Najczęściej popełniane błędy przy pisaniu listu motywacyjnego o

Najczęściej popełniane błędy przy pisaniu listu motywacyjnego
o Używanie sformułowań dających pracodawcy poczucie, że jesteśmy zdesperowani;
mimo naszej, często trudnej, sytuacji ton listu powinien być spokojny i rzeczowy,
a nie mieć charakteru błagalnej prośby;
o Zapominanie o umieszczeniu numeru referencyjnego, tytułu prasowego oraz daty
publikacji ogłoszenia, w przypadku ubiegania się o konkretne stanowisko
z ogłoszenia;
o Powtarzanie wiadomości zamieszczonych w CV;
o Przekraczanie objętości listu ponad jedną stronę formatu A4;
o Przesyłanie listu motywacyjnego zawierającego błędy ortograficzne, gramatyczne lub
stylistyczne;
o Brak własnoręcznego podpisu na końcu listu;
o Używanie skrótów lub sloganów niezrozumiałych dla czytającego;
o Posługiwanie się tym samym listem motywacyjnym przy ubieganiu się o różne
stanowiska;
o Pomyłka w nazwie stanowiska, o jakie się ubiegamy;
o Pomyłka w imionach i nazwiskach osób, do których kierujemy dokumenty;
o Zamieszczanie w liście osobistych informacji typu: sytuacja rodzinna, trudna sytuacja
finansowa itd.;
o Kserowanie listu motywacyjnego i wysyłanie tej samej wersji do wielu firm;
o Zbyt nachalne pisanie o swoich zaletach;
o Jakiekolwiek skreślenia i poprawki w przypadku gdy wymagane jest odręczne
napisanie listu
Przykładowe użyteczne przymiotniki do Twojego listu
ekonomiczny, skuteczny, sprawny, komunikatywny, kompetentny, zdolny, uzdolniony,
pewny, stanowczy, osiągający dobre wyniki, produktywny, wydajny, biegły, sprawny,
pożyteczny, korzystny, pomysłowy, zaradny, stabilny, stały, uwieńczony powodzeniem,
zwinny, bystry, wszechstronny, bezkonfliktowy, doświadczony, posiadający praktykę,
konsekwentny, kontrolowany, ulepszony, wyspecjalizowany, doskonalony, naprawiony,
oddany, terminowy, współpracujący, kooperujący, solidny, rzetelny, szybko uczący się
Użyteczne czasowniki
dokonywać, zarządzać, analizować, budować, stać na czele, obserwować, organizować,
uczestniczyć, określać, kwalifikować, upoważniać, naprawiać, odrestaurować, sprzedawać,
rozszerzać rynek, specjalizować, dozorować, doglądać, szkolić, składać się, polegać, kontrolować,
koordynować, tworzyć, projektować, udoskonalać, kierować, zakładać, wprowadzać, ustalać,
rozszerzać, rozpowszechniać, prowadzić, być przewodnikiem, wykonywać, zapoczątkować,
wtajemniczyć, osiągnąć
Kilka porad…
List motywacyjny powinien zawierać informacje adekwatne do stanowiska, na które się
ubiegamy, a także dyskretną zachętę do spotkania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Celem listu motywacyjnego jest udzielenie pracodawcy odpowiedzi na trzy pytania:
•
•
•
dlaczego aplikujemy do tej właśnie firmy?
dlaczego interesuje nas dane stanowisko?
jaką korzyść osiągnie pracodawca, jeśli nas zatrudni?
Po zwrocie grzecznościowym typowym dla listów formalnych - "Szanowny Panie",
"Szanowna Pani", lub "Szanowni Państwo" - w standardowym liście motywacyjnym
znajduje się akapit wyjaśniający nasze zainteresowanie ofertą pracy w firmie. Należy krótko
wyjaśnić, skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz na jakie stanowisko chcemy
kandydować. Czasami zdarza się, że firmy w ogłoszeniach podają podobne wymagania
dotyczące kilku różnych stanowisk. Jeśli jesteśmy elastyczni i chcemy kandydować na różne
stanowiska, możemy podkreślić w tym miejscu nasze referencje.
List motywacyjny powinien zawierać informacje adekwatne do stanowiska, na które się
ubiegamy, a także dyskretną zachętę do spotkania się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Doradcy personalni podkreślają, że często najpierw czytają list motywacyjny, a dopiero
potem wgłębiają się w szczegóły kariery zawodowej zawarte w życiorysie - Curriculum
vitae.
