Dla kogo Office 365?

Dla kogo Office 365?
www.office365.pl
Microsoft Office 365
Computerworld Guide
www.office365.pl
Dla kogo stworzono
Office 365?
Bez mrugnięcia okiem można powiedzieć, że dla każdego, kto ceni sobie mobilność, porządek i nie
ma ochoty inwestować ogromnych pieniędzy w sprzęt. Office 365 firmy Microsoft pozwala rozwiązać
wiele różnych problemów, wychodząc naprzeciw wielu różnym potrzebom. Przede wszystkim jest to
narzędzie lepsze od klasycznego oprogramowania biurowego w przypadku firm innowacyjnych
– i to bez względu na ich wielkość.
W
W każdej firmie, wszędzie tam, gdzie potrzebny jest
dostęp mobilny – z pracy, z domu, z laptopa, telefonu komórkowego, tabletu – narzędzie to będzie
przydatne w swojej podstawowej funkcjonalności.
To oczywiście nie wszystkie zastosowania, ale wymieniamy je w pierwszej kolejności, bo gdy zdamy
sobie sprawę z użyteczności tej funkcji, prawdopodobnie przyspieszymy decyzję o przejściu na
Office 365. Wyobraźmy sobie taki scenariusz:
przychodzi e-mail od klienta, który prosi nas o to,
by przesłać mu ofertę, albo inny ważny dokument,
który został na dysku sieciowym w naszej firmie.
W środowisku Office 365 taka sytuacja nie ma
prawa się zdarzyć, bo wszelkie dokumenty, nad
którymi pracujemy nie tylko osobiście, ale też
w grupie, można przechowywać w dostępnej przez
Internet lokalizacji w środowisku SharePoint. Fakt,
że mamy dostęp do wszystkich informacji i dokumentów z dowolnego miejsca, zdecydowanie
upraszcza pracę, zwłaszcza w firmach, które cechuje duża mobilność pracowników. Bez względu na
to, czy pracownicy używają swojego komputera,
czy pracują na komputerze pożyczonym, czy też
urządzeniu mobilnym, takim jak smartfon czy
BlackBerry, mają dostęp do własnych dokumentów,
swoich i firmowych folderów, mogą współdzielić
kalendarze i korzystać z bazy kontaktów. Wszędzie, bez względu na okoliczności, mogą używać
tego samego oprogramowania Office, które na
poszczególnych urządzeniach i różnych wersjach
– przeglądarka lub program wywoływany z ikony
â Najważniejsze
funkcje Office 365
• Własna strona WWW
• Poczta – wsparcie dla poczty mobilnej,
mini-CRM, kalendarze, zarządzanie
zasobami
• Komunikacja
– komunikator
– wideokonferencje
– znacznik obecności
• Biblioteki dokumentów i aplikacji
firmowych – intranet, ekstranet,
automatyzacja pracy
2
Dane finansowe, dane o sprzedaży i inne dane w arkuszach można współdzielić w zespole i dostępne będą
z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu.
– mają ten sam interfejs i zbliżone funkcje. Organizacje z dużą liczbą pracowników dużo zyskają dzięki
większej dostępności do dokumentów, danych
i oprogramowania przez mobilnych pracowników.
Podobne korzyści można wymienić w przypadku
firm małej i średniej wielkości, ale dla nich nowe
narzędzie ma jeszcze dodatkowe zalety. Prostota
zarządzania sprawia, że administrację narzędziem
Decydując się na nowsze oprogramowanie biurowe
w chmurze, czyli Office 365,
otrzymujemy to, co dostępne
jest w wersjach pudełkowych
plus dodatkowe możliwości
związane z pracą z dowolnego
miejsca na świecie.
można powierzyć specjalnie przeznaczonemu do
tego pracownikowi lub grupie pracowników, którzy
bez specjalnego przeszkolenia będą mogli tworzyć
strony internetowe, umieszczać na nich dokumenty,
zdjęcia, cenniki. Inne osoby, a nie jak miało miejsce
dotychczas – dedykowany do tego administrator
lub informatyk, będą mogły zarządzać portalem
firmowym zawierającym zawsze aktualną bazę teleadresową, dokumenty wewnętrzne i współdzielone
między pracownikami kalendarze.
Dla nowoczesnych
i szybko rosnących firm
Druga, dość ważna grupa firm, dla których
Office 365 jest zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem niż tradycyjne instalowane we własnej
serwerowni rozwiązania pocztowe, intra i extranetowe oraz wspomagające komunikacje (jak na
przykład wideokonferencje), to firmy nowo otwierane, czyli tzw. startupy. Funkcjonalnie, decydując
się na nowsze oprogramowanie biurowe w chmurze, czyli Office 365, otrzymujemy to, co dostępne
jest w wersjach pudełkowych plus dodatkowe
możliwości związane z pracą z dowolnego miejsca
na świecie. Typowa nowo tworzona firma cechuje
się dość dużym rozproszeniem pracowników, którzy na ogół są w ciągłym ruchu i muszą pracować
spoza biura – o ile taka nowa firma w ogóle ma
biuro. Odmiejscowienie typowego startupu oraz
potrzeby mobilne wobec oprogramowania biurowego to jedno. Druga cecha nowo tworzonych
www.computerworld.pl/cloudcomputing
Computerworld Guide
Microsoft Office 365
www.office365.pl
â
Microsoft przygotował różne plany
skonfigurowane w sposób umożliwiający
najbardziej efektywne wdrożenie
wybranych usług w zależności
od charakteru organizacji. Ceny
uwarunkowane są zawartością pakietu
i zaczynają się już od 1,79 euro za
użytkowanie pakietu przez jednego
użytkownika przez miesiąc.
firm to nieprzewidywalność ich rozwoju. Tutaj
Office 365 także pokazuje swoje mocniejsze strony
w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem.
