Polityka WWF International dotycząca zapobiegania nadużyciom i

Transkrypt

Polityka WWF International dotycząca zapobiegania
nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia dochodzeń
w sprawach o nadużycia i korupcję
Niniejszy dokument stanowi aktualizację pierwotnej wersji Polityki z lipca 2010 r. Dokument
zaktualizowano w kwietniu 2012 r. w celu dostosowania jego treści do Standardu sieci
WWF dotyczącego zapobiegania nadużyciom i korupcji. Dokument zaktualizowano również
w ramach Podręcznika Polityk i Procedur Kadrowych dla Biur Programowych (PO) WWF
International (rozdział 1.5). Zmiany wyróżniono kolorem NIEBIESKIM
Zasady ogólne
Jednym z najważniejszych celów WWF International jest skuteczne zarządzanie ryzykiem
nadużyć i korupcji w prowadzonej działalności – zarówno w ramach samej organizacji
WWF International, jak i we wszystkich podmiotach, którymi bezpośrednio zarządza.
WWF International kieruje się zasadą zerowej tolerancji dla nadużyć i korupcji. Jako
organizacja, która potępia korupcję i walczy z nią w przekonaniu, że stanowi ona jedną z
kluczowych przyczyn biedy, degradacji środowiska naturalnego i złego zarządzania, WWF
wymaga od swoich pracowników i podwykonawców* niezmiennego przestrzegania zasady
zerowej tolerancji w teorii i praktyce w drodze pełnego respektowania wszystkich procedur i
polityk przyjętych z myślą o zapobieganiu korupcji i nadużyciom w naszych biurach. Co za
tym idzie, wszyscy pracownicy i podwykonawcy powinni postępować w sposób nienaganny.
*
Na potrzeby niniejszej Polityki przez podwykonawców rozumie się wynajętych
konsultantów, wolontariuszy, pracowników tymczasowych, pracowników innych
organizacji wynajętych przez WWF lub pracujących przy projektach finansowanych
przez WWF oraz wszystkie osoby goszczące w biurach WWF (tj. korzystające z
powierzchni biurowych WWF)*
Nadużycia i korupcja stanowią stale obecne zagrożenie dla zasobów WWF International
oraz jej dobrego imienia. Co za tym idzie, walka z nimi musi być przedmiotem troski
wszystkich pracowników i podwykonawców. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek
dowodów na działania noszące znamiona nadużycia lub korupcji lub zaistnienia możliwości
podjęcia takich działań, WWF International podejmie w tej kwestii zdecydowane i
kontrolowane działania.
*
Do podwykonawców nie zaliczają się uczestnicy wydarzeń sponsorowanych przez WWF, takich jak Godzina
dla Ziemi, sprzątanie rezerwatów przyrody itp.)
Polityka WWF International dotycząca zapobiegania nadużyciom i korupcji oraz prowadzenia
dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję – kwiecień 2012 (aktualizacja wersji z lipca 2010 r.)
WWF International stara się, aby wszelkie jej kontakty z pracownikami, podwykonawcami,
partnerami, zwolennikami i dostawcami cechowała uczciwość i szczerość. Organizacja
oczekuje, że osoby te traktować będą WWF i siebie nawzajem w ten sam sposób.
Zachowania niezgodne z wymaganymi standardami uznaje się za niedopuszczalne. W
przypadku pojawienia się podejrzeń, że takie zachowania mają miejsce, wszczęte zostanie
odpowiednie dochodzenie, a jeśli zarzuty potwierdzą się, podjęte zostaną stosowne kroki
prawne i/lub dyscyplinarne.
Wszyscy pracownicy WWF International i jej biur terenowych (np. Biur Programowych oraz
innych biur podległych WWF International lub jej Biurom Programowym) mają za zadanie
zapewnienie odpowiednich środków pozwalających zapobiegać potencjalnym przypadkom
nadużyć i korupcji, zniechęcać do takich działań oraz wykrywać je i zgłaszać. Niniejsza
Polityka ma na celu:






Zdefiniować działania stanowiące przypadki nadużycia i korupcji oraz zwiększyć
poziom świadomości w tym zakresie;
Zachęcić do zapobiegania takim działaniom;
Zdefiniować standardy postępowania dla organizacji;
Określić zakresy odpowiedzialności na różnych szczeblach;
Promować metody wykrywania nieprawidłowości oraz ułatwić ich zrozumienie;
Zidentyfikować jasną drogę służbową w przypadku prowadzenia dochodzeń w
sprawach o nadużycia i korupcję oraz ich raportowania.
We wszystkich sytuacjach, w których pracownik ma wątpliwości co do tego, czy dane
działanie stanowi przypadek nadużycia lub korupcji, powinien w pierwszej kolejności
skonsultować się z Terenową Instrukcją Operacyjną (FOM), a jeśli sytuacja pozostanie
niejasna – zasięgać rady Dyrektora Generalnego ds. Operacyjnych WWF International.
Definicje
Czym są nadużycie i korupcja?
Terminu „nadużycie” używa się dla określenia całego szeregu działań, takich jak: oszustwo,
łapownictwo, fałszerstwo, wymuszenie, kradzież, spisek, malwersacja, sprzeniewierzenie,
złożenie fałszywych zeznań, zatajenie stanu faktycznego i zmowa. Nadużycie wiąże się z
popełnieniem oszustwa w stosunku do organizacji w celu uzyskania indywidualnej lub
zbiorowej korzyści, uniknięcia obowiązku lub spowodowania straty.
Korupcja wiąże się z nieuczciwym uzyskaniem gratyfikacji od osoby trzeciej w drodze
nadużycia powierzonej władzy dla prywatnej korzyści. Ani nadużycie, ani korupcja nie
ograniczają się do korzyści finansowych lub materialnych; przeciwnie – mogą również
oznaczać korzyści niematerialne, takie jak zdobycie określonego statusu lub pozyskanie
informacji.
Jak widać z powyższego, zarówno nadużycie, jak i korupcja dotyczą szerokiego wachlarza
działań, obejmujących między innymi:

