zał. nr 1 do Uchwały Nr XXXI/266/2009

UMOWA PARTNERSKA
DOTYCZĄCA PROJEKTU
„EKO-SZKOŁA TERMOMODERNIZACJA SZKÓŁ
W POWIECIE PUCKIM”
zawarte w dniu ………………… r. pomiędzy:
GMINĄ KOSAKOWO
zwaną dalej Liderem lub beneficjentem
a
POWIATEM PUCKIM, GMINĄ KROKOWĄ,
GMINĄ MIASTA PUCK, GMINĄ PUCK, GMINĄ
MIASTA WŁADYSŁAWOWO
zwanymi dalej partnerami.
Rozdział I
Cel partnerstwa
§1
Przedmiotem niniejszej umowy (zwanej dalej „Umową”) jest zorganizowanie Partnerstwa w celu
przygotowania i realizacji projektu o nazwie „EKO-SZKOŁA - termomodernizacja szkół w
powiecie puckim” planowanego do współfinansowania w ramach Funduszy Strukturalnych Unii
Europejskiej.
Rozdział II
Zadania i obowiązki Partnerów w związku z realizacją projektu
§2
Zadania i obowiązki Gminy Kosakowo (Lidera Projektu)
Gmina Kosakowo, działając jako Lider Projektu, a takŜe wykonując zadania merytoryczne w
projekcie jako Partner zobowiązuje się do:
a. zlecenia wykonania opracowań niezbędnych do złoŜenia projektu w ramach
konkursu do współfinansowania z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej w
tym studium wykonalności oraz wniosku aplikacyjnego
b. złoŜenia wniosku o dofinansowanie projektu, w terminie wymaganym przez
instytucję wdraŜającą lub pośredniczącą.
c. monitorowania oraz przestrzegania prawidłowości i terminowości realizowania
projektu,
d. reprezentowania Partnerstwa, w tym utrzymywanie stałych kontaktów i
współpracy z instytucją wdraŜającą lub pośrednicząca.
e. motywowania Partnerów do współpracy, dąŜenia do doskonalenia pracy
Partnerstwa oraz wypracowania zasad dalszej, długoletniej współpracy.
f. podejmowania wszelkich działań jakie wymagane są od Partnera zmierzających
do realizacji projektu, w tym do realizowania postanowienia umowy o
finansowanie projektu oraz właściwej sprawozdawczości,
§3
Zadania i obowiązki Partnerów Projektu
Partnerów zobowiązuje się do:
a. wykonania i dostarczenia w określonym terminie wymaganych dla przedsięwzięcia
partnera projektów budowlanych i innych opracowań oraz wszelkich pozwoleń i innych
decyzji administracyjnych niezbędnych do uzyskania dofinansowania z RPO i z innych
funduszy Unii Europejskiej,
b. dostarczenia dokumentów niezbędnych do wykonania studium wykonalności projektu a
takŜe koncepcji budowlanej, w terminie ustalonym przez wykonawcę lub lidera projektu,
c. podejmowania wszelkich działań jakie wymagane są od Partnera zmierzających do
realizacji projektu, w tym do realizowania postanowienia umowy o finansowanie
projektu oraz właściwej sprawozdawczości
d. partycypacji w kosztach przygotowania projektu zgodnie z par. 4 niniejszej umowy.
e. zapewnienia wymaganego wkładu własnego do projektu (zgodnie z szacunkowymi
kosztami, stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszej umowy).
f. prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu, zgodnie z
zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
g. prowadzenia ewidencji zdarzeń księgowych w sposób umoŜliwiający jednoznaczną
identyfikację kosztów ponoszonych na realizację projektu oraz powiązanie płatności z
dokonywanymi wydatkami z projektu, a takŜe identyfikację kosztów ponoszonych na
realizację projektu oraz powiązanie płatności z dokonywanymi wydatkami z projektu, a
takŜe identyfikację dowodów, na podstawie których dokonano płatności
h. rzetelnego dokumentowania wydatków za pomocą oryginałów rachunków, faktur i innych
dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych płatności.
§4
1. Partnerzy zobowiązują się do zachowania celów projektu zgodnie ze złoŜonym
wnioskiem w okresie 10 lat od daty zakończenia finansowego rozliczenia projektu tzn.
projekt nie zostanie poddany znacznej modyfikacji
2. Partnerzy oświadczają, Ŝe środki przekazane na podstawie niniejszej umowy zostaną
wykorzystane wyłącznie na cele w niej określone
3. Odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi kaŜdy z partnerów w zakresie swojego
działania lub zaniechania
4. Wydatki niekwalifikowane poszczególnych partnerów zostaną pokryte z ich budŜetów
5. Produkty oraz majątek uzyskany
poszczególnych partnerów
w
ramach
projektu
pozostanie
własnością
6. Partnerzy zgodnie oświadczają, Ŝe upowaŜnionym do podpisania umowy w ich imieniu i
na ich rzecz będzie Lider Projektu
7. Lider moŜe udzielić dalszych pełnomocnictw pracownikom Urzędu Gminy Kosakowo,
po uzyskaniu zgody wszystkich partnerów .
