Wystąpienie Pani Stanisławy Szołtysek, Prezesa Forum Sekretarzy

Wystąpienie Pani Stanisławy Szołtysek, Prezesa Forum Sekretarzy

Szanowni Państwo.
Spotykamy się dzisiaj na Konferencji z okazji XX- lecia funkcjonowania Forum Sekretarzy
Samorządów Polski Południowej. Jest to okazja szczególna. Okazja do podsumowania
dotychczasowej działalności, do refleksji i do podziękowań
Od powstania Forum Sekretarzy minęło 20 lat. W roku 1992, kiedy odbywały się pierwsze
spotkania w bardzo wąskim gronie nikt nie myślał, że ta dobrowolna organizacja osób
pełniących funkcje sekretarzy gmin przetrwa aż do dziś i stanie się w naszym kraju jedną z
wiodących organizacji zrzeszających sekretarzy gmin i powiatów. Sukces Forum był
możliwy, dzięki zaangażowaniu wszystkich naszych członków.
Te 20 lat funkcjonowania Forum to czas wypełniony pracą i wytrwałym realizowaniem zadań,
za które odpowiada samorząd.
Tak jak samorząd Forum Sekretarzy rozwijało się, przechodziło wiele przeobrażeń i
dostosowywało swoją działalność do nowych warunków ustrojowych. W historię działalności
Forum wpisuje się również reforma administracyjna z 1999roku- to wówczas dołączyli do
nas sekretarze powiatów.
W początkowym okresie funkcjonowania Forum ale tez przecież samorządów gmin
sekretarze otrzymali nieocenioną pomoc przede wszystkim ze strony Fundacji Rozwoju
Demokracji Lokalnej. Tu w Krakowie, w terenowym ośrodku FRDL – Małopolskim Instytucie
Samorządu Terytorialnego i Administracji – kiedy zrodziła się inicjatywa utworzenia czegoś
w rodzaju klubu dyskusyjnego dla „pierwszych urzędników w gminie” jak nas wtedy
określano od razu zaproponowano współpracę na dwóch płaszczyznach:
szkoleniowej oraz dyskusyjnej służącej przede wszystkim określeniu statusu i sprecyzowaniu
zadań sekretarza gminy.
Spotkania w Instytucie miały służyć równocześnie wymianie doświadczeń i opinii co
pozwalało na szybkie rozwiązywanie problemów, które przecież w swojej masie są podobne
we wszystkich urzędach. Formuła swoistego klubu urzędniczego, luźnej nieformalnej grupy
nazwanej na początku „Forum Sekretarzy Gmin przy MISTiA” sprawdziła się doskonale.
Od małej, kilkunastoosobowej grupy założycielskiej Forum, rozrosło się do regionalnej
organizacji funkcjonującej nieprzerwanie do dziś.
Dziś Forum liczy ponad 160 członków - sekretarzy gmin, miast i powiatów z Polski
Południowej głównie z Małopolski, ale także ze Śląska, Podkarpacia i Świętokrzyskiego.
Środowisko sekretarzy uważamy za skonsolidowane, a nasza działalność koncentruje się
przede wszystkim na:
1) organizowaniu comiesięcznych, jednodniowych spotkań o charakterze konsultacyjnym
i szkoleniowym,
2) organizowaniu szkoleń zwanych „wyjazdowymi”, na których wykorzystywane są różne
formy prowadzenia zajęć - nie tylko w formie wykładów ale i seminariów, warsztatów
oraz treningów, a często także publicznych debat - konferencji;
3) wydawaniu biuletynu informacyjnego - kwartalnika, który ma charakter wewnątrz organizacyjnego informatora i poradnika docierającego do wszystkich członków naszego
Forum.
Nasze szkolenia zwłaszcza „wyjazdowe” stały się świetną okazją do:
koleżeńskiej wymiany informacji i doświadczeń,
prezentacji osiągnięć oraz własnych, specyficznych rozwiązań organizacyjnych na
szerszym forum.
spotkań z władzami samorządowymi gmin, powiatów na których terenie odbywają się
szkolenia oraz z władzami województwa, a także z parlamentarzystami,
W naszej działalności sporo jest również elementów promowania właściwego modelu
sprawowania funkcji sekretarza w jednostkach samorządu terytorialnego.