Kradzież mienia
dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję – kwiecień 2012
2









Sprzeniewierzenie funduszy
Niewłaściwe użycie składników majątku organizacji (np. wykorzystanie pojazdów
WWF do celów prywatnych bez pozwolenia)
Oszustwo (np. podawanie nieprawdziwych informacji o kwalifikacjach w celu
zdobycia posady)
Świadomie fałszywe przestawianie sytuacji finansowej biura, projektu, działalności
itp. (np. poprzez sporządzanie niezgodnych z prawdą sprawozdań finansowych)
Kradzież w zmowie z partnerem, klientem lub dostawcą
Kradzież lub niewłaściwe użycie zastrzeżonych danych
Kradzież własności intelektualnej
Wyświadczanie przysług lub przekazywanie pieniędzy sędziom lub innym
urzędnikom państwowym z myślą o realizacji celów osobistych lub celów WWF
Udzielanie zamówień osobom trzecim z myślą o uzyskaniu osobistych korzyści
przez osobę udzielającą.
Zapobieganie
WWF International stara się regulować działania pracowników oraz zapewnić wdrożenie
odpowiednich procedur przeciwdziałania nadużyciom i korupcji. Procedury te obejmują:










Terenowe instrukcje operacyjne (FOM) / procedury – zarówno wydane przez WWF
International, jak i wydane na potrzeby konkretnych biur, a w szczególności:
polityki dotyczące podróży i wydatków służbowych
polityki dotyczące zarządzania i kontroli użytkowania pojazdów służbowych
procedury zarządzania i kontroli korzystania z usług konsultantów
zapewnienie odpowiedniego podziału obowiązków (o ile konieczne)
Regulamin pracy, Procedury personalne
Umowa o pracę
Standardy Sieci, a w szczególności standard dotyczący rekrutacji konsultantów
Polityki IT
Standardowe warunki umowne dotyczące ochrony i wykorzystywania logo WWF itp.
Mimo, że ogólna odpowiedzialność za ustanowienie, utrzymanie i zapewnienie
egzekwowania należytego systemu kontroli wewnętrznej spoczywa na Członkach Zarządu
WWF oraz na Dyrektorze Generalnym, w praktyce obowiązki te wykonują bezpośrednio
osoby zajmujące stanowiska kierownicze, zaś realizacja wielu z nich wymaga
zaangażowania wszystkich pracowników WWF, niezależnie od lokalizacji, w tym
pracowników Biur Programowych (PO) oraz innych biur terenowych podległych WWF
International.
Indywidualne zachowania
Pracowników WWF muszą cechować wysokie standardy etyczne, dające się
zaobserwować w praktycznym działaniu. Co za tym idzie, nie powinni oni przyjmować, ani
oferować prezentów, przejawów gościnności lub jakichkolwiek korzyści od osób spoza
WWF, które mogą być postrzegane jako gratyfikacje mające wpływ na uczciwość
3
postępowania lub przynoszące osobiste korzyści osobie oferującej dane świadczenie lub
obdarowywanemu i/lub narażających na szwank dobre imię WWF. Niezależnie od
powyższego, dopuszcza się przyjmowanie lub wręczanie drobnych upominków o
symbolicznej wartości przy odpowiednich okazjach, pod warunkiem, że działanie takie nie
nosi znamion korupcji lub konfliktu interesów.
Polityka WWF przewiduje w szczególności bezwzględny zakaz wręczania, obiecywania lub
oferowania pieniędzy lub rzeczy wartościowych jakimkolwiek przedstawicielom
administracji rządowej w sposób sprzeczny z prawem obowiązującym w danym kraju.
Ponadto zabrania się wręczania, obiecywania i oferowania pomocy, pieniędzy lub rzeczy
wartościowych (w postaci pieniężnej lub niepieniężnej) przedstawicielom administracji
rządowej lub urzędnikom, a także przyjmowania od nich tego rodzaju gratyfikacji celem:



Wywarcia wpływu na oficjalne działanie lub decyzję administracji rządowej;
Skłonienia pracownika administracji rządowej lub urzędnika do jakiegokolwiek
działania lub zaniechania z naruszeniem jego obowiązków przewidzianych przez
prawo;
Pozyskania lub utrzymania współpracy biznesowej lub otrzymania bezpośrednich
zleceń od jakiejkolwiek fizycznej lub prawnej.
Ponadto wszyscy pracownicy powinni w każdej sytuacji postępować zgodnie z Kodeksem
Etycznym WWF International (Załącznik I) oraz unikać sytuacji, w których mógłby pojawić
się konflikt interesów. Mając na uwadze powyższe, wszyscy pracownicy, a także (w
stosownych przypadkach) członkowie Zarządu mają obowiązek zapoznać się z treścią
Polityki dotyczącej konfliktu interesów (ujętej w Politykach i procedurach kadrowych WWF
dla Biur Programowych i przedstawionej odrębnie w Załączniku II do niniejszego
dokumentu), a także postępować zgodnie z jej postanowieniami. W związku z tym, wszyscy
pracownicy i członkowie Zarządu zobowiązani są do ujawniania, w odstępach rocznych,
wszystkich potencjalnych konfliktów interesów, poprzez podpisanie formularza Ujawnienia
informacji na temat konfliktu interesów (Załącznik II).
Obowiązki Dyrektora
International
Generalnego
ds.
Operacyjnych
WWF
Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych WWF International ponosi szczególną
odpowiedzialność za promowanie środowiska pracy wolnego od nadużyć i korupcji oraz za:



Formułowanie wytycznych na temat środków, jakie mają zostać podjęte przez
dyrektorów i kadrę kierowniczą najwyższego szczebla w celu wdrożenia takiej
polityki.
Koordynowanie terminowego i właściwego przeprowadzenia dochodzeń w związku
ze zgłoszeniami faktycznych lub podejrzewanych przypadków nadużyć i korupcji,
we współpracy z odpowiednimi dyrektorami/kierownikami.
Zapewnianie, z wykorzystaniem powyższych zasobów zarządczych, podjęcia
odpowiednich kroków prawnych i/lub dyscyplinarnych przeciwko sprawcom
rzeczywistych lub zamierzonych nadużyć lub przypadków korupcji, jak również w
stosunku do osób zamieszanych w takie działania.
4


Zgłaszanie przypadków nadużyć/korupcji Dyrektorowi Generalnemu oraz
Członkom Zarządu (za pośrednictwem Komitetu Audytu).
Aktualizowanie niniejszej polityki zgodnie z najlepszymi aktualnymi praktykami.
Obowiązki Dyrektorów i Przedstawicieli Biur Programowych (PO)
Każdy Dyrektor oraz Przedstawiciel WWF International (w przypadku Biur Programowych)
odpowiada, w ramach swojego obszaru kompetencji, za wspieranie środowiska pracy
wolnego od nadużyć i korupcji. Dyrektorzy zapewniają:








Udostępnienie wszystkim osobom zajmującym stanowiska kierownicze i
szeregowym pracownikom treści Polityki dotyczącej zapobiegania nadużyciom i
korupcji oraz prowadzenia dochodzeń w sprawach o nadużycia i korupcję oraz jej
pełne wdrożenie. (W razie potrzeby Politykę oraz powiązane materiały szkoleniowe
należy przetłumaczyć na język lokalny.)
Niezbędne przeszkolenie osób zajmujących stanowiska kierownicze i szeregowych
pracowników tak, aby mogli wypełniać swoje obowiązki.
Odpowiednią atmosferę pracy dla osób zajmujących stanowiska kierownicze i
szeregowych pracowników, sprzyjającą przestrzeganiu zasad (np. powszechne
zrozumienie i akceptację zasady zerowej tolerancji dla nadużyć i korupcji, wiedza w
jaki sposób i komu zgłaszać obawy związane z podejrzeniem nadużycia lub
korupcji itp.).
Zgłaszanie doniesień o podejrzewanych nadużyciach i korupcji własnym
przełożonym.
Terminowe wdrożenie zaleceń dotyczących poprawy środków kontrolnych
płynących z przeprowadzonych dochodzeń.
Podpisanie niniejszej Polityki przez wszystkich pracowników oraz, w stosownych
przypadkach, przez członków Zarządu, na potwierdzenie zrozumienia jej treści i
zobowiązania się do jej przestrzegania, a także podpisanie formularza Ujawnienia
konfliktu interesów.
Powszechną dostępność niniejszej Polityki oraz numeru telefonu na potrzeby
informowania o nieprawidłowościach (patrz poniżej) dla wszystkich pracowników
(np. poprzez publikację na stronie intranetowej biura i podanie pracownikom
informacji, gdzie jej szukać, umieszczenie numeru telefonu na plakatach itp.).
Wdrożenie procedur służących zapewnieniu przeczytania, zatwierdzenia i
podpisania niniejszej Polityki przez podwykonawców.
Obowiązki osób zajmujących stanowiska kierownicze
Do obowiązków osób zajmujących stanowiska kierownicze zaliczają się:


Ocena typów ryzyka nadużyć i korupcji w odniesieniu do części działalności, za
którą są odpowiedzialni.
Zapewnianie odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w podległych obszarach
oraz skuteczności istniejących środków kontrolnych.
5


Zapewnianie, aby wszyscy podlegający im pracownicy w pełni rozumieli działanie
istniejącego systemu kontroli wewnętrznej oraz stosowali się do takich procedur
kontroli w każdym przypadku.
Dokonywanie regularnych przeglądów systemów kontroli w celu zapewnienia ich
przestrzegania i sprawdzenia, czy systemy te są nadal skuteczne.
Osoby zajmujące stanowiska kierownicze powinny być wyczulone na ewentualne
nietypowe zdarzenia lub transakcje noszące znamiona nadużycia lub korupcji. Osoby
zajmujące stanowiska kierownicze powinny zapewnić wdrożenie zadowalających środków
kontrolnych oraz zachować czujność w odniesieniu do wszelkich „czerwonych flag”, o
których powezmą wiadomość. Do konkretnych przykładów takich „czerwonych flag”
zaliczyć można:







Nietypowe lub niewłaściwie udokumentowane płatności.
Zakupy, które nie przeszły normalnej procedury wyceny.
Wygórowane stawki wynagrodzenia wypłacanego konsultantom.
Regularne korzystanie z usług tych samych konsultantów (np. z powodu powiązań
rodzinnych).
Korzystanie z usług urzędników państwowych w charakterze konsultantów lub
przekazywanie grantów podróżnych urzędnikom państwowym.
Nadmierne zużycie paliwa w pojazdach służbowych.
Sprzedaż aktywów osobom trzecim w sposób niezgodny z ustalonymi procedurami.
Działalność taka może zostać ujawniona w wyniku specjalnych kontroli zarządczych lub też
w drodze poinformowania kierownictwa przez osobę trzecią. Nieprawidłowości mogą
również wyjść na jaw w toku audytu wewnętrznego lub w trakcie dorocznego audytu (na
koniec roku). Niezależnie od powyższego, w kwestii wykrywania nadużyć osoby
zajmujące stanowiska kierownicze nie powinny polegać wyłącznie na wynikach
pracy audytorów. Audytor wewnętrzny oferuje stałe doradztwo i pomoc w sprawach
dotyczących kontroli.
Obowiązki Audytu Wewnętrznego
Audyt Wewnętrzny ma obowiązek zapewnić bezstronną ocenę efektywności istniejących
procesów zarządzania ryzykiem nadużyć lub korupcji. W ramach swojej roli, Audyt
Wewnętrzny:

Dokonuje przeglądów procesów zapobiegania i wykrywania wdrożonych przez
kierownictwo i składa raporty z takich przeglądów.

Formułuje zalecenia dotyczące poprawy takich procesów.

