Ramowej Rady
2003/568/WSiSW w sprawie zwalczania korupcji w sektorze prywatnym, jak również korupcji
w rozumieniu przepisów prawa obowiązujących w kraju urzędnika zatwierdzającego, kraju,
w którym wnioskodawca posiada siedzibę lub kraju, w którym wdrażana będzie dotacja;
(iii) udziału w organizacji przestępczej w rozumieniu Artykułu 2 Decyzji Ramowej Rady
2008/841/WSiSW;
12
EACEA 45/2016
(iv) prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w rozumieniu Artykułu 1 Dyrektywy Parlamentu
Europejskiego i Rady 2005/60/WE;
(v) przestępstw o charakterze terrorystycznym lub związanych z działalnością terrorystyczną
w rozumieniu odpowiednio Artykułu 1 i 3 Decyzji Ramowej Rady 2002/475/WSiSW, bądź też
podżegania oraz pomocnictwa lub współsprawstwa, jak również usiłowania popełnienia tego
rodzaju przestępstw, jak określono w Artykule 4 wzmiankowanej Decyzji;
e)
f)
g)
h)
i)
(vi) wykorzystywania pracy dzieci lub handlu ludźmi w rozumieniu Artykułu 2 Dyrektywy
Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/36/UE;
wykazuje istotne braki w wykonywaniu głównych zobowiązań wynikających z umowy, umowy
o udzieleniu dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji finansowanej z budżetu Unii, które doprowadziły
do wcześniejszego jej rozwiązania lub nałożenia kary umownej lub innych odszkodowań, bądź też
tego typu braki ujawnione w toku inspekcji, audytu lub dochodzenia przeprowadzonego przez
Urzędnika Zatwierdzającego, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub Europejski
Trybunał Obrachunkowy;
w wyniku prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej ustalono,
iż wnioskodawca dopuścił się nieprawidłowości w rozumieniu Artykułu 1(2) Rozporządzenia Rady
(WE, Euratom) Nr 2988/95;
w przypadku braku prawomocnego orzeczenia lub, w stosownych przypadkach, braku ostatecznej
decyzji administracyjnej, wnioskodawca znajduje się w jednej z sytuacji wymienionych w punkcie (c)
do (f) powyżej, w szczególności na podstawie:
(i) faktów ustalonych w toku audytu lub dochodzenia przeprowadzonego przez Europejski Trybunał
Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, audytu wewnętrznego
lub dowolnej innej inspekcji, rewizji lub kontroli przeprowadzonej w ramach obowiązków
pełnionych przez urzędnika zatwierdzającego instytucji UE, urząd UE lub agencję, czy inny
organ UE;
(ii) nieostatecznej decyzji administracyjnej, która zakładać może środki dyscyplinarne podejmowane
przez odpowiedni organ nadzoru odpowiedzialny za weryfikację stosowania zasad etyki
zawodowej;
(iii) decyzji Europejskiego Banku Centralnego, Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Europejskiego
Funduszu Inwestycyjnego lub organizacji międzynarodowych;
(iv) decyzji Komisji związanych z naruszeniem zasad konkurencji obowiązujących w Unii lub
decyzje odpowiednich organów państwowych
(v) decyzji o wykluczeniu podjętej przez urzędnika zatwierdzającego instytucji UE, urząd UE lub
agencję, czy inny organ UE.
jeżeli osoba będąca członkiem organu administracyjnego, zarządczego lub nadzorującego
przedsiębiorstwa wnioskodawcy, bądź też osoba uprawniona do reprezentowania lub kontrolowania
wnioskodawcy, jak również podejmowania decyzji w jego imieniu (dotyczy to dyrektorów spółki,
członków organów nadzoru lub zarządzania oraz większościowych udziałowców) znajduje się
w jednej lub większej ilości sytuacji wzmiankowanych w punktach (c) do (f) powyżej;
jeżeli osoba fizyczna lub prawna przyjmująca nieograniczoną odpowiedzialność za długi
wnioskodawcy znajduje się w jednej lub obu sytuacjach wzmiankowanych w punktach (a) i (b)
powyżej;
Jeżeli wnioskodawca znalazł się w jednej z sytuacji wymienionych powyżej, winien wskazać środki
podjęte w celu usunięcia sytuacji wykluczającej z procedury, tym samym udowadniając swoją rzetelność.
Środki te mogą obejmować np. środki techniczne, organizacyjne i związane z zasobami ludzkimi, mające
na celu zapobieżenie wzmiankowanym powyżej sytuacjom w przyszłości, naprawienie wyrządzonych
szkód lub zapłacenie kar. Nie ma to zastosowania do sytuacji opisanej w punkcie (d) niniejszego rozdziału.
W przypadkach przewidzianych w punktach (c) do (f) powyżej, w przypadku braku prawomocnego
orzeczenia sądu lub, w stosownych przypadkach, braku ostatecznej decyzji administracyjnej, Agencja może
wykluczyć wnioskodawcę tymczasowo z udziału w zaproszeniu do składania wniosków, jeżeli jego udział
będzie stanowić poważne i bezpośrednie zagrożenie dla interesów finansowych Unii.
13
EACEA 45/2016
7.2 Odmowa wszczęcia procedury przyznania dotacji
Wnioskodawcy nie zostanie przyznana dotacja w ramach procedury, jeżeli:
(a)
znalazł się on w jednej z sytuacji wykluczających wzmiankowanych w rozdziale 7.1 powyżej;
(b)
złożył nieprawdziwe oświadczenie w związku z informacjami, których podanie jest warunkiem
uczestnictwa w procedurze, bądź też nie podał wymaganych informacji;
(c)
we wcześniejszym terminie uczestniczył on w przygotowaniu naboru wniosków, jeżeli oznacza to
niemożliwe do usunięcia naruszenie zasad konkurencji.
Odmowa wszczęcia procedury przyznawania dotacji i wszelkie sankcje administracyjne (wykluczenie
lub kara finansowa) mogą dotyczyć wnioskodawców lub odpowiednich podmiotów stowarzyszonych,
jeżeli stwierdzono nieprawdziwość dowolnego wniosku lub informacji, których dostarczenie jest
wymagane do wszczęcia procedury.
Wnioskodawców należy powiadomić, iż Agencja ma prawo publikować na swojej stronie internetowej
poniższe informacje związane z wykluczeniem oraz (jeżeli dotyczy) z karą finansową w przypadku sytuacji
wzmiankowanych w punktach (c), (d), (e) i (f) rozdziału 7.18:
(a) nazwa odpowiedniego wnioskodawcy;
(b) sytuacja wykluczająca;
(c) czas trwania wykluczenia i/lub kwota kary finansowej.
W przypadku wstępnej kwalifikacji prawnej (tj. braku prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji
administracyjnej) publikacja wskazywać będzie, iż nie wydano prawomocnego wyroku lub nie podjęto
ostatecznej decyzji administracyjnej. W takich przypadkach informacje o apelacji złożonej przez
wnioskodawcę, stanie i wyniku, jak również o wszelkich zrewidowanych decyzjach urzędnika
zatwierdzającego publikowane są niezwłocznie. Jeżeli na wnioskodawcę nałożono karę finansową,
publikacja wskazuje również, czy została ona zapłacona.
Decyzja o opublikowaniu informacji jest podejmowana przez Agencję po wydaniu prawomocnego wyroku,
ostatecznej decyzji administracyjnej lub wstępnej kwalifikacji prawnej czynu zabronionego, zależnie od
przypadku. Decyzja ta wchodzi w życie na trzy miesiące po dostarczeniu powiadomienia podmiotowi
gospodarczemu.
Opublikowane informacje zostaną usunięte ze strony internetowej niezwłocznie po zakończeniu okresu
wykluczenia. W przypadku kar finansowych publikacja zostanie usunięta sześć miesięcy po zapłaceniu
kary.
Zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 45/2001, w przypadku publikacji danych osobowych Agencja
powiadamia wnioskodawcę o jego prawach wynikających z odpowiednich przepisów dotyczących ochrony
danych osobowych i o dostępnych procedurach mających na celu dochodzenie tych praw.
7.3 Dokumenty pomocnicze
Wnioskodawcy (liderzy projektów) muszą podpisać oświadczenie honorowe poświadczające, że zarówno
oni, jak i ich partnerzy nie znajdują się w którejkolwiek z sytuacji, o których mowa w powyższych sekcjach
7.1 i 7.2, poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza, jaki zostanie załączony do formularza wniosku
towarzyszącemu zaproszeniu. Zależnie od przypadku, w załączeniu do takiego oświadczenia dostarczyć
należy odpowiednie dokumenty udowadniające podjęcie wszelkich środków naprawczych.
Oświadczenie jest dostępne na stronie:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european- cooperation-projects-2017_en.
8
Informacje, o których mowa, nie zostaną opublikowane w poniższych okolicznościach:
a) jeżeli niezbędne jest zachowanie poufności dochodzenia lub państwowego postępowania sądowego;
b) jeżeli ich publikacja wywołałaby nieproporcjonalnie duże szkody dla zainteresowanego wnioskodawcy lub też wywołałaby inny
nieproporcjonalny skutek zgodnie z kryteriami proporcjonalności w odniesieniu do kwoty kary finansowej;
c) jeżeli sytuacja dotyczy osoby fizycznej, chyba że publikacja danych osobowych jest działaniem uzasadnionym, między innymi
ze względu na powagę sytuacji lub jej wpływ na interesy finansowe Unii. w takich przypadkach decyzja o publikacji informacji
winna uwzględniać prawo do prywatności oraz inne prawa zawarte w Rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.
14
EACEA 45/2016
8. KRYTERIA WYBORU
Kandydaci muszą złożyć oświadczenie honorowe, wypełnione i podpisane, potwierdzające ich zdolność
finansową i operacyjną do zrealizowania proponowanego działania.
8.1
Zdolność operacyjna
Wnioskodawcy muszą posiadać kompetencje zawodowe, a także odpowiednie kwalifikacje niezbędne do
zrealizowania proponowanego działania.
Przedstawiciel prawny lidera projektu zaświadczy o zdolności operacyjnej instytucji partnerskiej w formie
oświadczenia honorowego. Dodatkowo, dla wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie powyżej
60 000 euro, zdolność operacyjna zostanie oceniona na podstawie następujących informacji
uzupełniających (jakie zostaną dostarczone w dokumencie „Informacje o partnerstwie” dostępnym na
stronie internetowej zaproszenia: http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-europeancooperation-projects-2017_en):
 życiorysy osób odpowiedzialnych za ogólną koordynację i realizację projektu w każdej instytucji
partnerskiej;
 wyczerpujący wykaz głównych działań w sektorze kultury i branży twórczej w ciągu ostatnich 2 lat
każdej instytucji partnerskiej.
Agencja oceni i zweryfikuje poziom działań związanych z podwykonawstwem, z których wnioskodawcy
zamierzają korzystać w toku wdrażania proponowanego projektu.
8.2
Zdolność finansowa
Wnioskodawcy powinni posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, umożliwiające utrzymanie
ciągłości działalności w całym okresie realizacji projektu oraz uczestniczenie w jego finansowaniu.
Zdolność finansowa wnioskodawcy zostanie oceniona na podstawie poniższych dokumentów
wspierających, składanych wraz z wnioskiem:
a)
b)
c)
Dotacje o niewielkiej kwocie (≤ 60 000 Euro):

oświadczenie honorowe lidera projektu.
Dotacje >60 000 Euro:

oświadczenie honorowe lidera projektu
 sprawozdanie finansowe lidera projektu (w tym bilans, rachunek zysków i strat wraz
z załącznikami) z ostatnich dwóch lat obrotowych, za które zamknięto rachunki.
Wnioskodawcy, którzy zamknęli tylko jeden rok obrotowy w dniu złożenia
dokumentu są upoważnieni do dostarczenia sprawozdania finansowego jedynie za
ten rok.
 formularz zdolności finansowej dla lidera projektu, uzupełniony odpowiednimi
ustawowymi danymi księgowymi w celu obliczenia wskaźników, jak określono w
formularzu;
Dotacje na działanie > 750 000 euro, w uzupełnieniu do powyższego:
− sprawozdanie z audytu przeprowadzonego przez biegłego rewidenta potwierdzające
sprawozdania finansowe za ostatni rok finansowy.
Jeżeli na podstawie złożonych dokumentów Agencja stwierdzi, iż zdolność finansowa nie została
udowodniona, bądź też jest niewystarczająca, może:
-
wymagać poręczenia (patrz rozdział 10.2 niniejszego przewodnika) zapewnionego przez
zatwierdzony bank lub instytucję finansową lub solidarnego poręczenia stron trzecich;
zaoferować umowę o przyznaniu dotacji bez finansowania zaliczkowego i dokonać płatności
okresowej na podstawie kwalifikowanych wydatków poniesionych w rzeczywistości, po
częściowej realizacji projektu.
15
EACEA 45/2016
Agencja zastrzega sobie prawo do odrzucenia wniosku, jeżeli żadna z dwóch powyższych opcji nie może
zostać wdrożona, niezależnie od powodu.
Weryfikacja zdolności finansowej nie ma zastosowania do instytucji publicznych i organizacji
międzynarodowych prawa publicznego. Nie będzie także miała zastosowania do instytucji edukacyjnych i
szkoleniowych, jeśli tak zadecyduje właściwy urzędnik zatwierdzający w oparciu o analizę ryzyka
związanego z zarządzaniem.
9. KRYTERIA PRZYZNAWANIA GRANTU
Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów:
Kryterium
1. Zgodność z celami programu
2. Jakość treści i działań
3. Komunikacja i
rozpowszechnianie
4. Jakość partnerstwa
1.
Definicja
Czy wniosek przyczynia się do
realizacji celów i priorytetów
programu?
Jak realizowany jest projekt?
Jakie jest podejście projektu do
komunikowania działań oraz
dzielenia
się
wiedzą
i
doświadczeniami z sektorem
oraz ponad granicami?
Jaka jest jakość partnerstwa w
odniesieniu
do
skutecznej
realizacji i trwałości?
Maks. liczba punktów
30
30
20
20
Zgodność z celami programu (30)
Kryterium to pozwala ocenić, w jaki sposób projekt, w oparciu o priorytety programowe
wymienione w punkcie 2. niniejszego przewodnika, przyczyni się do wzmocnienia profesjonalizacji
oraz zdolności do działania na szczeblu ponadnarodowym oraz międzynarodowym, promowania
ponadnarodowego obiegu dzieł sektora kultury i kreatywnego, mobilności artystów, a także poprawy
dostępu do dzieł sektora kultury i kreatywnego.
W tym celu, projekt powinien zawierać uzasadnioną strategię do realizacji priorytetu/ów
programowych zdefiniowanych w punkcie 2., poprzez udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

Jaka jest adekwatność projektu względem jednego lub więcej z poniższych priorytetów
uznawanych za kluczowe do osiągnięcia celów komponentu Kultura:
o Mobilność transnarodowa artystów i twórców kultury oraz/lub ponadnarodowa cyrkulacja
dzieł kultury oraz kreatywnych
o Rozwój publiczności
o Budowanie potencjału w kontekście dostosowania do cyfryzacji i zachęcanie do korzystania z
technologii cyfrowych
o Budowanie potencjału w kontekście podniesienia umiejętności biznesowych
o Budowanie potencjału w kontekście nabywania nowych umiejętności i zwiększania szans na
zatrudnienie
 Na ile przekonujące, jasno określone i innowacyjne są strategie proponowane w celu osiągnięcia
powyższego priorytetu(ów), które projekt zamierza zrealizować?
− W jakim stopniu projekt ma na celu przyniesienie rezultatów, które wykraczają poza wyłączny
interes partnerów i bezpośrednich uczestników i mają potencjalny wpływ długoterminowy?
− W jakim stopniu projekt jest komplementarny do działań kulturalnych realizowanych na poziomie
krajowym, regionalnym lub lokalnym?
16
EACEA 45/2016
2.
Jakość treści i działań (30)
Kryterium to służy ocenie, jak projekt będzie realizowany w praktyce (jakość działań i rezultatów,
doświadczenie personelu odpowiedzialnego za projekt i organizację pracy).







Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane działania przeznaczone do realizacji w ramach
projektu?
Jak wyraźnie cele i działania w ramach projektu związane są ze zidentyfikowanymi potrzebami
grup docelowych?
Czy istnieją konkretne i dobrze zdefiniowane produkty (rezultaty) i jak mają się one do ogólnych
celów projektu?
Czy przewidziana jest ocena jakościowa i ilościowa wyników i jak bardzo jest ona przejrzysta i
odpowiednia?
Jak istotne jest doświadczenie zespołu biorącego udziału w projekcie, np. z punktu widzenia
umiejętności organizacyjnych, doświadczenia oraz historii dokonań w sektorach kultury i
kreatywnym, komunikacji i umiejętności językowych? W tym celu ocenione zostaną CV osób
odpowiedzialnych za zgłoszony projekt w ramach organizacji wnioskodawcy oraz każdej
instytucji partnerskiej.
Jak adekwatna jest alokacja budżetu i zasobów ludzkich do działań podjętych w ramach projektu?
Na ile jasny i realistyczny jest harmonogram realizacji działań projektowych?
