Artykuł

15
▪▪ Jak zoptymalizować wydatki na IT nawet o 25%?
▪▪ Czym jest leasing operacyjny sprzętu i oprogramowania?
▪▪ Ile kosztuje zakup licencji, a ile miesięczna dzierżawa?
Barbara Obłój, Business Development Manager
Sukces jest
wynikiem
właściwej
decyzji
W SKŁAD KOSZTÓW IT WCHODZĄ: ZAKUP INFRASTRUKTURY
I LICENCJI NA UŻYTKOWANIE OPROGRAMOWANIA, WSPARCIE
TECHNICZNE, WDROŻENIE I INTEGRACJA Z ISTNIEJĄCYMI SYSTEMAMI,
WYNAGRODZENIA PRACOWNIKÓW, A TAKŻE KOSZTY GWARANCJI,
CZĘŚCI ZAPASOWYCH, ENERGII ELEKTRYCZNEJ, EWENTUALNYCH
PRZESTOJÓW W PRACY, MAGAZYNOWANIA SPRZĘTU ORAZ KOSZTY JEGO
UTYLIZACJI. A ZATEM JAK EFEKTYWNIE WYDAWAĆ PIENIĄDZE NA IT?
STRATEGICZNE PYTANIE TO „NABYĆ NA WŁASNOŚĆ” CZY „WYNAJĄĆ”?
W dobie nowych technologii większość firm staje
przed decyzjami dotyczącymi inwestycji w usługi
i produkty IT. Główne cele związane z tymi decyzjami to poprawa jakości i wydajności pracy oraz
elastyczności w dostępie do zasobów na żądanie,
a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności
firmy, wzrost przychodów, optymalizacja kosztów
i poprawa wyników operacyjnych i finansowych.
Bez względu na to, jakie udogodnienia przynoszą
nowe technologie, dla Dyrektora Finansowego
(CFO) wydatki IT będą zawsze istotnym kosztem,
który należy zabudżetować, i uzasadnić przed organami zarządczymi firmy.
Usługi i produkty IT należą do znaczących kosztów
w budżetach firm. Zadaniem Dyrektora Finansowego jest znalezienie najbardziej optymalnego wydatkowania środków finansowych, które zapewnią
wysoką jakości świadczonych usług vs. poniesiona
cena za te usługi.
Jak mówił Henry Ford „myślenie to najcięższa praca z możliwych i pewnie dlatego tak niewielu ją
podejmuje”. Zapewnienie organizacji najwyższej
16
jakości usług IT wymaga czasu, analizy i podejmowania odważnych i racjonalnych decyzji, a podstawą do ich podejmowania jest wiedza na temat
możliwych rozwiązań.
Strategiczne pytanie to „nabyć na własność” czy
„dzierżawić”? Decyzje co do dalszego rozwoju zasobów IT w organizacji powinny być poprzedzone
analizą stanu obecnego. Istotne są obecnie ponoszone koszty i zadanie sobie pytania czy ponoszone koszty są wysokie w porównaniu z innymi organizacjami i czy można zoptymalizować ten koszt
poprzez wprowadzenie nowych rozwiązań.
Kluczem do zrozumienia i późniejszego skutecznego kształtowania i rozwoju IT jest powiązanie
kosztów z obszarami aplikacji, infrastruktury IT
i zasobów ludzkich. W projektach optymalizacyjnych należy poświęcać dużą uwagę procesom
audytu i analizy. Dzięki tym działaniom budżet IT
staje się bardziej transparentny, a zasadność poszczególnych pozycji kosztowych jest możliwa do
weryfikacji, akceptacji lub zmiany.
W skład kosztów wchodzą między innymi: zakup
infrastruktury i licencji na użytkowanie oprogramowania, wsparcie techniczne, wdrożenie i integracja z istniejącymi systemami, wynagrodzenie
pracowników. Dodatkowo należy uwzględnić
koszty rozszerzonej gwarancji i obsługi pogwarancyjnej, części zapasowych, energii elektrycznej,
ewentualnego przestoju w pracy, magazynowania
sprzętu i koszty jego utylizacji.
