Tajemnica przedsiębiorstwa

Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
Jak chronić firmowe tajemnice
http://malawielkafirma.pl/tajemnica-przedsiebiorstwa/
Gościem podcastu „Mała Wielka Firma” jest Robert Solga, radca prawny, autor bloga www.tajemnicaprzedsiebiorstwa.pl. Tajemnica przedsiębiorstwa – wydaje mi się, że nie jest to specjalizacja aż tak
bardzo rozpowszechniona wśród polskich prawników. Po pierwsze, co to jest tajemnica przedsiębiorstwa
i dlaczego akurat ty się na taką specjalizację zdecydowałeś?
To ja może odpowiem w inny sposób. Odwrócę sytuację. Odpowiedz sobie na pytanie – jesteś
przedsiębiorcą, więc w ten sposób do tego podejdźmy – w czym upatrujesz przewagi konkurencyjne nad
swoimi konkurentami? Dzięki czemu twoje towary albo usługi są lepsze, tańsze, są wyjątkowe, masz
mniejsze koszty, wyższą marżę, reklamacje itd.? Jak się zastanowisz, w każdej firmie coś takiego widzimy.
Masz już to?
Podejrzewam, że będzie chodziło o tajemnicę przedsiębiorstwa, ale nawet gdybym nie rozmawiał z tobą,
powiedziałbym, że to wynika z jakiegoś know-how, z czegoś, co przez lata prowadzenia firmy
wypracowałem. Błędy, które popełniłem i na których się nauczyłem, ludzie, których poznałem i z którymi
nawiązałem kontakt. Z jednej strony powiedziałbym, że jest to element kontaktów międzyludzkich,
z drugiej strony to jest element wszystkiego tego, czego ja i moja firma się nauczyliśmy, bardzo często
popełniając błędy.
Myślę, że odpowiedziałeś dokładnie tak, jak chciałem. Know-how to jest wiedza pozytywna i wiedza
negatywna, co ci nie wyszło, bo to też jest cenna informacja.
Na tym się można wiele nauczyć.
Albo sporo zaoszczędzić. Nawet jeżeli robimy proste badania, typu szukamy produktu, usługi.
W rzeczywistości tajemnica przedsiębiorstwa to jest przewaga konkurencyjna, którą ma każda firma;
to są informacje. Żyjemy w tej chwili w erze informacji, a nie w erze przemysłowej, więc o tym, czy firma
konkurencyjna jest sprawna, decydują nie pieniądze, urządzenia również. Umówmy się, że każdy może kupić
urządzenie, miniruchomości czy komputer, ale informacja, wiedza to know-how, o którym przed chwilą
mówiłeś. Są takie badania, które mówią, że w Stanach Zjednoczonych 80% wartości firm z listy 1000
największych to jest właśnie własność intelektualna i w przeważającej mierze tajemnica przedsiębiorstwa.
Tajemnica przedsiębiorstwa to informacja, która zapewnia firmie przewagę konkurencyjną, a te relacje –
o których mówiłeś – z klientami, no niestety, nie mogą być chronione tajemnicą przedsiębiorstwa.
MalaWielkaFirma.pl
1
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
Natomiast tajemnicą przedsiębiorstwa mogą być chronione kontakty, czyli informacja o tym, kto jest
dostawcą, a kto klientem. Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, że nasz pracownik zaprzyjaźni się z jakimś
klientem, jest to relacja, której tajemnicą przedsiębiorstwa nie możemy chronić, to możemy chronić
w zakresie pracodawcy zakazem konkurencji. Tajemnica przedsiębiorstwa i zakaz konkurencji to są dwie
różne rzeczy, mimo że chronią tak naprawdę to samo. Chronią firmę przed konkurencją ze strony
pracownika, przy czym tajemnica przedsiębiorstwa działa w ten sposób, że pracownik, były pracownik,
aktualny pracownik nie może wykorzystywać tych informacji, tworzących twoją przewagę konkurencyjną,
a zakaz konkurencji mówi, że przez jakiś okres – bo to musi być limitowane – nie wolno pracować dla
konkurencji ani prowadzić własnej działalności konkurencyjnej. Ten zakaz konkurencji jakby wzmacnia
tajemnicę przedsiębiorstwa.
Okej. Wspomniałeś o tym, że w przypadku tych największych firm tajemnica to bardzo ważny zasób.
Natomiast czy nie jest tak, że naprawdę to dotyczy głównie wielkich firm? Coca-Cola chroni swoją
recepturę, to jest potężny koncern, i od tego naprawdę zależy bardzo wiele, na dużą skalę. Czy taka mała
firma, która gdzieś tam wypracowała jakieś swoje pomysły na działalność, procedury, czy tutaj skala
utraty jest taka, że to w ogóle ma sens, na przykład inwestowanie w ochronę tego naszego zasobu?
