Pan Leszek Guździoł Starosta Powiatu Polickiego

Szczecin, dnia 6 czerwca 2014 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1162.9.K.2014
Pan
Leszek Guździoł
Starosta Powiatu Polickiego
Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7
października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r.
poz. 1113 z późn. zm.), w okresie od 17 lutego do 11 kwietnia 2014 r.,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej Powiatu za lata 2010-2013 oraz
wybranych zagadnień za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r.
Protokół kontroli został Panu przekazany w dniu 11 kwietnia 2014 r.
W toku czynności kontrolnych ustalono, iż nie wyeliminowano wszystkich
spośród nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie poprzedniej kontroli
kompleksowej Powiatu Polickiego, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę
Obrachunkową w Szczecinie w 2010 r. i przedstawionych w wystąpieniu
pokontrolnym z dnia 20 maja 2010 r. (WK-0913-941/1/K/2010).
Pomimo, iż w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z dnia 22 czerwca
2010 r. (SF-0911/1/2010) zobowiązał się Pan do wykonania wniosków
pokontrolnych poprzez podjęcie działań zmierzających do usunięcia
wskazanych nieprawidłowości i zapobieżenia ich wystąpieniu w przyszłości, w
okresie objętym kontrolą ponownie stwierdzono przypadki niewykonania
obowiązku przeprowadzenia audytu (w latach 2010 i 2012) oraz brak
aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę)
rachunkowości.
W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony
wdrożyć postępowanie opisane w art. 27 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o
regionalnych izbach obrachunkowych.
Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w zakresie objętym
kontrolą wystąpiły następujące uchybienia i nieprawidłowości:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Z uwagi na to, iż w Starostwie Powiatowym w Policach nie zatrudniono
audytora wewnętrznego lub nie zlecono wykonania audytu usługodawcy, w
latach 2010 i 2012 nie wykonano obowiązku przeprowadzenia audytu
wewnętrznego, pomimo iż ujęte w uchwale budżetowej jednostki
samorządu terytorialnego zarówno kwoty dochodów i przychodów, jak i
wydatków i rozchodów przekroczyły wartość 40 000 tys. zł, czym
naruszono art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Starosta – str. 21 i 22 protokołu kontroli.
Obowiązek przeprowadzenia audytu wewnętrznego w latach 2011 i 2013
został dotrzymany.
2.
Z uwagi na zbyt późne zawarcie umowy (9 stycznia 2013 r.) z
usługodawcą, któremu zlecono przeprowadzenie audytu wewnętrznego
Powiatu Polickiego w 2013 r. plan audytu na ten rok, zamiast w terminie
do dnia 31 grudnia 2012 r., został sporządzony w dniu 31 stycznia 2013 r.,
co było niezgodne z art. 283 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Starosta – str. 21 i
22 protokołu kontroli.
3.
Obowiązującej w kontrolowanej jednostce w latach 2010-2013
dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości ustalonej na
mocy zarządzeń Starosty Polickiego Nr 9/2005 i 10/2005 z dnia 30 grudnia
2005 r. odpowiednio w sprawie polityki rachunkowości Powiatu Polickiego
i w sprawie polityki rachunkowości Starostwa Powiatowego w Policach nie
aktualizowano w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych
dotyczącym:
− zakładowego planu kont,
− opisu informatycznego systemu przetwarzania danych przy prowadzeniu
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera,
co było niezgodne z 10 ust. 2 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2009 r. Nr.
152, poz. 1223 z późn. zm., Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm.). W
2
konsekwencji powyższego, w księgach rachunkowych prowadzonych w
Starostwie Powiatowym w Policach funkcjonowały konta nieujęte w
obowiązujących w jednostce zakładowych planach kont, a użytkowany
system finansowo-księgowy („Powiat”) nie został uwzględniony w
obowiązującym w jednostce opisie systemu przetwarzania danych.
Odpowiedzialność za brak dostosowania dokumentacji opisującej zasady
(politykę) rachunkowości do istniejących potrzeb ponosi Naczelnik
Wydziału Finansów i Budżetu, której powierzono obowiązki w tym
zakresie, a z nadzoru Skarbnik – str. 25-30 protokołu kontroli.
4.
