WSTĘP 1. Niniejszy dokument (dalej: „Zasady”) określa

WSTĘP 1. Niniejszy dokument (dalej: „Zasady”) określa

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 55/16
Dyrektora Instytutu Chemii Fizycznej PAN
z dnia 31.10.2016 r.
Szczegółowe zasady rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych w projektach
realizowanych w ramach Programu Horyzont 2020 lub Euratom
§1
WSTĘP
1. Niniejszy dokument (dalej: „Zasady”) określa szczegółowe zasady kalkulowania i
zaliczania w poczet kosztów wynagrodzeń podstawowych pracowników Instytutu Chemii
Fizycznej Polskiej Akademii Nauk (dalej: "Instytut" lub „IChF PAN”) realizujących
zadania w projektach w ramach programów Horyzont 2020 lub Euratom 1 (dalej:
„Projekt”), a także tryb kierowania pracowników do pracy oraz zasady
ewidencjonowania czasu pracy w tych projektach.
2. W zakresie nieuregulowanym niniejszym dokumentem stosuje się właściwe przepisy
prawa, zapisy umów zawartych pomiędzy Instytutem a Komisją Europejską (dalej:
„Umowa grantowa”) oraz wewnętrzne regulacje Instytutu.
§2
KIEROWANIE DO PROJEKTU I EWIDENCJA CZASU PRACY W PROJEKTACH
1. Na wniosek Kierownika Projektu Dyrektor Instytutu kieruje pracownika do pracy w
Projekcie i powierza mu realizację określonych zadań.
2. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, Kierownik Projektu zamieszcza informację o
maksymalnej liczbie godzin, jaką pracownik może poświęcić na realizację Projektu we
wskazanym we wniosku okresie, przy czym liczba ta w przeliczeniu na 1 pełny etat w
okresie jednego roku nie może przekroczyć przyjętej w Instytucie liczby rocznych
produktywnych godzin, o których mowa w § 3 ust. 7 (dalej: „Liczba Rocznych
Produktywnych Godzin”). Wzór „Wniosku o skierowanie do pracy w projekcie” stanowi
Załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.
3. Osoby, którym powierzono realizację zadań w Projekcie, o którym mowa w § 1 ust. 1 są
zobowiązane do rejestrowania całego czasu pracy przeznaczonego na realizację tego
Projektu, w karcie czasu pracy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszych Zasad.
Karty czasu pracy przedkładane są co miesiąc do zatwierdzenia przez Kierownika
Projektu. Karty czasu pracy Kierownika Projektu zatwierdza jego bezpośredni
przełożony, Dyrektor Instytutu lub osoba przez niego upoważniona.
4. Obowiązek wypełniania kart czasu pracy, o którym mowa w ust. 3, nie dotyczy osób
zatrudnionych wyłącznie do realizacji Projektu przez okres co najmniej 1 pełnego
miesiąca kalendarzowego. Osoby, o których mowa powyżej, składają Kierownikowi
Niniejszych Zasad nie stosuje się do projektów realizowanych w ramach tzw. Działań Maria SkłodowskaCurie (Marie Sklodowska-Curie Actions (MSCA)), w których wynagrodzenia ustalane są na podstawie
stawek jednostkowych (unit costs).
1
1
Projektu na koniec każdego okresu sprawozdawczego oświadczenie o pracy wyłącznie
na rzecz Projektu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. W
danym okresie sprawozdawczym może zostać złożone tylko jedno oświadczenie na
osobę. W okresie nieobjętym oświadczeniem osoby te zobowiązane są do wypełniania
kart czasu pracy. Podpisane oświadczenie przechowywane jest w dokumentacji
Projektu.
§3
ROZLICZANIE KOSZTÓW OSOBOWYCH
1. Projekt obciążany jest kosztami wynagrodzenia podstawowego pracownika
proporcjonalnie do rzeczywistego zaangażowania tego pracownika w realizację zadań w
Projekcie bezpośrednio po zakończeniu każdego miesiąca, w którym Projekt był
realizowany. Maksymalny koszt, który może obciążyć Projekt jest obliczany poprzez
pomnożenie rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracownika w Projekcie
wynikających z indywidualnych kart czasu pracy pracownika (dalej: „Liczba Faktycznie
Przepracowanych Godzin”), przez Indywidualną Stawkę Godzinową, wyliczoną zgodnie
z ust. 5.
