Pobierz PDF

Transkrypt

Pobierz PDF

Dowiedz się,
jak Office 365 ułatwi
funkcjonowanie Twojej firmy.
Poznaj możliwości wykorzystania Office 365
w różnych działach przedsiębiorstwa.
Katalog rozwiązań Office 365
©2015 Microsoft Corporation
Finanse –
jak dział finansów skorzysta na
Office 365.
Katalog przedstawia rozwiązania usługi Office 365, które
ułatwią pracę działu finansów w firmie.
81
Co to jest Office 365?
Oczami naszych klientów
„Office 365 dostosowany jest do wymagań naszego biznesu. Dzięki możliwości
zalogowania się z każdego komputera czy urządzenia mobilnego z dostępem do
internetu mamy natychmiastowy wgląd do najważniejszych informacji i plików
w firmie. Dla nas dostępność to oszczędność” - Robert Nowosielski, Członek
zarządu firmy Tomorrow Vision, Ekspert ds. IT
Przeczytaj wiecej na: http://aka.ms/tomorrow_vision
82
Dział Finansów
Relacje z inwestorami


proste tworzenie okresowych raportów finansowych dla inwestorów


sprawniejszy i bezpieczny przepływ informacji finansowych w firmie


ułatwiona kontrola rzetelności prac księgowych
wygodniejsza, efektywna komunikacja z inwestorami
Kontrola
zarządzanie kontami bankowymi
Księgowość wewnętrzna
nowoczesny sposób archiwizacji dokumentów
Księgowość zewnętrzna/outsourcing

wymiana i ochrona poufnych danych
Kontrola procesów podatkowych


możliwość szybkiego reagowania na zmiany w regulacjach podatkowych

udoskonalony system płatności, autoryzacji i monitorowania zamówień
zoptymalizowany proces płacenia podatków i raportowania o nich
Zakupy
Budżetowanie, planowanie i analiza wydatków



zarządzanie przepływem gotówki i rozliczeniami w firmie
narzędzia upraszczające monitorowanie strategii finansowej firmy i jej doskonalenie
łatwe łączenie różnych danych w celu prognozowania trendów na przyszłość
83
Relacje z inwestorami
Jak usprawnić proces kontaktu z inwestorami?
Jak uprościć mechanizm tworzenia i publikowania raportów okresowych?
Jak skutecznie kontrolować działalność firmy?
Relacje z inwestorami są ważnym elementem strategicznego zarządzania firmą, powiązanym z wieloma
dziedzinami: finansami, komunikacją oraz marketingiem. Przyciągnij uwagę potencjalnych akcjonariuszy, zadbaj
o skuteczną wymianę informacji ze społecznością inwestorską i zapewnij Twojej firmie rzetelną ocenę jej wartości
z aplikacjami Office 365, takimi jak Outlook, Skype dla firm, Excel, PowerPoint i Power BI.


Tym, co najbardziej interesuje inwestorów, są wyniki finansowe Twojego przedsiębiorstwa. Zastanawiasz
się, jak przygotowywać kompleksowe, a jednocześnie atrakcyjne i przystępne sprawozdania? Dzięki
aplikacjom Excel i Power BI z łatwością i szybko stworzysz profesjonalne raporty, przedstawiając za
pomocą funkcjonalnych wizualizacji, diagramów i tabeli przestawnych dane z różnych źródeł. Nad
prezentacją, która zrobi świetne wrażenie, pracuj z programem PowerPoint- oszczędzisz czas,
wykorzystując gotowe szablony.
Udana współpraca z inwestorami opiera się na efektywnej komunikacji- aplikacje Outlook i Skype dla
firm pozwolą Ci reagować na zapytania i prośby o kontakt najszybciej, jak to możliwe, ponieważ możesz
z nich korzystać z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Twoje biuro jest wszędzie tam, gdzie Ty,
a odległości przestają mieć znaczenie dzięki możliwości organizacji spotkania online, pisania
błyskawicznych wiadomości, stałemu dostępowi do kalendarza i poczty.
Dowiedz się, jak wykorzystać poszczególne aplikacje!
84
Outlook- podtrzymuj kontakt
z inwestorami



Kształtuj pozytywny wizerunek firmy z narzędziem Outlook przeznaczonym do
administrowania pocztą i kontaktami. Przekazuj akcjonariuszom informacje w sposób aktywny,
zwiększaj zainteresowanie firmą i prawdopodobieństwo podjęcia decyzji o inwestowaniu w
akcje przedsiębiorstwa, a w konsekwencji wpływaj na korzystną wycenę firmy na rynku
papierów wartościowych.
W programie Outlook dysponujesz skrzynką mailową o pojemności aż 50 GB, więc nie musisz
już regularnie kasować wiadomości, żeby zwolnić miejsce na poczcie. Rozwiązanie pozwala
gromadzić i porządkować maile od inwestorów, by w każdej chwili mieć do nich szybki dostęp.
Co więcej, możesz przesyłać załączniki w rozmiarze nawet do 100 MB- będzie to dużym
ułatwieniem w przypadku spraw wymagających zapoznania się z obszerną dokumentacją:
raportami, broszurami, biuletynami.
Nie każ inwestorom czekać i spraw dobre wrażenie. Reaguj na przesyłane informacje i
zadawane przez nich pytania natychmiast, nawet jeśli znajdujesz się poza biurem. Dostęp do
poczty i kalendarza masz z dowolnego miejsca, z poziomu przeglądarki internetowej lub
aplikacji na telefon czy smartfona. Z aplikacją Outlook na bieżąco kontrolujesz zaplanowane
wydarzenia.
Nie przegap ważnych obowiązków związanych z
relacjami inwestorskimi. Oznacz wiadomości
Outlook flagami monitującymi i zdecyduj o
priorytecie danego zadania po otrzymaniu maila
lub przy tworzeniu odpowiedzi na wiadomość.
Dodatkowo możesz ustawić powiązane z flagą
przypomnienie.
85
Excel-udostępnij aktualne
dane liczbowe



W relacjach z inwestorami niezwykle istotna jest mobilność i gotowość do natychmiastowego
reagowania na ewentualne pytania czy wątpliwości. Akcjonariusz Twojej firmy potrzebuje najnowszych
danych liczbowych, analiz obecnej strategii czy planów inwestycyjnych? Przeglądaj raporty
gdziekolwiek jesteś i przekazuj informacje: z arkuszy kalkulacyjnych Excel skorzystasz nie tylko poprzez
pobranie pliku na dysk, ale także z poziomu przeglądarki internetowej, zachowując dostęp do
wszystkich znanych Ci, sprawdzonych funkcji analizy i prezentacji danych. Możesz pokazać plik Excel
np. w trakcie spotkania.
Program umożliwia też współdzielenie skoroszytów z inwestorami. Skorzystaj z opcji zaproszenia do
odczytu lub wspólnej edycji pliku Excel. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, unikniesz mailowego
przesyłania licznych wersji dużych plików i pozytywnie wpłyniesz na wzajemne relacje.
Nie musisz martwić się o bezpieczeństwo udostępnianych danych. Domyślnie każdy plik jest prywatny,
Ty decydujesz, komu umożliwić jego przeglądanie lub wprowadzanie zmian.
Oszczędzaj czas- skorzystaj z gotowych,
efektownych szablonów Excel na każdą biznesową
okazję. Następnie zdecyduj o poziomie ochrony
pliku: wybierz, kto może go przeglądać i do jakiego
stopnia wprowadzać zmiany. Możesz także
zaszyfrować skoroszyt przy użyciu hasła, które
otrzymają wyłącznie wybrani odbiorcy.
„Zaczynaliśmy w erze faksów, doceniamy więc każde usprawnienie pracy
handlowców. Zdalne pulpity są rewelacyjne. Handlowcy mogą przed
wejściem do klienta wykonać praktycznie dowolną analizę danych, by
zaproponować uszytą na miarę ofertę. Wcześniej, gdy chcieli sprawdzić
dane dotyczące zamówienia czy dostępności produktów, musieli dzwonić
do firmy i angażować inne osoby. Różnica w skuteczności ich pracy jest
kolosalna” – podkreśla Marek Wojnar Dyrektor Operacyjny Amex
Stationery.
Przeczytaj więcej: http://aka.ms/amex_stationery
86
PowerPoint- przygotuj
profesjonalne prezentacje