Prowadzi lub wspiera dochodzenia na wniosek kierownictwa najwyższego
szczebla.

Analizuje ryzyko nadużyć w ramach każdego audytu.
6
Obowiązki pracowników
Każdy pracownik WWF ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa składników majątku i
funduszy organizacji, a także obowiązek natychmiastowego zgłoszenia podejrzewanych
nadużyć lub faktu zaobserwowania podejrzanych działań lub zdarzeń (część poświęcona
dochodzeniom – patrz poniżej). Ponadto pracownicy mają obowiązek alarmować swoich
przełożonych, jeżeli uważają, że nadużycia lub korupcja są możliwe z powodu kiepskich
procedur lub braku skutecznego nadzoru. Pracownicy powinni pomagać w każdym
prowadzonym dochodzeniu poprzez udostępnianie wszystkich istotnych informacji oraz
współpracę z osobami prowadzącymi dochodzenie (np. poprzez rozmowy, dostarczanie
dokumentacji itp.)
Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z treścią niniejszej Polityki i podpisać ją w
odstępach rocznych, potwierdzając tym samym fakt przeczytania, zrozumienia i
zobowiązania się do przestrzegania postanowień dokumentu. Ponadto każdy pracownik
musi co roku wypełnić formularz Ujawnienia konfliktu interesów.
Prowadzenie dochodzeń w sprawach dotyczących nadużyć lub
korupcji
Zgłaszanie podejrzenia nadużycia
Jeżeli którykolwiek z pracowników podejrzewa, że doszło lub dochodzi do aktu nadużycia
lub korupcji, ma obowiązek natychmiastowego zgłoszenia tego faktu do dowolnej osoby w
randze Dyrektora. Może to zrobić bezpośrednio lub za pośrednictwem swojego
przełożonego. Dyrektor ma wówczas obowiązek powiadomić o sprawie Dyrektora
Generalnego ds. Operacyjnych WWF International, który zapewnia szybkie
przeprowadzenie stosownego dochodzenia. Jeśli pracownik czuje, że nie może zgłosić
zarzutów korzystając z powyższych kanałów służbowych, powinien postąpić zgodnie z
Polityką WWF International dotyczącą zgłaszania nieprawidłowości (patrz poniżej).
Prowadzenie dochodzeń w sprawach dotyczących podejrzenia nadużycia
Obowiązek zapewnienia przeprowadzenia szybkiego i właściwego dochodzenia w sprawie
każdego zarzutu zgodnie z planem reagowania spoczywa na Dyrektorze Generalnym ds.
Operacyjnych. Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych powinien zapewnić, aby Dyrektor
Generalny, Zespół Zarządczy oraz Komitet Audytu byli na bieżąco informowani o rozwoju
sytuacji. W momencie zakończenia każdego dochodzenia w sprawie nadużycia lub
korupcji, Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych powinien przekazać minimum następujące
informacje:


Szczegóły zaistniałych wydarzeń, straty dla organizacji (jeśli wystąpiły), w jaki
sposób wykryto sprawę oraz prawdopodobne przyczyny, które umożliwiły
zaistnienie nadużycia lub korupcji.
Ewentualnie podjęte działania w stosunku do osób zamieszanych w nadużycie lub
korupcję.
7


