Kontrola poczty pracownika

Kontrola poczty pracownika
Poradnik Blink.pl
Kiedy i w jaki sposób przełożony może
skontrolować zawartość poczty
elektronicznej podwładnych? Jakie
może zastosować narzędzia
informatyczne i co to ma wspólnego z
hostingiem?
Tajemnica korespondencji w
świetle prawa
Sumienne wykonywanie poleceń służbowych
wynikających z umowy o pracę to obowiązek
każdego pracownika. Kontrolę nad działaniami
podejmowanymi przez personel sprawuje
pracodawca. Musi jednak pamiętać, że podjęte
czynności mające na celu sprawdzenie czy
pracownik efektywnie wykorzystuje czas pracy,
nie
mogą
naruszać
dóbr
osobistych
kontrolowanego. A tajemnica korespondencji do
takich należy!
Kwestię tę w sposób szczegółowy regulują
przepisy Kodeksu cywilnego (art. 23 i następne), a
do środków przysługujących osobie, której dobro
osobiste zostało naruszone, należą miedzy
innymi:


prawo
zadania
naprawienia
szkody
wyrządzonej naruszeniem,
prawo do otrzymania zadośćuczynienia.
Zatem jak kontrolować pocztę nie naruszając
tajemnicy korespondencji? Przede wszystkim
pracownik musi zostać uprzedzony o tym, że
firmowa poczta elektroniczna podlega kontroli.
Najlepiej, gdy regulacje związane z nadzorem
pracy pracownika zostały jasno sformułowane w
umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie
zbiorowym pracy.
Operatorem platformy Blink.pl jest Ogicom “Spider” Sp.. z o.o., S.K.A. ul. Arcybiskupa Antoniego Baraniaka 88, 61-131 Poznań,
zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda pod numerem KRS 0000410900
NIP 781-17-20-476, REGON 634 407 251, kapitał zakł 418 tys. w pełni wpłacony.
1
Służbowa korespondencja na
prywatnym komputerze
Komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i
powinien być wykorzystywany wyłącznie do
wykonywania obowiązków wynikających z
umowy o pracę. Pamiętajmy, że sprzęt
udostępniony pracownikowi nadal stanowi
własność pracodawcy, dlatego przełożony może
kontrolować zawartość przechowywaną na
dysku, zatem także i treść zgromadzonej poczty.
Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia
wtedy, gdy pracownik korzysta z własnego
komputera pobierając e-maile z firmowego
serwera. W tej sytuacji pracodawca nie może
skontrolować zawartości sprzętu.
UWAGA! Pracodawca może jednak zakazać
pobierania służbowej poczty na prywatny
komputer lub ustawić na serwerze poczty
przychodzącej opcję, która pozwoli na
zachowywanie
kopii
służbowych
e-maili,
zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści.
Rozwiązaniem w tym wypadku jest wybór
operatora poczty, umożliwiającego połączenie
protokołem IMAP (zob. opis w ramce) - przy
jednoczesnym operowaniu na poczcie za pomocą
wygodnych programów, jak np. MS Outlook. W
tym przypadku poczta przez cały czas znajduje się
na serwerze, a na komputer pracownika ściągane
są tylko kopie wiadomości.
IMAP sposób dostepu do poczty
elektronicznej, który pozwala na zarządzanie
wieloma folderami pocztowymi oraz
pobieranie i operowanie na listach
znajdujących się na zdalnym serwerze. Przy
połączeniu IMAP Twój program poczty nie
usuwa wiadomości z serwera po ich
pobraniu. Blink.pl rekomenduje połączenia z
pocztą za pomocą IMAP zamiast POP3.
Realizując funkcje kontrolne, pracodawca ma do
wyboru kilka metod techniczno-organizacyjnych.
Dodatkowym atutem rozwiązania jest to, że
zapewnia ono o wiele wyższy poziom
bezpieczeństwa, bowiem cała poczta jest
backupowana przez firmę hostingową. Jednym z
dostawców proponujących ten sposób obsługi
jest Blink.pl, gdzie poczta jest backupowana przez
7 dni. Warto zwrócić uwagę na ten parametr,
wybierając operatora hostingu.
Sposób 1 – sprawdzanie ręczne
Sposób 2 – kopia ukryta (UDW)
Pracodawca może posługiwać się tym samym
loginem i hasłem do służbowego konta poczty,
które przekazał pracownikowi. Jest to oczywiście
sposób mało wygodny i niezapewniający pełnej
kontroli w sytuacji, gdy poczta jest ściągana na
komputer, bez pozostawiania kopii na serwerze –
np. popularnym protokołem POP3.
Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu
przekierowania
z
pozostawieniem
kopii
wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia
pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili
bez względu na sposób łączenia z serwerem
(POP3 czy SMTP). Z kolei monitoring poczty
wychodzącej, jeśli nie stosuje się protokołu SMTP,
jest możliwy np. poprzez załączanie adresu
pracodawcy, jako nieujawnionego adresata (pole
Narzędzia techniczne kontroli
Operatorem platformy Blink.pl jest Ogicom “Spider” Sp.. z o.o., S.K.A. ul. Arcybiskupa Antoniego Baraniaka 88, 61-131 Poznań,
zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda pod numerem KRS 0000410900
NIP 781-17-20-476, REGON 634 407 251, kapitał zakł 418 tys. w pełni wpłacony.
2
UDW/BCC) w każdym mailu wysyłanym przez
pracownika.
Główną wadą tego sposobu jest fakt, że
rozwiązanie pozostaje całkowicie zależne od woli
pracownika. Wystarczy, że pracownik nie chce,
aby jego mail był kontrolowany i nie załączy
ukrytej kopii – kontrolujący nie będzie wówczas
wiedział, że mail w ogóle został wysłany.
Sposób 3 – Archiwizacja poczty
wychodzącej
Niezawodny sposób to ustawienie tzw.
archiwizacji poczty wychodzącej. Wielu naszych
Klientów żartobliwie nazywa tą opcję „Funkcją
szpiega”. Dzięki niej szef firmy może otrzymywać
kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego
konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego
życzy, czy też nie. Tylko nieliczni operatorzy
udostępniają w panelu odpowiednie narzędzie do
tego typu archiwizacji.
Kontrola a rozwój pracowników
Kontrola poczty wychodzącej wcale nie musi być
odbierana przez pracowników negatywnie.
Przykładem dobrej praktyki jest kontrola
korespondencji w dziale handlowym. Handlowcy
wiedzą, że ich korespondencja jest kontrolowana.
Osoba kontrolująca, zazwyczaj bezpośredni
przełożony, omawia okresowo z kontrolowanymi
osobami popełnione w korespondencji błędy i
niedoskonałości. W ten sposób, stopniowo,
pracownik handlowy może doskonalić swoje
umiejętności
prowadzenia
skutecznej
korespondencji handlowej.
Podobnie rzecz wygląda w przypadku obsługi
Klienta. Funkcja kontrolna w takim wypadku
może przyczyniać się nie tyle do „wyłapywania”
przypadków użycia służbowej skrzynki do
prywatnej korespondencji, co do stałego
doskonalenia pracowników, którzy dzięki dobrze
przedstawionej informacji zwrotnej mogą stale
doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne.
JJAK USTAWIĆ ARCHIWIZACJĘ POCZTY WYCHODZĄCEJ?
Krok 1
Zaloguj się do Panelu
Klienta pod adresem
https://panel.blink.pl/
Krok 2
Krok 3
Wybierz Zarządzanie
usługami -> Serwer
pocztowy -> Archiwum
poczty
Ustaw, z której skrzynki i
na którą ma być
skierowana kopia
korespondencji.
Operatorem platformy Blink.pl jest Ogicom “Spider” Sp.. z o.o., S.K.A. ul. Arcybiskupa Antoniego Baraniaka 88, 61-131 Poznań,
zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda pod numerem KRS 0000410900
NIP 781-17-20-476, REGON 634 407 251, kapitał zakł 418 tys. w pełni wpłacony.
3
Tajemnica handlowa a tajemnica
korespondencji
Pracodawca ma prawo sprawdzić czy treść
służbowej korespondencji nie narusza tajemnicy
handlowej. Jednocześnie, podczas kontroli
poczty elektronicznej, nie może naruszyć
tajemnicy korespondencji. Żaden z e-maili,
oznaczonych jako prywatne, nie powinien, co do
treści, interesować pracodawcy. Jeżeli jednak
zdarzy się, że przeczyta prywatny list pracownika,
to nie może nikomu przekazać informacji w nim
zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.
Za
naruszenie
tajemnicy
korespondencji
pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia
wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.
Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników
o stosowanych metodach kontroli, mogą oni
dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr
osobistych. Dlatego korzystając z jakiejkolwiek
formy monitorowania poczty elektronicznej w
firmie – należy pamiętać o uprzedzeniu o tym
fakcie pracowników.
Czy ta wiedza Ci się przyda?
Jeśli dzięki temu poradnikowi czujesz, że jako
pracownik albo pracodawca wiesz teraz więcej opowiedz o tym poradniku znajomym i napisz o
nas na facebooku abo na forum – będzie nam
miło, że doceniasz nasz wysiłek. A jeśli Twój
operator hostingu nie dostarcza Ci takich
poradników…
CHCESZ MIEĆ LEPSZY HOSTING?
WYPRÓBUJ BLINK.PL W 30 SEK!
Operatorem platformy Blink.pl jest Ogicom “Spider” Sp.. z o.o., S.K.A. ul. Arcybiskupa Antoniego Baraniaka 88, 61-131 Poznań,
zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda pod numerem KRS 0000410900
NIP 781-17-20-476, REGON 634 407 251, kapitał zakł 418 tys. w pełni wpłacony.
4