Systemy BI godzą różne osobowości w biznesie

Systemy BI godzą różne
osobowości w biznesie
WRZESIEŃ 2010
Systemy BI godzą różne osobowości
w biznesie
Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group SA.
W każdej firmie, jak i w całym naszym życiu, spotykamy
ludzi o skrajnie różnych osobowościach. Ma to ogromny
wpływ na ich codzienne działanie, różne postrzeganie
świata oraz oczywiście na rózny sposób podejmowania decyzji. Skuteczne zarządzanie firmą to nie tylko
umiejętność łago-dzenia ewentualnych konfliktów na
styku tych osobowości, ale przede wszystkim sztuka
wyko-rzystania ich najlepszych cech dla dobra firmy.
Chodzi o to by - szczególnie na najwyższych szczeblach zarządzania w firmie - ludzie nie tracili energii
na niepotrzebne spory czy wręcz walkę, a harmonijnie
współpracowali. Wydaje się to może zbyt idealistyczne,
czyli niewykonalne, ale okazuje się, że dziś mogą w tym
doskonale pomóc systemy Business Intelligence.
Przedstawiony dalej wpływ osobowości na postrzeganie
świata i zachowania w biznesie wynikają
z moich wieloletnich obserwacji praktycznych i na pewno różnią się od podejścia naukowego.
Typy osobowości
Z moich doświadczeń wynika, że na potrzeby zrozumienia zachowań w biznesie określić można trzy
najważniejsze typy osobowości: pragmatyk czy inaczej
planista, marzyciel czy też artysta oraz wizjoner, czyli
lider. Jak nie trudno się domyślić, w rzeczywistości nie
występują tak jasno zdefiniowane osobowości – każdy
z nas jest ich mieszaniną – jednocześnie jednak każdy z
nas łatwo może określić, które z wyróżniających poszczególne osobowości cechy dominują w jego zachowaniach.
Co ciekawe dominacje te mogą być diametralnie różne
w naszych zachowaniach biznesowych i w życiu prywatnym. Jeśli zdamy sobie z tego sprawę i przyporządkujemy
się do wyróżnionych osobowości to będzie nam łatwiej
zrozumieć nasze zachowania i pokierować nimi tak by
działać skuteczniej. Co ważne, zrozumiemy wówczas zachowania innych. Najważniejsze, z naszego, biznesowe-
go punktu widzenia cechy poszczególnych osobowości
przedstawiam poniżej.
Pragmatyk – planista, ma umysł analityczny, uważa,
że świat jest uporządkowany i nasze życie także da się
uporządkować. W działaniach jest systematyczny stara
się wszystko planować, wie-rzy w struktury i je tworzy.
Wszystkie odstępstwa od planów i rutyny wytrącają
go z równowagi – nie lubi ich. W postrzeganiu i ocenie
otoczenia bardziej ufa faktom niż ludziom, którzy mogą
wprowadzać go w błąd - nieświadomie lub celowo.
Marzyciel – artysta, przeciwieństwo pragmatyka,
umysł całkowicie niezorganizowany czy wręcz chaotyczny. Uważa, że świat jest chaosem i nie da się go
uporządkować – więc nawet nie próbu-je. Nie planuje,
nie organizuje, ale ma swoje marzenia oraz wizje świata
i mimo braku konkretnych planów chciałby jednak coś
osiągnąć. Marzyciel obserwuje otoczenie, czeka i reaguje na zdarzenia. Ważny jest dla niego kontakt z ludźmi,
wrażenia i odczucia – wierzy im bardziej niż faktom i suchym liczbom.
Wizjoner – lider to umysł charyzmatyczny. Wierzy, że
świat jest zorganizowany, ale jednocześnie podlegający
ciągłym zmianom, na które może mieć wpływ. Planuje,
ale na wysokim poziomie abstrakcji, nie przywiązując
wagi do szczegółów. Chce zmieniać świat pod kątem
swoich wizji i oczekiwań, szybko też zauważa i reaguje
na zmiany zachodzące w otoczeniu.
Konflikt z niezrozumienia
Już na pierwszy rzut oka widać, że dwa pierwsze
typy osobowości – Pragmatyk i Marzyciel – stanowią
zdecydowane przeciwieństwa, zupełnie odmiennie
postrzegają świat, inaczej myślą, powiedziałbym, że ich
mózgi działają inaczej.
