conjectAF dokumentacja powykonawcza

conjectAF
Dokumentacja powykonawcza online
PAŃSTWA KORZYŚCI
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
• Możliwość przeprowadzenia
kontroli w przyszłości
• Centralny dostęp do cyfrowej dokumentacji powykonawczej
• Śledzenie dostaw i decyzji –
także po sprzedaży obiektu
• Dotrzymanie wymogów prawnych
• Zarządca nieruchomości
może w dowolnym momen cie udzielić informacji
•
Pełna kontrola nad pracami
budowlanymi i modernizacyjnymi oraz nad
sprzedażą zasobów
• Porównanie faktycznego
i zakładanego stanu
dokumentów
• zarządzanie wersjami dokumentów i łatwa do skontrolowania
historia dokumentów
• wyszukiwanie pełnotekstowe bez podziału na obiekty
• zintegrowane procesy zatwierdzania
• powiadomienia w wypadku zmian
conjectAF jest cyfrową teczką obiektu służącą do zarządzania dokumentacją obiektu/
dokumentacją powykonawczą, na której dla wszystkich – wewnętrznych i zewnętrznych –
użytkowników systemu dostępne są wszystkie istotne dokumenty, takie jak wpisy do ksiąg
wieczystych, zezwolenia, umowy o najem, polisy ubezpieczeniowe, decyzje podatkowe (także
dotyczące podatku gruntowego) czy dokumentacja techniczna. Tym samym oprogramowanie
służy jako centralne źródło danych i dokumentów np. dla systemów CAFM, wirtualnych data
room’ów, project room’ów czy platform projektowych.
ŁADOWANIE I POBIERANIE
Dokumenty ładuje i pobiera się pojedynczo bądź w pakiecie za pomocą funkcji „przeciągnij i
upuść“. Pliki są automatycznie kompresowane w celu szybkiego transferu. Dokumenty można
przesyłać innym uczestnikom projektu – bezpośrednio z poziomu podglądu, jako załącznik do
wiadomości albo do procesu.
conjectAF
DATA WAŻNOŚCI DOKUMENTU
W chwili ładowania dokumentu można mu dodać informację o jego ważności. Z widoków
wynika, które dokumenty utraciły bądź niebawem utracą ważność.
ZARZĄDZANIE WERSJAMI DOKUMENTÓW
W conjectAF wyświetla się tylko obecnie aktualna wersja danego dokumentu. W ten sposób
zagwarantowana jest praca wyłącznie na podstawie aktualnych dokumentów. Stare wersje
pozostają jednak w dowolnej chwili dostępne poprzez historię dokumentów.
HISTORIA
Wszystkie aktywności w związku z danym dokumentem są protokołowane w historii i opatrywane stemplem czasowym: „utworzono“, „przeczytano“, „zmieniono“, „przekazano“.
Zachowywane są także takie informacje, jak nazwa pliku, opis, odbiorca i uprawnienia.
EDYCJA ONLINE
W conjectAF możliwa jest edycja dokumentów online. Dzięki temu pobieranie i ładowanie
pliku staje się zbędne. W trakcie edycji dokument pozostaje zablokowany do edycji przez inne
osoby i może być otwierany tylko w trybie do odczytu.
WYSZUKIWANIE
Funkcja wyszukiwania przeszukuje wszystkie dokumenty w projekcie. Uwzględniane są przy
tym cała treść i cechy dokumentu. conjectAF przeszukuje także treść zeskanowanych dokumentów i obrazów za pomocą rozpoznawania znaków (OCR). Za pomocą wyszukiwania
globalnego można przeszukiwać dokumenty i korespondencję ponad podziałami na obiekty.
WIDOKI
Dynamiczny widok umożliwia szybkie odnajdywanie dokumentów o identycznych cechach niezależnie od miejsca przechowywania dokumentu w strukturze folderów.
KOMUNIKACJA
Za pomocą cojectAF użytkownik wysyła, odbiera i przekazuje wiadomości wraz z załącznikami. Wszystkie wiadomości są łączone w pakiety i wyświetlane w kolejności chronologicznej.
Dla każdego katalogu można zdefiniować, kto zostanie powiadomiony o wstawieniu nowych
dokumentów. Powiadomienie można edytować i wysyłać bezpośrednio w trakcie ładowania
dokumentów. Wiadomości przychodzące – wraz z załącznikiem albo bez – mogą być przekazywane na adres mailowy. Wiadomości można edytować również na urządzeniach przenośnych (np. Blackberry). Wiadomości e-mail ze skrzynki klienta e-mail mogą być przechowywane w archiwum conjectAF.
WYBÓR JĘZYKA
Każdy użytkownik conjectAF może pracować w wybranym przez siebie języku, np. w językach
niemieckim, angielskim, polskim, rosyjskim, hiszpańskim, tureckim, francuskim, holenderskim,
greckim.
CONJECT
WWW.CONJECT.COM
CYFROWE ARCHIWUM
W razie potrzeby możliwe jest utworzenie cyfrowego archiwum. Takie archiwum zawiera
strukturę folderów, zawarte w niej dokumenty, wiadomości i procesy.
DS.AF.7.2015.029.PL
PROCESY
Procesy zatwierdzeńia i podejmowania decyzji można przeprowadzać jako procesy standardowe. W dowolnym momencie użytkownik ma dostęp do statusu wyników w raportach i
grafikach o przejrzystej strukturze.