Załącznik - BIP UMP - Uniwersytet Medyczny im. Karola

Załącznik do zarządzenia nr 33/15
z dnia 27 marca 2015 roku
UNIWERSYTET MEDYCZNY im. KAROLA MARCINKOWSKIEGO
w POZNANIU
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
POZNAŃ 2015
Spis treści
WPROWADZENIE ............................................................................................. 4
ROZDZIAŁ I
METODY, TERMINY I ORGANIZACJA INWENTARYZACJI................. 4
1.1 CEL I PRZEDMIOT INWENTARYZACJI .............................................................. 4
1.2 ZASADY INWENTARYZACJI ............................................................................ 4
1.3 METODY I FORMY INWENTARYZACJI ............................................................. 5
1.4 TERMINY INWENTARYZACJI .......................................................................... 6
1.5 ORGANIZACJA INWENTARYZACJI .................................................................. 8
ROZDZIAŁ II
INWENTARYZACJA W DRODZE SPISU Z NATURY................................ 8
2.1 ORGANIZACJA SPISU Z NATURY - PRZED DNIEM PRZEPROWADZENIA
INWENTARYZACJI ................................................................................................ 8
2.1.1 Właściwy dobór terminu spisu z natury ................................................. 8
2.1.2 Zasady ustalania zespołów spisowych................................................... 9
2.1.3 Arkusze spisowe - istota oraz sposób ich wypełniania........................... 9
2.2 METODY INWENTARYZACJI W DRODZE SPISU Z NATURY............................. 10
2.3 PRZEBIEG SPISU Z NATURY .......................................................................... 11
2.4 ETAP I - CZYNNOŚCI PRZED ROZPOCZĘCIEM SPISU Z NATURY ..................... 11
2.4.1 Uzgadnianie ewidencji magazynowej z księgową na dzień spisu........ 11
2.4.2 Uporządkowanie pól spisowych ........................................................... 12
2.4.3 Zaopatrzenie zespołów w arkusze spisowe i inne niezbędne narzędzia
spisowe........................................................................................................... 12
2.4.4 Oświadczenia wstępne osób materialnie odpowiedzialnych ................ 12
2.5 ETAP II - WŁAŚCIWY PRZEBIEG SPISU Z NATURY ......................................... 13
2.5.1 Zadania zespołów spisowych:............................................................... 13
2.5.2 Zadania osób materialnie odpowiedzialnych........................................ 13
2.5.3 Zadania kontrolerów spisowych ........................................................... 14
2.5.4 Udział biegłego rewidenta w spisie ...................................................... 14
2.6 ETAP III – ZAKOŃCZENIE SPISU ................................................................... 15
2.6.1 Oświadczenie końcowe osoby materialnie odpowiedzialnej................ 15
2.6.2 Uzupełnienie i podpisanie arkuszy spisowych ..................................... 15
2.6.3 Protokół dotyczący niepełnowartościowych składników majątku ....... 15
2.7 SZCZEGÓŁOWE CZYNNOŚCI SPISOWE ORAZ WYCENA POSZCZEGÓLNYCH
SKŁADNIKÓW RZECZOWEGO MAJĄTKU ............................................................. 15
2.7.1 Rzeczowe składniki aktywów trwałych................................................ 15
2.7.2 Rzeczowe składniki aktywów obrotowych........................................... 16
2.7.3 Aktywa pieniężne................................................................................. 17
2
ROZDZIAŁ III
INWENTARYZACJA DROGĄ POTWIERDZANIA SALDA I
WERYFIKACJI................................................................................................. 17
3.1. INWENTARYZACJA DROGĄ POTWIERDZANIA SALDA .................................. 17
3.2. INWENTARYZACJA DROGĄ WERYFIKACJI ................................................... 18
ROZDZIAŁ IV
USTALENIE I ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH .. 18
4.1 SPRAWDZENIE KOMPLETNOŚCI ORAZ FORMALNEJ POPRAWNOŚCI
DOKUMENTACJI INWENTARYZACYJNEJ ............................................................. 18
4.2 WYCENA ARKUSZY SPISOWYCH .................................................................. 18
4.3 PORÓWNANIE DANYCH Z ARKUSZY SPISOWYCH Z DANYMI WYNIKAJĄCYMI Z
EWIDENCJI KSIĘGOWEJ....................................................................................... 19
4.4 WYPROWADZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH .................................. 19
4.5 WYJAŚNIENIE I WERYFIKACJA RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH................. 19
4.6 ZATWIERDZENIE ROZLICZENIA RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH ............... 20
4.7 EWIDENCJA KSIĘGOWA RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH ........................... 20
ROZDZIAŁ V
ODPOWIEDZIALNOŚĆ OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W
INWENTARYZACJI ........................................................................................ 20
5.1 ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSZYSTKICH OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W
INWENTARYZACJI .............................................................................................. 20
5.2 ODPOWIEDZIALNOŚĆ MATERIALNA PRACOWNIKÓW ZA POWIERZONE MIENIE
........................................................................................................................... 21
ROZDZIAŁ VI
DOKUMENTACJA INWENTARYZACJI..................................................... 21
3
Wprowadzenie
Instrukcja inwentaryzacyjna w kwestiach podstawowych została oparta na
przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t j.Dz.U.z 2013
poz. 330 z późn. zm.).