Korzystając z doradztwa partnera specjalizującego się w zarządzaniu systemami IT po dokonaniu
analizy wskazujemy obszary, które warto zoptymalizować.
do
25%
oszczędności
WYNOSZĄ
FIRM WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA
ROZWIĄZAŃ PROPONOWANYCH
PRZEZ OMNITEC
„Wynająć” można wszystko - pełne wyposażenie stanowisk pracy, oprogramowanie, przestrzeń do przetwarzania danych, zasoby ludzkie. Wybór jest bardzo
szeroki, nie każde rozwiązanie sprawdzi się w Twojej
organizacji. Zmiany warto wprowadzać w oparciu
o obiektywną i rzetelną analizę obecnej sytuacji.
Rozwiązania, które oferuje firma Omnitec pozwalają
zarządzać kluczowymi obszarami IT w firmie w zbilansowanej strukturze wydatków miesięcznych.
Usługi świadczone są w ramach umowy precyzyjnie definiującej ich zakres, gwarancje jakości usług,
czas reakcji i co bardzo ważne stałą cenę. Rozliczenie miesięczne, elastyczne licencjonowanie, jasne
zasady współpracy pozwalają z wyprzedzeniem
planować wszystkie wydatki, a tym samym wpływają na poprawę przewidywalności i płynności
cash flow, eliminując jednocześnie ryzyko nieoczekiwanych wydatków w przypadku awarii.
Umowa objęta jest zapisami SLA (Service Level
Agreement) które zobowiązują Dostawcę do realizacji zadań zgodnie z ustalonymi parametrami usługi.
Ten sposób współpracy uniezależnia twoją organizacje od kwestii urlopowych, rotacji w zespole IT, błędów popełnianych przez pracowników czy problemu
pracy zmianowej – dostępności 24/7/365.
Dzięki takiemu modelowi współpracy realne
oszczędności Firm wynoszą 10 do nawet 25 % (przykładowe rezultaty z projektów Omnitec), które wynikają z optymalizacji wydatków (oprogramowanie
– licencjonowanie, infrastruktura, zasoby ludzkie)
i eliminacji kosztów magazynowania, serwisu i napraw sprzętu oraz zużycia energii.
Najczęściej organizacje decydują się na współpracę z zewnętrznym dostawcą w ramach zarządzania
następującymi obszarami: stanowiska pracy, użytkowanie oprogramowania, przetwarzanie danych
i infrastruktura IT, outsourcing inżynierów IT.
Stanowiska pracy
Ciekawym trendem jest delegowanie do firmy zewnętrznej opieki nad wyposażeniem stanowisk
pracy. Podejmując decyzję o zakupie sprzętu warto mieć na uwadze model użytkowania, jakim jest
leasing, czyli leasing operacyjny wykazywany pozabilansowo, którego koszt jest niższy niż koszt kredytu bankowego.
Umowa leasingu, którą klient podpisuje, ma charakter umowy ramowej. Obejmuje ona użytkowanie zarówno urządzeń jak i potrzebne oprogramowanie, pełnego wyposażenia miejsca pracy
Pracowników. W większości przypadków umowa
leasingu trwa do 36 miesięcy. Klienci wybierają
17
modele, gdzie przed umową leasingu mogą korzystać z tzw. okien zakupowych, które trwają od 3 do
nawet 12 miesięcy.
Główną zaletą leasingu operacyjnego sprzętu
i oprogramowania, jest możliwość korzystania
z najnowszych technologii w ramach posiadanego
budżetu. Firma ma większą elastyczność w korzystaniu z nowoczesnych technologii, dzięki możliwości jej modernizacji i aktualizacji w trakcie trwania
umowy leasingowej. Każdą jednostkę sprzętu, która jest objęta umową, można wymienić na nowszą
technologicznie. Raty leasingowe w 100% są kosztem operacyjnym i stanowią podatkowo koszt uzyskania przychodu (wpływ na podstawę opodatkowania). Nie ma zatem zagrożenia, że nie zdążymy
zamortyzować sprzętu w chwili, kiedy okaże się, że
sprzęt należy wymienić na bardziej nowoczesny,
przez co unikniemy tzw. pułapki amortyzacyjnej.
