instrukcja gospodarki magazynowej centrum wodnego laguna

instrukcja gospodarki magazynowej centrum wodnego laguna

INSTRUKCJA
GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ
CENTRUM WODNEGO LAGUNA
§ 1. PODSTAWY PRAWNE
Centrum Wodne Laguna zwane dalej CW Laguna prowadzi gospodarkę magazynową oraz jej
kontrole na podstawie :
1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz.
1316 z późn. zmianami ),
2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2009 r., nr 157,
poz. 1240 z późn. zm. ),
§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejsza instrukcja określa zasady prowadzenia gospodarki magazynowej i obiegu
dokumentów związanych z gospodarką materiałową.
2. Pod pojęciem „magazyn” rozumie się zespół pomieszczeń zamkniętych składowisk, wiat
przeznaczonych do przechowywania materiałów.
3. Gospodarkę magazynową w Centrum Wodnym Laguna prowadzą :
a) magazyn środków czystości,
b) magazyn chemii basenowej,
c) magazyn materiałów remontowych i eksploatacyjnych
d) magazyn odzieży ochronnej
4. Pomieszczenia magazynowe powinny być odpowiednio zabezpieczone w zakresie
przechowywanych materiałów przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem jak
i zabezpieczenia przeciwpożarowego, sanitarnego oraz warunków BHP.
5. Przebywanie w magazynie innych osób bez zgody pracowników magazynu jest
zabronione. Drzwi magazynu powinny być zaopatrzone w co najmniej dwa zamki
patentowe. Po zamknięciu magazynu klucze do magazynu powinny być zdeponowane w
taki sposób, aby w przypadku konieczności (np. pożaru, zalania) możliwe było wejście do
pomieszczeń magazynowych w celu likwidacji szkody.
6. Pracownicy magazynu powinni posiadać znajomość przepisów i zasad prowadzenia
gospodarki magazynowej.
7. Przy przyjmowaniu pracowników magazynu do pracy należy przestrzegać następujących
zasad :
a) nie można przyjmować do pracy pracownika, który w poprzednim miejscu pracy nie
dokonał rozliczenia powierzonych mu składników majątkowych, względnie nie złożył
zaświadczenia stwierdzającego dokonanie rozliczenia się w poprzednim miejscu pracy,
Strona 1 z 13
b) nie wolno przyjmować pracownika, który był karany z przestępstwo gospodarcze lub
przywłaszczenie mienia. Pracownik przyjęty jako pracownik magazynu może przejąć
magazyn wyłącznie protokolarnie wg spisu z natury. Przed przyjęciem pracownik
magazynu składa deklaracje o odpowiedzialności materialnej, obowiązku pracownika
magazynu powinny być określone na piśmie w zakresie czynności pracownika.
8. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznych miejscach :
a)
tabliczki z napisem „Osobom
„Palenie papierosów zabronione”,
nieupoważnionym
wstęp
wzbroniony”
oraz
b) instrukcja przeciwpożarowa,
c) informacja o godzinach wydawania materiałów dla pracowników odpowiedzialnych
za ich przekazanie do zużycia
§ 3. OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ MAGAZYNIERA
1. Magazynier jest odpowiedzialny za całość gospodarki materiałowej i przestrzeganie
niniejszej Instrukcji. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą
protokolarnego podpisania spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwila protokolarnego
przekazania innej osobie/osobom i uzgodnienia wartościowego stanu magazynu z działem
księgowym. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do instrukcji
2. W przypadku choroby lub innej nagłej nieobecności magazynier jest zastępowany przez
osoba wymienioną w „ Karcie stanowiska pracy ”.
3. W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera, a także osób zastępujących
magazyniera, kierownik zakładu może wyznaczyć 2 osobową komisję do pełnienia
zastępczo funkcji magazyniera. W tym przypadku dowody magazynowe podpisują
wszyscy członkowie komisji. Komisja otwierając magazyn zobowiązana jest do spisania
protokolarnie pod nadzorem kierownika zakładu znajdujących się tam zapasu. Kierownik
jednostki może wyznaczyć na czas nieobecności magazyniera zastępstwo. Pracownik
zastępujący magazyniera jest zobowiązany do przyjęcia zapasów magazynowych na
podstawie wcześniej przeprowadzonej inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej.
4. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności :
a) przyjmowanie i wydawanie materiałów ( towarów ) na podstawie obowiązujących
dowodów obrotu magazynowego,
b) sprawdzenie i porównanie ilości otrzymanych artykułów z danymi widocznymi
w dokumencie będącym dowodem dostawy,
c) prowadzenie ilościowej ewidencji magazynowej,
d) utrzymanie magazynu w należytym porządku oraz przestrzeganie obowiązujących
przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ppoż.,
e) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych
zamknięcie po ich opuszczeniu,
poprzez
właściwe
każdorazowe
f) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów i rodzajów,
Strona 2 z 13
g) racjonalne organizowanie pracy w magazynie w sposób zapewniający osiągnięcie
najlepszych wyników pracy, wykorzystanie powierzchni i pojemności magazynu,
sprawne przyjmowanie i wydawanie materiałów,
h) prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją
magazynową,
i) przygotowanie magazynu do przeprowadzenia inwentaryzacji,
j) powiadomienie kierownika zakładu o uszkodzeniu pomieszczeń, zamków, kradzieży,
zepsuciu zapasów oraz innych usterkach,
k) prawidłowe udokumentowanie przychodu i rozchodu materiałów (towarów),
w szczególności magazynier jest obowiązany do ustalenia czy dostarczony i odebrany
materiał (towar) odpowiada pod względem ilości, jakości i wartości zapisom
w dowodzie dostawy.
Magazynier przyjmuje zawsze stan faktyczny, jaki otrzymał fizycznie, niezależnie od
ilości figurującej w specyfikacji lub dowodzie dostawy.
l) terminowe zwracanie opakowań zwrotnych,
m)prowadzenie zabiegów konserwacyjnych składowanych materiałów zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami branżowymi w celu nie dopuszczenia do
obniżenia wartości użytkowanych materiałów,
5. W przypadku stwierdzenia różnic co do jakości i ilości magazynie zobowiązany jest do
sporządzenia protokołu rozbieżności w obecności przedstawiciela dostawcy lub
przewoźnika. Zaniechanie sporządzenia protokołu stanowi podstawę do obciążenia
pracownika dokonującego odbioru równowartością brakujących materiałów (towarów).
Protokół rozbieżności stanowi załącznik nr 2 do instrukcji.
6. Odpowiedzialność magazyniera :
a) magazynier odpowiada materialnie i dyscyplinarnie za straty powstałe z jego winy,
a w szczególności: za powstanie nieusprawiedliwionego niedoboru, nienależytego
zabezpieczenie przed kradzieżą
7. Materiały odebrane, a jeszcze nie przyjęte należy przechowywać oddzielnie i nie wolno ich
wydawać do użytkowania.
8. Zakupione materiały, przekazane na stanowiska pracy podlegają spisaniu w koszty –
dowodem przyjęcia jest potwierdzenie ich odbioru na rachunku lub na fakturze przez
pracownika danej komórki organizacyjnej, który zamieszcza datę i czytelny podpis,
natomiast zapasy materiałów składuje się w magazynie.
9. Magazynier wydaje materiały wg potrzeb, wynikających z zamówień w zakresie wydania
materiałów, sporządzanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Zamówienie
podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba zastępująca podczas jego
nieobecności.
10. Wydawanie materiałów z magazynu może nastąpić wyłącznie na podstawie prawidłowo
wystawionego dowodu RW, o którym mowa w § 4 ust. 2 podpisanego i zatwierdzonego
przez upoważnione do tego osoby.
Strona 3 z 13
11. Kierownicy komórek organizacyjnych wyznaczają osoby uprawnione do odbioru
materiałów na podstawie dowodu RW i zgłaszają je w formie pisemnej do Magazyniera
Głównego – wzór nr 3.
12. Osoba podpisująca zamówienie jest zobowiązana do zlecania wydawania materiałów
w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami oraz dopilnowania celowego
i oszczędnego ich zużycia, zgodnie z przeznaczeniem.
§ 4. DOKUMENTY OBROTU MAGAZYNOWEGO
1. Wszystkie przychody i rozchody materiałów dokonywane mogą być wyłącznie na
podstawie właściwych dokumentów.
2. Dokumenty przychodowe i rozchodowe sporządza się na następujących drukach :
PZ
-
przyjęcie materiałów z zewnątrz (załącznik nr 4 ),
ZW
-
zwrot materiałów ( załącznik nr 5 ),
RW
-
rozchód wewnętrzny ( załącznik nr 6 ),
Wz
-
wydawanie materiałów na zewnątrz ( załącznik nr 7).
Poza dowodami sporządzonymi na ww. drukach dowodami przychodowymi
i rozchodowymi są protokoły komisji inwentaryzacyjnej, wykazujące nadwyżki lub
niedobory oraz powstałe szkody.
Dokumenty przychodowe i rozchodowe sporządza się w 2 egzemplarzach – jeden dla
magazyniera, drugi dla działu księgowości.
