Załącznik Nr 1 - Biblioteka Elbląska im. Cypriana Norwida

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 8/2013
Dyrektora Biblioteki Elbląskiej z dnia 11.03.2013r.
INSTRUKCJA KASOWA
Biblioteki Elbląskiej im. C.Norwida w Elblągu
Instrukcja ustala zasady gospodarki kasowej w Bibliotece Elbląskiej im. Cypriana Norwida i
została opracowana na podstawie:
- ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r.( Dz.U. Nr 121 poz. 591 ze zm.),
- rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07.09.2010r.w sprawie
szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych
przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (
Dz.U.2000.166.1128 ze zm.),
- ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. ( Dz.U. Nr 157 poz.1240 ze zm.).
Instrukcja ma na celu zapewnienie właściwej ochrony interesów Biblioteki Elbląskiej,
poprzez uregulowanie m.in. :
- warunków organizacyjno –technicznych kasy oraz formy jej zabezpieczenia,
- wymogów kwalifikacyjnych stawianych osobom pełniącym funkcję kasjera,
- zasad przewozu i przechowywania środków pieniężnych,
- zasady ustalenia tzw. „pogotowia kasowego”,
- trybu dokonywania operacji kasowych,
- zasad archiwizacji dokumentacji kasowej,
- zasad przeprowadzania kontroli kasy,
- ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
§1
Ochrona wartości pieniężnych
1.Do zapewnienia należytej ochrony wartości pieniężnych czasie przechowywania i
transportu obowiązany jest Dyrektor Biblioteki Elbląskiej.
W tym celu obrót gotówkowy w Bibliotece Elbląskiej został ograniczony do minimum.
2.Wartości pieniężne powinny być należycie chronione przed zniszczeniem, utratą lub
kradzieżą.
3. Przechowywane środki płatnicze podlegają ubezpieczeniu majątkowemu.
4.Wartości pieniężne kasjer Biblioteki Elbląskiej obowiązany jest przechowywać w
metalowej kasie.
5. Klucze do kasy przechowuje kasjer.
6. Klucze do pomieszczenia, w którym funkcjonuje kasa, po zakończeniu pracy,
przekazywane są ochronie obiektu.
7. W przypadku zagubienia kluczy fakt ten należy zgłosić bezpośredniemu przełożonemu.
8. W razie zagubienia kluczy do pomieszczenia należy zamontować nowe zamki.
9. Przy przeliczaniu gotówki kasjer powinien zwrócić uwagę na fakt, czy banknoty i monety
są autentyczne oraz czy stopień ich zniszczenia uniemożliwia ich przyjęcie.
10. Przyjętą wpłatę kasjer powinien przeliczyć w obecności wpłacającego.
§2
Kasjer
1. Osobą odpowiedzialną za środki płatnicze znajdujące się w kasie oraz za prawidłowość
operacji kasowych jest kasjer. Składa on pisemne zobowiązanie do ponoszenia
odpowiedzialności materialnej.
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
2.Kasjerem może być osoba legitymująca się:
- minimum średnim wykształceniem,
- nienaganną opinią,
- pełną zdolnością do czynności prawnych,
- praktyką w księgowości finansowej lub przeszkoleniem w zakresie
prowadzenia
gospodarki kasowej,
- tym, że nigdy nie była karana za przestępstwa i wykroczenia gospodarcze i przeciwko
mieniu.
3. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących
przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania
gotówki oraz jej transportu.
4. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz materialną
za powierzone mienie.
5. Kasjer posiada wykaz osób oraz wzory podpisów osób upoważnionych do dysponowania
gotówką i zatwierdzania kasowych dowodów do wypłaty.
6. W przypadku chwilowej nieobecności kasjera ( wizyta w banku itp.) wpłatę do kasy może
przyjąć każdy pracownik działu Finansowo-Księgowego. Podczas nieobecności
spowodowanej urlopem lub chorobą, kasjera zastępuje pracownik zgodnie z dokumentacją
dotyczącą zastępstw ( akta osobowe).
§3
Ochrona i transport środków pieniężnych
1.W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości zapewniającej właściwą
ich ochronę.
2.Dyrektor ustala wysokość „pogotowia kasowego”, tj. wielkość gotówki na dokonywanie
niezbędnych bieżących wydatków.
