Nowe biuro w 10 krokach, czyli krótki przewodnik, jak

Nowe biuro w 10 krokach, czyli krótki przewodnik, jak

Nowe biuro w 10 krokach, czyli krótki przewodnik, jak znaleźć
najodpowiedniejszego partnera do zmiany biura.
”Niezależnie od tego, czy zmieniają Państwo lokalizację biura, odnawiają je, czy też urządzają od nowa - wybór dostawcy jest decyzją kluczową. Wybierając odpowiedniego partnera, zyskują Państwo pewność, że serce firmy, jakim jest jej
biuro, znajduje się we właściwych rękach.
W naszym przewodniku znajdą Państwo wskazówki, które pomogą w dokonaniu najwłaściwszego wyboru - najlepszego partnera, który pomoże dopasować plan i wyposażenie biura do potrzeb biznesowych Państwa firmy.”
”1. Reputacja
Trzeba sprawdzić reputację swojego potencjalnego dostawcy. Wybór firmy dostarczającej wyposażenie do biura, to
decyzja na wiele lat, dlatego też nie należy za bardzo się spieszyć. Proszę porozmawiać z jego klientami i zobaczyć na
własne oczy obiekty referencyjne, dzięki czemu można sprawdzić, czy firma ma odpowiednie doświadczenie.
Warto poprosić o listę referencyjną, która zawiera projekty zbliżone skalą lub tematyką do Państwa projektu.”
”2. Stabilność finansowa
Proszę ocenić z jakim ryzykiem dla Państwa wiąże się sytuacja ekonomiczna danej firmy. Stabilność finansowa
dostawcy, z którym zamierzają Państwo nawiązać współpracę, ma bezpośredni wpływ na Państwa firmę. Proszę
sprawdzić kontrahenta i skontrolować jego listę referencyjną oraz raporty finansowe.
Zwrócenie uwagi na wielkość, niezawodność, stabilność finansową oraz referencje dostawcy oznacza dla Państwa
firmy bezpieczeństwo - zarówno teraz, jak i w przyszłości. A to w biznesie bezcenne.
”3. Pakiet usług
Proszę sprawdzić, jakie usługi znajdują się w pakiecie. Warto poprosić dostawcę o listę usług zapewnionych w ramach oferty oraz o listę i cennik usług dodatkowych, odpłatnych osobno. Porównywanie firm na tej podstawie pakietu
usług zawartych w ofercie to określenie prawdziwej wartości Państwa pieniędzy.
Czasami zdarza sie, że w projekcie jest coś, czego Państwa partner sam nie wykonuje, wówczas należy poprosić go
rekomendacje. Jeśli jest specjalistą w swojej branży z pewnością ma rozeznanie rynku i pomoże w znalezieniu podwykonawcy.”
4. Certyfikaty
Proszę sprawdzić certyfikaty. Czy Państwa dostawca jest godny zaufania w każdym aspekcie swojej działalności?
Również, gdy chodzi o środowisko, jakość oraz zdrowie i bezpieczeństwo użytkowników? Jeżeli naprawdę jest, z
pewnością w czasie swojej działalności otrzymał różne certyfikaty.
Większość firm jest dumna ze zdobycia takich nagród i chętnie umieszcza je na przykład na stronie internetowej, ale
zawsze warto poprosić o komplet aktualnych certyfikatów.
”5. Harmonogram
Planujac harmonogram najlepiej rozpoczynać od końca - najpierw określić, termin przeprowadzki lub otwarcie nowego
biura, a następnie, cofając się w czasie zaznaczać momenty kluczowe dla całego projektu. Należy poprosić dostawcę
o przedstawienie harmonogramu czasowego zawierającego datę ukończenia, a następnie przejrzeć go wstecz. Dobrze
jest też mieć niewielki zapas czasu na sytuacje awaryjne.
Warto poprosić swojego dostawcę o przykładowe harmonogramy z ostatnich podobnych projektów i gruntownie
przepytać, jak planuje zrealizować Państwa projekt.”
”6. Usługi
Proszę sprawdzić, jak przebiega proces obsługi w firmie, którą chcą Państwo wybrać na swojego dostawcę. Należy
wziąć pod uwagę jego wszystkie elementy, takie jak dostawa, montaż, utylizacja opakowań itp. Warto skorzystać z
firmy, która dostarczy wszystko na czas, zainstaluje meble i usunie opakowania, a będą Państwo cieszyć się gotowym,
ukończonym i nowym biurem.
Przed wyborem dostawcy trzeba sprawdzić warunki dostawy i instalacji a także związane z tym koszty.”
7. Wartości
Proszę sprawdzić zgodność kultury organizacyjnej dostawcy z Państwa polityką firmy. Może to mieć kluczowe znaczenie z punktu widzenia filozofii Państwa firmy, jej marki i wizerunku, a także istotne dla tego, co Państwo robią w
obszarach społecznej i ekologicznej odpowiedzialności biznesu. Aby nie narazić się na zakup pseudoekologicznych
produktów z niepewnego źródła, proszę spojrzeć na swoich potencjalnych dostawców z szerokiej perspektywy i
poprosić, aby wyjaśnili i udokumentowali swój łańcuch dostaw - począwszy od pochodzenia surowców, warunków
pracy, poprzez wpływ na środowisko dostaw i opakowań, na recyklingu kończąc.
”8. Jakość
Najtańsza oferta w tabeli może okazać się atrakcyjna i oczywiście na krótką metę może odpowiadać ograniczeniom budżetu. Warto zastanowić się jednak, czy inne, trochę droższe obecnie rozwiązania nie dostarczą większych
oszczędności w dalszej perspektywie. Dobrze zaprojektowane, ponadczasowe, solidne produkty będą trwalsze i bardziej wszechstronne. Możliwość ponownego użycia ich w nowych aranżacjach oznacza mniejsze koszty w przyszłości.
Należy wziąć pod uwagę realną trwałość produktów, zwłaszcza, gdy planują Państwo rozwój swojej firmy i związane z
nim zmiany konfiguracji mebli.”
9. Przepisy
Podobnie jak każdy obszar działalności, również wyposażenie biur obowiązują określone przepisy i normy. Z
pewnością zależy Państwu, na tym, aby aranżacja i wyposażenie biura firmy odpowiadały wszystkim obowiązującym
przepisom - od standardu wyposażenia stanowiska pracy do parametrów oświetlenia i akustyki biura, ale nie muszą
być Państwo ekspertami w tej materii. Dlatego warto współpracować ze specjalistami ze swojej dziedziny, pytać ich i
prosić o pomoc już na etapie planowania.
”10. Realizacja
Miejmy nadzieję, że dzięki zatrudnieniu dobrej firmy, przekształcenie Państwa biura w idealną przestrzeń dla biznesu
przebiegło bezproblemowo. Po zakończeniu projektu warto upewnić się, czy wszystko zostało wykonane należycie i
zgodnie z ustaleniami. Unikną Państwo w ten sposób późniejszych ewentualnych napraw.
Mimo zakończenia projektu, warto upomnieć się o coś, co przeoczono w trakcie. W końcu zatrudniliście Państwo swojego dostawcę, aby wykonał zadanie do końca.”