Nowa wersja programu ŻYWNOŚĆ, która

Nowa wersja programu ŻYWNOŚĆ, która wspomaga pracę służby żywnościowej w
odróżnieniu od wersji DOSowskiej posiada dodatkowe moduły:
1. RAPORT
2. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
3. BILANS
Współpraca z nią wymaga aby użytkownik znał specyfikę służby żywnościowej i jeżeli tylko
w dotychczasowej pracy wykorzystywał program w wersji DOS owskiej to nowa wersja
będzie dla niego ułatwieniem codziennej pracy.
Główne cechy nowej wersji to:
•
Praca pod kontrolą systemu operacyjnego Windows,
•
Zmieniony i unowocześniony interfejs użytkownika,
•
Możliwość edycji jadłospisu z wnętrza asygnaty, przy czym nie jest już ograniczona
liczba norm dla których użytkownik może edytować jadłospis, umiejscowiona w
module ASYGNATA
•
Kwartalna informacja w zakresie
struktury i wykorzystania dziennych stawek
budżetowych na koniec kwartału, umiejscowiona w module KOSZTY
•
Zestawienie przychodów i rozchodów wraz ze stanem magazynowym na koniec
danego miesiąca, umiejscowiona w nowym module BILANS
•
Grupowanie artykułów spożywczych wg Wspólnego Słownika Zamówień ( CPV ) dla
ustalenia wartości zamówienia przy udzielaniu zamówień na dostawy artykułów,
umiejscowione w nowym module ZAMÓWIENIA PUBLICZNE,
•
Raport stanu żywionych – tworzenie
Zarządzenia nr 8/2004
i edycja dokumentu zgodnie w &17
z dnia 23.08.2004 umiejscowiony w nowym module
RAPORT
•
Tworzenie asygnaty w oparciu o raport (jedna z opcji),
•
Możliwość archiwizacji na wskazane urządzenie lub do dowolnego pliku.
WYMAGANIA SPRZĘTOWE I PROGRAMOWE
•
Komputer typu PC z systemem operacyjnym Windows 98 Second Edition, Windows
Millenium, Windows 2000 lub Windows XP,
•
Dowolna drukarka zainstalowana w systemie Windows,
•
Stacja CD ROM
•
Wolny port USB (w przypadku Windows 98 z zainstalowanym sterownikiem)
Z uwagi na stosowanie programu ŻYWNOŚĆ w ponad 120 jednostkach penitencjarnych
dokładniej omówione zostaną funkcje modułów ( RAPORT, ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
I BILANS ) nowej wersji programu, natomiast w odniesieniu do modułów JADŁOSPIS,
ASYGNATA,
BAZA
PRODUKTÓW,
KSIĄŻKA
ILOŚCIOWO-WARTOŚCIOWA,
KOSZTY, POMOCNICZE ( dawny moduł DODATKI ) oraz ARCHIWIZATOR, które są
znane z wersji DOSowskiej, przedstawione zostaną jedynie zmiany wprowadzone w nowej
wersji programu ŻYWNOŚĆ.
Po wywołaniu programu pokazuje się jego okno główne.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że najczęściej wykorzystywane funkcje programu: Jadłospisy,
Raport, Książka il.-wart. oraz Asygnata zostały wyodrębnione w postaci dużych przycisków.
Dzięki temu dostęp do nich jest łatwiejszy i szybszy. Natomiast dostęp do wszystkich funkcji
programu umożliwia znajdujące się u góry ekranu rozwijalne menu podstawowe.
Użytkownik programu rozpoczyna pracę z nową wersją od modułu POMOCNICZE, w
którym winien zdefiniować wszystkie potrzebne do codziennej pracy dane.
Z wersji DOSowskiej zostanie przeniesiona baza artykułów, którą użytkownik winien
uzupełnić poprzez wpisanie wielkość podatku VAT dla każdego artykułu oraz kodu CPV.
Uzupełnień tych użytkownik winien dokonać w module BAZA ARTYKUŁÓW. Następnie
należy wykonać bilans zamknięcia / otwarcia na dzień ostatni danego okresu
rozliczeniowego. Nowe zapisy w prowadzonej dokumentacji będą możliwe od dnia
następnego po dniu bilansu zamknięcia / otwarcia .
Moduł RAPORT
Moduł programu umożliwiający :
-
tworzenie nowego raportu
-
przeglądanie i drukowanie raportów
-
kasowanie raportów
Tworząc nowy raport użytkownik najpierw wybiera datę a następnie wyprowadza stan
osobowy dla każdego oddziału ( pawilonu ). Rubryka „Razem” winna być zgodna ze stanem
podanym przez Dział Ewidencji.