3.Transport środków pieniężnych :
- transport środków pieniężnych nie przekraczających 0,2 jednostki obliczeniowej nie
wymaga ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego. W przypadku, gdy przewożone lub
przenoszone środki pieniężne przekraczają 0,2 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca
powinna być chroniona przez co najmniej jedną osobę,
- środki pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportuje się bankowozem.
„Jednostka obliczeniowa”-(j.o.)- rozumie się jednostkę użytą do określenia limitu
transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120 krotność przeciętnego
wynagrodzenia miesięcznego za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa GUS.
Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach
kwot przechowywanych i transportowanych środków pieniężnych.
§4
Środki przechowywane w kasie
1.W kasie mogą znajdować się środki pieniężne:
- „pogotowie kasowe” na bieżące wydatki,
- gotówka podjęta z rachunku bankowego na określone cele,
- gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy Biblioteki,
- gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu, otrzymane od osób
prawnych i fizycznych,
- druki ścisłego zarachowania,
- licencje na programy komputerowe działu FK na nośnikach CD,
- nośniki podpisów elektronicznych.
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
2.Pogotowie kasowe jest uzupełniane do ustalonej wysokości ze środków podjętych z
rachunku bankowego.
3.Nadwyżka gotówki ponad stan pogotowia kasowego, winna być odprowadzona na rachunek
bankowy.
4.Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków
powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Kwota niewypłacona może być
przechowywana w kasie do 7 dni, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. Gotówki tej
nie wlicza się do wielkości ustalonego pogotowia kasowego.
5.Wydatki gotówkowe BE realizuje się z bieżących wpływów do kasy. Na koniec każdego
tygodnia i miesiąca gotówkę przekraczającą ustalony limit pogotowia kasowego należy
odprowadzić na bankowy rachunek bieżący BE.
Przyjęte wpłaty dotyczące ZFŚS podlegają odprowadzenia na wyodrębniony rachunek
bankowy na koniec tygodnia i miesiąca.
Przyjęte kaucje za materiały biblioteczne podlegają odprowadzeniu na wyodrębniony
rachunek bankowy na koniec miesiąca.
6.Kasjer może przechowywać w kasie, w formie depozytu, otrzymane od działających w
jednostce organizacji społecznych, kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz innych
pracowników instytucji kasetki zawierające gotówkę, pieczątki, klucze, druki ścisłego
zarachowania.
7.Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlega zwrotowi osobie prawnej lub
osobie fizycznej, która depozyt złożyła. Gotówki tej nie można przeznaczyć na wydatki i nie
wlicza się jej do ustalonego pogotowia kasowego.
8.Depozyty winny być zaewidencjonowane w odrębnym rejestrze depozytów. Ewidencję
przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać co
najmniej następujące dane:
- kolejny numer depozytu,
- określenie deponowanego przedmiotu lub kwotę gotówki,
- określenie jednostki, której własność stanowi depozyt,
- datę i godzinę przyjęcia depozytu,
- datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i
podpis kasjera.
§5
Dokumentacja kasowa
Wszystkie obroty gotówkowe winny być udokumentowane następującymi dowodami
kasowymi:
1.Wpłaty gotówkowe – mogą być przyjmowane wyłącznie na kwitariuszach przychodowych.
Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach. Oryginał dowodu
przychodowego stanowi pokwitowanie wpłaty gotówki i wręczony zostaje wpłacającemu,
drugi egzemplarz ( pierwsza kopia) przeznaczony jest dla działu księgowości i podłączony
pod raport kasowy, natomiast druga kopia pozostaje w bloczku.
Przychodowy dowód kasowy winien być podpisany przez kasjera.
Na dowodzie wpłaty gotówki należy podać imię i nazwisko wpłacającego/nazwę instytucji,
adres/nazwę działu BE, kwotę cyfrą i słownie, tytuł wpłaty i datę wpłaty.
Kwitariusze przychodowe są kolejno ponumerowanych i opieczętowane pieczęcią
nagłówkową Biblioteki Elbląskiej.
Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych wydawane są wyłącznie za
pokwitowaniem w księdze druków ścisłego zarachowania.
Błędne zapisy w kwitariuszu poprawia się przez anulowanie całego pokwitowania poprzez
jego przekreślenie i wpisanie słownie: „anulowano” i wystawienie kolejnego pokwitowania
poprawnego. Anulowany egzemplarz- oryginał oraz dwie kopie należy pozostawić w bloczku
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
do rozliczenia. Za nieprawidłowości z tym związane pracownik ponosi odpowiedzialność
zgodnie z art.124§ 1 i §2 Kodeksu pracy.
2. Wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie zatwierdzonych źródłowych dowodów
kasowych uzasadniających wypłatę, a mianowicie:
- dowody wpłat na rachunki bankowe Biblioteki na standardowym druku bankowym, przy
czym fakt dokonania wpłaty potwierdzony jest dodatkowym wydrukiem z systemu
komputerowego banku,
- faktury ( rachunki) innych jednostek,
- listy dotyczące wypłat wynagrodzeń,
- umowy cywilno-prawne,
- wnioski o zaliczkę,
- rozliczenia zaliczek,
- rozliczenie kosztów podróży służbowej,
- pokwitowania wpłat dokonanych w instytucjach publiczno- prawnych.
3. Zastępcze dowody kasowe wypłat KW wystawiane są przez kasjera i przed wypłatą
podpisane przez dyrektora/zastępcę i gł. księgowego. Dowody te są wystawiane w trzech
egzemplarzach- oryginał jako załącznik do raportu kasowego, jedna kopia dla pobierającego
gotówkę, druga kopia pozostaje w bloczku.
Zastępcze dowody kasowe są drukiem ścisłego zarachowania, kolejno ponumerowane i
zawierają takie dane jak przychodowy dowód kasowy.
W dowodach kasowych KW nie można dokonywać żadnych poprawek.
Błędy popełnione w tym zakresie koryguje się przez anulowanie błędnych dowodów
kasowych KW ( przekreślenie i wpisanie „anulowano” oraz pozostawienie do rozliczenia ) i
wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wypłaty gotówki.
4. Pobrania gotówki z banku dokonuje kasjer wypełniając druk „dyspozycja wypłaty
gotówki”. Na druku należy umieścić pieczęć i podpisy zgodnie ze wzorami złożonymi w
banku. Druk wypełniany jest w jednym egzemplarzu. Na potwierdzenie pobrania gotówki
kasjer otrzymuje z banku wydruk komputerowy opatrzony pieczęcią bankową. Wydruk
należy załączyć do raportu kasowego.
5. Przed dokonaniem wypłaty kasjer powinien skontrolować, czy dany dokument jest
sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony
do wypłaty przez osoby uprawnione. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, wypłata nie
może być zrealizowana.
6.Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest żądać okazania dowodu
osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki, oraz należy
wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym rodzaj i numer dowodu tożsamości.
7.Jeżeli wypłata gotówki następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, winno ono zawierać potwierdzenie
własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być
dokonane przez notariusza, właściwy urząd terenowego organu administracji państwowej,
zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby
zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. Upoważnienie należy dołączyć do
dowodu kasowego.
8. Na fakturach i rachunkach należy umieścić pieczęć, która zawiera kwotę wypłaty cyfrą i
słownie, datę otrzymania gotówki, numer dokumentu tożsamości i podpis osoby odbierającej
gotówkę. Na fakturach i rachunkach które wchodzą w skład rozliczenia zaliczki pieczęci nie
stawia się. Druk „rozliczenie zaliczki” niezbędne w tym zakresie dane zawiera.
9.Zrealizowane dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat powinny być oznaczone przez
podanie na nich numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały
zaewidencjonowane.
10.Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonywane w danym dniu,
powinny być wpisane w tym dniu do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera na
formularzu – Raport kasowy RK.
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
11. Wszystkie wypłaty z list płac dotyczące wynagrodzeń za pracę oraz umów cywilnoprawnych pracowników własnych dokonywane są w formie przelewu na rachunek bankowy
pracownika. Nie jest dopuszczalne wypłacanie zaliczek na poczet wynagrodzeń w
jakiejkolwiek formie.
12.Raporty kasowe sporządza się za okres 7 dni ( tygodnia), z tym, ze należy sporządzić
raport kasowy na koniec każdego miesiąca. Zapisy w raporcie kasowym winny być
dokonywane chronologicznie.
13. Pobieranie gotówki i jej rozliczenie z wszystkich rachunków bankowych Biblioteki
Elbląskiej ewidencjonuje się w jednym raporcie kasowym.
14.Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach.
15. Pomyłki w raporcie kasowym można korygować poprzez skreślenie błędnego wpisu,
naniesienie poprawnego i zaparafowanie.
16.Po sporządzeniu raportu kasowego za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie
kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał z dowodami kasowymi głównemu
księgowemu. Kopia raportu kasowego pozostaje w kasie.