Od pracownika Starostwa Powiatowego w Policach zastępującego kasjera
nie wyegzekwowano obowiązku złożenia w formie pisemnej oświadczenia
o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, pomimo
iż wymóg taki wynikał z § 6 pkt. 3 Instrukcji Kasowej Starostwa
Powiatowego w Policach stanowiącej załącznik do zarządzenia
wewnętrznego Nr 30/2010 Starosty Polickiego z dnia 31 grudnia 2010 r. w
sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym w
Policach, za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Finansów i
Budżetu, której powierzono wykonanie ww. zarządzenia, a z nadzoru
Skarbnik – str. 40 protokołu kontroli.
II. W zakresie spraw finansowych oraz sprawozdawczości
1.
W 2012 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zlecania przez Powiat
Policki organizacjom pozarządowym realizację zadań publicznych oraz
uchybienia w zakresie wykorzystania przez ww. organizacje udzielonych
im z budżetu jednostki samorządu terytorialnego i przeznaczonych na ten
cel kwot dotacji:
a) w trybie określonym w art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o
działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr
234, poz. 1536 z późn. zm.), tj. z pominięciem otwartego konkursu ofert,
funkcjonującej w formie stowarzyszenia organizacji pozarządowej, na
podstawie złożonej przez nią w dniu 19 czerwca 2012 r. oferty i zawartej
w dniu 20 lipca 2012 r. umowy, udzielono dotacji w kwocie 10 000,00 zł
z przeznaczeniem na wsparcie realizacji w okresie od 23 lipca do 22
października 2012 r. zadania pn. Upowszechnianie wśród dzieci i
młodzieży z terenu Powiatu Polickiego wiedzy na temat środowiska
przyrodniczego i jego ochrony, powiązane z organizacją warsztatów
ekologicznych. Stwierdzono, że:
3
− realizację zadania publicznego zlecono z pominięciem otwartego
konkursu ofert, pomimo iż w złożonej ofercie jako okres jego
wykonania wskazano termin przekraczający 90 dni (od 23 lipca do 22
października 2012 r. – 92 dni), co znalazło swoje potwierdzenie także
w zawartej pomiędzy stronami umowie i było niezgodne z
określonym w art. 19a ust. 1 pkt 2 ww. ustawy warunkiem, który
dopuszczał możliwość zlecenia zadania w trybie pozakonkursowym w
przypadku ograniczenia okresu jego realizacji do 90 dni,
− z uwagi na nierzetelne zweryfikowanie treści złożonego przez
dotowany podmiot w dniu 21 listopada 2012 r. sprawozdania
końcowego z wykonania zadania, zawierającego rozliczenie
udzielonej z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji, nie
zakwestionowano prawidłowości wykorzystania części dotacji w
łącznej kwocie 3 300,00 zł. Ww. kwotę wydatkowano po okresie
realizacji zadania wskazanym zarówno w treści złożonej oferty
(9. Harmonogram) jak i zawartej umowy (§ 2 ust. 1 i § 10 ust 1), tj. po
dniu 22 października 2012 r. (wydatki udokumentowano fakturami: nr
368/2012 z dnia 6 listopada 2012 r. na kwotę 1 236,90 zł, z tego ze
środków dotacji wydatkowano 300,00 zł oraz nr 606/10/2012 z dnia
29 października 2012 r. na kwotę 4 000,00 zł, z tego ze środków
dotacji wydatkowano 3 000,00 zł),
b) z pominięciem otwartego konkursu ofert, funkcjonującej w formie
fundacji organizacji pozarządowej, na podstawie złożonej przez nią w
dniu 16 października 2012 r. oferty i zawartej w dniu 14 listopada 2012
r. umowy udzielono dotacji w kwocie 10 000,00 zł z przeznaczeniem na
wsparcie w okresie od 12 listopada do 20 grudnia 2012 r. realizacji
zadania pn. Na straży leśnego porządku. Z uwagi na nierzetelne
zweryfikowanie treści złożonego przez dotowany podmiot w dniu 18
stycznia 2013 r. sprawozdania końcowego z wykonania zadania,
zawierającego rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu jednostki
samorządu terytorialnego, dotujący nie zakwestionował prawidłowości
wykorzystania części środków finansowych w kwocie 130,00 zł. Ww.
kwota stanowiła różnicę pomiędzy wydatkiem w wysokości 1 230,00 zł
poniesionym na pokrycie kosztów organizacji zajęć warsztatowych, a
kwotą 1 100,00 zł stanowiącą szacunkowe wydatki przeznaczone na ten
cel, ujęte w kosztorysie załączonym do oferty (1 000,00 zł),
4
powiększone o dopuszczone § 9 ust. 3 zawartej umowy zwiększenie
(10%).
