Dzięki M-Files możesz zwiększyć wydajność oraz podnieść jakość

Dzięki M-Files możesz zwiększyć
wydajność oraz podnieść jakość
informacji i procesów w swojej
organizacji
M-Files® to zaawansowane rozwiązanie służące
do zarządzania treścią (ECM) oraz dokumentami
przedsiębiorstwa w tym pracowni projektowych,
które rozwiązuje problemy związane z zarządzaniem,
wyszukiwaniem oraz śledzeniem informacji.
Oprogramowanie M-Files jest dostępne w 24 językach,
a jego instalacja, wdrożenie oraz użytkowanie są
bardzo proste. Rozwiązanie to pozwoliło tysiącom
przedsiębiorstw działającym w ponad 90 krajach
znacząco podnieść wydajność i produktywność
poprzez ulepszenie sposobu organizacji i zarządzania
dokumentami, informacjami i procesami.
www.robobat.pl/m-files
„M-Files miało znaczący wpływ
na wydajność i dokładność pracy
naszej organizacji”.
- Osmany Pereira Gonzalez,
Manager Joint Services, Program
Środowiskowy Organizacji Narodów
Zjednoczonych
„Inne systemy wydawały się dużo
kosztowniejsze, a ich wdrożenie
zajęłoby nam dużo więcej czasu niż
M-Files. Nasi pracownicy nauczyli
się płynnie obsługiwać system bez
korzystania z jakichkolwiek szkoleń.
Wdrożenie programu było bardzo
łatwe, a zespół M-Files bardzo
chętnie odpowiadał na nasze
pytania”.
- Thorunn Bergsdottir, Quality
Manager, MP Bank
„Audyty są powszechnym
elementem finansowania działań
wydobywczych, szczególnie
podczas fazy badań poprzedzającej
rozpoczęcie wykopów. Wstępne
oceny oraz związane z nimi
informacje umieszczamy w
bezpiecznym repozytorium M-Files
- takie scentralizowane podejście
Wszelkie pliki i dokumenty można zapisywać w M-Files bezpośrednio z poziomu danej aplikacji.
W każdej chwili można szybko i w prosty sposób odnaleźć odpowiednie informacje w oparciu
o zawartość i metadane dokumentu.
SYSTEM STOSOWANY PRZEZ TYSIĄCE KLIENTÓW Z WIELU
BRANŻY W CELU ZWIĘKSZENIA WYDAJNOŚCI
M-Files pomaga przedsiębiorstwom odnieść sukces w warunkach szybkiego tempa pracy
i gromadzenia informacji poprzez podniesienie wydajności i maksymalne ułatwienie
ponownego użycia informacji. Posiadając unikalną architekturę opartą na wykorzystaniu
metadanych, M-Files umożliwia natychmiastowe odnalezienie odpowiedniego dokumentu
dzięki prostej funkcji wyszukiwania za pomocą słów kluczowych. To o wiele szybszy
sposób lokalizowania informacji, niż poszukiwanie informacji w gąszczu skomplikowanych,
zagmatwanych folderów sieciowych. Funkcja „check-in/check-out” eliminuje problem
utraty danych oraz „rozwarstwiania się wersji”, mogący nastąpić na skutek jednoczesnego
wprowadzania zmian w dokumentach przez różnych użytkowników.
M-Files można w łatwy sposób zainstalować oraz wdrożyć w tzw. „chmurze”, w siedzibie
przedsiębiorstwa lub w trybie mieszanym. W krótkim okresie od wdrożenia systemu
dostrzegalne są korzyści sprawnego zarządzania informacjami i procesami, dzięki któremu
można uniknąć chaosu i zamieszania charakterystycznego dla typowego podejścia
folderowego.
firma Banro
M-Files stanowi elastyczną platformę pomagającą spełnić rozmaite potrzeby i wymagania
przedsiębiorstwa dzięki rozmaitym funkcjom, w tym m.in. funkcji raportowania, mobilnemu
dostępowi do dokumentów oraz integracji systemu z istniejącymi systemami CRM oraz
ERP.
„Przed wdrożeniem M-Files
CZY WIESZ, ŻE... ?
ułatwia przebieg audytu”.
- Thorsten Neumann, IT Manager,
znalezienie poprawnej wersji
pliku bywało czasem dosyć
kłopotliwe. W takich przypadkach
musieliśmy poświęcić cenny czas
na znalezienie wersji na naszym
serwerze. W systemie stawek
godzinowych musimy z dbałością
podchodzić do wewnętrznych
procesów”.
-Martina Andersin, CFO,
Hill+Knowlton
►► 59% z 1000 ankietowanych menedżerów stwierdziło, że niemal każdego dnia
nie mogą znaleźć istotnych informacji, które znajdują się w systemie, jednak
są trudne do zlokalizowania. (Źródło: Accenture)
►► Użytkownicy tracą 30 minut dziennie / 16 dni rocznie na szukaniu dokumentów.