Mamy także większą elastyczność w ramach bilansu i rachunku wyników dzięki obniżeniu zobowiązań i poprawy struktury bilansu.
Przy umowie długoterminowej (3 – 5 lat) miesięczny
koszt wynajmu oscyluje w granicach 2,65% a 3,00%
wartości wynajmowanego sprzętu w zależności od
zakresu umowy. Na przykład, Twoja firma planuje
wymianę stacji roboczych – szacowany koszt zakupu 100 000 PLN. Miesięczna opłata za wynajem to
2,95% wartości czyli: 2950zł miesięcznie. Przy Umowie na 3 lata całkowity koszt to 106 200 PLN.
Wynajmowany sprzęt pozostaje własnością dostawcy. Przez cały okres umowy, hardware jest na
gwarancji oraz jest ubezpieczony, co powoduje,
że klient ma wysoki komfort użytkowania nowych
technologii.
Po zakończeniu czasu trwania umowy, sprzęt zostaje
odebrany przez dostawcę (jeśli umowa jest przedłużana następuje jego wymiana) pozostałe na nośnikach dane zostają w sposób profesjonalny usunięte
przy użyciu certyfikowanych procesów, na dowód
czego klient otrzymuje stosowny certyfikat.
Oprogramowanie.
W dużych przedsiębiorstwach koszt zakupu licencji
na oprogramowanie, potrafi konsumować od 40
do nawet 70 % budżetu IT. (źródło KGHM) Zaskakujące?
Zakupy licencyjne to wydatki sięgające kilku do
kilkunastu milionów złotych. Co więcej zakup licencji często wiąże się z bardzo wysokim „jednorazowym” wydatkiem. No właśnie czy tak
musi być?
Poniżej przykład porównania kosztów posiadania
vs. wynajmu licencji (na podstawie organizacji
posiadającej 500 pracowników oraz powszechnie
używanych systemów informatycznych).
ZAKUP LICENCJI NA WŁASNOŚĆ
Lp.
1
2
3
Nazwa
System CRM dla 500 użytkowników
Serwer pocztowy dla 500 użytkowników
Uniwersalna platforma komunikacyjna dla 500
użytkowników
4
Portal zarządzania dokumentami dla 500
użytkowników
Serwery bazodanowe na potrzeby CRM,
UC oraz portalu zarządzania dokumentami
Oprogramowania systemowe serwera dla 500
użytkowników (5 serwerów)
5
Ilość Cena netto
Wartość netto
1
2 957 150,00 zł
2 957 150,00 zł
1
197 975,00 zł
197 975,00 zł
1
726 756,00 zł
726 756,00 zł
1
301 792,00 zł
301 792,00 zł
1
467 538,00 zł
467 538,00 zł
4 752 723,00 zł
6
7
8
Oprogramowania systemowe serwera
dla 500 użytkowników (5 serwerów)
Oprogramowania systemowe serwera
dla 500 użytkowników (5 serwerów)
Oprogramowania systemowe serwera dla 500
użytkowników (5 serwerów)
Szacunkowe roczne koszty odnowienia licencji
– corocznie
Szacunkowe koszty wdrożenia
1
101 512,00 zł
101 512,00 zł
1
20%
950 544,60 zł
1
10%
475 272,30 zł
18
MIESIĘCZNA DZIERŻAWA LICENCJI
Lp.