Organizacja jaką jest Forum daje nam jednak poczucie wspólnoty, pomoc wzajemną,
dzielenie się doświadczeniami, wykorzystywanie dobrych praktyk i możliwość wyrażania
uzgodnionej opinii całego środowiska. Stara się być otwarta na wszelkie problemy
środowiska samorządowego i urzędniczego.
W drugiej dziedzinie – poszukiwania tożsamości zawodowej sekretarzy, nasze starania o
ustawowe dookreślenie funkcji sekretarza w administracji, o odpolitycznienie i wzmocnienie
jego pozycji powiodły się tylko częściowo, a w samym środowisku sekretarzy, podczas
gorących dyskusji ścierały się różne argumenty. Nie udało się wypracować jednolitego,
spójnego stanowiska wszystkich sekretarzy. Ze zmian jakie w późniejszym okresie wniesione
zostały do ustaw regulujących nasz status, nie wszyscy sekretarze byli zadowoleni.
Najważniejsze inicjatywy i osiągnięcia Forum w ciągu 20 lat działalności to:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Powstanie Forum było inspiracją dla tworzących się w latach 90 –tych podobnych
organizacji na terenie całej Polski.
Poszukiwanie wzorców funkcjonowania samorządów w Europie Zachodniej. Współpraca
z Fundacją Polska- Francja. Zorganizowanie cyklu wyjazdów szkoleniowych oraz staży
dla sekretarzy w gminach francuskich.
Inicjowanie i podejmowanie prac nad dookreśleniem roli i pozycji sekretarza.
Zainicjowanie i zorganizowanie debaty samorządowej na temat: „Reforma ustrojowa
państwa polskiego. Planowany podział kompetencji„ - z udziałem parlamentarzystów i
samorządowców. Wypracowanie stanowisk i przesłanie do Parlamentarzystów i do prasy
promującej działalność samorządową
Z okazji 10 - lecia funkcjonowania samorządu zorganizowanie w spotkania połączonego z
debatą samorządową na temat jakości pracy w samorządzie,
Podejmowanie działań na rzecz konsolidacji środowiska sekretarzy województwa
podkarpackiego,
Aktywne uczestnictwo w debacie sejmowej zorganizowanej przez Komisję Samorządu
Terytorialnego i Polityki Regionalnej w 2001 roku na temat „ Statusu sekretarza”;
Podejmowanie działań lobbingowych na rzecz odpolitycznienia, wzmocnienia
i stabilizacji zawodowej sekretarzy a także pozostałych pracowników samorządowych,
Przygotowywanie i kierowanie petycji listów otwartych do parlamentarzystów w zakresie
funkcjonowania samorządów,
Udział w debacie Szanse, zagrożenia, dylematy” zorganizowanej przez FRDL
w Warszawie oraz przygotowanie materiałów do wydawnictwa FRDL pt.”Samorząd i
demokracja lokalna”.
Zainicjowanie współpracy z samorządowcami węgierskimi. Udział we wspólnej z
Krajowym Związkiem Sekretarzy Węgierskich Konferencji w Hajduszoboszlo na temat:
„Doświadczenia w drodze do integracji z Unią Europejską”.
Dążenie do ustawicznego i skutecznego polepszania usług świadczonych przez samorządy
terytorialne na rzecz społeczności lokalnych poprzez działalność szkoleniową na temat
jakości usług w administracji,
Doskonalenie procedur działalności urzędniczej,
•
Zorganizowanie wspólnej z Forum Sekretarzy Województwa Pomorskiego Konferencji na
temat „Dostosowywania funkcjonowania administracji samorządowej do wymogów Unii
Europejskiej”.
• Nawiązanie współpracy z Europosłami Panem Janem Olbrychtem oraz Panem Bogdanem
Klichem dzięki, którego wsparciu sekretarze mogli pojechać do Brukseli i zapoznać się na
miejscu z funkcjonowaniem Parlamentu Europejskiego;
• Podjęcie współpracy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Małopolskiego
i aktywne włączanie się w prace:
nad Strategią Województwa Małopolskiego,
przy Portalu Internetowym - Wrota Małopolski oraz Biuletynem Informacji Publicznej
działającym na Wrotach Małopolski;
przy Realizacji Programu Rozwoju Instytucjonalnego,
Rady Społeczeństwa Informacyjnego działającej przy Marszałku Województwa
Małopolskiego.
