1.Co to jest faktura elektroniczna (e
Transkrypt
1.Co to jest faktura elektroniczna (e
1.Co to jest faktura elektroniczna (e-faktura)? Faktura elektroniczna jest bezpłatnym, nowoczesnym i wygodnym odpowiednikiem używanej dotąd faktury papierowej. 2. Na jakiej podstawie Antalis Poland Sp. z o.o. wprowadza w Polsce fakturę elektroniczną jako dokument finansowy? Faktura elektroniczna wystawiana przez Antalis Poland Sp. z o.o. spełnia wszystkie wymogi przepisów podatkowych obowiązujących w Polsce. Jak również każda faktura elektroniczna zostanie podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym wydanym przez Krajową Izbę Rozliczeniową SA. Antalis Poland Sp. z o.o. będzie wystawiał fakturę elektroniczną tylko tym klientom, którzy prześlą do naszej firmy pisemną akceptację tej formy faktury. Formularze akceptacji, zmiany adresu e-mail oraz odwołania akceptacji dostępne są na stronie internetowej www.antalis.pl w katalogu e-faktura. Rejestracja otrzymanego formularza przez Antalis Poland Sp. z o.o. zostanie potwierdzona poprzez wiadomość e-mail przesłaną na adres podany na formularzu. 3. W jaki sposób zamówić fakturę elektroniczną za usługi świadczone przez Antalis Poland Sp. z o.o.? Wejdź na stronę www.antalis.pl, Wejdź do katalogu e-faktura poprzez link na stronie głównej, Pobierz formularz „Akceptacja wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej”, Wypełnij formularz wpisując wyraźnie jeden adres e-mail, na który chcesz otrzymywać fakturę elektroniczną (proponujemy, aby do tego adresu e-mail miała dostęp grupa wyznaczonych osób), Formularz podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy prześlij pocztą do Antalis Poland Sp. z o.o., ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa z dopiskiem „Dział Sprzedaży” lub na adres e-mailowy [email protected] . Akceptacja e-faktur może być w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji. 4. Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury) musi zakupić podpis elektroniczny? Nie. Do otrzymywania faktury elektronicznej (e-faktury) nie jest potrzebne posiadanie przez nabywcę podpisu elektronicznego. Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie: adresu e-mail, bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF -Adobe Acrobat Reader. 5. Od kogo otrzymam fakturę eletroniczną? Faktury będą przesyłane poprzez elektroniczny system służący rozsyłaniu faktur elektronicznych. Adres z jakiego otrzymają Państwo faktury to: ‘Antalis faktura w PDF (mailto: [email protected])’, na ten adres nie należy odpowiadać, gdyż służy on tylko i wyłączne do przesyłania faktur elektronicznych. Jednocześnie informujemy, że w przypadku otrzymania faktury elektronicznej z innego adresu e-mail nie zapewniamy autentyczności dokumentu i nie ponosimy za niego odpowiedzialności. 6. Co to jest e-podpis? E-podpis – czyli podpis elektroniczny – to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantując, iż ewentualne zmiany w przesłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej. 7. Czy faktura elektroniczna może być przesłana na inny adres e-mail niż podany w formularzu? Nie. E-faktura może być wysłana wyłącznie na adres wskazany w formularzu akceptacji. Zmiana adresu e-mail wymaga przesłania do Antalis Poland Sp. z o.o. formularza „Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej”. 8. Czym różni się faktura papierowa od faktury elektronicznej? Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają taką samą wartość prawną. Różnią się tylko i wyłącznie nośnikiem, przy pomocy, którego są dostarczane. Tak więc nic nie stanowi przeszkód, aby fakturę elektroniczną przedstawić urzędowi skarbowemu i organom podatkowym do udokumentowania poniesionych wydatków za usługi czy towary. 9. Jak przechowywać fakturę elektroniczną? Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej lub w formie papierowej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem dotychczas faktur w formie papierowej. Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; 2. łatwe ich odszukanie; 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Natomiast faktury elektroniczne przechowywane w formie papierowej wymagają udokumentowania potwierdzenia ich otrzymania. Takim potwierdzeniem może być wydruk otrzymanej wiadomości mailowej. 10. Czy mogę otrzymywać jednocześnie fakturę papierową i elektroniczną? Nie. Faktura elektroniczna jest wystawiana przez Antalis Poland Sp. z o.o. wyłącznie w formie elektronicznej i nie jest możliwe wystawienie jej w formie papierowej. 11. Czy otrzymam faktury korygujące oraz duplikaty faktur drogą elektroniczną? Nie. Na chwilę obecną nie jest dostępna tak opcja. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur przesyłać będziemy tradycyjnie w wersji papierowej. 12. Jak mam zapłacić za e-fakturę ? Należności za fakturę elektroniczną należy regulować w sposób identyczny, jak w przypadku faktury papierowej. 13. Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nabywcy dokumentu z kosztami? Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami ze strony odbiorcy dokumentu. 14. Co zrobić, gdy przypadkowo usunę wiadomość e-mail z e-fakturą? Jeżeli wiadomość e-mail z dołączoną e-fakturą zostanie usunięta lub zaginie niezwłocznie skontaktuj się z Antalis Poland Sp. z o.o.. Wyślemy Ci papierowy duplikat faktury. 15. Co należy zrobić, jeżeli zmieni się mój adres e-mail? Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail, na który otrzymujesz e-faktury za usługi Antalis Poland Sp. z o.o., pobierz ze strony www.antalis.pl formularz „Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej, wypełnij go nowym adresem e-mail wyślij na adres podany na formularzu. 16. Czy mogę zrezygnować z faktury elektronicznej? Tak. Aby zrezygnować z faktury elektronicznej należy wypełnić formularz „Odwołanie akceptacji wystawiania i przesyłania faktury w formie elektronicznej” i przesłać do Antalis Poland Sp. z o.o. na adres podany na formularzu lub przesłać na adres e-mailowy [email protected] . Formularz jest dostępny na stronie www.antalis.pl. Rejestracja formularza przez Antalis Poland Sp. z o.o. zostanie potwierdzone poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres podany w formularzu. 17. Z kim się skontaktować w razie innych pytań? Gdy będą mieli Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące faktur elektronicznych należy się kontaktować z działem handlowym Antalis Poland Sp. z o.o.