Zapraszamy do złożenia oferty cenowej dotyczącej

Zapraszamy do złożenia oferty cenowej dotyczącej

Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu
państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013
Ostróda 10.12.2014r.
Nazwa projektu:. „Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem
na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu”
Nr wniosku: WND-RPWM.04.01.02-28-002/10
Nr umowy: UDA-RPWM. 04.01.02-28-002/10-00
Oś priorytetowa 4: Rozwój, restrukturyzacja i rewitalizacja miast
Działanie 4.1: Humanizacja blokowisk
Poddziałanie 4.1.2: Wzmocnienie funkcji społecznych
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zapraszamy do złożenia oferty cenowej dotyczącej przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu
pn. „Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele
społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu” dofinansowanego ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013
1. Zamawiający:
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37
14-100 Ostróda
tel. (89) 642 32 02
NIP 741-000-39-41
2. Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapytanie wysłane jest do
potencjalnych oferentów, umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na
stronie Zamawiającego www.jednosc-ostroda.pl
3. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: „Remont
i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne
i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu”
Numer projektu: WND-RPWM.04.01.02-28-002/10
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, Tel. (89) 642 32 02
Całkowita wartość projektu: 1.112.076,22 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 1.112.076,22 zł
Kwota dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego: 945.264,78 zł
Okres realizacji projektu: 02-08-2010 r. – 13-01-2012 r.
Zakres planowanego audytu zewnętrznego obejmować ma prawidłowość realizacji projektu
w zakresie wydatkowania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania oraz przygotowania
i wdrożenia projektu „Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie
z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu” zgodnie
z wytycznymi i założeniami oferty złożonej przez Wykonawcę zadania.
Audyt powinien obejmować następujące obszary:
1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta
2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym
3) Audyt zgodności realizacji projektu
4) Wizyta na miejscu realizacji projektu
5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji
6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi
7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji
Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi standardów
audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Warmii i Mazur na lata 2007-2013, wydanymi przez Instytucję Zarządzającą, w zakresie wyboru
audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej 4,
Działania 4.1, Poddziałanie 4.1.2.
Szczegółowe wytyczne do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu dostępne są pod
adresem: http://www.rpo.warmia.mazury.pl/?page=dzial&dzial_id=376
Ponadto audyt powinien być zgodny z następującymi zapisami umowy o dofinansowanie:
1) Audyt powinien obejmować m.in. analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli
wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczania otrzymanych środków, procedur
akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego
udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem
realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie.
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, Tel. (89) 642 32 02
2) Beneficjent zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zewnętrznego w sytuacji uznania
podatku VAT za koszt kwalifikowalny, niezależnie od całkowitej wartości projektu
Beneficjent przeprowadza audyt zewnętrzny po poniesieniu 50% wydatków całkowitej
wartości projektu. Beneficjent ma obowiązek złożenia sprawozdania z przeprowadzenia ww.
audytu przed zakończeniem realizacji projektu (tj. przed złożeniem wniosku o płatność
końcową). Ponadto Beneficjent ma obowiązek przeprowadzenia dodatkowego audytu przed
zakończeniem okresu trwałości projektu.
3) Wyniki audytu zewnętrznego Beneficjent przekazuje do Instytucji Zarządzającej RPO WiM
w terminie do 7 dni, po jego zakończeniu.
4) Audyt zewnętrzny projektu prowadzony będzie u Beneficjenta przez podmiot uprawniony
do dokonywania tego rodzaju działań.
Struktura raportu:
Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca sporządzi raport udzielający wyczerpującej
odpowiedzi na postawione pytania ewaluacyjne. Wykonawca dostarczy raport w wersji
elektronicznej (CD ROM) oraz papierowej w 2 egz. Raport powinien być opracowany w języku
polskim i zawierać następujący zakres:
1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa,
adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie
projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość
wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania,
2) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym,
3) termin, w którym prowadzono audyt,
4) okres objęty audytem,
5) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,
6) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu,
7)
informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich
dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do
zadania audytowego,
8) ustalenie stanu faktycznego,
9) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
10) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu.
4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do dnia 05 stycznia 2015 r.
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, Tel. (89) 642 32 02
5. Oferta Wykonawcy musi zawierać następujące elementy:
1. Wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków UE wraz
z terminem ich wykonania min. 2.
3. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat
ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
4. Potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje
zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
5. Oświadczenie o bezstronności i niezależności Wykonawcy oraz każdej osoby wchodzącej
w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, stanowiące załącznik Nr 2
do zapytania ofertowego.
6. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, stanowiące załącznik Nr 3 do
zapytania ofertowego.
Powyższe dokumenty dotyczą zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą
bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się
o uzyskanie zlecenia.
6. Miejsce i termin składania oferty:
1) Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty w siedzibie Zamawiającego,
w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej „Jedność”, ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, pokój
nr 206 lub przesłać do siedziby Zamawiającego, w zamkniętej kopercie oznaczonej danymi
dostawcy (pieczęć firmowa) oraz napisem: ”Audyt projektu „Remont i modernizacja świetlicy
przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze
wraz z zakupem sprzętu”.
2) Termin składania ofert upływa dnia 17 grudnia 2014r. o godz. 14.00
7. Sposób rozliczenia
Rozliczenie nastąpi po zakończeniu realizacji zamówienia na podstawie faktury, wystawionej na
Spółdzielnię Mieszkaniową
„Jedność”, ul. Jagiełły 37,
14-100 Ostróda, NIP: 7410003941.
Wynagrodzenie wypłacone będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 7 dni
od daty złożenia faktury przez Wykonawcę.
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, Tel. (89) 642 32 02
8. Kryteria i sposób wyboru oferty:
Cena – waga 100%
Sposób oceny ofert:
Cena brutto oferty najtańszej
_____________________
x 100 = ilość punktów
Cena brutto oferty badanej
9. Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówienia.
Wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z zakresem zamówienia można uzyskać w Spółdzielni
Mieszkaniowej „Jedność”, ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda. Informacji udziela Pani Anna
Szczurowska pod numerem telefonu (89) 642-32-02.
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Jedność”
ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, Tel. (89) 642 32 02