Rozdział I
Metody, terminy i organizacja inwentaryzacji
1.1 Cel i przedmiot inwentaryzacji
Celem inwentaryzacji jest:
- urealnienie stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie do
zgodności ze stanem faktycznym,
- ustalenie różnic między stanem faktycznym a księgowym i ich wyjaśnienie,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem.
Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie składniki aktywów i pasywów.
1.2 Zasady inwentaryzacji
- zasada terminowości i częstotliwości
Inwentaryzację należy przeprowadzić w terminie i z częstotliwością zgodnie
z ustawą o rachunkowości.
- zasada "zamkniętych drzwi"
Zasada ta oznacza, że podczas spisu nie ma obrotu magazynowego.
- zasada podwójnej kontroli
Zasada ta oznacza, że spisu dokonuje komisja składająca się z co najmniej
2 osób.
- zasada "rzetelnego obrazu"
Zasada ta polega na ustaleniu stanu faktycznego poprzez obmiar, identyfikację
nazw i symboli.
- zasada kompletności i kompleksowości
Zasada ta polega na spisywaniu wszystkich składników majątkowych.
4
- zasada poufności
Zasada ta polega na przeprowadzeniu spisu bez informowania o terminie jego
rozpoczęcia.
- zasada uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej za
powierzone jej mienie
Osoba odpowiedzialna materialnie może uczestniczyć osobiście w spisie lub
wyznaczyć swego przedstawiciela.
- zasada fachowości
Do komisji inwentaryzacyjnej winny być powoływane osoby znające
podstawowe zasady inwentaryzacji i gospodarki magazynowej.
Stosowanie powyższych zasad powoduje, że inwentaryzacja jest przeprowadzona
rzetelnie i sprawnie.
1.3 Metody i formy inwentaryzacji
Inwentaryzacja może nastąpić drogą:
- spisu z natury dostępnych składników aktywów,
- uzyskania potwierdzeń stanu wykazanych aktywów i pasywów,
- porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami
i weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów.
Spisem z natury obejmuje się:
- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
- papiery wartościowe,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
- środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi budowli),
- maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą,
- składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone do
używania.
Z kontrahentami uzgadnia się stany:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
- papierów wartościowych znajdujących się w depozycie,
- należności, w tym z tytułu pożyczek (z wyjątkiem należności od osób nie
prowadzących ksiąg rachunkowych, należności spornych i wątpliwych oraz
rozrachunków publicznoprawnych),
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Porównaniem danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz
weryfikacją realnej wartości obejmuje się:
- środki trwałe, do których utrudniony jest dostęp,
5
-
grunty
wartości niematerialne i prawne,
środki pieniężne w drodze,
wszystkie pozostałe aktywa i pasywa, których nie można objąć
inwentaryzacją drogą spisu z natury lub uzgodnienia.
Wyróżniamy:
a) pełną inwentaryzację okresową,
b) pełną inwentaryzację ciągłą,
c) metodę wyrywkową.
Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu stanu faktycznego
wszystkich składników majątkowych podlegających spisowi.
Przeprowadzana jest szczególnie w przypadku:
- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie,
- konieczności pełnego rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej
z powierzonego mienia,
- nieprzewidzianej dłuższej przerwy w pracy osoby materialnie
odpowiedzialnej (np. z powodu choroby), zgodnie zobowiązującymi
terminami,
- zdarzeń losowych, powodujących konieczność ustalenia wielkości szkody
i rzeczywistego stanu majątku.
Pełna inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego
stanu poszczególnych składników majątku, wg ustalonego planu i z
zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji (by w ciągu wymaganego
przepisami okresu inwentaryzacyjnego objąć inwentaryzacją wszystkie składniki
majątku).
Metoda wyrywkowa polega na ustaleniu stanu rzeczywistego części składników
majątku.
1.4 Terminy inwentaryzacji
1. Inwentaryzacji przeprowadzanej na podstawie spisu z natury podlegają:
a) raz w ciągu 4 lat
- środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków
trwałych w budowie (własne i obce) znajdujące się w jednostkach
organizacyjnych Uniwersytetu Medycznego,
b) na ostatni dzień roku obrotowego
- aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy
(z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
- papiery wartościowe,
- rzeczowe składniki majątku obrotowego,
6
- inne niż wyżej wymienione rzeczowe składniki aktywów będące własnością
innych jednostek powierzone Uczelni do użytkowania.
Inwentaryzacje metodą spisu z natury przeprowadzają pracownicy Działu
Inwentaryzacji w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub jej
przedstawiciela.
2. Inwentaryzacji w drodze uzyskania potwierdzenia salda na ostatni dzień
roku obrotowego podlegają:
- aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub
przechowywane przez inne jednostki,
- należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem należności spornych
i wątpliwych, należności od osób fizycznych nie prowadzących ksiąg
rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych),
- powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Inwentaryzacja, za wyjątkiem aktywów finansowych, może być przeprowadzana
w dniach od 1 października do 15 stycznia.
Inwentaryzację w drodze potwierdzenia salda przeprowadzają pracownicy
Kwestury, każdy w swoim zakresie, pod nadzorem Kwestora lub jego zastępcy.