Zasady pisania listu motywacyjnego
List motywacyjny dołączony jest do CV. Jego zadaniem jest przedstawienie Twojej
kandydatury na konkretne stanowisko i uzyskanie bezpośredniego zaproszenia na rozmowę
z pracodawcą. List motywacyjny składa się z trzech części:
I. wstępu - którego zadaniem jest przykucie uwagi czytającego,
II. części zasadniczej - wyjaśniającej i przekonującej czytającego o zasadności zaproszenia
Cię na rozmowę kwalifikacyjną,
III. zakończenia - motywującego do zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną.
Część pierwsza - przykucie uwagi czytającego
Najłatwiejszym sposobem przykucia uwagi czytającego jest personalne zaadresowanie listu
do osoby, która prowadzi wstępną selekcję ofert. Zamiast ogólnikowo pisać "Szanowni
Państwo”, lub "Dział Personalny", lepiej będzie, gdy się nieco wysilisz i telefonicznie
dowiesz się, kto będzie podejmował decyzję w Twojej sprawie. Takie podejście wyróżni
Twoją ofertę i pokaże wysoką motywację do podjęcia pracy. Treść wstępu listu uzależniona
jest od tego, czy starasz się o konkretne stanowisko, czy też zależy Ci tylko na ogólnym
przedstawieniu firmie swojej osoby, z myślą o ewentualnych wakatach.
Wstęp powinien być prosty i zrozumiały. Powinien się odnieść do sposobu, w jaki
dowiedziałeś się o wolnym miejscu pracy (ogłoszenie prasowe, informacja od osoby
zatrudnionej już w firmie). Musisz podać stanowisko, o które się ubiegasz, tytuł prasowy
i datę publikacji ogłoszenia lub wymienić osobę, od której dowiedziałeś się o wolnym
miejscu pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dużych organizacjach, w których Twoje źle
oznaczone dokumenty mogą się zawieruszyć lub trafić do niewłaściwych osób.
Skutecznym sposobem przykucia uwagi jest odniesienie się do stanowiska, o które się
ubiegasz. Masz to uczynić poprzez krótkie porównanie wymagań pracodawcy z Twoimi
kwalifikacjami. Jeśli Twój list nie dotyczy konkretnego stanowiska, lepiej skupić się na
swoich cechach osobowych i doświadczeniu cennym z punktu widzenia pracodawcy. Dobre
wrażenie wywiera dyskretne pokazanie, że się jest zorientowanym w specyfice firmy.
Możesz to osiągnąć np. przez powiększenie swojej decyzji o kandydowaniu na stanowisko
z wiedzą o nowo tworzonym oddziale firmy, zmiane jej struktury, wprowadzeniu na rynek
nowych produktów itp.
Celowe jest wypunktowanie wymiernych korzyści, jakie odniesie pracodawca wybierając
Twoją osobę.
Część druga - wyjaśnianie i przekonanie
Gdy już udało się skupić do przekonania na Twojej aplikacji, jej dalszą część należy
wykorzystać do przekonania go o adekwatności twojej kandydatury. Jeżeli odpowiadasz na
ogłoszenie prasowe, musisz pokazać, że posiadane doświadczenie i wiedza odpowiadają
wymienionym oczekiwaniom. Jeżeli wymagania nie są wymienione, spróbuj stworzyć sobie
wyobrażenie o cechach idealnego kandydata na dane stanowisko. Podkreślaj korzyści, jakie
uzyska pracodawca. Opisuj swoje mocne strony w odniesieniu do jego potrzeb, i tak, zamiast:
...ukończyłem kurs biznesu i negocjacji... napisz raczej:
... kurs negocjacji i biznesu pomogły mi uporządkować wiedzę i praktycznie przećwiczyć
zachowanie w sytuacjach zawodowych...
W tej części listu należy zinterpretować wybrane fragmenty CV dotyczące edukacji
doświadczeń zawodowych czy osiągnięć. Wybierz najcenniejsze kwalifikacje i pokaż jak
dobrze odpowiadają wymaganiom stanowiska np:
...ponieważ poszukujecie Państwo kwalifikowanego architekta, dołączam projekt budynku
zabytkowego, który zdobył II nagrodę w lokalnym konkursie prac studentów architektury
w 1996 roku...
