ZARZ^DZENIE NR ../!?./2013 STAROSTY BYDGOSKIEGO z dnia fr

ZARZ^DZENIE NR ../!?./2013 STAROSTY BYDGOSKIEGO z dnia fr

ZARZ^DZENIE NR ../!?./2013
STAROSTY BYDGOSKIEGO
z dnia fr?.. czerwca 2013 r.
w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie
Powiatowym w Bydgoszczy.
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzaxizie
powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r., poz.595) oraz § 43 ust.4 pkt 2
Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy stanowi^cego
zalaeznik do Uchwaly Nr 261/XXIV/12 Rady Powiatu Bydgoskiego z dnia
20 grudnia 2012 r. w sprawie przyjecia regulaminu Organizacyjnego Starostwa
Powiatowego w Bydgoszczy zarzqdzam, co nast^puje:
§ 1. Celem zapewnienia funkcjonalnosci adekwatnej, skutecznej i efektywnej
kontroli zarzadczej okresla si? i wprowadza do biez^cego stosowania stanowi^ce
zal^cznik do niniejszego Zarz^dzenia - ,,Zasady ewidencji i kontroli drukow scislego
zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy".
§ 2. Traca^ moc:
1) Zarz^dzenie Nr 38/2011 Starosty Bydgoskiego z dnia 3 pazdziernika
2011 r. w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego
zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy;
2) Zarz^dzenie Nr 2/2012 Starosty Bydgoskiego z dnia 11 stycznia 2012 r.
zmieniajaee Zarz^dzenie Nr 38/2011 Starosty Bydgoskiego z dnia
3 pazdziernika 2011 r. w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow
scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy.
§ 3. Wykonywanie Zarzadzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu.
§ 4. Zarz^dzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania.
Stq K)sta Bydgo
iech Por
Zalqcznik do Zarzqdzenia Nr ..?.T./2013
Starosty Bydgoskiego z dnia £%. czerwca 2013r.
Zasady ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania
w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy.
§1
Podstawe regulacji przyj?tych w ,,Zasadach ewidencji i kontroli drukow scistego
zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy" stanowia ponizsze akty prawne:
1) ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzadzie powiatowym (tekst jednolity
Dz. U . z 2003 r.,poz. 595),
2) ustawa z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r.
poz. 330 z pozn. zm.),
3) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o fmansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240
z pozn. zm.),
4) komunikat Nr 23 Ministra Finansow z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardow
kontroli zarzadczej dla sektora fmansow publicznych (Dziennik Urz?dowy Ministra
Finansow, Nr 15, poz. 84).
§2
llekroc w Zarz^dzeniu jest mowa o:
1) Staroscie - rozumie sie przez to Staroste Bydgoskiego,
2) Skarbniku - rozumie sie przez to Skarbnika Powiatu Bydgoskiego,
3) Starostwie - rozumie sie przez to Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy,
4) Osrodku - rozumie si? przez to osrodki zamiejscowe Wydzialu Komunikacji Starostwa
Powiatowego w Bydgoszczy,
5) Zasadach - rozumie sie przez to ,,Zasady ewidencji i kontroli drukow scislego
zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy".
§3
1. Druki scislego zarachowania s$ formularzami powszechnego uzytku, w zakresie ktorych
obowi^zuje specjalna ewidencja, majaea zapobiegac ewentualnym naduzyciom
wynikajacym z ich stosowania.
2. Druki scislego zarachowania uzywane w Starostwie podlegajq oznakowaniu tj. nadaniu
odpowiednich cech identyflkacyjnych poprzez ich ponumerowanie, ewidencj?, kontrol?
i zabezpieczenie.