Wręcz uważam, że to małe firmy są najbardziej zagrożone. Każda firma ma tajemnicę przedsiębiorstwa.
Trudno mi sobie wyobrazić firmę, która mogłaby nie mieć tajemnicy przedsiębiorstwa albo przynajmniej
potencjalnie informacji, które mogłyby być tajemnicą przedsiębiorstwa. Powiem na przykładzie małej firmy,
która zatrudnia 2–3 pracowników. Wyobraź sobie taką sytuację: masz małą firmę handlową, posiadasz grupę
klientów, która gdzieś się tworzy, i odchodzi pracownik. Załóżmy, że to ten najbardziej sprawny
przedstawiciel handlowy i otwiera konkurencyjną firmę, kieruje taką samą ofertę do tych samych klientów.
Wie oczywiście, jaką ofertę cenową złożyć, wobec czego klienci z dużym prawdopodobieństwem skorzystają
z tej oferty. I ci klienci przechodzą do tego pracownika, więc mała firma może czegoś takiego nie przeżyć.
Właśnie dla małych firm tajemnica przedsiębiorstwa i zakaz konkurencji, bo to się uzupełnia, to jest
niezwykle ważna rzecz, ponieważ duże firmy, owszem, poniosą straty, ale przeżyją, natomiast małe mogą
tego nie przetrwać. Tajemnica przedsiębiorstwa moim zdaniem dla małych firm – właśnie dlatego zacząłem
pisać bloga, żeby popularyzować tę wiedzę wśród przedsiębiorców, ponieważ zbyt często byłem świadkiem
tragedii, które się w ten sposób odbywały. Może to słowo „tragedia” było użyte od dużej litery, powiedzmy.
Biznesowych tragedii…
Biznesowych i życiowych, tak jest w przypadku pani, która otwarła salon fryzjerski lub kosmetyczny
i naprawdę olbrzymim nakładem własnej pracy, zaangażowania czasu i środków rozwinęła ten salon,
po czym zatrudniła pracownika kosmetyczkę, która – w sposób bardzo typowy dla branży – zapisuje
kontakty w zeszycie, po czym zmienia pracę i odchodzi z tym zeszytem. Wyobraź sobie taką sytuację w małej
firmie, trzeba zaczynać od zera, nie każdy ma tyle siły. To są naprawdę poważne problemy. Niejednokrotnie
byłem świadkiem takich poważnych sytuacji, kiedy firma musiała zredukować swoją działalność
o kilkadziesiąt procent, ponieważ pracownicy, którzy odchodzą i zabierają ze sobą klientów, zgodnie
z zasadą Pareta zabierają te 20%, które generuje 80% przychodów. Nie chciałbym, żebyś zrozumiał mnie źle,
bo mówię o tych pracownikach, jakby to było jakieś zło. Nie, uważam, że zmiana pracy i otwieranie nowych
firm jest naturalnym stanem, konkurencja jest pozytywna itd. Tylko chodzi o to, żeby konkurować zgodnie
z zasadami. Wykorzystanie informacji, które stanowią przewagę konkurencyjną, o podstawach
funkcjonowania tej firmy może stanowić naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Mówię „może”, dlatego że –
MalaWielkaFirma.pl
2
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
jak wyszliśmy z tego pytania: czy każda firma ma tajemnicę przedsiębiorstwa? – to każda firma może mieć
tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie chciałbym za bardzo skupiać się na definicjach prawnych, ale niestety nie
unikniemy tego.
To mnie właśnie zastanawiało: jak powiem coś pracownikowi, to czy już jest to tajemnica, czy muszę
mu to dać na piśmie z klauzulą: tajne, specjalnego znaczenia itd.?
Wyjdźmy od tego, jakie informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa – to takie informacje, które
mają wartość gospodarczą (są cokolwiek warte), są one nieujawnione do wiadomości publicznej (są poufne
w firmie i na zewnątrz bardzo trudno się do nich dostać) i wreszcie przedsiębiorca podjął racjonalne
działania w celu zachowania ich poufności. To są trzy przesłanki, które trzeba łącznie spełnić. Mają wartość
gospodarczą, są nieujawnione do wiadomości publicznej i podjęto racjonalne działania w celu zachowania
ich poufności i to, o czym teraz powiedziałeś, czyli: czy jak powiem pracownikom, to już wystarczy?
Co do zasady: tak. Jeżeli powiesz pracownikowi: „Słuchaj, to jest tajemnica przedsiębiorstwa,
to są informacje poufne w naszej firmie”. To w zupełności wystarcza, aby objąć te informacje tajemnicą
przedsiębiorstwa, pod warunkiem jednak, że ta informacja nie jest publicznie jawna. Jeżeli zastrzegamy
poufność informacji, którą wszyscy znają, to niestety, to nie osiągnie tego rezultatu.