3. Inwentaryzacja przeprowadzana w drodze weryfikacji poprzez
porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi
z dokumentów, na ostatni dzień każdego roku obrotowego (można ją
przeprowadzić w dniach od 1 października do 15 stycznia) dotyczy:
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- gruntów,
- należności spornych i wątpliwych,
- należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
- należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
- innych aktywów i pasywów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu
z natury lub uzgodnienia salda z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe –
są to m.in.: środki trwałe w budowie (z wyjątkiem maszyn i urządzeń),
wartości niematerialne i prawne, inwestycje zaliczane do aktywów trwałych
(za wyjątkiem papierów wartościowych i aktywów finansowych
zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne
jednostki), rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, kapitały
własne, rezerwy, fundusze specjalne, aktywa i pasywa ewidencjonowane
pozabilansowo.
Zastępca Kwestora odpowiada za zorganizowanie i przeprowadzenie
inwentaryzacji drogą weryfikacji tj. porównania danych w księgach
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz drogą uzyskania
potwierdzenia stanu aktywów i pasywów od kontrahentów Uczelni.
7
Poza planem należy przeprowadzić inwentaryzację na dzień:
- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,
- dokonania zmian organizacyjnych, o czym Dział Spraw Pracowniczych
każdorazowo powiadamia Dział Inwentaryzacji,
- wystąpienia wypadku losowego (np. kradzieży, pożaru), o czym Dział
Administracyjno-Gospodarczy powiadamia Dział Inwentaryzacji.
1.5 Organizacja inwentaryzacji
Organizowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji w Uniwersytecie
Medycznym zajmuje się Dział Inwentaryzacji, który działa w oparciu o:
a) sporządzony przez kierownika Działu Inwentaryzacji na okres 4 lat
i zatwierdzony przez Kanclerza lub jego zastępcę poufny plan inwentaryzacji,
b) zarządzenie Kanclerza lub jego zastępcy powołującego zespoły spisowe
odrębne dla każdego pola spisowego,
c) niniejszą instrukcję.
Kierownik Działu Inwentaryzacji przedkłada Kanclerzowi lub jego zastępcy
w terminie do 30 stycznia każdego roku sprawozdanie z wykonania planu
inwentaryzacji za rok ubiegły.
Rozdział II
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury
2.1 Organizacja spisu z natury - przed dniem przeprowadzenia
inwentaryzacji
Czynnikiem decydującym o sprawnym i prawidłowym przeprowadzeniu spisu
z natury jest jego odpowiednie przygotowanie.
2.1.1 Właściwy dobór terminu spisu z natury
Terminy inwentaryzacji określone są w ustawie o rachunkowości i należy ich
przestrzegać.
Poza planowanymi inwenturami, inwentaryzację przeprowadza się
w następujących przypadkach:
- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,
- dokonania zmian organizacyjnych, o czym Dział Spraw Pracowniczych
każdorazowo powiadamia Dział Inwentaryzacji,
- wystąpienia wypadku losowego (np. kradzieży, pożaru), o czym Dział
Administracyjno-Gospodarczy powiadamia Dział Inwentaryzacji,
- polecenia Władz Uczelni.
8
2.1.2 Zasady ustalania zespołów spisowych
Do przeprowadzenia inwentaryzacji Kanclerz lub jego zastępca powołuje
każdorazowo co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe na wniosek Kierownika
Działu Inwentaryzacji.
Do komisji nie mogą być powołane osoby odpowiedzialne materialnie za
inwentaryzowane składniki, Kwestor oraz osoby prowadzące ich ewidencję
i rozliczenie.
W przypadku liczenia składników majątku o cechach szczególnych, których
pomiar lub identyfikacja wymaga udziału rzeczoznawców, konieczne jest
włączenie w skład komisji inwentaryzacyjnej specjalistów.
2.1.3 Arkusze spisowe - istota oraz sposób ich wypełniania
Komisja inwentaryzacyjna spisuje inwentaryzowany majątek na arkuszach spisu
z natury – dopuszczalny jest również spis na wydrukach komputerowych.
a) arkusze (druki ścisłego zarachowania) wydaje się za pokwitowaniem, a po
zakończeniu inwentury przewodniczący komisji rozlicza się z pobranych
druków.
Arkusze spisu z natury są oznaczone pieczątką Działu Inwentaryzacji, kolejnym
numerem i są parafowane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Na oddzielnych arkuszach spisuje się:
- środki trwałe grupy A,
- środki trwałe grupy B,
b) arkusze (wydruki z programu komputerowego Simple) stanowią dowód
księgowy.
Wydruk arkuszy odbywa się w dniu planowanej inwentury z podziałem
wydruków na:
- środki trwałe grupy A,
- środki trwałe grupy B,
Na arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje istotne informacje,
a w szczególności:
- nazwę jednostki objętej inwentaryzacją,
- rodzaj inwentaryzacji,
- sposób jej przeprowadzania ,
- skład komisji inwentaryzacyjnej,
- imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej,
- daty rozpoczęcia i zakończenia spisu,
- symbol przedmiotu spisywanego, jego nazwę, cenę, ilość i wartość,
- ilość wszystkich spisanych stron i pozycji,
- arkusz podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna i członkowie komisji.