3. W Starostwie do drukow scislego zarachowania zalicza si? wymienione ponizej
formularze:
1) czeki gotowkowe,
2) dowody wplat (kwitariusze przychodowe),
3) arkusze spisu z natury,
4) legitymacje ubezpieczeniowe,
5) dowody rejestracyjne,
6) karty pojazdu,
7) nalepki kontrolne na szyby pojazdu,
8) prawajazdy,
9) pozwolenia czasowe,
10) znaki legalizacyjne na tablice rejestracyjne,
11) miedzynarodowe prawo jazdy,
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
21)
22)
pozwolenie do kierowania tramwajem,
pozwolenie czasowe badawcze,
legitymacje instruktora,
karty parkingowe dla osob fizycznych,
karty parkingowe dla firm,
licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego osob,
wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu osob,
zaswiadczenia na przewozy drogowe na potrzeby wlasne,
wypisy z zaswiadczenia na przewozy drogowe na potrzeby wtasne,
23) zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozow osob,
24) wypisy z zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozow osob,
25) zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozow osob,
26) wypisy z zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozow osob,
27) karty wedkarskie, karty lowiectwa podwodnego.
§4
Ewidencje drukow scisiego zarachowania, za wyjatkiem drukow spersonalizowanych
prowadzi si? rownolegle w systemach komputerowych i w specjalnie do tego zalozonej,
nalezycie opisanej, trwale przesznurowanej, z ponumerowanymi stronami,
opieczetowanej pieczeci^ Starostwa oraz podpisanej przez Starost? i Skarbnika
- ,,Ksiedze drukow scisiego zarachowania".
Ewidencj? drukow spersonalizowanych prowadzi si? wylacznie w systemach
komputerowych.
Ewidencje drukow scisiego zarachowania o ktorych mowa w § 4 ust. 1 i 2 polegaj^ na:
1) przyjeciu drukow scisiego zarachowania niezwlocznie po ich otrzymaniu,
2) biez^cym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasow drukow w ksiedze drukow
scisiego zarachowania lub w ewidencji komputerowej,
3) oznaczeniu drukow nie posiadajacych serii i numcrow nadanych przez drukarnie:
-
numerem ewidencyjnym,
-
pieczatk^ wg wzoru okreslonego w § 6 ust. I (nie dotyczy kart wedkarskich i kart
lowiectwa podwodnego).
§5
Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidiowa^ gospodark?, oznaczenie, ewidencje
i zabezpieczenie drukow scisiego zarachowania jest pracownik ktoremu powierzono
wykonywanie tych czynnosci:
1) w odniesieniu do drukow wymienionych w § 3 ust. 3 pkt 1 - 2 wyznaczony
pracownik Wydziahi Finansowo - Ksi?gowego,
2) w odniesieniu do drukow wymienionych w § 3 ust. 3 pkt 3 - 4 wyznaczony
pracownik Wydzialu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
3) w odniesieniu do drukow wymienionych w § 3 ust. 3 pkt 5 - 2 6 wyznaczeni
pracownicy Wydziam Komunikacji,
4) w odniesieniu do drukow wymienionych w § 3 ust. 3 pkt 27 wyznaczony pracownik
Wydzialu Ochrony Srodowiska, Rolnictwa i Lesnictwa.
Pracownicy, o ktorych mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 - 4 zobowi^zani s^ ztozyc i podpisac
oswiadczenie wedlug wzoru stanowiacego Zal^cznik Nr 1 do Zasad, ktore przechowuje
si? w ich aktach osobowych.
3. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej, o ktorej mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 - 4, druki
scislego zarachowania oraz cala dokumentacja z nimi zwiazana podlega przekazaniu
na podstawie protokotu zdawczo - odbiorczego nowo wyznaczonemu pracownikowi.
§6
1. Zaewidencjonowanie drukow scislego zarachowania, ktore nie posiadaja nadanych
przez drukarni? serii i numerow, dokonuje si? poprzez oznaczenie kazdego egzemplarza
druku kolejnym numerem ewidencyjnym i przystawienie zastrzezonej do tego celu
pieczatki wedlug wzoru:
,,Druk scistego zarachowania
Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy"
2. W przypadku drukow broszurowych (w blokach) nalezy na okladce kazdego bloczku
przystawic pieczatk?, o ktorej mowa w § 6 ust.l i odnotowac (dotyczy to rowniez
drukow posiadajacych serie i numery nadane w drukarni):
1) numer kolejny bloku,
2) numer kart bloku od nr
do nr
,
3) liczb? kart kazdego bloku, pos wiadczona^ podpisem osoby odpowiedzialnej
za gospodark? drukami scistego zarachowania.