Nie mogę zastrzec, że mój cennik jest poufny, jeżeli on wisi na mojej stronie internetowej.
Dokładnie tak. Natomiast możesz zastrzec – to jest naprawdę niezwykle cenna informacja – że twoi
dostawcy są twoją tajemnicą przedsiębiorstwa, bo akurat dostawcami się nie chwalisz. Niektórych
dostawców nawet klienci nie znają, ponieważ otrzymują produkt, ale nie wiedzą, gdzie on jest kupowany.
I to jest jedna z większych przewag konkurencyjnych, które mają firmy. Oczywiście, wystarczy powiedzieć.
Natomiast jest też kwestia dowodowa, nie zawsze jesteśmy w stanie wykazać później, że coś
powiedzieliśmy. Dlatego lepiej posłużyć się króciutkim oświadczeniem o zachowaniu poufności. Naprawdę
to nie jest dużo, a pomaga. Oczywiście te racjonalne działania w celu zachowania poufności to też działania
organizacyjne, powiedzmy: hasło do komputera, ale nie z żółtą karteczką przyklejoną do monitora czy pod
klawiaturą, tylko wraz z taką racjonalną procedurą w firmie. Przede wszystkim to, że pracownicy nie
wymieniają się hasłem do komputera, albo to, że jeżeli ktoś odchodzi, to zmieniamy hasło.
To są niewymagające działania w celu zachowania poufności informacji, a w momencie kiedy dochodzi
do problemu, stają się bezcenne. Chciałem ci zaproponować mały crash test, żebyś sobie wyobraził, jak
wygląda mój standardowy telefon od klienta. Generalnie to się dzieje w poniedziałek, więc nazwałem
to sobie „krwawym poniedziałkiem”, bo później już naprawdę nie jest łatwo. To wygląda w ten sposób,
że właściciel firmy dowiaduje się, że odchodzi pracownik – jest to z reguły jakiś cenny pracownik, posiada
wiedzę o klientach, rynku, dostawcach, cenach zakupu, cenach sprzedaży i przy okazji ma też dobre
kontakty z klientami. Pierwszą rzeczą, którą właściciel firmy robi, jest sięgnięcie do teczki z umową o pracę –
i okazuje się, że tam mamy zwykłą umowę o pracę i nic więcej, czyli nie mamy umowy o zakazie konkurencji.
Ten pracownik, już wiemy o tym, że przechodzi do konkurencji, że otwiera własną firmę na przykład –
i w tym momencie okazuje się, że nie mamy nic. Jedyna rzecz, która może nas chronić, to właśnie tajemnica
przedsiębiorstwa, to jest prawo do informacji, o których przed chwilą mówiliśmy. Warunek jest jeden, żeby
tajemnica przedsiębiorstwa nas chroniła: żebyśmy ją mieli, musimy podjąć te racjonalne działania w celu
zachowania poufności. Niestety bardzo często jest tak, że rozmawiam z osobami, które mówią, że nie mają
tajemnicy przedsiębiorstwa. One mówią: „Mam bardzo cenne informacje o tym, jak wyprodukować ten
produkt albo gdzie kupuję tę konkretną zabawkę, dzięki temu robię biznes. Ta konkretna zabawka stanowi
MalaWielkaFirma.pl
3
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
50% moich obrotów”. Ten pracownik odchodzi i może zacząć kupować zabawkę u tego konkretnie dostawcy.
Wyobraźmy sobie oczywiście, że to nie jest zabawka, która ma metkę z napisem, gdzie ją można kupić.
W internecie, jakbyśmy chcieli poszukać, to też nie jest to takie łatwe, nie można jej po prostu znaleźć. Takie
sytuacje się naprawdę zdarzają, więc w tym momencie jedyna rzecz, którą możemy zrobić, to chronić się
tajemnicą przedsiębiorstwa, czyli prawem tajemnicy przedsiębiorstwa. To prawo tajemnicy
przedsiębiorstwa ma taką moc jak prawo własności. Prawo o zwalczaniu niewłaściwej konkurencji mówi,
że jeżeli masz prawo tajemnicy przedsiębiorstwa, to nikt nie ma prawa wykorzystywać twojej tajemnicy
przedsiębiorstwa, ujawniać albo przekazywać. Masz takie samo prawo do tej informacji jak do samochodu,
którego jesteś właścicielem. Jedyna różnica polega na tym, że to jest informacja, a tamto to jest rzecz.
Wspomniałeś o tym, że w przypadku sytuacji kryzysowej pracodawca idzie i sprawdza, wyciąga umowę
o pracę i patrzy, czy ta ochrona ma miejsce tylko wtedy, kiedy mamy do czynienia z pracownikiem
etatowym, czy to dotyczy również sytuacji, kiedy mamy ludzi współpracujących na umowy-zlecenia albo
w ogóle ludzi, którzy mają własną działalność gospodarczą i są naszymi poddostawcami.