Pokaż inwestorom swój profesjonalizm i przygotuj perfekcyjne, efektowne prezentacje ofert, strategii
czy raportów. Atrakcyjne materiały pozwalają przyciągnąć i zatrzymać uwagę odbiorców. Skutecznie
przekazuj informacje w interesującej oprawie: opracuj scenariusz, przedstaw tezę i przekonuj do swoich
pomysłów.
Oszczędzaj na czasie, nie tracąc na jakości: skorzystaj z gotowych szablonów programu PowerPoint
i bądź przygotowany na różne okazje.
Pracuj zespołowo nad materiałami dla inwestorów: Twoje prezentacje są domyślnie zapisywane online
w usłudze OneDrive lub SharePoint, więc jeśli wyślesz komuś link do pliku programu PowerPoint wraz z
uprawnieniami do wyświetlania i edytowania, ta osoba zawsze zobaczy jego najnowszą wersję, będzie
mogła kontynuować pracę nad prezentacją oraz zamieścić swoje komentarze.
Wykorzystaj zintegrowane funkcje aplikacji Office
365. Przygotuj prezentację, z poziomu pliku wyślij
ją w wiadomości e-mail jako załącznik lub w
formie łącza internetowego, a odbiorca będzie
mógł otworzyć ją w przeglądarce internetowej.
87
Power BI-pokaż inwestorom
inteligentne wizualizacje


Power BI to zestaw usług i narzędzi przeznaczonych do analizy biznesowej, który pozwoli Ci na bieżącą
eksplorację danych i regularne prezentowanie inwestorom wyciągniętych wniosków, dotyczących
działalności firmy i potencjalnych możliwości wzrostu. Funkcje Power BI są przystępne nawet dla osób
początkujących w tej dziedzinie, ponieważ pozwalają na przygotowanie złożonych opracowań w naprawdę
prosty sposób.
Prezentuj zintegrowane informacje o różnych formatach, pochodzące z różnych źródeł i przedstawiaj
odbiorcom dogłębne, wszechstronne analizy wzbogacone o atrakcyjne, przejrzyste wizualizacje. Wykresy i
diagramy dynamicznie dostosowują się do zmian dostępnych danych i pozostają zawsze aktualne.
Zestaw usług Power BI współpracuje z Excelem
– to kompleksowe narzędzie gwarantuje Twojej
firmie dostęp do nowoczesnych rozwiązań
analitycznych z dowolnego urządzenia. Stwórz
raport w Excelu- Power Bi zaimportuje dane,
które następnie możesz przedstawić w formie
funkcjonalnych wizualizacji.
88
Yammer-porządkuj
komunikację z akcjonariuszami



Zacieśniaj relacje z partnerami finansowymi i poprawiaj satysfakcję ze współpracy dzięki korporacyjnej sieci
społecznościowej Yammer. Aplikacja usprawni komunikację między wewnętrznymi zespołami pracowników
Działu Finansów Twojej organizacji a inwestorami.
Skype dla firm pozwala na utworzenie dedykowanej akcjonariuszom grupy. Dzięki niej każda ze stron
kontaktów biznesowych zyska nieograniczony dostęp do najnowszych informacji i z łatwością odnajdzie
potrzebne dane, ponieważ są one dostępne w jednym miejscu. Wszystkie konwersacje są automatycznie
zapisywane w skrzynce odbiorczej. Oznacza to, że w dowolnym momencie możesz wyszukiwać wiadomości,
zarządzać nimi i przeglądać wcześniejsze rozmowy.
Nie musisz już wysyłać maili, żeby szybko znaleźć odpowiedź na swoje pytanie. Ogranicz niepotrzebne
generowanie wiadomości elektronicznych- Yammer nie tylko pomoże skierować wszystkie rozmowy
dotyczące konkretnych inwestorów i związanych z nimi projektów do odpowiednich grup, ale umożliwi też
opublikowanie postu i w odpowiedzi uzyskanie wyjaśnienia od kompetentnej w danej dziedzinie osoby.
Możesz z łatwością wyszukiwać potrzebne
treści, wpisując związane z nimi hasła w
okienko wyszukiwania na górze prawej
strony okna Yammer. Wyniki
wyszukiwania zostaną podzielone na
kategorie, dzięki czemu jeszcze łatwiej
odnajdziesz niezbędne informacje.
89
Kontrola procesów księgowych

Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?

Jak ułatwić rozliczenia w firmie?

Jak ułatwić sprawozdawczość i raportowanie w firmie?

Jak zwiększyć rzetelność i wiarygodność zapisów księgowych (ksiąg handlowych)?
Ile przedsiębiorstw, tyle pomysłów na zorganizowanie pracy działu księgowego. Na dodatek dynamiczny rozwój
organizacji często oznacza wprowadzanie licznych zmian i usprawnień w funkcjonowaniu działu finansowego.
Zdobywaj coraz silniejszą pozycję na rynku i zachowaj elastyczność, podnosząc efektywność prowadzenia księgowości
z usługą Office 365. Pomogą Ci w tym aplikacje, takie jak SharePoint, Skype dla firm, PowerBI oraz OneDrive dla Firm.


Skuteczność pracy Działu Księgowego opiera się na doskonałej organizacji. Zastanawiasz się, jak sprawić, aby
nieuniknione formalności pochłaniały jak najmniej czasu i energii pracowników? Postaw na Office 365- z
OneDrive dla Firm i SharePoint usprawnisz przepływ dokumentów, korzystając z wygodnych opcji
udostępniania, a poszukiwany konkretny dokument odnajdziesz bez wertowania zawartości teczek i
segregatorów. Wystarczy, że wpiszesz nazwę w odpowiednie okienko.
Przygotowanie i prezentowanie raportów czy podsumowań to ważne zadania Księgowości. Wykonuj je
możliwie najbardziej efektywnie: przygotuj zestawienia danych kalkulacyjnych z różnych źródeł dzięki Power
BI, a następnie przedstaw sprawozdanie na spotkaniu online dzięki aplikacji Skype dla firm.
90
SharePoint-prowadź
nowoczesną księgowość




Czy w Twojej firmie z każdym kresem rozliczeniowym pojawiają się kolejne pliki dokumentów, do których nikt
nie wraca, bo odnalezienie jakichkolwiek informacji jest niezwykle czasochłonne i uciążliwe? Prowadź
księgowość w sposób nowoczesny z usługą do zarządzania danymi SharePoint.
SharePoint umożliwi stworzenie dedykowanej pracownikom Twojej firmy, związanej z księgowością witryny
wewnętrznej, która stanie się platformą błyskawicznej wymiany dokumentów. Pliki związane np. z rozliczeniami
pracowniczymi zamieszczone na witrynie będą dostępne w jednym miejscu z dowolnego urządzenia, także
smartfona i tabletu. Usprawni to przepływ dokumentacji w firmie.
Na pewno zdarzyło Ci się długo oczekiwać na akceptację dokumentu w dziale księgowości. Dzięki Sharepoint
ten proces stanie się bardziej efektywny i systematyczny: pracownik działu księgowości może korzystać pliku
natychmiast po udostępnieniu go na witrynie, nawet jeśli akurat znajduje się w podróży służbowej, czy pracuje
zdalnie.
Potrzebne dokumenty odnajdziesz w mgnieniu oka, wpisując związane z nim hasło w okno wyszukiwania.
Jeszcze nigdy spraw formalnych nie załatwiało się tak sprawnie! A wszystko to z zachowaniem najwyższych
standardów bezpieczeństwa danych.
Witrynę wewnętrzną SharePoint stworzysz w kilku
prostych krokach. Podczas tego procesu możesz
określić, jak wrażliwe są Twoje dane. Standardy
ochrony są dodatkowo dostosowywane do typu
zawartości, która ma być zamieszczana na stronie.
91
Skype dla firm- podsumuj okres
rozliczeniowy na spotkaniu
online



Sprawne prowadzenie księgowości formy oznacza konieczność regularnego raportowania i
przygotowywania podsumowań, na przykład przed zbliżającym się końcem roku. Aplikacja Skype dla firm
oferuje nowe możliwości przedstawiania sprawozdań, dzięki którym zaoszczędzisz czas i będziesz mógł go
poświęcić na efektywne działania.
Skorzystaj z opcji przeprowadzenia spotkania online, z udziałem nawet 250 osób! Nie musisz już martwić się
o to, czy znajdziesz wolne pomieszczenie konferencyjne w dogodnym czasie. Znajdź w kalendarzu właściwy
termin i z poziomu aplikacji Outlook wyślij wiadomość z zaproszenie na spotkanie Skype. Uczestnicy dołączą
do niego, klikając w dołączony do maila link, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Podczas spotkania Skype nawiążesz połączenie telefoniczne lub wideo, wyślesz wiadomości tekstowe oraz
bez przeszkód przeprowadzisz prezentację programu PowerPoint, z wykorzystaniem wszystkich
niezbędnych narzędzi konferencyjnych, jak notatki, czy wskaźnik.
Załaduj prezentację do spotkania Skype jeszcze zanim
dołączą do niego pozostali uczestnicy i przećwicz jej
wygłaszanie. Skorzystaj z notatek niewidocznych dla
innych uczestników oraz wskaźnika laserowegowszystkie narzędzia znajdziesz, klikając przycisk
„NOTATKI” w prawym dolnym rogu okna spotkania.
92
Power BI- inteligencja
biznesowa w dziale księgowości
Twojej firmy



Power BI to zestaw usług biznesowych, który pozwoli pracownikom Działu Księgowości w Twojej organizacji
zarządzać dużą ilością danych z arkuszy kalkulacyjnych, dzielić się nimi oraz współpracować przy ich
tworzeniu i analizie.
Aplikacja pozwala na tworzenie zintegrowanych zestawień informacji finansowych pochodzących z różnych
źródeł. Zestawienia są zawsze aktualne i zgodne z najnowszymi danymi dzięki automatycznym
aktualizacjom zawartości, co ułatwi rozliczenia i usprawni przygotowanie rzetelnych raportów.
Power BI to usługa łatwa w obsłudze i wygodna, dostępna również z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki
temu każdy pracownik Działu Księgowego wszystkie ważne informacje ma zawsze przy sobie, oczywiście
wraz z gwarancją bezpieczeństwa Office 365.
Przewidywanie trendów finansowych w Twojej
firmie będzie jeszcze bardziej skuteczne z Power
BI, w którym jednoczesnej analizie możesz
poddać dane z różnych źródeł. Odbywa się to
dzięki dodatkowi PowerPivot, który pozwala na
importowanie dużych ilości danych oraz ich
filtrowanie już „na wejściu”.
93
OneDrive dla Firm-udostępniaj
dokumentację rozliczeniową




Koniec z gromadzeniem teczek i segregatorów. Idź z duchem czasu- dziel się dokumentami i archiwizuj je
w nowoczesnych sposób z biznesowym dyskiem internetowym One Drive dla Firm.
Nie musisz już mnożyć korespondencji mailowej, aby przekazać wszystkim pracownikom dokumenty
rozliczeniowe. Wystarczy udostępnić je na dysku One Drive dla Firm- możesz z łatwością zarządzać
uprawnieniami do wyświetlania i edycji każdego pliku. Każda z uprawnionych osób będzie mogła je
otworzyć, pracować nad nimi online lub pobrać, korzystając z dowolnego urządzenia (komputera, smartfona,
tabletu), w dowolnym miejscu z dostępem do sieci.
OneDrive dla Firm jest rozwiązaniem niezwykle przydatnym również wewnątrz Działu Księgowego- jego
pracownicy mogą teraz współpracować na jednym dokumentem równocześnie, w czasie rzeczywistym. Co
więcej, dzięki funkcji kontroli wersji każdy może mieć pewność, że korzysta z najnowszej wersji pliku. Opcja
wersjonowania pozwala na przeglądanie poprzednich wersji dokumentu i powrót do dowolnej z nich w razie
potrzeby.
Dysk One Drive gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych na nim informacji. Dane chronione są
niezależnie od urządzenia, więc problemy ze sprzętem nie zagrażają utratą plików.
Udostępnij wybranym osobom pliki lub foldery.
Początkowo każdy z nich jest prywatny, Ty
decydujesz, kto będzie mógł je otwierać czy edytować.
W polu tekstowym w oknie udostępniania możesz
napisać, w jakim celu przekazujesz dokumenty.
94
Księgowość zewnętrzna
(outsourcing)



Jak zorganizować komunikację i przepływ informacji z zewnętrznym działem księgowości?
Jak bezpiecznie i efektywnie dzielić się danymi wrażliwymi (dane HBI)?
Jak kontrolować na bieżąco postępy i zaawansowanie prac księgowych?
W zależności od celów i priorytetów przedsiębiorstwa podejmujesz decyzję o przekazaniu niektórych obszarów
działalności, np. prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej specjalizującej się w danej dziedzinie, aby
podnieść jakość świadczonych przez Twoją organizację usług. Zachowaj kontrolę nad przekazywanymi
informacjami, wrażliwymi danymi oraz kontroluj postęp pracy księgowości zewnętrznej z aplikacjami Office
365: Outlook, Skype dla firm, SharePoint, Project oraz Power BI.


Jakość współpracy z firmą zewnętrzną zależy od sprawnego przepływu aktualnych informacji. Zastanawiasz
się, jak dbać o efektywność komunikacji, a jednocześnie oszczędzać czas? To się uda, jeśli zaufasz Office 365.
Dzięki aplikacji Outlook możesz podtrzymywać kontakt z firmą zewnętrzną i na podstawie najnowszych
informacji modyfikować hierarchię zadań do wykonania i ustalać priorytety. Wszystkie wrażliwe dane
przesyłane poza organizację pozostaną pod ścisłą ochroną, zapewnioną przez ustawienia uprawnień odczytu
i przesyłania. Platforma komunikacyjna Skype dla firm umożliwi Ci kontynuowanie współpracy, bez
poświęcania czasu na aranżowanie spotkania poza firmą i dojazd: wszystkie sprawy omówisz podczas
spotkania online, przy własnym biurku, w podróży służbowej, czy z domu.
Miej wszystko pod kontrolą: aplikacje MS Project oraz Power Bi, z których możesz korzystać na dowolnym
urządzeniu, ułatwią Ci monitorowanie postępu prac i realizacji celów biznesowych. Z ich pomocą przygotujesz
kompleksowe raporty i zestawienia, a zamieszczone w nich, na bieżąco aktualizowane dane finansowe będą
pomocne także przy pracy zewnętrznego działu księgowego.
95
Outlook-kontroluj
zaplanowane działania



Outlook to program, który pełni funkcję poczty i wirtualnej książki adresowej. We współpracy
z księgowością zewnętrzną niezwykle istotna jest kontrola przepływu informacji. Jasny,
uporządkowany widok wiadomości e-mail, kalendarzy i kontaktów w tej aplikacji pozwala nad
wszystkim zapanować.
W komunikacji pomiędzy firmą a zewnętrznym oddziałem księgowym ważną rolę odgrywa
terminowość: wprowadź do kalendarza wszystkie zaplanowane działania: spotkania,
konieczność skontaktowania się, a w odpowiednim momencie otrzymasz przypomnienie. Co
więcej, korespondencję w sprawie rozliczeń z łatwością oznaczysz flagą monitującą, nadając jej
określony priorytet. Nie umknie Ci już żadna ważna aktywność, nawet wtedy, kiedy masz dużo
pracy.
Dodatkowo, wybrane wydarzenia w kalendarzu możesz oznaczyć wyróżniającym się kolorem,
dzięki czemu nigdy nie zapomnisz, które z nich dotyczą współpracy z księgowością zewnętrzną.
`
Oznacz wiadomość flagą monitującą, nadając jej
priorytet, np. „dzisiaj”, „jutro”, „w tym tygodniu”.
Wybierając opcję ‘Niestandardowe…’możesz też
nadać jej etykietę i ustawić związane z nią
przypomnienie.
96
Skype dla firm-podsumuj
współpracę
z firmą zewnętrzną
na spotkaniu online



Współpraca z firmą zewnętrzną wiąże się z koniecznością pozostawania w stałym kontakcie.
Organizowanie częstych spotkań poza biurem może okazać się czasochłonne i kosztowne.
Skorzystaj z wygodnych opcji Skype dla firm, który zapewnia możliwość połączeń audio, wideo oraz
czatu. Oszczędzaj czas i pieniądze, organizując konferencje online: ustal priorytety współpracy z
partnerem oraz podsumuj dotychczasowe działania z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu
i z dowolnego urządzenia, także mobilnego.
Organizacja spotkania online jest bardzo prosta: wystarczy, że z poziomu kalendarza Outlook
wyślesz do firmy zewnętrznej zaproszenie: jej pracownicy dołączą do spotkania, klikając w załączony
link.
W trakcie konferencji z łatwością przekażesz uczestnikom przygotowane wcześniej notatki,
prześlesz załączniki oraz skorzystasz ze wszystkich znanych narzędzi prezentacji: tablicy, wskaźnika
laserowego i przeprowadzisz pokaz slajdów PowerPoint. Skype dla firm gwarantuje najwyższą
jakość spotkania biznesowego.
Aby przekazać uczestnikom spotkania materiały,
notatki lub przeprowadzić prezentację online, kliknij na
ikonę monitora. Możesz prezentować pulpit, wybrane
okno programu, w którym pracujesz oraz przesłać plik
programu OneNote. Przygotowałeś pokaz slajdów? Nic
prostszego: załaduj plik PowerPoint i skorzystaj ze
wszystkich konferencyjnych narzędzi, np. pióra czy
wskaźnika laserowego.
97
-
MS Project- ustalaj priorytety i
dbaj o efektywność pracy

Project to oprogramowanie do zarządzania zadaniami: zapewnia narzędzia dla menedżerów
projektów, zespołów projektowych i osób podejmujących decyzje.

Ustalaj priorytety i dbaj o efektywność pracy przez regularne podsumowywanie codziennej pracy,
kontrolowanie wykonywania zleconych zadań oraz przekazywanie zawsze aktualnych ważnych
informacji szczegółowych.

Przeglądanie osi czasu w wizualnie rozbudowanym interfejsie kontekstowym aplikacji nie pozwoli
Ci zapomnieć, aby w odpowiednim czasie skontaktować się z zewnętrzną firmą księgową i zlecić
jej kolejne zadania.

Szybko rozpocznij pracę i korzystaj z wygodnych przejrzystych szablonów MS Project,
dostosowanych do wielu biznesowych okoliczności.

Rozbudowane, gotowe do użycia narzędzia raportowania w ramach znajomego interfejsu pakietu
Office ułatwiają szybkie i łatwe mierzenie postępu prac.

Aplikacja MS Project i pozostałe narzędzia Office 365 są zintegrowane: udostępniając najnowsze
informacje, konwersacje i oś czasu projektu za pośrednictwem dedykowanej witryny, poprawisz
jakość współpracy i skuteczność komunikacji z firmą zewnętrzną. Dane z Project możesz z łatwością
kopiować i wklejać np. do korespondencji, arkuszy kalkulacyjnych Excel czy dokumentów Word, bez
utraty wierności oraz możliwości wprowadzania zmian do etykiet i stylów
.
Widok osi czasu programu Project pomaga
zwizualizować projekt tak, aby przeprowadzić
prezentację dla członków zespołu, przełożonych
czy partnerów: dzięki temu łatwo, nawet podczas
spotkania online, w sposób czytelny przekażesz
firmie księgowej swoje priorytety i oczekiwania.
98
Power BI- eksportuj najświeższe
dane i przekaż je firmie
księgowej

Samoobsługowa analiza danych? To możliwe? Power Bi to przystępny, intuicyjny i wielofunkcyjny
zestaw usług biznesowych, które pomogą Ci w zarządzaniu dużą ilością danych we współpracy z
księgowością zewnętrzną.

Power Bi jest zintegrowany z programem Excel: zbierz wszystkie swoje dane finansowe z arkuszy
kalkulacyjnych w jednym miejscu. Przechowywane informacje będą na bieżąca aktualizowane i
dostosowane do najnowszych zmian. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na poszukiwaniach i będziesz
mógł od razu przystąpić do wyciągania wniosków.

Przekazuj aktualne zestawienia firmie księgowej z dowolnego miejsca i urządzenia, także z poziomu
aplikacji na urządzenia mobilne: dostęp do najświeższych informacji podniesie jakość waszej
współpracy.
Przedstawienie danych z różnych źródeł w formie
dostosowujących się do zmian, kompleksowych
wizualizacji i diagramów ułatwią prezentowanie
strategii finansowych. Przedstawianie w prosty,
klarowny, a jednocześnie atrakcyjny sposób
ułatwi odbiorcom ich zrozumienie.
99
Kontrola procesów
podatkowych
Jak usprawnić proces płacenia podatków i raportowania?
Jak prawidłowo i szybko reagować na zmiany w regulacjach podatkowych?
Jak skutecznie informować działy o aktualnych regulacjach podatkowych?
Kontrola procesów podatkowych to podstawowy obowiązek działu finansowego każdego przedsiębiorstwa- spraw,
żeby regulowanie należności, przygotowanie formalności i sprawozdawanie przebiegało możliwie najbardziej
efektywnie. Bądź na bieżąco ze zmianami w regulacjach i skuteczniej wdrażaj w nie wszystkich pracowników, dzięki
aplikacjom Office 365: Skype dla firm, SharePoint, Outlook, Excel i Yammer.



Okresowe rozliczenia podatkowe w firmie wymagają wykonywania operacji na danych liczbowych. Dzięki
wygodnej aplikacji Excel każdy pracownik, niezależnie od tego, jak zaawansowane są jego umiejętności
kalkulacyjne i analityczne, szybko i sprawnie wykona zadania związane z tego typu formalnościami. Excel
rozpoznaje i zapamiętuje wzorce postępowania oraz stosowane formuły, ułatwiając obróbkę dużych zbiorów
danych. Nad jednym arkuszem kalkulacyjnym może pracować cały zespół, nawet jeśli każdy z jego członków
znajduje się aktualnie w innym miejscu, dzięki możliwości udostępniania i przekazywania uprawnień do edycji.
Przygotowywanie raportów podatkowych jeszcze nigdy nie było takie proste!
Podczas pracy nad raportem podatkowym pojawiły się wątpliwości? Dzięki Office 365 sprawnie skontaktujesz
się z osobą kompetentną w danej dziedzinie, poprosisz o pomoc i będziesz mógł kontynuować pracę. Nie
musisz zabiegać o spotkanie- z łatwością zadasz pytanie, wysyłając wiadomość błyskawiczną Skype lub
publikując post w grupie Yammer, przeznaczonej do wymiany informacji w sprawach podatkowych. Czas
oczekiwania na reakcję będzie znacznie krótszy, niż w przypadku wymiany maili, dzięki dostępności aplikacji
także z urządzeń mobilnych.
Im lepiej poinformowani będą pracownicy, tym sprawniej będą przebiegać procesy podatkowe
przedsiębiorstwa. Aplikacja Outlook pomoże przekazywać informacje o najnowszych regulacjach, umożliwiając
szybkie przesłanie nawet obszernych wiadomości do wielu użytkowników jednocześnie. Ponadto, dzięki
SharePoint wszystkie aktualne pliki związane z rozliczeniami mogą być wymieniane i przechowywane w jednym
miejscu, co znacznie skróci czas
100
Skype dla firm-przygotuj
sprawozdanie podatkowe,
pracując w zespole



Praca nad sprawozdaniami podatkowymi wymaga zaangażowania całego zespołu i efektywnej współpracy.
Skorzystaj z opcji zorganizowania konferencji online-zaoszczędzisz czas potrzebny na poszukiwanie miejsca
spotkania i dojazd.
Dzięki dostępności aplikacji z urządzeń mobilnych, w spotkaniu będą mogli uczestniczyć wszyscy pracownicy,
także Ci pracujący z domu lub znajdujący się akurat w podróży służbowej, co przyspieszy proces raportowania.
Jeśli w danej chwili potrzebujesz informacji lub rady od osoby zajmującej się w firmie kwestiami dotyczącymi
podatków, możesz błyskawicznie się z nią skonsultować, korzystając z funkcji wiadomości błyskawicznych, z
poziomu aplikacji Skype lub nawet wspólnie edytowanego dokumentu. Wystarczy poprowadzić kursor na
nazwisko osoby.
Poprowadź myszkę na nazwisko osoby, z którą
chcesz się skontaktować po sprawdzeniu jej
dostępności i wybierz pierwszą ikonę: wyślij
wiadomość błyskawiczną, aby natychmiast
otrzymać odpowiedź. W okienku czatu kliknij na
spinacz, jeśli chcesz przesłać załącznik.
101
Excel- przygotuj raport
podatkowy




Excel to aplikacja, dzięki której możesz organizować swoje dane liczbowe w arkuszach i skoroszytach, a
następnie poddawać je obróbce i analizie. Aby procesy podatkowe w firmie przebiegały jak najbardziej
sprawnie, musisz zadbać o uporządkowanie danych. Pomoże ci w tym aplikacja Excel. Program wykona za
Ciebie skomplikowane analizy, a dodatkowo podsumuje wyniki, wyświetli podgląd różnych opcji tabeli
przestawnej oraz zaproponuje wykresy i schematy, które najlepiej zilustrują wzorce danych, ułatwiając Ci
przygotowanie raportów finansowych i podsumowań.
Nad raportem możesz pracować wszędzie, gdziekolwiek znajdujesz się w danym momencie, ponieważ dostęp
do plików Excel masz z dowolnego urządzenia: komputera, tabletu, czy smartfona. Nie musisz pobierać
dokumentów na dysk- wystarczy skorzystać z aplikacji online.
Przygotowanie raportu podatkowego wymaga skomplikowanych obliczeń? Dzięki aplikacji Excel zaoszczędzisz
czas i energię: program rozpoznaje i zapamiętuje Twoje wzorce postępowania i automatycznie uzupełni braki
danych.
Przygotowane analizy i podsumowania z łatwością udostępnisz za pośrednictwem aplikacji OneDrive.
Wystarczy, że wyślesz współpracownikom link do pliku, a będziecie mogli wspólnie go edytować i wprowadzać
poprawki. Wszyscy zaproszeni będą mieli do niego dostęp w dowolnym czasie i miejscu.
Z aplikacją Excel wszystkie niezbędne
obliczenia i operacje na danych wykonasz
błyskawicznie: skorzystaj z opcji
‘Wypełnianie błyskawiczne’, klikając na
właściwą ikonę w górnym pasku narzędzi.
102
SharePoint-stwórz centrum
wymiany informacji dotyczących
podatków


SharePoint to oprogramowanie do współpracy, dzięki któremu stworzysz platformę wymiany informacji i
plików związanych z procesami podatkowymi w Twojej firmie. Pracownicy będą mogli udostępnić na niej
raporty i sprawozdania, także bezpośrednio z poziomu pliku, oraz czerpać wiedzę dotyczącą najnowszych
regulacji podatkowych. A wszystko to z dowolnego miejsca i urządzenia.
SharePoint gwarantuje bezpieczeństwo plików na najwyższym poziomie. Już na etapie przygotowywania pliku
możesz skorzystać z różnych możliwości udostępniania: zdecyduj, czy umożliwić współpracownikom
przeglądanie lub edytowanie dokumentów. Domyślnie każdy z nich jest prywatny. Co więcej, unikniesz nie
tylko wielokrotnego przesyłania e-maili z dużymi załącznikami, ale także utraty plików w razie problemów ze
sprzętem- dane są przechowywane niezależnie od urządzenia.
Stwórz witrynę wewnętrzną do wymiany informacji i
plików związanych z procesami podatkowymi w Twojej
firmie. Kliknij na łącze ‘Nowa’ w lewym górnym rogu
głównego menu witryn SharePoint w przeglądarce.
Następnie nadaj witrynie nazwę, przygotuj opis i
zdecyduj, czy jej zawartość powinna być dodatkowo
chroniona jako wrażliwa.
103
Outlook-zorganizuj spotkanie
dotyczące kwestii podatkowych




Outlook to platforma do zarządzania pocztą, kontaktami oraz terminarzem: wszystkie informacje niezbędne
do skutecznego organizowania dnia pracy masz pod ręką- Twoja skrzynka pocztowa, książka adresowa i
kalendarz są, dostępne z poziomu jednej wygodnej w obsłudze aplikacji, niezwykle przydatnej także w procesie
kontroli procesów podatkowych w firmie.
Z aplikacją Outlook możesz mieć pewność, że każdy pracownik otrzyma aktualne informacje o najnowszych
regulacjach podatkowych prosto do swojej skrzynki. Nie musisz wysyłać wielu wiadomości pojedynczo: z
łatwością zaoszczędzisz czas przygotowując korespondencję seryjną.
Wszyscy pracownicy powinni nie tylko znać najnowsze regulacje podatkowe, ale, co ważniejsze, rozumieć, jak
funkcjonują w praktyce. Bezpośrednio z poziomu kalendarza Outlook zorganizuj spotkanie, na którym każdy
będzie mógł zadać nurtujące go pytanie i przedyskutować wprowadzone rozwiązania. Wybierz odpowiedni
termin, zarezerwuj salę i dodaj uczestników: każdy z nich otrzyma zaproszenie z niezbędnymi informacjami.
Zbyt wielu zaproszonych gości przebywa poza biurem i nie będzie mogło wziąć udziału w spotkaniu? Żaden
problem- dzięki synchronizacji ze Skype dla firm Outlook umożliwia także przygotowanie spotkania online, ze
zdalnym uczestnictwem.
Zorganizuj spotkanie dla pracowników i poinformuj ich o
nowych regulacjach podatkowych. Nie musisz wysyłać
osobnych zaproszeń dla każdego z nich, wystarczy
napisać je raz. Co więcej, wystarczy, że zaczniesz
wpisywać w okienko adresatów imię lub nazwisko,
program na podstawie tego fragmentu wyświetli
pasujące wyniki wyszukiwania- nie musisz pamiętać ani
kopiować pełnych adresów.
104
Yammer-zadaj pytanie w
sprawie podatków



Zastanawiasz się, w jaki sposób ograniczyć liczbę przesyłanych maili, a jednocześnie zbudować niezawodny i
bezpieczny kanał komunikacji z pracownikami w sprawach podatkowych? Z pomocą firmowej platformy
społecznościowej Yammer stworzysz wydajną pętlę komunikacyjną- grupę wewnętrzną przeznaczoną do
wymiany informacji o nowych regulacjach podatkowych, dzięki której wszystkie ewentualne problemy mogą
być rozwiązywane na bieżąco.
W Yammer współpraca na wszystkich szczeblach hierarchii odbywa się w jednym miejscu: każdy pracownik
może zadać pytanie w formie posta, poprosić o radę firmowego eksperta w danej dziedzinie, także w kwestiach
podatkowych oraz podzielić się swoją opinią. Wszystkie odpowiedzi w postaci komentarzy pod postem
znajdują się w jednym miejscu, co pozwala uniknąć zbędnego kilkukrotnego poruszania tych samych tematów
i usprawnia proces komunikacji. Osoba komentująca może wskazać kogoś, kto będzie potrafił rozwiązać
problem.
Dodatkowo, narzędzie wyszukiwania umożliwia przeglądanie dotychczasowych konwersacji.
Aby utworzyć grupę dla pracowników firmy na
platformie społecznościowej Yammer, kliknij na
łącze znajdujące się na dole menu po lewej stronie.
Nadaj grupie nazwę, zaproś członków i zdecyduj,
czy nadać grupie otwarty charakter.
105
Zakupy

Jak efektywnie zarządzać informacjami o zakupach?

Jak przyspieszyć proces zakupów oraz kontrolować i autoryzować składane zamówienia?

Jak szybko reagować podczas problemów z zamówieniami?

Jak ulepszyć system płatności?
Przedsiębiorstwo nie tylko oferuje swoje produkty, ale także korzysta z usług innych firm, nabywając niezbędne do
pracy narzędzia, materiały oraz przedmioty ułatwiające pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków.
Kontrolowanie procesu zakupów, składanych zamówień oraz usprawnianie systemu regulowania płatności należy do
zadań Działu Finansów. Wykorzystaj aplikacje Office 365: SharePoint, Skype dla firm, Outlook oraz Excel, aby
przebiegał on możliwie najbardziej efektywnie.



Zadbaj o porządek. Wszystkie niezbędne informacje o zakupach w firmie mogą być zamieszczane i bezpiecznie
przechowywane i zamieszczane w jednym miejscu, co znacznie usprawni fakturowanie, księgowanie wydatków
oraz kontrolę realizacji złożonych zamówień i nic nie wymknie się spod kontroli.
Aplikacja Outlook pomoże Ci w efektywnej organizacji kontaktów z zewnętrzną firmą usługową. Wszystkie
zaplanowane, związane z realizacją transakcji aktywności wykonasz w terminie. Dopilnujesz terminów składania
zamówień, księgowania oraz rozliczeń.
Bieżące księgowanie wydatków ułatwi program Excel. Do arkuszy kalkulacyjnych możesz wprowadzać aktualne
dane z przeprowadzanych transakcji korzystając z dowolnego urządzenia, gdziekolwiek się znajdujesz, dzięki
czemu Twoje raporty pozostaną zawsze aktualne. Przejrzyste wizualizacje umożliwią wydobywanie ukrytych w
danych informacji i podniosą poziom atrakcyjności Twoich sprawozdań.
106
SharePoint-przygotuj platformę
do składania zamówień



SharePoint to wielofunkcyjna platforma do zarządzania plikami i danymi, dzięki której możesz stworzyć
wewnętrzną witrynę przeznaczoną do dzielenia się informacjami o zakupach. Ograniczysz w ten sposób
nadmiar korespondencji mailowej i zaoszczędzisz czas: wszyscy pracownicy będą mogli składać zamówienia w
jednym miejscu, co ułatwi ich porządkowanie i kontrolę, a osoby odpowiedzialne za przekazywanie zleceń do
firm zewnętrznych oraz ich księgowanie szybko odnajdą potrzebne dane. Dzięki SharePoint zapanujesz nad
zakupowym chaosem.
Plik z treścią zamówienia można udostępnić już z poziomu aplikacji, w której jest edytowany, zapisując go
bezpośrednio w folderze witryny, więc nie zaginie ono wśród wielu innych, na przykład w skrzynce mailowej, a
trafi od razu tam gdzie powinno i będzie mogło zostać przekazane do realizacji.
Co więcej, SharePoint gwarantuje bezpieczeństwo plików. Dodatkowo możesz zwiększyć ich ochronę
decydując, komu przydzielić uprawnienia do przeglądania lub edycji.
Platformę do składania zakupów utworzysz w kilku
prostych krokach. Kliknij ‘Nowa’ w lewym górnym
roku na stronie ‘Witryny’ SharePoint w przeglądarce,
a następnie dodaj nazwę lub opis. Z tego samego
miejsca możesz przeszukać też dostępne witryny.
Wyniki wyszukiwania zostaną podzielone na
kategorie.
107
Skype dla firm-skonsultuj się
online z firmą zewnętrzną w
sprawie zakupów