Solemis Group S.A., 81-533 Gdynia, ul. Kłajpedzka 7F, tel. (58) 661 22 22, fax: (58) 661 22 20, www.solemis.com
I to właśnie między nimi występują największe konflikty. Te dwa typy osobowości są w świecie dominujące, a
dodatkowo są w równowadze liczebnej. Oznacza to, że
niemal połowa populacji ludności na świecie – szacuję,
że ok. 47% to pragmatycy, także ok. 47% to marzyciele, a
zaled-wie 5-6% to wizjonerzy.
Świadomość tych relacji oraz bliższe zrozumienie
zachowań w biznesie pozwoli nam mi-nimalizować tek
konflikty, a może nawet, wykorzystać je by uzyskać efekt
synergii.
Różne światy różnych osobowości
Zastanówmy się może bardziej szczegółowo i praktycznie, jak
świat biznesu postrzegają po-szczególne typy osobowości.
Świat pragmatyka jest uporządkowany – jego atrybutami są
tabele, różnego rodzaju listy zadań, kalendarze, harmonogramy, pieniądze – czy szerzej waluty, procedury, reguły, zakazy i nakazy oraz precyzyjne analizowanie szczegółów.
Świat marzyciela stanowi natomiast wiele znaków zapytania i wątpliwości, alarmy i alerty reaguje dopiero jak coś się
dzieje. Przemawiają do niego obrazy, wykresy bez zbędnych
szczegółów, lubi komunikować się z innymi – bezpośrednio
rozmawiać ale i pośrednio, poprzez media. Przekaz musi być
pełny i przejrzysty, ale bez zbyt dużej liczby szczegółów liczb
czy tabel.
Świat wizjonera jest jeszcze inny. Jego domeną jest analizowanie i przetwarzanie stąd śledzi trendy, wykresy. Ma umysł architekta, ale jest nieporadny w kontaktach i komunikowaniu
się z innymi. Często swoje wizje ogłasza „z megafonu” a przeciwników często brutalnie eliminuje – „wycinając” siekierą. Nie
zwraca uwagi na ludzi i bieżące szczegóły – liczy się tylko cel,
czyli re-alizacja wizji.
Synergia z połączenia osobowości
pragmatyka są siłami marzyciela i odwrotnie. Teoretycznie więc, idealna byłaby osoba łącząca w sobie cechy obydwu tych osobowości. Jakkolwiek w
praktyce zawsze mamy do czy-nienia z mieszaniną
tych osobowości to nigdy nie występuje równowaga - zawsze jedna z oso-bowości jest dominująca.
Realizację
tego
ideału
–
połączenie
siły
i eliminację słabości różnych osobowości możemy za to stosunkowo łatwo dokonać w
przedsiębiorstwie,
gdzie
dysponujemy
zawsze
ludźmi o tych dwóch osobowościach. Jeśli reorganizowanej struktury dodamy jeszcze zalety wizjonera – a znaleźć go praktycznie w każdej firmie – to
pozytywny efekt zostanie dodatkowo spotęgowany.
Firma zorganizowana zgodnie zasadami łączenia zalet i eliminacji wad powinna być rynkową rakietą
– działać bardzo sprawnie i osiągać sukcesy.
Osobowości a stanowiska
Spójrzmy teraz na organizację firmy i zastanówmy się, na
jakie stanowiska najlepiej pasują osoby poszczególnych
rodzajach osobowości.
Pragmatycy to zwykle analitycy, kontrolerzy, księgowi,
pracownicy szeroko pojętej logistyki, kie-rownicy logistycy i inne osoby związane na codzień z tabelami,
zestawieniami, pieniędzmi i licz-bami.
Marzyciele najlepiej sprawdzają się z kolei jako sprzedawcy, konsultanci, doradcy, projektanci, marketingowcy,
HRowcy czy aktorzy kontaktujący się na co dzień z
dużą liczbą innych osób, mający do przekazania jakieś
przesłania firmy, idee, itp.
Wizjonerzy to szeroko pojęci liderzy, prezesi, szefowie
produktów, trenerzy czy architekci oraz tzw. ewangeliści
nowych produktów i technologii – osoby kreujące nowe
idee i nową rzeczywi-stość.
Rzeczywistość nie jest oczywiście taka sielankowa i
poukładana – bardzo często ludzie zajmują stanowiska
niezgodne z ich dominującymi cechami osobowości.
I to właśnie jest zwykle przyczy-ną, z jednej strony, ich
niepowodzeń w pracy, a z drugiej niezadowolenia z pracy i frustracji. Z punktu widzenia firmy, takie niedopasowanie zmniejsza efektywność działania firmy.