2. Do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie, Kierownik
Projektu lub upoważniona przez niego osoba, przekazuje Specjaliście ds. osobowych
wypełnione i podpisane karty czasu pracy osób realizujących zadania w ramach
Projektu.
3. Specjalista ds. osobowych kontroluje poprawność otrzymanych kart czasu pracy, ich
zgodność z Roczną Kartą Ewidencji Obecności w Pracy oraz „Wnioskiem o skierowaniu
do pracy w Projekcie”, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zasad.
4. Podstawą obciążenia Projektu kosztami wynagrodzeń podstawowych pracowników
wykonujących zadania w Projekcie jest nota księgowa, której wzór stanowi Załącznik nr
4 do Zasad. Nota księgowa jest przygotowywana przez Specjalistę ds. osobowych i
Specjalistę ds. Rachuby Płac, następnie weryfikowana pod kątem zgodności z Umową
grantową przez Kierownika Projektu.
5. W celu obciążenia Projektu kosztami wynagrodzeń podstawowych Specjalista ds.
osobowych oblicza Indywidualną Stawkę Godzinową odrębnie dla każdego pracownika
zaangażowanego w realizację Projektu. Indywidualna Stawka Godzinowa wyliczana jest
na podstawie danych księgowych z miesiąca, którego dotyczy kalkulacja (okres objęty
kartą czasu pracy), w następujący sposób:
Indywidualna Stawka Godzinowa =
Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika
∗ 12
Liczba Rocznych Produktywnych Godzin
6. Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika stanowi suma, powiększonych o
pozapłacowe koszty pracy (po stronie pracownika i pracodawcy), następujących
składników wynagrodzenia danego pracownika:
− wynagrodzenie zasadnicze,
− premia regulaminowa,
− dodatek za wysługę lat,
2
− nagroda jubileuszowa,
− dodatek funkcyjny,
− wynagrodzenie za czas choroby,
− dodatek za prace wykonywane w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub
uciążliwych,
− inne jeśli stanowi wynagrodzenie podstawowe w rozumieniu Umowy grantowej.
Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika oblicza Specjalista ds. Rachuby Płac.
Do obliczeń nie bierze się pod uwagę wynagrodzeń z innych projektów badawczych.
7. Przyjęta w Projektach w Instytucie Liczba Rocznych Produktywnych Godzin
przypadających na1 pełen etat wynosi 1 720 h. W odniesieniu do pracowników, którzy
są zatrudnieni w Instytucie w niepełnym wymiarze czasu pracy lub zostali częściowo
oddelegowani do pracy na rzecz innych projektów, w ramach których otrzymują
wynagrodzenie projektowe, Liczbę Rocznych Produktywnych Godzin ustala się
proporcjonalnie.
8. Budżet projektu obciążany jest kosztami osobowymi, o których mowa w ust. 1, z
uwzględnieniem podziału na Pakiety Pracy (Work Package - WP) w następujący
sposób:
Koszty osobowe obciążające WP nr …=
= Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin w WP nr … ∗ Indywidualna Stawka Godzinowa,
przy czym Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin w poszczególnych pakietach
pracy musi być zgodna z kartą czasu pracy pracownika, z zastrzeżeniem ust. 9.
Kalkulacji dokonuje Specjalista ds. osobowych.
9. W przypadku osób, o których mowa w § 2 ust. 4, za Liczbę Faktycznie
Przepracowanych Godzin przyjmuje się liczbę godzin wyliczoną zgodnie ust. 7
podzieloną przez 12.
10. Specjalista ds. osobowych przekazuje Notę księgową, o której mowa w ust. 4, do Działu
Finansowo-Księgowego, który dokonuje obciążenia Projektu.
11. Niniejsze Zasady rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych są stosowane do
wszystkich Projektów, w tym również Projektów rozpoczętych przed dniem wejścia
Zasad w życie.
