Zarz. pieczątki 164.12 - um

OR.0050.164.2012
ZARZĄDZENIE NR 164/12
BURMISTRZA MONIEK
z dnia 24 kwietnia 2012r.
w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miejskim w Mońkach oraz pieczęci
urzędowych w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Mońki
Na podstawie art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980r.
o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U.
z 2005r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia
1955r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.) zarządzam,
co następuje:
§ 1. 1. Niniejsze zarządzenie określa zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci
urzędowych i pieczątek na potrzeby Urzędu Miejskiego w Mońkach ich ewidencjonowania,
wydawania, używania, przechowywania, zwracania oraz likwidacji w związku z utratą przez
pieczęcie urzędowe i pieczątki cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.
2. Niniejsze zarządzenie określa również zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci
urzędowych dla pozostałych jednostek organizacyjnych gminy Mońki, dla których Burmistrz
Moniek jest właściwym do zamówienia w upoważnionym, wyspecjalizowanym podmiocie
gospodarczym, zasady ich ewidencjonowania, wydawania, zwracania oraz likwidacji.
§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) pieczęć lub pieczęć urzędowa – pieczęć, o której mowa w § 4 ust. 1 i 3;
2) pieczątka – każda inna pieczęć;
3) urząd – Urząd Miejski w Mońkach;
4) jednostka – jednostki organizacyjne gminy Mońki z wyłączeniem Urzędu Miejskiego
w Mońkach;
5) referat – referat w Urzędzie Miejskim w Mońkach;
6) kierownik referatu – kierownicy referatów w Urzędzie Miejskim w Mońkach, Sekretarz
Gminy Mońki i Skarbnik Gminy Mońki;
7) kierownik jednostki – dyrektorzy jednostek organizacyjnych Gminy Mońki;
8) sekretarz – Sekretarz Gminy Mońki;
9) pracownik OR – pracownik Referatu Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Mońkach.
§ 3. W urzędzie mogą być stosowane:
1) pieczęcie urzędowe;
2) pieczątki wpływowe;
3) pieczątki nagłówkowe;
4) pieczątki imienne (do podpisu);
5) inne pieczątki, wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników urzędu w zakresie
realizowanych zadań służbowych.
§ 4. 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku
wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku odpowiedni napis.
2. Odpowiedni napis w otoku stosowany w urzędzie to:
1) Urząd Miejski w Mońkach;
2) Gmina Mońki;
3) Burmistrz Moniek;
4) Rada Miejska w Mońkach
5) Urząd Stanu Cywilnego w Mońkach;
3. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, o której mowa w ust. 1, zawierająca
pośrodku, zamiast wizerunku orła herb gminy Mońki.
4. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach
szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. na
decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach, świadectwach.
5. Wymiary pieczęci urzędowej określonej w ust. 1, podmioty uprawnione do ich wykonania,
zasady zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z pieczęciami, które utraciły
swoją wartość użytkową oraz zasady postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży
pieczęci, określają odrębne przepisy.
§ 5. 1. Kierownicy referatów są:
1) zobowiązani do zapewnienia kierowanym przez siebie referatom stosownych pieczęci
urzędowych i pieczątek w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom;
2) odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych i pieczątek zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi urzędu;
3) zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania pieczęci
urzędowych i pieczątek;
4) zobowiązani do zwrotu pieczęci urzędowych i pieczątek w związku z utratą ich cech
użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.
2. Kierownicy jednostek są:
1) zobowiązani do zapewnienia kierowanym przez siebie jednostkom stosownych pieczęci
urzędowych w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom;
2) odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki;
3) zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania pieczęci
urzędowych w kierowanych przez siebie jednostkach;
4) zobowiązani do zwrotu pieczęci urzędowych w związku z utratą ich cech użytkowych lub
braku celowości dalszego ich używania.