To dotyczy każdego. Warunek jest jeden. Musimy poinformować osobę, z którą współpracujemy,
że ta informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeżeli tego nie zrobimy, to ten ktoś nie wie o tym,
a skoro nie wie, to może z tego korzystać. Jest już dosyć dużo orzeczeń polskich sądów, które mówią tak:
możesz mieć wartościową informację, może ona być poufna w twojej organizacji i na zewnątrz może nikt tej
informacji nie znać, ale jeśli nie podejmiesz tych działań w celu zachowania poufności informacji, to ona nie
stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa. Owszem, pracownicy to są te osoby, które są jakby na pierwszej linii.
One najczęściej poznają nasze najbardziej intymne informacje, ale tajemnica przedsiębiorstwa
ma zastosowanie wobec wszystkich, czyli dostawców, klientów, inwestorów, którzy chcą kupić nasz biznes
i którym czasami pokazujemy bardzo intymne informacje. Tak że każdy może być związany tajemnicą
przedsiębiorstwa. Warunek jest tylko taki, że musimy go o tym poinformować.
Czy są jakieś firmy szczególnie narażone na utratę tajemnicy albo takie firmy, w których ta tajemnica jest
rzeczywiście najważniejszym zasobem? Wyobrażam sobie jakieś zakłady zbrojeniowe, ale mówiąc
bardziej o małych firmach, z którymi na co dzień mamy do czynienia: czy jest jakiś sektor, branża, czy
mają one jakąś wspólną cechę, która powoduje, że ta tajemnica jest ważna, a te firmy są szczególnie
narażone na jej utratę?
W sumie to nie, naprawdę. Wspomniałeś o sektorze zbrojeniowym, to jest margines naszego życia
gospodarczego. Nie, każda firma jest narażona na utratę tajemnicy przedsiębiorstwa. Inaczej: każda firma
ma informacje, które stanowią o jej przewadze konkurencyjnej, i każda firma – jeżeli te informacje zostaną
wykorzystane przez konkurenta – na tym ucierpi. Jeżeli chodzi o branżę, to taka branża czy inna. Każda firma
handlowa ma klientów, dostawców. Każda firma produkcyjna musi mieć dostawców, koszty wytworzenia
ma, zróżnicowane w zależności od tego, gdzie coś kupi i jak to wytworzy. Każda firma ma podwykonawców
lepszych, tańszych itd. Tutaj podwykonawcy decydują o przewadze konkurencyjnej, o tym, czy produkt jest
tańszy i czy jest lepszy. Każda firma usługowa może mieć tajemnicę, tylko może nie tajemnicę
przedsiębiorstwa, więc tak naprawdę każda firma. Natomiast z moich doświadczeń wynika, że są pewne
branże, które mają nadreprezentację – tak to sobie nazwijmy – incydentów i niestety dotyczy to branż
przede wszystkim handlowych. Jeśli jest pracownik, który ma dostęp do listy klientów i przy okazji
dostawców, jest to najbardziej narażona firma na jakieś incydenty. Może odwrócę nieco pytanie, spójrzmy
na to w inny sposób. Pewna firma, dosyć znana KPMG, przeprowadziła swego czasu badania. To są badania
MalaWielkaFirma.pl
4
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
z 2012 roku, ale tak naprawdę są bardzo aktualne. Zadano pytania menadżerom o określenie ryzyka
kradzieży danych i odpowiedzi. Ciekaw jestem, jak odpowiesz na to pytanie: gdzie najczęściej upatruje się
sprawców kradzieży danych firmy i jaki byś podał procent?
Myślę, że nawet z tego, o czym rozmawialiśmy do tej pory, wynika, że największym zagrożeniem
są pracownicy, zwłaszcza wtedy, kiedy odchodzą do konkurencji albo zakładają własną działalność, więc
chyba to.
A jaki to jest procent według ciebie?
78%.
Naprawdę nieźle, ale troszeczkę przestrzeliłeś – 64% sprawców kradzieży danych to są pracownicy firmy,
a najczęściej menadżerowie średniego szczebla. Ten raport można sobie znaleźć na stronie KPMG, to jest
raport z 20 czerwca 2012 roku, tak że naprawdę polecam. To daje nam obraz tego, gdzie tak naprawdę mamy
ryzyko, ponieważ, owszem, są jeszcze inne kategorie: jest konkurencja – 45%, dostawcy – 9%, klienci – 9%
i anonimowi hakerzy – 16%. Tak naprawę, jak popatrzymy sobie, gdzie leży problem, to problem leży
najbliżej nas. To nie jest tak, że jestem nastawiony przeciwko pracownikom. My tutaj mówimy tak naprawdę
o ochronie informacji biznesowych, a przypadkowo tak się składa, że to niestety pracownicy są tymi
osobami, które mają dostęp do tych informacji i najłatwiej mogą je wykorzystać.
Jeżeli ta tajemnica wycieknie, jeżeli rzeczywiście stanie się coś niedobrego, ten pracownik tajemnicę
ujawni komuś innemu bądź sam z niej skorzysta, robiąc konkurencję byłej firmie, co się może wydarzyć?
Jakie mogą być możliwe scenariusze?
Na swoim blogu opisałem taki przypadek firmy, która wysyłała opiekunki za granicę. Z tej firmy odszedł –
może nie jeden pracownik, tylko kilku, czasami tak bywa – i firma w ciągu miesiąca utraciła 70% klientów,
więc może to rozłożyć na łopatki, prawda? Ale nadużycia związane z wykorzystaniem informacji to nie tylko
odchodzący pracownik. Skatalogowałem sobie kilka takich sytuacji i pierwsza z nich, bardzo niebezpieczna,
to kret – osoba, która pracuje dalej w twojej firmie, ale jednocześnie prowadzi działalność konkurencyjną.
Jest to bardzo trudna do wykrycia sytuacja, ponieważ to najczęściej jest pracownik, który otrzymuje
z zewnątrz zapytania ofertowe i przygotowuje oferty. W odpowiedzi na takie zapytania ofertowe wysyła
ofertę pracodawcy i jednocześnie ze swojej firmy czy od swojego współpracownika wysyła ofertę
korzystniejszą. Czasami już się nie trudni wysyłaniem oferty pracodawcy. To jest niezwykle wyniszczająca
sytuacja, zwłaszcza że taki insider, kret, z reguły jest inteligentnym człowiekiem, może nie do końca, ale
stara się to robić tak, żeby pracodawca nie zauważył zbyt dużych strat w sprzedaży, spadków obrotów. Taka
sytuacja może trwać nawet latami, ale prędzej czy później jest wykrywana, głównie na skutek pomyłki
klienta, który składa reklamację tam, gdzie dzwonił za pierwszym razem. Okazuje się, ze zdziwieniem,
że masz klienta, który ma do ciebie pretensje, a ty mu nic nie sprzedałeś. To jest bardzo poważny problem,
dlatego że w ten sposób można utracić poważną przewagę konkurencyjną, poważną ilość obrotów
z aktualnymi klientami albo tymi, którzy przyjdą z zewnątrz. Następna kategoria, o której rozmawialiśmy,
to odchodzący pracownik – to jest taki standard i najczęściej się to przytrafia. Inny przypadek to utrata
pomysłu na biznes. Kiedy mamy jakiś pomysł, który sobie omawiamy, i ktoś wykorzystuje ten pomysł. Przy
czym pomysłem na biznes może być nowy produkt, usługa. Ważne, że tracimy premię od nowości albo
generalnie tracimy możliwość wejścia na rynek, tak że to są takie sytuacje dosyć nieprzyjemne.
MalaWielkaFirma.pl
5
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
Czy pomysł można zastrzec? Z tego, co wiem, na pewno rzecznik patentowy mówi, że nie. To nie jest
w ogóle coś, co – przynajmniej w Urzędzie Patentowym – da się zarejestrować. Jeżeli ten pomysł jest
jeszcze na wczesnym etapie, jeżeli to jest ktoś, kto planuje otwarcie firmy, to też jest trudno mówić
o tajemnicy przedsiębiorstwa, bo nie ma jeszcze przedsiębiorstwa.
Tak, to prawda. Oczywiście pomysłu na biznes nie możemy zastrzec, ale miałem bardziej na myśli taką
sytuację, że jest firma, która planuje wdrożyć nowy produkt i prowadzi dosyć mocno zakrojone badania
na ten temat, poszukuje samego produktu, najlepszych dostawców, wydaje na to dosyć istotne środki –
załóżmy, że pracuje nad tym tematem dwóch pracowników przez pół roku – po czym po tym okresie jeden
z tych pracowników zwalnia się, otwiera własną firmę i zaczyna sprzedawać ten produkt.
To jest chyba trudne do udowodnienia. Czy da się w ogóle udowodnić, że on o tym wiedział, znał
te szczegóły, że on to skopiował?