Rozdział III
Finansowanie przygotowania projektu
§5
1. Wysokość nakładów na przygotowanie projektu wynosi łącznie 50 000,00 PLN (sześćdziesiąt
tysięcy zł 00/100) złotych, w tym zryczałtowana kwota przypadająca na partnera:
a. Gmina Miasto Puck – 6 000,00 zł
b. Gmina Puck – 4 500,00 zł
c. Gmina Krokowa – 12 000,00 zł
d. Gmina Miasta Władysławowo – 5 500,00 zł
e. Gmina Kosakowo – 6 000,00 zł
f. Powiat Pucki – 16 000,00 zł
2. Na koszt przygotowania projektu składa się koszt opracowania studium wykonalności, koszt
materiałów biurowych i materiałów promocyjnych dotyczących przygotowania projektu.
3. Partnerzy zobowiązują się przekazać Liderowi
kwotę partycypacji w kosztach
przygotowania projektu zgodnie z ust. 1, na podstawie Noty księgowej wystawionej przez
Lidera.
4. Lider wystawi Notę księgową o której mowa w ust. 3 po wystawieniu faktur VAT przez
wykonawców poszczególnych usług/dostawców związanych z przygotowaniem projektu.
5. Lider przedstawi rozliczenie z wydatkowania środków o których mowa w ust. 1 w terminie
do 30 marca 2010r.
6. Strony ustalają, Ŝe środki finansowe przekazane przez Partnera na przygotowanie Projektu,
jeŜeli nie zostaną w całości wykorzystane do zrealizowania i przygotowania Projektu,
zostaną w niewykorzystanym zakresie zwrócone przez Partnera Wiodącego w terminie do 30
kwietnia 2010 roku.
Rozdział IV
Plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansami
§6
1. Wstępny plan finansowy Projektu oraz cząstkowe plany finansowe w podziale na
poszczególnych Partnerów stanowią załączniki nr 1 do niniejszej umowy.
§7
1. Odpowiedzialność za zarządzanie finansowe projektem ponosi Lider Projektu, który
reprezentowany jest przez Koordynatora Projektu, realizującego swoje zadania w
porozumieniu z Radą Partnerów
2. KaŜdy z Partnerów samodzielnie podejmuje decyzje finansowe w zakresie swojej części
budŜetu i ponosi za te decyzje odpowiedzialność
3. Partnerzy będą realizować zadania w szczególności w zakresie nadzoru nad
prawidłowością i terminowością realizacji Projektu oraz spójności promocji.
§8
1. Środki finansowe projektu trafiają bezpośrednio na konta bankowe Lidera Projektu
i Partnerów,
2. Partnerzy i Lider Projektu, dla potrzeb projektu załoŜą wyodrębnione subkonta bankowe,
3. Po wydatkowaniu środków i po zakończeniu kaŜdego działania Partner niezwłocznie
przekazuje Liderowi raporty finansowe i merytoryczne, zgodne z wymaganiami Funduszy
Strukturalnych Unii Europejskiej, w terminie umoŜliwiającym Liderowi sporządzenie
prawidłowej zbiorczej sprawozdawczości,
4. Uruchomienia środków do Partnerów dokonuje Instytucja Zarządzająca.
§9
Partnerzy zgodnie ustalają zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
wg następujących punktów:
1. KaŜdy z Partnerów prowadzi wyodrębnioną księgowość swojej części Projektu.
2. Dla potrzeb Projektu u Lidera wyodrębniona zostanie zbiorcza księgowość pozwalająca
na transparentne rozliczenie całości przedsięwzięcia.
3. Partnerzy będą przekazywać wraz z raportami, potwierdzone
za zgodność z oryginałem kopie dowodów księgowych ujętych
w raportach.
4. Strony zobowiązują się konsultować i uzgadniać między sobą raporty w okresach
miesięcznych.
5. Strony zobowiązują się do modyfikowania na forum Rady Partnerów powyŜszych zasad,
tak aby moŜliwym było uzyskanie w kaŜdej chwili szczegółowego raportu w zakresie
przychodów i poniesionych kosztów w ramach Projektu.
6. KaŜdy z Partnerów wyraŜa gotowość udostępnienia dokumentów źródłowych i
udzielania informacji Liderowi Projektu.
Rozdział V
Zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie
§ 10
1. Komunikację i przepływ informacji w Partnerstwie zapewni Koordynator Projektu a
odbywać się to będzie za pomocą róŜnego rodzaju technicznych środków łączności oraz
spotkań bilateralnych i posiedzeń Rady Partnerów.