3. Komunikacja i rozpowszechnianie (20)
Kryterium to pozwala na ocenę zastosowanego w projekcie podejścia do komunikowania działań
oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z sektorem oraz ponad granicami. Celem jest tu
maksymalizacja wpływu wyników projektu poprzez jak najszersze ich udostępnienie na szczeblu
lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim tak, aby wykroczyły one poza osoby bezpośrednio
zaangażowane w projekt oraz osiągnęły wpływ wykraczający poza czas trwania projektu.



4.
Na ile przejrzysta i adekwatna jest strategia komunikowania działań sieci partnerów, z
uwzględnieniem celów, grup docelowych, narzędzi9, kanałów10, mediów, wpływu i
harmonogramu?
Jak widoczne będzie wsparcie UE przez cały czas trwania projektu i po jego zakończeniu, oraz w
jaki sposób przyczyni się to do poprawy wizerunku UE?
Jak i do kogo będą rozpowszechniane doświadczenie i wiedza uzyskane w ramach projektu na
szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i/lub europejskim, również po zakończeniu projektu?
Jakość partnerstwa (20)
Kryterium to ocenia do jakiego stopnia ogólna organizacja i koordynacja projektu zapewnią
skuteczną realizację działań oraz przyczynią się do ich trwałości.




W jaki sposób zdefiniowane zostało partnerstwo i do jakiego stopnia zapewnia ono silne
zaangażowanie wszystkich partnerów oraz wyraźny podział zadań między nimi?
W jaki sposób zapewniona została trwałość partnerstwa po zakończeniu projektu?
Do jakiego stopnia partnerstwo wykracza poza bezpośrednich sąsiadów geograficznych
organizacji i włącza partnerów z różnych regionów europejskich?
Tylko dla projektów obejmujących współpracę z organizacją(ami) mającymi siedzibę w tych
państwach, o których mowa w ustępach 2, 4 i 5 punktu 6.1 przewodnika: W jakim stopniu
współpraca z podmiotami spoza UE odzwierciedla koncepcję roli kultury w stosunkach
zewnętrznych UE, jak określono w Europejskiej Agendzie Kultury?
9
Przykładami „narzędzi” są: publikacje, materiały promocyjne: ulotki, plakaty, gadżety, materiały audiowizualne, biuletyny informacyjne, bazy
danych, itp.
10
Przykłady „kanałów” to: Internet, media społecznościowe (Facebook, Twitter, YouTube), wydarzenia: konferencje, seminaria, warsztaty, itp.
17
EACEA 45/2016
10. ZOBOWIĄZANIA PRAWNE
W przypadku, gdy dotacja jest przyznawana przez Agencję, do lidera projektu zostanie przesłana umowa o
dotację, sporządzona w euro i określająca warunki oraz poziom finansowania, a także procedura z uwagi na
sformalizowanie obowiązków stron.
Dwa egzemplarze oryginalnej umowy o dotację musza najpierw zostać podpisane przez lidera projektu w
imieniu wszystkich partnerów projektu (lidera projektu oraz partnerów określanych także mianem
"beneficjentów") oraz niezwłocznie zwrócone do Agencji. Agencja podpisze je w ostatniej kolejności.
Przyznanie dotacji nie stanowi uprawnienia do finansowania w kolejnych latach.
11. PRZEPISY FINANSOWE
11.1.
Ogólne zasady
a)
Brak kumulacji dotacji
Na jedno działanie z budżetu UE przyznana może zostać tylko jedna dotacja.
W żadnym wypadku nie można finansować tych samych kosztów z budżetu Unii Europejskiej dwukrotnie.
W celu zapewnienia, że powyższa zasada będzie przestrzegana, wnioskodawcy w formularzu wniosku
powinni wskazać źródła i kwoty finansowania unijnego, które zostało przyznane, lub o które wnioskowano
w związku z działaniem lub częścią działania, bądź też w związku z jego funkcjonowaniem w tym samym
roku obrotowym, oraz wszelkie inne formy finansowania, które zostało przyznane, lub o które
wnioskowano w związku z tym samym działaniem.
b)
Niedziałanie zasad wstecz
Nie można przyznać z mocą wsteczną dotacji na działania już zakończone.
Dotację można przyznać na działanie, które już się rozpoczęło jedynie w przypadku, gdy ubiegający się o
nią wnioskodawca wykaże konieczność rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy.
W takich przypadkach koszty kwalifikowane do finansowania nie mogą być poniesione przed terminem
złożenia wniosku o przyznanie dotacji.
c)
Współfinansowanie
Współfinansowanie oznacza, iż środki niezbędne do przeprowadzenia działania nie mogą pochodzić
w całości z dotacji UE.
Współfinansowanie działania może przybrać formę:
-
własnych środków beneficjenta,
-
dochodu wygenerowanego przez działanie,
-
wkładów finansowych od osób trzecich.
18
EACEA 45/2016
d)
Zbilansowany budżet
Szacunkowy budżet działania należy załączyć do formularza wniosku. Musi on być kompletny oraz
znajdować się w równowadze, tzn. całkowite wydatki muszą być równe całkowitym przychodom, włączając
wnioskowaną dotację od Agencji.
Budżet musi być sporządzony w euro.
Wnioskodawcy, którzy przewidują, że koszty nie zostaną poniesione w euro, zobowiązani są zastosować
kurs wymiany opublikowany na stronie internetowej Infor-euro, dostępnej pod adresem:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm w miesiącu publikacji
niniejszego zaproszenia do składania wniosków.
e)
Umowy dotyczące wykonania /podwykonawstwo
Jeżeli realizacja działań wymaga nabycia towarów, usług lub opłacenia prac (umowy wdrożeniowe),
wówczas beneficjenci zobowiązani są do uzyskania ofert od potencjalnych kontrahentów oraz wybrania
oferty o najlepszym stosunku ceny do jakości lub, w stosownych przypadkach, wybrania oferty o najniższej
cenie dbając, aby pomiędzy stronami nie wystąpił konflikt interesów oraz zachowując dokumenty na
wypadek audytu.
W przypadku podwykonawstwa przekraczającego 60 000 EUR, beneficjenci muszą przestrzegać
szczególnych zasad, o których mowa w umowie o dotację załączonej do zaproszenia. Ponadto oczekuje się,
że beneficjenci jasno udokumentują procedurę przetargową, przedłożą kopie odpowiednich dokumentów
wraz ze sprawozdaniem końcowym po zakończeniu działania i zachowają dokumentację na wypadek
kontroli.
Podmioty działające jako instytucje zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/18/EC1211 lub jako
podmioty zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/17/EC1312 zobowiązuje się do przestrzegania
obowiązujących krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych.
Podwykonawstwo oznacza przekazanie stronie trzeciej określonych zadań lub działań, które stanowią część
projektu zgodnie z opisem zawartym we wniosku, i które nie mogą być wykonywane przez samych
beneficjentów (tj. lidera projektu oraz partnerów). Podwykonawstwo musi spełniać warunki odnoszące się
do wszelkich umów wdrożeniowych (jak określono powyżej), a oprócz tego spełniać następujące warunki:
może obejmować jedynie ograniczoną część działania;
musi być uzasadnione w świetle charakteru projektu oraz tego, co jest wymagane do jego wdrożenia;
musi być jasno określone we wniosku lub uzyskać uprzednią pisemną zgodę Agencji;
szacunkowe koszty muszą być wyraźnie rozpoznawalne w szacunkowym budżecie.
11
Dyrektywa 2004/18/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane,
dostawy i usługi
12
Dyrektywa 2004/17/WE w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych przez podmioty
działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych
19
EACEA 45/2016
Podwykonawstwo dotyczy jedynie działań uzupełniających. Beneficjenci pozostają prawnie i finansowo
odpowiedzialni za działania i beneficjenci ponoszą odpowiedzialność za koncepcję i rozwój projektu,
realizację jego celów, wprowadzenie w życie działań i wykorzystanie odpowiednich narzędzi.
Należy zauważyć, że Agencja dokona oceny i weryfikacji poziomu działań podwykonawczych
stosowanych przez wnioskodawców, w szczególności przy ocenie zdolności operacyjnej
wnioskodawcy/beneficjentów do realizacji jego działań.
f)
Wsparcie finansowe stron trzecich.
Wnioski nie mogą zakładać świadczenia pomocy finansowej na rzecz stron trzecich.
11.2. Metoda finansowania
11.2.1. Finansowanie na podstawie budżetu
System finansowania to grant oparty na budżecie (koszty kwalifikowane). Dotacje finansowane
przez zwrot kosztów kwalifikowanych, w połączeniu z ryczałtem obejmującym koszty ogólne, są
obliczane na podstawie szczegółowego budżetu wstępnego, wskazującego wyraźnie koszty, które
kwalifikują się do finansowania ze środków UE.