Przy sporządzaniu arkuszy spisowych należy przestrzegać następujących zasad:
- arkusze spisu sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują oryginał –
Księgowość, I kopię – jednostka inwentaryzowana, II kopię – Dział
Inwentaryzacji, a przy inwenturze zdawczo – odbiorczej sporządza się
9
arkusze w 4 egzemplarzach, które otrzymują: oryginał – Księgowość, I kopię
– osoba zdająca, II kopię – osoba przejmująca, III kopię – Dział
Inwentaryzacji),
- na arkuszach spisowych niedozwolone jest pozostawianie nie wypełnionych
wierszy,
- należy zakończyć arkusz wpisując numer ostatniej spisanej pozycji,
- korekty błędnych zapisów w arkuszach spisowych mogą być dokonywane
przez członka zespołu spisowego w sposób określony w art.22 ust. 3 ustawy
o rachunkowości, tj. przez czytelne skreślenie liczb lub wyrazów, wpisanie
kwoty lub treści poprawnej, podanie daty dokonanej poprawki i opatrzenie
podpisem osoby dokonującej poprawki (a także ewentualnego
przedstawiciela osoby materialnie odpowiedzialnej).
2.2 Metody inwentaryzacji w drodze spisu z natury
Podstawowymi metodami spisu z natury są:
- mierzenie,
- ważenie,
- liczenie,
- szacunek.
Zastosowanie właściwej metody zależy od jednostki miary, w jakiej jest
prowadzona ich ewidencja, a także od ich fizycznej postaci.
Wyróżnia się następujące jednostki miary:
- długości: milimetry, centymetry, metry, kilometry,
- wagi: miligramy, gramy, dekagramy, kilogramy, kwintale, tony,
- pochodne od sztuk: egzemplarze, komplety, arkusze.
Ważne jest prawidłowe przygotowanie magazynu do przeliczania materiałów.
Prowadzący magazyn powinien tak ułożyć materiały, by komisja mogła
zobaczyć wszystkie spisywane składniki majątkowe.
Mierzenie
Mierzenie polega na przyłożeniu narzędzia mierniczego do składnika
majątkowego i odczytaniu jego wskazania.
Ważenie
Ważenie polega na położeniu składników majątkowych na wagę i odczytaniu ich
wskazania.
Liczenie
Jeśli w magazynach znajdują się opakowania zbiorcze (np. kartony, skrzynie), to
otwiera się jedno wybrane opakowanie i sprawdza, czy ilość towaru odpowiada
ilości zadeklarowanej przez producenta na opakowaniu. Dalsze liczenie polega
10
na przemnożeniu spisanej z natury ilości opakowań zbiorczych przez ilość
jednostek w opakowaniu. W przypadku opakowań zbiorczych, które zostały
otwarte przed przeprowadzeniem ich inwentaryzacji, przelicza się wszystkie
znajdujące się w nich jednostki towaru.
Jeżeli występują zapasy drobnych przedmiotów, których ilość podaje się
w sztukach, wtedy można np. zważyć 10 lub 100 szt. (by ustalić wagę 1 szt.),
a następnie zważyć wszystkie pozostałe i na tej podstawie wyliczyć ilość sztuk.
Szacunek
Dotyczy składników majątkowych występujących w postaci paliw płynnych
znajdujących się w zbiornikach o dużych rozmiarach, artykułów zwałowych (np.
węgiel, koks), materiałów sypkich (pasze, zboża) i inne artykuły przestrzenne
i ciężkie.
Do ustalenia ilości stosuje się przybliżony rachunek oparty o:
- ciężar właściwy danego składnika majątkowego,
- kształt uformowanego w bryłę składnika majątkowego.
Inwentaryzację materiałów sypkich i zwałowych przeprowadza się poprzez:
- właściwe uformowanie materiałów w bryły,
- obmiar bryły i obliczenie objętości.
W oparciu o ciężar właściwy poszczególnych materiałów następuje obliczenie
ciężaru tych zapasów.
W inwentaryzacji powinni uczestniczyć specjaliści z branży technicznej.
Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być załączone do arkuszy
spisowych.
2.3 Przebieg spisu z natury
W procesie inwentaryzacji wyróżniamy 3 podstawowe etapy pracy:
- czynności przygotowujące do spisu,
- właściwy spis z natury,
- zakończenie spisu wraz ze sporządzeniem jego pełnej dokumentacji.
2.4 Etap I - czynności przed rozpoczęciem spisu z natury
Przed rozpoczęciem spisu z natury należy:
- uzgodnić stany ewidencji księgowej z ewidencją magazynową na dzień
spisu,
- uporządkować pola spisowe,
- zaopatrzyć zespoły w arkusze spisowe i inne niezbędne narzędzia spisowe,
- uzyskać od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne.
2.4.1 Uzgadnianie ewidencji magazynowej z księgową na dzień spisu
Do spisu z natury musi być przygotowana ewidencja księgowa.
11
Należy uzgodnić kartoteki magazynowe z księgowością.
W ewidencji muszą być ujęte wszystkie przychody i rozchody do dnia spisu – ma
to zapobiec powstawaniu pozornych różnic inwentaryzacyjnych wynikających
z błędów w dokumentacji bądź jej obiegu.
2.4.2 Uporządkowanie pól spisowych
Uporządkowanie składników majątkowych podlegających spisowi ułatwi
i przyspieszy spis inwentaryzacyjny.