17.Niedobór kasowy stanowi rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi
dowodami kasowymi. Rozchód taki nie jest uwzględniony przy ustaleniu gotówki w kasie i
obciąża on kasjera.
18.Nadwyżka kasowa jest gotówką w kasie nie udokumentowaną przychodowymi dowodami
kasowymi i stanowi ona pozostałe przychody operacyjne.
19.Dokumenty wpłaty- kwitariusze przychodowe, wypłaty –KW i raport kasowy sporządza
się na dostępnych w sprzedaży standardowych formularzach.
§6
Wpłaty przyjmowane przez filie i inne działy Biblioteki Elbląskiej.
1.Wszystkie filie oraz działy merytoryczne Biblioteki Elbląskiej mogą przyjmować od osób
fizycznych wyłącznie wpłaty dotyczące opłat za nieterminowy zwrot materiałów
bibliotecznych, korzystanie z komputerów, przyjęte kaucje i zagubione książki. Wpłaty za
pozostałe usługi reguluje Instrukcja prowadzenia sprzedaży towarów i usług poprzez kasę
fiskalną.
Dopuszcza się możliwość przyjmowania wpłat za zajęcia edukacyjne, plastyczne,
fotograficzne itp. wyłącznie od podmiotów gospodarczych.
2. Czytelnicy Biblioteki Elbląskiej mogą dokonywać wpłat z tytułu przetrzymania materiałów
bibliotecznych w każdym punkcie udostępniania niezależnie od tego gdzie opłata została
naliczona. Pracownik przyjmujący wpłatę jest zobowiązany wskazać na kwitariuszu
placówkę, której opłata za przetrzymanie dotyczy.
3.Wpłaty wymienione w pkt.1 ewidencjonowane są w kwitariuszu przychodowym
pobieranym od kasjera Biblioteki Elbląskiej za pokwitowaniem w księdze druków ścisłego
zarachowania. Rozliczenie przyjętych wpłat następuje co dwa tygodnie u kasjera na druku
kwitariusza przychodowego. Jeżeli przyjęte środki pieniężne przekraczają kwotę 500zł.
rozliczenia należy dokonać w ciągu 3 dni kalendarzowych.
4. Wszystkie filie oraz działy merytoryczne mogą dokonywać zwrotu wpłaconych kaucji na
podstawie oryginału dowodu wpłaty kaucji przedstawionego przez czytelnika. Na odwrocie
dowodu wpłaty czytelnik kwituje odbiór wpłaconej kaucji. Następnie filia lub dział dokonuje
rozliczenia z kasjerem.
5.Biblioteka Elbląska jest organizatorem imprez kulturalnych biletowanych.
Formularz biletu drukowany jest przez dział Komunikacji Społecznej lub przez podmiot
zewnętrzny. Następnie przekazywany do kasjera w dziale Finansowo-Księgowym w celu
opisania, ostemplowania pieczęcią nagłówkową, ponumerowania i zaewidencjonowania w
księdze druków ścisłego zarachowania. Bilety pobiera pracownik działu Literatury Naukowej
i Zbiorów Regionalnych odpowiedzialny za sprzedaż i obsługę kasy fiskalnej. Rozliczenie z
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
całości sprzedanych biletów następuje w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu imprezy u
kasjera działu FK. W przypadku przyjęcia środków pieniężnych w wysokości przekraczającej
500zł. wpłaty należy dokonać niezwłocznie w danym dniu. Jeżeli jest to dzień wolny od pracy
wpłaty należy dokonać w najbliższym dniu roboczym. Wpłaty do kasjera działu FK
przyjmowane są na kwitariuszu przychodowym.
6. Wszystkie palcówki BE posługujące się kwitariuszami przychodowymi stosują zapisy §5
pkt.1 niniejszej instrukcji.
§7
Okres przechowywania dokumentów kasowych
1.Kopie raportów kasowych, dowodów wpłaty i dowodów wypłaty przechowuje się w kasie
przez okres trzech lat po zakończeniu roku obrotowego.
2.Oryginały raportu kasowego wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z
innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego.
3.Po zakończeniu tego okresu dokumenty podlegają archiwizacji zgodnie z odrębną
instrukcją.
§8
Kontrola i inwentaryzacja kasy
1.Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej, przez głównego księgowego lub osobę przez
niego upoważnioną.
2.Kontrola bieżąca kasy ogranicza się do sprawdzenia raportu kasowego pod względem
formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim
podpisem.
