Zapytanie Ofertowe - Centrum Projektów Polska Cyfrowa

Zapytanie Ofertowe
„Konserwacja i naprawa urządzeń systemu kontroli dostępu TimeLox Company”
CPV:
50700000-2
Usługi w zakresie napraw i konserwacji instalacji budynkowych
Szanowni Państwo,
Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej: CPPC) zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej na
wykonanie konserwacji i naprawy urządzeń systemu kontroli dostępu TimeLox Company z 1998
roku (zwanych dalej TLC) w obiekcie biurowym Centrum Projektów Polska Cyfrowa w Warszawie
przy ul. Syreny 23.
1. Przedmiot zamówienia będzie obejmował:
1) jednorazową usługę wykonania konserwacji 158 sztuk zamków elektronicznych zasilanych
bateryjnie ze specjalnymi zamkami wpuszczanymi TLC,
2) zdiagnozowaniu usterki jednego zamka elektronicznego zasilanego bateryjnie TLC oraz jego
naprawy w wyniku zlecenia przez Zamawiającego.
2. Opis systemu:
System TimeLox Company (TLC) jest systemem nieliniowym (off-line), wyposażonym we
własne oprogramowanie na platformie MS Windows i koder kart magnetycznych (ACE) oraz
przenośny komunikator systemowy HCU zasilany z akumulatora. Każdy zamek stanowi
samodzielny moduł wyposażony w czytnik kart magnetycznych, zegar kwarcowy i
mikrokomputer oraz jest zasilany baterią alkaliczną 9V.
3. Zamawiający posiada niewyłączną i nieprzenoszalna licencję do użytkowania oprogramowania
firmy Timelox Company w obiekcie przy ul. Syreny 23 na następujących polach eksploatacji:
- korzystania zgodnie z jego przeznaczeniem i dostępną funkcjonalnością,
- kopiowania do użytku własnego w obiekcie.
4. Konserwacja i naprawa systemu TLC będzie polegała na:
1) czyszczeniu głowic magnetycznych w zamkach, komunikatorze HCU i koderze kart
magnetycznych (ACE),
2) sprawdzenie działania i smarowanie zamków mechanicznych wpuszczanych,
3) wymiana baterii alkalicznych w 158 zamkach 9V o pojemności nie mniejszej niż 565 mAh z
terminem ważności minimum 24 miesiące liczone od dnia ich wymiany,
4) sprawdzenie poprawności ładowania akumulatora w komunikatorze HCU,
5) kontrola porządkowania bazy danych systemu TLC Version 2.28 POL oraz sporządzenie kopii
bezpieczeństwa,
6) zdiagnozowaniu usterki jednego zamka TLC polegającej na braku łączności z komunikatorem
HCU oraz jego naprawy po dokonaniu zlecenia przez Zamawiającego.
5. Warunki udziału w postępowaniu:
1) o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca posiadający autoryzację serwisową
producenta TLC,
2) Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia może ustanowić Pełnomocnika do
reprezentowania go w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania go w postępowaniu i
zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Zamawiający umożliwi Wykonawcy dostęp do bazy danych na czas wykonania usługi konserwacji
systemu TLC.
7. Wymagania dotyczące wykonania zamówienia:
1) Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania poufności w trakcie obowiązywania umowy,
jak i po jej wygaśnięciu. Informacje przekazane Wykonawcy będą stanowić tajemnicę
Zamawiającego, natomiast Wykonawca będzie uprawniony do ich wykorzystania wyłącznie w
celu wykonania usług,
2) Wykonawca udostępni informacje stanowiące własność Zamawiającego osobom trzecim tylko
zaangażowanym w prace związane z wykonaniem umowy z zobowiązaniem do zachowania
poufności,
3) odbiór wykonania usługi konserwacji całego systemu TLC oraz diagnozy usterki i
ewentualnej naprawy jednego zamka TLC zostanie potwierdzony podpisanym przez
upoważnionych pracowników obu Stron Protokołem Wykonania Konserwacji/naprawy
zawierającym informację o wykonanych działaniach i o terminie ważności baterii alkaicznych
określonym przez producenta, z zastrzeżeniem wykonania działań określonych w pkt.4,
4) jeśli w toku czynności odbioru zostaną stwierdzone wady dające się usunąć, Zamawiający
odmówi odbioru do czasu ich usunięcia i wyznaczy na to odpowiedni termin. W przypadku
zaistnienia nie dających się usunąć wad Zamawiający ma prawo:
a) żądać obniżenia wynagrodzenia, o ile wady nie mają wpływu na użytkowanie przedmiotu
umowy zgodnie z przeznaczeniem;
b) żądać wykonania przedmiotu umowy od nowa lub odstąpić od umowy z winy
Wykonawcy, o ile wady uniemożliwiają użytkowanie przedmiotu umowy zgodnie z
przeznaczeniem.