Z okazji 15- lecia działalności Forum Sekretarzy zorganizowanie spotkania połączonego z
debatą samorządową na temat „Roli sekretarza w samorządzie” z udziałem gości
zasłużonych dla samorządu,
Zorganizowanie wspólnie z Kancelarią Premiera wyjazdu szkoleniowego: „Kierunki
zmian w administracji publicznej”;
Podejmowanie działań na rzecz tworzenia nowych struktur – spotkanie z sekretarzami
województwa podkarpackiego Rzeszów - maj 2012r,
Udział w konferencji w ramach Forum Debaty Publicznej „Samorząd Terytorialny dla
Polski” zorganizowanej przez Prezydenta RP. Konferencja pt. „ Cele, granice, metody i
koszty lokalnych konsultacji społecznych” miała na celu prezentację dobrych praktyk w
tym zakresie oraz przekazanie przez przedstawicieli środowiska samorządowego,
przedsiębiorców i naukowców opinii w sprawie celów, form i kosztów konsultacji
społecznych- listopad 2012.
Nasza praca i aktywność zostały zauważone i docenione. Forum Sekretarzy Samorządów
Polski Południowej w roku 2004 zostało laureatem Dorocznej Nagrody Fundacji Rozwoju
Demokracji Lokalnej za osiągnięcia w działaniach na rzecz rozwoju demokracji lokalnej
w Polsce.
Z naszego punktu widzenia, jako sekretarzy możemy ten okres 20 lat funkcjonowania
podzielić na trzy etapy: pierwszy, który nazwaliśmy okresem spontaniczności, kiedy to
budowano nowe struktury, dookreślano role i wzajemne relacje, kiedy sporo nowych ludzi z
nowymi pomysłami zaczęło pełnić funkcje sekretarzy. Połowa lat dziewięćdziesiątych –
nazwana okresem formalizowania, przyniosła z jednej strony upolitycznienie samorządów,
ale również stabilizację prawną i organizacyjną. Ten „czas spokoju” sekretarze próbowali
wykorzystać dla wzmocnienia swojego statusu zawodowego – jednak nie do końca
skutecznie. Postulaty dotyczące apolityczności sekretarza, stawiane przez środowisko
zawodowe sekretarzy gmin i powiatów, znalazły stosowny zapis w ustawie o pracownikach
samorządowych( jak to w życiu jednak wygląda wszyscy wiemy). Nadal jednak zakres zadań
sekretarza gminy i powiatu jest ustawowo niedookreślony, a statuty gmin (powiatów) w
zależności przede wszystkim od wielkości gmin, ale i miejscowych uwarunkowań w bardzo
różny sposób sytuują tę funkcję w strukturze organizacyjnej oraz w podziale zadań i
kompetencji.
Charakterystyczne dla ostatnich lat, z perspektywy sekretarzy, jest przywiązywanie coraz
większej wagi do profesjonalizmu. Sekretarze zrzeszeni w Forum podejmują wiele działań
chcąc sprostać rosnącym w tym zakresie wymaganiom. Uznano, że dalszy rozwój organizacji
winien iść w kierunku ustawicznego kształcenia, fachowego przygotowywania sekretarzy do
wprowadzania wszelkich zmian.
Kieruje nami przede wszystkim przekonanie o konieczności zapewnienia
niezakłóconego funkcjonowania sprawnej i efektywnej administracji samorządowej inicjującej i wspierającej rozwój gmin.
Wkroczyliśmy w XXI wiek, nasz kraj staje się coraz nowocześniejszy, jesteśmy w Unii
Europejskiej. Nasza samorządowa administracja musi się zmieniać, musi stać się adekwatna
do zachodzących w społeczeństwie zmian. Musi stać się nowoczesna i być nowocześnie
zarządzana. Co to dla nas sekretarzy -urzędników oznacza.