Zauważacie Państwo raport a w nim wyszczególnione normy dla osadzonych oraz zwierząt
służbowych. Ponadto znajdują się tam kolumny zatytułowane :
¾ „Lo” dla osadzonych będących w jednostce ale nie żywionych z „kotła”,
¾ „ Pf” dla osadzonych którzy otrzymują posiłki profilaktyczne,
¾ „Ws” wyżywienie spoza AŚ dla osadzonych korzystających z posiłków dostarczanych
spoza jednostki penitencjarnej.
Następnie proszę wypełnić rubryki dla poszczególnych norm
wg
znanych stanów
osobowych, za wyjątkiem normy „ P” gdyż dla niej za każdym razem stan w poszczególnych
oddziałach będzie automatycznie przeliczany. Proszę zauważyć, iż po wpisaniu stanu do
„SN” - śniadania dla danej normy, automatycznie wypełniają się rubryki do „OB.” – obiadu i
„KOL” – kolacji.
W przypadku wyprowiantowania z części posiłku w wybranej normie należy kliknąć w tym
okienku
w którym zmieniamy liczbę posiłków i wpisać nową liczbę uwzględniając
wyprowiantowanie.
W tej wersji raportu uwzględniane są wyprowiantowania z obiadów i kolacji w przypadku
opuszczania przez osadzonych jednostkę penitencjarną ( zwolnienie, przepustka i inne).
Tak utworzony
dokument zatwierdzamy i jeżeli wybierzemy opcję „ZAPAMIĘTAJ” to
raport będzie dostępny przy tworzeniu asygnaty .
Z chwilą gdy wymagane są zmiany należy wybrać opcję „ NOWY RAPORT „ i wejść w
opcję ”MODYFIKACJE”.
Po wprowadzeniu zmian
potwierdzić „ ZMODYFIKUJ” i postępować zgodnie z
podpowiedziami na ekranie.
„Przeglądanie i drukowanie raportów”
jak również „Kasowanie raportów” proszę
wykonywać zgodnie z poleceniami programu.
Moduł ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Dostępne dla użytkownika są dwie opcje : zestawienie wg artykułu oraz wg grupy z CPV z
menu widocznego na pasku u góry ekranu.
Zamówienia publiczne wg artykułu – podają zestawienia przychodów i rozchodów
wybranego artykułu.
Zamówienia publiczne wg kodu grupy CPV - otrzymamy zestawienia dla przychodów i
rozchodów danego artykułu lub artykułów z jednej grupy CPV.
Moduł BILANS
Możliwe do wykorzystania dwie opcje:
-
bilans miesięczny
-
rozliczenie miesiąca dla działu finansowego ( w obecnej chwili dostępne są
sumy przychodów i rozchodów w zadanym okresie czasu )
Bilans miesięczny zostanie wykonany po wybraniu daty i zatwierdzeniu czynności, tym
samym w książce ilościowo - wartościowej zostanie zapisana data bilansu.
Rozliczenie miesiąca dla działu finansowego otrzymamy w postaci zestawienia przychodów i
rozchodów wg asygnat MP oraz MW dla dokonywanych w danym okresie rozliczeniowym
przychodów oraz rozchodów artykułów spożywczych.
Moduł JADŁOSPIS
Użytkownicy programu Żywność w wersji DOSowskiej bardzo szybko zauważą analogie
przy tworzeniu jadłospisu w nowej wersji programu. Kolejność postępowania to wybranie
normy dla której tworzymy jadłospis, następnie daty.
Kliknięcie myszką w okienko „Dodaj nowy produkt” spowoduje wyświetlenie się dostępnych
grup asortymentowych, użytkownik wybiera artykuły z których będzie układał jadłospis dla
wybranej normy. Wybór artykułu z grupy polega na kliknięciu prawym przyciskiem myszki
na artykuł, po ukazaniu się okienka „Dodaj produkt” klikamy lewym przyciskiem myszki w
tym okienku.
Podczas układania jadłospisu automatycznie przeliczany jest koszt posiłku oraz widoczna jest
różnica do ryczałtu. Jeżeli różnica jest mniejsza niż 10% ryczałtu to wyświetlana jest ona na
zielono, jeżeli różnica jest mniejsza niż 20% ryczałtu to wyświetlana jest ona na
pomarańczowo, natomiast w przypadku gdy różnica jest większa niż 20% ryczałtu to
wyświetlana jest ona na czerwono. Spośród pozostałych informacji widocznych na ekranie a
znanych użytkownikowi w wersji DOSowskiej przypominam, iż informacja dotycząca
procentowej
zawartości składników odżywczych jest przeliczana za pomocą wskaźnika
energetycznego ATWATERA.