Potrzeby różnych osobowości
Wyraźnie widać, że każda z tych osobowości ma swoje siły, ale i słabości. Dodatkowo widać, że słabości
Podobnie jak poszczególne osobowości różnie
sprawdzają się na różnych stanowiskach, podobnie
różne osoby, podświadomie nawet sięgają po różne aplikacje i narzędzia informatyczne.
Dla pragmatyków w organizacji ważne są liczby i pre-
Solemis Group S.A., 81-533 Gdynia, ul. Kłajpedzka 7F, tel. (58) 661 22 22, fax: (58) 661 22 20, www.solemis.com
cyzja, oni rozumieją i czują liczby – stąd interesują ich
arkusze kalkulacyjne i raporty, ale szczegółowe i liczbowe. Jeśli analizy to tabela-ryczne, uporządkowane a
nie poglądowe obrazki. Chcą pracować na bazie planów
i budżetów, potrzebują i tworzą procedury, procesy,
harmonogramy. Jeśli chodzi o liczby to postrzegają je
bardzo precyzyjnie, do co najmniej dwóch miejsc po
przecinku – np. w przypadku pieniędzy.
Marzycieli interesują natomiast obrazy i słowa, czyli wszelkiego rodzaju wykresy, zdjęcia, rysunki czy poglądowe
schematy. Jeśli posługują się raportami i analizami – to
tylko ogólnymi, bez zbyt dużej ilości liczb. Kluczową rolę
w ich działaniu mają wszelkie alerty i przypomnienia –
jeśli tego nie mają, to notorycznie zapominają i spóźniają
się na spotkania. Z drugiej jednak strony spotkania i
komunikacja z innymi to podstawa ich działania, są im
niezbędne, dlatego istotne są dla nich wszelkiego rodzaju kalendarze i terminarze spotkań i zadań. Uzgodnienia
i umowy – najchętniej słowne, ogólne – dopracowanie
szczegółów zostawiają najchętniej pragmatykom. Jeśli
chodzi o liczby – owszem, ale z dokładnością do jedności,
czyli złotówki, grosze ich już nie interesują.
Wizjonerzy znowu sięgają po analizy rynkowe, trendy,
wykresy zmian, tabele wyjątków, kokpity menedżerskie
pokazujące stan i zmiany kluczowych parametrów. Jeśli
raporty i zestawienia to wartości zagregowane, bez rozbijania na składniki. Oczywiście tworzą i wykorzystują
prognozy i scenariusze, co będzie jeśli, itp. Liczbami
operuje natomiast z dokładnością do tysięcy, mniejsze
uważa za nieistotne dla postrzegania i oceny zjawisk.
Technologie w służbie osobowości
Zastanówmy się teraz jak w codziennej pracy technologie wspomagają nasze osobowości. Spójrzmy
na to nie z poziomu gromadzenia bieżących danych
transakcyjnych (systemy klasy ERP, CRM), ale z nieco
wyższego, związanego z zarządzaniem, czyli integrowaniem i analizo-waniem danych z różnych systemów
– realizowanym przez systemy Business Intelligence.
To właśnie BI łączy, jednoczy wszystkie informacje
gromadzone w firmie i umożliwia ich analizowa-nie
na potrzeby zarządzania i podejmowania decyzji.
Dla pragmatyków idealne są wszelkie narzędzia do
tabelarycznego planowania i raportowania takie jak
np. PROPHIX czy Excell. Dla marzycieli, potrzebujących
obrazków, wykresów ale jed-nocześnie alertów i
przypomnień – doskonały będzie np. TARGIT z wykresami i agentami powia-damiania i przewidywania. Wizjonerzy potrzebują natomiast zagregowanego obrazu
całej firmy, czyli narzędzi klasy Corporate Performance
Management (CPM) do zarządzania wydajnością
i efektywnością organizacją. Zawierają one zarówno elementy planowania i prognozowania, ale
również analizy i alerty oraz kokpity (konsole)
menedżerskie. W praktyce jest to połączenie tych dwóch
pierwszych narzędzi dla pragmatyków i marzycieli.
Idealny interface czyli godzenie
osobowości
W praktyce organizacyjnej, to różne postrzeganie i podejście do świata najbardziej przeszkadza w
skutecznym działaniu na etapie budowy strategii,
planowania, budżetowania a potem oceny realizacji.