To przede wszystkim:
• profesjonalne zarządzanie organizacją publiczną, doskonalenie umiejętności planowania
i zarządzania strategicznego w samorządach,
• wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania zasobami ludzkimi,
• podnoszenie poziomu świadczonych usług publicznych,
• doskonalenie struktur organizacyjnych oraz procedur działania administracji
samorządowej,
• budowanie profesjonalnego systemu komunikacji ze społecznością lokalną, klientami, z
organizacjami społecznymi (pozarządowymi), przedsiębiorcami - lokalnym biznesem
• kształtowania odpowiedniego wizerunku (działania PR),
• racjonalizację wydatków,
• realizacja kontroli zarządczej - nacisk na osiąganie celów, wyników działania,
• przeciwdziałanie korupcji i kształtowanie wysokich standardów etycznych.
W sposób oczywisty wydaje się, że to właśnie sekretarz gminy/ powiatu powinien
mieć kompetencje do realizowania tych zadań
Szczególnego znaczenia nabiera więc problem nowoczesności zarządzania w kontekście
obowiązków sekretarzy w urzędach. W ostatnich latach przy wsparciu finansowym ze
środków unijnych coraz częściej samorządy podejmują takie wyzwania. Sprostanie tym
wyzwaniom wymaga ciągle coraz to nowszych instrumentów i sposobów funkcjonowania.
Planowanie tych zmian, ich wdrażanie i monitorowanie to właśnie rola sekretarzy.
Jednak znaczenie tej funkcji, przypisywanie określonych ról, ważnych ról, naszym zdaniem
nadal nie idzie w parze z uregulowaniami ustawowymi.
Postawmy sobie zatem wszyscy dziś pytanie: „Kim jest sekretarz w gminie czy w powiecie?
jaka jest jego pozycja i rola. Czy jego status prawny i ranga jest wystarczająca?
Jaki ma być „sekretarz jutra”?- Uważamy że:
• Profesjonalny,
• Apolityczny,
• Zapewniający ciągłość funkcjonowania urzędu,
• O stabilnej pozycji zawodowej.
Czy jest szansa, że tak będzie? Ostatnio podczas posiedzenia sejmowej komisji samorządu
terytorialnego i polityki regionalnej przy okazji nowelizacji ustawy o pracownikach
samorządowych znów rozgorzała dyskusja na temat sekretarzy. Zdaniem Forum umocnienie
pozycji sekretarza leży w żywotnym interesie każdego samorządu. Służyć to winno nade
wszystko zapewnieniu niezachwianej ciągłości w działalności administracji samorządowej w
czasie każdej zmiany władz samorządowych pochodzących z wyboru.
Dokonując tego z konieczności krótkiego i zwięzłego podsumowania 20 lat naszej
działalności zdaję sobie sprawę, że nie o wszystkim powiedziałam, że nie wymieniłam
wszystkich z którymi współpracowaliśmy, jedno szczególnie chcę podkreślić, że zawsze
kiedy potrzebowaliśmy wsparcia, zachęty do działania, dobrego słowa otrzymywaliśmy
je od przyjaciół, którzy tu dziś z nami są i na których nadal możemy liczyć.
To, że nasze Forum cieszy się na zewnątrz zasłużenie dobrą opinią to zasługa
koleżanek i kolegów sekretarzy gmin i powiatów, ale także to zasługa naszej wieloletniej
opiekunki - koordynator Pani Małgorzaty Drużyńskiej.
Za ten czas, wspólnego działania w Forum na rzecz rozwoju demokracji lokalnej, dla
dobra naszych samorządów jeszcze raz serdecznie wszystkim dziękuję. Dziękuję Prof.
Regulskiemu –( który z uwagi na swój stan zdrowia nie mógł być dziś tu z nami ) za to że
zawsze był z nami, wspierał nasze działania związane z dążeniem do ustawowego
dookreślenia statusu sekretarza i podsuwał ciekawe pomysły. Przesłanie prof. Jerzego
Regulskiego zawarte w raporcie pt. „Samorząd i demokracja lokalna. Osiągnięcia, zagrożenia
i dylematy” przygotowanym na konferencję w 2002 w Warszawie, które brzmi:
„Nie wolno nie podjąć wyzwań i pracy na rzecz rozwoju polskiej samorządności” towarzyszy
nam w każdym działaniu.
Stanisława Szołtysek
Sekretarz Miasta Nowy Targ
Prezes Forum Sekretarzy
Samorządów Polski Południowej
przy MISTiA -Kraków