(Źródło: Harmon.ie)
►► Wydajne rozwiązanie przeszukiwania wszystkich dostępnych treści
przedsiębiorstwa pozwala podnieść produktywność średnio o 30%
(Źródło: AIIM)
M-Files to rozwiązanie umożliwiające efektywne zarządzanie dokumentami
stworzone dla Twojej organizacji! Jak pokazują niedawno przeprowadzone badania
zadowolenia naszych klientów, 97,1% użytkowników uważa, że M-Files w znaczący
sposób ułatwia wyszukiwanie informacji.
NOWA JAKOŚĆ
W ZARZĄDZANIU DOKUMENTACJĄ
Tradycyjne systemy zarządzania treścią oraz dokumentami korporacyjnymi to drogie,
skomplikowane produkty wymagające zmian w procesach biznesowych oraz korzystania
z kompleksowych usług i wsparcia informatyków. M-Files zmienia to podejście, zapewniając
potężne i jednocześnie łatwe w obsłudze rozwiązanie, które pomaga firmom organizować,
zarządzać oraz śledzić dokumenty i informacje.
KONTROLOWANA EDYCJA
DOKUMENTÓW
►► Dzięki funkcji check-in/check-out unikniesz
jednoczesnego wprowadzania zmian
►► Automatycznie prowadzona historia
wersji: dzięki tej opcji możesz przywrócić
poprzednie wersje lub porównać zmiany
z poprzednimi wersjami
►► Dziennik zmian oraz ścieżka audytu:
dzięki M-Files w każdej chwili możesz
sprawdzić zmiany oraz dowiedzieć się,
kto jest ich autorem
►► M-Files pozwala w prosty sposób
zarządzać procesami związanymi
z dokumentami dzięki funkcjom obiegu
dokumentów/zadań oraz możliwości
przypisywania zadań
►►
SZYBKI I PROSTY DOSTĘP
DO INFORMACJI
INTEGRACJA
Z ISTNIEJĄCYMI SYSTEMAMI
►► Płynna integracja z systemem Windows
►► Obsługa plików we wszystkich formatach
(CAD, Word, Excel, PDF, JPEG itp.)
►► Bezpośrednia integracja z wszystkimi
nowoczesnymi systemami CRM i ERP oraz
innymi systemami baz danych
►► Pełna integracja z wszystkimi aplikacjami
pakietu Microsoft Office
►► Import wiadomości e-mail z serwera
pocztowego
OCHRONA
PLIKÓW
►► W ciągu zaledwie kilku sekund możesz
wyszukać dokumenty, powiązanych z nimi
klientów oraz projekty.
►► Dostosuj widoczność danych; możesz
ukryć i zabezpieczyć poufne dokumenty,
nie zmieniając ich lokalizacji
►► Szybkie wyszukiwanie: wyszukuj
dokumenty na podstawie ich klasyfikacji,
atrybutów metadanych oraz zawartych
w nich treści
►► Łatwa konfiguracja uprawnień ogranicza
możliwość błędu użytkownika
►► Uwierzytelnianie poprzez Windows
Active Directory
►► Publikuj określone dokumenty dla
wybranych klientów oraz partnerów
►► Połączenia szyfrowane
►► Zaawansowane możliwości raportowania
oraz wykonywania analiz
►► Zautomatyzowane tworzenie kopii
zapasowych
SKANUJ I ARCHIWIZUJ
ŁATWOŚĆ UŻYTKOWANIA
Z KAŻDEGO MIEJSCA
►► Elektroniczne archiwum dokumentów:
kompatybilne z wszystkimi skanerami
oraz urządzeniami wielofunkcyjnymi
►► Funkcja rozpoznawania skanowanego
tekstu (OCR)
►► Długookresowa archiwizacja
dokumentów elektronicznych w formacie
PDF/A-1b.
►► Znajomy interfejs systemu Windows:
Funkcje „Otwórz” i „Zapisz”
►► Możliwość dostępu on-line oraz
mobilnego zarządzania dokumentami
►► Przeglądaj, twórz, edytuj oraz
przechowuj dokumenty w trybie offline
z opcją automatycznej synchronizacji
w momencie uzyskania dostępu do sieci
internetowej
PODNIEŚ JAKOŚĆ
I ULEPSZ PROCESY,
ZAPEWNIAJĄC
ZGODNOŚĆ Z
WYMOGAMI I NORMAMI
M-Files jest prostym
i praktycznym rozwiązaniem
pomagającym producentom oraz
przedsiębiorstwom działającym
w pokrewnych branżach spełnić
wymogi dokumentacji związane
ze stosowanymi regulacjami
i normami jakości. Normy oraz
regulacje takie jak ISO 9001,
nakładają na firmy pewne
wymogi w zakresie zarządzania
dokumentami, które w łatwy
sposób można spełnić dzięki
M-Files.