2. Koordynator projektu wyznaczony zostanie przez Lidera Projektu
3. Organ wykonawczy kaŜdego z podmiotów reprezentuje Partnera osobiście lub poprzez
wskazanego pełnomocnika
4. Rada Partnerów odbywać będzie systematyczne spotkania, pozwalające na sprawną
realizację projektu i rozwiązywanie pojawiających się problemów, przynajmniej raz w
miesiącu.
5. Podczas spotkań poprzedzających złoŜenie wymaganych sprawozdań Rada dokona
oceny postępów projektu i zaproponuje Koordynatorowi Projektu rozwiązania dla
kwestii kluczowych wymagających wsparcia ze strony wszystkich Partnerów.
Rozdział VI
Zasady podejmowania decyzji w partnerstwie
§ 11
1. W partnerstwie kompetencje decyzyjne wykonuje Koordynator Projektu wraz z Radą
Partnerów
2. Wszelkie decyzje strategiczne mające wpływ na realizację projektu podejmuje Zespół
opisany w p.1 niniejszego paragrafu. O ile w umowie partnerstwa, wytycznych dot.
Funduszy Strukturalnych UE, Programach Operacyjnych lub przepisach prawa nie ma
wskazanych kompetencji innego podmiotu, to kompetencje te wykonuje Rada Partnerów.
3. Rada Partnerów podejmuje decyzje w drodze konsensusu. W przypadku nie osiągnięcia
konsensusu, decyzję zapadają większością ¾ głosów.
4. Rada Partnerów wykonuje swoje zadania nieodpłatnie
5. W skład Rady Partnerów wchodzą osoby oddelegowanie przez poszczególnych
partnerów (po 1 osobie).
Rozdział VII
Sposób monitorowania i kontroli projektu
§ 12
1. Monitorowanie i kontrola Projektu zapewniona jest przez Radę Partnerów.
2. Na posiedzeniach rozpatruje się:
a. Sprawozdania
merytoryczne
poszczególnych
Partnerów
dotyczącego
zaawansowania przebiegu Projektu
b. Sprawozdania finansowe dotyczące zaawansowania planu finansowego Projektu
c. Dokumenty przygotowywane dla Instytucji WdraŜającej
3. Wnioski wynikające z przebiegu Projektu są wdraŜane przez Koordynatora i Radę
Partnerów.
§ 13
1. Odpowiedzialność finansową za realizację projektu ponosi Lider,
z zastrzeŜeniem ust. od 2 do 3 niniejszego paragrafu.
2. KaŜdy Partner ponosi wszelkie skutki finansowe z tytułu niewykonania lub
nienaleŜytego wykonania przedmiotu umowy, a skutki finansowe obciąŜają go
odpowiednio do stopnia niewykonania lub nienaleŜytego wykonania przedmiotu
umowy.
3. KaŜdy z Partnerów odpowiada za całość zadań wynikających z zakresu określonego w §3
niniejszej umowy.
§ 14
1. Strony zobowiązują się do prowadzenia spójnej promocji projektu poprzez:
a. opracowanie i realizowanie wspólnej strategii promocji,
b. opracowanie wzorów tablic informacyjnych, oraz innych środków promocji
2. Monitoring Projektu będzie prowadzony na podstawie harmonogramu realizacji
Projektu, który strony wspólnie sporządziły.
3. Lider oraz partnerzy zobowiązani są do zapewnienia archiwizacji dokumentów projektu
po jego zakończeniu, zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej oraz Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego
Rozdział VIII
Przepisy pozostałe i końcowe
§ 15
KaŜda zmiana warunków umowy lub jej uzupełnienie wymaga zachowania formy pisemnej pod
rygorem niewaŜności.
§ 14
Umowa wygasa z upływem czasu, na jaki została zawarta lub gdy zajdą okoliczności, których
Partnerzy nie mogli przewidzieć przy zawieraniu umowy, za które nie ponoszą
odpowiedzialności, a które w sposób trwały uniemoŜliwiają dalsze jej wykonywanie, w
szczególności decyzje władz administracyjnych.
§ 15
1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową oraz mają zastosowanie:
a. przepisy kodeksu cywilnego,
b. dokumenty regulujące działanie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
2. Tytuły poszczególnych paragrafów umowy czy rozdziałów mają wyłącznie charakter
redakcyjny i nie mogą być wykorzystywane dla interpretacji postanowień niniejszej
umowy.
§ 16
1. Strony dąŜyć będą w drodze negocjacji do polubownego rozwiązywania wszelkich
sporów powstałych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy.
2. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie zaistniałego między stronami sporu okaŜe się
niemoŜliwe, zostanie on poddany rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby Lidera
Projektu.
§ 17
Umowa zostaje zawarta na okres realizacji Projektu.
Umowa wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
§ 18
Załączniki do umowy stanowią jej integralną część.
§ 19
Umowę sporządzono w 7 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŜdej ze stron i
jednym dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego
Podpisano w imieniu i przez: