Wójt Gminy Niedźwiada zaprasza do składania ofert na obsługę

Wójt Gminy Niedźwiada zaprasza do składania ofert na obsługę

Wójt Gminy Niedźwiada
zaprasza do składania ofert na obsługę imprezy plenerowej
w dniu 23 sierpnia 2015 r. w Niedźwiadzie-Kolonii
1. ORGANIZATOR - ZAMAWIAJĄCY
Gmina Niedźwiada
Niedźwiada-Kolonia 43, 21-104 Niedźwiada
tel. 81 8512004, fax. 81 4643279, e-mail: [email protected]
2. PRZEDMIOT KONKURSU
2.1. Kompleksowa obsługa gastronomiczna – zapewnienie na terenie objętym imprezą
(w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii przygotowanych
z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.
W zakres obsługi wchodzi:
1) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp.,
2) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek, waty cukrowej, balonów, zabawek,
wyrobów rękodzieła, itp.,
3) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Urzędu Gminy Niedźwiada) – co
najmniej 3 punkty – w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l,
4) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty,
5) zapewnienia zadaszonych siedzących miejsc konsumpcyjnych w ilości nie mniejszej niż
na 300 osób (ogródek piwny),
6) zachowanie porządku i higieny na obszarze objętym dzierżawą podczas trwania imprezy
oraz posprzątanie tego terenu po jej zakończeniu.
2.2. Zapewnienie 150 zestawów posiłków bonowanych: np. kiełbasa, karczek, szaszłyk, żeberka
(do wyboru, po ok. 100g, przygotowane na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup,
napój 0,5l i ich wydanie w dniu 23 sierpnia 2015 r.
2.3. Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej zróżnicowane atrakcje dla dzieci starszych
i młodszych, typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, baseny z piłeczkami, trampoliny, bungee itp.
W ramach strefy wymagane jest zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania
z atrakcji. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, zaś pracownicy
montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego
i atestów urządzeń i instalacji technicznych przeznaczonych do realizacji programu strefy, leżą po
stronie Wykonawcy.
3. CHARAKTERYSTYKA IMPREZY
3.1. Termin realizacji: 23 sierpnia 2015 r. w godzinach od 14:00 – 2:00 dnia następnego.
3.2. Miejsce: Niedźwiada-Kolonia – kompleks boisk przy Szkole Podstawowej im. Orła Białego.
3.3. Opis: Impreza cykliczna o ugruntowanej tradycji (od 1989 r.) łączy w sobie dożynki gminne,
integrację i rozrywkę dla różnych grup wiekowych. Gwiazda wieczoru – zespół LOKA.
4. ZAKRES OBOWIĄZKÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAMAWIAJĄCEGO:
1) Na realizację przedmiotu zamówienia Zamawiający przeznacza do dzierżawy teren
o łącznej powierzchni 5880m2 składający się z południowych części działek 500/4 i 500/5.
2) Organizator przyznaje wyłonionemu w postępowaniu wykonawcy wyłączność na
sprzedaż produktów i usług wymienionych w punktach 2.1. do 2.3.
3) Zamawiający przewiduje możliwość nieodpłatnego skorzystania z istniejących punktów
poboru energii elektrycznej prądu trójfazowego o mocy do 25 kW, pod warunkiem
posiadania przez Wykonawcę przedłużaczy, urządzeń oraz osprzętu elektrycznego
zgodnego z obowiązującymi przepisami i normami. Zapewnienie obsługi uprawnionego
elektryka w trakcie montażu i demontażu urządzeń oraz dyżuru podczas imprezy leżą po
stronie Wykonawcy.
4) Organizator zapewni dostęp do wody oraz sanitariaty dla uczestników imprezy.
5) Organizator ubezpieczy imprezę od odpowiedzialności cywilnej.
6) Organizator zapewni oświetlenie terenu, ochronę oraz zabezpieczenie medyczne i ppoż.
imprezy.
7) Organizator nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów zlokalizowanych w
Niedźwiadzie oraz nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.
5. USTALENIA DODATKOWE
5.1. Odpowiedzialność Organizatora za szkody wyrządzone w związku z realizacją przedmiotu
zamówienia spoczywa na Wykonawcy.
5.2. Na dzierżawionym terenie dopuszcza się możliwość zamieszczenia reklam, zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
5.3. Poza Wykonawcą inne podmioty w czasie festynu nie będą mogły prowadzić działalności
gastronomicznej, za wyjątkiem sprzedaży produktów regionalnych eksponowanych na stoiskach
promocyjnych.
5.4. Ceny sprzedawanych produktów i usług ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność
i ryzyko.
6. PROCEDURA
6.1. Tryb udzielenia zamówienia – konkurs ofert
6.2. Wybór oferty będzie składową:
1) kwoty czynszu za dzierżawę (60 %) - najwyższa cena,
2) atrakcyjność oferty (40 %) - wg uznania organizatora.
6.3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących
treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnienia ofert.
7. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
7.1. Oferty należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta – Obsługa imprezy
plenerowej 23.08.2015 r.” w sekretariacie Urzędu Gminy Niedźwiada, Niedźwiada-Kolonia 43,
21-104 Niedźwiada, pok. 11 – osobiście lub za pośrednictwem poczty nie później niż do dnia
22 czerwca 2015 r. do godz. 15:30.
7.2. Termin związania ofertą – 30 dni od upływu terminu składania ofert.
7.3. O terminie złożenia oferty decyduje data jej wpływu do sekretariatu Urzędu Gminy.
7.4. Organizator dopuszcza składanie ofert faksem na numer: 81 4643279 lub drogą elektroniczną
na adres: [email protected] z zachowaniem ww. terminu.
8. DOKUMENTY SKŁADAJĄCE SIĘ NA OFERTĘ:
1) wypełniony formularz Oferty (załącznik nr 1),
2) propozycja menu wraz z wykazem cen poszczególnych dań i napojów oferowanych na
stoiskach gastronomicznych,
3) wykaz urządzeń proponowanych w strefie dla dzieci oraz ceny poszczególnych atrakcji,
4) wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze (do oferty można dołączyć
referencje lub inne dokumenty potwierdzające wiarygodność oraz doświadczenie
Wykonawcy w organizacji takiego typu imprez).
9. ROZSTRZYGNIĘCIE KONKURSU
9.1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem
strony internetowej znajdującej się pod adresem www.niedzwiada.pl
9.2. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
10. ZAWARCIE UMOWY
10.1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do
zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora.
10.2. W przypadku nieprzystąpienia do zawarcia umowy lub niedotrzymania terminu płatności
Organizator wezwie do zawarcia umowy kolejnego Wykonawcę, który zaproponował
najkorzystniejszą ofertę.
10.3. Jako załącznik do umowy niezbędny będzie dokument potwierdzający posiadanie
aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku
z prowadzoną działalnością gospodarczą podczas świadczenia usług objętych ofertą.
Dodatkowych informacji udzielają: Konrad Misiurski – tel.: 81 8512005, Halina Sowa – tel.: 81
8512885
Załącznik nr 1
......................................................
(miejscowość i data)
............................................................
(pieczęć adresowa Wykonawcy)
e-mail: …............................................
tel. …..................................................
NIP ….................................................
KRS …...............................................
OFERTA
Odpowiadając na ogłoszenie o konkursie ofert na obsługę imprezy plenerowej w NiedźwiadzieKolonii” w dniu 23 sierpnia 2015 r:
1. Za dzierżawę terenu przeznaczonego na prowadzenie obsługi gastronomicznej i organizacji strefy
atrakcji dla dzieci oferujemy kwotę w wysokości ......................................... zł brutto (słownie
złotych: .................................................................................................................................................)
2. Oświadczamy, że w przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą przystąpimy do
podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Organizatora konkursu oraz
zobowiązujemy się do wniesienia całości czynszu za dzierżawę na rachunek bankowy Organizatora
zgodnie z zapisami umowy.
3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z ogłoszeniem o konkursie i uznajemy się za związanych
wszystkimi warunkami konkursu w nim zawartymi.
4. Oświadczamy, że posiadamy aktualne pozwolenia wymagane i zgodne z przepisami prawa.
5. Oświadczamy, że posiadamy aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody
wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
6. Informujemy, że będziemy/nie będziemy1) potrzebowali podłączenia do źródła energii
elektrycznej. Maksymalny pobór mocy użytkowanego przez nas sprzętu wyniesie ….....................;
niezbędna ilość przyłączy trójfazowych …..........., jednofazowych ............ .
7. Osobą do kontaktu w sprawie oferty jest …...................................................................................
telefon ….......................................... e-mail …....................................................................................
Załączniki:
1) propozycja menu,
2) wykaz atrakcji dla dzieci,
3) wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze.
1)
niepotrzebne skreślić
…...........................................................................
(czytelny podpis upoważnionego przedstawiciela)