Postanowienia ogólne
Dotacja UE jest ograniczona do poziomu współfinansowania w wysokości 60% kosztów kwalifikowanych
dla mniejszych projektów współpracy oraz do stopy współfinansowania w wysokości 50% kosztów
kwalifikowanych w przypadku większych projektów współpracy.
Część całkowitych szacowanych kwalifikowanych wydatków powinna być finansowana ze źródeł innych
niż dotacja z UE.
Kwota dotacji nie może przekraczać kosztów kwalifikowalnych ani kwoty wnioskowanej. Kwoty podane są
w euro.
Zaakceptowanie wniosku przez Agencję nie stanowi zobowiązania do przyznania dotacji UE w wysokości
kwoty wnioskowanej przez beneficjenta.
Wnioskodawcy ubiegający się o projekty współpracy na większą skalę mogą zostać poproszeni
odpowiednio o zmianę swojego programu działań oraz prognozowanego budżetu (patrz punkt 14.4.2
niniejszego przewodnika – faza dostosowawcza).
Koszty kwalifikowane
Koszty kwalifikowane to koszty, które odpowiadają działaniom kwalifikowanym zgodnie z definicją
zawartą w punkcie 6.5 niniejszego przewodnika.
Za koszty kwalifikowane uznane są koszty rzeczywiście poniesione przez beneficjenta, które spełniają
następujące kryteria:
są poniesione w trakcie czasu trwania działań opisanych w umowie o grant, z wyjątkiem kosztów
związanych z ostatecznymi sprawozdaniami;
Okres kwalifikowania kosztów rozpocznie się w sposób określony w umowie o dotację. Jeżeli
beneficjent może wykazać konieczność rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy, wydatki
mogą zostać dopuszczone przed przyznaniem dotacji. Okres kwalifikowalności nie może w
żadnym wypadku rozpocząć się przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie (patrz sekcja
11.1b).
są wskazane w szacunkowym budżecie całkowitym działania;
zostały poniesione w związku z akcją będącą przedmiotem dotacji i były niezbędne dla jej
przeprowadzenia;
możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w rejestrach
księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości
kraju, w którym beneficjent ma siedzibę oraz zgodnie z jego zwykłą praktyką ewidencji kosztów
20
EACEA 45/2016
Bezpośrednie koszty kwalifikowane
Bezpośrednie kwalifikowane koszty działania to koszty, które przy poszanowaniu ogólnych warunków
kwalifikowalności określonych powyżej, mogą zostać uznane za koszty szczególne bezpośrednio związane
z wdrażaniem działania, i które w związku z tym mogą być bezpośrednio księgowane jako jego część.
W szczególności, poniższe kategorie kosztów bezpośrednich są kwalifikowane, jeżeli spełniają kryteria
określone w powyższym ustępie:
koszty personelu przydzielonego do projektu, obejmujące rzeczywiste wynagrodzenia plus
składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia,
pod warunkiem, że koszty te nie wykraczają poza standardową politykę wynagrodzeń lidera
projektu lub w stosownych przypadkach jego partnerów.
Nota bene: kosztami personelu muszą być rzeczywiste koszty poniesione przez beneficjentów.
Koszty personelu innych organizacji są kwalifikowane tylko wtedy, gdy są one wypłacane
bezpośrednio lub zwracane przez beneficjentów. Koszty personelu muszą być zgodne z
działaniami i muszą być proporcjonalne do budżetu. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu
administracji krajowych są kwalifikowane w takim stopniu, w jakim mają one związek z
kosztami działań, jakich odnośne władze publiczne nie wykonywałyby, gdyby dany projekt nie
był realizowany;
koszty podróży i związane z tym koszty utrzymania pod warunkiem, że koszty te są zgodne z
przyjętymi praktykami beneficjentów i nie przekraczają skali zatwierdzanej corocznie przez
Komisję;
koszty amortyzacji sprzętu (nowego lub używanego) pod warunkiem, że są one odpisywane
zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi mającymi zastosowanie do beneficjentów i
ogólnie przyjętymi dla przedmiotów tego samego rodzaju. Tylko ta część amortyzacji sprzętu,
która odpowiada okresowi trwania projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania w celu
realizacji projektu może być brana pod uwagę przez Agencję, z wyjątkiem sytuacji, gdy charakter
i/lub kontekst zastosowania sprzętu daje podstawę do innego traktowania tej kwestii przez
Agencję;
koszty materiałów eksploatacyjnych i zaopatrzenia, pod warunkiem, że są one możliwe do
zidentyfikowania i są przypisane do projektu;
koszty wynikające z innych umów zawartych przez beneficjentów w celu realizacji projektu, pod
warunkiem, że warunki określone w umowie o grant są spełnione;
koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych z realizacją działania
(rozpowszechnianie informacji, ocena działania, tłumaczenia, powielanie itp.);
koszty odnoszące się do gwarancji przedpłat wniesionej przez beneficjentów grantu, jeśli jest
wymagana;
koszty audytów zewnętrznych, jeśli są one wymagane i dotyczą wniosków o płatność;
podatek VAT niepodlegający odliczeniu za wszystkie działania, które nie są działaniami władz
publicznych w państwach członkowskich.
-
-
-
-
W odniesieniu do działań obejmujących koszty związane z państwami trzecimi (tj. koszty odnoszące się do
osób fizycznych, które są obywatelami państwa trzeciego, organizacji z siedzibą w państwie trzecim i
działań mających miejsce w państwie trzecim), odpowiednie koszty poniesione przez lidera projektu i/lub
partnerów nie mogą przekroczyć 30% całkowitego budżetu kwalifikowanego.
Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty administracyjne)
Kwota ryczałtowa nie wyższa niż 7% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich działania jest
kwalifikowalna w ramach kosztów pośrednich, reprezentujących ogólne koszty administracyjne
beneficjentów, które mogą zostać uznane jako obciążające działanie.
Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów ujętych w innych pozycjach budżetu.
Koszty te obejmują następujące kategorie:
-
lokale i związane z nimi koszty (np. czynsz, ubezpieczenie...);
wydatki biurowe i materiały eksploatacyjne (np. usługi pocztowe i telefoniczne, kserokopie, itp.).
21
EACEA 45/2016
W razie otrzymania przez organizację wnioskującą grantu operacyjnego z budżetu UE, koszty pośrednie
nie kwalifikują się w ramach określonych działań.
Koszty niekwalifikowane
Poniższe koszty będą uznawane za niekwalifikowane:
zwrot z kapitału;
zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;
rezerwy na straty lub długi;
należne odsetki;
wątpliwe należności;
ujemne różnice kursowe;
koszty przelewów od Agencji pobierane przez bank beneficjenta;
koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania korzystającego z finansowania
UE. W szczególności, koszty pośrednie nie kwalifikują się w ramach przyznanego beneficjentowi
grantu na projekt, który już otrzymuje grant operacyjny finansowany z budżetu UE w okresie, o
którym mowa;
nadmierne lub nierozważne wydatki;
wkłady rzeczowe;
VAT podlegający odliczeniu.
-
-
Wyliczenie ostatecznej kwoty dofinansowania oraz dokumenty dodatkowe
Ostateczną kwotę dotacji, jaka zostanie przyznana beneficjentom, ustala się po zakończeniu działania, po
zatwierdzeniu wniosku o płatność, zawierającego następujące dokumenty:
ostateczne sprawozdanie z realizacji wyników projektu („ostateczny raport techniczny”) wraz z
powiązaną dokumentacją, w tym publiczne podsumowanie/sprawozdanie przewidziane w
punkcie 12.3 niniejszego przewodnika;
końcowe sprawozdanie finansowe faktycznie poniesionych kosztów („ostateczne sprawozdanie
finansowe”), które musi zawierać skonsolidowane sprawozdanie, jak również wyszczególnienie
kwot zadeklarowanych przez każdego beneficjenta.
Ponadto,
 jeśli dotacja UE wynosi ponad 60 000 EUR lub mniej niż 750 000 EUR
Beneficjent musi złożyć – aby móc otrzymać ostateczną zapłatę – „sprawozdanie ze stanu faktycznego
ostatecznego sprawozdania finansowego – typ I” przygotowane przez zatwierdzonego audytora lub, w
przypadku podmiotów publicznych, przez kompetentnego i niezależnego urzędnika publicznego.
Procedura oraz format, których powinien przestrzegać zatwierdzony audytor lub, w przypadku podmiotów
publicznych, kompetentny i niezależny urzędnik publiczny, są określone w następujących „notach
przewodnich”: https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/annex_iii_guidance_notes_audit_type_i_032014_en.pdf
Stosowanie formatu sprawozdania określonego w „notach przewodnich” jest obowiązkowe.

jeśli dotacja UE wynosi 750 000 EUR lub więcej oraz gdy skumulowana kwota wniosku o
płatność wynosi przynajmniej 325 000 EUR.
Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany dostarczyć „Raport z ustaleń faktycznych w
sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego – typ II”, sporządzony przez biegłego rewidenta lub w
przypadku instytucji publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego. Poświadczenie
zaświadcza, zgodnie z metodologią przyjętą przez Agencję, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w
sprawozdaniu finansowym, na których opiera się wniosek o płatność są prawdziwe, dokładnie rejestrowane
i kwalifikowane zgodnie z umową na dotację.
Procedura i format, które mają być zastosowane przez biegłego rewidenta lub w przypadku instytucji
publicznych przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego są opisane w sposób szczegółowy w
poniższych
„notach
wyjaśniających”:
https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-
22
EACEA 45/2016
site/files/annex_iv_guidance_notes_audit_type_ii_03-2014_en.pdf
Stosowanie formatu sprawozdania określonego w „notach przewodnich” jest obowiązkowe.

jeśli dotacja UE wynosi 60 000 EUR lub mniej
Na poparcie płatności końcowej beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia kopii następujących
dokumentów bazowych:
-
Koszty personelu: trzy najwyższe skonsolidowane koszty personelu dotyczące całego okresu
kwalifikowalności.
Trzy umowy podwykonawstwa o najwyższej wartości.
25% najwyższych kosztów zgłoszonych w kategorii podróże i utrzymanie.
Jeżeli z obliczenia ostatecznej kwoty grantu wynika, że rzeczywiste koszty kwalifikowane poniesione przez
beneficjentów są niższe niż spodziewane, Agencja zastosuje stawkę dofinansowania określoną w umowie o
grant dla wydatków faktycznie poniesionych. Agencja zastrzega sobie również prawo do zmniejszenia
kwoty grantu, jeśli beneficjenci nie wdrożyli w pełni uzgodnionych działań (jak określono w umowie o
grant).
W przypadku niewykonania lub wyraźnie nienależytego wykonania działania planowanego we wniosku
dołączonego do umowy o dotację lub w przypadku, gdy nie złożono informacji wymaganych w umowie o
dofinansowanie, ostateczna dotacja zostanie odpowiednio zmniejszona.
Zasada non-profit
Osiągnięcie przez beneficjenta zysku nie może być celem, ani też skutkiem otrzymania grantu ze środków
UE. Zysk rozumiany jest jako nadwyżka wpływów nad kosztami kwalifikowanymi poniesionymi
przez beneficjenta. W przypadku wygenerowania zysku Agencja jest uprawniona do odzyskania części
zysku odpowiadającej wysokości dofinansowania UE kosztów kwalifikowanych rzeczywiście
poniesionych przez beneficjenta. Przepis ten nie ma zastosowania do grantu niższego lub równego 60 000
euro.
W stosownych przypadkach beneficjenci będą zobowiązani do zwrotu wszelkich nadpłaconych kwot
wypłaconych przez Agencję w formie przedpłaty.
11.3 Warunki płatności
Jeśli wymagania w zakresie zdolności finansowych nie zostaną spełnione, wówczas procedura płatności
zostanie określona w sposób omówiony w punkcie 8.2 niniejszego przewodnika (ocena zdolności
finansowej).
Jeśli spełnione zostały wymagania w zakresie zdolności finansowej, kwoty grantu oraz czasu trwania
projektu, Agencja może zdecydować o przesłaniu jednej lub kilku płatności w ramach przedpłaty.
Charakter, liczba i kwota płatności zostaną w pełni zdefiniowane w umowie o grant.
Przypadek 1:
W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub
równy 750 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w wysokości 70% grantu.
Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron
pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.
Przypadek 2:
W przypadku działań trwających dłużej niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE jest mniejszy lub równy
750 000 euro, Agencja przekaże:
23
EACEA 45/2016

na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 50% grantu UE. Przedpłata zostanie
przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod
warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały dostarczone.

na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 30% grantu UE. Druga przedpłata będzie
przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z
postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia tego
sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli co najmniej 70% poprzedniej
przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest niższe niż 70%,
kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę poprzedniej przedpłaty.
Kwota grantu unijnego w euro
€ 2.000.000,00
Case 3
Przypadek
3
Przypadek
4
Case
4
1 przedpłata w wysokości 40%
2 przedpłata w wysokości 40%
Wyrównanie w wysokości 20%
1 przedpłata w wysokości 50%
Wyrównanie w wysokości 50%
€ 1.400.000,00
€ 750.000,00
Case
2
Przypadek
4
Case
1
Przypadek
1
1 przedpłata w wysokości 50%
2 przedpłata w wysokości 30%
Wyrównanie w wysokości 20%
1 przedpłata w wysokości 70%
Wyrównanie w wysokości 30%
€ 200.000,00
€ 0,00
0
12
24
36
48
Liczba
miesięcy
Przypadek 3:
W przypadku działań o maksymalnym czasie trwania 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza 750 000
euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże na rzecz beneficjenta przedpłatę w
wysokości 50% grantu. Przedpłata zostanie przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez
ostatnią spośród obu stron pod warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane.
Przypadek 4:
W przypadku działań o czasie trwania dłuższym niż 24 miesięcy oraz gdy grant UE przekracza 750 000
euro i jest mniejszy lub równy 2 000 000 euro, Agencja przekaże:
 na rzecz beneficjenta pierwszą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Przedpłata zostanie
przekazana w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy przez ostatnią spośród obu stron pod
warunkiem, że wszystkie niezbędne gwarancje zostały otrzymane.
 na rzecz beneficjenta drugą przedpłatę w wysokości 40% grantu UE. Druga przedpłata będzie
przekazana w oparciu o przesłany do Agencji wniosek o zapłatę z dołączonym sprawozdaniem z
postępów w realizacji projektu. Zostanie ona przekazana w ciągu 60 dni od dnia zatwierdzenia
tego sprawozdania przez Agencję. Może ona być przekazana jedynie, jeśli co najmniej 70%
24
EACEA 45/2016
poprzedniej przedpłaty zostało wykorzystane. Jeśli wykorzystanie poprzedniej przedpłaty jest
niższe niż 70%, kwota nowej przedpłaty będzie pomniejszona o niewykorzystaną kwotę
poprzedniej przedpłaty.
Przedpłaty mają zapewnić beneficjentowi płynność finansową.
W przypadku wszystkich projektów Agencja określi kwotę ostatniej płatności na rzecz beneficjenta w
oparciu o ostateczne sprawozdanie (patrz punkt 11.2 niniejszego przewodnika). Jeżeli suma wcześniejszych
płatności jest wyższa niż ostateczna kwota grantu, beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu kwoty
nadpłaconej przez Komisję w drodze nakazu odzyskania.
11.4 Poręczenie
W przypadku, gdy zdolność finansowa wnioskodawcy nie jest zadowalająca, Agencja może wymagać od
każdej organizacji, która otrzymała grant w wysokości przekraczającej 60 000 euro dostarczenia poręczenia
w celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z przedpłatami.
Celem gwarancji jest, aby bank, instytucja finansowa lub strona trzecia zapewniła nieodwołalne
zabezpieczenie lub pełniła funkcję poręczyciela na pierwsze wezwanie względem zobowiązań beneficjenta
grantu.
Gwarancja finansowa, wyrażona w euro, powinna pochodzić od uznanej organizacji finansowej lub banku
mającego swoją siedzibę w jednym państw członkowskich Unii Europejskiej. W przypadku beneficjentów
mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich UE, Agencja może zgodzić się, aby gwarancja
dostarczona była przez bank lub instytucję finansową działającą w tym państwie trzecim, jeżeli uzna ona,
że ów bank lub instytucja finansowa prezentuje podobne cechy i poziom bezpieczeństwa, jak banki lub
instytucje finansowe działające w państwach członkowskich.
Kwoty zablokowanych na rachunkach bankowych nie mogą być przyjęte jako gwarancje finansowe.
Gwarancja może zostać zastąpiona gwarancją solidarną strony trzeciej lub wspólną gwarancją
beneficjentów będących stronami tej samej umowy o grant.
Gwarancja będzie zwracana w miarę stopniowego rozliczania przedpłat względem płatności okresowych
lub płatności sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o grant.
Wymóg ten nie ma zastosowania do:
- instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych na mocy prawa publicznego,
ustanowionych przez międzynarodowe umowy rządowe,
- wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje,
- Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (MKCK), Międzynarodowej Federacji
Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
25
EACEA 45/2016
12. DZIAŁANIA PROMOCYJNE, KOMUNIKACJA I UPOWSZECHNIANIE INFORMACJI
12.1
Przez beneficjentów
Beneficjenci winni wyraźnie zaznaczyć wkład UE we wszystkie publikacje lub wkład związany
z działaniami, na które przyznano dotację.
W związku z powyższym beneficjenci muszą eksponować nazwę i emblemat Komisji Europejskiej we
wszystkich swoich publikacjach, plakatach, programach i innych produktach stworzonych w ramach
współfinansowanego projektu.
W tym celu muszą użyć tekstu, emblematu
http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea logos en.php.
i
oświadczenia
dostępnych
pod
adresem:
Jeżeli ww. warunek nie zostanie spełniony, dotacja dla beneficjenta może zostać obniżona zgodnie z
postanowieniami umowy lub decyzji o dotację.
12.2
Przez Agencję i/lub Komisję
Z wyjątkiem stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego
osobom fizycznym najbardziej potrzebującym, wszelkie informacje odnoszące się do dotacji przyznanych w
trakcie roku budżetowego zostaną opublikowane na stronie internetowej instytucji UE nie później niż 30
czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano dotacje.
Agencja i/lub Komisja opublikuje następującą informację:
-
-
nazwa beneficjenta,
miejscowość beneficjenta: adres w przypadku, gdy beneficjent posiada osobowość prawną; region,
gdy beneficjent jest osobą fizyczną zgodnie z poziomem NUTS 213, jeżeli jest on lub ona
zamieszkały lub zamieszkała na terytorium UE lub ekwiwalent, jeśli jest zamieszkały lub
zamieszkała poza terytorium UE,
przyznana kwota,
natura i cel dotacji.
Publikacja zostanie wycofana po złożeniu należycie uzasadnionego żądania przez beneficjenta, o ile
przedmiotowe ujawnienie zagraża prawom i wolności osób uważanych za chronione przez Kartę praw
podstawowych Unii Europejskiej lub jeśli szkodzi interesom handlowym beneficjentów.
12.3 Komunikacja i upowszechnianie
Aby zmaksymalizować oddziaływanie, projekty powinny cechować się przejrzystą i silną strategią
komunikacji i upowszechniania ich działań i wyników, a zatem wnioskodawcy muszą poświęcić
wystarczającą ilość czasu i zasobów, aby prawidłowo porozumieć się i odpowiednio wejść w interakcję z
partnerami, odbiorcami i miejscowymi społecznościami.
Beneficjenci będą musieli, zgodnie z postanowieniami umowy o dotację, przygotować publiczne
podsumowanie/sprawozdanie w języku angielskim zawierające informacje o ich pracy i rezultaty ich
projektu. Publiczne podsumowanie/sprawozdanie musi być uwzględnione w ostatecznym sprawozdaniu
dostarczonym do Agencji a po akceptacji zostanie przeniesione oraz automatycznie opublikowane na
platformie
rozpowszechniającej
prowadzonej
przez
Komisję
Europejską
(http://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/projects/). Komisja może wykorzystać sprawozdanie do
podania informacji o wynikach projektów. Ponadto beneficjenci będą mogli umieszczać wyniki projektu na
platformie rozpowszechniania.
Komisja Europejska, wraz z Agencją, mogą identyfikować dobre praktyki i przygotowywać odpowiednie
materiały do upowszechniania w obrębie wszystkich państw biorących udział w projekcie, a także poza
nimi.
Dane i wyniki projektów będą publicznie dostępne do użytku zainteresowanych podmiotów, organów
13
Dz.U. L39 z 10 lutego 2007 r.
26
EACEA 45/2016
legislacyjnych i innych osób na wiele różnych sposobów.
Beneficjenci mogą otrzymać żądanie wzięcia udziału w wydarzeniach organizowanych przez Komisję
Europejską lub Agencje i podzielić się swoimi doświadczeniami z innymi uczestnikami i/lub organami
legislacyjnymi.
Należy pamiętać, że jeżeli warunki te nie zostaną w pełni spełnione, dotacja przyznana beneficjentom
zostanie obniżona zgodnie z postanowieniami umowy o dotację.
13. OCHRONA DANYCH
Dane osobowe (takie jak imiona, nazwiska, adresy, CV itd.) będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem
Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym
przepływie takich danych14.
Jeżeli nie zostały oznaczone jako opcjonalne, odpowiedzi wnioskodawcy na pytania w formularzu wniosku
są obligatoryjne dla dalszego postępowania i oceny wniosku o dotacje zgodnie ze specyfikacjami
zaproszenia do składania wniosków. Dane osobiste będą przetwarzane wyłącznie w ww. celu przez
departament lub jednostkę odpowiedzialną za przedmiotowy program dotacji unijnych (podmiot działający
jako administrator danych). Dane osobiste mogą być przekazane według faktycznych potrzeb stronom
trzecim biorącym udział w ocenie wniosku lub procedurze zarządzania dotacją, bez uszczerbku przy
przekazywaniu podmiotom zarządzającym zadaniami monitorowania i inspekcji – zgodnie z przepisami
prawa Unii Europejskiej. W szczególności, aby zabezpieczyć interesy finansowe Unii, dane osobiste mogą
być przekazane wewnętrznym działom audytu, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi
ds. nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Biuru ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, a także
upoważnionym urzędnikom komisji i agencjom wykonawczym.
Wnioskodawca ma prawo do dostępu do swoich danych oraz do ich sprostowania. W wypadku
jakichkolwiek pytań dotyczących tych informacji prosimy o kontakt z administratorem danych.
Wnioskodawcy mają prawo do odwołania się w każdej chwili do europejskiego inspektora ochrony danych.
Szczegółowe oświadczenie prywatności wraz z danymi kontaktowymi jest dostępne na stronie Agencji pod
adresem:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf
Wnioskodawców oraz, jeśli są osobami prawnymi, osoby wchodzące w skład organów administracyjnych
instytucji zarządzającej lub nadzorczej tego wnioskodawcy lub posiadające uprawnienia do
reprezentowania, decydowania lub sprawowania kontroli w odniesieniu do tego wnioskodawcy, lub osoby
fizyczne lub prawne, które przyjmują nieograniczoną odpowiedzialność za zadłużenie tego wnioskodawcy,
informuje się, że ich dane osobowe (nazwisko, imię w przypadku osoby fizycznej, adres, forma prawna oraz
nazwisko i imiona osób uprawnionych do reprezentowania, podejmowania decyzji lub kontroli w przypadku
osoby prawnej) mogą być rejestrowane w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania (ÉDES) przez
urzędnika zatwierdzającego Agencji, jeśli znajdą się w jednej z sytuacji, o których mowa w rozporządzeniu
(UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 października 2012 roku w sprawie
zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, uchylającego rozporządzenie Rady
(WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. U. L 298 z 26.10.2012 r., str. 1), zmienionego rozporządzeniem (UE,
Euratom) nr 2015/1929 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 października 2015 roku (Dz. U. L 286,
30.10.2015 r., str. 1).
14
Dz.U. L 8 z 12 stycznia 2001 r.
27
EACEA 45/2016
14. PROCEDURA ZŁOŻENIA I SELEKCJI WNIOSKÓW
14.1
Publikacja
Zaproszenia do składania wniosków zostaną opublikowane po przyjęciu rocznego programu prac na
stronie internetowej Agencji.
14.2
Rejestracja w Portalu Uczestnika
Przed złożeniem elektronicznego wniosku wnioskodawcy będą musieli zarejestrować swoją organizację
w Portalu Edukacji, Kultury i Sektora audiowizualnego, Obywatelstwa i Wolontariatu oraz otrzymać kod
identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code – PIC). Kod PIC będzie wymagany przy
wypełnianiu formularza wniosku.
Portal Uczestnika jest narzędziem służącym do zarządzania wszystkimi prawnymi i finansowymi
informacjami związanymi z organizacjami. Informacje na temat rejestracji można znaleźć w portalu pod
następującym adresem: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.
Niniejsze narzędzie pozwala również wnioskodawcom wysyłać różne dokumenty dotyczące ich
organizacji. Dokumenty te należy wysłać jednokrotnie; nie będzie wymagana ich powtórna wysyłka
przez jedną organizację.
Szczegóły dotyczące dokumentów uzupełniających, które należy wysłać za pośrednictwem Portalu
znajdują się w załączniku 2.
14.3
Składanie wniosków o dotację
Wnioski należy składać zgodnie z wymogami dopuszczalności określonymi w punkcie 5 oraz w terminie
określonym w punkcie 3.
Do wniosku nie można wprowadzać żadnych zmian po upływie terminu składania wniosków. Jednakże,
jeśli zaistnieje potrzeba wyjaśnienia pewnych aspektów lub sprostowania błędów pisarskich, Agencja
może skontaktować się z wnioskodawcą w tym celu w trakcie procesu ewaluacji.
Wnioski należy złożyć za pośrednictwem elektronicznego systemu wniosków. Wnioski o
dofinansowanie muszą być sporządzone w jednym z języków urzędowych UE za pośrednictwem
internetowego formularza stworzonego do tego celu.