W konsekwencji nierzetelnego zweryfikowania złożonych przez dotowane
podmioty sprawozdań organ administracji publicznej nie podjął działań
zmierzających do ustalenia i wyegzekwowania zwrotu kwot dotacji
wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej
wysokości, w trybie określonym w art. 252 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 5 w
związku z art. 61 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych. Za powstanie opisanych powyżej nieprawidłowości
odpowiedzialność ponosi Podinspektor w Wydziale Ochrony Środowiska i
Rolnictwa, a z nadzoru Naczelnik tego Wydziału – str. 137-143 protokołu
kontroli.
W wyniku ustaleń kontroli, po przeprowadzeniu ponownej weryfikacji
prawidłowości wykorzystania przedmiotowych dotacji, w dniu 5 marca
2014 r. wszczęto postępowania administracyjne, zmierzające do wydania
przez organ wykonawczy kontrowanej jednostki decyzji w przedmiocie
zwrotu części środków finansowych udzielonych w formie dotacji. W dniu
13 marca 2014 r. od jednej z organizacji pozarządowych wyegzekwowano
zwrot dotacji w kwocie 130,00 zł wraz z należnymi odsetkami w
wysokości 19,00 zł.
2.
Operacje gotówkowe wykonane w okresie od 2 stycznia do 29 lutego 2012
r. za pośrednictwem Kasy na łączną kwotę 224 943,96 zł (część wpłat i
wypłat ujętych w raportach kasowych oznaczonych numerami od 1/2012
do 4/2012), zamiast pod datą ich faktycznego dokonania, wprowadzono do
ksiąg rachunkowych kontrolowanej jednostki z opóźnieniem sięgającym od
1 do 15 dni, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 w zw. z art. 24 ust. 5 pkt 3
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co
odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Finansów i Budżetu, a z
nadzoru Skarbnik – str. 42 i 43 protokołu kontroli.
3.
Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie sporządzania przez jednostkę
samorządu terytorialnego sprawozdań kwartalnych Rb-Z o stanie
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji:
a) w sprawozdaniu wg stanu na koniec IV kwartału 2010 r., sporządzonym
w dniu 18 lutego 2011 r., kwotę poręczenia wekslowego udzielonego w
dniu 26 lipca 2011 r. w wysokości 702 000,00 zł w celu zabezpieczenia
spłaty kredytu bankowego zaciągniętego przez Związek Celowy
5
Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego ujęto w części B.
Poręczenia i gwarancje w wierszu F2. wartość nominalna wymagalnych
zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec okresu
sprawozdawczego zamiast w wierszu F1. wartość nominalna
niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji
na koniec okresu sprawozdawczego, co było niezgodne z zasadami
wykazywania danych w podanym zakresie, określonymi § 10 ust. 4
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247 z późn. zm.) oraz § 4 ust. 2 pkt 1 i
2 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik Nr 9 do ww.
rozporządzenia;
b) w sprawozdaniach wg stanu na koniec IV kwartału, sporządzonych za
lata 2010-2013 odpowiednio w dniach (w tym korekty): 18 lutego 2011
r., 5 marca 2012 r., 18 lutego 2013 r. i 18 lutego 2014 r. w części A.
Zobowiązania według tytułów dłużnych, w wierszu E2.2 kredyty i
pożyczki długoterminowe nie wykazano wartości nominalnej
zobowiązania długoterminowego, wynikającego z umowy z dnia 24
października 2006 r. o przejęcie długu (BWW-PLN-CBKGD-06000024), zawartej pomiędzy Bankiem, Samodzielnym Publicznym
Zespołem Zakładem Opieki Zdrowotnej w Policach i Powiatem
Polickim, którą jednostka samorządu terytorialnego – na podstawie art.
519-525 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr
16, poz. 93 z późn. zm.) – przejęła zobowiązania Samodzielnego
Publicznego Zespołu Zakładu Opieki Zdrowotnej w Policach,
wynikające z umowy kredytowej, zawartej przez ww. podmiot z
bankiem w dniu 30 czerwca 2006 r. (BKO-PLN-CBKGD-06-000025).