W liście motywacyjnym powinny się znaleźć również informacje o Twoich cechach
osobowych. Pracodawcy na ogół poszukują odpowiednich kandydatów, łatwo
współpracujących z ludźmi, podejmujących inicjatywę i łatwo się uczących. Zwróć uwagę na
następujący akapit:
...poza zdobyciem wiedzy merytorycznej podczas studiów, miałem okazję do doskonalenia
moich relacji z ludźmi. Jako v-ce prezes stowarzyszenia studenckiego organizowałem
i kierowałem dwoma zbiórkami na rzecz osób niepełnosprawnych. Wiązało się to
z zarządzaniem kilkunastoosobową grupą studentów pierwszych roczników i uczestnictwem
w spotkaniach z przedstawicielkami kluczowych firm. Myślę, że i w Państwa firmie moje
zdolności interpersonalne i organizacyjne mogą być wykorzystane. Odwołaj się do swojego
CV. Można to zrobić pośrednio:
... jak można zauważyć w moim CV, obroniłem prace dyplomową w czerwcu...,
lub bezpośrednio:
... pozostałe informacje dotyczące doświadczeń w dziale finansowym znajdziecie Państwo
w moim CV...
Formułując właściwą część listu motywacyjnego pamiętaj, by podkreślać tylko te cechy,
doświadczenia, które odnoszą się do stanowiska, w przeciwnym razie Twój list bedzie zbyt
długi i nudzący; bądź konkretny; zamiast ogólnikowego "mam doświadczenie
w zarządzaniu", napisz: "zarządzałem 10-osobową grupą-". Bądź przekonujący; zamiast:
"wydaję mi się, że w roli kierownika zmiany" napisz: " potrafię podołać obowiązkom
kierownika zmiany"; przedstawiaj pracodawcom korzyści; zamiast "posiadam zdolności
przekonywania" lepiej napisać "moja zdolność przekonywania zwiększy efektywność obsługi
Państwa klientów"; unikaj frazesów rodzaju: "jestem szczególnie zainteresowany podjęciem
pracy w znanej i renomowanej firmy, jaką Państwo jesteście"; nie podawaj oczekiwań
finansowych, ten temat lepiej zostawić na rozmowę kwalifikacyjna.
Część trzecia - motywowanie do działania
Po właściwym przedstawieniu swojej osoby, trzeba sprowokować czytającego do działania.
Należy poprosić o zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Jeżeli mieszkasz w odległym
mieście, możesz poprosić o przesalanie formularza aplikacyjnego lub zorganizowanie
interwiew w najbliższym oddziale firmy. Nigdy nie proś o posadę, brzmiałoby to naiwnie
i nieadekwatnie. Ułatwi skontaktowanie się z Tobą podając telefony i godziny, w których
jesteś osiągalny. Zwróć uwagę na poniższe przykłady:
... mam nadzieję, że podane przeze mnie informacje i opis kwalifikacji przekonują Państwa
o mojej wysokiej motywacji w wykorzystaniu wiedzy w Państwa firmie. Z przyjemnością
przedstawię je bliżej w bezpośrednim spotkaniu. Jestem osiągalny codziennie w godz. 18 - 22
pod domowym numerem telefonu 12-34-56...
... jeżeli potrzebujecie Państwo doświadczonego i efektywnego programisty C.C++.
komunikatywnego, łatwo asymilującego się w zespole, proszę o telefon 12-34-56...
w godzinach pracy 9 - 17.
Poniżej znajduje się przykład listu motywacyjnego.
Jan Nowak
ul.Mogilska 11/3
00-000 Kraków
Telefon: (12) 00 00 000
Bank BPH S.A.
al. Pokoju 1
00-000 Kraków
Szanowni Państwo,
W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w "Gazecie Wyborczej" z dnia 07.11.2005
zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko Asystent Księgowej. Obecnie jestem studentem
ostatniego roku na Wydziale Finansów i Bankowości Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Potrafię
biegle obsługiwać komputer w zakresie MS Office oraz programów finansowo-księgowych. W trakcie
studiów pracowałem w firmie rachunkowej jako asystent księgowej. Pozwoliło mi to na zdobycie
praktycznej wiedzy z zakresu księgowości i finansów. Intensywność pracy wymagała ode mnie
dużego zaangażowania i pełnego poświęcenia. Jestem osobą przygotowaną pracy w sektorze
bankowym, który wymaga sporo poświęcenia. Moje wykształcenie oraz praktyczne doświadczenie
daje mi pewność, iż sprawdzę się na powyższym stanowisku. Jestem osobą dokładną, sumienną
i punktualną. Szybko się uczę, cechuje mnie poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w sprawy
firmy. Z przyjemnością zgłoszę się w dogodnym dla Państwa terminie w celu uszczegółowienia mojej
oferty.
Z poważaniem
Jan Nowak