Formularze internetowe znajdują się pod adresem: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/
Wnioski muszą zostać złożone przed terminem wymienionym w zaproszeniu do składania wniosków, tj.
przed 12:00 CET/CEST (południe, czas brukselski) za pośrednictwem elektronicznego formularza
wniosku podanego powyżej.
Inna forma złożenia wniosku nie jest możliwa. Wnioski złożone w inny sposób będą automatycznie
odrzucane. Wyjątki nie są możliwe.
Wnioskodawcy powinni upewnić się, że oficjalnie złożyli swój elektroniczny formularz wniosku oraz że
otrzymali wiadomość e-mail potwierdzającą odbiór ich wniosku.
14.4
Procedura oceny
14.4.1 Pierwszy etap procedury dokonywania oceny: ocean kwalifikowalności, kryteria wykluczenia i
wyboru.
Jedynie wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą rozpatrywane i
oceniane przez ekspertów na podstawie kryteriów przyznawania grantu. Jeśli wniosek zostanie uznany za
niekwalifikujący się, zostanie wysłane do wnioskodawcy odpowiednie pismo ze wskazaniem przyczyn.
28
EACEA 45/2016
Wnioski, które spełniają kryteria kwalifikowalności, wykluczenia i wyboru będą klasyfikowane zgodnie
z wynikami uzyskanymi w odniesieniu do różnych kryteriów przyznawania grantu (określonych w
punkcie 9. niniejszego przewodnika). Wnioski, które uzyskały najwyższe wyniki zostaną wybrane i
otrzymają grant w ramach dostępnego budżetu.
Ocena zostanie dokonana wyłącznie na podstawie dokumentów przesłanych przed upłynięciem
wyznaczonego terminu. Niemniej jednak, Agencja zastrzega sobie prawo do zażądania dodatkowych
informacji od wnioskodawcy.
14.4.2
Drugi etap procedury oceny; ocena kryteriów przyznawania grantu
Ta część oceny będzie przeprowadzana przez ekspertów wyznaczonych przez Agencję w następstwie
zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Warunki odnośnie powołania na eksperta oraz procedura
zaproszenia do wyrażenia zainteresowania opublikowane są na stronie internetowej Agencji pod
adresem: http://eacea.ec.europa.eu/about/call_experts/call_experts_2013_en.php.
a)
Ocena indywidualna
Na tym etapie eksperci działają indywidualnie; nie omawiają wniosku między sobą, ani z jakąkolwiek
osobą trzecią. Eksperci zapisują swoje indywidualne opinie w sprawozdaniu, podając wyniki i
komentarze w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w punkcie 9 niniejszego przewodnika.
Podpisanie sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że ekspert nie znajduje się w żadnym
konflikcie interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.
b)
Spotkania w celu uzgodnienia konsensusu
Gdy tylko wszyscy eksperci, do których dana propozycja została przydzielona, ukończą swoje
sprawozdania, ocena przechodzi do etapu oceny konsensusu odzwierciedlającego ich wspólne poglądy.
Moderatorem dyskusji mającej na celu uzgodnienie konsensusu jest przedstawiciel Agencji i/lub Komisji
i/lub przez ekspertów innych niż ci, którzy oceniali propozycję omawianą na spotkaniu konsensusowym.
Podpisanie przez ekspertów raportu konsensusowego stanowi zwieńczenie tego kroku. Podpisanie
sprawozdania wiąże się również z deklaracją, że eksperci nie znajdują się w żadnym konflikcie interesów
w odniesieniu do oceny danego wniosku.
c)
Faza dostosowawcza
Projekty współpracy na większą skalę (kategoria 2) mogą być zaproszone do rozpoczęcia fazy
dostosowawczej.
Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający może poprosić wnioskodawcę, by ten dostosował swoją
propozycję w świetle zaleceń komisja oceniającej. Odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający prowadzi
rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcą w toku procedury.
Ogólnym celem fazy dostosowawczej jest uzgodnienie szczegółów technicznych projektu, aby
dostosować budżet, zebrać informacje finansowe i prawne niezbędne do przygotowania umowy o dotację,
a także do zarządzania projektem i raportowania jego realizacji.
W wyniku fazy dostosowawczej nie powstają zmiany treści wniosku w stopniu, który wpłynąłby na
wynik oceny, w wyniku czego podczas oceny miałoby miejsce nierówne traktowanie względem
pozostałych wnioskodawców, którzy nie uzyskali grantu.
29
EACEA 45/2016
14.5 Decyzja w sprawie przyznania dotacji
Sprawozdania i opinie ekspertów podlegają ocenie Komitetu Oceniającego. Komitet Oceniający, złożony
z pracowników Komisji i Agencji, przedłoży wniosek urzędnikowi zatwierdzającemu celem wyboru.
Delegowany urzędnik (Agencji lub Komisji) pozostaje wyłącznym nadzorcą przyznawania dotacji.
Procedura oceny zostanie zakończona tylko po ukończeniu ww. procedury i podjęciu decyzji o
przyznaniu dotacji przez delegowanego urzędnika. Wszyscy wnioskodawcy otrzymają list formalnie
powiadamiający ich o decyzji podjętej przez Agencję lub Komisję (decyzji w sprawie przyznania
dotacji), a także zawierający oceny niezależnych ekspertów dla każdego z kryteriów przyznania dotacji.
Zestawienie wybranych wniosków zostanie następnie opublikowanie na stronach internetowych Agencji
i Komisji/narzędziu upowszechniania informacji.
Po przyjęciu decyzja w sprawie przyznania dotacji wszelkie sprawy techniczne, prawne i finansowe
zostaną zweryfikowane i ustalone, po czym przygotowana zostanie umowa o dotację i wysłana do
wybranych wnioskodawców w celu jej podpisania.
14.6 Obowiązujące przepisy
Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 października
2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego (Dz. U. L 298 z
26.10.2012, str.1), zmienione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 1929/2015 Parlamentu Europejskiego i
Rady z dnia 28 października 2015 roku (Dz. U. L 286 z 30.10.2015, str. 1).
Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 roku w sprawie
zasad stosowania rozporządzenia Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady z
dnia 25 października 2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do ogólnego
budżetu Unii (Dz. U. L 362 z 31.12.2012, str.1), zmienionego rozporządzeniem delegowanym Komisji
(UE) 2015/2462 z dnia 30 października 2015 roku, zmieniającym rozporządzenie delegowane Komisji
(UE) nr 1268/2012 w sprawie zasad stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii
Europejskiej (Dz.U. L 342 z 29.12.2015, str. 7).
Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia 2013 r.
ustanawiającego Program Kreatywny dla Europy (2014 do 2020) w sprawie wdrożenia programu
wsparcia dla europejskiego sektora kreatywnego (Kreatywna Europa) oraz sprostowanie z dnia 27
czerwca 2014 r. (Dz. U. L189/260).
14.7 Informacje kontaktowe
W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z Państwa biurem ds. „Kreatywnej Europy”:
https://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/contact_en
Kontakt z Agencją:
[email protected]
30
EACEA 45/2016
Załącznik 1 – Glosariusz
Definicje mające zastosowanie do wszystkich projektów w ramach Programu (według
rozporządzenia finansowego):
Zaproszenie do składania wniosków: Jest to jeden ze sposobów realizacji programów unijnych.
Zaproszenie do składania wniosków jest publikowane co roku i zawiera konkretną liczbę elementów
składowych: cele i roczny budżet przeznaczony na dany rodzaj działań, kryteria kwalifikowalności,
wykluczenia, wyboru i przyznawania, a także odpowiednie dokumenty dodatkowe, które należy
przedłożyć, warunki uzyskania finansowania z UE, warunki składania wniosków, możliwe daty
rozpoczęcia dla działań współfinansowanych oraz harmonogram procedury udzielania zamówienia.
Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronach internetowych instytucji UE.
Publikowane tam warunki są prawnie wiążące. W przypadku Kreatywnej Europy, niniejszy przewodnik
stanowi podstawę dla tych zaproszeń do składania wniosków.
Konflikt interesów: (Art. 57 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego
Unii.):
1. Osoby biorące udział w decyzjach finansowych oraz inne osoby uczestniczące w wykonaniu i
zarządzaniu budżetem, uwzględniając związane z tym akty przygotowawcze, audyty lub kontrole,
nie podejmą żadnych działań, w wyniku których ich własne interesy mogą wejść w konflikt z
interesami Unii. W przypadku wystąpienia takiego ryzyka dana osoba musi powstrzymać się od
takich działań i przekazać sprawę do urzędnika zatwierdzającego poprzez delegację, który
potwierdza na piśmie czy istnieje konflikt interesów. Dana osoba poinformuje również swojego
przełożonego. Tam, gdzie stwierdzono obecność konfliktu interesów, dana osoba zaprzestanie
wykonywania jakichkolwiek działań w związku z tą sprawą. Urzędnik zatwierdzający poprzez
delegację, podejmie osobiście wszelkie dalsze działania.