Oczywiście to nie jest proste, można powiedzieć, że wręcz przeciwnie, to jest bardzo trudne. Jedyne,
co można obiecać klientowi w takiej sytuacji, to krew, pot i łzy, ale są możliwości dowodowe, ponieważ w tej
chwili większość informacji przechowuje się w formie elektronicznej. Niestety tak bywa, że osoba, która się
przygotowuje do odejścia, na przykład przesyła sobie te cenne informacje na prywatny adres e-mailowy czy
w inny sposób kopiuje. Sam fakt dostępu do tych rzeczy i skopiowania można udowodnić, a następnie
trzeba udowodnić fakt wykorzystania tej informacji. Odwołam się do takiej świetnej sprawy, która w Stanach
Zjednoczonych była prowadzona, dotyczyła firmy Hallmark. To jest firma, która sprzedaje kartki
okolicznościowe. Ta firma zleciła jakiejś agencji marketingowej sporządzenie badań dotyczących
zapotrzebowania na te kartki w różnych kategoriach wiekowych. Agencja marketingowa przygotowała takie
badania, opracowała raport, wysłała go do Hallmarku w postaci prezentacji PowerPoint i następnie
ta agencja przekazała te prezentacje jakiejś firmie konkurencyjnej. Ta firma konkurencyjna rozpoczęła
sprzedaż tych kartek i Hallmark wygrał w sądzie 47 milionów dolarów tytułem odszkodowania
za wykorzystanie tych informacji, które dotyczyły badania rynku. Mówimy w tej chwili o informacjach
na biznes, co gdzie sprzedawać i gdzie się to opłaca. Jak najbardziej to jest do zrobienia. Wiem, że to są
dosyć odległe od nas przykłady i kwoty, ale prawda jest taka, że prawo mamy takie samo w Polsce i Stanach
Zjednoczonych. Mamy niemalże identyczne przepisy dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa, problem polega
tylko na tym, że u nas to się jeszcze nie przyjęło, ale zasada jest taka sama.
Jeśli popatrzy się na rozwój, choćby kancelarii, które walczą o odszkodowania po wypadkach –
co w Stanach jest już od lat, a u nas dopiero zaczyna się rozwijać – wygląda rzeczywiście na to, że polskie
sądy będą coraz bardziej stawiane w takich sytuacjach, podobnych do sądów amerykańskich, jeżeli
chodzi o roszczenia, i to na wysokie kwoty.
Sprowadzę cię na ziemię, ponieważ przy naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa możemy dochodzić tak
naprawdę tylko naprawienia szkody. Szkodą jest to, co z twojego majątku wyszło, i to, co do niego nie
wpłynęło w związku z tym incydentem naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Tak że można uzyskać duże
odszkodowanie, ale tak naprawdę nie chodzi o odszkodowanie przy naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa.
Tak naprawdę szkody związane z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa to nie są tylko te pieniądze,
których nie zarobiłeś, ale to jest twoja przewaga konkurencyjna, którą straciłeś, bo ten konkurent dalej
będzie wykorzystywał te informacje. Pierwsza oczywista rzecz to jest utrata klientów, przychody, które oni
generują, ale to nie jest jedyna szkoda. Inną szkodą jest obniżenie stawek, dlatego że twój były pracownik
w tej chwili zaczyna rywalizować z tobą o twoich klientów. To nie jest tak, że on szuka klientów na rynku.
MalaWielkaFirma.pl
6
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
On ma twoją listę klientów i sobie buszuje w tej liście, składając korzystne oferty na to samo, tylko że taniej.
Wobec czego twoi klienci, którzy chcieliby tak naprawdę z tobą zostać, mówią tak: „Słuchaj, dostałem ofertę
na to samo, tylko że taniej. Co ty na to?”. W tym momencie – jeżeli chcesz utrzymać tego klienta – musisz
złożyć tańszą ofertę, więc automatycznie zmniejsza się twoja rentowność. Następnie koszty pośrednie
związane z takim incydentem. Jeżeli ten problem się ujawnia, to wtedy jest taki moment paniki, chcemy
dowiedzieć się, co się stało. Trzeba zabezpieczyć firmę automatycznie, poszukać dowodów, a to najczęściej
wiąże się z wydatkami na informatyków – w zależności od skali firmy takie też są wydatki. Nawet w małej
firmie, w której ten pracownik pracował na jednym laptopie, trzeba ten laptop dać do informatyka, który
dokona pewnych działań w celu zabezpieczenia dowodów, ale przede wszystkim odtworzy usunięte dane.
Masz następny koszt – odtworzenie usuniętych danych, bo bardzo często jest tak, że odchodzący pracownik
oddaje ci sprzęt. Następnie koszty rekrutacji nowych pracowników. Jeżeli ten pracownik odchodzi,
to oczywiście jest twój problem, bo jesteś pracodawcą i powinieneś sobie zadbać o to, żeby zatrudnić na to
miejsce następnego pracownika, ale czasami pracownik odchodzi sam, a czasami z innymi, wobec czego
trzeba tę wyrwę załatać, więc koszty zatrudnienia nowych pracowników. Wszyscy wiemy, że zatrudnić
dobrego pracownika nie jest łatwo. To może być rozłożone w czasie, nie od razu pierwszy kandydat się
sprawdzi. Następnie są koszty wśród pracowników – takie bym powiedział: niematerialne, które przejawiają
się tym, że pracownicy są poruszeni taką sytuacją. My cały czas mówimy teraz o kosztach ekonomicznych,
ale koszty osobowe są olbrzymie. Zazwyczaj odejście takiego pracownika i zabranie klientów powoduje,
że pozostali pracownicy czują się w jakiś sposób oszukani, dotknięci, mówią: „Odszedł mój kolega, który
siedział obok mnie, i zabrał to, nad czym wspólnie pracowaliśmy, to nie są jego klienci, tylko nasi, nad
którymi wspólnie pracowaliśmy”. Teraz okazuje się, że on odszedł, zabrał tych klientów i poszli z nim.