Działania podjęte w celu odzyskania utraconego mienia i funduszy (w stosownych
przypadkach).
Wnioski na przyszłość i działania podjęte w celu zapobieżenia powtórzeniu się tego
rodzaju działań stanowiących nadużycie lub korupcję.
Udowodniony przypadek nadużycia lub korupcji ze strony pracownika traktowany będzie
jak poważne wykroczenie. W każdym przypadku podjęte zostaną odpowiednie kroki
dyscyplinarne. W każdej sytuacji popełnienia nadużycia przez osobę z zewnątrz lub
pracownika, WWF może również wystąpić z powództwem cywilnym w celu
odzyskania strat.
Polityka WWF dotycząca zgłaszania nieprawidłowości
Polityka zamieszczona poniżej stanowi fragment Podręcznika polityk i procedur kadrowych
dla Biur Programowych (PO) WWF International (w wersji z marca 2012), rozdz. 1.6).
Zmiany wyróżniono na NIEBIESKO.
Polityka zgłaszania nieprawidłowości zapewnia mechanizm zgłaszania nielegalnej
działalności lub niewłaściwego wykorzystywania składników majątku WWF, chroniący
pracowników zgłaszających przed odwetem.
Zachowanie budzące wątpliwości. Polityka ma zastosowanie do sytuacji, w których
pracownik podejrzewa innego pracownika o udział w nielegalnych działaniach lub
budzących wątpliwości zachowaniach z wykorzystaniem składników majątku WWF.
Postępowanie takie może oznaczać zwykłą kradzież (sprzętu lub środków pieniężnych),
sporządzanie nieuczciwych zestawień wydatków, przedstawianie nieprawdziwych rozliczeń
przełożonemu lub audytorom WWF, a nawet istnienie konfliktu interesów po stronie
pracownika, powodującego szkody finansowe dla WWF, a także akty korupcji . WWF
zachęca pracowników do zgłaszania takich wątpliwych zachowań i stworzyła system, który
pozwala im dokonywać takich zgłoszeń w razie potrzeby w sposób anonimowy.
Dokonywanie zgłoszenia. Jeśli pracownik podejrzewa nielegalne zachowania lub
zachowania związane z nieprawidłowym wykorzystaniem składników majątku WWF lub
zachowania sprzeczne z prawem, może je zgłosić anonimowo i korzystać z ochrony przed
wszelkimi formami nękania, zastraszania, dyskryminacji lub odwetu w związku z
dokonaniem zgłoszenia w dobrej wierze.
Pracownicy mogą dokonywać zgłoszeń w dowolnym momencie, przekazując je
najwyższym władzom WWF International: Dyrektorowi Generalnemu, Dyrektorowi
Generalnemu ds. Operacyjnych lub Dyrektorowi ds. Rozwoju Kadrowo-Organizacyjnego.
Ich nazwiska i dane kontaktowe znaleźć można na stronie intranetowej WWF i na końcu
niniejszej polityki. Zgłoszenia mogą być dokonywane telefonicznie lub na piśmie. Wszelkie
zgłoszenia zostaną niezwłocznie objęte dochodzeniem WWF, przy czym tożsamość
informatora zostanie utrzymana w tajemnicy w najszerszym możliwym zakresie biorąc pod
uwagę przeprowadzenie pełnego i uczciwego dochodzenia.
8
Pracownicy mogą również dokonać zgłoszenia dzwoniąc pod osobny numer telefonu
przeznaczony do zgłaszania nieprawidłowości (linię obsługuje firma zewnętrzna).
Przekazane informacje zostaną niezwłocznie zakomunikowane WWF na potrzeby
dochodzenia. Osoby dzwoniące na numer zgłoszeniowy mogą pozostać anonimowe,
o ile sobie tego życzą. Informacje na temat linii telefonicznej do zgłaszania
nieprawidłowości i warunków dostępu przedstawiono na końcu niniejszej polityki,
która zamieszczona jest również na stronie intranetowej WWF.
Wszelkie zgłoszenia przyjęte bezpośrednio lub za pośrednictwem linii zgłoszeniowej
przekazywane będą Komitetowi Audytu WWF International. Komitet ten jest organem
niezależnym od kierownictwa WWF International i podlega Zarządowi WWF International.
Ochrona pracowników zgłaszających niewłaściwe wykorzystanie składników majątku
WWF
Zakaz podejmowania działań odwetowych. Pracownik, który zgłosił podejrzane
postępowanie, przekonany, że stał się wskutek tego obiektem działań odwetowych
jakiegokolwiek rodzaju ze strony innego pracownika WWF ma obowiązek niezwłocznego
powiadomienia o zaistniałej sytuacji Dyrektora ds. Rozwoju Kadrowo-Organizacyjnego.
Zgłoszenie dotyczące działań odwetowych zostanie objęte dochodzeniem w trybie
natychmiastowym w sposób mający na celu ochronę poufności w najszerszym zakresie
możliwym z punktu widzenia pełnego i uczciwego dochodzenia. Osoba prowadząca
dochodzenie poinformuje pracownika o jego wynikach.
WWF stanowczo potępia wszelkie formy odwetu wobec pracowników, którzy w dobrej
wierze zgłaszają zastrzeżenia w stosunku do działalności WWF i nie zamierza tolerować
tego rodzaju działań odwetowych. W stosunku do każdego pracownika uczestniczącego w
działaniach odwetowych podjęte zostaną kroki dyscyplinarne, ze zwolnieniem włącznie.
Jim Leape – Dyrektor Generalny +41 22 364 9280
Judy Slatyer – Dyrektor Generalny ds. Operacyjnych + 41 22 364 9278
Chris Hutton - Dyrektor ds. Rozwoju Kadrowo-Organizacyjnego + 41 22 364 9259
Alternatywne numery telefonów, pod którymi można zgłaszać
informacje o nieprawidłowościach
Poniżej znajduje się lista krajowych numerów telefonów kontaktowych, pod którymi można
zgłaszać informacje o nieprawidłowościach – na życzenie dzwoniącego rozmowa może
odbywać się na koszt rozmówcy.
9
NUMERY TELEFONÓW, POD KTÓRYMI MOŻNA ZGŁASZAĆ
INFORMACJE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH
Kraje afrykańskie
Madagaskar
Mozambik
Zambia
Zimbabwe
Malawi
Tanzania
Kenia
Uganda
Rwanda
Demokratyczna Republika Konga
Kamerun
Gabon
Republika Środkowoafrykańska
Ghana
Niger
Senegal
Republika Zielonego Przylądka
Mauretania
Gambia
Afryka numery telefonów
0044 1 249 661 808 (rozmowa na koszt rozmówcy)
Kraje Azji /
Pacyfiku
Numery telefonów w regionie Azja-Pacyfik
Chiny Północne (China Netcom)
ChinyPołudniowe (China Telecom)
Chiny (numer alternatywny”)
Wietnam
Laos
Kambodża
Tajlandia
Mongolia
Singapur
Papua-Nowa Gwinea
Wyspy Salomona
Fidżi
Wyspy Cooka
00800 3838 3000
10800 441 0078
001 800 442 078
800 4411 140
10
Kraje europejskie / Bliski Wschód
Numery telefonów w regionie Europa / Bliski
Wschód
Włochy
Belgia
Tunezja (przynależy do Prog. europejskiego)
Austria
Rumunia
Bułgaria
Polska
Gruzja