3.Okresowa kontrola kasy dokonywana jest przez głównego księgowego lub upoważnionego
pracownika. Polega ona na sprawdzeniu stanu gotówki w kasie ze stanem wykazanym w
raporcie kasowym .Fakt dokonania kontroli winien być udokumentowany zapisem na raporcie
kasowym.
4.Okresową kontrolę przeprowadza się raz w miesiącu.
5. Inwentaryzację kasy przeprowadza się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- przy zmianie kasjera,
- w sytuacjach losowych.
Przeprowadzenie inwentaryzacji potwierdza się protokołem.
6. Na dzień kończący rok obrotowy nie powinno być znacznych środków pieniężnych w
kasie.
§9
Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania
Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu ( ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i
zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego
celu założonej księdze. Pod odpowiednią datą i liczbą rejestruje się numery przyjętych,
wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza każdorazowo stan poszczególnych
druków ścisłego zarachowania.
1. W Bibliotece Elbląskiej do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
- kwitariusze przychodowe,
- dowody wypłaty- KW,
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu
- arkusze spisu z natury,
- bilety wstępu i karnety,
- legitymacje ubezpieczeniowe.
2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
- przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
- bieżącym wpisywaniu przychodów, rozchodów i zapasów druków w księdze ścisłego
zarachowania,
- oznaczaniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych
przez drukarnię. Każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym oraz
pieczątką Biblioteki. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na
okładce każdego bloku nanieść kolejny Nr bloku, numery od … do… jakie są zawarte w
bloku.
Kwitariusze przychodowe dodatkowo na okładce podpisuje dyrektor i główny księgowy.
3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie
druków ścisłego zarachowania jest kasjer (oprócz legitymacji ubezpieczeniowych).
4. Książkę druków ścisłego zarachowania oraz same druki przechowywane są w
pomieszczeniu kasy w szafie pancernej.
5. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie
druków legitymacji ubezpieczeniowych jest pracownik kadr. Legitymacje i rejestr
przechowywane są w pomieszczeniu kadr.
6. Arkusze spisu z natury, przed wydaniem osobie upoważnionej, numeruje się kolejno i
ewidencjonuje w księdze druków ścisłego zarachowania. Osoba odbierająca arkusze kwituje
ich otrzymanie podpisem.
7. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w
ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.
8. Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju druku ( na osobnych stronach księgi)
zachowując kolejność numeracji w danej grupie. Na ostatniej stronie księgi należy opisać ile
zawiera stron, przesznurować i zalakować. Księga powinna być podpisana przez dyrektora i
głównego księgowego.
9. Podstawą zaprzychodowania druków w księdze jest faktura lub rachunek zakupu. Jeżeli
druki ( bilety wstępu) zostały wydrukowane przez dział Komunikacji Społecznej podstawą
ich przyjęcia jest notatka podpisana przez kierownika działu i głównego księgowego lub
osobę przez niego upoważnioną. Notatka powinna zawierać ilość druków, cenę jednostkową,
nazwę i datę imprezy.
10. Przy zdawaniu wykorzystanych druków ( trzecia kopia kwitariusza przychodowego,
grzbiet biletu wstępu) bądź niewykorzystanych ( kwitariusze pełne, bilety niesprzedane)
kasjer odnotowuje ten fakt w księdze druków ścisłego zarachowania oraz na okładce bloku.
Zwrócone bilety wstępu przekreśla każdy osobno i robi adnotację anulowano.
11. Zapisy w księdze winny być dokonywane czytelnie. Omyłkowy zapis należy przekreślić
tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy. Poprawkę należy zaparafować wraz z
datą.
12. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne należy przechowywać przez okres 5 lat.
Po tym okresie podlegają archiwizacji wg odrębnej instrukcji.
13. W przypadku zmiany osoby na stanowisku kasjera bądź przekazania obowiązków
związanych z prowadzeniem ewidencji druków ścisłego zarachowania innej osobie należy
sporządzić na tę okoliczność protokół.
14. W dziale Administracyjno-Gospodarczym prowadzona jest ewidencja wydanych kart
drogowych. Karty są ponumerowane i wydawane za pokwitowaniem osobie upoważnionej do
kierowania pojazdem służbowym Biblioteki Elbląskiej. Za prawidłowe prowadzenie
ewidencji odpowiada kierownik działu AG.
Elbląg, dnia 11.03.2013r.
Procedury kontroli zarządczej Biblioteki Elbląskiej im.C.Norwida w Elblągu