Pozostali pracownicy odczuwają pewien dyskomfort, są troszeczkę zaniepokojeni tym, że coś się dzieje. Nie
mają na to wpływu, boją się sami o dalsze funkcjonowanie firmy. Tym bardziej jeżeli to jest mała firma,
to taki odchodzący pracownik czasami zapowiada zrobienie jesieni średniowiecza – co też tutaj się nie
wydarzy, jak ja odejdę, i często tak się dzieje. To nie są żarty, więc koszty związane z opanowaniem sytuacji
wśród pracowników, przekonaniem ich, że firma dalej będzie istniała, że wszystko będzie dobrze, są bardzo
istotne. I wreszcie koszty wizerunkowe, ponieważ klienci na zewnątrz widzą, że dzieje się coś niepokojącego.
Nagle ktoś o coś nieładnego pomawia i niesmak pozostaje. To są wszystko koszty, które się kumulują. To nie
jest zwykły koszt związany z tym, że utraciliśmy klienta.
W takim razie okej. Jeżeli te straty potencjalne są tak dotkliwe, to jak najlepiej zabezpieczyć się przed
naruszeniem tej tajemnicy, co zrobić? Zatrudnić ochronę, która będzie patrzyła ludziom na ręce, założyć
jakieś specjalne oprogramowanie, które będzie ich śledziło? Co zrobić?
Przede wszystkim trzeba wprowadzić we własnej firmie taką kulturę organizacyjną, która powoduje,
że pracownicy sami zwracają uwagę na ochronę informacji. Wszyscy w firmie jedziemy na tym samym
wózku, wobec czego wszyscy powinniśmy dbać o ochronę informacji, które powodują to, że firma dalej
istnieje. Utrata klientów to nie jest też strata zysków pracodawcy, ale czasami to jest potrzeba cięcia
kosztów. To się czasami kończy tym, że trzeba zwolnić pracownika. Należy w firmie wprowadzić kulturę
ochrony informacji i można w prostych pięciu krokach utworzyć we własnej firmie tajemnicę
przedsiębiorstwa. To są naprawdę proste i tanie kroki. Pierwszym krokiem jest identyfikacja – trzeba sobie
usiąść, zrobić kawę i zastanowić się, co w mojej firmie jest ważne, nie chodzi o to, żeby chronić wszystko,
czyli gdzie kupujemy papier do drukarki czy kawę – tylko co powoduje, że ja mam tę przewagę
konkurencyjną, zidentyfikować sobie te informacje, najlepiej zrobić listę i powiedzieć tak: „To są te
informacje, które są dla mnie ważne. To jest moja przewaga konkurencyjna”. Po drugie należy
MalaWielkaFirma.pl
7
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
zakomunikować to odbiorcom informacji, czyli tym osobom, z którymi pracujemy, bo pracownicy to są
najważniejsi ludzie, jeżeli chodzi o ochronę informacji. Powiedzieć im: „Słuchajcie, u nas w firmie
te informacje są poufne. To jest nasza tajemnica przedsiębiorstwa, chrońmy to”. Teraz przechodzimy
do trzeciego kroku, w jaki sposób? Trzeba stworzyć te działania w celu ochrony informacji i prawo mówi
o zasadzie relatywnej tajemnicy. Co to znaczy? To nie jest taka tajemnica, że informacja jest zamknięta
w sejfie i nikt nie ma prawa się do niej dostać, że to jest tajne przez poufne i przed przeczytaniem spalić. Jest
taki wyrok Sądu Najwyższego, który mówi tak, że te działania w celu ochrony informacji muszą doprowadzić
do tego, że osoba, która będzie chciała się dostać do tych informacji, powinna wyeliminować przyjęte przez
przedsiębiorcę mechanizmy zabezpieczające przed niekontrolowanym wypływem danych. Musimy
wprowadzić mechanizmy, które ktoś – jeżeli chce się dobrać do tych informacji – musi złamać. Jednym
z takich mechanizmów jest powiedzenie: „Słuchaj, to jest poufne, tego nie możesz ujawniać”. Oczywiście to
jest jedna rzecz. Druga to są takie zabezpieczenia organizacyjne, czyli to, o czym mówiłem wcześniej: hasła
do komputerów, zmiana haseł, loginy itd. W tej sprawie, o której ci wspominałem, w której odeszło 70%
klientów tej firmy, która wysyłała opiekunki za granicę, w ciągu jednego miesiąca, Sąd Apelacyjny stwierdził,
że tak naprawdę wymagane są minimalne zabezpieczenia na danym polu przetwarzania danych. Tym
minimalnym wymaganiem jest to, żeby mieć login i hasło. Baza klientów, która była na tym komputerze
zabezpieczona loginem i hasłem, w zupełności była wystarczająco zabezpieczona z punktu widzenia prawa.