Azerbejdżan
Armenia
Zjednoczone Emiraty Arabskie
Szwajcaria
800 783 776
0800 71025
0800 281 700
08008 94440
00800 110 44 74
00800 441 2392
8000 44 138 73
0800 56 38 23
11
Załącznik I do
Polityki WWF dotyczącej nadużyć i korupcji (kwiecień 2012)
Kodeks Etyczny WWF (aktualizacja: 2009)
Standardy postępowania: nasza misja, nasz świat i my sami
WWF International dla Biur Programowych (PO) (w wersji z marca 2012), rozdz. 1.2).
WWF ma jasno określoną misję i cel. Wszystkie nasze programy wspierają
wyznaczoną misję, zaś nasze cele będą łatwiej osiągalne, o ile opowiemy się za
zasadami określonymi poniżej.
1. Będziemy organizacją globalną, niezależną, wielokulturową i apolityczną.
2. Będziemy rozwiązywać problemy bazując na najlepszych dostępnych informacjach
naukowych i krytycznie oceniać wszystkie własne starania.
3. Będziemy, w miarę możliwości, szukać dialogu i unikać konfrontacji.
4. Będziemy opracowywać konkretne rozwiązania w dziedzinie ochrony przyrody
łączące w sobie projekty terenowe, inicjatywy polityczne, rozbudowę własnego
potencjału i edukację.
5. Będziemy angażować lokalne i rdzenne społeczności w planowanie i realizację
naszych programów w terenie, zaś ze swej strony będziemy szanować ich potrzeby
kulturowe i ekonomiczne.
6. Będziemy maksymalizować naszą efektywność poprzez budowanie partnerstw z
innymi organizacjami, rządami, przedsiębiorstwami i społecznościami lokalnymi.
7. Będziemy prowadzić naszą działalność w sposób odpowiedzialny i efektywny
kosztowo, oraz wydatkować środki od darczyńców zgodnie z najwyższymi
standardami odpowiedzialności i przejrzystości.
NASZ ŚWIAT
Będziemy stale dążyć do minimalizowania wpływu (a szczególnie niekorzystnego wpływu)
naszych działań na środowisko naturalne i postaramy się, aby były one zawsze zgodne ze
wszystkimi przepisami dotyczącymi ochrony środowiska. W naszym codziennym życiu,
zarówno zawodowym, jak i prywatnym będziemy praktykować to, co głosimy, robiąc
wszystko co możliwe w celu zmniejszenia ilości zanieczyszczeń i odpadów, oraz
wykorzystując, w miarę możliwości, surowce odnawialne i wtórne. Będziemy również
zachęcać wszystkich, których spotkamy na swej drodze, aby starali się postępować tak
samo.
12
MY SAMI
1. Nasze zachowanie wobec siebie nawzajem. Będziemy zawsze postępować z
poszanowaniem praw naszych współpracowników, doceniać siłę płynącą z różnic
między nami, cieszyć się bogactwem różnorodności, traktować siebie nawzajem z
godnością i szacunkiem, namawiać innych do pracy zespołowej i współdziałania,
sprzyjać atmosferze szczerości i otwartości, a jednocześnie zawsze potępiać
wszelkie formy dyskryminacji i machinacji politycznych.
2. Nasze zachowanie wobec społeczeństwa. Tak jak szanujemy kulturową i
etniczną różnorodność naszych współpracowników, tak szanujemy różnorodność
narodów świata. Nasze kontakty z osobami spoza organizacji będzie zawsze
cechować szczerość i otwartość; nie będziemy nigdy dyskryminować ani z góry
osądzać innych osób ze względów kulturowych, etnicznych, religijnych, politycznych
lub innych. Będziemy rejestrować napływające głosy krytyczne i reagować na nie
tak, aby wyciągać wnioski na przyszłość i unikać powtarzania tych samych błędów.
3. Nasze zachowanie wobec rządów i innych organizacji. Jako globalna i
wielokulturowa organizacja opowiadamy się za poglądem: „lepiej zrobić to razem”;
uznajemy potencjał tkwiący we współpracy i współdziałaniu z organizacjami o
podobnych poglądach i zachęcamy do takiej współpracy innych. Chociaż misje
takich organizacji mogą różnić się od naszej, uznajemy ważność i wartość ich
celów. Jednocześnie utrzymujemy niezależność i energicznie bronimy własnych
poglądów. Będziemy zawsze dzielić się zasługami z naszymi organizacjami
partnerskimi, zarówno z partnerami strategicznymi, finansowymi, jak i
wykonawczymi.
4. Nasze zachowanie wobec mediów i podmiotów kształtujących opinię
publiczną. Choć uznajemy i doceniamy znaczenie światowych mediów w
upowszechnianiu naszych poglądów oraz informowaniu rządów, przemysłu i
społeczeństwa o naszej misji i celach, we wszystkich kontaktach z nimi będziemy
postępować w sposób uczciwy, pozbawiony dwuznaczności i politycznie neutralny.
Zrobimy wszystko, aby zapobiec manipulowaniu naszych wypowiedzi lub
wykorzystywaniu ich w celu wspierania jakichkolwiek poglądów politycznych,
etnicznych lub religijnych, z którymi się nie zgadzamy.
5. Nasze zachowanie wobec partnerów korporacyjnych. Mając na względzie
realizację naszej misji, uznajemy potrzebę zaangażowania w sektorze
przedsiębiorstw oraz wspierania aktywnej współpracy z liderami sektora. Będziemy
współpracować z sektorem przedsiębiorstw w sposób profesjonalny, otwarty,
szczery i uczciwy. Będziemy utrzymywać niezależność, a jednocześnie szanować
poglądy innych podmiotów, a także inspirować je do bardziej zrównoważonego
rozwoju.
6. Nasze zachowanie wobec dostawców i konsultantów. Przy wyborze
zewnętrznych, niezależnych konsultantów będziemy zawsze kierować się
rzetelnością, obiektywizmem i otwartością w ocenie ich umiejętności. Nie będziemy
przyjmować przysług, ani łapówek, i nie pozwolimy, aby oferowane nam dowody
uznania w jakikolwiek sposób wpłynęły na trzeźwość naszego osądu. Nie
13
pozwolimy, aby powiązania rodzinne, religijne, plemienne, polityczne lub
jakiekolwiek inne osobiste powiązania wpływały na sposób udzielania zamówień.
7. Nasze zachowanie wobec naszej instytucji. Będziemy zawsze postępować w
sposób przynoszący chlubę WWF oraz przyczyniający się do efektywności i
skuteczności naszej organizacji. Będziemy sprawować staranną pieczę nad
powierzonymi nam funduszami, zarządzać nimi w sposób absolutnie uczciwy i
przejrzysty oraz stale poszukiwać najbardziej opłacalnych rozwiązań, nawet za cenę
osobistej niedogodności.
*********************
14
Załącznik II do
Polityki WWF dotyczącej nadużyć i korupcji (kwiecień 2012)
dla Biur Programowych (PO) WWF International (w wersji z marca 2012), cz. 1.4:
Polityka WWF International dotycząca konfliktu interesów
Polityka WWF dotycząca konfliktu interesów ma na celu zapewnienie przestrzegania
najwyższych standardów etycznych przez pracowników i osoby zarządzające WWF oraz
uniknięcie opinii i konsekwencji szkodliwych dla WWF, które mogłyby wyniknąć z
rzeczywistego lub domniemanego nadużycia pozycji lub wpływów przez daną osobę.
Każdy pracownik, którego dotyczy rzeczywisty lub domniemany konflikt interesów z WWF
ma obowiązek powiadomić o tym na piśmie Przedstawiciela (na szczeblu regionalnym) lub
Dyrektora Krajowego (na szczeblu krajowym), a także Dyrektora ds. Kadr (na szczeblu
regionalnym) lub konsultanta ds. HR (na szczeblu krajowym).
Konflikt interesów definiowany jest jako interes, który może mieć wpływ lub wydaje się mieć
wpływ na sądy lub zachowania osoby związanej z WWF. Konflikt interesów może zaistnieć
w sytuacji, gdy rzeczywiste lub potencjalne interesy dyrektora, pracownika, ich bliskiego
krewnego albo dowolnej osoby, grupy lub organizacji, z którą mają związek kolidują z
interesami WWF lub mogą niekorzystnie wpłynąć na lojalność takich osób w stosunku do
WWF.
Z konfliktem interesów możemy mieć do czynienia, gdy dana osoba:
 Generuje więcej niż 5 procent obrotu podmiotu trzeciego prowadzącego interesy z
WWF lub posiada więcej niż 5 procent udziałów w takim podmiocie.
 Piastuje stanowisko, zasiada w Zarządzie lub jest zatrudniona w podmiocie trzecim
prowadzącym interesy z WWF.
 Czerpie korzyści majątkowe z transakcji z udziałem WWF.
 Przyjmuje od osoby trzeciej upominki niepieniężne o wartości przekraczającej
akceptowalny limit (w WWF International wynosi on 50 CHF), a upominki takie nie
są wręczane całemu zespołowi lub nie zostały umieszczone w ogólnodostępnej
lokalizacji.
 Angażuje się w dodatkową działalność, która istotnie wpływa na jego obowiązki
względem WWF, jest konkurencyjna w stosunku do działalności WWF, zagraża
reputacji lub bieżącym pracom WWF w regionie, odbywa się z wykorzystaniem
sprzętu, materiałów lub infrastruktury należącej do WWF lub prowadzona jest w
sposób sugerujący, że WWF udziela jej wsparcia.
W przypadku, gdy w trakcie zatrudnienia dojdzie do takiej zmiany okoliczności, która może
wywołać konflikt interesów, pracownicy zobowiązują się niniejszym, że z własnej inicjatywy
poinformują o tym swojego przełożonego lub Dyrektora ds. Kadr (na szczeblu regionalnym)
lub konsultanta ds. HR (na szczeblu krajowym).
Aby zapewnić odpowiednie ujawnienie potencjalnych konfliktów interesów, wszyscy
pracownicy zobowiązani są do corocznego wypełnienia formularza Ujawnienia konfliktu
15
interesów (patrz załączony wzór). Kopię formularza należy przekazać przełożonemu
pracownika oraz zarchiwizować w Dziale HR.
Pracownicy mają obowiązek zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich kwestii
dotyczących wewnętrznego funkcjonowania i zewnętrznej działalności WWF. Co za tym
idzie, pracownicy powstrzymują się od przekazywania osobom trzecim informacji, które nie
zostały upublicznione, a znane są im ze względu na stanowisko zajmowane w organizacji.
Pracownicy nie mogą wykorzystywać takich informacji na potrzeby osobistych korzyści lub
dla osiągnięcia korzyści przez osoby trzecie lub ze szkodą dla WWF. Zobowiązania te nie
wygasają w momencie rozwiązania stosunku pracy. Pracownicy mają obowiązek zapoznać
się ze szczegółowymi politykami i procedurami organizacji oraz zapewnić ich
przestrzeganie. Pracownicy mają prawo do korzystania z systemów informacyjnych
organizacji przy pracach bezpośrednio związanych z ich zakresem uprawnień. Dopuszcza
się korzystanie z usług sieciowych i usług poczty elektronicznej dla celów osobistych w
rozsądnym zakresie. Korzystanie z takich usług w celach niezgodnych z prawem,
komercyjnych lub politycznych jest zabronione. Zdjęcia, materiały wideo i materiały
pisemne związane z działalnością WWF i stworzone przez pracownika w trakcie
zatrudnienia w WWF muszą zostać udostępnione sieci WWF bez dodatkowych płatności
lub wynagrodzenia, przy czym będą one mogły być wykorzystywane zarówno w okresie
zatrudnienia pracownika, jak i po ustaniu zatrudnienia. Niezależnie od powyższego, o ile
nie wskazano inaczej, właścicielem praw własności intelektualnej (autorskich praw
majątkowych) pozostaje pracownik.
16
WWF International†
Formularz Ujawnienia informacji na temat konfliktu interesów
Instrukcje dla wszystkich pracowników: Prosimy o zapoznanie się z treścią
formularza Potwierdzenia i ujawnienia znajdującego się na końcu niniejszego
dokumentu i jego uzupełnienie, a następnie przekazanie do starszego specjalisty ds.
kadr z kopią do przełożonego. Formularz należy wypełniać i podpisywać co roku. O
konieczności aktualizacji formularza zostaną Państwo poinformowani przez Zespół
Zarządczy najwyższego szczebla.
Każdy pracownik Biura Programowego WWF International (lub innego biura podległego
WWF International) ma obowiązek zapoznania się z treścią Polityki dotyczącej konfliktu
interesów, stanowiącej część Polityk i procedur kadrowych WWF International (w wersji z
marca 2012, patrz część 1.44 „Konflikt interesów”) oraz przestrzegania jej postanowień.
Łącze, pod którymi znaleźć można odpowiednie polityki i procedury:
https://sites.google.com/a/wwf.panda.org/global-hr-exchange/policies-and-procedures.
Zgodnie z niniejszą polityką, każdy pracownik zobowiązany jest do corocznego podania
informacji na temat potencjalnych konfliktów interesów (w sposób opisany poniżej).
Czym jest „konflikt interesów”?
Z potencjalnym konfliktem interesów mamy do czynienia w każdej sytuacji, w której
powstają wątpliwości, czy dana decyzja podjęta została wyłącznie z uwzględnieniem dobra
WWF lub z korzyścią dla ochrony przyrody, czy też chodziło również o sprzeczne motywy,
w szczególności o zysk lub korzyść dla osoby powiązanej z WWF, członka jej rodziny lub
organizacji, z którymi ma powiązania.
Przykładowe sytuacje konfliktu interesów przedstawiono poniżej (patrz również Polityka):
†