3. Każdy dokument przychodu i rozchodu musi zawierać następujące dane:
- kolejny numer wynikający z ewidencji dokumentów w danym magazynie,
- dokładną nazwę materiału,
- nazwę dostawcy ( w przypadku dokumentów przychodowych ),
- nazwę odbiorcy ( w przypadku dokumentów rozchodowych ),
- jednostkę miary,
- cenę jednostkową,
- datę,
- podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ( sprawdzającej )
§ 5. EWIDENCJA OBROTU MATERIAŁOWEGO
1. W Centrum Wodnym Laguna, występuje podział na magazyn:
a) magazyn środków czystości :
- środki czystości,
- sprzęt do utrzymania czystości,
Strona 4 z 13
- artykuły gospodarcze,
b) chemii basenowej
- środki chemiczne do uzdatniania wody basenowej
c) magazyn materiałów remontowych i eksploatacyjnych:
- artykuły gospodarcze,
- materiały elektryczne,
- materiały hydrauliczne,
- części i wyposażenie komputerowe,
- artykuły malarskie i stolarskie,
- materiały eksploatacyjne,
- narzędzia,
- odzież ochronna i środki ochrony osobistej,
d) magazyn odzieży ochronnej
- odzież dla pracowników CW Laguna,
- wyposażenie dla ratowników
2. Ewidencja obrotów materiałowych w magazynie polega na bieżącym rejestrowaniu na
kartotekach materiałowych rozchodów i przychodów materiałowych oraz wykazywania
stanu zapasów poszczególnych materiałów. Każdy magazyn posiada oddzielną kartotekę
magazynową (wzór kartoteki materiałowej stanowi załącznik nr 8)
3. Kartoteki materiałowe należy ułożyć z podziałem na grupy materiałowe, o których mowa
w ust. 1, według obowiązującego wykazu materiałów.
4. Kartotekę materiałową należy prowadzić oddzielnie dla każdego rodzaju materiału.
Łączenie różnych materiałów na jednej kartotece jest niedozwolone. Każda kartoteka musi
zawierać między innymi :
a) nazwę i symbol materiału,
b) właściwą dla każdego materiału jednostkę miary,
c) cenę zakupu,
d) data zakupu.
5. Prowadzenie zapisów w kartotece materiałowej możliwe jest jedynie na podstawie
obowiązującej dokumentacji obrotu materiałowego. Przychód wpisuje się do kartoteki na
podstawie dowodów przychodowych lub komisyjnie stwierdzonych nadwyżek
magazynowych, rozchód – na podstawie dowodów wydania, względnie protokołu
komisyjnego, stwierdzającego ubytki lub niedobór.
6. Zapisy w kartotece materiałowej prowadzi się na bieżąco. Zamknięcie kartotek następuje
na dzień inwentaryzacji. Polega ono na podkreśleniu i zsumowaniu kolumnami
przychodów i rozchodów oraz ustalenia stanu materiałów, wynikającego z kartoteki.
Po uzyskaniu rozliczenia protokołu inwentaryzacji, należy dokonać zapisów z niej
Strona 5 z 13
wynikających, doprowadzając do stanu wynikającego ze spisu z natury i po ponownym
podsumowaniu, następuje zamknięcie kartoteki. Od pierwszego dnia inwentaryzacji,
rejestrację obrotów należy dokonywać na tej kartotece, pozostawiając miejsce na
zarejestrowanie różnic po stronie rozchodu lub przychodu wynikłych z rozliczenia spisu.
7. Zapisy w magazynowych kartotekach ilościowych prowadzone są ręcznie. Kartoteki
ilościowe po dokonaniu wszelkich zapisów dotyczących danego okresu należy raz w
miesiącu uzgodnić z ewidencją prowadzoną w księgowości.
8. Odpowiedzialność za prawidłowość zapisów oraz za przestrzeganie zasad prowadzenie
kartoteki materiałowej w magazynie ponosi magazynier.
9. Ewidencję ilościowo – wartościową , stanowiącą powtórzenie zapisów ilościowych w
magazynie prowadzi Wydział Finansowy Centrum Wodnego Laguna. Ewidencja ilościowo
– wartościowa musi być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie w poszczególnych
magazynach :
a) obrotów materiałowych,
b) stanu zapasów na koniec każdego miesiąca.
10. W przypadku opakowań, przyjęcia dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi dla
materiałów.
11. Ewidencję analityczna opakowań prowadzi się zbiorczo wg rodzajów, natomiast
szczegółową wg typów opakowań i dostawców.