3. Pracownicy są odpowiedzialni za pobrane pieczęcie urzędowe i pieczątki.
§ 6. 1. Zamówienie pieczęci urzędowych lub pieczątek, na potrzeby referatów lub jednostek
następuje na pisemny, uzasadniony wniosek kierownika referatu lub kierownika jednostki,
skierowany do sekretarza. Wniosek kierownika jednostki wymaga, pisemnej opinii kierownika
referatu sprawującego nadzór nad działalnością danej jednostki. Wzór zamówienia stanowi
załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Zamówienie pieczątki imiennej (do podpisu) sprawdza pracownik urzędu właściwy do
spraw kadr (lub ewentualnie inny posiadający odpowiednią dokumentację lub wiedzę) pod
względem zgodności danych personalnych, posiadanych uprawnień i zajmowanego stanowiska
służbowego.
3. Pracownik OR sprawdza zgodność treści i wielkości pieczęci urzędowej lub treści pieczątki
z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi urzędu.
4. Sekretarz potwierdza potrzebę i celowość zamówienia pieczęci urzędowej lub pieczątki.
5. Pieczęcie urzędowe i pieczątki zamawiane dla urzędu są jego własnością i ponosi on koszty
ich wytworzenia.
6. Pieczęcie urzędowe zamawiane dla jednostki stanowią własność tej jednostki i są
wytwarzane na jej koszt.
7. Pracownik przygotowujący zamówienie na pieczątki zobowiązany jest do zapewnienia
jednolitości stosowanych czcionek i szaty graficznej pieczątek.
§ 7. 1. Po wykonaniu pieczęci urzędowej lub pieczątki pracownik OR dokonuje ich rejestracji
w „Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek”. Wzór ewidencji, stanowi załącznik nr 2 do
niniejszego zarządzenia.
2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 zawiera również wpisy dotyczące pieczęci urzędowych
i pieczątek zamówionych przez urząd, a użytkowanych przez jednostki.
§ 8. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, zamówione na potrzeby urzędu, wprowadzone do
ewidencji, o której mowa w § 7 ust. 1, wydawane są, przez pracownika OR, pracownikom
merytorycznym referatów po pisemnym potwierdzeniu odbioru.
2. Pieczęcie urzędowe, zamówione na potrzeby jednostek, wprowadzone do ewidencji,
o której mowa w § 7 ust. 1, wydawane są, przez pracownika OR, upoważnionym pracownikom
jednostki po pisemnym potwierdzeniu odbioru.
§ 9. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych.
2. Pieczątki mają charakter pomocniczy, służą do sygnowania dokumentów w zakresie
dokonania określonych czynności urzędowych.
3. Zasady podpisywania aktów prawnych, decyzji i pism określa regulamin organizacyjny
Urzędu Miejskiego w Mońkach.
4. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczęci urzędowych lub
pieczątek, a także samodzielne ich zamawianie na potrzeby urzędu jest niedozwolone.
§ 10. 1. W urzędzie stosuje się wzory pieczątek wprowadzone Zarządzeniem nr 148/12
Burmistrza Moniek z dnia 2 kwietnia 2012r. w sprawie określenia wytycznych w zakresie
wykonywania czynności kancelaryjnych i archiwalnych w Urzędzie Miejskim w Mońkach.
2. Pieczęcie imienne o treści ”z up. Burmistrza” mogą posiadać i posługiwać się nimi jedynie
osoby mające indywidualne, pisemne upoważnienie Burmistrza Moniek.
3. W przypadku zastępstwa, pieczęcie imienne powinny zawierać zwrot „w z.”
4. Pieczęć imienna do podpisu może zawierać dodatkowo tytuł naukowy użytkownika.
§ 11. 1. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w sejfach, żelaznych szafach lub
kasetkach.
2. Pieczątki należy przechowywać w zamykanych szafach lub szufladach.
3. Pieczęcie urzędowe i pieczątki powinny znajdować się podczas urzędowania w miejscu
dostępnym tylko i wyłącznie dla pracownika urzędu odpowiedzialnego za pieczęć urzędową lub
pieczątkę.
4. O utracie pieczęci urzędowej lub pieczątek pracownik urzędu za nią odpowiedzialny
zawiadamia niezwłocznie kierownika referatu, a ten sekretarza z podaniem okoliczności utraty
pieczęci lub pieczątek oraz wskazaniem osoby winnej ich utraty.