3. Bloki dowodow wplaty nalezy ponumerowac w momencie przyjecia i zaprzychodowac
w ksi?dze drukow scislego zarachowania. Poszczegolne karty blokow nalezy
ponumerowac bezposrednio przed wydaniem ich do uzytku, w celu zachowania
ci^glosci numerow w okresie roku.
4. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu nast^pnego, na okladce nalezy wpisac okres,
w ktorym druki zostaly wykorzystane.
5. Arkusze spisu z natury oznakowuje sie zgodnie z ustaleniami zawartymi w § 6 i tak:
1) arkusze w bloku oznakowuje si? przed ich wydaniem,
2) arkusze generowane z programu komputerowego do inwentaryzacj i o nazwie
STOCK oznakowuje si? po zakonczeniu prac zwiazanych z ostatecznym
rozliczeniem inwentaryzacj i i wydrukowaniu wszystkich arkuszy spisu z natury.
6. Z procedury, o ktorej mowa w § 6 ust. 1 - 5 wyl^cza si? druki znakow legalizacyjnych
na tablice rejestracyjne tymczasowe.
7. Niedopuszczalne jest wydawanie do uzytku drukow scislego zarachowania nie uj?tych
w ewidencji oraz nie posiadajacych wszystkich przyj?tych w jednostce oznaczen.
8. Piecz^tk?, o ktorej mowa w § 6 ust.l nalezy przechowywac w szafie ogniotrwalej Kasy
Starostwa, mieszcz^cej si? w budynku przy ul. Konarskiego 3 w Bydgoszczy.
Za jej zabezpieczenie odpowiedzialny jest pracownik Kasy Starostwa albo pracownik
zast?pujacy go w obowi^zkach na czas nieobecnosci.
§7
Szczegolowe zasady post?powania z drukami scislego zarachowania w Wydziale
Komunikacji Starostwa:
1) druki wymienione w § 3 ust. 3 pkt 5 - 8 - ewidencjonowane sa na podstawie odr?bnych
przepisow wyl^cznie w elektronicznym ogolnopolskim systemic rejestracji pojazdow
oraz uprawnien do kierowania pojazdami,
2) druki wymienione w § 3 ust. 3 pkt. 9 -10 - ewidencjonowane s^ w ksi?dze drukow
scislego zarachowania i wydawane uprawnionym
pracownikom osrodkow,
ktorzy wlasnor?cznym podpisem kwituja w ewidencji ich pobranie. Po wydaniu partii
drukow scislego zarachowania uprawnionemu pracownikowi lub osobie otrzymujacej
druki, niezwlocznie przewozi sie przesylk? w zamkni?tej paczce. Przewoz przesylki
planuje si$ w taki sposob, aby zostala dostarczona w mozliwie najkrotszym czasie
do osrodka zamiejscowego. W czasie przewozenia drukow niedopuszczalne
jest pozostawienie jej bez nadzoru osoby uprawnionej. W przypadku uszkodzenia
przesylki osoba uprawniona zabezpiecza }$ w celu niedopuszczenia do dalszych
uszkodzen i ujawnienia jej zawartosci oraz sporz^dza protokol w sprawie uszkodzenia
przesylki w dwoch egzemplarzach, z ktorych pierwszy jest dla adresata przesylki, drugi
pozostaje w siedzibie starostwa. W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych
okolicznosci, mogacych miec wplyw na bezpieczeristwo przesylki, osoba uprawniona
niezwlocznie zawiadamia dyrektora Wydzialu Komunikacji oraz podejmuje
odpowiednie do okolicznosci dzialania zmierzaj^ce do ochrony przesylki. W przypadku
zagini^cia paczki (zagubienia lub kradziezy) stosujemy procedure okreslona^ w § 10
niniejszych Zasad. Pobrane druki sq nastepnie rownolegle ewidencjonowane w systemic
komputerowym przez pracownikow osrodkow. Otrzymana do wykorzystania partia
drukow zarowno w starostwie jak i w osrodkach przechowywana jest w metalowych,
zamykanych na klucz i plombowanych szafach. Za uprawnionego pracownika uwaza
sie tak^ osob?, ktora w swoim zakresie obowi^zkow posiada wpis o wykonywaniu
czynnosci z zakresu rejestracji pojazdow, wydawaniu uprawnien komunikacyjnych
lub z zakresu transportu drogowego.