Zachowaj kontrolę nad realizacją zamówień, nie poświęcając czasu na organizację dodatkowych
spotkań i dojazd. Możesz skontaktować się z firmą oferującą Twojemu przedsiębiorstwu swoje
usługi z dowolnego miejsca i urządzenia, także mobilnego, korzystając z opcji organizacji spotkania
online.
Organizacja, z którą współpracujesz, nie musi posiadać Skype. Wystarczy, że prześlesz
zaproszonym uczestnikom link do połączenia, a będą mogli w stosownym momencie do niego
dołączyć za pośrednictwem aplikacji w przeglądarce internetowej. Korzystając z biurowych narzędzi
prezentowania, z łatwością zaprezentują swoją ofertę, a Ty
Skype oferuje czat tekstowy w formie wiadomości błyskawicznych, oraz przekaz audio i wideo, więc
możesz skutecznie zaprezentować oczekiwania Twojej firmy. Również formalności nie stanowią
problemu: fakturę czy potwierdzenie złożenia zamówienia z łatwością prześlesz w trakcie spotkania:
aplikacja zapewnia możliwość dodawania załączników.
W spotkaniu Skype mogą uczestniczyć także osoby
spoza firmy. Wystarczy, że w okienku adresata
wiadomości z zaproszeniem do udziału w
spotkaniu online wpiszesz adres mailowy odbiorcy.
Uczestnik będzie musiał tylko kliknąć w załączone
łącze ‘Join Skype Meeting’.
108
Outlook-organizuj współpracę z
firmą zewnętrzną



Outlook to funkcjonalna platforma przeznaczona do zarządzania pocztą e-mail, terminarzem i kontaktami,
która ułatwi Ci efektywne organizowanie i planowanie współpracy z firmą oferującą usługi Twojemu
przedsiębiorstwu. Jasny, uporządkowany widok wiadomości, kalendarzy i książek adresowych pozwala nad
wszystkim zapanować.
Nie przegapisz żadnej zaplanowanej aktywności i dopilnujesz terminów składania zamówień, księgowania oraz
rozliczeń- otrzymasz przypomnienie, kiedy będzie zbliżał się termin wykonania któregoś z zadań. W każdej
chwili możesz też przejrzeć swój harmonogram, korzystając z aplikacji na telefon lub tablet i sprawdzić, co
trzeba wykonać na dziś, na przyszły tydzień czy następny miesiąc, dzięki opcji filtrów.
Outlook pozwala na wysyłanie plików z dużymi załącznikami, więc bez obaw możesz wymieniać dokumenty
dotyczące zakupów z firmą zewnętrzną. Potem z łatwością odnajdziesz je, korzystając z okienka wyszukiwania.
Nie musisz przeglądać całej zawartości skrzynki
pocztowej, aby znaleźć potrzebne informacje.
Skorzystaj z okienka wyszukiwania, znajdującego
się po lewej stronie nad listą wiadomości, a
uwzględnione zostaną wyłącznie maile
zawierające żądaną treść.
109
Excel-monitoruj wydatki na
zakupy



Kontrola procesu zakupów wymaga precyzyjnego, bieżącego księgowania wydatków na realizację składanych
zamówień. Zachowaj porządek i monitoruj wydatki z aplikacją Excel, organizując dane liczbowe i tekstowe w
arkuszach i skoroszytach.
Excel umożliwia błyskawiczną reakcję na zmiany w aktualnych danych: arkusze możesz edytować, gdziekolwiek
jesteś, korzystając nie tylko z komputera, ale także z urządzeń mobilnych. Co więcej, uprawnienia do edycji z
łatwością przydzielisz wybranym osobom: współpraca nad arkuszem usprawni przygotowanie raportów
budżetowych.
Zwiększaj atrakcyjność raportów budżetowych związanych z zakupami: w Excelu dysponujesz szerokim
wyborem wizualizacji i wykresów, które dodatkowo ułatwią analizę i interpretację danych.
Aby zaoszczędzić czas, możesz skorzystać
z gotowych darmowych szablonów
programów Excel przeznaczonych do
raportowania wydatków. Wypełniony plik
z łatwością udostępnisz potem z poziomu
aplikacji.
110
Budżetowanie, planowanie i
analiza wydatków



Jak budować budżet firmy i kontrolować jego wykonanie oraz szybko reagować na zmiany i efektywnie go
aktualizować?
Jak monitorować wyniki firmy, analizować je i na bazie trendów przewidywać przyszłość?
Jak sprawić, aby wszystkie raporty i sprawozdania dostarczane do zarządu były ujednolicone i zawsze
aktualne?
Zwiększanie sukcesów firmy na rynku jest ściśle związane z regularnym podsumowywaniem dotychczasowych
osiągnięć finansowych oraz planowaniu, w jaki sposób zostanie wykorzystany budżet organizacji w danym okresie.
Ważne jest również zachowanie elastyczności i dostosowywanie podejmowanych działań do danych z aktualnych
raportów finansowych. Te procesy mogą przebiegać w Twojej firmie jeszcze bardziej efektywnie. Bądź na bieżąco:
kontroluj, planuj i analizuj działalność finansową przedsiębiorstwa, korzystając z aplikacji Office 365, m.in.
SharePoint, Skype dla firm, Excel i Outlook.



Poświęcaj więcej czasu kwestiom merytorycznym, analizie i planowaniu finansowym, nie tracąc go na
długotrwałe kompletowanie niezbędnych informacji. Dzięki opcjom udostępniania i nadawania uprawnień do
edycji oraz przeglądania na platformie SharePoint wymiana plików związanych m.in. z planowaniem budżetu
będzie tak sprawna, jak nigdy dotąd. Każdy pracownik zyska stały dostęp do niezbędnych danych. Potrzebujesz
konsultacji z kolegami? Zorganizuj spotkanie online, korzystając ze Skype dla firm.
Excel pomoże Ci uporządkować dane finansowe oraz na bieżąco je aktualizować. Tworzenie kolejnych arkuszy
kalkulacyjnych, kiedy dane zostaną zaktualizowane, nie będzie już konieczne. Poprawek do raportu czy
sprawozdania tworzonego z pomocą Excel możesz z łatwością wprowadzić, korzystając z dowolnego
urządzenia, gdziekolwiek się znajdujesz. Atrakcyjne wizualizacje pomogą w skutecznym analizowaniu trendów
finansowych.
Z aplikacją Outlook zadbasz o świetną organizację czasu przy planowaniu budżetu. Kalendarz, kontakty i
pocztę e-mail masz w jednym miejscu, a dodatkowo dysponujesz opcją przypomnień oraz znaczników
wydarzeń. Nie zapomnisz o żadnym etapie zaplanowanej pracy.
111
SharePoint-sprawnie zarządzaj
dokumentacją finansową