2. Na potrzeby ustępu 1, konflikt interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne
pełnienie funkcji przez osoby biorące udział w decyzjach finansowych lub innej osoby, o której
mowa w ustępie 1, jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii
politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów z
odbiorcą.
3. Komisja jest uprawniona do przyjęcia aktów delegowanych zgodnie z art. 210 określającym, co
może stanowić konflikt interesów oraz zawierającym procedury, których należy przestrzegać w
takich przypadkach.
Wkład rzeczowy: Wkład rzeczowy to jakikolwiek wkład niepieniężny do projektu dokonany przez
lidera projektu, partnerów lub stronę trzecią, któremu można przypisać wymierną wartość pieniężną, a
który nie jest opłacony przez lidera projektu ani partnerów (tj. koszty, które nie są zarejestrowane w
księgowości). Może to być wkład w formie trwałych dóbr kapitałowych i sprzętu, oddanie do dyspozycji
lokalu, surowców, niepłatna pra77ca o charakterze charytatywnym wykonana przez osobę prywatną lub
organ korporacyjny lub pracownicy oddelegowani i wynagradzani przez inną organizację (inną niż lider
projektu i partnerzy). Wkład rzeczowy nie stanowi kosztów kwalifikowanych.
Sektory kultury i kreatywny (art. 2. rozporządzenia ustanawiającego program Kreatywna Europa):
Sektory kultury i kreatywne oznaczają wszystkie sektory, których działalność opiera się na wartościach
kulturowych i/lub artystycznych oraz innych formach wyrazu twórczego, niezależnie od tego czy ta
działalność ma charakter rynkowy, czy też nierynkowy i bez względu na rodzaj struktury, która nią
zarządza oraz bez względu na sposób jej finansowania. Działania te obejmują rozwój, tworzenie,
produkcję, rozpowszechnianie i przechowywanie towarów i usług, które uosabiają ekspresję kulturową,
artystyczną i inne formy wyrazu twórczego, a także związane z tym funkcje takie jak edukacja i
zarządzanie. Sektor kultury i kreatywny obejmuje architekturę, archiwa, biblioteki i muzea, rzemiosło
artystyczne, sztuki audiowizualne (w tym film, telewizja, gry wideo i multimedia), materialne i
niematerialne dziedzictwo kulturowe, projektowanie, festiwale, muzykę, literaturę, sztuki sceniczne,
usługi wydawnicze, radio i sztuki wizualne.
31
EACEA 45/2016
Okres kwalifikowalności: Okres, podczas którego generowane są koszty kwalifikowane. Jest on
określony w umowie o grant/decyzji.
Organ publiczny: Organ publiczny oznacza organ sektora publicznego lub podmiot prawny podlegający
prawu prywatnemu, wykonujący zadania służby publicznej i zapewniający odpowiednie gwarancje
finansowe. Organ sektora publicznego oznacza państwo, władze regionalne lub lokalne bądź organizacje
prawa publicznego działające w imieniu i pod kontrolą/na odpowiedzialność państwa.
Definicje specyficzne dla projektów współpracy
Umowa o współpracy: Umowa o współpracy to dokument prawny podpisany przez lidera projektu i
jego partnerów. Umowa o współpracy musi być prawnie ważna w jednym z państw, w których lider
projektu lub partnerzy mają siedzibę (tj. państwie biorącym udział w programie Kreatywna Europa).
Umowa o współpracy musi określać wszystkie warunki prawne i finansowe w zakresie współpracy
między liderem projektu i wszystkimi partnerami, a także ich obowiązki operacyjne (i ich
odpowiedzialność finansową, gdy to istotne) w trakcie realizacji projektu.
Agencja nie dostarcza szablonu umowy, lecz powinna ona zawierać następujące informacje:
-
wyraźny opis celów projektu;
wyraźny opis działań, które będą realizowane do osiągnięcia tych celów;
wyraźny opis ról i obowiązków, zarówno lidera projektu, jak i jego partnerów w zakresie
planowania i realizacji projektu, w tym zadań przypisanych każdemu z partnerów;
wyraźny opis ram budżetowych i finansowych, w tym wysokości składek i kwot przedpłat;
aspekty prawne, takie jak czas trwania umowy, odpowiedzialności, naruszenie umowy,
rozwiązanie umowy, prawo właściwe i rozstrzyganie sporów.
List mandatowy: List od organizacji partnerskiej potwierdzający jej udział w projekcie współpracy
(wymagany jest oryginalny podpis przedstawiciela prawnego lub równoważny), dający liderowi projektu
upoważnienie prawne do działania w jej imieniu w ramach tego projektu współpracy. Wkład finansowy
partnera w projekcie musi być wskazany w liście mandatowym. W przypadku wyboru list zostanie
załączony do umowy o grant.
Partnerzy: Partnerami są organizacje, które działają w sektorach kultury i kreatywnym w rozumieniu
art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustanowienia programu
Kreatywna Europa, które mają siedzibę w krajach biorących udział w programie Kreatywna Europa.
Partnerzy mają konkretny i znaczący udział w planowaniu, realizacji i finansowania projektu. Samo
dostarczanie usług lub towarów w odniesieniu do projektu, niezależnie czy ma to miejsce na podstawie
umowy czy też nie, nie jest uznawane za zgodne z definicją partnera. Partnerzy uczestniczący w
projekcie współpracy dają upoważnienie liderowi projektu do działania w ich imieniu w ramach tego
projektu współpracy.
Lider projektu: Lider projektu to organizacja aktywnie działająca w sektorze kultury i kreatywnym,
zgodnie z definicją zawartą w art. 2. rozporządzenia nr 1295/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady w
sprawie ustanowienia programu Kreatywna Europa i mająca siedzibę w kraju biorącym udział w
programie Kreatywna Europa, pełniąca rolę koordynatora w trakcie realizacji projektu. Rola ta przekłada
się na całościową odpowiedzialność za prowadzenie działań, zgodnie z umową o grant, a także konkretne
i istotne zaangażowanie w projektowanie, realizację i finansowanie projektu. Lider projektu składa
wniosek do Agencji w imieniu wszystkich partnerów i działa jako prawny współsygnatariusz umowy o
grant.
32
EACEA 45/2016
Załącznik 2 – wymagane dokumenty – lista kontrolna
Do e-Formularza należy dołączyć wszystkie dodatkowe dokumenty wymienione poniżej.
Niespełnienie tych wymogów doprowadzi do odrzucenia wniosku.
Uwaga: Tam, gdzie dokumenty muszą być podpisane, podpis musi być złożony przez jednego z
prawnych przedstawicieli organizacji. Dla dokumentów oznaczonych gwiazdką * obowiązkowe
szablony można zaleźć pod adresem:
http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-cooperation-projects-2017_en
Załączone do e-Formularza:
Szczegółowy opis projektu, w tym uzasadnioną strategię realizacji wybranych priorytetów
programowych
Oświadczenia honorowe i listy mandatowe*
-Podpisane oświadczenie honorowe
-Listy mandatowe* podpisane przez prawnych przedstawicieli każdego z partnerów
Formularz budżetowy* (Excel lub Open Office)
Informacje o partnerstwie*
Załączone w Portalu Uczestnika
Podpisany formularz dla osób prawnych* oraz wymagane załączniki
Dokumenty, które lider projektu musi przygotować przed złożeniem wniosku i które
powinien być w stanie udostępnić niezwłocznie na żądanie:
Statuty/umowy spółek lidera projektu oraz każdego z partnerów
Umowa o współpracy podpisana przez prawnego przedstawiciela każdego z partnerów oraz
prawnego przedstawiciela lidera projektu
Kopie sprawozdań z działalności lidera projektu oraz każdego z partnerów z ostatnich
dwóch lat (tylko, jeśli grant > 60 000 euro)
Podpisany identyfikacyjny formularz finansowy* oraz wymagane załączniki (dla lidera
projektu)
Formularz zdolności finansowej* (tylko, gdy grant > 60 000 euro) (dla lidera projektu) (nie
jest wymagany od instytucji publicznych)
Sprawozdania finansowe (w tym bilans oraz rachunek zysków i strat) lidera projektu z
dwóch ostatnich lat finansowych, za które zamknięto rachunki (tylko, gdy grant > 60 000
euro) (nie są wymagane od instytucji publicznych)
Sprawozdanie z audytu zewnętrznego przygotowane przez biegłego rewidenta,
poświadczające rachunki lidera projektu za ostatni dostępny rok obrotowy (tylko, gdy grant
> 750 000) (nie jest wymagane od instytucji publicznych)
33