3) druki wymienione w § 3 ust. 3 pkt. 11 - 12 - ewidencjonowane s^ w ksiedze drukow
scislego zarachowania prowadzonej w Wydziale Komunikacji i przekazywane
pracownikom Starostwa prowadzacym sprawy wydawania praw jazdy, na identycznych
zasadach jak w § 7 pkt 2,
4) druki wymienione w § 3 ust. 3 pkt 1 3 - 2 6 - ewidencjonowane sa wytacznie w ksiedze
drukow scislego zarachowania, osobno dla kazdego rodzaju druku, w ktorej na zasadach
ogolnych odnotowywany jest przychod i rozchod.
§8
1. Podstaw^ zapisow w ksiazce drukow scislego zarachowania stanowi^:
1) dla przychodu - dowod wystawiony przez wystawc^ (faktura VAT, rachunek),
arkusze spisu z natury generowane s^ z programu komputerowego STOCK,
2) dla rozchodu - pokwitowanie osoby upowaznionej do odbioru drukow.
2. Zapisy w ksiedze drukow scislego zarachowania powinny bye dokonywane czytelnie
atramentem lub dlugopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, przerabianie
lub zamazywanie korektorem omylkowych zapisow. Omylkowy zapis nalezy przekreslic
tak, aby mozna go bylo odczytac i wpisac zapis prawidlowy. Pracownik dokonuj^cy
poprawki powinien obok skreslenia umiescic swoj podpis i dat£ dokonania
tej czynnosci.
3. Wydanie drukow scislego zarachowania moze nast^pic wylacznie na podstawie
pisemnego upowaznienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez Starost^.
Wzor upowaznienia stanowi Zal^cznik nr 2 do Zasad.
4. Pracownicy, o ktorych mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 - 4 prowadza_ rejestr upowaznien
do pobierania/pobrania drukow scislego zarachowania. Wzor rejestru stanowi Zal^cznik
nr 3 do Zasad.
§9
1. Druki scislego zarachowania, w tym druki anulowane, ksiajzki drukow scislego
zarachowania oraz wszelka_ dokumentacje dotycza^ gospodarki drukami scislego
zarachowania (zapotrzebowania, upowaznienia, rejestry itp.), nalezy przechowywac
w sposob zabezpieczajqcy przed zniszczeniem lub kradzieza.
2. Blednie wypelnione druki powinny bye anulowane przez wpisanie adnotacji
,,Anulowano" wraz z dat^ i czytelnym podpisem osoby dokonuj^cej tej czynnosci.
Anulowane druki, o ile 54 broszurowane nalezy pozostawic w bloku, natomiast luzne
druki nalezy przechowywac w przeznaczonym do tego segregatorze lub teczce.
3. Wykorzystane oraz anulowane druki scislego zarachowania, a takze dokumentacje
zwiazanq. z nimi nalezy przechowywac przez okres 5 lat.
4. Likwidacja anulowanych drukow scislego zarachowania, lub kopii drukow scislego
zarachowania odbywa sie komisyjnie w wydziale Starostwa, ktory je przechowuje.
Fizycznej likwidacji dokonuje si$ przez pociecie drukow za pomocq niszczarki.