3
Załącznik nr 1
Warszawa, dnia ………………………
Dyrektor IChF PAN (w miejscu)
WNIOSEK O SKIEROWANIE DO PRACY W PROJEKCIE
Application for assignment of the employees to the Project
Zwracam się z prośbą o skierowanie następujących osób do realizacji zadań w Projekcie/
I request to assign the following persons to carry out the tasks under the Project:
tytuł projektu/ project title: …………….…………....................…………………………….......……...
akronim / acronym: …………………………………..
nr umowy grantowej / No. of grant agreement: …………………………………..
realizowanego w ramach programu / carried out under: …………………………………..
(nazwa, np. Horyzont 2020)
(dalej: „Projekt”/ hereinafter: „the Project”)
Lp.
Imię, nazwisko
i stanowisko
pracownika
Okres, na który pracownik
jest kierowany do pracy w
Projekcie
[Name, surname,
and position of an
employee]
[Period of employee’s assignment
to work on the Project]
(dd/mm/yy – dd/mm/rr)
Maksymalna liczba
godzin pracy
pracownika w
2
Projekcie
[Max no. of employee’s
working hours under the
Project]
Zadania realizowane w
projekcie
[Tasks under the Project]
Nr WP
Zadania
[WP No.]
[Tasks]
1
2
…
oraz obciążenie Projektu kosztami wynagrodzeń tych pracowników obliczonych zgodnie z § 3
Załącznika 1. do Zarządzenia nr 55/16 w sprawie szczegółowych zasad rozliczania kosztów
wynagrodzeń podstawowych związanych z realizacją projektów w Programie Horyzont 2020 lub
Euratom / and to debit remunerations of the abovementioned employees to the Project account,
calculated pursuant to § 3 of the Appendix No. 1 to the Director’s ordinance No. 55/16 on detailed
principles of settling the cost of a basic salaries resulting from carrying out projects under the
Horizon 2020 and the Euratom Programme.
…………………………………
(podpis kierownika projektu)
Wyrażam zgodę na skierowanie ww. osób do pracy w Projekcie /
I agree to assign the abovementioned persons to the Project
……………………………………………..
(pieczęć i podpis Dyrektora IChF PAN)
Liczba Rocznych Produktywnych Godzin przypadających na 1 pełen etat wynosi 1 720 h, średniomiesięcznie: 143,33
h, zaś średniotygodniowo: 33,07 h. Do czasu pracy osób wykonujących pracę w projekcie w mniejszym wymiarze czasu
pracy niż pełen etat powyższe wartości stosuje się proporcjonalnie.
2
4
Załącznik nr 2
Karta czasu pracy / TIME SHEET
miesiąc i rok/ month and year: ……………..
Imię, nazwisko i stanowisko pracownika / Name, surname and position of an employee
Pełna nazwa beneficjenta / The beneficiary's full name
INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK (IChF PAN)
Tytuł i akronim projektu / Title and acronym of a project
Źródło finansowania projektu / Funding source of the project
Nr umowy grantowej / No. of grant agreement
Niniejszym oświadczam, że w ostatnim miesiącu poświęciłem następującą liczbę godzin na realizację ww. projektu / I hereby declare that in last month I spent
the following no. of hours working for the project:
WP/
Task
Dzień / Day
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1
2
3
Suma/
Total
Realizowane zadania/
Accomplished tasks
0
0
Godziny / Hours
0
…
0
Suma / Total
0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
* UWAGA: w przypadku projektów finansowanych z programu H2020/Euratom pracownik wykazuje w karcie wyłącznie godziny faktycznie przepracowane na rzecz projektu, z
wyłączeniem w szczególności: urlopu, okresu pozostawania na zwolnieniu lekarskim, czy okresu odbywania podróży służbowej niezwiązanej z realizacją zadań w ramach tego
projektu.