Mówimy w tej chwili oczywiście o przepisach prawa, a nie o tym, jak chcielibyśmy się zabezpieczyć. Jeżeli
chcemy się zabezpieczyć tak naprawdę, powinniśmy to zrobić lepiej. Wiemy też, że nie ma zabezpieczeń
w 100%, które są nie do złamania. Możesz mieć też taką sytuację, że masz wgraną bazę danych w taki
sposób, że nie można jej skopiować, wkleić itd., ale ktoś może choćby komórką zrobić zdjęcia z ekranu czy
też zrobić printscreeny. Nie da się w 100% zabezpieczyć informacji, natomiast jak to mówią Rosjanie:
próbować trzeba. Trzeba podjąć te działania racjonalne w celu zabezpieczenia informacji przed
ujawnieniem, naprawdę to są minimalne działania racjonalne, i wprowadzić takie dodatkowe procedury.
Jeżeli już mamy tę zasadę relatywnej tajemnicy wprowadzoną w firmie, to wprowadzić takie dodatkowe
procedury związane z zatrudnieniem i zwolnieniem pracownika. Nie mówię, że to muszą być jakieś
zaawansowane procedury, ale wystarczy mieć takie reminder, że jak kogoś zatrudniam, to powinienem
mu powiedzieć, jakie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, i najlepiej uzyskać potwierdzenie,
że mu to powiedziałem. A jeżeli ktoś ode mnie odchodzi, to powinienem mu o tym przypomnieć i najlepiej,
żeby potwierdził, że mu przypomniałem. Tu nie chodzi o to, żeby robić jakieś nadzwyczajne, nerwowe ruchy,
ale te działania są istotne. Wreszcie ostatni, piąty krok to są szkolenia dla pracowników, czyli przypominanie
o tym w sposób taki regularny, że informacje, na których pracujemy w firmie, są ważne dla naszej firmy.
Okej, super. Jeżeli któryś z naszych słuchaczy chciałby mieć te informacje zebrane w jednym miejscu,
to pod adresem www.malawielkafirma.pl/tajemnica-przedsiebiorstwa można znaleźć PDF-a, w którym
jest zebranych pięć kroków, jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa. A poza tym dużo więcej informacji
można znaleźć na twoim blogu: www.tajemnica-przedsiebiorstwa.pl. Jesteś żywym dowodem na to,
że prawnik może mówić ludzkim głosem, i bardzo ci za to dziękuję, bo czasami jest tak, że jak się
rozmawia z prawnikami, to oni się boją użyć innego słowa, niż jest użyte w paragrafach, a Ty mówisz jak
człowiek i to jest genialne. Myślę, że wszystkich tych, którzy są naprawdę zainteresowani tym, żeby
chronić tajemnicę u siebie w firmie, otworzy to i zachęci do tego, żeby na twój blog zajrzeć i zająć się tym
tematem, bo rzeczywiście potencjalne starty związane z naruszeniem tej tajemnicy naprawdę mogą być
bardzo, bardzo dotkliwe.
MalaWielkaFirma.pl
8
Jak chronić firmowe tajemnice
Podcast Mała Wielka Firma – odc. 111
Bardzo dziękuję. Chciałem powiedzieć, że na tym blogu jest dosyć dużo informacji nie tylko dla
pracodawców, ale również dla pracowników, dlatego że pracownicy czasami chcą zmienić pracę w taki
sposób, żeby to było w porządku bez naruszania cudzych tajemnic przedsiębiorstwa, więc ten kij ma dwa
końce i tak naprawdę bardzo mi zależy, żeby wszyscy wiedzieli, jakie są zasady i jak się bezpiecznie poruszać
w tym temacie. Dziękuję bardzo.
Super, dziękuję bardzo. Gościem podcastu „Mała Wielka Firma” był Robert Solga, radca prawny i – jak
słyszeliśmy – specjalista od tego, jak chronić wszystko to, co w firmie warto objąć tajemnicą.
E-book Roberta Solgi Pięć kroków do utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa w twojej firmie znajdziesz na stronie: http://malawielkafirma.pl/tajemnica-przedsiebiorstwa/
MalaWielkaFirma.pl
9