Spisywane składniki majątkowe winny być czytelnie i właściwie oznaczone
(numerami
indeksowymi,
wywieszkami
magazynowymi,
numerami
inwentarzowymi), co umożliwi ich szybką i bezbłędną identyfikację.
Uporządkowanie zapasów polega na zgromadzeniu w magazynach i na
składowiskach w jednym miejscu określonego asortymentu zapasów,
odpowiednim jego ułożeniu, nadaniu zapasom masowym kształtów
ułatwiających ich pomiar.
Wyodrębnianie składników niepełnowartościowych, a także złomowanie przed
spisem składników bezużytecznych i ich likwidacja.
Uporządkowanie dokumentacji polega na uzgodnieniu ewidencji magazynowej
z księgową na dzień spisu.
2.4.3 Zaopatrzenie zespołów w arkusze spisowe i inne niezbędne narzędzia
spisowe
Warunkiem sprawnego przeprowadzenia spisu jest postawienie do dyspozycji
zespołów spisowych potrzebnych im do wykonania pracy, odpowiednio
wcześniej przygotowanych, pomocy technicznych.
Konieczne jest zaopatrzenie zespołów spisowych w arkusze spisu z natury
i materiały piśmienne.
Do dyspozycji komisji winny być sprawne urządzenia pomiarowe (np. wagi,
kalkulatory).
Komisje należy zaopatrzyć w odpowiednią odzież właściwą do warunków
atmosferycznych, w jakich odbywa się spis oraz zapewnić odpowiednie
oświetlenie.
Jeżeli jest to konieczne, przewodniczący komisji może wystąpić o pomoc innych
osób, które pod nadzorem spisujących przenoszą lub ważą przedmioty spisu.
2.4.4 Oświadczenia wstępne osób materialnie odpowiedzialnych
Osoba materialnie odpowiedzialna przed rozpoczęciem spisu:
- składa oświadczenie wstępne, w którym stwierdza, że dokumentacja
obrotów, dokonanych do chwili rozpoczęcia spisu jest kompletna,
- wskazuje numery ostatnich dowodów przychodu i rozchodu wprowadzone
do ewidencji i przekazane do księgowości.
12
2.5 Etap II - właściwy przebieg spisu z natury
Właściwy przebieg spisu z natury obejmuje:
- zadania zespołów spisowych,
- zadania osób materialnie odpowiedzialnych,
- zadania kontrolerów spisowych,
- udział biegłego rewidenta w spisie.
2.5.1 Zadania zespołów spisowych:
a) systematyczny przebieg spisu
Systematyczny przebieg spisu polega na liczeniu od skrajnego miejsca pola
spisowego i przemieszczaniu się komisji zgodnie z kolejnością zgromadzonych
składników majątku na polu spisowym.
b) praca zespołowa spisujących
Podstawową zasadą przeprowadzania spisu jest zasada podwójnej kontroli spisu
przez samych spisujących.
Komisja wspólnie identyfikuje spisywany majątek (odczytuje nr indeksowy,
inwentarzowy i umieszcza dane na arkuszu, wspólnie dokonuje się ustalenia
ilości spisywanego majątku).
c) ocena jakości aktywów
Do zadań komisji należy również ocena stopnia przydatności i wykorzystania
spisywanego majątku .
Składniki niepełnowartościowe, zbędne, a także zapasy obce spisuje się na
odrębnych arkuszach spisowych.
d) zabezpieczenie przed podwójnym zliczaniem bądź pominięciem
W tym celu warto dokonywać oznaczenia spisanych już składników
majątkowych. Oznaczenia można dokonywać poprzez stosowanie znaków kredą,
pisakiem, pozostawianie samoprzylepnych etykiet itp.
e) dokumentacja wyników spisu
Składniki majątku spisywane są na arkuszach spisu z natury. W przypadku
dokonywania złożonych obliczeń przy ustalaniu ilości spisywanego majątku,
materiały z wyliczeniami dołącza się do arkuszy spisu z natury.
Po zakończeniu spisu należy dokonać obchodu pola spisowego w celu
upewnienia się, czy wszystkie składniki majątkowe zostały spisane.
2.5.2 Zadania osób materialnie odpowiedzialnych
Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do:
- uzupełnienia dokumentacji, wywieszek inwentarzowych
i kartotekowych,
- okazanie aktualnych rewersów,
13
- doprowadzenia przed inwentaryzacją do kasacji nieprzydatnych składników
majątkowych (zgodnie z obowiązującymi procedurami),
- złożenia stosownych oświadczeń początkowych i końcowych,
- uzgodnienia prowadzonej ewidencji ilościowo-wartościowej
z księgowością,
- umożliwienie dostępu do wszystkich pomieszczeń, szaf,
- w przypadku przekazania zepsutego sprzętu do naprawy osoba materialnie
odpowiedzialna zobowiązana jest do posiadania odpowiedniej dokumentacji
potwierdzającej przekazanie, a podczas inwentaryzacji okazanie w/w
dokumentacji zespołowi spisowemu,
- aktywnego uczestniczenia w inwentaryzacji lub wyznaczenia swego
przedstawiciela,
- ustosunkowania się do różnic inwentaryzacyjnych, tj. pisemnego ich
wyjaśnienia.
2.5.3 Zadania kontrolerów spisowych
Kontrolerzy spisowi mogą być powołani przez Kanclerza Uczelni.