Zatwierdzenie jadłospisu spowoduje zapamiętanie go w zasobach systemu. Zamkniecie
jadłospisu spowoduje wyjście do modułu jadłospis bez zapamiętania go w zasobach, czyli
jego skasowanie.
Przemianowanie jadłospisu to czynność, którą wykonujemy w sposób analogiczny jak w
wersji DOSowskiej tworząc kopię tego jadłospisu na dowolny dzień i dla dowolnej normy.
Proszę pamiętać o tym iż tak samo jak w poprzednim programie aby dokonywać zmian w
przemianowanym jadłospisie to należy do niego wejść poprzez uruchomienie opcji „Nowy
jadłospis”.
Moduł ASYGNATA
W nowej wersji programu sporządzanie asygnaty na dany dzień zaczyna się od odpowiedzi na
pytanie
Oraz ewentualnie:
Jeżeli zostanie wybrana opcja tworzenia asygnaty na podstawie raportu to wówczas stany
osobowe z raportu zostaną przeniesione na asygnatę rozchodową. W
przypadku opcji
tworzenia asygnaty na podstawie ręcznie wprowadzanych danych użytkownik wybiera normy
do asygnaty i wpisuje ilości posiłków.
Stworzona asygnata rozchodowa na zadany dzień jest widoczna na ekranie w nieco innej
formie aniżeli użytkownicy programu ŻYWNOŚĆ pamiętają. W tym przypadku widoczne są
wszystkie normy na dany dzień a poprzez to umożliwiono dostęp użytkownikowi do każdego
jadłospisu.
W przypadku gdy ilość artykułu naliczona w asygnacie jest większa od stanu magazynowego
danego artykułu lub stan artykułu w magazynie jest zerowy użytkownik może edytować
jadłospis lub wpisać w rubrykę „do wydania” zero (0). Wówczas automatycznie powstanie
asygnata uzupełniająca, którą można wyksięgować po przyjęciu artykułu do magazynu.
Księgowanie
asygnaty
uzupełniającej
polega
na
uruchomienia
opcji
„Utworzenie
nowej/modyfikacja asygnaty podstawowej lub uzupełniającej”. Asygnata uzupełniająca
posiada numer kolejny jednak odwołuje się do asygnaty podstawowej na dany dzień. Jej
wartość zostanie dodana do wartości asygnaty głównej w zestawieniu wartości asygnat dla
rozliczenia miesiąca, natomiast koszty żywienia dla poszczególnych norm zostaną
automatycznie powiększone o wartości z asygnaty uzupełniającej.
W razie konieczności zmiany gramatury danego artykułu w jadłospisie czyli jego edycji
proszę o postępowanie zgodnie z podpowiedzią
na ekranie przy czym kliknięcie
wykonujemy po najechaniu kursorem myszy na dowolne pole pod etykietą „ilość”
odpowiadającą danej normie żywieniowej a co za tym idzie - jadłospisowi dla tej normy.
Dalej należy potwierdzić komunikat „edytuj jadłospis”, dokonać zmian w jadłospisie i
zatwierdzić jadłospis.
Nowością w tym module jest „Asygnata pomocnicza dla szefa kuchni” czyli możliwość
wydruku ilości produktów do poszczególnych posiłków z asygnaty rozchodowej na dany
dzień wg norm dla których sporządzono asygnatę.
Aby otrzymać asygnatę transportową proszę pamiętać o konieczności utworzenia jadłospisu
dla tej normy, a przede wszystkim o nazwaniu tej normy „Tp” – norma transportowa dla
normy „P” i odpowiednio „Tm” dla normy dla młodocianych „M” oraz „Tl” dla diety.
Moduł KOSZTY
Dostępne opcje w tym module to:
-
koszty dla norm żywnościowych,
-
wartości asygnat rozchodowych,
-
wartości różnic,
-
kwartalna informacja o stawkach budżetowych
Ten moduł został rozszerzony o opcję „KWARTALNA INFORMACJA O STAWKACH
BUDŻETOWYCH” czyli zestawienie poniesionych środków finansowych na wyżywienie
osadzonych w jednostce na koniec kolejnych kwartałów. Zestawienie
narastająco od początku roku budżetowego.
prowadzone jest