dział ocenia ofertę konsultanta będącego bliskim krewnym naszego pracownika

kandydat do nagrody lub stypendium ma powiązania z kimś w WWF

pracownik pragnie objąć stanowisko publiczne lub zasiąść w zarządzie lokalnej
organizacji zajmującej się ochroną przyrody lub w komitecie doradczym partnera
korporacyjnego

pracownik pracujący jako wolontariusz w innej organizacji zostaje przez nią
poproszony o prowadzenie zbiórki funduszy

pracownik otrzymuje od osoby trzeciej upominki niepieniężne o wartości
przekraczającej akceptowalny limit (w WWF International wynosi on 50 CHF), a
upominki takie nie są wręczane całemu zespołowi lub nie zostały umieszczone w
ogólnodostępnej lokalizacji. (Przyjmowanie upominków pieniężnych jest surowo
zabronione.)
Zachęca się Organizacje Krajowe, aby dostosowały poniższy szablon do własnych potrzeb.
17

dostawca oferuje pracownikowi gratisowy towar w zamian za kontynuację
współpracy

pracownik przyjmuje płatne zlecenia z innej organizacji lub pobiera wynagrodzenie
za usługi w charakterze konsultanta

pracownik jest współwłaścicielem
prowadzącego interesy z WWF

pracownik angażuje się w dodatkową działalność, która istotnie wpływa na jego
obowiązki względem WWF, jest konkurencyjna w stosunku do działalności WWF,
zagraża reputacji lub bieżącym pracom WWF, odbywa się z wykorzystaniem
składników majątku WWF lub prowadzona jest w sposób sugerujący, że WWF
udziela jej wsparcia.

współmałżonek pracownika pracuje dla WWF
lub
udziałowcem
podmiotu
trzeciego
Powyżej przedstawiono jedynie garść przykładów ilustrujących koncepcję możliwego
konfliktu interesów. W każdym przypadku sytuacja taka musi zostać ujawniona i
przeanalizowana z wyprzedzeniem w sposób opisany poniżej. Pracownicy mają obowiązek
zapoznać się z odpowiednią polityką i odpowiadają za jej przestrzeganie.
Wymagane ujawnienie.
Wszyscy pracownicy. Osoby, których dotyczy potencjalny konflikt interesów mają
obowiązek ujawnić istniejący stan rzeczy oraz wszelkie powiązane fakty swojemu
przełożonemu i/lub członkowi kierownictwa najwyższego szczebla przy najbliższej możliwej
okazji (na długo przed faktycznym lub spodziewanym podjęciem decyzji w konkretnej
sprawie wiążącej się z podejrzeniem konfliktu interesów). Pytania lub prośby o pomoc w
wypełnieniu formularza ujawnienia należy kierować do starszego specjalisty ds. kadr w
danym biurze, Przedstawiciela Biura Programowego (PO) lub Dyrektora Krajowego.
Oprócz obowiązku bieżącego informowania o potencjalnych konfliktach interesów, na
wszystkich pracownikach spoczywa również obowiązek podpisania „Rocznego formularza
potwierdzenia i ujawnienia” załączonego do niniejszego dokumentu. Coroczne ujawnianie
powiązań i potencjalnych konfliktów interesów nie zwalnia pracowników z obowiązku
powiadomienia o szczególnym potencjalnym konflikcie w momencie jego powstania.
****************************************
Roczny formularz potwierdzenia i ujawnienia‡
_____ Zapoznałem się z treścią powyższej Polityki dotyczącej konfliktu interesów i
zobowiązuję się do jej przestrzegania. Zgodnie z moją najlepszą wiedzą, nie dotyczą mnie
konflikty interesów opisane w Polityce.
‡
Wypełniany i podpisywany w odstępach rocznych. Harmonogram realizacji niniejszej procedury określa biuro
według własnego uznania, zaleca się jednak, aby formularz wypełniany był w ramach dorocznej oceny
pracownika równolegle z corocznym podpisaniem oświadczenia w sprawie Polityki WWF International
dotyczącej zapobiegania nadużyciom i korupcji
18
___________________________ _____________________________
Podpis
Data
___________________________
Imię i nazwisko (drukowanymi literami)
LUB
_____ Zapoznałem się z treścią powyższej Polityki dotyczącej konfliktu interesów i
zobowiązuję się do jej przestrzegania. Zgodnie z moją najlepszą wiedzą, nie dotyczą mnie
konflikty interesów opisane w Polityce, z wyjątkiem konfliktów wymienionych poniżej lub w
załączonym dokumencie.
_____________________________
Podpis
Data
____________________________
_____________________________
Imię i nazwisko (drukowanymi literami)
Potencjalny konflikt
Przyczyna konfliktu
1.
2.
3.
Wersja formularza: marzec 2012
Pytania prosimy kierować do Jednostki ds. Rozwoju Kadrowo-Organizacyjnego lub
Jednostki ds. Zarządzania Biurem Programowym WWF International
19

Polityka WWF International dotycząca zapobiegania nadużyciom i

Transkrypt

Podobne dokumenty

Cælestis Komunikat, luty 2013, PDF 477

Peran WWF - Flowcrete Polska

WWF to pełna nazwa naszej organizacji, prosimy jej nie rozwijać

Informacja prasowa

Dom buduj na skale