Ich zadaniem jest wyrywkowe sprawdzenie zgodności stanów faktycznych
spisywanych składników majątkowych z danymi ustalonymi przez spisujących
oraz ustalenie poprawności identyfikacji spisywanych składników, a także
stwierdzenie rzetelności zapisów na formularzach spisowych itd.
Kontrolerzy spisu mogą być również powołani do podejmowania decyzji w razie
występowania wątpliwości, dotyczących rozpoznawania przedmiotu spisu, jego
stanu czy metody określenia ilości. Niekiedy można do spisu powołać
rzeczoznawcę.
2.5.4 Udział biegłego rewidenta w spisie
Obowiązkiem jednostki, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez
biegłego rewidenta, jest poinformowanie go o terminach inwentaryzacji, w takim
czasie, by mógł uczestniczyć w przeprowadzanej inwenturze jako obserwator.
Obserwacja spisu z natury służy upewnieniu się biegłego rewidenta
o prawidłowości przeprowadzanej inwentaryzacji pod względem formalnym
i praktycznym.
Od strony formalnej biegły rewident zapoznaje się z instrukcją inwentaryzacyjną
oraz przygotowaniem jednostki do spisu.
Analiza przebiegu spisu od strony praktycznej polega na wspólnym przeliczaniu
ilości lub zastosowanie powtórnego liczenia wybranych składników majątku.
Biegły rewident sprawdzone przez siebie pozycje podpisuje.
W przypadku stwierdzonych przez biegłego rewidenta uchybień w organizacji
inwentaryzacji omawia on je z osobą odpowiedzialną za organizację
inwentaryzacji, uzasadniając ewentualną potrzebę korekty zastosowanych
rozwiązań. Jednak w każdym przypadku decyzje o zmianie przyjętych zasad
14
podejmuje osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie inwentaryzacji, czyli
Kanclerz Uczelni.
2.6 Etap III – zakończenie spisu
Zakończenie spisu polega na:
- uzyskaniu oświadczenia końcowego od osoby materialnie odpowiedzialnej,
- uzupełnieniu i podpisaniu arkuszy spisowych,
- sporządzeniu protokołu z niepełnowartościowymi składnikami majątku,
- przygotowaniu dokumentacji inwentaryzacyjnej,
- przekazaniu dokumentacji inwentaryzacyjnej zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
2.6.1 Oświadczenie końcowe osoby materialnie odpowiedzialnej
Po zakończeniu inwentury osoba materialnie odpowiedzialna składa
oświadczenie, w którym stwierdza, że:
- inwenturę przeprowadzono zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną Uczelni,
- nie wnosi zastrzeżeń do pracy komisji inwentaryzacyjnej,
- wszystkie składniki majątkowe podlegające spisowi zostały ujęte na
arkuszach spisowych.
Celem uzyskania takiego oświadczenia jest potwierdzenie kompletności spisu.
2.6.2 Uzupełnienie i podpisanie arkuszy spisowych
Wszystkie arkusze spisowe są przekazywane przewodniczącemu komisji
inwentaryzacyjnej, który sprawdza czy arkusze są wypełnione prawidłowo
i podpisane przez komisję inwentaryzacyjną i osobę materialnie odpowiedzialną.
2.6.3 Protokół dotyczący niepełnowartościowych składników majątku
Komisja spisuje na oddzielnych arkuszach majątek niepełnowartościowy
i ujmuje to w protokole z przeprowadzonej inwentaryzacji.
2.7 Szczegółowe czynności spisowe oraz wycena poszczególnych składników
rzeczowego majątku
2.7.1 Rzeczowe składniki aktywów trwałych
Do rzeczowych składników aktywów trwałych zalicza się:
- środki trwałe i środki trwałe w budowie,
- nieruchomości wchodzące w skład inwestycji długoterminowych.
15
a) środki trwałe i środki trwałe w budowie
Środki trwałe podlegające spisowi to: budynki i budowle, maszyny, urządzenia,
środki transportu, inwentarz żywy oraz środki trwałe oddane oraz przyjęte
w leasing operacyjny i finansowy, a także oddane lub przyjęte do używania na
podstawie umowy najmu lub dzierżawy.
Spisowi podlegają też środki trwałe w budowie.
Inwentaryzacja środków trwałych znajdujących się na składowiskach
strzeżonych przeprowadzana jest raz na 4 lata.
Środki trwałe wyceniane są według ceny rynkowej lub kosztów wytworzenia,
względnie wartością przeszacowaną (po aktualizacji wyceny środków trwałych),
pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy
z tytułu trwałej utraty wartości.
Środki trwałe w budowie wyceniane są na koniec roku obrotowego w wysokości
ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub
wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
b) inwestycje długoterminowe
Inwestycje długoterminowe są to aktywa, które przyniosą dla jednostki korzyści
majątkowe w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego.
Wśród składników inwestycji długoterminowych drogą spisu z natury
inwentaryzuje się jedynie nieruchomości.
Pozostałe składniki inwestycji długoterminowych inwentaryzuje się drogą
potwierdzania sald lub drogą porównania danych księgowych z odpowiednimi
dokumentami.
2.7.2 Rzeczowe składniki aktywów obrotowych
Do rzeczowych składników aktywów obrotowych zalicza się: materiały,
półprodukty i produkty w toku, produkty gotowe, towary.
a) materiały
Materiały są to nabyte lub wytworzone przez jednostkę artykuły wytworzenia
produktów.
Materiały objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujące się na terenie
strzeżonym, inwentaryzuje się raz na rok w ostatnim kwartale.
Na dzień kończący rok obrotowy materiały są wyceniane wg cen nabycia lub
wytworzenia nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy.
b) półprodukty i produkty w toku
Półprodukty i produkcja w toku podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień roku
obrotowego.
Wycena bilansowa produkcji w toku powinna być dokonana według kosztów
wytworzenia nie wyższych od ceny sprzedaży netto na dzień bilansowy
z uwzględnieniem stopnia przetworzenia.
16
c) produkty gotowe
Produkty gotowe występują w jednostkach usługowych i produkcyjnych.
Wykonane całkowicie i zdatne do sprzedaży, nadal stanowią własność jednostki.
Produkty gotowe podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego.
Zapasy produktów gotowych na dzień bilansowy wycenia się według kosztów
wytworzenia nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy.
d) towary
Towary są to składniki majątku obrotowego, które w stanie nieprzetworzonym
podlegają odsprzedaży.
Towary podlegają inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego.
Wycenia się je według ceny nabycia nie wyższej od ich ceny sprzedaży netto.
2.7.3 Aktywa pieniężne
Aktywa pieniężne są to krajowe środki płatnicze w kasie i na rachunkach
bankowych oraz waluty obce i dewizy.
Do aktywów pieniężnych zalicza się także weksle i czeki.
Środki pieniężne, czeki i weksle inwentaryzuje się drogą spisu z natury na ostatni
dzień roku obrotowego.
Stan gotówki w kasie na dany dzień powinien być zgodny z saldem konta
księgowego oraz z raportem kasowym.
Inwentaryzację środków na rachunkach bankowych oraz posiadanych papierów
wartościowych przeprowadza się drogą potwierdzania salda.
Rozdział III
Inwentaryzacja drogą potwierdzania salda i weryfikacji
3.1. Inwentaryzacja drogą potwierdzania salda
Drogą potwierdzania salda inwentaryzuje się:
a) należności, w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem należności spornych
i wątpliwych, należności wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,
należności z tytułów publicznoprawnych),
b) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub
przechowywane przez inne jednostki,
c) własne składniki aktywów powierzone kontrahentom.
17
Inwentaryzację w drodze potwierdzenia salda przeprowadzają pracownicy
Kwestury, każdy w swoim zakresie, pod nadzorem Kwestora lub jego Zastępcy
na ostatni dzień roku obrotowego.
3.2. Inwentaryzacja drogą weryfikacji
Drogą weryfikacji inwentaryzuje się :
a) wartości niematerialne i prawne,
b) grunty i trudno dostępne oglądowi inne środki trwałe,
c) zapasy w drodze ( materiały i towary),
d) rozrachunki z pracownikami i budżetem,
e) środki pieniężne w drodze,
f) należności sporne i wątpliwe,
g) kapitały własne jednostki i inne fundusze,
h) rozliczenia między okresowe kosztów i przychodów,
i) inne aktywa i pasywa ,których nie można zinwentaryzować drogą spisu z
natury lub poprzez potwierdzenie salda.
Kwestor zarządza prawidłowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
powodujące korekty stanów ewidencyjnych w księgach roku obrotowego, na
który przypada termin inwentaryzacji.
Rozdział IV
Ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
4.1 Sprawdzenie kompletności oraz formalnej poprawności dokumentacji
inwentaryzacyjnej
Na komplet dokumentacji składają się:
- uzyskane od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenia początkowe i
końcowe,
- wypełnione arkusze spisowe,
- arkusz spisu z natury z niepełnowartościowymi składnikami majątkowymi,
- protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji,
- protokół kontroli spisu.
4.2 Wycena arkuszy spisowych
Wyceny:
- środków trwałych dokonuje Dział Inwentaryzacji, na podstawie stanów
księgowych uzyskanych w systemie Simple.
- zapasów magazynowych dokonuje Sekcja Majątkowa na podstawie
otrzymanej dokumentacji inwentaryzacyjnej z Działu Inwentaryzacji.
18
4.3 Porównanie danych z arkuszy spisowych z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej
Porównania danych z arkuszy spisowych z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej dokonują Dział Inwentaryzacji i Sekcja Majątkowa.
W wyniku porównania stanu faktycznego z księgowym wykazywane są (lub nie)
różnice inwentaryzacyjne.
4.4 Wyprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych
Niezgodność stanu faktycznego z księgowym powoduje powstanie różnic
inwentaryzacyjnych:
- niedoborów – gdy stan księgowy jest większy od stanu faktycznego,
- nadwyżek – gdy stan faktyczny jest wyższy od stanu księgowego.
4.5 Wyjaśnienie i weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych
Osoba materialnie odpowiedzialna za majątek zobowiązana jest do pisemnego
wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.
Wstępne wyniki rozliczenia inwentaryzacji pozwalają komisji inwentaryzacyjnej
wystąpić z wnioskiem o ewentualną kompensatę niedoborów z nadwyżkami i z
propozycją sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek.