Przedsiębiorca inwestujący w nowe rozwiązanie nie
ponosi kosztów startowych związanych z zakupem
oprogramowania oraz serwerów. To niewątpliwie
bardzo ważna zaleta pakietu Office 365, pozwalająca ograniczyć koszty przedsiębiorcom bez straty na
dostępie do narzędzia. Tak więc decydując się
na wersję w chmurze, zyskuje się możliwość korzystania z zawsze najnowszej, najbardziej aktualnej
wersji pakietu.
Więcej funkcji i możliwości
Office 365 pozwala na łatwe tworzenie i zarządzanie firmowymi stronami internetowymi.
Większości czytelników pakiet Office wciąż kojarzy
się przede wszystkim z programami Word, Excel,
PowerPoint czy Outlook. Tymczasem system Office
od dawna przekroczył granice pojedynczych
programów i stanowi zamkniętą całość, w ramach
której użytkownicy mogą współdzielić dokumenty,
komunikować się ze sobą, z partnerami i klientami,
a także prowadzić komunikację ze światem
poprzez stronę WWW. Większość tych funkcji
jest już dość dobrze znana użytkownikom, choć
nie zawsze jest wykorzystywana. Zdecydowanie
wysyłanie wiadomości e-mail o wielkości do
25 MB. Dzięki niej można połączyć się z programem
Microsoft Outlook 2010 lub Outlook 2007 i korzystać ze wszystkich znanych funkcji programu
Outlook po ustanowieniu połączenia z Internetem
w domu lub biurze albo w trybie offline. Poczta,
podobnie jak w „tradycyjnym Office”, połączona jest
z kalendarzem. Można łatwo planować spotkania,
udostępniając kalendarze i przeglądając je równocześnie, aby sprawdzić dostępność współpracow-
Microsoft Lync Online
pozwala na znajdowanie
współpracowników
i klientów oraz łączenie się
z nimi z praktycznie
dowolnej lokalizacji przy
użyciu usługi.
największym novum jest integracja komunikacji głosowej (w tym telefonicznej) i mailowej
w ramach jednej usługi. Nowy Office 365 pozwala
użytkownikom zintegrować wszystkie dotychczasowe funkcje komunikacyjne w jednym narzędziu
Microsoft Outlook po to, by ułatwić użytkownikowi korzystanie z nich. Warto też wspomnieć
o narzędziu Lync, umożliwiającym organizowanie
spotkań online, łącznie z przesyłaniem dźwięku,
wideo i udostępnianiem ekranu. Microsoft Lync
Online pozwala na znajdowanie współpracowników i klientów oraz łączenie się z nimi z praktycznie dowolnej lokalizacji przy użyciu usługi.
Decydując się na Office 356, zyskujemy także
kolejne narzędzie komunikacji – profesjonalną
i łatwą w zarządzaniu pocztę e-mail o pojemności
25 GB dla każdego użytkownika, która umożliwia
www.computerworld.pl/cloudcomputing
ników i proponowane terminy spotkań. Dostęp
do poczty e-mail, kalendarza i kontaktów można
też uzyskać z większości przeglądarek sieci Web
i korzystając z funkcji programu Outlook, za pośrednictwem aplikacji Microsoft Outlook Web App.
Rozwiązanie wyposażone jest też w oprogramowanie chroniące przed spamem i wirusami przy użyciu
narzędzia Microsoft Forefront Online Protection for
Exchange, oferującego wiele filtrów i aparatów
skanowania w poszukiwaniu wirusów.
â Podsumowanie korzyści z Office 365
Mobilność
• Dostęp z rozbudowanych aplikacji klienckich pakietu Office (Word, Excel, PowePoint,
SharePoint Workspace itd.) na komputerach PC i Mac.
• Przeglądanie i edytowanie dokumentów przy użyciu aplikacji Office Web Apps w wielu
przeglądarkach (Internet Explorer, Firefox, Safari).
• Dostęp do poczty e-mail z większości przeglądarek przy użyciu aplikacji Outlook Web App.
• Dostęp do poczty, kontaktów, kalendarza i witryn programu SharePoint z urządzeń
przenośnych, łącznie z telefonami Windows Phone oraz urządzeniami Nokia, Android, iPhone
i BlackBerry.
Praca grupowa
• Organizowanie spotkań online ze współpracownikami, partnerami handlowymi i klientami,
łącznie z przesyłaniem dźwięku, wideo i udostępnianiem ekranu.
• Tworzenie witryn służących do przechowywania ważnych dokumentów biurowych oraz
współpraca z kolegami, partnerami handlowymi i klientami.
• Udostępnianie kalendarza współpracownikom, partnerom handlowym i klientom.
• Udostępnianie ważnych informacji biznesowych, wraz z bazami danych programu Access.
• Edytowanie dokumentów równocześnie z kolegami.
Standard i ergonomia pracy
• Wygodna praca ze znanymi programami i optymalne wykorzystanie narzędzi, łącznie
z programami Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint.
• Program Outlook wspierany przez usługę Exchange Online zapewnia zaawansowane narzędzia
do zarządzania pocztą e-mail, kalendarzem i kontaktami.
• Znany interfejs wstążki w pakiecie Office, także w aplikacjach Web Apps.
3