W największym uproszczeniu ściera się wówczas wizjonerstwo prezesa z pragmaty-zmem dyrektora finansowego i marzycielstwem dyrektora handlu i marketingu. Skutkiem tego jest także utrudnienie i wydłużenie
podejmowania ważniejszych decyzji i analizowania ich skutków i ryzyka. Najciekawsze przy tym
jest to, że często spierające się osoby korzystają
z tych samych danych wyjściowych tylko inaczej zagregowanych, a przede wszystkim inaczej przedstawionych – w sposób zrozumiały czy wręcz oczywisty dla poszczególnych typów osobo-wości.
I tu jest właśnie istota problemu i rola systemu Business Intelligence. Zacznijmy od prezentacji marzyciela – wykresu sprzedaży w postaci „torcika”, na którym
widać, że większość to np. sprze-daż sprzętu, mniejsza
część to sprzedaż oprogramowania, a śladowe udziały
mają szkolenia i usługi … wszystko w postaci procentów całości przychodów. Pragmatyk, by to „poczuć”
chciałby wiedzieć co to znaczy 60% - ile to dokładnie
złotych – proszę uprzejmie – „klik” i zamiast wykresu
widzi tabelę w złotych z dokładnością co do grosza
– np. 6 145 342,45 zł. Jeśli chce jeszcze dalej drążyć to
kolejne kliknięcie i pozycja sprzęt rozwija się na komputery, monitory, drukarki, itp. Wizjonerowi przydałby się
natomiast wykres słupkowy pokazujący jeszcze trendy –
wzrost, stabili-zacja czy spadek – w możliwością, po kolejnych, pojedynczych kliknięciach zobaczyć te dane na tle
trendów całego rynku, wykresu zmian kursu walut, itp.
Solemis Group S.A., 81-533 Gdynia, ul. Kłajpedzka 7F, tel. (58) 661 22 22, fax: (58) 661 22 20, www.solemis.com
Marzenia? Niekoniecznie, w przypadku systemów BI,
przynajmniej niektórych, to już dostępna rzeczywistość,
a jednocześnie jest to oczekiwany kierunek ich rozwoju.
Przyszłość systemów BI
Zastanawiając się nad rozwojem systemów BI powiedzieć można,
że będą się one coraz bardziej uczłowieczały pod względem interakcji z ludźmi. Oznacza to że z jednej strony powinny zaakceptować istnienie różnych osobowości i związanych z nimi potrzeb a
także przyjąć te osobowości.
Uczłowieczanie BI oznacza, że systemy będą coraz bardzie
samoobsługowe tzn. każdy z typów osobowości będzie mógł
poradzić sobie z obsługą systemu, dotrzeć do potrzebnych informacji
w sposób dla siebie intuicyjny i uzyskać dane w zrozumiałej, naturalnej dla siebie formie. Po dru-gie rozwijać będą się w kierunku
porozumiewania się głosem i gestem – jeszcze dalej idąc niż w
obsłudze iPhona czy innego telefonu z dotykowym ekranem i
głosowym wybieraniem numeru.
A najistotniejsze, rozwijana będzie wzajemna interakcja człowieka
z systemem BI, tak jak to się odbywa między ludźmi. Jeśli napotkamy jakiś problem do informujemy np. partnera SMS-em, potem
dzwonimy, analizujemy i dyskutujemy rozwiązanie, a na końcu
podejmujemy decyzję
i działamy. Podobnie, jeśli system, monitorując różne dane, napotka jakąś nietypową sytuację czy problem – wyśle do człowieka
maila – że znalazł problem jednocześnie dołączając stosowny raport pokazujący ten problem i łącze do odpowiednich danych w
systemie. Człowiek przyjrzy się temu – wymieni informacje z systemem, „pogrzebie w danych” – zada dodatkowe pytania, a po-tem
podejmie decyzję i poinformuje system jak ma zadziałać, jakie procedury uruchomić. System BI komunikując się tak z człowiekiem,
jest aktywny i interaktywny – nie służy jak ERP do groma-dzenia
danych, ale do ich aktywnego analizowania. System BI powinien –
mówiąc może trochę górnolotnie - działać jak człowiek.
Szeroka integracja ze światem zewnętrznym – to kolejny
trend spowodowany potrzebami. Ta integracja to przede wszystkim ogólno i łatwo dostępne hurtownie danych i informacji, do
których w razie potrzeby można sięgnąć – połączyć się, zadać pytanie i uzyskać odpowiedź, wiarygodną odpowiedź. Analogicznie
do tego jak dziś sięgamy na strony www by sprawdzić program
telewi-zyjny czy sprawdzamy kursy walut – nawet w ujęciu historycznym. Oddzielną zupełnie kwestią jest czy dostęp ten będzie
płatny czy bezpłatny – istotne jest natomiast by dane były stale dostępne, aktualne i by były wiarygodne.