W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek)
stwierdzonych na podobnych składnikach majątkowych dopuszczalne jest
dokonanie – na wniosek osób materialnie odpowiedzialnych, komisji
inwentaryzacyjnej lub Kwestora – wzajemnych kompensat tych różnic, z tym
zastrzeżeniem, że kompensaty są możliwe, jeżeli niedobory i nadwyżki:
- zostały ustalone na podstawie tego samego spisu z natury,
- dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,
- i powstały w podobnych asortymentach.
Kompensatą zostają objęte mniejsze ilości kompensowanych niedoborów
i nadwyżek i po niższej cenie.
Zespół Koordynacyjno-Opiniodawczy ds. Inwentaryzacji ustala wartość
niedoborów na podstawie wyceny stwierdzonych niedoborów przez Komisję ds.
Wyceny Aktywów Trwałych, która szacuje niedobory na poziomie ceny
rynkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (licząc 10% za każdy rok
użytkowania niedoboru, z tym, że maksymalna wartość odpisów
amortyzacyjnych nie może być wyższa niż 90% aktualnej ceny rynkowej).
Przy niedoborach faktycznych zawinionych musi pozostać do obciążenia 10%
ceny rynkowej bez względu na okres użytkowania (art. 28 ust.1 pkt 1).
19
4.6 Zatwierdzenie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych opracowany przez Zespół
Koordynacyjno-Opiniodawczy ds. Inwentaryzacji i zaopiniowany przez
Kwestora przedkładany jest Kanclerzowi do zatwierdzenia.
4.7 Ewidencja księgowa różnic inwentaryzacyjnych
Kwestor zarządza odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych
powodujące korekty stanów ewidencyjnych, zwiększenie pozostałych
przychodów operacyjnych (nadwyżki), zwiększenie lub zmniejszenie
podstawowych kosztów operacyjnych (np. niedobory powstałe w wyniku błędów
pomiaru), zwiększenie pozostałych kosztów operacyjnych (np. niedobory
niezawinione), obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie (niedobory
i szkody zawinione) itp.
Nadwyżki faktyczne wpisuje się na stan jednostki organizacyjnej, w której
zostały ujawnione.
Niedobory mogą być pozorne lub faktyczne.
Charakter niedoboru określa Zespół Koordynacyjno-Opiniodawczy ds.
Inwentaryzacji w protokole sporządzonym po przeprowadzeniu postępowania
wyjaśniającego.
Niedobory pozorne po ich wyjaśnieniu są korygowane poprzez:
- usunięcie błędów w ewidencji księgowej,
- przeprowadzenie dodatkowego spisu uzupełniającego w trybie postępowania
wyjaśniającego,
- uzupełnienie ewidencji w oparciu o dowody dokumentujące dokonane
przemieszczenie składników majątku.
Stwierdzenie niedoboru faktycznego (niezawinionego i zawinionego) powoduje
konieczność wyksięgowania brakującego składnika majątku z ewidencji.
Podstawą wyksięgowania brakującego składnika majątku jest:
- pisemna zgoda Kanclerza na odpisanie różnicy inwentaryzacyjnej,
- protokół Zespołu Koordynacyjno-Opiniodawczego ds. Inwentaryzacji,
- w sytuacji uznania przez ww. Zespół niedoboru za zawiniony Kwestura
wystawia notę obciążeniową, w wysokości bieżącej wartości rynkowej
środka trwałego pomniejszonej o 10% umorzenia za każdy rok
eksploatacji – z tym, że wysokość umorzenia nie może przekroczyć
90% bieżącej ceny nabycia.
Rozdział V
Odpowiedzialność osób biorących udział w inwentaryzacji
5.1 Odpowiedzialność wszystkich osób biorących udział w inwentaryzacji
20
Wszystkie osoby biorące udział w inwentaryzacji ponoszą odpowiedzialność za
prawidłowe wykonanie obowiązków nałożonych na nich w ramach
inwentaryzacji.
Zgodnie z art. 114 Kodeksu Pracy pracownik, który z powodu niewykonania lub
nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził
szkodę pracodawcy, zobowiązany jest do jej naprawienia.
Odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do wysokości rzeczywistej straty
jaką poniósł pracodawca i dotyczy tylko normalnych następstw działania lub
zaniechania, z którego wynikła szkoda.
5.2 Odpowiedzialność materialna pracowników za powierzone mienie
Pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia
się odpowiada za szkodę powstałą w tym mieniu.
Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie
powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego
powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta
na piśmie przez pracowników z pracodawcą.
Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają
w częściach określonych w umowie.
Rozdział VI
Dokumentacja inwentaryzacji
Na dokumentację inwentaryzacyjną składają się:
1. Plan inwentaryzacji zatwierdzony przez Kanclerza
2. Zarządzenie w sprawie przeprowadzenie inwentaryzacji
3. Protokół z inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie
4. Oświadczenie początkowe i końcowe osoby materialnie odpowiedzialne
5. Oświadczenie magazynowe
6. Oświadczenie o przejęciu odpowiedzialności materialnej
7. Arkusz spisu z natury
8. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
9. Zestawienie zbiorcze spisów z natury
10. Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych
11. Protokół Zespołu Koordynacyjno-Opiniodawczego ds. Inwentaryzacji.
Do dokumentów inwentaryzacyjnych zastosowanie mają przepisy dotyczące
dowodów księgowych.
Instrukcja inwentaryzacyjna wchodzi w życie z dniem podpisania.
21
22