5. O utracie pieczęci urzędowej kierownik jednostki zawiadamia niezwłocznie kierownika
nadzorującego referatu, który fakt ten zgłasza sekretarzowi z podaniem okoliczności utraty
pieczęci oraz wskazaniem osoby winnej ich utraty.
6. Za utratę pieczęci urzędowej lub pieczątki pracownik urzędu ponosi odpowiedzialność
określoną w Regulaminie Pracy lub Kodeksie pracy.
7. W „Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek” dokonuje się odpowiednich adnotacji
o fakcie utraty.
8. O utracie pieczęci urzędowej powiadamia się instytucję, która wykonała pieczęć, Policję
lub prokuraturę z podaniem okoliczności utraty i wskazaniem osoby, która dopuściła do utraty
pieczęci.
9. O utracie pieczątki powiadamia się Policję z podaniem okoliczności utraty.
§ 12. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki wycofane z użytkowania, w związku z utratą cech
użytkowych, braku celowości dalszego ich używania lub zmiany przepisów prawnych, kierownik
referatu przekaże niezwłocznie do pracownika OR prowadzącego „Ewidencję pieczęci
urzędowych i pieczątek” wraz z pismem przewodnim zawierającym wykaz przekazywanych
pieczęci urzędowych i pieczątek.
2. Pieczęcie urzędowe i pieczątki wycofane z użytkowania, w związku z utratą cech
użytkowych, braku celowości dalszego ich używania przez jednostkę lub zmiany przepisów
prawnych, kierownik jednostki przekaże niezwłocznie do pracownika OR prowadzącego
„Ewidencję pieczęci urzędowych i pieczątek” wraz z pismem przewodnim zawierającym wykaz
przekazywanych pieczęci urzędowych.
3. Pracownik urzędu, z którym została rozwiązana umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć
się z pobranych i użytkowanych pieczęci urzędowych i pieczątek.
4. Za zwrot pieczątki przez pracownika urzędu, który utracił prawo do jej używania
(rozwiązanie umowy, przeniesienie itp.) odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony tego
pracownika.
5. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, które mogą być w dalszym ciągu używane na innym
stanowisku pracy, zostaną przekazane w tym celu właściwemu pracownikowi urzędu lub
właściwemu referatowi, po wcześniejszym zaewidencjonowaniu zmian w „Ewidencji pieczęci
urzędowych i pieczątek”.
6. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek i ich likwidację
odnotowuje się w „Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek”.
7. Zwrócone z przyczyn określonych w ust. 1 lub 2 pieczęcie urzędowe zostają niezwłocznie
przekazane przez upoważnioną osobę do wyspecjalizowanego podmiotu gospodarczego
z zastrzeżeniem § 4 ust. 6, w celu likwidacji.
§ 13. 1. Burmistrz Moniek spośród pracowników urzędu powołuje trzyosobową komisję
ds. likwidacji pieczęci i pieczątek.
2. Fizycznej likwidacji pieczątek dokonują członkowie komisji, o której mowa w ust. 1,
którzy z czynności tej sporządzają stosowny protokół likwidacji. Wzór protokołu stanowi
załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, właściwy pracownik OR dołącza do „Ewidencji
pieczęci urzędowych i pieczątek”.
4. Likwidacji pieczątek dokonuje się w miarę potrzeb, poprzez ich fizyczne zniszczenie,
uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie.
§ 14. 1. Inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek będących w posiadaniu referatów
oraz określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje raz na pięć lat pracownik OR.
2. Inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek urzędu będących w posiadaniu jednostek
oraz określenia ich stanów dokonuje raz na pięć lat pracownik OR.
3. Pierwsza inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w terminie 1 roku od dnia wejścia
w życie niniejszego zarządzenia.
4. Dotychczasowe pieczątki nie spełniające wymagań niniejszego zarządzenia mogą być
stosowane w okresie 1 roku od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia i w tym okresie
powinny zostać wymienione.
§ 15. Do pieczęci urzędowych i pieczątek w urzędzie używa się tuszu czerwonego.
§ 16. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Mońki.
§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
BURMISTRZ
mgr Zbigniew Karwowski
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 164/12
Burmistrza Moniek
z dnia 24 kwietnia 2012r.