§ 6. POSTANOWIENIE KOŃCOWE
1. Za mienie znajdujące się w magazynie odpowiedzialność materialną ponosi magazynier.
2. Powierzenie magazynu wraz z jego zawartością może nastąpić na zasadzie przyjęcia
materialnej odpowiedzialności i musi być dokonane zgodnie z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami (Regulamin Wynagradzania). Odpowiedzialność za dopełnienie
niezbędnych formalności wynikających w tym zakresie ponosi kierownik jednostki.
3. W przypadku większej liczby osób odpowiedzialnych materialnie za dany magazyn,
odpowiedzialność za mienie znajdujące się w magazynie powinna być powierzona na
zasadzie wspólnej odpowiedzialności materialnej.
4. Magazynierzy zobowiązani są do bieżącego analizowania i sygnalizowania kierownikowi
Wydziału ds. Technicznych o stanie zapasów, które mogą mieć charakter zapasów
zbędnych lub nadmiernych biorąc pod uwagę :
a) ruch (znikomy lub całkowity brak) przez dłuższy okres czasu,
b) stan zapasów przekraczający znacznie zgłaszane zapotrzebowanie,
c) stan zapasów przekraczający maksymalny stan zapasów lub normatywny stan
zapasów, w przypadku materiałów, dla których zostały one ustalone.
5. Zestawienie, o którym mowa w ust. 4 magazynierzy zobowiązanie są sporządzić
i przekazać kierownikowi przynajmniej raz w roku.
Strona 6 z 13
6. Na podstawie zestawień, o których mowa w ust. 4, kierownik Wydziału ds. Technicznych
dokonuje analizy, wykazuje stan zapasów zbędnych i nadmiernych oraz podejmuje
działania zapewniające odpowiednie i zgodne z przepisami ich zagospodarowanie.
7. Wszyscy pracownicy magazynowi zobowiązani są zapoznać się z treścią niniejszej
instrukcji i fakt ten potwierdzić własnoręcznym podpisem.
8. Instrukcja obowiązuje od dnia 01.06.2013 roku.
…………………………….
Strona 7 z 13
Załącznik nr 1
PROTOKÓŁ
ZDAWCZO – ODBIORCZY MAGAZYNU
Z DNIA ……………….………………………………………..
Strona zdająca :
…………………………………………………………………………..
/ imię i nazwisko /
…………………………………………………………………….……
/ stanowisko /
…………………………………………………………………….……
/ nazwa magazynu /
Strona odbierająca : …………………………………………………………………………..
/ imię i nazwisko /
………………………………………………………………………….
/ stanowisko /
…………………………………………………………………….……
/ nazwa magazynu /
Przedmiot przekazania
Lp.
Nazwa przedmiotu
Symbol
inwentarzowy
Ilość
Cena
Jednostkowa
Wartość
Potwierdzam przekazanie wyżej wymienionych przedmiotów.
Strona zdająca :
Strona odbierająca :
…………………………………
…………………….………………..
/ data i podpis /
/ data i podpis /
………………………………………………………….
/Dyrektor Centrum Wodnego Laguna/
Strona 8 z 13
Załącznik nr 2
PROTOKÓŁ ROZBIEŻNOŚCI W DOSTAWIE NR…………./………..
CENTRUM WODNE LAGUNA
Centrum Wodne Laguna
ul. Wodnika 1, 74-100 Gryfino
Kierowca:
Data przyjęcia dostawy:
Nr faktury VAT:
Klient:
Lp
Nr katalogowy
Powinno być:
Jest:
Uwagi
1
2
3
4
5
…..…………………….
Data i podpis klienta
……………………………..
Data i podpis kierowcy
PROTOKÓŁ ROZBIEŻNOŚCI W DOSTAWIE
KLIENT
Centrum Wodne Laguna
ul. Wodnika 1, 74-100 Gryfino
Kierowca:
Data przyjęcia dostawy:
Nr faktury VAT:
Klient:
Lp
Nr katalogowy
Powinno być:
Jest:
Uwagi
1
2
3
4
5
…..…………………….
Data i podpis klienta
……………………………..
Data i podpis kierowcy
Strona 9 z 13
Załącznik nr 3
UPOWAŻNIENIE
DO ODBIORU MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU
Upoważnienie dla
………………………………………………………………………….
/ imię i nazwisko upoważnionego pracownika /
Stanowisko
…………………………………………………………………………………
do odbioru materiałów : ...………………………………………………………………………
……………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………...
z magazynu …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………..
/ podpis kierownika wydziału /
Strona 10 z 13
Załącznik nr 4
WZÓR PZ
Załącznik nr 5
WZÓR ZW
Strona 11 z 13
Załącznik nr 6
WZÓR RW
Załącznik nr 7
WZÓR WZ
Strona 12 z 13
Załącznik nr 8
WZÓR KARTY MATERIAŁOWEJ
Strona 13 z 13