Dzięki rozbudowanym funkcjom
obiegu prac M-Files umożliwia
automatyzację powtarzających
się zadań w przedsiębiorstwie
oraz przydzielanie ich właściwym
osobom w odpowiednim czasie.
Obieg zadań w ramach M-Files
można ustanowić dla takich
procesów jak zatwierdzanie
kontraktów, obieg faktur, obsługa
podań o pracę oraz wiele innych
czynności wymagających
zapoznania się z dokumentem
oraz ich edycji
i/lub zatwierdzenia.
METADANE: KORZYŚCI Z ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI
ORAZ INFORMACJAMI W OPARCIU O WŁAŚCIWOŚCI DOKUMENTU,
A NIE JEGO LOKALIZACJĘ!
M-Files od podstaw tworzony był z myślą o wykorzystaniu
metadanych oraz z założeniem, że łatwiej jest powiedzieć,
„czym” jest dokument niż wskazać jego lokalizację. Podejście
bazujące na wykorzystaniu metadanych ma charakter
kompleksowy i obejmuje wiele elementów systemu, począwszy
od nawigacji (tj. funkcji przeglądania i wyszukiwania), po
uprawnienia dostępu, obieg zadań oraz replikację.
może ustanowić dynamiczne zasady w celu kontrolowania
archiwizacji określonych dokumentów i informacji. Możliwa jest
też archiwizacja wyłącznie dokumentów klasyfikowanych jako
faktury starsze niż 3 lata.
NAWIGACJA I „DYNAMICZNY PODGLĄD”
W odróżnieniu od tradycyjnych systemów zarządzania treścią
w przedsiębiorstwie, które są bardziej ograniczające oraz
wykorzystują archaiczne modele bezpieczeństwa skupiające
się na pojedynczych folderach, w modelu kontroli uprawnień
M-Files ostateczne parametry kontroli dostępu ustalane są
na podstawie metadanych. Proces ten przebiega w bardzo
dynamiczny sposób: zmiany w metadanych automatycznie
powodują natychmiastowe zmiany w uprawnieniach dostępu do
dokumentów. Unikalna architektura M-Files pozwala klientom
zarządzać dostępem do poufnych treści w iście rewolucyjny
sposób.
Nawigacja oparta na wykorzystaniu metadanych eliminuje
uciążliwą wadę rozwiązań opierającą się na wykorzystaniu
folderów, które pozwalają na istnienie pliku wyłącznie w jednym
miejscu oraz tworzenie kopii pliku w innych folderach.
W M-Files unikatowe informacje pojawiają się dynamicznie
bez względu na to, gdzie i kiedy ich potrzebujesz, dzięki czemu
możesz uniknąć wielu typowych problemów związanych
z tradycyjnym zarządzaniem treścią w przedsiębiorstwie oraz
obiegiem zadań.
REPLIKACJA ORAZ DŁUGOTERMINOWA
ARCHIWIZACJA
Replikacja w M-Files opiera się na wykorzystaniu metadanych,
co oznacza możliwość replikacji wybranych danych do innego
repozytorium dokumentów (położonego w innej lokalizacji)
w oparciu o metadane dokumentu. Przykładowo niektóre
dokumenty można zreplikować do repozytorium dokumentów
działającego w chmurze w celu ich publikacji lub archiwizacji,
lub przeprowadzić replikację wybranych danych z głównego
repozytorium przedsiębiorstwa do repozytorium niższego
poziomu, jednocześnie replikując wszystkie dane z tego
ostatniego do wspomnianego repozytorium głównego.
Archiwizacja treści w systemie M-Files również oparta jest
o wykorzystanie metadanych. Zamiast więc archiwizować
wybrane foldery na zewnętrznym nośnika użytkownik
Robobat Polska Sp. z o.o.
ul. Radzikowskiego 47D
31-315 Kraków
©2013 by M-Files Inc.
BEZPIECZNA ZAUTOMATYZOWANA
KONTROLA DOSTĘPU
WYDAJNOŚĆ OBIEGU PRAC/ZADAŃ
(WORKFLOW) ORAZ PROCESÓW
BIZNESOWYCH
Wykorzystanie funkcji zarządzania obiegiem prac za pomocą
metadanych w celu usprawnienia wydajności procesów
biznesowych pozwala wyeliminować „wąskie gardła”, zachować
spójność i jakość dokumentacji, jak również zapobiega
przypadkowemu pominięciu przez pracownika elementu ważnej
procedury. Obiegi prac można ustanowić dla takich procesów
jak akceptowanie kontraktów, obieg faktur, przetwarzanie podań
o pracę oraz wielu innych zadań, które wymagają zapoznania
się z dokumentem, jego edycji i zatwierdzenia przez kilka osób/
jednostek.
tel.: +48 (0) 12 639 25 31
fax: +48 (0) 12 639 25 02
e-mail: [email protected]
www.robobat.pl