Imię i nazwisko pracownika/ Employee’s name and surname:
Imię i nazwisko przełożonego/ Superior(s) name and surname:
Podpis pracownika/ Signature of the employee:
Podpis przełożonego/Signature of the superior(s):
Data/date:
Data/date:
5
Załącznik nr 3
Deklaracja pracownika pracującego wyłącznie na rzecz działania H2020
Declaration on a person working exclusively on a H2020 action
Działanie
Action
Tytuł działania (akronim)
Title of the action (acronym)
Nazwa beneficjenta / strony
trzeciej Beneficiary’s /linked
third party’s name
Numer umowy grantowej
Grant Agreement number
INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK
(IChF PAN)
Okres sprawozdawczy, którego dotyczy deklaracja
Reporting period covered by this declaration1
Numer okresu sprawozdawczego
Reporting period number
od (data)
from (date)
do (data)
to (date)
Niniejszy dokument potwierdza, że ............................................................…2 pracował(a) na rzecz beneficjenta
wyłącznie w ramach wymienionego wyżej działania Horyzont 2020 w czasie (proszę wybrać jedno z poniższych):
This document certifies that ……………2 has worked for the beneficiary/linked third party exclusively on the
above-mentioned H2020 action during (chose one below):
� podczas całego okresu sprawozdawczego / the whole reporting period
� od /from ……………3 do / until ………..…4
(Okres musi obejmować co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy / This period must cover at least one full
natural month) 5
Krótki opis zadań wykonywanych podczas okresu, który obejmuje deklaracja
Short description of the activities carried out during the period covered by this declaration
Umiejscowienie / Reference
Zadania
(np. pakiet pracy) / (e.g. work package)
Activities
PODPISY / SIGNATURES
Przedstawiciel beneficjenta (przełożony)
For the beneficiary (supervisor)
Osoba pracująca wyłącznie w ramach działania
For the person working exclusively on the action
Imię i nazwisko / Name:
Data / Date: ……/……/………
Podpis / Signature:
Data / Date: ……/……/………
Podpis /Signature:
1
W każdym okresie sprawozdawczym może być złożona tylko jedna deklaracja na osobę pracującą w ramach działania / .Only one
declaration can be made per reporting period for each person working in the action.
2
Wpisać imię i nazwisko osoby / Insert name of the person.
3
Wpisać datę / Insert date.
4
Wpisać datę / Insert date.
5
Osoba jest zobowiązana do wypełniania kart czasu pracy dla jakichkolwiek godzin przepracowanych na rzecz działania w okresie
nieobjętym niniejszą deklaracją
/ The person must keep timesheets for any hours worked for the action outside the period indicated
herein.
6
Załącznik nr 4
NOTA OBCIĄŻENIOWA / DEBIT NOTE
Projekt - akronim / Project acronym
Miesiąc / month
[uzupełnia Specjalista ds.
osobowych]
(1)
Lp.
(2)
(3)
Imię i nazwisko Stanowisko
Name
Position
[uzupełnia Specjalista ds. Rachuby
Płac]
[uzupełnia Specjalista ds.
osobowych]
(4)
(5)
Rzeczywisty Miesięczny Koszt
Pracownika*
Actual Monthly Personnel Cost
1
(6)
0,00
1 720
…
0,00
1 720
WP
0,00
2
0,00
3
0,00
4
0,00
…
SUMA
0,00
0,00
0,00
(8)
(9)
(10)
Koszty osobowe
obciążające WP
Actual personnel costs
debiting WP
1
0,00
0,00
2
0,00
0,00
3
0,00
0,00
4
0,00
0,00
…
0,00
0,00
1
0,00
0,00
2
0,00
0,00
3
0,00
0,00
4
0,00
0,00
…
0,00
0,00
1
0,00
0,00
2
0,00
0,00
3
0,00
0,00
4
0,00
0,00
…
0,00
0,00
Podpisy/ signatures:
SUMA kosztów osobowych obciążających WP
Personnel costs debiting WPs total
1
(7)
Max. koszty
Liczba Rocznych Produktywnych Indywidualna Stawka
Liczba Faktycznie Przepracowanych osobowe, które mogą
Nr WP
obciążyć WP
Godzin
Godzinowa
Godzin w WP
WP No.
No. of Annual Productive Hours Individual Hourly Rate
No. of Actual Hours Worked in WP Max. personnel costs
debiting WP
1 720
2
[uzupełnia Kierownik
Projektu]
[uzupełnia Specjalista ds. osobowych]
7
_______________________
Specja l i s ta ds . os obowych
HR Specialist
_______________________
Specja l i s ta ds . Ra chuby Pła c
Specialist for Salaries Calculations
_______________________
Ki erowni k Projektu
Project Manager