Zastanawiasz się, jak usprawnić pracę nad planem budżetowym, raportami pozwalającymi kontrolować
wykonanie budżetu i sprawozdaniami finansowymi? Poświęcaj czas na kwestie merytoryczne, planowanie
przyszłości finansowej firmy na podstawie trendów, nie tracąc go na wyjaśnianie spraw formalnych i
technicznych. Platforma do zarządzania dokumentami SharePoint sprosta Twoim oczekiwaniom.
Zdarza Ci się gubić wśród setek maili na dany temat w poszukiwaniu potrzebnych informacji? Z SharePoint
natychmiast rozwiążesz ten problem i usprawnisz zarządzanie plikami dzięki możliwości udostępniania
plików, także na witrynie wewnętrznej organizacji, i przydzielania uprawnień dostępu. Możesz przeglądać
lub edytować pliki udostępnione od współpracowników i samodzielnie przydzielać uprawnienia do odczytu
lub edycji, dodatkowo dbając o bezpieczeństwo dokumentów finansowych.
Dzięki SharePoint już z poziomu edycji dokumentu
dotyczącego budżetu, inwestycji czy raportowania,
możesz udostępnić go wybranym osobom. W ten
sposób proces obowiązkowego wypełniania
formowych formularzy będzie przebiegał znacznie
szybciej, bez zbędnego wielokrotnego przesyłania
tego samego pliku pocztą e-mail.
112
Skype dla firm - przygotuj plan
budżetu podczas konferencji
online



Tworzenie okresowego budżetu firmy wymaga zaangażowania wszystkich pracowników w proces planowania.
Zorganizowanie spotkania, na którym każdy będzie mógł przedstawić swoje opinie i propozycje oraz
znalezienie satysfakcjonującego wszystkich terminu, może sprawiać trudności.
Z platformą komunikacyjną Skype dla firm zorganizujesz konferencję online, w której będą mogli wziąć udział
wszyscy zaproszeni uczestnicy, niezależnie od miejsca, z którego pracują. Dzięki temu każda ważna,
profesjonalna opinia będzie mogła zostać uwzględniona w projekcie budżetu, podnosząc jego jakość.
Skype umożliwia wspólne tworzenie planu budżetowego w rzeczywistym czasie rozmowy jednocześnie przez
kilka osób. Pracę grupową dodatkowo usprawni korzystanie z narzędzi konferencyjnych, takich jak ankiety,
biała tablica, czy funkcja Q&A.
Nie musisz obawiać się o bezpieczeństwo
informacji finansowych, wymienianych podczas
spotkania: dostępność do określonych treści
możesz przydzielić, zmieniając ustawienia w
„Opcjach spotkania Skype”.
113
Excel- aktualizuj budżet firmy z
dowolnego miejsca i urządzenia



Często zdarza się, że musisz wziąć udział w projektowaniu budżetu czy przygotować raport, a przebywasz
poza biurem. Nic nie stoi na przeszkodzie dzięki aplikacji Excel, przeznaczonej do analizowania danych i
wydobywania zawartych w nich informacji.
Program umożliwi Ci stworzenie szkicu budżetu, kontrolowanie jego wykonania oraz natychmiastowe
reagowanie na zmiany i aktualizowanie z dowolnego miejsca oraz dowolnego urządzenia- arkusze kalkulacyjne
możesz przeglądać i edytować nie tylko pobierając je na komputer, ale także korzystając z aplikacji Excel online
z poziomu przeglądarki na urządzeniu mobilnym.
Stworzony w Excel projekt budżetu z łatwością udostępnisz pozostałym współpracownikom. Możecie
edytować go jednoczenie, nawet jeśli przebywacie w zupełnie innych miejscach i pracujecie na różnych
sprzętach. Dzięki temu zmiany w raportach z osiągnięć i planów finansowych organizacji pozostaną zawsze
aktualne, a zarząd będzie miał do nich wygodny, stały dostęp.
Aby usprawnić pracę, możesz skorzystać z
wielu dostępnych szablonów
przeznaczonych do kontroli budżetu.
Przygotowany plik możesz udostępnić
wybranym osobom, wpisując ich adresy
mailowe.
114
Outlook- zorganizuj spotkanie
poświęcone finansom firmy



Outlook to wielofunkcyjne narzędzie, dzięki któremu kalendarz, pocztę e-mail oraz książkę adresową masz
zawsze przy sobie, w jednym miejscu, niezależnie od tego, czy aktualnie przebywasz w biurze, pracujesz z
domu, czy jesteś w podróży biznesowej. Aplikacja Outlook pomoże Ci zorganizować każdy dzień pracy
przeznaczony na planowanie budżetu, kontrolę zysków i wydatków oraz ocenę trendów finansowych firmy.
Chcesz zorganizować burzę mózgów w celu przygotowania ostatecznej wersji planu budżetowego albo
możliwości inwestycji? Oszczędzaj czas- dzięki Outlook nie musisz już kontaktować się osobno z każdym
zaangażowanym pracownikiem. Skorzystaj z asystenta planowania: wybierz termin spotkania, dodaj
uczestników, a następnie odpowiadającą wszystkim godzinę oraz salę z listy dostępnych pomieszczeń. Jeżeli
godzina będzie nieodpowiednia dla którejś z osób, otrzymasz stosowny komunikat. Z poziomu kalendarza
możesz zorganizować również spotkanie online.
Sprawy związane z finansami firmy wymagają świetnej organizacji czasu: dzięki Outlook efektywnie zaplanujesz
wszystkie aktywności: ustal hierarchię zadań, oznaczając wydarzenia w kalendarzu wybranym kolorem.
Aby zorganizować spotkanie, wybierz ‘Nowe
spotkanie’ z górnego menu w widoku kalendarza.
Wcześniej możesz zaznaczyć preferowaną godzinę.
Każdy z zaproszonych uczestników otrzyma
wiadomość wraz z możliwością potwierdzenia
uczestnictwa jednym kliknięciem.
115
Dział Finansów
Jak wykorzystać poszczególne aplikacje?








Wspólna praca nad projektami – poprzez
udostępnianie Notesu
Łatwe i intuicyjne wstawianie obrazów, tabel, grafów
Szybkie tworzenie notatek
Możliwość łatwego zarządzania dużą ilością danych
Przejrzyste i zrozumiałe przedstawienie danych w
formie graficznej
Funkcje wyboru szczegółowych danych
Wideokonferencje – możliwość zdalnego tworzenia
dokumentów w czasie rzeczywistym
Korzystanie z pomocy białej tablicy, ankiet, formatek
Q&A




Prowadzenie ewidencji
Trzymanie informacji
Łatwy dostęp do danych
Główna aplikacja niezbędna do pracy

Łatwe zarządzanie dokumentami z możliwością
ograniczenia dostępu do informacji
Dzielenie się bazami danych i możliwość ich
współtworzenia

116

Pobierz PDF

Transkrypt

Podobne dokumenty

Podstawy_informatyki_w _turystyce (1)

Załączniki do zaproszenia do składania ofert OR-ZP-271-2

CV - Lech Jaszowski

Płatne praktyki wakacyjne – oferta firmy IT

Strona 1 z 1 Typ szkolenia: Nazwa szkolenia: Poziom: MS Office

SKLAD POL