1
2
3
3
4
5
Nazwa
Oprogramowanie systemowe serwera
Serwer CRM dla 500 użytkowników
Serwer SQL dla 500 użytkowników
Serwer komunikacyjny dla 500 użytkowników
Serwer wymiany dokumentów dla 100
użytkowników
Serwer pocztowy dla 100 użytkowników
Ilość Cena netto
Wartość netto
5
200,00 zł
1 000,00 zł
500
122,09 zł
61 044,61 zł
500
67,57 zł
33 783,95 zł
500
74,43 zł
37 213,43 zł
500
11,14 zł
5 569,85 zł
500
9,10 zł
4 548,31 zł
143 160,15 zł
7
8
Szacunkowe roczne koszty odnowienia licencji
(klientowi przysługuje prawo do korzystania z
najnowszej wersji oprogramowania)
Szacunkowe koszty wdrożenia
Przechowywanie, przetwarzanie i archiwizacja
danych.
Należy zadać sobie bardzo ważne pytanie – czy
serwerownia, którą mamy w firmie spełnia normy
bezpieczeństwa gwarantowane przez profesjonalne Data Center Tier 3?
Klasyfikacja Tier służy do określenia poziomu dostępności i niezawodności infrastruktury (fizycznej
– zasilanie, chłodzenie, architektura budynku itp.)
centrum danych. Podstawowe kryteria TIER 3 to:
• Lokalizacja infrastruktury centrum danych (serwerowni) w dedykowanym obszarze poza przestrzenią biurową.
• Redundantność systemów zasilania i chłodzenia.
• Dwaj niezależni dostawcy usług do sieci Internet, różne drogi dostępu do Data Center.
1
0%
0,00 zł
1
do uzgodnienia
950 544,60 zł
• Eliminacja wpływu zarządzania i wymiany komponentów infrastruktury na pracę systemu IT.
• Poziom dostępności 99,982%.
• Dodatkowe parametry bezpieczeństwa fizycznego i dostępności do obiektu.
Drugie pytanie – czy faktycznie chcemy być właścicielem sprzętu IT, kupować nowy, magazynować
zapasowe komponenty i utylizować zużyte?
Usługi cloud computingu jeszcze kilka lat temu
były nowinką technologiczną dziś są obowiązującym standardem stale powiększającym grono zwolenników i użytkowników. W krajach zachodnich są
normą dla większości organizacji.
Dostępność połączona z wydajnością, bezpieczeństwem i elastycznością – tego obecnie wymaga
biznes od dostawców usług IT.
Przekonanie o tym, że zakup sprzętu, oprogramowania i usług IT powinien odbywać się do wewnątrz firmy, wynika z popularności tego rozwiązania, a niekoniecznie z efektywności jego działania.
Dzięki elastycznym rozwiązaniom w kwestii wydatków, koszty IT mogą zmienić się z finansowego „zła
koniecznego” i przyjąć rolę motoru zmian.
Szybkość reakcji na zapotrzebowanie biznesu, lepsza wydajność urządzeń i przewaga nad konkurencją to tylko najważniejsze z korzyści, które są efektem długoterminowego działania modelu.
Każda organizacja jest inna, posiada swoją odrębną
specyfikę, historię i model zarządzania. Tak ważne
decyzje, jakimi są przyszłość i strategia rozwoju IT
w przedsiębiorstwie powinny być podejmowane
z rozwagą, na podstawie pełnej i rzetelnej analizy,
a także informacji o aktualnym stanie, która jest
wynikiem obiektywnego i merytorycznego spojrzenia na mechanizmy funkcjonujące w firmie.
Barbara Obłój
BUSINESS DEVELOPMENT MANAGER
Business Development Manager w firmie Omnitec. Z wykształcenia magister psychologii, z technologią i branżą IT
związana od 5 lat. W Omnitec odpowiedzialna jest za rozwój
biznesu i współpracę z Kluczowymi Klientami.
Omnitec jest integratorem systemów informatycznych
specjalizującym się w następujących obszarach usług:
Dostęp do sieci Internet i usługi transmisji danych, Integracja systemów informatycznych, Cloud Computing,
Outsorcing IT, Rozwiązania sieciowe, Audyt i Doradztwo,
Bezpieczeństwo IT.