Z czynnosci tych sporzEjdza si? protokol likwidacji, ktory przechowuje osoba
odpowiedzialna za gospodarke drukami scislego zarachowania wymieniona w § 5 ust. 1
pkt. 1-4.
§10
1. W przypadku zaginiecia (zagubienia lub kradziezy) drukow scislego zarachowania
nalezy niezwlocznie przeprowadzic inwentaryzacje drukow scislego zarachowania,
ustalaj^c liczb? i cechy (numery, serie, rodzaje pieczeci) zaginionych drukow,
a nastepnie:
1) sporz^dzic protokol zaginiecia,
2) w przypadku zaginiecia czekow zawiadomic niezwlocznie bank finansuj^cy,
ktory czeki wydal,
3) w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie przestepstwa zawiadomic Staroste,
a nastepnie Policj$.
2. Wszystkie zawiadomienia o zagini^ciu drukow scislego zarachowania powinny zawierac
nast^puj^ce dane:
1 ) liczb^ zaginionych drukow luznych, wzglednie blokow z podaniem ilosci
egzemplarzy w kazdym komplecie drukow,
2) dokladne cechy zaginionych drukow - numer, seria nadana przez drukarnie, symbol
druku oraz rodzaje i nazwy pieczeci,
3) date zaginiecia druku,
4) okolicznosci zaginiecia druku,
5) miejsce zaginiecia druku,
6) nazwisko osoby odpowiedzialnej za druki,
7) nazw^ i dokladny adres jednostki ewidencjonuj^cej druki.
3. W przypadku ewentualnego zniszczenia drukow scislego zarachowania nalezy
sporz^dzic protokol, ktory powinien bye przechowywany w aktach prowadzonych
przez pracownika o ktorym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 - 4.
Druki scislego zarachowania powinny bye inwentaryzowane nie rzadziej niz raz
w roku na zasadach przyjetych w Instrukcji inwentaryzacyjncj Starostwa. Komisja
inwentaryzacyjna jest obowi^zana ustalic Stan faktyczny drukow scislego zarachowania.
W arkuszach spisu z natury nalezy podac serie, numery drukow oraz wymienic ich ilosc.
Skarbnik Powiabf Bydgpskiego
S%fc*%
Grazyna^Czepanko
Zalqcznik Nr I
do zasad ewidencji I kontroli
drukow scislego zarachowania
w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy
(Nazwa jednostki-piecz^c)
Oswiadczenie
osoby odpowiedzialnej za gospodark^ drukanii scislego zarachowania
Oswiadczam, ze znana mi jest tresc Zarz^dzenia Starosty
Nr
z dnia
Bydgoskiego
w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow
scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy.
Jednoczesnie zobowi^zuje sie do przestrzegania obowi^zuj^cych przepisow
w tym zakresie, dotycz^cych ewidencjonowania, przechowywania i archiwizacji
powierzonych mi drukow scislego zarachowania i dokumentacji z tym zwia_zanej.
( Miejscowosc i data)
(Podpis pracownika)
Zaiqcznik nr 2
do zasad ewidencji i kontroii
drukow scisiego zarachowania
w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy
(Nazwajednostki-piecz^c)
Upowaznienie Nr
/
do pobierania/pobrania* drukow scisiego zarachowania
Upowazniam:
(Imi? i na/wisko pracownika. stanowisko sluzbowe)
(Nazwa wydzialu)
do pobrania nast^puj^cych drukow scisiego zarachowania (podac rodzaj i ilosc):
Upowaznienie wydaje si^ na okres:
(MiejscowoSc i data)
* niepotrzebne skreslic
(Podpis kierownikajednostki)
Zalqcznik nr 3
do zasad ewidencji i kontroli
drukow scislego zarachowania
w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy
(Na/wajednostki-piecz$c)
Rejestr upowaznieh
do pobierania/pobrania drukow scislego zarachowania
Lp.
Nr
upowaznienia
Data
wystawienia
Czas
obowiqzywania
Osoba
upowazniona