Mońki, dn. ..........................
……………………………..
……………………………..
(nazwa referatu/jednostki)
Sekretarz Gminy Mońki
ZAPOTRZEBOWANIE nr …….......
na wykonanie pieczęci/pieczątki/tek
dla Urzędu Miejskiego w Mońkach lub jednostki organizacyjnej Gminy Mońki
Zgodnie z § 6 ust. 1 Zarządzenia Nr 164/12 Burmistrza Moniek z dnia 24 kwietnia 2012r. w sprawie
pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miejskim w Mońkach oraz pieczęci urzędowych
w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Mońki
- wnoszę o wyrobienie pieczęci/pieczątki/tek poniższej treści :
(W przypadku większej liczby zamawianych pieczęci/pieczątek należy podać ich liczbę)
UZASADNIENIE I POTWIERDZENIE CELOWOŚCI
………………………………………………………………………………………………………………..
...…………………………………………………………………...................................................................
...........................
........................................................
data
podpis kierownika referatu lub kierownika
jednostki składającej zapotrzebowanie
Stwierdzam poprawność treści w/w pieczęci/pieczątki/tek pod względem formalnym i zgodności
z przepisami prawa.
...........................
........................................................
data
podpis pracownika OR
Akceptuję zapotrzebowanie na wykonanie w/w pieczęci/pieczątki/tek.
...........................
........................................................
data
podpis Sekretarza Gminy Mońki
BURMISTRZ
mgr Zbigniew Karwowski
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 164/12
Burmistrza Moniek
z dnia 24 kwietnia 2012r.
EWIDENCJA PIECZĘCI URZĘDOWYCH I PIECZĄTEK
data
Imię nazwisko
pobierającego
data
LIKWIDACJA
data
Czytelny
podpis Przew.
Komisji ds.
likwidacji
pieczęci
i pieczątek
ODCISK
PIECZĘCI/PIECZĄTKI
Czytelny
podpis
zwracającego
LP.
ZWROT
podpis
pobierającego
POBRANIE
UWAGI
nr strony………
BURMISTRZ
mgr Zbigniew Karwowski
Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Nr 164/12
Burmistrza Moniek
z dnia 24 kwietnia 2012r.
Mońki, dnia ….............................
PROTOKÓŁ NR …............
spisany w dniu …..............................
na okoliczność likwidacji zbędnych i zużytych pieczęci/pieczątek
używanych w Urzędzie Miejskim w Mońkach lub jednostkach organizacyjnych Gminy Mońki
Na podstawie § 14 ust. 2 Zarządzenia Nr 164/12 Burmistrza Moniek z dnia 24 kwietnia 2012r.
w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miejskim w Mońkach oraz pieczęci urzędowych
w pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Mońki.
Komisja w składzie: (imię, nazwisko, stanowisko, referat)
1. Przewodniczący -
…..................................................................................................................
2. Członek -
….................................................................................................................
3. Członek -
….................................................................................................................
przeprowadziła w Urzędzie Miejskim w Mońkach likwidację ….............. szt. pieczęci/pieczątek, według
załącznika do niniejszego protokołu, poprzez ich:
…......................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
Odzyskane z pieczęci/pieczątek obudowy w ilości …..................... szt., przekazano do Referatu
Organizacyjnego w celu ich ponownego wykorzystania. Pozostałe zniszczone i zniekształcone w ilości
….................. szt. zlikwidowano.
Na tym protokół zakończono i podpisano.
1. …..............................................
2. ….............................................
3. …..............................................
W załączniku do Protokołu należy dokonać odcisków pieczęci/pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej, pod
która dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek.
BURMISTRZ
mgr Zbigniew Karwowski
Załącznik Nr 1
do Protokołu Nr ....................
Komisji ds. likwidacji pieczęci i pieczątek
z dnia .........................
Mońki, dnia ….............................
Lp.
Liczba porządkowej, pod
która pieczęć/pieczątka
została zarejestrowana
w Ewidencji pieczęci
urzędowych i pieczątek
Odcisk pieczęci
BURMISTRZ
mgr Zbigniew Karwowski