5) Wykonawca zobowiązany jest być przy odbiorze osobiście lub wyznaczyć w tym celu
upoważnionego pisemnie pełnomocnika. Nieobecność Wykonawcy lub pełnomocnika nie
wstrzymuje czynności odbioru, Wykonawca traci jednak w tym wypadku prawo do zgłoszenia
swoich zastrzeżeń i zarzutów w stosunku do wyniku odbioru.
6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia dodatkowych usług dotyczących całego
systemu TLC ujawnionych w wyniku przeprowadzania konserwacji a nie powstałych z winy
Wykonawcy, po określeniu przez Wykonawcę kosztów naprawy oraz terminu jego wykonania.
W przypadku akceptacji kosztów i zlecenia dodatkowych usług Zamawiający zapłaci
Wykonawcy dodatkowe wynagrodzenie
7) czynności związane z konserwacją i naprawą będą wykonane w dni robocze w godz. 8.15 –
16.15, po przedstawieniu drogą elektroniczną lub telefonicznie wykazu pracowników z
numerami dowodów osobistych upoważnionych do wykonania usługi.
8) Wykonawca we własnym zakresie dokona zakupu baterii alkalicznych i części zamiennych
niezbędnych do przeprowadzenia konserwacji a niezbędnych do prawidłowego
funkcjonowania całego systemu TLC oraz ich dostarczenia do siedziby Zamawiającego.
9) Wykonawca zapewni bezpłatną utylizację zużytych elementów zgodnie z obowiązującymi
przepisami,
10) termin ważności określony przez producenta wymienionych baterii alkaicznych zostanie
wpisany przez Wykonawcę do Protokołu Wykonania Konserwacji/Naprawy.
8. Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty następującymi kryteriami i ich wagami:
lp.
kryterium
Waga %
1. Wynagrodzenie obejmujące jednorazową konserwację całego systemu
90%
TimeLox Company wraz z wymianą baterii alkaicznych zgodnie z pkt. 4
ust.1-5 oraz z pkt. 7 ust.8 Zapytania Ofertowego.
2. Stawka za roboczogodzinę zdiagnozowania usterki i naprawy jednego zamka
10%
TimeLox zgodnie z pkt. 4 ust. 6 Zapytania Ofertowego.
1) Ocena dokonana będzie wg następującego wzoru dla każdego z kryteriów:
gdzie:
Lp
 oznacza liczbę punktów przyznanych ofercie za kryterium,
Cmin  oznacza najniższą cenę brutto badanego kryterium spośród ważnych i nie odrzuconych
ofert,
Cb
 oznacza cenę brutto oferty badanego kryterium,
W
 oznacza wagę danego kryterium.
2) Oceny będą dokonywane stosując zasadę, iż oferta nie odrzucona, zawierająca najwyższą
liczbę punktów zsumowanych ze wszystkich kryteriów będzie oferta najkorzystniejszą.
9. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do
skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
10. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania usługi w terminie 14 dni roboczych od daty
zawarcia Umowy, lecz realizacja Umowy wraz z dokonaniem przez Zamawiającego czynności
odbiorczych nie może nastąpić później niż do dnia 30 października 2015 r.
11. Warunki płatności:
1) Zamawiający dokona płatności z dołu na podstawie dokumentów przelewowych
wystawionych z co najmniej 30-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do
Zamawiającego prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub
rachunku,
2) podstawą
wystawienia
faktury
będzie
podpisanie
Protokołu
Wykonania
Konserwacji/Naprawy.
3) ceny jednostkowe brutto podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres
obowiązywania umowy,
4) ceny jednostkowe brutto podane w ofercie powinny obejmować wszystkie koszty związane z
realizacją zamówienia, w tym opłaty, podatki, koszty dojazdu i będą stanowiły w całości
należność Wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia.
12. Informacje dotyczące warunków składania ofert:
1) Ofertę cenową na Formularzu Ofertowym należy złożyć w terminie do 5 października 2015r.
do godz. 16.15 w jednej z form:
a) drogą elektroniczną – scan podpisanej oferty na adres:
[email protected], w tytule maila proszę wpisać: „System TimeLox” ,
b) w formie pisemnej (osobiście, listownie) na adres CPPC, ul. Syreny 23, 01-150 Warszawa
z dopiskiem:„System TimeLox”.
2) Oferta powinna zawierać wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy.
13. Informacje dodatkowe:
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę
więcej niż jednej oferty, w sposób inny niż określony w pkt. 12 lub po terminie, spowoduje
jej odrzucenie,
2) z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, zgodnie z Istotnymi
Postanowieniami Umowy zamieszczonymi w ogłoszeniu.
3) Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w Istotnych
Postanowieniach Umowy..
4)
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego rozeznania na każdym
jego etapie, bez podania przyczyny.