Inny ważnym zagadnieniem jest automatyczne, bezpośrednie
komunikowanie się ze sobą róż-nych systemów BI – zupełnie bez
ingerencji człowieka. Przykładowo, jeśli nasz system BI odno-tuje
drastyczny spadek sprzedaży to zanim nas o tym poinformuje prostym komunikatem„sprze-daż produktu X spadła poniżej założonej
wartości krytycznej Y” to połączy się z innymi systemami BI np.
agencji badania rynku i sprawdzi np. jak sprzedają się podobne
produkty, czy nie nastąpiło tąpnięcie rynku czy zmiana upodobań
klientów np. co do kolorystyki. Po uzyskaniu tych informacji nasz
system BI albo sam podejmie stosowne działania albo zapyta nas,
co robić przedstawiając jednocześnie znacznie szerszą informację
ze świata zewnętrznego.
Taka samodzielna, bez naszej ingerencji i każdorazowej decyzji,
współpraca systemów BI ozna-czać może również, że nasz system
dostanie automatyczny alert, że spodziewana jest drastyczna zmiana kursów walut – co może mieć wpływ na sytuację naszej firmy.
Mobilny dostęp – rozumiany znacznie szerzej niż dzisiaj. Po
pierwsze naprawdę dwustronna inte-rakcja np. przez nasze smartfon – równie łatwa, intuicyjna jak kontakt telefoniczny z drugim
czło-wiekiem. Z wykorzystaniem głosu, gestów, pełnego, bezpiecznego dostępu do wszystkich zaso-bów.
BI zintegrowane z AI czyli integracja systemów Business Intelligence z systemami Artificial Intel-ligence (sztuczna inteligencja).
Przykładowy efekt z połączenia tych dwóch technologii to „uczący
się system BI”. Na podstawie naszych reakcji na różne zdarzenia, jakie sygnalizuje nam system BI, uczy się on i stopniowo sam reaguje
odpowiednimi działaniami na podobne zdarzenia infor-mując nas
tylko co zrobił, albo powiadamiając nas o jakimś zdarzeniu podpowiada nam nasze poprzednie decyzje w podobnym przypadku,
ostateczną decyzję pozostawiając nam.
Nie walczyć a poznać
Podsumowując, by skutecznie działać w organizacji dla jej jak
największego sukcesu, trzeba pa-miętać, że:
• Nie należy walczyć ze swoją osobowością, warto ją poznać
i zrozumieć, a potem dobierać takie narzędzia, które będą
wzmacniały nasze siły
• Menedżerowie nie powinni na siłę zmieniać zachowań
innych osób, wynikających z ich różnych osobowości, a
poznać je i odpowiednio organizując pracę i dając odpowiednie narzędzia, wykorzystywać efekt synergii ich siły a
niwelować słabości
• Systemy BI będą się coraz bardziej dostosowywać do
naszych potrzeb i upodobań uła-twiając nam pracę.
Stopniowo, dzięki sztucznej inteligencji będą się także
„usamodziel-niać”.
Post Scriptum
Na zakończenie jeszcze taka uwaga. Zarządy firm nie mają oporów
i wydają wielotysięczne kwo-ty na wyposażenie pojedynczych
stanowisk produkcyjnych, magazynowych czy nawet biurowych
dla pracowników operacyjnych, a mają opory przed wydaniem
- często mniejszych kwot - na wspomagające decyzje systemy
BI używane przez kadrę kierowniczą. Zwrot z inwestycji w takie
rozwiązania jest daleko większy i szybszy niż w jakiekolwiek inne
systemy informatyczne gdyż menedżerowie potrafią je skuteczne
wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji – niezależnie od
swojej dominującej osobowości.
Solemis Group S.A., 81-533 Gdynia, ul. Kłajpedzka 7F, tel. (58) 661 22 22, fax: (58) 661 22 20, www.solemis.com
Ekspert w dziedzinie zarządzania
procesami i efektywnością
przedsiębiorstw
Solemis Group S.A., 81-533 Gdynia, ul. Kłajpedzka 7F, tel. (58) 661 22 22, fax: (58) 661 22 20, www.solemis.com