Zgodnie z umową z dnia 24 października 2006 r. łączna kwota długu
powstałego w wyniku przejętego zobowiązania kredytowego wynosiła
8 022 744,20 zł, a w okresie objętym kontrolą, według stanu na 31
grudnia poszczególnych lat odpowiednio: w 2010 r. – 6 900 000,00 zł, w
2011 r. – 6 500 000,00 zł, w 2012 r. – 5 600 000,00 zł, w 2013 r. –
4 600 000,00 zł. Powyższe było niezgodne z § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz § 10
ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w
sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie
operacji finansowych i § 1 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań
stanowiącej załącznik Nr 9 do ww. rozporządzenia w związku z § 3 pkt
6
3b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2006 r. w
sprawie szczegółowego sposobu klasyfikacji tytułów dłużnych
zaliczanych do państwowego długu publicznego, w tym do długu Skarbu
Państwa (Dz. U. Nr 112, poz. 758) – obow. do dnia 31 grudnia 2010 r., §
3 pkt 2b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2010 r. w
sprawie szczegółowego sposobu klasyfikacji tytułów dłużnych
zaliczanych do państwowego długu publicznego, w tym do długu Skarbu
Państwa (Dz. U. Nr 252, poz. 1692) – obow. od dnia 1 stycznia do dnia
31 grudnia 2011 r., a następnie § 3 pkt 2b rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu
klasyfikacji tytułów dłużnych zaliczanych do państwowego długu
publicznego (Dz. U. Nr 298, poz. 1767)
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Naczelnik
Wydziału Finansów i Budżetu, a z nadzoru Skarbnik – str. 58-60, 64
protokołu kontroli.
III. W zakresie zamówień publicznych
1.
W dniu 1 sierpnia 2012 r. w trybie przetargu nieograniczonego wszczęto
postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości
szacunkowej równej 530 586,70 zł (128 949,07 euro) na realizację zadania
inwestycyjnego pn. Przebudowa drogi powiatowej Nr 0628Z Kołbaskowo
– Kamieniec na odcinku Moczyły – Kamieniec. Stwierdzono, że
informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieścił
wyłącznie w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Starostwa
Powiatowego w Policach (tablica ogłoszeń), nie zachowując obowiązku
zamieszczenia jej na swojej stronie internetowej, co było niezgodne z art.
92 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Inspektor Wydziału Planowania i Rozwoju, a z nadzoru Naczelnik
Wydziału – str. 159 protokołu kontroli.
Wymienione powyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich
negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli, część z nich nie została
jednak ujęta w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar
gatunkowy.
7
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień
koniecznym jest bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych oraz
podjęcie następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Podjęcia skutecznych działań zapewniających terminowe sporządzanie
planu audytu wewnętrznego na kolejne lata.
2.
Dokonania aktualizacji obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej
zasady (politykę) rachunkowości oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych
zgodnie z treścią zakładowego planu kont, ustalonego stosownie do potrzeb
jednostki.
3.
Wyegzekwowania od osoby zastępującej kasjera obowiązku złożenia w
formie pisemnej oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej
za powierzone mienie.
II. W zakresie spraw finansowych oraz sprawozdawczości
1.
Zlecania organizacjom pozarządowym realizacji zadań publicznych z
pominięciem otwartego konkursu ofert wyłącznie na okres ich wykonania
nie dłuższy niż 90 dni.
2.
Rzetelnego weryfikowania prawidłowości wykorzystania dotacji
udzielonych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego organizacjom
pozarządowym w celu zapewnienia możliwości ewentualnego
wyegzekwowania kwot dotacji wykorzystanych niezgodnie z
przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości.
3.
Bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez
przestrzeganie obowiązku ujmowania wpłat i wypłat gotówkowych w tym
samym dniu, w którym zostały one dokonane.
4.
Rzetelnego wykazywania danych w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z o
stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, w
szczególności w zakresie ich zgodności z danymi wynikającymi z
ewidencji księgowej oraz dokumentów źródłowych, a także prawidłowo
pod względem merytorycznym.
III. W zakresie zamówień publicznych
1.
Przestrzegania obowiązku zamieszczania informacji o wyborze
najkorzystniejszej oferty w toczącym się postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego na stronie internetowej Zamawiającego.
8
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub
niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu, w terminie 14 dni od daty
otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, o sposobie
wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(-) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Zbigniew Kropidłowski
Przewodniczący Rady Powiatu w Policach
9